有哪些
物業(yè)入伙管理規(guī)程
一、前期準備
1. 確定入伙日期：根據項目進度，提前規(guī)劃并確定業(yè)主入伙的具體日期。
2. 制定入伙流程：明確從接待、資料審核、驗房、簽約到鑰匙發(fā)放的詳細步驟。
3. 資料準備：收集并整理業(yè)主手冊、服務公約、裝修規(guī)定等相關文件。
4. 現(xiàn)場布置：設置指示牌、接待臺，確保環(huán)境整潔有序。
二、業(yè)主接待
1. 人員配置：安排專業(yè)人員負責接待，包括客服、保安、物業(yè)顧問等。
2. 身份驗證：核實業(yè)主身份，確保資料準確無誤。
3. 提供服務：為業(yè)主提供詳細的小區(qū)介紹和答疑服務。
三、驗房環(huán)節(jié)
1. 驗房團隊：組織專業(yè)團隊陪同業(yè)主進行房屋驗收。
2. 故障記錄：對發(fā)現(xiàn)問題及時記錄，制定整改方案。
3. 業(yè)主確認：業(yè)主簽字確認驗房結果，確保雙方共識。
四、合同簽署
1. 法律合規(guī)：確保合同內容符合法律法規(guī)，保障業(yè)主權益。
2. 詳細解釋：向業(yè)主詳細解釋合同條款，解答疑問。
3. 簽署流程：指導業(yè)主簽署相關文件，保留備份。
五、鑰匙發(fā)放
1. 鑰匙核對：確保鑰匙數量與房間匹配，防止遺漏。
2. 發(fā)放手續(xù)：完成發(fā)放登記，業(yè)主簽字確認。
3. 安全提示：提供安全使用和保管鑰匙的建議。
六、后期跟進
1. 整改實施：針對驗房中發(fā)現(xiàn)的問題，及時組織整改。
2. 回訪服務：入伙后一段時間內，進行業(yè)主回訪，了解滿意度。
3. 常規(guī)維護：啟動日常物業(yè)管理，提供綠化、清潔、維修等服務。
模板
物業(yè)入伙管理規(guī)程模板
1. 入伙籌備階段
- 確定日期
- 制定流程
- 資料準備
- 現(xiàn)場布置
2. 業(yè)主服務階段
- 人員配置與接待
- 身份驗證
- 提供服務
3. 房屋驗收階段
- 驗房團隊
- 故障記錄
- 業(yè)主確認
4. 合同簽署階段
- 法律合規(guī)
- 詳細解釋
- 簽署流程
5. 鑰匙發(fā)放階段
- 鑰匙核對
- 發(fā)放手續(xù)
- 安全提示
6. 后期服務階段
- 整改實施
- 回訪服務
- 常規(guī)維護
標準
物業(yè)入伙管理規(guī)程標準
1. 規(guī)程應全面覆蓋從前期準備到后期服務的各個環(huán)節(jié)。
2. 每個環(huán)節(jié)的操作應具體明確，便于執(zhí)行。
3. 關注業(yè)主體驗，注重服務質量和效率。
4. 遵守法律法規(guī)，保障業(yè)主權益。
5. 對問題處理及時，整改到位，確保業(yè)主滿意度。
6. 標準化流程能有效提升物業(yè)管理的專業(yè)性和規(guī)范性。
物業(yè)入伙管理規(guī)程范文
項目物業(yè)入伙管理規(guī)程
1.0目的
明確物業(yè)入伙的工作,控制程序,確保業(yè)主及時、順利、有序地入伙。
2.0適用范圍
適用于公司所管轄物業(yè)業(yè)主的入伙。
3.0職責
3.1 物業(yè)服務中心主任及其授權人負責入伙工作方案的策劃、組織和實施。
3.2 物業(yè)服務中心客戶服務部經理負責入伙手續(xù)的具體辦理。
3.3 物業(yè)服務中心客戶服務部客服助理將業(yè)戶資料錄入電腦,整理、保存業(yè)戶資料。
3.4 物業(yè)服務中心客戶服務部內勤助理負責向業(yè)戶收取各項入伙的費用。
3.5 物業(yè)服務中心設備維護部負責陪同業(yè)戶驗樓。
3.6開發(fā)公司營銷部負責入伙通知書、收樓手續(xù)流程表的發(fā)放。
3.7開發(fā)公司財務部負責業(yè)戶收樓尾款的收取。
4.0工作程序
4.1入伙方案的制定
由物業(yè)服務中心與開發(fā)公司舉行專題入伙協(xié)調會議,制定入伙工作方案,明確入伙手續(xù),明確具體的入伙日期,入伙的工作流程,根據職責指定相關配合部門的責任人。 安排各項入伙工作的人員崗位。
