作業(yè)指導管理制度是企業(yè)內部管理的重要組成部分，旨在確保員工能有效地完成工作任務，提高工作效率，同時培養(yǎng)和提升員工的專業(yè)技能。這一制度涵蓋了作業(yè)流程、責任分配、技能培訓、績效評估、問題解決和持續(xù)改進等多個方面。
包括哪些方面
1. 作業(yè)流程：明確每個崗位的工作任務，制定詳細的操作步驟，以標準化的方式指導員工執(zhí)行。
2. 責任分配：清晰界定各個職位的職責，確保每個員工明確自己的工作范圍和責任。
3. 技能培訓：定期進行專業(yè)培訓，提升員工的技能水平，以適應工作需求的變化。
4. 績效評估：建立公正的績效評價體系，定期評估員工的工作表現，作為激勵和提升的依據。
5. 問題解決：設立有效的反饋機制，及時解決工作中遇到的問題，防止問題升級。
6. 持續(xù)改進：鼓勵員工提出改進建議，通過不斷優(yōu)化作業(yè)流程，提升整體工作效率。
重要性
作業(yè)指導管理制度對于企業(yè)的運營至關重要。它有助于保證工作的標準化和規(guī)范化，減少錯誤和遺漏，提高生產效率。通過明確的職責分配，可以提升員工的責任感和歸屬感。此外，系統的技能培訓和績效評估，能夠促進員工的職業(yè)發(fā)展，增強團隊的整體競爭力。問題解決機制則有助于維持良好的工作環(huán)境，保持團隊的穩(wěn)定性。
方案
1. 制定詳盡的作業(yè)流程手冊，包括每個崗位的具體任務、操作步驟和安全規(guī)定，供員工參考。
2. 設立崗位責任書，明確規(guī)定每個職位的職責和期望成果，使員工了解自己的工作目標。
3. 建立年度和季度的培訓計劃，結合員工的個人發(fā)展需求，提供內外部培訓資源。
4. 設計多維度的績效考核指標，包括工作質量、效率、創(chuàng)新能力和團隊合作等，確保評價的全面性和公正性。
5. 建立問題報告和解決流程，鼓勵員工上報問題，并設定時間限制以確保問題的及時解決。
6. 定期舉行員工大會，收集員工的建議，對作業(yè)指導制度進行周期性的評審和更新。
通過實施這些方案，企業(yè)可以構建一個高效、有序的作業(yè)指導管理制度，從而實現員工和企業(yè)的共同成長。
作業(yè)指導管理制度范文
第1篇 施工安全管理作業(yè)指導書
1作業(yè)目的
捍衛(wèi)安全就是捍衛(wèi)人權,就是捍衛(wèi)項目上每個人的生存權。為每個現場工作人員提供安全的作業(yè)環(huán)境,讓他們能每天平平安安地回家。為此,本作業(yè)要求主辦崗位從工程開工建設起,到場地出清竣工交付為止,始終堅持安全生產第一,預防為主的方針,以細化施工承包合同和安全生產協議的管理為抓手,與監(jiān)理單位一起監(jiān)督檢查施工單位認真遵守安全生產法律、法規(guī)的規(guī)定,依法承擔其應盡的責任,確保安全生產始終處于受控狀態(tài)。
2崗位職責
主管崗位 項目公司分管副總:是保證甲方現場人員人身安全的責任人,也是工程項目安全生產的公司內部考核責任人。
主辦崗位 項目工程部經理:兼任甲方的現場安全員職責,(公司應在崗前安排參加市級專業(yè)培訓,取得上崗證書)。對于規(guī)模巨大或施工難度高,工期緊迫的項目,項目工程部經理可向分管副總申請配備專職的安全員甚至安全工程師。
3作業(yè)描述
(1)與中標建筑施工企業(yè)簽訂安全生產協議,主辦崗位起草,項目公司分管副總、總經理簽署。協議應明確:建設工程安全生產的責任主體是建筑施工企業(yè),督促建筑施工企業(yè)承擔其應盡的責任,其中,實行施工總包的,督促總包單位落實施工現場的安全生產責任制度、安全生產管理制度和操作規(guī)程,確保安全生產費用的有效使用,并根據工程的特點組織安全生產教育培訓,制定安全事故預案處理方案,實施安全施工措施,消除安全事故隱患,及時、如實報告生產安全事故。督促總包單位與分包單位簽訂安全生產協議,界定各自在安全生產方面的權利和義務;明確總包單位對分包工程承擔連帶責任。發(fā)現建筑施工企業(yè)不按有關法律法規(guī)、施工承包合同及安全生產協議約定建立健全安全生產管理體系的,及時要求建筑施工企業(yè)改正。
(2)在建設工程實施監(jiān)理前,將委托的監(jiān)理單位、監(jiān)理的內容及監(jiān)理權限,書面通知被監(jiān)理的建筑施工企業(yè)。督促監(jiān)理單位按照法律、法規(guī)及有關的技術標準、設計文件和建設工程承包合同的要求,對承包單位在施工質量、進度、建設資金和施工安全等方面,代表甲方進行監(jiān)督把關,并承擔相應的監(jiān)理責任。發(fā)現監(jiān)理人員不按國家規(guī)定工程監(jiān)理要求、工程建設強制性技術標準和委托監(jiān)理合同約定進行監(jiān)理的,及時要求監(jiān)理單位改正。
