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第1篇 物業(yè)檔案管理具體措施
業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
業(yè)戶檔案的收集
____物業(yè)設立檔案室,建立相應規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進行嚴格管理。
資料收集堅持內容豐富的原則。
在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行業(yè)戶一戶一檔。
業(yè)戶權籍資料管理
從業(yè)戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。
管理和使用好權籍資料,動態(tài)反映業(yè)戶權籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務。
業(yè)戶檔案的整理
各個業(yè)務范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。
業(yè)戶檔案的歸檔
____廣場____號樓項目(---)管理處的業(yè)務接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。
____物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
檔案的利用
為業(yè)戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。
業(yè)戶檔案的管理
業(yè)戶檔案的使用應有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。
業(yè)戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
第2篇 別墅管理處檔案管理措施
別墅項目管理處檔案管理措施
1、檔案的建立
(1)建立檔案管理制度
(2)確定檔案的內容
檔案管理具體管理內容涉及建筑檔案、業(yè)主及物業(yè)使用人檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案、財務會計檔案等。根據(jù)要求以下就建筑物檔案、管理工作檔案的管理具體說明。
a.建筑物檔案:1)建筑物原始檔案;2)建筑物維護、改造檔案;3)業(yè)主裝修、改造工程檔案
b.業(yè)主檔案:業(yè)主檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要,收集掌握的有關各業(yè)主的文件材料和信息。
1)收集業(yè)主/用戶單位資料
2)業(yè)主/用戶繳費記錄包括各樣應付之押金
3)業(yè)主/用戶裝修工程文件
4)業(yè)主/用戶遷入時填具之資料
5)業(yè)主/用戶資料補充
業(yè)主/用戶聯(lián)絡資料
緊急事故聯(lián)絡人的資料
管理人員在日常職務常與業(yè)主/用戶人事變遷資料
6)業(yè)主/用戶與管理處往來文件
7)業(yè)主/用戶違規(guī)事項與欠費記錄
8)業(yè)主/用戶請修記錄
9)業(yè)主/用戶投訴記錄
10) 業(yè)主/用戶單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)
c.社區(qū)志史活動檔案:社區(qū)志史活動檔案是指物業(yè)管理區(qū)域作為一個區(qū)域社會,在舉行或參與各項社會活動中形成并需要歸檔保存的,反映社區(qū)歷史發(fā)展、文化發(fā)展精神文明進步的各類文件材料。
d.管理工作檔案:管理工作檔案是指管理公司在物業(yè)管理日常工作中產生形成和需要收集歸檔保存的文件材料。
(3)檔案的產生收集、接收和移交
1)工程技術部負責收集、接收竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖等項目建筑物的原始資料;
2)各組團協(xié)調管理處負責收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等;
3)客服部負責收集文書檔案資料及社區(qū)志史活動檔案;
4)其他檔案資料和維修、巡視、運行及服務活動記錄分別由各職能部門負責收集。
2、檔案的管理
(1)檔案的分類、編目及著錄
(2)檔案的整理裝訂
(3)檔案的電腦化管理
3、檔案管理的要求
(1)收集報刊應注意收集整份,盡量不要剪裁,并要備有復印件供使用。
(2)對收集到的檔案資料,要逐件確定其保存價值,保存期限及是否需要補充相關資料。
a、對資料進行整理,即進行基本的分類、組合、排列和編目。
b、裝訂之前,要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除,以免銹蝕案卷。
c、檔案保管工作的中心任務是維護檔案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲。
第3篇 某小區(qū)管理處檔案管理措施
小區(qū)管理處檔案管理措施
一、檔案資料管理作業(yè)流程
1、檔案資料的收集
(1)設立檔案資料,采取系統(tǒng)化、電腦化的手段,設兼職檔案管理員,建立相應的管理制度,對所有的檔案資料進行嚴格管理。
(2)資料的收集,堅持內容豐富的原則,根據(jù)實體資料的內容,以實際工作需要出發(fā)。信息資料的來源渠道:規(guī)劃設計到工程竣工驗收的全部工程技術,維修資料;物業(yè)構成的方面,到房屋主體,公共設施,小到一樹一木全有詳細的資料。
2、資料的分類整理:收集的所有住處資料,統(tǒng)一由檔案管理員集中整理、分類,整理的重點是去偽存真,根據(jù)資料信息的來源,內容,表現(xiàn)形式的特點,做到條理清晰,分類合理。
3、資料的歸檔管理
(1)資料歸檔管理采用原始檔案和電腦檔案的雙軌管理制,采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始資料信息的保存,如:膠卷、照片、圖景等檔案組卷按不同的業(yè)務性質,編號,造冊,編輯并分柜保存,運用計算機的先進管理手段,盡可能把其他形式的檔案資料轉化成為電腦儲存,便于查找和調用。
(2)檔案管理環(huán)境做好三防工作,即防火、防潮、防變質。
