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第1篇 新物業(yè)項目入伙管理工作程序
新項目入伙管理工作程序
1總則
1.1有序組織業(yè)戶入伙,提供便捷、高效的顧客服務(wù),是地產(chǎn)銷售和后續(xù)物業(yè)服務(wù)的重要內(nèi)容,項目所在公司和物業(yè)分公司應(yīng)相互配合,嚴密策劃和組織新項目的業(yè)戶集中入伙工作。
1.2新項目集中入伙工作由項目所在公司主導,物業(yè)分公司配合。
1.3各物業(yè)分公司應(yīng)配合項目所在公司履行房屋保修義務(wù),在保修期內(nèi)工程質(zhì)量問題必須得到及時、有效的處理,切實維護業(yè)戶合法權(quán)益和ee地產(chǎn)的品牌形象。
2相關(guān)職責界定
2.1項目所在公司總經(jīng)理負責組織成立交樓入伙工作小組,制定交樓入伙工作方案,組織交樓準備工作,確定入伙時間。
2.2項目所在公司營銷部、工程(配套)部、開發(fā)設(shè)計部、財務(wù)部參與入伙工作。
2.3物業(yè)分公司負責具體編制物業(yè)入伙方案,按計劃準備及組織實施入伙管理工作。
2.4管理公司物業(yè)管理部負責各項目入伙管理工作的指導和監(jiān)督。
2.5項目所在公司工程部負責協(xié)調(diào)監(jiān)理公司和施工單位參與交樓驗收工作。
3工作程序
3.1成立入伙工作小組
3.1.1組成人員:由項目所在公司總經(jīng)理、營銷總監(jiān)、設(shè)計總監(jiān)、工程總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)和物業(yè)分公司總經(jīng)理組成,項目所在公司總經(jīng)理擔任組長,物業(yè)分公司總經(jīng)理擔任副組長。
3.1.2人員分工:接待組(負責客戶引導、業(yè)戶身份核驗、資料接收及發(fā)放)、收費組、驗收組、發(fā)鑰匙組、咨詢及后勤保障組,入伙當天現(xiàn)場總指揮為物業(yè)分公司總經(jīng)理。
3.2入伙策劃
3.2.1在入伙前,物業(yè)分公司將《入伙須知》及其它需提示的內(nèi)容與項目所在公司的《入伙通知書》一起向業(yè)戶送發(fā),向業(yè)戶明示入伙須知信息。
3.2.2物業(yè)分公司負責配合項目所在公司做好業(yè)戶集中入伙工作,擬訂項目集中入
伙方案。項目集中入伙方案經(jīng)物業(yè)分公司總經(jīng)理和項目所在公司營銷(策劃)部審核、總經(jīng)理批準后,報管理公司物業(yè)管理部、市場部備案。管理公司收到入伙方案的日期應(yīng)與預定的入伙日期至少提前30天。
3.2.3入伙過程中涉及的所有收費項目,且在房產(chǎn)銷售合同中未明確約定的,收費標準必須在入伙方案審批前報管理公司批準后方可執(zhí)行。
3.2.4新項目集中入伙方案中應(yīng)包含對可能的緊急的識別、評價,以及相應(yīng)的處置預案。
3.2.5入伙方案的內(nèi)容應(yīng)包括但不限于:
a)入伙的時間及實施地點;
b)入伙工作目標及接待能力要求;
c)入伙手續(xù)辦理的流程;
d)接待現(xiàn)場布置要求;
e)可能緊急情況及處置預案要求;
f)負責入伙工作的人員安排及職責;
g)入伙過程中使用的文件和表格;
h)入伙準備工作的安排及要求;i)所需費用預算。
3.3交樓入伙準備工作
3.3.1人員培訓
a)按人員分工,明確各組的任務(wù)及與其它組的銜接要求;
b)對工作流程、注意事項及入伙中業(yè)戶普遍關(guān)注的收費、驗收、房屋質(zhì)量保修、裝修等問題進行培訓,必要時擬寫《入伙工作統(tǒng)一說辭》。
3.3.2入伙發(fā)放資料及記錄的準備
交樓入伙工作小組在業(yè)戶入伙前15個工作日準備好用于入伙的必要的資料,并由物業(yè)分公司整理匯總備用。
1)入伙發(fā)放資料包括(不限于):
a)入伙通知書;
b)出庫單;
c)入伙須知(可制成印刷品張貼);
d)入伙流程圖(可制成印刷品張貼);
e)業(yè)主臨時公約;
f)住戶手冊;
g)房屋質(zhì)量保證書;h)房屋使用說明書;i)裝修手冊;
j)物業(yè)管理費批文;
k)物業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)文本。
2)記錄包括(不限于):
a)業(yè)戶情況登記表;b)入伙流程簽認單;c)區(qū)域防火責任書;d)入伙收樓確認單。e)整改項目報告。
3.3.3入伙前與業(yè)主的溝通為了使入伙工作順利開展,在項目所在公司寄發(fā)《入伙通知書》時,物業(yè)分公司可將業(yè)主須知的相關(guān)資料一同寄發(fā)。
3.3.4入伙現(xiàn)場環(huán)境布置要求
a)總體環(huán)境應(yīng)布置成喜慶、熱烈的場面,襯托出ee品牌;
b)入伙辦理的區(qū)域必須保持干凈衛(wèi)生、井然有序,必要時采用燈籠、彩旗、彩帶、擺放花籃、盆栽花木等進行裝飾;
c)入伙現(xiàn)場辦理地址、辦理時間、入伙注意事項、入伙流程等標識,相關(guān)場地、道路應(yīng)有明顯、溫馨的指路牌;
d)工作人員按分工不同應(yīng)有明確的工作區(qū)域,避免出現(xiàn)慌亂現(xiàn)象、服務(wù)人員著裝整齊,精神飽滿;