(3)參與施工組織設計及其安全技術措施或專項施工方案的審查,跟蹤了解施工單位在各施工階段安全作業(yè)的保證計劃?，F場有每周召開甲乙和監(jiān)理三方協調例會制度的,應將安全生產列為第一議程。協調會無固定周期召開的,本主辦崗位應參加并指令監(jiān)理主持的每周一次的安全生產專題例會。并視工程施工進度和形勢需要,會同工程監(jiān)理有重點地組織安全生產檢查,督促施工單位按照施工組織設計,具體落實安全作業(yè)的保護措施,確保有序的施工環(huán)境和良好的生活設施條件;發(fā)現不安全的事故隱患,責令限期改正;情況嚴重的,監(jiān)理和甲方均有權責令局部甚至全面停工整頓。
(4)在依法取得建設工程施工許可證后,及時申報工程施工安全的行政監(jiān)督,并在建設工程開工報告批準之日起15日內,將保證安全施工的措施報送建設工程所在地的縣級以上人民政府建設主管部門或其他有關部門備案。對于施工作業(yè)可能出現影響公共安全利益的情形,還應當在作業(yè)實施前,按國家有關規(guī)定的程序辦理申請批準手續(xù)。這些情形主要是:
(a)需要臨時占用規(guī)劃批準范圍以外場地的;
(b)可能損壞道路、管線、電力、郵電通訊等公共設施的;
(c)需要臨時停電、停水、中斷道路交通的;
(d)需要拆除大型建筑物或構筑物的;
(e)需要進行爆破作業(yè)的;
(f)法律、法規(guī)規(guī)定需要辦理報批手續(xù)的其他情形。
(5)安全事故處理:
(a)施工過程中發(fā)生施工人員的安全事故,一般均為施工單位的責任。但如果開發(fā)單位在開工前沒有與施工單位簽訂安全協議;在與監(jiān)理單位簽訂的委托監(jiān)理合同中沒有明確安全監(jiān)理職責的;平時缺乏安全例會記錄,安全巡視的整改報告;安全制度形同虛設,甚至參與違章指揮;那么開發(fā)單位也要視失職程度承擔一定的責任。
(b)施工單位如有重傷或死亡事故發(fā)生,在場的任何甲方人員應立即通知本主辦崗位和項目公司分管副總和總經理到場,協助施工單位嚴格保護現場,采取有效的措施搶救人員和財產,防止事故的擴大。并作為重大安全事故以最快的方式(一小時內電話報告,24小時內書面報告)將事故的簡要情況向上級公司主管報告,同時督促施工單位在24小時內寫出書面報告,按建筑施工安全歸口管理部門所列程序逐級上報。
(c)重大事故的書面報告應包含以下內容:
事故發(fā)生的時間,地點,工程項目,企業(yè)名稱;
事故發(fā)生的簡要經過,傷亡人數和傷亡人員的身份;
事故發(fā)生的估計原因和直接經濟損失的初步估計,以事故處理部門的意見為準;
事故發(fā)生后采取的措施和事故控制情況;
事故報告單位和報告人。
(d)施工單位發(fā)生安全事故后,本主辦崗位應積極協助施工單位貫徹事故處理“三不放過”的原則,也就是不查清事故原因不放過;不吸取事故教訓不放過;不落實事故整改措施不放過。
(e)事故處理完畢后,本主辦崗位應將事故處理的經過,結論以及整改措施落實情況編制專題報告,經項目分管副總和總經理簽署上報集團分管副總。
(6)作業(yè)的注意事項
甲方項目經理及其土建、設備工程師在實施建設工程安全生產管理過程中,必須注意如下事項:
(a)應當真實、準確、完整地向施工單位提供施工現場及毗鄰區(qū)域內供水、排水、供電、供氣、供熱、通訊、廣播電視等地下管線資料、氣象和水文觀測資料,相鄰建筑物和構筑物、地下工程的有關資料,提請施工單位采取措施予以保護。
(b)不得對勘察、設計、施工和工程監(jiān)理提出不符合建設工程安全生產法律法規(guī)和強制性標準規(guī)定的要求,不得強行要求施工單位壓縮合同約定的工期。
(c)在編制工程概算時,應當確定建設工程安全作業(yè)環(huán)境及安全施工措施所需要的費用。
不得明示或暗示施工單位購買、租賃、使用不符合安全施工要求的安全防護用具、機械設備、施工機具及配件、消防設施和器材。
第2篇 物業(yè)公司文件資料管理制度作業(yè)指導書
物業(yè)公司作業(yè)指導書--文件、資料管理制度1目的規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2適用范圍適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3職責3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3. 2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3. 3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3. 4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關文件《文件控制程序》q/ph-qp-
