學(xué)院檔案管理制度6篇

有哪些

學(xué)院檔案管理制度旨在規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的安全、完整、有效利用，主要涵蓋以下幾個方面：

1. 檔案分類與編碼：根據(jù)檔案性質(zhì)和內(nèi)容，進行科學(xué)分類，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。

2. 檔案收集與整理：定期收集學(xué)院各類活動產(chǎn)生的文件材料，及時整理歸檔。

3. 檔案保管：設(shè)立專門的檔案室，控制溫濕度，配備防火、防盜設(shè)施，確保檔案安全。

4. 檔案檢索與利用：建立電子目錄，方便快速查找，同時制定借閱規(guī)定，保障合理使用。

5. 檔案鑒定與銷毀：定期進行檔案價值鑒定，對無保存價值的檔案進行合法銷毀。

6. 檔案信息化建設(shè)：推進檔案數(shù)字化進程，實現(xiàn)電子化管理和遠程訪問。

7. 檔案人員培訓(xùn)：對檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。

實施細則

1. 檔案分類與編碼：依據(jù)國家檔案局發(fā)布的《檔案分類大綱》進行分類，采用國際通用的isad(g)編碼體系，確保編碼的唯一性和可追溯性。

2. 檔案收集與整理：各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集，每月向檔案室提交一次，整理時保持文件原貌，注明產(chǎn)生日期、作者和文件標題。

3. 檔案保管：檔案室需安裝溫濕度計，保持溫度14-24℃，濕度45%-60%，定期檢查設(shè)施，確保安全無隱患。

4. 檔案檢索與利用：建立紙質(zhì)和電子雙備份的檔案檢索系統(tǒng)，借閱者需填寫申請表，經(jīng)部門負責(zé)人審批后方可借閱，不得擅自復(fù)制或拍照。

5. 檔案鑒定與銷毀：成立專門鑒定小組，每五年進行一次檔案鑒定，對無保存價值的檔案列出銷毀清單，經(jīng)院長批準后，由兩名以上工作人員在監(jiān)控下銷毀。

6. 檔案信息化建設(shè)：逐步將現(xiàn)有檔案掃描錄入系統(tǒng)，新產(chǎn)生的電子文件直接存入電子檔案庫，實現(xiàn)線上查閱。

7. 檔案人員培訓(xùn)：每年至少組織一次檔案管理培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)知識和技能。

上墻內(nèi)容

1. 學(xué)院檔案管理規(guī)定：簡述檔案管理的基本原則和要求，強調(diào)檔案的重要性。

2. 檔案借閱流程圖：清晰展示從申請到借閱的步驟，便于用戶理解。

3. 檔案保密制度：強調(diào)檔案的保密性，列出違規(guī)處理辦法。

4. 檔案管理人員聯(lián)系方式：公布檔案室的電話、郵箱，便于師生咨詢。

5. 檔案室開放時間：明確檔案室的開放時間，以便師生安排借閱。

以上制度的實施旨在提升學(xué)院檔案工作的規(guī)范化和專業(yè)化，為教學(xué)、科研等活動提供高效、便捷的服務(wù)。全體教職員工需嚴格遵守，共同維護檔案資源的安全與完整。

學(xué)院檔案管理制度范文

第1篇 l教育學(xué)院檔案圖書資料報刊管理制度

為了加強規(guī)范檔案圖書報刊的管理,提高報紙、雜志的利用率,充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理,教學(xué)改革與建設(shè)中的作用,根據(jù)國家和我校有關(guān)文件的精神,結(jié)合我院工作實際,特制訂本管理制度。

