有哪些
住宅小區(qū)檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類(lèi)與管理：明確各類(lèi)檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，如業(yè)主信息、物業(yè)合同、設(shè)施設(shè)備記錄、維修保養(yǎng)記錄等。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的收集時(shí)間、方式及整理流程，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
3. 檔案存儲(chǔ)與保護(hù)：規(guī)定檔案的存儲(chǔ)條件、期限及安全措施，防止檔案損毀或丟失。
4. 檔案檢索與利用：設(shè)立便捷的檢索系統(tǒng)，規(guī)范檔案借閱流程，保障檔案的合理使用。
5. 檔案更新與銷(xiāo)毀：規(guī)定檔案的更新頻率和廢棄處理辦法，保持檔案信息的時(shí)效性。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類(lèi)與管理： - 將檔案分為業(yè)主類(lèi)、物業(yè)類(lèi)、設(shè)施類(lèi)和其他類(lèi)，每類(lèi)下再細(xì)分具體子類(lèi)，便于查找。 - 定期進(jìn)行檔案清理，剔除過(guò)期或無(wú)效文件，確保檔案庫(kù)的整潔有序。
2. 檔案收集與整理： - 每月收集一次業(yè)主變動(dòng)信息，每季度整理一次物業(yè)合同，實(shí)時(shí)錄入設(shè)施設(shè)備記錄和維修保養(yǎng)記錄。 - 檔案整理應(yīng)按日期和編號(hào)排序，電子檔與紙質(zhì)檔同步更新，保證信息一致。
3. 檔案存儲(chǔ)與保護(hù)： - 存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)選擇防火、防潮、防盜設(shè)施齊全的區(qū)域，定期檢查環(huán)境條件。 - 紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善封裝，電子檔案需加密存儲(chǔ)，備份在至少兩個(gè)不同的安全位置。
4. 檔案檢索與利用： - 建立電子檢索系統(tǒng)，通過(guò)關(guān)鍵詞、日期等信息快速定位檔案。 - 借閱檔案需填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)審批后方可查閱，借閱期間應(yīng)妥善保管，不得涂改或損壞。
5. 檔案更新與銷(xiāo)毀： - 對(duì)于政策變更、業(yè)主信息變動(dòng)等應(yīng)及時(shí)更新檔案，每年進(jìn)行一次全面核查。 - 過(guò)期或無(wú)保留價(jià)值的檔案，需經(jīng)過(guò)審批后按照相關(guān)法規(guī)進(jìn)行銷(xiāo)毀。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理須知”：簡(jiǎn)述檔案管理的重要性，提醒員工遵守制度。
2. “檔案分類(lèi)圖示”：直觀展示各類(lèi)檔案的分類(lèi)結(jié)構(gòu)，方便查找。
3. “檔案借閱流程圖”：清晰呈現(xiàn)借閱步驟，確保操作合規(guī)。
4. “檔案安全提示”：強(qiáng)調(diào)檔案的保密性和保護(hù)措施，提高員工的安全意識(shí)。
5. “檔案更新與銷(xiāo)毀規(guī)定”：明確檔案更新和廢棄的流程，避免信息過(guò)時(shí)。
以上制度旨在規(guī)范住宅小區(qū)的檔案管理工作，提升物業(yè)管理效率，保障業(yè)主權(quán)益，同時(shí)也為日常運(yùn)營(yíng)提供有力的信息支持。各相關(guān)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案管理的科學(xué)性和有效性。
住宅小區(qū)檔案管理制度范文
第1篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度(2)
第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)
1.主出入口設(shè)有小區(qū)平面示意圖,主要路口設(shè)有路標(biāo)、組圖及幢、單元、戶(hù)門(mén)標(biāo)號(hào)標(biāo)志明顯。
2.無(wú)違反規(guī)劃亂搭亂建,無(wú)擅自改變房屋用途現(xiàn)象。
3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無(wú)脫落、無(wú)污跡。
4.戶(hù)外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設(shè)置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無(wú)安全隱患或破損。
5.封閉陽(yáng)臺(tái)統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設(shè)計(jì)有要求外,不得安裝
戶(hù)外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽(yáng)蓬等。
6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無(wú)銹蝕。