4.2.3 《質量記錄控制程序》q/ph-qp-
4.2.4 5工作程序和管理辦法
5.1文件的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件a)內業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.
5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-
4.2.3 )。
5.2.2 非受控文件與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:a)內行文、外行文:1b)未被質量體系引用的外來文件:2c)與服務過程無關的合同協議:3d)未被質量體系引用的法律法規(guī):4e)行業(yè)標準性文件:5f)照片、錄像帶:6g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號-.-文件盒編號同號柜序列號文件柜編號文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。
并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。
確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1 借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2 借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3 借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4 機密性文件的調用與借閱規(guī)定a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按
5.5.1、
5.5.2和
5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1 未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。
5.7.2 文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。
補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1 內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2 在分發(fā)過程中發(fā)現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。
文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6使用的記錄表格序號名稱編號存放地點存放時間1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長期3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年5[文件復印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年6[文件補發(fā)申請表]qr-wd01-02-06辦公室一年7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年起草人:審核人:審批人:日期:日期:日
第3篇 物業(yè)作業(yè)指導：職員外派培訓管理制度
物業(yè)作業(yè)指導文件:職員外派培訓管理制度
1.目的
為加強外派培訓管理,合理使用費用并保障培訓效果,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍
zz物業(yè)管理有限公司所屬全體職員外派培訓的管理。
3. 外派培訓原則
3.1在公司培訓計劃內的培訓項目將不予安排外派培訓(公司級講師、課程開發(fā)人員除外)。
3.2優(yōu)先保障公司級講師、課程開發(fā)人員及培訓專員、管理人員、特崗人員、專業(yè)技術人員、參加外派培訓。
3.3公司未轉正的新員工原則上不參加外派培訓。
3.4辦公室培訓專員負責外部培訓信息的收集,鼓勵公司員工提供有關信息。
4.培訓內容范圍
企業(yè)經營發(fā)展戰(zhàn)略、運作與管理
業(yè)界新信息新動態(tài)
行業(yè)崗位資格證