e)在許可條件下,現(xiàn)場設(shè)置盡量考慮滿足人們輕松地等候或進行辦理入伙的環(huán)境;
f)辦公現(xiàn)場資料擺放整齊有序。
3.4入伙手續(xù)的辦理
3.4.1入伙手續(xù)辦理流程圖
入伙手續(xù)辦理流程圖
業(yè)主
………攜帶資料,按規(guī)定時間到達入伙現(xiàn)場
營銷部
………核對確認業(yè)戶身份,向業(yè)戶發(fā)放《出庫單》
接待組
………業(yè)戶情況登記,補簽相關(guān)合同
收費組
………收取相關(guān)費用,開具發(fā)票
驗收組
………與業(yè)戶共同驗收房屋,出現(xiàn)問題記錄并跟蹤返修,水電開通,水電表初始讀數(shù)抄錄
鑰匙發(fā)放
………發(fā)放鑰匙,發(fā)放資料
資料歸檔
3.4.2項目所在公司營銷(策劃)部負責核對業(yè)戶《入伙通知書》,查驗以下業(yè)戶證
件:
a)購房合同原件;
b)業(yè)戶身份證或護照原件;
c)單位購房的查驗須出示單位營業(yè)執(zhí)照副本;
d)委托他人辦理的須出示業(yè)戶委托書,并留存。
3.4.3確認業(yè)戶身份無誤后,營銷部向業(yè)戶簽發(fā)《出庫單》。
3.4.4接待組
a)核對、回收《出庫單》存根聯(lián);
b)留存業(yè)戶證件復印件,填寫《業(yè)戶情況登記表》,簽署《區(qū)域防火責任書》;
c)與未簽約業(yè)戶補簽《前期物業(yè)管理協(xié)議》和《業(yè)戶臨
時公約》;
d)經(jīng)辦人在《入伙資料交收登記表》上的'業(yè)戶資料提交欄'簽字確認;
e)請業(yè)戶在《入伙流程簽認單》文件欄上簽字確認。
3.4.5收費組依照法規(guī)、政府批文和公司要求,收取物業(yè)管理費等有關(guān)費用,并與業(yè)戶共同在《入伙流程簽認單》收費欄簽字確認。
3.4.6驗收組
a)在業(yè)戶交納完入伙費用后,驗收組通知水電工開通該業(yè)戶物業(yè)的水電,攜同施工單位、監(jiān)理公司,與業(yè)戶對房屋進行驗收;
b)將水電表初始讀數(shù)及驗收情況登記在《入伙收樓確認單》中;
c)房屋驗收合格的,驗收組與業(yè)戶在《入伙收樓確認單》及《入伙流程簽認單》中簽字確認;
d)驗收中發(fā)現(xiàn)問題,按3.6進行。驗收完成后驗收組與業(yè)戶在《入伙收樓確認單》及《入伙流程簽認單》中注明并簽字確認。
3.4.7鑰匙發(fā)放組
a)房屋驗收無問題或業(yè)戶要求在搬入后再行維修的,鑰匙發(fā)放組將業(yè)戶房屋鑰匙全部交給業(yè)戶;
b)房屋驗收有問題的,鑰匙發(fā)放按3.6進行。組在將業(yè)戶房屋鑰匙交給業(yè)戶時,經(jīng)業(yè)戶同意留下一套鑰匙(在《收樓問題整改報告》中記錄),供維修使用;
c)業(yè)戶領(lǐng)取鑰匙后,在《鑰匙領(lǐng)取登記表》及《入伙流程簽認單》上簽字確認;鑰匙托管的,在表單備注欄注明;
d)鑰匙發(fā)放組將《住戶手冊》、《裝修手冊》、《房屋質(zhì)量保證書》、《房屋使用說明書》發(fā)給業(yè)戶保存,并請業(yè)戶在《入伙資料交收登記表》上的'入伙資料收取欄'簽字確認,入伙手續(xù)辦理完畢。
3.5所有資料和業(yè)戶檔案由物業(yè)分公司負責收集、整理和保存。
3.6房屋交收問題的整改
3.6.1驗收發(fā)現(xiàn)問題時,業(yè)戶在《整改項目報告》中記錄交給驗收人員,將鑰匙交給驗收人員便于維修,并在《入伙收樓確認單》的'回執(zhí)欄'中填寫相關(guān)記錄并保留回執(zhí)欄;
3.6.2物業(yè)分公司根據(jù)《整改項目報告》內(nèi)容向綜合維修隊下達《工程維修作業(yè)單》,項目所在公司須督促盡快維修,以免影響業(yè)戶裝修;
3.6.3維修完成并通過物業(yè)分公司檢驗后,物業(yè)分公司聯(lián)系業(yè)戶前來復驗,向業(yè)戶交回所保留的鑰匙并請其在《整改項目報告》的乙條款中簽字確認。
3.7集中入伙辦理過程中,項目所在公司、物業(yè)分公司必須確保:任何存在疑慮或不滿意見的業(yè)戶均能及時地與公司高層管理人員溝通,避免現(xiàn)場服務(wù)人員的拖延造成矛盾激化或不滿情緒的擴散。
3.8集中入伙期間,物業(yè)分公司必須每對入伙辦理情況進行匯總統(tǒng)計,在當天報告項目所在公司。
3.9物業(yè)集中入伙結(jié)束后一周內(nèi),物業(yè)分公司總經(jīng)理應(yīng)組織本公司對入伙工作進行總結(jié),對入伙過程中反映出來的房屋質(zhì)量、銷售服務(wù)、物業(yè)服務(wù)等方面問題進行匯總統(tǒng)計,報送項目所在公司及管理公司物業(yè)管理部備案。
4零星入伙(入住)
在物業(yè)集中入伙之后,針對物業(yè)正常運營期間個別業(yè)戶(租戶)入伙手續(xù)辦理,除不必制訂準備工作計劃和交付方案外,相關(guān)入伙手續(xù)仍必須按上述規(guī)定辦理。
5相關(guān)文件與記錄
5.1wdwy-wi-mm7501入伙通知書(范本)
5.2wdwy-wi-mm7502入伙須知(范本)
5.3wdwy-fr-mm7501出庫單
5.4wdwy-fr-mm7502入伙流程簽認單
5.5wdwy-fr-mm7503業(yè)戶情況登記表
5.6wdwy-fr-mm7504區(qū)預防火責任書