二、檔案資料的分類
1、外來文件
■規(guī)劃檔案
■驗收竣工檔案
■其他檔案
2、內部檔案
■房屋維修檔案
■裝修管理檔案
■機電設備檔案
■配套設施設備維修工程檔案
■消防管理檔案
■車輛管理記錄檔案
■保安服務管理檔案
■日常服務管理檔案
■日常維修檔案
■衛(wèi)生保潔管理檔案
■綠化管理檔案
■vip檔案
■其它檔案
第4篇 壓力容器提高安全技術管理措施——必須做好檔案工作4
設備技術檔案是正確使用壓力容器的主要依據(jù)。它可以使壓力容器管理和操作人員全面掌握壓力容器歷史的當前安全技術狀況，了解壓力容器的運行規(guī)律，防止壓力容器事故的發(fā)生。每臺壓力容器均按有關規(guī)定建立檔案。
壓力容器技術檔案的內容：
1. 壓力容器登記卡片。使用單位在壓力容器投入使用前，應按《壓力容器使用登記管理規(guī)定》的要求，向地、市級鍋爐壓力容器安全監(jiān)察機構申報和辦理使用登記手續(xù)。
2. 設計單位向用戶提供的設計圖樣，必要時提供的設計、安裝（使用）說明書，對中、高壓反應壓力容器和儲存壓力容器的強度計算書。
3. 壓力容器制造、安裝單位向用戶提供的技術文件和資料：
（1） 竣工圖（如在原圖上修改，則必須有修改人，技術審核人確認標記）；
（2） 產品質量證明書，其至少應包括以下內容：
a. 產品合格證；
b.產品技術特性；
c.壓力容器產品主要受壓元件使用材料一覽表；
d.產品焊接試板力學和彎曲性能檢驗報告；
e.壓力容器外觀幾何尺寸檢驗報告；
f.焊縫無損檢測報告；
g.鋼板、鑄鍛件、零件無損檢測檢驗報告；
h.壓力容器焊后熱處理報告；
i.壓力試驗報告。
如焊縫經過返修的，還應有焊縫返修記錄，包括返修部位、次數(shù)及返修的檢驗評定結論等。
（3） 壓力容器產品安全質量監(jiān)督檢驗證書。
對現(xiàn)場組焊的壓力容器竣工并經驗收后，施工單位除提供上述技術文件和資料外，還應按有關規(guī)定，將組織和質量檢驗的資料提交用戶；
（4） 檢驗、檢測記錄，以及有關檢驗的技術文件和資料；
（5） 修理方案，實際修理記錄情況，以及有關技術文件和資料；
（6） 壓力容器技術改造方案、圖樣、材料質量證明書、施工質量檢驗及技術文件和資料；
（7） 安全附件校驗、修理、更換記錄；
（8） 有關事故的記錄資料和處理的告。
提高壓力容器的安全技術管理必須科學化、規(guī)范化、專業(yè)化、基礎化，才能不斷促進壓力容器安全技術的發(fā)展。
蔡 霞
第5篇 s物業(yè)檔案管理具體措施
業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
業(yè)戶檔案的收集
××物業(yè)設立檔案室,建立相應規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行業(yè)戶一戶一檔。
業(yè)戶權籍資料管理
從業(yè)戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態(tài)反映業(yè)戶權籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務。
業(yè)戶檔案的整理
各個業(yè)務范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。
業(yè)戶檔案的歸檔
××廣場××號樓項目(---)管理處的業(yè)務接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。××物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
檔案的利用
為業(yè)戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。
業(yè)戶檔案的管理
業(yè)戶檔案的使用應有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。業(yè)戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
第6篇 小區(qū)樓宇檔案資料管理措施
小區(qū)樓宇檔案資料管理措施
樓宇檔案資料管理的要點:
1、完善建檔流程,嚴格檔案管理制度;
2、明確建檔內容,實行系統(tǒng)收集、集中管理;
3、對使用率高的檔案實行檔案室、管理處雙檔管理制;
4、推行現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學化、多元化、規(guī)范化、經?；?六化'管理。
樓宇檔案是住宅區(qū)財產的重要組成部分,管理好住宅區(qū)檔案是物業(yè)管理工作的重要內容。為此,我公司將特別設立檔案室,配備專業(yè)管理人員,建立較完善的檔案管理體系等。使檔案管理工作在住宅樓宇的使用、維修、改造、擴建以及住戶裝修等方面發(fā)揮重要作用。對進德小區(qū)的檔案資料管理,將沿用我公司的經驗做法如下:
一、樓宇檔案的建立
1、檔案的建立執(zhí)行以下流程:
收集-整理-分類-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查
2、明確檔案內容,實行系統(tǒng)收集、集中管理
(1)設施、設備檔案:建筑工程資料、圖紙,公用設施資料、圖紙,竣工驗收資料,房屋墻體竣工圖,室外管網資料、圖紙,安裝、維修、運行、改造、擴建等項目資料、圖紙。
(2)住戶檔案:業(yè)主登記表,購(租)房合同,入伙通知書,證件,業(yè)主公約,裝修責任書、圖紙,維修檔案等資料。
(3)管理檔案:文秘檔案、從事檔案、財務檔案和榮譽檔案、管理活動記錄及檔案,樓宇巡視、門衛(wèi)情況、投訴與回訪等資料。
3、建檔要求:制度化、標準化、電腦化。
二、樓宇檔案管理
1、檔案室、管理處管理制:為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久性保存,而又方便經常使用,對使用頻率較高的檔案實行檔案室管理,對重要原始檔案進行嚴格管理,管理處則保存復印件的存檔管理制度。
2、檔案室檔案
(1)按照檔案對溫度、濕度和照明的要求,建立標準化的檔案資料室,配備檔案專業(yè)人員,實行電腦化系統(tǒng)管理;
(2)采用多種形式的信息貯存方式,如電腦磁盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片圖表等,并采用適當?shù)谋４娣绞?