一、檔案員具體負責(zé)整個檔案工作。檔案員要認真做好各類檔案的收集,整理,保管,鑒定,統(tǒng)計,利用,保護等項工作。

二、各類工作人員均應(yīng)遵守檔案保密制度,違反保密制度者,要按《檔案法》和保密規(guī)定論處。

三、借閱檔案要嚴格履行檔案借閱程序,必須辦理審批登記手續(xù)。

四、各部門和有關(guān)個人經(jīng)手的材料要按存檔要求及時送交檔案室存檔。

五、檔案的銷毀,必須嚴格執(zhí)行審批制度,履行批準手續(xù)。

六、資料室的圖書只限教職工借閱,一次借閱最多不得超過五本。

七、教師借閱與本學(xué)期所任課程相關(guān)的專業(yè)書或?qū)I(yè)參考書,借期2 個月,到期未看完者,須辦理續(xù)借手續(xù)。

八、為保證絕大多數(shù)讀者的權(quán)益,請按規(guī)定的借閱期限歸還所借圖書。超過借閱期限,歸還圖書時須交納逾期費。

九、讀者要愛護圖書,不得污損、撕毀、批注和丟失,如有上述情況應(yīng)按制度賠償。對于違章的讀者,在未辦妥有關(guān)賠償手續(xù)前,暫停其借閱權(quán)利。

十、書刊遺失,盡量購買原版本圖書賠償 ,否則以書刊價格的1~20倍賠償。將所有罰款與賠書款,全部納入購書經(jīng)費。

十一、收發(fā)員對報刊要做好收發(fā)、登記工作,要做到無丟失、無差錯。

十二、報刊要及時分類、整理上架。

十三、任何人不得隨意將報紙攜帶出辦公室。

第2篇 z學(xué)院干部人事檔案室管理制度

學(xué)院干部人事檔案室管理制度

一、嚴格遵守國家關(guān)于干部人事檔案安全、保密的有關(guān)規(guī)定,做好檔案室管理工作。

二、認真做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲、防鼠、防污染等“八防”工作,確保檔案材料安全。

三、干部人事檔案室為機要重地,非工作人員不得入內(nèi)。

四、保持檔案室清潔衛(wèi)生,通風(fēng)良好,預(yù)防灰塵、蛀蟲對檔案材料的損害。

五、檔案室、檔案柜鑰匙由管理員妥善保管,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得交與他人代管。

六、經(jīng)常檢查柜內(nèi)檔案,發(fā)現(xiàn)異常及時做好補救工作。

七、定期進行安全檢查,杜絕檔案材料丟失、損壞和其他意外事故發(fā)生。

八、嚴禁在檔案室存放易燃及化學(xué)物品。

九、離開檔案室,必須切斷電源、關(guān)好門窗,嚴防安全事故發(fā)生。

第3篇 學(xué)院實驗室工作檔案管理制度

學(xué)院實驗室工作檔案管理制度

為完善我院實驗室的規(guī)范化管理，提高實驗室設(shè)備的利用率，適應(yīng)實驗教學(xué)的改革和發(fā)展，特制定本制度。

一、實驗室工作檔案內(nèi)容

1.實驗室教學(xué)文件：實驗教學(xué)大綱，實驗課程及項目，每學(xué)期實驗教學(xué)任務(wù)及實驗實際開出記錄，實驗教學(xué)課表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學(xué)的考核辦法及實驗報告等有關(guān)記錄、報表。

2．實驗室儀器設(shè)備、低值品及材料：儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)賬卡、驗收報告、使用維修記錄、分類分戶賬及各種憑證；低值品的分戶帳及憑證等；大型精密儀器設(shè)備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄、使用記錄、說明書；消耗品及材料的領(lǐng)用記錄等。

3．實驗室管理制度和工作記錄：學(xué)院和主管部門下發(fā)有關(guān)實驗教學(xué)和實驗室工作的文件；實驗室制定的各項崗位責(zé)任制、分工細則及管理制度；實驗室工作日志；實驗室研究活動記錄；人員考核記錄；安全、衛(wèi)生檢查記錄；培訓(xùn)計劃及實施情況；實驗室工作計劃；()研究論文、成果鑒定證書；自制或改造的實驗儀器設(shè)備裝置的驗收報告；實驗室改造情況等資料。