7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線(xiàn)和損害他人利益的現(xiàn)象。
1)住戶(hù)裝修申請(qǐng)表、裝修責(zé)任書(shū)(見(jiàn)業(yè)主分戶(hù)檔案)
2)裝修現(xiàn)場(chǎng)巡查記錄表(見(jiàn)工程巡查記錄)
第三節(jié)共用設(shè)施設(shè)備管理
1.共用配套設(shè)施完好,無(wú)隨意改變用途。
2.共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行、使用及維護(hù)按規(guī)定要求有記錄,無(wú)事故隱患,專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和維護(hù)人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。
1)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序
2)設(shè)備巡查記錄
3)設(shè)備保養(yǎng)記錄
3.室外共用管線(xiàn)統(tǒng)一入地或公共管道,無(wú)架空管線(xiàn),無(wú)礙觀瞻。
4.排水、排污管道通暢,無(wú)堵塞、外溢現(xiàn)象。
5.道路通暢,路面平整,井蓋無(wú)缺塊,無(wú)丟失,路面井蓋不影響車(chē)輛行人通行。
6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴(yán)格執(zhí)行,記錄完整,供電設(shè)備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。
1)電室管理規(guī)定
2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序
3)路燈、樓道等公共照明設(shè)備完好
第四節(jié)安防、消防、車(chē)輛管理
1.小區(qū)基本實(shí)行封閉式管理
1)小區(qū)實(shí)行24小時(shí)封閉管理資料
2)治安管理規(guī)定
3)門(mén)衛(wèi)管理規(guī)定
2.有專(zhuān)業(yè)護(hù)衛(wèi)隊(duì)實(shí)行24小時(shí)值班及巡邏制度,護(hù)衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓(xùn)練有素、言語(yǔ)規(guī)范、認(rèn)真負(fù)責(zé)。
1)護(hù)衛(wèi)部工作、內(nèi)務(wù)條令
2)護(hù)衛(wèi)崗位職責(zé)
3)各種工作記錄、資料照片
⑴護(hù)衛(wèi)值班記錄
⑵護(hù)衛(wèi)訓(xùn)練記錄
⑶夜間巡查記錄
⑷來(lái)訪登記表
⑸護(hù)衛(wèi)培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄及資料
⑹護(hù)衛(wèi)工作考核、巡查、評(píng)分統(tǒng)計(jì)資料
⑺護(hù)衛(wèi)基礎(chǔ)知識(shí)考核答卷
⑻護(hù)衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料
3.危及人身安全處有明顯標(biāo)識(shí)和具體的防范措施
1)警示牌標(biāo)識(shí)卡等
2)突發(fā)事件及異常情況處理措施
3)常見(jiàn)治安刑事案件及處理措施
4)常見(jiàn)的幾種可疑情況及處理措施
5)緊急情況記錄表
4.消防設(shè)備設(shè)施完好無(wú)損,可隨時(shí)起用,消防通道暢通,制定消防應(yīng)急方案
1)消防管理制度
2)火警、火災(zāi)應(yīng)急方案
3)消防通道暢通
4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護(hù)消防設(shè)施、器材等資料
5)護(hù)衛(wèi)隨時(shí)巡查營(yíng)業(yè)房消防設(shè)施
6)義務(wù)消防隊(duì)員消防演練
5.機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理制度完善,管理責(zé)任明確,車(chē)輛進(jìn)出有登記。
1)機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理規(guī)定
2)機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)登記
3)護(hù)衛(wèi)巡邏記錄
4)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)
5)交通指揮管理規(guī)范有序
6.非機(jī)動(dòng)車(chē)輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。
1)非機(jī)動(dòng)車(chē)管理規(guī)定
2)按規(guī)定位置停放、管理有序
3)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)
第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理
1.環(huán)衛(wèi)設(shè)備完備,設(shè)有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。