其它急需的業(yè)務技能、技術等
5.參加外派培訓人員責任
5.1參加外派培訓的人員代表著zz的整體形象,在培訓中應注意自己的言行舉止和儀表,不得出現有損公司形象的行為,并自覺維護公司聲譽;注意保守商業(yè)機密。
5.2須按時、全程、積極參加培訓,中途不得遲到、早退和更換人員。
5.3參加培訓人員應了解培訓公司的講師授課水平及整體實力,并將培訓公司情況反饋給辦公室培訓專員。
5.4參加培訓人員,須與工作臨時接替者做好交接工作,保證公司的正常運作不受到影響;
5.5培訓結束后須對本部門相關人員進行傳授(傳授形式不限,可根據培訓內容采取口頭報告、交流、討論、講授等方式)。
5.6培訓結束后須將培訓資料(教材、錄音帶、錄像帶等)交辦公室存檔以供內部員工共享,辦公室培訓專員負責培訓資料的保管及借閱手續(xù)的辦理。
5.7外派培訓監(jiān)控及效果考核
5.7.1培訓結束后,參訓員工需要寫培訓總結,其中培訓時間8小時以內培訓總結內容不少于1000字,培訓8小時以上不少于3000字;其直屬上級簽署意見,并需要得到辦公室培訓專員認可。之后在全公司范圍進行宣傳與共享。
5.7.2 參加外派培訓及交流兩天以上(含)的員工,需要在結束后一個月內完成公司內部同內容培訓的授課,該培訓由辦公室提供組織和后勤工作。
5.7.3需進行考試取證的必須通過考試并取得相應證書。
5.7.4如因工作原因不能全程參加培訓的(缺課超過兩小時),須提前或在培訓后一天內提交由直屬上級簽字的情況說明,報辦公室培訓專員備案。
5.7.5員工參加外派培訓的效果考核由其直屬上級和人力資源部培訓負責人共同進行。
5.7.6對于考核不合格或缺課超過兩小時但未按規(guī)定時間說明、被批準的人員,將不給予報銷培訓費用及停止其當年參加外派培訓資格的處罰。
5.8外派培訓機構資質確認
5.8.1使用萬科總部提供的培訓機構。
5.8.3公司自行選擇的培訓機構和課程由辦公室負責資格審查,主要審查以下內容:課程內容適合程度、師資水平、組織水平、硬件設施等。
5.9 外派培訓申請
5.9.1申請參加外派培訓的人員填寫《職員外派培訓審批表》,并由部門負責人簽字同意,連同培訓介紹材料、課程安排至少在培訓開始前5天提交辦公室審批。政府部門緊急培訓至少提前2天申報到辦公室,未事先申報的不予批準。
5.9.2審批部門對《職員外派培訓審批表》及相應資料進行審核,之后交由分管負責人及總經理復核批準,辦公室在3個工作日內給予相關人員答復并將審批結果及培訓介紹材料留存一份備案。
5.10外派培訓服務協議
5.10.1參加外派培訓者須與公司簽定《外派培訓服務協議》,公司與本人各持一份:
5.10.2按費用:培訓費用在2000元以下者,無須簽協議;
培訓費用在2000-3000元間者,應簽訂至少一年的服務協議;
培訓費用在3000元以上者(包括外送考察交流 ),應簽訂至少二年的服務協議;
按萬科系統:萬科系統內部培訓、交流、會議等15天內,無須簽協議;
15-30天者,應簽訂至少一年的服務協議;
30天以上者,應簽訂至少二年的服務協議;
5.10.3簽定《外派培訓服務協議》時,如果勞動合同期限小于服務期限的,應先到辦公室續(xù)簽勞動合同。
5.10.4按相應培訓時間情況和培訓積分管理制度給出外派學員培訓積分。
5.11 培訓費用審核和報銷
5.11.1外派培訓人員的住宿和交通,由學員根據有關通知和具體課程安排自行解決,也可由辦公室?guī)椭撓?費用和手續(xù)自行處理。
5.11.2培訓組織方統一安排食宿,費用包含在培訓費中的,公司派出人員服從統一安排。
5.11.3培訓組織方沒有統一安排或費用不包含在培訓費中的,公司派出人員根據公司有關出差制度執(zhí)行,費用劃歸差旅費。
5.11.4外派培訓人員將取得證書的原件、經審批的《職員外派培訓審批表》及報銷單據,經部門/管理處經理簽字后,交由辦公室登記費用,并經辦公室經理復核簽字后,交由相關人員審核簽字后報銷。
5.12不出席外派培訓課程人員處罰辦法
5.12.1對有正當理由,并且在付出培訓費前通知辦公室的學員免于處罰。
5.12.2對在公司付出培訓費后通知辦公室的學員,由辦公室負責調換人選。
5.12.3對公司已付出培訓費,但無正當理由缺席的學員,公司辦公室將從其工資中扣除等額費用。
6.支持性文件
無
7.質量記錄表格
tjzzwy6.2-z02-f2《職員外派培訓審批表》
tjzzwy6.2-z02-01-f1 《外派培訓服務協議書》
第4篇 工程施工作業(yè)指導書編制管理制度
工程施工作業(yè)指導書的編制與管理制度
1、施工作業(yè)指導書以施工難度較大、技術復雜的分部分項工程或新技術項目為對象編制的,是具體指導分部分項工程施工的技術文件。
2、施工作業(yè)指導書以單位工程施工組織設計中確定的施工方案和施工方法為編制依據,按不同的分部分項工程編制技術先進、管理科學和經濟合理的施工方案和方法,是對施工組織設計的進一步細化。