(3)貫徹國家保密法,確保檔案在使用過程中的安全,不丟失、不泄密;
(4)實行檔案管理手段的現(xiàn)代化,運用計算機檢索手段,開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng);
(5)堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化;
(6)做到檔案組卷分類科學化,檔案組卷按內容分類,逐一編號、登記造冊、編輯目錄,按工作部門分柜保存;
(7)實行檔案管理工作檢查經?；?每季對檔案文件的形成、積累、整理和歸類要進行一次全面的檢查。
第7篇 某市場檔案資料管理措施
市場檔案資料管理措施
1 檔案管理運作環(huán)節(jié)
1.1 資料的收集
1.1.1 建立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段,實施現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學化、多元化、規(guī)范化、經常化等'六化'管理,建立相應的規(guī)章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。
1.1.2 資料的收集堅持系統(tǒng)、完整的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內容,從實際需要出發(fā),擴大信息資料的來源,從時間上講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指市場物業(yè)構成的方方面面,大到房屋本體、公共設施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。
1.2 資料分類整理
1.3 資料歸檔管理
歸檔就是按照資料自身規(guī)律、聯(lián)系進行分類保存。根據(jù)實際需要,__的管理應擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業(yè)務性質、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便于查找和調用。
檔案的出、入室都有嚴格的規(guī)定:出室必須由具備資格的人員經登記后方可借出,入室時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
檔案的管理環(huán)境必須做到'三防',即防火、防潮、防變質。
1.4 檔案的運用
采用先進的檢索軟件,逐步建立電腦網絡系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。
1.4.1 外部網:與廣大經營者及業(yè)主、主管部門進行聯(lián)網,所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務狀況等,隨時可以查閱調用,便于工作監(jiān)督和檢查。
1.4.2 內部網:管理處內部聯(lián)網,運用現(xiàn)代化辦公手段和設施,對文件進行分級管理、分層使用。
2 檔案資料的類別
2.1檔案資料大體分為市場物業(yè)管理政策、法規(guī)資料,竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、經營者及住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務活動記錄及檔案。
2.2 管理檔案資料(含經營者及業(yè)主檔案、裝修管理檔案巡視記錄)
名 稱 資 料 內 容
物業(yè)資料 小區(qū)基本資料、分區(qū)資料、環(huán)境文化設施資料
住戶資料
a:住戶遷入資料,經營者遷入資料
b:經營者,住戶人員檔案
c:經營者,住戶維修檔案
事務資料
a:事務值班表 b:事務交接記錄表
c:經營者及業(yè)主搬出(入)物品登記表 d:日常事務巡視記錄
e:經營者及業(yè)主回訪登記表
合格分承
其他資料
a:維修申請表(附圖紙) b:維修工程隊安全責任書
c:臨時施工人員登記表 d:施工單位營業(yè)執(zhí)照
2.3 投訴與回訪及其他管理服務
名 稱 資 料 內 容
維修資料
a:維修申報表 b:維修服務派工單
c:維修回訪記錄表 d:公共設施維修記錄
治安交通
管理資料
a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶
c:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協(xié)議
設備管理
資料 a:公用
設施保養(yǎng)維修記錄
b:各項機電設備保養(yǎng)維修運行記錄
c:設備維修保養(yǎng)記錄
d:設備檢查記錄
市場社區(qū)文化
資料 a:活動計劃實施方案、總結記錄
b:文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導