1)環(huán)衛(wèi)設(shè)備臺(tái)帳
2)垃圾箱、果皮箱
3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料
2.清潔衛(wèi)生實(shí)行責(zé)任制,有專(zhuān)職的清潔人員明確的責(zé)任范圍,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化保潔。
1)清潔衛(wèi)生工作標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法
2)清潔衛(wèi)生工作考核表
3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛(wèi)生消毒滅殺
1)消毒滅蠅工作資料
2)定期投鼠藥資料
4.房屋共用部位共用設(shè)施設(shè)備無(wú)蟻害。
5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場(chǎng)地?zé)o紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。
6.房屋共用部位保持清潔,無(wú)亂貼、亂畫(huà)、無(wú)擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺(tái)、公共玻璃等保持清潔。
7.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理有序,符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),無(wú)亂設(shè)攤點(diǎn)、廣告牌和無(wú)亂貼、亂畫(huà)現(xiàn)象。
8.無(wú)違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。
9.排放油煙、噪音等符合國(guó)家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、外墻無(wú)污染。
第六節(jié)綠化管理
1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹(shù)木與建筑小品配置恰當(dāng)。
2.綠地?zé)o改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。
3.花草樹(shù)木長(zhǎng)勢(shì)良好,修繕整齊美觀,無(wú)病蟲(chóng)害,無(wú)折損現(xiàn)象、無(wú)斑禿。
4.綠地?zé)o紙屑、煙頭、石塊等雜物。
第七節(jié)精神文明建設(shè)
1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動(dòng),創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設(shè)。
a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料
1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規(guī)宣傳教育資料
2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設(shè),愛(ài)護(hù)小區(qū)公共設(shè)施資料
b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料
c小區(qū)住戶(hù)參與文化娛樂(lè)活動(dòng)資料
d培訓(xùn)護(hù)衛(wèi)消防安全知識(shí),培訓(xùn)資料
第八節(jié)管理效益
1.管理服務(wù)費(fèi)收繳率為98%以上
1)20__年3月至,收費(fèi)報(bào)表
2.提供便民有償服務(wù),開(kāi)展多種經(jīng)營(yíng),便民服務(wù)項(xiàng)目資料及照片。
1)20__年3月--20__年月的財(cái)務(wù)報(bào)告
3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營(yíng)狀況。向小區(qū)住戶(hù)公布物管費(fèi)收支報(bào)告
資料
a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容
1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復(fù)印件
2]業(yè)主臨時(shí)公約承諾件
3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議
4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書(shū)
5]消防安全責(zé)任書(shū)
6]業(yè)主裝修檢查記錄表
7]室內(nèi)裝修申報(bào)表
8]裝修申報(bào)所提供的平面圖、管線(xiàn)圖等
9]裝修違規(guī)的整改通知書(shū)
10]業(yè)主與物業(yè)管理處達(dá)成的書(shū)面協(xié)議
11]業(yè)主在物業(yè)使用過(guò)程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄
12]其它