4．實驗室經(jīng)費使用：實驗室年度儀器設(shè)備購置、實驗消耗、儀器設(shè)備維修等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計；實驗室年度科研項目、對外培訓(xùn)、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計等。

二、 實驗室工作檔案管理

1.實驗室檔案建立和管理由實驗科和設(shè)備處負責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，各中心、實驗室要有專人負責(zé)此項工作。新建實驗室應(yīng)建立工作檔案。

2．專兼職人員、教師應(yīng)根據(jù)各中心、實驗室工作檔案的內(nèi)容，有責(zé)任有義務(wù)做好有關(guān)事項的記錄，并將有關(guān)資料提供給負責(zé)檔案工作的人員。

3．各部門根據(jù)實驗室工作檔案的內(nèi)容進行統(tǒng)計整理、編目、立卷、定期歸檔，并保存在本部門。

4．各部門應(yīng)指定人員負責(zé)實驗室工作檔案的管理工作。

5．實驗室工作檔案向院內(nèi)外提供利用。凡需實驗室工作檔案的單位或個人，應(yīng)經(jīng)所在實驗室主任批準并辦理借閱手續(xù)，妥善保管不得遺失和損壞，用后及時歸還。

第4篇 學(xué)院干部人事檔案室管理制度

學(xué)院干部人事檔案室管理制度

一、嚴格遵守國家關(guān)于干部人事檔案安全、保密的有關(guān)規(guī)定,做好檔案室管理工作。

二、認真做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲、防鼠、防污染等“八防”工作,確保檔案材料安全。

三、干部人事檔案室為機要重地,非工作人員不得入內(nèi)。

四、保持檔案室清潔衛(wèi)生,通風(fēng)良好,預(yù)防灰塵、蛀蟲對檔案材料的損害。

五、檔案室、檔案柜鑰匙由管理員妥善保管,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得交與他人代管。

六、經(jīng)常檢查柜內(nèi)檔案,發(fā)現(xiàn)異常及時做好補救工作。

七、定期進行安全檢查,杜絕檔案材料丟失、損壞和其他意外事故發(fā)生。

八、嚴禁在檔案室存放易燃及化學(xué)物品。

九、離開檔案室,必須切斷電源、關(guān)好門窗,嚴防安全事故發(fā)生。

第5篇 教育學(xué)院檔案圖書資料報刊管理制度

為了加強規(guī)范檔案圖書報刊的管理,提高報紙、雜志的利用率,充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)管理,教學(xué)改革與建設(shè)中的作用,根據(jù)國家和我校有關(guān)文件的精神,結(jié)合我院工作實際,特制訂本管理制度。

一、檔案員具體負責(zé)整個檔案工作。檔案員要認真做好各類檔案的收集,整理,保管,鑒定,統(tǒng)計,利用,保護等項工作。

二、 各類工作人員均應(yīng)遵守檔案保密制度,違反保密制度者,要按《檔案法》和保密規(guī)定論處。

三、 借閱檔案要嚴格履行檔案借閱程序,必須辦理審批登記手續(xù)。

四、 各部門和有關(guān)個人經(jīng)手的材料要按存檔要求及時送交檔案室存檔。

五、 檔案的銷毀,必須嚴格執(zhí)行審批制度,履行批準手續(xù)。

六、 資料室的圖書只限教職工借閱,一次借閱最多不得超過五本。

七、 教師借閱與本學(xué)期所任課程相關(guān)的專業(yè)書或?qū)I(yè)參考書,借期2 個月,到期未看完者,須辦理續(xù)借手續(xù)。

八、 為保證絕大多數(shù)讀者的權(quán)益,請按規(guī)定的借閱期限歸還所借圖書。超過借閱期限,歸還圖書時須交納逾期費。

九、 讀者要愛護圖書,不得污損、撕毀、批注和丟失,如有上述情況應(yīng)按制度賠償。對于違章的讀者,在未辦妥有關(guān)賠償手續(xù)前,暫停其借閱權(quán)利。