員工管理
資料 a:員工個人資料、聘用表 b:員工業(yè)績考核及獎懲記錄
c:員工培訓計劃及實施記錄 d:員工培訓考核記錄
e:員工外出考評及參加演練記錄 f:員工住房及內務管理記錄
業(yè)主反饋
資料 a:服務質量回訪記錄表 b:業(yè)主意見調查、統(tǒng)計記錄
c:經營者及業(yè)主投訴及處理記錄表
行政文件
資料 a:市場管理處主管值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:市場物業(yè)公司及主管領導部門文件
d:市場管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件
e:市場管理處榮譽一覽表
f:市場管理處接待來訪參觀記錄表
經營者及業(yè)主管委會
資料 a:籌備成立文件 b:成立后運行文件
第8篇 商小區(qū)物業(yè)檔案管理措施
住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理措施
1、建立檔案管理制度
根據(jù)檔案資料初建的情況,擬首先制定如下制度:
<物業(yè)檔案管理制度><檔案查詢制度>
<庫房管理制度><檔案移交驗收制度>
2、確定檔案的內容
物業(yè)管理中檔案管理具體管理內容涉及建筑物、業(yè)主檔案、管理運作、歷史檔案。根據(jù)要求以下僅就建筑物檔案,管理工作檔案的管理具體的說明。
①建筑物檔案
a、建筑物原始檔案
包括竣工驗收資料、房屋單體竣工圖,具體清單如下:
產權資料。包括:項目批準文件、用地批準文件、建筑執(zhí)照。
(1)產權資料。包括:項目批準文件、用地批準文件、建筑執(zhí)照。
(2)技術資料。包括:竣工圖-總平面圖、建筑圖、結構圖、附屬工程及隱蔽管的全套圖紙、地質勘察報告、工程預算決算分項單、圖紙會審記錄、工程設計變更通知及技術核定書、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖。
(3)竣工驗收證明書。包括:基建工程竣工驗收書、建筑消防驗收合格證、電信局電話工程竣工驗收證書、主要材料的質量保證書、新材料、構配件的鑒定合格證書,水、電、衛(wèi)生器具等設備及衛(wèi)生潔具的檢驗合格證書、砂漿、混凝土試塊試壓報告、供水、供暖管道的試壓報告、物業(yè)公司代管的設備。
(4)房屋使用資料。包括:業(yè)主名單、地址、電話清單、建筑面積計算書。
(5)供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時代管的,竣工驗收后加辦以下協(xié)議及證書。包括:供用電協(xié)議書、用電許可證、委托銀行代收電費合同書、變壓器報停申請表、用水申請審批表、月供水計劃報告單。
b、建筑物維護、改造檔案
建筑物維護、改造檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對所管物業(yè)建筑本體進行維護、改造的有關資料:
(1)維護改造申請表及批準文件
(2)維護改造工程施工許可證
(3)維護改造方案
(4)維護改造工程合同
(5)維護改造工程預算書及批準文件
(6)維護改造工程驗收說明書
(7)維護改造工程結算(核算)表
(8)各設備及工程使用維護說明書]
(9)各設備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的應全部具有)
(10)維護改造工程施工設計圖及竣工圖
c、用戶裝修、改造工程檔案
用戶裝修改造檔案是指住戶對自己擁有產權或經業(yè)主授權的房屋進行裝修、改造工程所產生的文件和圖紙材料,一般內容如下:
(1)裝修、改造申請表及審查意見
(2)裝修設計圖
(3)裝修、改造過程中的管理、監(jiān)理資料
(4)完工后的驗收意見
②管理工作檔案
管理工作檔案是指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理日常工作中產生形成和需要收集歸檔保存的文件材料,主要為:
(1)政府頒發(fā)的物業(yè)管理各項法規(guī)、條例、通知等;
(2)制訂的各種管理規(guī)定、公約;
(3)公司 iso體系文件
(4)財務資料
(5)工作計劃、方針、目標記錄
(6)各項管理工作日志
(7)糾正和預防措施方案
(8)質量/環(huán)境/安全控制記錄
(9)設備設施保養(yǎng)規(guī)程,巡查、維修、養(yǎng)護記錄
(10)滿意度調查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表
(11)投訴及投訴處理記錄
(12)其他需要收集歸檔的工作記錄、服務記錄。
3、檔案的管理
(1)檔案的分類、編目及著錄
(2)檔案的整理裝訂
(3)檔案的電腦化管理
4、管理條件:
(1)庫內溫度不超過20攝氏度,濕度不超過5%,密閉防光、防鼠防蟲,嚴禁煙火,配氣體或干粉滅火設備。
(2)辦公條件,適量的存儲和查閱空間,符合規(guī)定的整理裝訂設備、工具和裝具。
(3)管理人員要求:經過檔案管理專業(yè)培訓。