5.7wdwy-fr-mm7505入伙收樓確認單
5.8wdwy-fr-mm7506整改項目報告
第2篇 物業(yè)顧問項目入伙工作管理程序
顧問項目入伙工作管理程序
為保證小區(qū)業(yè)主的順利入伙以及入伙后各項物業(yè)管理服務(wù)工作的正常開展,規(guī)范業(yè)主入伙時的各項手續(xù)辦理工作,防止因疏漏造成入伙時物業(yè)公司工作的被動,特制定此管理程序。
一、管理職責
1、管理處經(jīng)理負責物業(yè)的前期介入工作安排工作,并負責組織、協(xié)調(diào)、落實入伙前的各項準備工作及入伙時的各項工作安排。
2、客戶服務(wù)中心負責入伙前相關(guān)資料的準備和入伙手續(xù)的辦理工作,協(xié)助財務(wù)人員核定各類收費標準和報批工作,并接待顧客,解答顧客問題,建立住戶檔案,并妥善保管。
二、入伙前相關(guān)準備工作
1、在項目入伙前一個月,物業(yè)公司與地產(chǎn)公司營銷、設(shè)計、項目等部門成立入伙工作小組,定期通報工作進展,相互配合,同時與營銷部門一起收集前期客戶反映的焦點問題,制定統(tǒng)一說辭或解決方案。
2、管理處經(jīng)理制定入伙前的各項工作計劃,包括:工作內(nèi)容、負責人及完成時間。
3、管理處經(jīng)理負責管理處組織架構(gòu)、崗位職責的制定;確定辦公室、培訓室、倉庫、宿舍、食堂等具體位置并安排人員進行裝修工程施工的跟進。
4、物資采購:由管理處經(jīng)理指定專人負責辦公用品、辦公及維修設(shè)備/工具、保潔/保安用品的購置計劃的制定、詢價、報批及采購工作。
1)辦公用品包括:家私、各類文具等。
2)辦公及維修設(shè)備/工具包括:電腦、打印機、電話、電工工具等。
3)保潔/保安用品包括:各類清潔工具、剪草機、對講機、警棍等
5、根據(jù)物業(yè)的實際狀況,完善閉路監(jiān)控、停車場設(shè)施、信箱、康體娛樂設(shè)施、園林綠化等公用設(shè)施。
6、管理處經(jīng)理指定專人記錄入伙前后發(fā)生的清潔、返修及配套設(shè)施完善工程等所產(chǎn)生的各項費用,以便與相關(guān)單位結(jié)算。
7、對外公共關(guān)系的聯(lián)絡(luò)
1)由經(jīng)理指定人員與政府相關(guān)部門建立公共關(guān)系,包括:燃氣、水、電、有線電視、派出所、街道辦、居委會、工商、稅務(wù)、物價、房管等。
2)管理處各類工商證照和收費許可證的辦理。
3)停車場的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證和收費許可證的辦理。
4)配合發(fā)展商用水/用電指標的申請、 電話、電視、燃氣、郵政的開通手續(xù)。
8、入伙前一周應(yīng)準備好所有相關(guān)資料,必備的有:
1)《入伙須知》
2)《業(yè)主臨時公約》
3)《委托銀行代收款協(xié)議書》
4)《房屋交付驗收表》
5)《業(yè)主(住戶)資料卡》
6)《物品領(lǐng)用登記表》
7)《業(yè)戶手冊》
8)《停車場管理協(xié)議書》
9)《停車場車位租用協(xié)議書》
10)《裝修管理服務(wù)協(xié)議書》
11)《裝修申報表》
12)《商戶管理協(xié)議書》
13)《商鋪消防管理責任書》
14)房間的建筑平面圖(備索)
15)其他與業(yè)主相關(guān)或需了解的資料
9、將《入伙須知》樣本于業(yè)主辦理入伙手續(xù)前遞交至發(fā)展商,以便發(fā)展商將其與《入伙通知書》一并發(fā)放給業(yè)主,告知業(yè)主辦理入伙手續(xù)時的應(yīng)知事項。
10、管理處管理人員、技術(shù)人員提前一個月到位,安全員、保潔員提前半個月到位,并由客戶服務(wù)中心負責員工作服的制作。
11、在入伙流程設(shè)計方面,以方便客戶為導向,組織參與入伙人員演練,制定項目應(yīng)知應(yīng)會,培訓到人。
三、入伙手續(xù)辦理程序
1、顧客(業(yè)主或住戶)按《入伙須知》中的規(guī)定,攜帶相應(yīng)的各種資料前往管理處辦理入伙手續(xù)。
2、入伙手續(xù)辦理
1)入伙引導、檢驗《入伙通知書》
管理處指定專人引導業(yè)主到入伙手續(xù)辦理現(xiàn)場,由專人檢驗業(yè)主的《入伙通知書》以及應(yīng)攜帶的相應(yīng)資料。
2)驗房
由管理處技術(shù)員、發(fā)展商相關(guān)人員共同陪同業(yè)主驗房,抄錄水、電、燃氣表底讀數(shù),并共同確認,在《房屋交付驗收表》上記錄,驗房后若顧客提出質(zhì)量問題,由管理處將《房屋交付驗收表》復印件交發(fā)展商處理,發(fā)展商處理完畢后,交顧客簽字確認存檔。
3)填寫資料
管理處經(jīng)理指定專人發(fā)放入伙手續(xù)的相關(guān)資料,工作人員指導和協(xié)助業(yè)主填寫各種相關(guān)資料。
4)驗收資料
管理處經(jīng)理指定專人檢驗并收回業(yè)主的《入伙通知書》及填寫好的各種相關(guān)資料。屬業(yè)主需帶走的資料交由業(yè)主帶回。
5)繳費
管理處財務(wù)人員負責收取入伙相關(guān)費用并開具相應(yīng)的票據(jù)。
6)顧客憑入伙交費收據(jù)領(lǐng)取房門鑰匙等相關(guān)物品、禮品,并在《物品領(lǐng)用登記表》中簽收。