第2篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)項(xiàng)目(住宅小區(qū))檔案管理制度1整體檔案管理檔案資料的建立應(yīng)與今后的創(chuàng)優(yōu)結(jié)合起來(lái),按照《全國(guó)優(yōu)秀示范小區(qū)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)建立檔案資料。
第一節(jié)基礎(chǔ)管理資料1.按規(guī)劃要求建設(shè)、住宅及配套建設(shè)設(shè)施投入使用
1)工程規(guī)劃許可證 2)施工許可證 3.)工程總平面圖
4)建設(shè)工程規(guī)劃管理竣工驗(yàn)收合格證
5)國(guó)有土地使用證2.辦理接管驗(yàn)收手續(xù)
1)委托物業(yè)管理合同 2)工程建設(shè)施工建檔移交清單⑴幢建施、結(jié)施竣工圖,建材合格證、分項(xiàng)分部評(píng)定資料;
⑵水施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖,分項(xiàng)、分部質(zhì)檢平定資料(復(fù)印件);3.)商品房質(zhì)量保證書(shū)
4)房屋移交驗(yàn)收資料
5)設(shè)施設(shè)備移交清單及檔案資料3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實(shí)施統(tǒng)一專(zhuān)業(yè)化管理
1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正副本) 2)物業(yè)管理有限公司組織機(jī)構(gòu)代碼證(正副本) 3.)物管企業(yè)資質(zhì)證書(shū)
4)物業(yè)管理有限公司稅務(wù)登記證(正副本)
5)上級(jí)批文(文件)4.建設(shè)單位在銷(xiāo)售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方的責(zé)、權(quán)、利分明
1)物業(yè)委托管理合同 2)前期物業(yè)管理方案 3.)物業(yè)移交及實(shí)施意見(jiàn)
5.購(gòu)房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方責(zé)、權(quán)、利明確總戶(hù)數(shù)戶(hù),入住戶(hù),入住率為,簽定的前期物業(yè)管理服務(wù)合同為份。
(文件柜放置于)6. 建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關(guān)規(guī)定
1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財(cái)務(wù)管理制度a)代管維修資金的使用范圍b)代管維修資金的來(lái)源和籌集方法c)代管維修資金的管理與使用辦法d)代管維修資金的移交7.房屋使用手冊(cè)、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項(xiàng)公眾制度完善
1)房屋使用說(shuō)明書(shū) 2)公共管理制度⑴治安管理制度⑵消防管理制度⑶門(mén)衛(wèi)管理制度⑷機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理制度⑸非機(jī)動(dòng)車(chē)管理制度⑹裝修管理規(guī)定 3.)政府有關(guān)文件8.業(yè)主委員會(huì)按規(guī)定程序成立,并按規(guī)章制度履行職責(zé)
1)業(yè)主委員會(huì)籌備工作資料⑴關(guān)于組建業(yè)主委員會(huì)實(shí)施方案⑵業(yè)主委員會(huì)資料(詳見(jiàn)業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查表)⑶業(yè)主委員會(huì)章程9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實(shí)施方案,并經(jīng)業(yè)主委員會(huì)同意
1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃 2)創(chuàng)優(yōu)實(shí)施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標(biāo)書(shū)) 3.)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達(dá)標(biāo)申報(bào)資料資料10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項(xiàng)管理制度、各崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)并指定具體的落實(shí)措施和考核標(biāo)準(zhǔn)。
1)員工手冊(cè) 2)文明禮貌用語(yǔ)及各專(zhuān)業(yè)服務(wù)語(yǔ)言流程規(guī)范 3.)部門(mén)職責(zé)⑴公司組織機(jī)構(gòu)示意圖(管理處機(jī)構(gòu)示意圖)⑵員工手冊(cè)⑶管理中心職責(zé)⑷財(cái)務(wù)部職責(zé)⑸護(hù)衛(wèi)部?jī)?nèi)務(wù)條令、崗位職責(zé)