3、分部分項工程作業(yè)指導書由項目技術負責人主持編制,項目內業(yè)技術人員以及有關人員參加編制。
4、分部分項工程作業(yè)指導書由項目技術負責人審批并督促實施。
5、分部分項工程作業(yè)指導書的編制內容
5.1施工方案和施工方法。
5.2施工進度計劃。
5.3勞動力計劃及勞動組織。
5.4機具設備計劃,特別是主要施工機具。
5.5主要材料需用量計劃。
5.6技術組織措施,保證工程質量、安全生產、雨期、冬期、施工技術措施、降低成本技術措施。
6、經批準后的施工作業(yè)指導書,由內業(yè)技術員交資料員登記發(fā)放。
7、施工作業(yè)指導書的發(fā)放范圍:技術、質檢、生產、安全、項目技術負責人、內業(yè)技術人員、有關施工隊及工長、資料員自留存檔等。
第5篇 物業(yè)行政文件、資料管理制度作業(yè)指導書
物業(yè)行政管理作業(yè)指導書:文件、資料管理制度
1 目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3 職責
3.1 各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5工作程序和管理辦法
5.1 文件的產生
5.1.1 各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a) 內業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c) 按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:
a)內行文、外行文: 1
b) 未被質量體系引用的外來文件: 2
c) 與服務過程無關的合同協議: 3
d) 未被質量體系引用的法律法規(guī): 4
e) 行業(yè)標準性文件: 5
f) 照片、錄像帶:6
g) 電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
_-_._-__
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3 辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6 文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
4機密性文件的調用與借閱規(guī)定
a) a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d) 行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e) 業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g) 以上文件資料的調用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。
5.7.2 文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更
新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2 在分發(fā)過程中發(fā)現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6 使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點存放時間
1[印制文件登記表] qr-wd01-02-01辦公室一年
2[存檔備案資料目錄] qr-wd01-02-02辦公室長期
3[文件分發(fā)登記表] qr-wd01-02-03辦公室一年
4[文件、資料借閱登記表] qr-wd01-02-04辦公室一年
5[文件復印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年
6[文件補發(fā)申請表] qr-wd01-02-06辦公室一年
7[作廢、銷毀文件登記表] qr-wd01-02-07辦公室一年
起草人: 審核人:審批人:
第6篇 物業(yè)公司文件、資料管理制度作業(yè)指導書
物業(yè)公司作業(yè)指導書--文件、資料管理制度
1目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3職責
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5工作程序和管理辦法