7)如需返修,管理處留存一把房間的入戶門鑰匙,以便返修施工。
3、入伙資料整理完畢后,由管理處資料員將住戶房屋、業(yè)主及常住人員的詳細資料錄入電腦中。
4、業(yè)主資料的管理:
1)管理處資料員負責保管業(yè)主(住戶)提供的資料。業(yè)主和租戶的資料應(yīng)分類保管。
2)業(yè)主(住戶)的資料屬保密資料,管理處經(jīng)理以上人員或管理處經(jīng)理授權(quán)人員因工作需要辦理相關(guān)手續(xù)后方可查閱。
3)有關(guān)業(yè)主(住戶)持有ic卡的電腦資料等其他資料同屬保密資料,未經(jīng)管理處經(jīng)理批準,保管人員不得隨意給人查閱。
四、入伙手續(xù)辦理流程圖
入伙引導、驗《通知書》資料發(fā)放--驗房--填寫資料--驗收資料--繳費辦ic卡--領(lǐng)鑰匙--領(lǐng)禮品--裝修辦理/完成入伙手續(xù)
第3篇 商住小區(qū)入伙中期裝修管理工作方案
商住小區(qū)入伙及中期裝修管理工作方案(計劃)
1業(yè)主入伙階段(上房前兩個月提供完整可執(zhí)行的入伙方案)
a.業(yè)主向地產(chǎn)公司辦理完尾款結(jié)清手續(xù)后開出入伙通知書。
b.憑入伙通知書到物業(yè)管理公司辦理入伙手續(xù)。
c.物業(yè)管理公司在審核資料無誤后,向業(yè)主介紹物業(yè)管理服務(wù)情況、收費情況;與業(yè)主簽訂《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》、《業(yè)主公約》、《停車管理服務(wù)協(xié)議》〈消防安全責任書〉等文件,發(fā)給兩書(代地產(chǎn)公司),《業(yè)主手冊》。
d.業(yè)主登記,交納物業(yè)管理費、裝修垃圾清運費、裝修暫收款等費用。
e.帶領(lǐng)業(yè)主看房,查驗水電表底數(shù),簽署〈房屋交接驗單〉。
f.若業(yè)主驗房發(fā)現(xiàn)并提出質(zhì)量問題,經(jīng)確認,填寫返修表送交發(fā)展商,管理處應(yīng)協(xié)助發(fā)展商對房屋進行整改后,請業(yè)主再次驗房。
g.如需二次裝修的,需到物業(yè)管理公司辦理裝修手續(xù)。
2物業(yè)公司開辦擬采取的工作計劃
為了使物業(yè)保值、增值,管理處在認真做好物業(yè)的接管驗收工作的基礎(chǔ)上,擬定進一步的工作計劃,加強裝修管理,增強業(yè)主和物業(yè)公司之間的溝通,以確保物業(yè)品質(zhì)不斷得到提升,同時為開發(fā)商提供一個后續(xù)的優(yōu)質(zhì)的售后服務(wù)工作,使開發(fā)商與物業(yè)公司的品牌共同提高,達到'雙贏'的目的。
a.業(yè)主入伙前
對物業(yè)進行現(xiàn)場查勘,力爭在小區(qū)工程建設(shè)收尾階段從物業(yè)管理的角度提出改進或布置措施,配合準備接管驗收所需要準備的資料及其他相關(guān)工作。
在和發(fā)展商進行物業(yè)的交接驗收中,由我公司提出接管驗收所需要的所有書面資料(驗收標準參照建設(shè)部頒布的《房屋接管驗收標準》)。對于驗收中發(fā)現(xiàn)不合格情況由我公司提出整改單,在一定期限內(nèi)由開發(fā)施工單位整改修復,再由我公司驗收合格后接受。同時制定《業(yè)主臨時公約》、《業(yè)主手冊》等文件,同時準備好業(yè)主入戶所需要的《入伙手續(xù)書》、《業(yè)主登記表》、《入伙資料簽收表》、《房屋質(zhì)量整改通知書》、《裝修管理辦法》、《裝修管理協(xié)議》、《代辦服務(wù)委托書》、《房屋驗收表》、《鑰匙簽收表》等書面資料。另一方面,做好小區(qū)的開荒保潔工作,進入日常工作狀態(tài);保安人員要熟悉小區(qū)情況;設(shè)備維修人員做好檢查工作,保證公共設(shè)備設(shè)施的完好,以一個整潔、舒適的環(huán)境迎接業(yè)主入戶。
b. 業(yè)主入伙中
業(yè)主入戶中由我公司設(shè)備維修人員陪同進行房屋內(nèi)部驗收、抄表,對于業(yè)主發(fā)現(xiàn)的問題予以記錄。向業(yè)主交付填寫的資料有:《業(yè)戶手冊》、《裝修管理辦法》、《入伙資料簽收表》、《業(yè)主信息表》、《房屋驗收表》、《鑰匙簽收單》等,并及時向業(yè) 主介紹有關(guān)物業(yè)入伙后的管理規(guī)定。
其中尤為重要的工作就是裝修管理,按公司標準向業(yè)主做好解釋工作,并準備好《裝修申報表》、《施工人員登記表》、《施工人員出入證》、《施工許可證》、《動用明火許可證》、《安全責任書》等書面資料,業(yè)戶服務(wù)人員會將《施工人員登記表》復印件交保安主管;保安巡崗按表查驗施工人員的《施工人員出入證》,并巡視跟蹤施工隊的裝修過程,督促施工隊文明施工,保持環(huán)境整潔,建筑垃圾規(guī)定袋裝化并及時清理到指定的堆放地,不允許將垃圾堵住樓道,不允許將水泥漿、剩漆、膠水、可燃液體倒入下水道;夜間保持施工區(qū)安靜。管理處除保安外,業(yè)戶接待、管理處經(jīng)理都應(yīng)當定時對裝修施工現(xiàn)場檢查,發(fā)現(xiàn)違章及時糾正,裝修結(jié)束應(yīng)經(jīng)過驗收,裝修期間的裝修材料運出小區(qū)應(yīng)當應(yīng)業(yè)戶簽字并經(jīng)管理中心經(jīng)理確認。