4)部門(mén)工作程序、操作程序⑴財(cái)務(wù)部管理制度⑵客戶(hù)服務(wù)中心工作程序⑶工程部設(shè)備運(yùn)行維修工作程序⑷消防工作管理制度⑸各種應(yīng)急處理方案a、火警、火災(zāi)應(yīng)急方案b、停電應(yīng)急方案c、護(hù)衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施
5)管理中心綜合管理制度⑴值班制度⑵回訪制度⑶檔案管理制度⑷原始記錄、資料管理制度
6)管理人員、員工考評(píng)細(xì)則⑴管理人員考核細(xì)則⑵財(cái)務(wù)管理人員考核細(xì)則⑶維修人員考核細(xì)則⑷清潔、綠化人員考核細(xì)則⑸護(hù)衛(wèi)員考核細(xì)則⑹護(hù)衛(wèi)部崗位目標(biāo)管理考核辦法
7)護(hù)衛(wèi)部培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄
8)護(hù)衛(wèi)知識(shí)考試資料
9)管理中心原始記錄資料⑴門(mén)崗值班記錄⑵監(jiān)控中心值班記錄⑶緊急情況記錄⑷停車(chē)場(chǎng)車(chē)輛進(jìn)出原始記錄⑸房屋裝修管理記錄⑹裝飾裝修申請(qǐng)書(shū)、責(zé)任書(shū)⑺值班記錄⑻回訪記錄⑼維修派工單⑽住戶(hù)檔案⑾維修員值班記錄⑿設(shè)施設(shè)備巡查保養(yǎng)等記錄
11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員持證上崗,員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標(biāo)志,工作規(guī)范,作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。
1)管理中心管理干部學(xué)歷、職稱(chēng)、上崗證復(fù)印件 2)管理中心專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員資格證、操作證 3.)護(hù)衛(wèi)員上崗證
4)員工勞動(dòng)合同
12.應(yīng)用計(jì)算機(jī)智能化設(shè)備等現(xiàn)代化管理手段,提高管理效率。
1)小區(qū)住戶(hù)基本資料(備份文件夾類(lèi)) 2)小區(qū)物業(yè)基本資料 3.)辦公文案
4)各類(lèi)管理制度、文件夾⑴護(hù)衛(wèi)類(lèi)⑵財(cái)務(wù)類(lèi)⑶管理類(lèi)⑷保潔類(lèi)⑸經(jīng)營(yíng)類(lèi)⑹人事類(lèi)⑺業(yè)主委員會(huì)⑻運(yùn)行維修表
5)住戶(hù)費(fèi)用繳費(fèi)統(tǒng)計(jì)資料
13.物業(yè)管理企業(yè)在收費(fèi)、財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、稅收等方面執(zhí)行有關(guān)規(guī)定,至少半年公開(kāi)一次物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收支情況。
1) --財(cái)務(wù)收支報(bào)告 2)向住戶(hù)公布費(fèi)用收支情況,資料照片 3.)物業(yè)管理費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)批復(fù)
4)繳費(fèi)通知單存根
14.房屋及公共設(shè)施設(shè)備檔案資料齊全、分類(lèi)成冊(cè),管理完善,查閱方便。
1)總平面圖 2)共用設(shè)施設(shè)備及配電系統(tǒng) 3.)可視對(duì)講、監(jiān)控系統(tǒng)
4)消防系統(tǒng)
5)背景音樂(lè)系統(tǒng)
6)光纖電視系統(tǒng)
7)辦公用設(shè)備
8)各種警示牌、標(biāo)識(shí)卡
15.建立用戶(hù)檔案、房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊(cè),查閱方便。
1)住戶(hù)檔案 2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶(hù))
16.建立24小時(shí)值班制度,設(shè)立服務(wù)電話(huà),接受業(yè)主及使用人對(duì)物業(yè)管理服務(wù)報(bào)修、求助、建議、問(wèn)詢(xún)、質(zhì)疑、投訴等各類(lèi)信息的收集、反饋并及時(shí)處理,有回訪制度和記錄。
1)值班制度 2)回訪制度 3.)管理人員值班記錄
4)維修工單存根及回單
5)設(shè)備巡查記錄
6)護(hù)衛(wèi)門(mén)崗值班記錄
7)主動(dòng)征求業(yè)主對(duì)物業(yè)管理服務(wù)的意見(jiàn)和建議
17.定期向住戶(hù)發(fā)放物業(yè)管理服務(wù)工作征求意見(jiàn),對(duì)合理的建議及時(shí)整改,滿(mǎn)意率為%以上。
1)《客戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)表》
18.建立并落實(shí)便民維修服務(wù),承諾制,零修急修及時(shí)率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。
1)物管中心工作程序(見(jiàn)工作守則) 2)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序(見(jiàn)工作守則) 3.)