4.2入伙的準備工作
4.2.1入伙通知
由開發(fā)公司營銷部在入伙前向業(yè)戶以掛號信郵寄的方式將收樓手續(xù)流程表、入伙通知收發(fā)放給業(yè)戶。同時應當在入伙前一周在當地主流媒體登報進行公示。
4.2.2入伙資料的準備:
4.2.2.1根據小區(qū)的實際情況編寫和印制《業(yè)主手冊》、《安全責任書》、《業(yè)主臨時管理規(guī)約》、《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》、《入伙通知書》、準備好入伙所用的各類資料、表格?！度牖锿ㄖ獣返膬热菀髮懨魑飿I(yè)服務中心辦公地點、住戶辦理入伙手續(xù)時應帶的資料、證件及交納的費用明細,并附簡明扼要的入伙流程等;
4.2.2.2印刷以下各類入伙表格:
1)《業(yè)主/住戶情況登記表》;
2)《裝修申請表》;
3)《住宅使用說明書》;
4)《住宅質量保證書》;(外購)
5)《鑰匙領用登記表》;
6)《房屋驗收交接表》;
7)《業(yè)主/住戶安全責任書》;
8)《居民精神文明建設公約》。
4.2.3入伙現(xiàn)場的布置:
4.2.3.1涉及交房所相關的法律法規(guī)文件的準備;入伙動線圖的制定;相關指引標識的制作和安裝。將入伙流程圖、裝修手續(xù)辦理流程圖制作易拉寶安放在入伙現(xiàn)場顯著位置。
4.2.3.2上墻公示五證,五證是指《國有土地使用證》、《建設用地規(guī)劃許可證》、《建設工程規(guī)劃許可證》、《建設工程施工許可證》(建設工程開工證)、《商品房銷售(預售)許可證》。并向用戶提供《住宅質量保證書》和《住宅使用說明書》。
4.2.3.3辦公場所公示《物業(yè)管理收費許可證》、《營業(yè)執(zhí)照》、《資質證書》、《稅務登記證》等服務資格證明文件。
4.2.4集中入伙期間的后勤工作準備
準備相關入伙期間工作人員的飲用水、工作餐,以及入伙業(yè)主的工作餐安排及相關娛樂活動的組織。
4.3入伙手續(xù)的辦理
4.3.1當業(yè)戶來辦理入伙手續(xù)時,物業(yè)服務中心客戶服務部客服助理指導業(yè)戶填寫《業(yè)主/住戶情況登記表》,查驗業(yè)戶以下資料:
1)《購房合同》原件;
2)住戶的身份證原件;
3)單位購房的還須檢查其單位營業(yè)執(zhí)照副本;
4)委托他人辦理的,還須檢查住戶的委托書;
5)業(yè)主本人及其他家庭成員一寸彩照各2張;
6)收樓手續(xù)流程表。
4.3.2將住戶提供的照片中的一張貼在《業(yè)主/住戶情況登記表》內,另一張為住戶辦理《住戶證》。
4.3.3檢查無誤后,客戶服務部客服助理將《購房合同》原件、住戶及家庭成員的身份證原件、單位營業(yè)執(zhí)照副本返還住戶,證件復印件及住戶委托書存入住戶檔案。
4.4驗房收樓:
1)物業(yè)公司維修人員帶住戶驗收房屋,將水電表讀數抄錄在《住戶入住驗房表》中。并請住戶將房屋存在的問題填入《住戶入住驗房表》中;
2)房屋經驗收合格的,維修人員應請住戶在《住戶入住驗房表》中簽字確認;
3)驗收中發(fā)現(xiàn)問題,住戶要求搬入或二次裝修前維修的,設備維護部應通知項目工程部于住戶在約定的時間內給予解決。
4)客戶服務部應通知設備維護部派專人跟蹤整改的過程,并及時將整改情況反饋給客戶服務部,隨時接受住戶的咨詢;
5)客戶服務部客服助理應將整改情況及時反饋給住戶,并告之具體驗收時間;
6)整改完畢后,由客戶服務部客服助理通知住戶二次驗收;二次驗收不合格的,由客戶服務部經理進行跟進、協(xié)調項目工程部限期盡快解決。
4.5交納相關費用:
客戶服務部指引業(yè)戶到財務部交納入住費用,財務部根據收款項目開具收款收據。一般情況下,入住費用包括以下項目:
1)煤氣開戶費:視當地政策;
2)有線電視初裝費:視當地政策;
3)裝修保證金:住戶可選擇入住時交納或等申請二次裝修時再交納;裝修垃圾清運費:同上;
4)物業(yè)管理服務費:以入伙通知書上注明之日起計算管理費。
4.6發(fā)放鑰匙:
1)住戶收樓無問題或要求在搬入后再行維修的,客戶服務部客服助理將房屋鑰匙全部交給住戶,并由業(yè)主在收樓手續(xù)流程表上簽字;
2)住戶收樓有問題的由客戶服務部客服助理在將鑰匙交給住戶的同時,留下一把大門鑰匙在物業(yè)服務中心以供維修時用;
3)住戶領取鑰匙時,客戶服務部客服助理應要求住戶在《鑰匙領用表》內簽名確認。
4.7簽署《業(yè)主臨時管理規(guī)約》、《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》和《業(yè)主/住戶安全責任書》:
4.7.1客戶服務部客服助理將《業(yè)主臨時管理規(guī)約》、《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》和《業(yè)主/住戶安全責任書》(一式兩份)交給住戶并請住戶詳細閱讀;
4.7.2請住戶簽署《業(yè)主臨時管理規(guī)約》、《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》和《業(yè)主/住戶安全責任書》:
4.7.3客戶服務部客服助理將簽署后的《業(yè)主臨時管理規(guī)約》、《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》和《業(yè)主/住戶安全責任書》其中一份存入住戶檔案,另一份隨其他資料交住戶保存。
4.8資
料發(fā)放:客戶服務部客服助理將以下資料發(fā)給住戶保存:
1)《業(yè)主手冊》;
2)簽署后的《業(yè)主臨時管理規(guī)約》;
3)簽署后的《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》;
4)簽署后的《業(yè)主/住戶安全責任書》;
5)《房屋使用說明書》;
6)《房屋質量保證書》。
第2篇 荔園物業(yè)入伙管理工作規(guī)程
荔園物業(yè)入伙管理工作規(guī)程
1 目的
規(guī)范住戶入伙管理工作,確保住戶順利入伙。
2 適用范圍
適用于住戶入伙的管理工作。
3 職責
3.1 公司經理負責指導組織安排入伙工作。
3.2 客服部主管負責組織安排入伙工作。
3.3 客服部各崗位工作人員負責具體辦理入伙手續(xù)。
3.4 財務部負責核收各項入伙費用。
3.5 工程部負責樓宇整改的跟進、水電的開通以及裝修方案審核工作。
4 工作規(guī)程
4.1 入伙、業(yè)主、住戶、客戶的定義
1)入伙定義:是指住戶收到書面入住通知,并辦理完相應手續(xù)。住戶收到入住通知單上通知辦理入住的時間,視為入住時間。
2)業(yè)主定義:指物業(yè)所有權人。
3)住戶定義:指物業(yè)所有權人和物業(yè)使用人。在管理制度稱呼和意見征詢等場合以“住戶”進行稱呼。
4)客戶定義:一般指物業(yè)所有權人、物業(yè)的使用人和外部客戶。在一般日常管理工作中均以“客戶”稱呼。
4.2 本規(guī)程中的“入伙”主要是指住戶入住。
4.3 住戶入伙的準備(指業(yè)主入住和租戶入住)
5 業(yè)主入伙
5.1 業(yè)主入伙資料的準備;
1)根據本物業(yè)的實際情況編寫和印刷《住戶手冊》、《臨時管理規(guī)約》、《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》、《區(qū)域防火責任協(xié)議書》、《入伙通知書》;
2)《入伙通知書》的內容要求寫明物業(yè)管理公司的辦公地點(以下簡稱公司)、業(yè)主辦理入住手續(xù)時應帶的資料、證件及交納的費用明細,并附簡明扼要的入住流程等;
3)印刷以下各類入伙表格:
①《鑰匙領用/移交登記表》;
②《裝修申請表》;
③《物業(yè)使用說明書》;
④《物業(yè)質量保證書》;
⑤《房屋交接驗收表》;
⑥《住戶入住情況登記表》。
4)設計辦理入伙手續(xù)流程圖(請參見7、8)。
5.2 入伙時的環(huán)境布置:涉及服務標識牌的按vi設計辦理:
1) 入口處掛“歡迎您喬遷×××”拱門橫幅和插彩旗,營造熱烈的氣氛;