第4篇 物業(yè)入伙管理工作程序
物業(yè)入伙管理程序
1.目的
本程序明確了對物業(yè)的入伙管理實施控制的職責、方法和安排,以確保業(yè)主(客戶)準確而有秩序的入伙。
2.適用范圍
適用于公司所承接管理的新物業(yè)項目入伙手續(xù)。
3.相關(guān)文件
3.1質(zhì)量手冊之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.2iso9002標準之4.7、4.8、4.9、4.10。
3.3物業(yè)的驗收程序
3.4業(yè)主(客戶)維修安裝服務(wù)
3.5物業(yè)提供給業(yè)主(客戶)的文件的控制
4.職責
4.1物管部負責入伙管理中的主要事務(wù)。
4.2財務(wù)室負責向業(yè)主收取各種規(guī)定的費用。
4.3工程部負責入伙管理中必要的維修服務(wù)。
4.4保安部負責入伙管理中監(jiān)督檢查安全事務(wù)。
5.實施程序
5.1入伙準備工作
5.1.1物管部在入伙前一個月應(yīng)制定入伙工作計劃,該計劃中應(yīng)明確:
a.入伙時間
b.入伙手續(xù)
c.入伙過程中使用的文件和表格
5.1.2入伙工作計劃程序應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理批準。
5.1.3物管部應(yīng)提前一個月向業(yè)主(客戶)發(fā)出《入伙通知書》。
詳細說明:
a.需業(yè)主(客戶)準備的證明材料;
b.需業(yè)主(客戶)填寫的表格;
c.辦理入伙手續(xù)的程序。
5.1.4辦理入伙手續(xù)的工作現(xiàn)場應(yīng)張貼入伙公告和明確的指示示標識,并指定專人負責業(yè)主(客戶)辦理入伙手續(xù)時的各類咨詢和引導,便于業(yè)主(客戶)辦理各項手續(xù)。
5.2 入伙審查登記
5.2.1物管部應(yīng)建立入伙登記表。物管部對業(yè)主(客戶)提交的《入伙通知書》進行查驗,確認無誤后收取《入伙通知書》。在入伙登記冊中注明,并向入伙申請人發(fā)放資料。應(yīng)包括:
a.《用戶手冊》
b.《裝修須知》
c.《裝修審批表》
d.《驗收交接表》
e.《住戶公約》
5.2.2上述發(fā)放的資料應(yīng)在《入伙登記冊》中的業(yè)主簽收,或由物管部人員注明。
5.2.3在提供給業(yè)主(客戶)的《入住登記冊》中應(yīng)明確由業(yè)主(客戶)填寫并提交的資料。一般包括:
a.身份證或工作證復印件;
b.購/租房合同的正本及復印件;
d.已簽署的《住戶公約》。
5.2.4物管部對業(yè)主(客戶)提交的資料進行審核驗證。驗證內(nèi)容包括:
a.表格填寫是否完整、正確和清晰;
b.住戶公約是否已簽署;
c.身份證明文件與購/租房合同及《業(yè)主(客戶)登記表》是否一致。
5.2.5審查通過后,物管部人員收取購/租房合同復印件、《業(yè)主(客戶)登記表》、《住戶公約》一份,在《入伙通知中》注明簽收。
5.3預交費用
5.3.1物管部應(yīng)按《深圳經(jīng)濟物區(qū)住宅區(qū)物業(yè)管理條例》或市工商行政部審核價,通知業(yè)主(客戶)去財務(wù)室交納相關(guān)的預交費用。
5.3.2財務(wù)室根據(jù)《預交費標準》向業(yè)主(客戶)收取各項費 用,并開立相應(yīng)票據(jù)給業(yè)主(客戶)。費用項目包括:裝修管理費、裝修保證金等。
5.3.3財務(wù)室應(yīng)通知物管部已交納預交費用業(yè)主(客戶)的姓名或單位,并由物管部在入伙登記冊中注明。
5.4 發(fā)放鑰匙及房屋驗收
5.4.1上述手續(xù)完成后,物管部人員查驗入伙登記表及各項收費票據(jù)后向業(yè)主(客戶)發(fā)放鑰匙,并在《鑰匙發(fā)放登記表》上登記,同時應(yīng)和業(yè)主(客戶)驗收房屋內(nèi)設(shè)施。
5.4.2物管部人員與業(yè)主(客戶)一起驗收其名下的物業(yè),登記水、電、氣表底數(shù),雙方在《物業(yè)入伙交接記錄》上簽字確認。
5.4.3驗收過程中雙方確認需維修的事項由物管部人員通知相關(guān)部門整改。整改合格后,由業(yè)主(客戶)驗收認可后,再發(fā)放鑰匙。
5.5 入伙后的裝修管理
5.5.1物管部在提供給業(yè)主(客戶)的文件中應(yīng)明確裝修管理的要求。具體內(nèi)容參考程序文件qp-4.5《裝修管理》。
6.相關(guān)記錄
6.1物業(yè)入伙交接記錄
6.2入伙登記冊
6.3業(yè)主入伙費用收費標準
第5篇 住宅物業(yè)入伙管理控制工作程序
物業(yè)程序文件
--住宅物業(yè)入伙管理控制程序
1.0目的
2.0適用范圍
適用于物業(yè)服務(wù)中心所轄住宅類物業(yè)的入伙管理。
3.0職責
3.1
3.2
4.0工作程序
4.1
4.2入伙管理控制程序
4.2入伙辦理程序
4.2.1新業(yè)主入伙手續(xù)的辦理:可參照《業(yè)主收樓流程圖》執(zhí)行,包含的幾個步驟4.2.1.1-4.2.1.4,根據(jù)實際情況需求,由物業(yè)服務(wù)中心總監(jiān)/經(jīng)理做出適當步驟調(diào)整,內(nèi)容不變。