第3篇 物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度
物業(yè)項(xiàng)目(住宅小區(qū))檔案管理制度
1整體檔案管理
檔案資料的建立應(yīng)與今后的創(chuàng)優(yōu)結(jié)合起來(lái),按照《全國(guó)優(yōu)秀示范小區(qū)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)建立檔案資料。
第一節(jié)基礎(chǔ)管理資料
1.按規(guī)劃要求建設(shè)、住宅及配套建設(shè)設(shè)施投入使用
1)工程規(guī)劃許可證
2)施工許可證
3)工程總平面圖
4)建設(shè)工程規(guī)劃管理竣工驗(yàn)收合格證
5)國(guó)有土地使用證
2.辦理接管驗(yàn)收手續(xù)
1)委托物業(yè)管理合同
2)工程建設(shè)施工建檔移交清單
⑴幢建施、結(jié)施竣工圖,建材合格證、分項(xiàng)分部評(píng)定資料;
⑵水施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖,分項(xiàng)、分部質(zhì)檢平定資料(復(fù)印件);
3)商品房質(zhì)量保證書(shū)
4)房屋移交驗(yàn)收資料
5)設(shè)施設(shè)備移交清單及檔案資料
3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實(shí)施統(tǒng)一專(zhuān)業(yè)化管理
1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正副本)
2)物業(yè)管理有限公司組織機(jī)構(gòu)代碼證(正副本)
3)物管企業(yè)資質(zhì)證書(shū)
4)物業(yè)管理有限公司稅務(wù)登記證(正副本)
5)上級(jí)批文(文件)
4.建設(shè)單位在銷(xiāo)售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方的責(zé)、權(quán)、利分明
1)物業(yè)委托管理合同
2)前期物業(yè)管理方案
3)物業(yè)移交及實(shí)施意見(jiàn)
5.購(gòu)房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方責(zé)、權(quán)、利明確總戶(hù)數(shù)戶(hù),入住戶(hù),入住率為,簽定的前期物業(yè)管理服務(wù)合同為份。(文件柜放置于)
6. 建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關(guān)規(guī)定
1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財(cái)務(wù)管理制度
a)代管維修資金的使用范圍
b)代管維修資金的來(lái)源和籌集方法
c)代管維修資金的管理與使用辦法
d)代管維修資金的移交
7.房屋使用手冊(cè)、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項(xiàng)公眾制度完善
1)房屋使用說(shuō)明書(shū)
2)公共管理制度
⑴治安管理制度
⑵消防管理制度
⑶門(mén)衛(wèi)管理制度
⑷機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理制度
⑸非機(jī)動(dòng)車(chē)管理制度
⑹裝修管理規(guī)定
3)政府有關(guān)文件
8.業(yè)主委員會(huì)按規(guī)定程序成立,并按規(guī)章制度履行職責(zé)
1)業(yè)主委員會(huì)籌備工作資料
⑴關(guān)于組建業(yè)主委員會(huì)實(shí)施方案
⑵業(yè)主委員會(huì)資料(詳見(jiàn)業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查表)
⑶業(yè)主委員會(huì)章程
9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實(shí)施方案,并經(jīng)業(yè)主委員會(huì)同意
1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃
2)創(chuàng)優(yōu)實(shí)施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標(biāo)書(shū))
3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達(dá)標(biāo)申報(bào)資料資料
10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項(xiàng)管理制度、各崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)并指定具體的落實(shí)措施和考核標(biāo)準(zhǔn)。
1)員工手冊(cè)
2)文明禮貌用語(yǔ)及各專(zhuān)業(yè)服務(wù)語(yǔ)言流程規(guī)范
3)部門(mén)職責(zé)
⑴公司組織機(jī)構(gòu)示意圖(管理處機(jī)構(gòu)示意圖)
⑵員工手冊(cè)
⑶管理中心職責(zé)
⑷財(cái)務(wù)部職責(zé)
⑸護(hù)衛(wèi)部?jī)?nèi)務(wù)條令、崗位職責(zé)
4)部門(mén)工作程序、操作程序
⑴財(cái)務(wù)部管理制度