十、 書刊遺失,盡量購買原版本圖書賠償 ,否則以書刊價格的1~20倍賠償。將所有罰款與賠書款,全部納入購書經(jīng)費。

十一、收發(fā)員對報刊要做好收發(fā)、登記工作,要做到無丟失、無差錯。

十二、 報刊要及時分類、整理上架。

十三、 任何人不得隨意將報紙攜帶出辦公室。

第6篇 學(xué)院黨委辦公室會計檔案管理制度

學(xué)院黨委辦公室會計檔案管理制度

為了加強我校會計檔案的管理，根據(jù)財政部、國家檔案局頒發(fā)《會計檔案管理辦法》和原國家教委《高等學(xué)校財會類檔案工作規(guī)范》等法規(guī)，結(jié)合我校的具體情況，特制訂本制度。

一、會計檔案的立卷及歸檔

（一）會計檔案由會計部門（包括學(xué)校獨立核算單位的會計部門）按歸檔范圍及要求，負責(zé)整理立卷，裝釘成冊，封面應(yīng)逐項按規(guī)定填寫清楚，標題要簡明，字跡工整、清晰，并編制會計檔案保管清冊。

（二）當(dāng)年的會計檔案，在會計年度終了后可暫由會計部門保管3年，到期滿后的次年6月底前，由會計部門的兼職檔案員編制移交目錄（一式二份）送領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，連同案卷一并移交學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一保管。獨立核算單位的會計檔案暫由形成會計檔案的單位保管，以后視綜合檔案室保管條件改善狀況如何再考慮接收，但綜合檔案室要會同學(xué)校財務(wù)處進行檢查，指導(dǎo)立卷歸檔工作。

（三）會計檔案移交到綜合檔案室后，原則上應(yīng)保持原冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，綜合檔案室要會同會計部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。

二、會計檔案保管期限

（一）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類（詳見附表1、2）。

（二）會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

三、會計檔案借閱

會計檔案借閱除執(zhí)行《檔案材料借閱規(guī)定》和《保密規(guī)定》外，還須按以下規(guī)定執(zhí)行：

（一）學(xué)校財務(wù)處工作人員查閱會計檔案，經(jīng)報告本部門領(lǐng)導(dǎo)后可直接到綜合檔案室查閱。

（二）校內(nèi)有關(guān)部門查閱會計檔案，須經(jīng)請示會計部門負責(zé)人批準，到綜合檔案室辦理有關(guān)手續(xù)后方可查閱。如需復(fù)制或摘抄會計檔案作為旁證材料，須經(jīng)會計部門和綜合檔案室負責(zé)人批準，并在復(fù)制或摘抄件上簽署意見和蓋章后方能作為旁證材料。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

（三）學(xué)校會計部門因特殊需要，需將會計檔案借出，須經(jīng)會計部門領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案室負責(zé)人批準，由會計人員到綜合檔案室辦理登記手續(xù)方可借出。其他單位查閱會計檔案，只限于綜合檔案室查閱，一律不準借出。

（四）借閱會計檔案的人員和檔案管理員，在會計檔案借閱時應(yīng)當(dāng)面清點憑證序號和張數(shù)，并辦理登記手續(xù)。歸還時，雙方要當(dāng)面檢查是否原樣完整無缺，方能在借閱登記簿上注銷。

四、會計檔案鑒定和銷毀

（一）已移交到綜合檔案室的會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由綜合檔案室提出銷毀意見，會同會計部門共同鑒定，嚴格審查。編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，報校主管領(lǐng)導(dǎo)批準并在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

（二）對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上和會計檔案保管清冊中列明。

（三）銷毀會計檔案時，由綜合檔案室和會計部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管領(lǐng)導(dǎo)。

附表：

1、企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表

2、財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表