4.2.1.1核對業(yè)主身份、資料
a、客服部前臺接待人員核收由發(fā)展商蓋章、簽名的《交樓通知書》或《提前交樓通知書》;
b、核對業(yè)主身份證及復印件,確定業(yè)主身份,若屬委托代辦收樓手續(xù)的須核實業(yè)主委托證明、委托人身份證明及受委托人身份證明并將復印件保留存檔;
c、核對業(yè)主與發(fā)展商簽訂的《商品房買賣合同》復印件、《物業(yè)維修基金》回執(zhí)原件,及發(fā)展商出具的《繳款通知書》等辦理相關(guān)手續(xù)。
4.2.1.2入伙費用繳交
a、接待人員指引業(yè)主到收費處繳交收樓的一切費用,財務(wù)人員按收費項目及標準,詳見相關(guān)項目《業(yè)主收樓費用一覽表》,收取并開具收費票據(jù)交給業(yè)主,并在《收樓手續(xù)單》相關(guān)欄簽名;
b、業(yè)主交齊一切費用后,財務(wù)部工作人員協(xié)助/引導業(yè)主簽署《委托銀行繳費協(xié)議書》,并將代開設(shè)的銀行繳費存折發(fā)放給業(yè)主;
4.2.1.3文件簽署、物品發(fā)放
a、簽約人員引導業(yè)主與交樓人員簽署相關(guān)文件,填寫《收樓手續(xù)單》《住戶資料登記表》《前期物業(yè)服務(wù)合同》《業(yè)主規(guī)約》《消防安全承諾書》《業(yè)主收樓物品/資料簽收單》,并發(fā)放《前期物業(yè)服務(wù)合同》《業(yè)主規(guī)約》《前期物業(yè)服務(wù)合同》《房屋質(zhì)量保證書》《房屋質(zhì)量說明書》《消防安全承諾書》及單元鑰匙、禮品;
b、引導業(yè)主填寫《證件辦理申請表》辦理相關(guān)證件。
4.2.1.4現(xiàn)場驗樓
a、通知現(xiàn)場驗樓人員帶領(lǐng)業(yè)主到現(xiàn)場進行單元驗收,驗收項目包括:天花、地面、電氣系統(tǒng)、智能化系統(tǒng)、給水系統(tǒng)、排水系統(tǒng)、門、窗、五金配件、電器、花園護欄、綠化等項目,并抄該單元的水、電讀數(shù),雙方確認后簽署《樓宇情況驗收檢查表》;
b、如需留匙,現(xiàn)場驗樓人員指引業(yè)主到鑰匙發(fā)放處辦理手續(xù),并簽署《鑰匙托管聲明》。
4.2.1.5遺留工程跟進處理:按《遺留工程處理流程圖》執(zhí)行。
4.2.1.6業(yè)主檔案整理、歸檔:按《業(yè)主檔案管理控制程序》執(zhí)行。
4.2.1.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執(zhí)行。
4.2.2二手業(yè)主入伙手續(xù)的辦理:可參照《二手業(yè)主收樓流程圖》執(zhí)行
4.2.2.1核對業(yè)主身份、資料
a、客服部前臺接待人員核收二手業(yè)主入伙所需資料:二手業(yè)主與原業(yè)主簽訂的《商品房買賣合同》或房產(chǎn)證、有效身份證原件、指定銀行存折;
b、客服助理對二手業(yè)主的以上文件進行查驗、復印,將上述原件退還二手業(yè)主,并將復印件留底建檔;
4.2.2.2費用結(jié)算
a、客戶助理通知工程組工作人員確認舊業(yè)主的水、電表計數(shù);
b、由財務(wù)人員核算原業(yè)主所欠的應(yīng)繳費用,并與原業(yè)主結(jié)清之前所欠一切費用;
c、客戶助理告知二手業(yè)主小區(qū)的各項收費標準、收費時間及托收方法。
4.2.2.3文件簽署:指引業(yè)主簽署《業(yè)主規(guī)約》《住戶資料登記表》《前期物業(yè)服務(wù)合同》(如有需要)《委托收款協(xié)議》《前期物業(yè)服務(wù)合同》等,并要求業(yè)主在《業(yè)主收樓物品/資料簽收單》簽字。
4.2.2.4文件發(fā)放:向二手業(yè)主發(fā)放《業(yè)主規(guī)約》《服務(wù)手冊》《前期物業(yè)服務(wù)合同》等資料。
4.2.2.5證件辦理
a、回收原業(yè)主之前在客服組前臺所辦理的各類證件;
b、引導二手業(yè)主填寫《證件辦理申請表》,并辦理相關(guān)證件,做好相關(guān)解答。
4.2.2.6業(yè)主檔案資料更新
a、手續(xù)辦理完畢后,立即通知禮賓部做好相應(yīng)工作;
b、將二手業(yè)主資料歸入業(yè)主檔案中,原業(yè)主資料保存;
c、業(yè)主檔案整理、歸檔,按《業(yè)主檔案管理控制程序》執(zhí)行。
4.2.2.7裝修辦理:按《裝修管理控制程序》執(zhí)行。
4.3收樓工作總結(jié):每次集中收樓后,由客服部提交書面《收樓工作總結(jié)/報告》,并對收樓過程中存在的問題提出糾正/預防措施。
5.0支持性文件
5.1《業(yè)主規(guī)約》
5.2《服務(wù)手冊》
5.3《前期物業(yè)服務(wù)合同》
5.4《商品房買賣合同》
5.5《房屋質(zhì)量保證書》
5.6《房屋質(zhì)量說明書》
5.7《物業(yè)接管驗收控制程序》
5.8《業(yè)主收樓流程圖》
5.9《二手業(yè)主收樓流程圖》
5.10《裝修管理控制程序》
5.11《裝修辦理流程圖》
5.12《遺留工程處理流程圖》
5.13《業(yè)主檔案管理控制程序》
5.14《業(yè)主收樓費用一覽表》
5.15《業(yè)主收樓資料一覽表》
6.0質(zhì)量記錄