⑵客戶(hù)服務(wù)中心工作程序
⑶工程部設(shè)備運(yùn)行維修工作程序
⑷消防工作管理制度
⑸各種應(yīng)急處理方案
a、火警、火災(zāi)應(yīng)急方案
b、停電應(yīng)急方案
c、護(hù)衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施
5)管理中心綜合管理制度
⑴值班制度
⑵回訪制度
⑶檔案管理制度
⑷原始記錄、資料管理制度
6)管理人員、員工考評(píng)細(xì)則
⑴管理人員考核細(xì)則
⑵財(cái)務(wù)管理人員考核細(xì)則
⑶維修人員考核細(xì)則
⑷清潔、綠化人員考核細(xì)則
⑸護(hù)衛(wèi)員考核細(xì)則
⑹護(hù)衛(wèi)部崗位目標(biāo)管理考核辦法
7)護(hù)衛(wèi)部培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄
8)護(hù)衛(wèi)知識(shí)考試資料
9)管理中心原始記錄資料
⑴門(mén)崗值班記錄
⑵監(jiān)控中心值班記錄
⑶緊急情況記錄
⑷停車(chē)場(chǎng)車(chē)輛進(jìn)出原始記錄
⑸房屋裝修管理記錄
⑹裝飾裝修申請(qǐng)書(shū)、責(zé)任書(shū)
⑺值班記錄
⑻回訪記錄
⑼維修派工單
⑽住戶(hù)檔案
⑾維修員值班記錄
⑿設(shè)施設(shè)備巡查保養(yǎng)等記錄
11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員持證上崗,員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標(biāo)志,工作規(guī)范,作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。
1)管理中心管理干部學(xué)歷、職稱(chēng)、上崗證復(fù)印件
2)管理中心專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員資格證、操作證
3)護(hù)衛(wèi)員上崗證
4)員工勞動(dòng)合同
12.應(yīng)用計(jì)算機(jī)智能化設(shè)備等現(xiàn)代化管理手段,提高管理效率。
1)小區(qū)住戶(hù)基本資料(備份文件夾類(lèi))
2)小區(qū)物業(yè)基本資料
3)辦公文案
4)各類(lèi)管理制度、文件夾
⑴護(hù)衛(wèi)類(lèi)
⑵財(cái)務(wù)類(lèi)
⑶管理類(lèi)
⑷保潔類(lèi)
⑸經(jīng)營(yíng)類(lèi)
⑹人事類(lèi)
⑺業(yè)主委員會(huì)
⑻運(yùn)行維修表
5)住戶(hù)費(fèi)用繳費(fèi)統(tǒng)計(jì)資料
13.物業(yè)管理企業(yè)在收費(fèi)、財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、稅收等方面執(zhí)行有關(guān)規(guī)定,至少半年公開(kāi)一次物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收支情況。
1)年月--財(cái)務(wù)收支報(bào)告
2)向住戶(hù)公布費(fèi)用收支情況,資料
照片
3)物業(yè)管理費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)批復(fù)
4)繳費(fèi)通知單存根
14.房屋及公共設(shè)施設(shè)備檔案資料齊全、分類(lèi)成冊(cè),管理完善,查閱方便。
1)總平面圖
2)共用設(shè)施設(shè)備及配電系統(tǒng)
3)可視對(duì)講、監(jiān)控系統(tǒng)
4)消防系統(tǒng)
5)背景音樂(lè)系統(tǒng)
6)光纖電視系統(tǒng)
7)辦公用設(shè)備
8)各種警示牌、標(biāo)識(shí)卡
15.建立用戶(hù)檔案、房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊(cè),查閱方便。
1)住戶(hù)檔案
2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶(hù))
16.建立24小時(shí)值班制度,設(shè)立服務(wù)電話(huà),接受業(yè)主及使用人對(duì)物業(yè)管理服務(wù)報(bào)修、求助、建議、問(wèn)詢(xún)、質(zhì)疑、投訴等各類(lèi)信息的收集、反饋并及時(shí)處理,有回訪制度和記錄。
1)值班制度
2)回訪制度
3)管理人員值班記錄
4)維修工單存根及回單
5)設(shè)備巡查記錄
6)護(hù)衛(wèi)門(mén)崗值班記錄
7)主動(dòng)征求業(yè)主對(duì)物業(yè)管理服務(wù)的意見(jiàn)和建議
17.定期向住戶(hù)發(fā)放物業(yè)管理服務(wù)工作征求意見(jiàn),對(duì)合理的建議及時(shí)整改,滿(mǎn)意率為%以上。
1)《客戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)表》
18.建立并落實(shí)便民維修服務(wù),承諾制,零修急修及時(shí)率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。
1)物管中心工作程序(見(jiàn)工作守則)
2)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序(見(jiàn)工作守則)