2) 樹立指路牌,由入口處到物業(yè)公司或至辦理入住的現(xiàn)場。
3) “入口處”標明物業(yè)公司的辦公地址和辦公時間。
4)物業(yè)管理公司對入住辦公環(huán)境的布置:
①掛燈籠,飄小彩帶,擺放花藍、盆景,給人以隆重、喜慶的氣氛
②張貼醒目的“辦理入住手續(xù)流程圖”,辦理手續(xù)窗口設置要求做到“一條龍服務”,各窗口標識清楚,一目了然;
③管理人員著裝整潔,精神飽滿;
5.3 客服部依據物業(yè)管理公司議定的入伙時間,提前向業(yè)主發(fā)出入伙通知。
5.4 業(yè)主收到《入伙通知書》后,應當在規(guī)定的時間內帶齊有關證件和資料到公司辦理入住手續(xù)。如果在規(guī)定期限到來的前3天內,業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的,客服部物業(yè)助理應再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來辦理入住手續(xù);超過規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的,客服部應將情況向公司領導匯報,由公司領導決定是否登報催辦。
5.5 入伙手續(xù)的辦理(詳見:入伙手續(xù)流程圖)
1)在收樓驗房時,物業(yè)助理應邀請業(yè)主一起將水電表讀數抄錄在《房屋交接驗收表》中。
2)辦完業(yè)主入住手續(xù)后,物業(yè)助理應及時收集、整理業(yè)主資料并及時建立“住戶檔案”。
6 租戶入住
6.1 租戶入住的條件
1)已正式簽訂《房屋租賃合同》;
2)已繳清所有租賃費用;
3)已提供租戶身份證明的資料;
4)房屋裝修已經過公司驗收合格。
5)辦完租賃手續(xù)后,物業(yè)助理應及時收集、整理租戶資料,并及時登記。
7 辦理入伙手續(xù)流程圖(略)
8 入伙流程說明
8.1 備件
8.2 業(yè)主辦理入伙手續(xù)前要備齊如下文件資料:
1)入伙通知書;
2)購房合同原件、復印件;
3)購房付款證明及復印件;
4)業(yè)主身份證及復印件,1寸近期免冠彩照兩張;
5)維修資金繳款憑證;
6)業(yè)主委托書(委托他人辦理時需帶)、被委托人身份證及復印件;法人授權委托書、營業(yè)執(zhí)照副本及復印件(公司購房時需提供) 。
8.3 登記、驗證
1)業(yè)主帶齊上述文件資料到物業(yè)公司交驗、存檔;
2)簽領《住戶手冊》、《《裝修指引》等資料;
①此等資料由業(yè)主簽字領取,并由工作人員知會有關事項。
②業(yè)主領取此等資料應仔細閱讀了解其內容。
8.4 簽署《臨時管理規(guī)約》、《區(qū)域防火責任協(xié)議書》、《前期物業(yè)管理服務協(xié)議》,一式二份,業(yè)主簽署后各留一份,其余交物業(yè)公司留存。
8.5 填寫《住戶入住基本情況表》
1)業(yè)主領取《住戶入住基本情況表》后,應仔細填寫,內容清楚,數據完整。
2)《住戶入住基本情況表》填寫后交物業(yè)公司存檔,以便管理和聯(lián)系。
8.6 繳費
由工作人員指引業(yè)主到物業(yè)公司財務部門繳納入住費用,并簽署水電費、管理費用銀行托收協(xié)議。
8.7 驗樓、收樓
1)業(yè)主或委托人在物業(yè)公司工作人員帶領下到所購物業(yè)驗樓。
2)驗樓時發(fā)現(xiàn)的問題詳細記錄在《房屋交接驗收表》,由業(yè)主或委托人、物業(yè)公司工作人員在表上簽字確認。
8.8 領取鑰匙
業(yè)主驗收完樓后,無問題的,悉數將鑰匙全部領走;有問題的,留下一把入戶門鑰匙供維修時使用。
8.9 按規(guī)定辦理裝修申報手續(xù)
業(yè)主憑簽完字的《入住辦理流程單》到物業(yè)公司按裝修流程圖辦理裝修申報手續(xù)。
9 按規(guī)定辦理水、電、氣、電話、有線電視及車位使用手續(xù)。
9.1 領取有關申請表并填寫。
9.2 簽署相關的委托銀行收費協(xié)議書。
9.3 將申請表、協(xié)議書交相關單位或客服部辦理。