6.1《委托銀行繳費協(xié)議書》由銀行提供
6.2《委托收款協(xié)議》由銀行提供
6.3《交樓通知書》或《提前交樓通知書》營銷中心提供
6.4《維修基金交付證明》由業(yè)主自行辦理
6.5《收樓手續(xù)單》售后服務(wù)中心提供
6.6《繳款通知書》售后服務(wù)中心提供
6.7《業(yè)主收樓指引》
6.8《住戶資料登記表》
6.9《消防安全承諾書》
6.10《業(yè)主收樓物品/資料簽收單》
6.11《樓宇情況驗收檢查表》
6.12《鑰匙托管聲明》
6.13《證件辦理申請表》
6.14《收樓工作總結(jié)/報告》無固定格定
編制: 審核: 批準:
第6篇 小區(qū)項目入伙管理工作規(guī)范
住宅小區(qū)項目入伙管理工作
第一節(jié)前期準備
一、入伙前準備工作
1、小區(qū)竣工后,政府有關(guān)部門驗收全部合格,消防系統(tǒng)須經(jīng)消防局驗收合格。
2、小區(qū)管理處有固定的管理用房,并達到使用功能。
3、小區(qū)內(nèi)應(yīng)保證水、電'二通',即擰開室內(nèi)水龍頭有水,打開電閘有電,電話、電視到戶。
4、小區(qū)二次供水水質(zhì)經(jīng)防疫部門檢疫合格。
5、住宅區(qū)內(nèi)排水管道能正常使用,排水暢通無阻。
6、小區(qū)應(yīng)保證有通暢的消防環(huán)形通道,區(qū)內(nèi)道路沒有建筑垃圾和泥土侵占路面。
7、小區(qū)應(yīng)采用通透式圍欄與外界隔離,實現(xiàn)封閉式管理。
8、小區(qū)內(nèi)場地平整,無堆土,對于需分階段竣工交付使用的在建工程,應(yīng)采取圍護等措施隔離。
9、小區(qū)內(nèi)園林綠化應(yīng)初步完成。
10、開發(fā)公司與業(yè)主簽訂的合同中對業(yè)主所承諾的項目全部兌現(xiàn)。
11、入伙前十五天向物業(yè)公司辦理樓宇接管驗收。在進行樓宇交接時,開發(fā)公司出具《住宅質(zhì)量保證書》和《住宅使用說明書》?！蹲≌|(zhì)量保證書》中的質(zhì)量保修部門必須是承建商。
12、設(shè)備接管驗收前需移交資料。
13、入伙前十五天,開發(fā)公司發(fā)《入伙通知書》,在《入伙通知書》中附帶物業(yè)公司的入伙流程及客戶必須準備的資料明細。
14、與當?shù)嘏沙鏊_定小區(qū)及各棟各戶門牌號。
15、與當?shù)毓╇?、供水、有線電視、電訊、燃氣、等單位聯(lián)系,盡可能做到在入伙當天就完成抄表到戶及費用托收工作。
17、完成所有入伙資料的準備工作。
第二節(jié)入伙準備
二、入伙準備工作
1、物業(yè)管理處在入伙前1個月制定入伙工作計劃,該計劃中應(yīng)明確:
(1)入伙時間。
(2)負責入伙工作的人員及其職責。
(3)入伙手續(xù)。
(4)入伙過程中使用的文件和表格。
2、入伙工作計劃應(yīng)由管理處主任批準,管理處應(yīng)提前1個月向業(yè)主發(fā)出《入伙通知書》,并詳細說明:
(1)需業(yè)主準備的證明材料。
(2)需業(yè)主填寫的表格。
(3)辦理入伙手續(xù)的程序。
3、辦理入伙手續(xù)的工作現(xiàn)場將張貼入伙公告和明確的指示標識,并指定專人負責業(yè)主辦理入伙手續(xù)時的各類咨詢和引導,以便于業(yè)主辦理各項手續(xù)。
4、審核入伙必備資料,查驗業(yè)主身份,簽訂《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》、《業(yè)主公約》,發(fā)放《住戶手冊》、《裝修指引》等有關(guān)資料。
5、發(fā)放入戶門鑰匙,引導和協(xié)助業(yè)主收樓,收集、整理收樓單并及時送達有關(guān)單位。
6、由管理員負責,回答業(yè)主提出的有關(guān)房屋裝修的問題,發(fā)放裝修資料并做好解釋工作。
二、物業(yè)公司、管理處與開發(fā)公司、施工單位在入伙接待處聯(lián)合辦公,實行一條龍服務(wù),先由開發(fā)公司為業(yè)主結(jié)清購樓手續(xù),再由管理處辦理入伙手續(xù),同時向業(yè)主宣傳解釋《業(yè)主公約》、及有關(guān)管理規(guī)定等,做到熱情接待,處理好新業(yè)主的投訴,做到件件事事有著落,有回音,盡最大努力使業(yè)主滿意。
第7篇 客戶入伙管理工作程序
1.0目的:讓客戶便捷辦理入伙手續(xù)。
2.0范圍:管理處客服部。
3.0職責:
3.1客服部負責物業(yè)入伙的辦理及檔案的建立。
3.2其它部門負責協(xié)助。
4.0程序:
4.1物業(yè)入伙程序:
4.1.1驗證并存檔客戶的相關(guān)資料:
4.1.1.1《入伙通知書》;
4.1.1.2《購房合同書》原件,留存復印件;
4.1.1.3客戶《身份證》或營業(yè)執(zhí)照原件,留存復印件;
4.1.1.4若客戶委托他人辦理入伙,需提供《客戶委托書》、客戶身份證原件及被委托人《身份證》原件及復印件。
4.1.2領(lǐng)取入伙資料袋:
4.1.2.1《業(yè)主登記表》;;
4.1.2.2《業(yè)主公約》一式兩份;
4.1.2.3《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》一式三份;
4.1.2.4《房屋裝修申請書》;