5.1文件的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1受控文件
a)內業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:
a)內行文、外行文:1
b)未被質量體系引用的外來文件:2
c)與服務過程無關的合同協議:3
d)未被質量體系引用的法律法規(guī):4
e)行業(yè)標準性文件:5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
_-_._-__
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統計和
檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規(guī)定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現文件遺失或在使用過程中文
件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。
5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點存放時間
1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年
2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長期
3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年
4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年
5[文件復印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年
6[文件補發(fā)申請表]qr-wd01-02-06辦公室一年
7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年
起草人:審核人:審批人:
第7篇 物業(yè)作業(yè)指導：培訓積分管理制度
物業(yè)作業(yè)指導文件:培訓積分管理制度
1.目的
為更好的做好培訓管理,有序的統籌安排培訓課程,建立培訓檔案,促進培訓工作的開展,特制定《培訓積分管理辦法》。
2.范圍
適用于公司全體職員
3.定義
無
4.職責
辦公室培訓專員負責培訓積分的管理工作
5.方法及過程控制
5.1培訓積分的計算方法
5.1.1職員需參加經公司人事部認可的培訓課程,出勤時間超過課程總時數80%以上方可得到該培訓課程的培訓積分。
5.1.2結業(yè)證書的獲得
公司組織的在職培訓,部分重要課程將對參加者頒發(fā)結業(yè)證書,職員參加培訓獲得結業(yè)證書的條件是:出勤率至少達到各項培訓凈課程時數的80%;并考試成績合格。
5.2培訓積分系數確定原則
由于培訓課程內容和要求程度不一,所以根據授課時間及舉辦規(guī)格層次,用一定系數進行積分調整。課程積分系數分為三個檔次,分別是1.0、2.0、0.5。積分系數及檔次列表如下:
5.2.1培訓時間小于4小時的,培訓積分為1.0 。
5.2.2培訓時間大于等于4小時的,培訓積分為2.0。
5.2.3培訓時間大于等于10天的,培訓積分為0.5。
5.2.4雙向交流和出國考察類:其積分也列入培訓積分管理辦法。職員返回原崗位或回國后提交雙向交流報告或出國考察報告,系數的確定參照以上規(guī)定執(zhí)行。
5.2.5自修、業(yè)余攻讀學位與參加外部培訓:可根據員工自愿提供之證明材料列入積分,系數的確定參照以上規(guī)定執(zhí)行。
5.3培訓積分的基本要求
5.3.1培訓積分的多少是衡量職員個人學習進步的標尺之一,將作為職員晉升和獲獎的參考條件。
5.3.2職務晉升積分
職員職務每晉升一個職級,原則上需獲得一定的上年度培訓積分。
職員升主管: 36分以上
主管升經理助理:24分以上
經理助理升副經理:24分以上
5.3.3積分基本要求的調整
由于培訓將不斷發(fā)展,培訓課程和內容會繼續(xù)豐富,因此關于職員培訓積分的基本要求將不定期進行調整和公布。
5.4培訓積分的填報、核定、公布和存檔
5.4.1所有人事關系隸屬天津萬科物業(yè)管理有限公司的職員,由辦公室統一為其建立培訓積分檔案。
5.4.2各部門及管理處負責填報、核定,辦公室對全體職員的培訓積分進行定期(年度)公布和存檔管理。
6.支持性文件
無
7.質量記錄表格
tjzzwy6.2-z01-02-f1《職員考核積分匯總表》
tjzzwy6.2-z01-02-f2 《職員月度積分通知單》