4.1.2.5《房屋使用說明書》及《房屋質(zhì)量保證書》;
4.1.2.6《室內(nèi)管線分布圖》(含電、給排水平面圖);
4.1.2.7入伙收費一覽表;
4.1.3業(yè)主辦理相關(guān)手續(xù)
4.1.3.1填寫《業(yè)主登記表》,簽訂《業(yè)主公約》;
4.1.3.2客戶部相關(guān)人員收表;
4.1.3.3客戶繳納相關(guān)入伙費用;
4.1.3.4貼心管家和維修部技工陪同客戶驗收房屋,驗房時若客戶提出質(zhì)量問題,記錄在《房屋交接驗收表》上,無問題由客戶在表單中簽字確認。
4.1.3.5貼心管家負責匯總、[[整理房屋問題,聯(lián)系施工單位進行整改工作。
4.1.3.6整改完畢由貼心管家把結(jié)果反饋給客戶,由客戶在《房屋交接驗收單》上確認簽名。
4.1.3.6合格及整改合格后,向客戶發(fā)放該單位鑰匙,并請客戶在《業(yè)主登記表》中的鑰匙欄中簽字,如客戶需管理處托管鑰匙,填寫《托管門匙責任聲明書》。
4.1.3.7辦理住戶智能卡。
4.1.3.8簽訂相關(guān)協(xié)議。
4.1.4整理客戶資料并存檔,并將客戶資料錄入電腦。
4.1.5在客戶服務(wù)中心墻上裝修入伙進度表上貼上標簽。
5.0質(zhì)量記錄:
5.1《業(yè)主登記表》
5.2《業(yè)主公約》
5.3《前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》
5.4kh-03-r01《房屋驗收交接表》
5.5kh-03-r02《機動車停車位申請表》
5.6kh-03-r03《入伙客戶情況登記表》
5.7kh-03-r04《住戶智能卡辦理申請表》
5.8kh-03-r05《托管門匙責任聲明書》
第8篇 業(yè)戶入伙管理工作程序
1.0程序目的
通過對業(yè)主入伙時各項工作進行明確分工,確保業(yè)主入伙時各項手續(xù)能順利辦理,使業(yè)主滿意。
2.0適用范圍
適用于管理處所管物業(yè)內(nèi)業(yè)主入伙工作的管理。
3.0主要職責和權(quán)限
3.1管理處經(jīng)理全面負責業(yè)主入伙的各項組織工作。
3.2客服中心負責接待、引導業(yè)主辦理入伙手續(xù),落實各項工作。
4.0程序內(nèi)容
4.1業(yè)主入伙前的準備工作
4.1.1客服中心應(yīng)準備好業(yè)主入伙所需的各種資料文件,包括:《管理公約》、《住戶手冊》《治安、消防責任書》等及相關(guān)表格。
4.1.2維修部應(yīng)查看入伙單元情況,完善未完工程。如屬開發(fā)建設(shè)單位遺留問題的,應(yīng)知會客服中心與相關(guān)單位落實解決。
4.1.3保潔部應(yīng)做好入伙樓層及單元的清潔衛(wèi)生工作。
4.2業(yè)主入伙手續(xù)的辦理
4.2.1客服中心負責審核業(yè)主入伙條件和留存有關(guān)資料,主要審核以下內(nèi)容:
1) 入伙通知書(留存原件);
2) 房地產(chǎn)買賣合同(附所購物業(yè)平面圖)并留存復印件;
3) 如屬個人業(yè)主,應(yīng)提供業(yè)主身份證或護照,并將以上資料復印件留存;
4) 如屬企業(yè)法人,應(yīng)提供營業(yè)執(zhí)照(留存復印件上加蓋企業(yè)公章),如法人代表親臨辦理,應(yīng)提供法人代表身份證或護照。
5) 屬業(yè)主或企業(yè)法人的代理人,應(yīng)驗證其身份證或護照(留存復印件)及授權(quán)委托書(留存原件)。
4.2.2客服中心應(yīng)指定人員負責接待、指導業(yè)主辦理如下入伙手續(xù):
1) 協(xié)助業(yè)主在財務(wù)室繳納各項費用;如業(yè)主未繳或未全繳納入伙費用,則不予辦理入伙手續(xù)。
2) 填寫《業(yè)主檔案登記表》;
3)簽署《管理公約》及《治安、消防責任書》;
4)發(fā)放《住戶手冊》、裝修規(guī)則》;
5)帶領(lǐng)業(yè)主驗收物業(yè),并請業(yè)主在《收樓驗收表》中簽字;
6)如業(yè)主同意接收,則簽署《收樓書》并發(fā)放鑰匙;
4.2.3如業(yè)主轉(zhuǎn)租,除辦理上述手續(xù)外,租戶需填寫《住戶基本情況表》,同時要求業(yè)主提交租賃合同(留存復印件),不愿提交租賃合同的業(yè)主,需由業(yè)主簽署委托租戶全權(quán)租用及交納一切相關(guān)費用的授權(quán)書。
4.3租戶(公司直接租賃)入伙手續(xù)的辦理
4.3.1客服中心應(yīng)指定人員負責審核租戶入伙資料,內(nèi)容包括:
租賃入伙通知書;
房屋租賃合同(附物業(yè)平面圖)并留存復印件;
如屬個人租戶,應(yīng)提供業(yè)主身份證或護照,并留存復印件;
如屬企業(yè)法人,應(yīng)提供營業(yè)執(zhí)照(留存復印件上加蓋企業(yè)公章),如法人代表親臨辦理,應(yīng)提供法人代表身份證或護照(留存復印件);
如屬非個人或企業(yè)法人的代理人,應(yīng)驗證其身份證或護照(留存復印件)及授權(quán)委托書(留存原件)。
4.3.2客服中心應(yīng)指定人員負責接待、指導租戶辦理如下入伙手續(xù):
協(xié)助租戶在財務(wù)部繳納各項費用;如租戶未繳或未全繳納入伙費用,則不予辦理入伙手續(xù)。
填寫《租戶基本情況表》;
簽署《管理公約》及《治安、消防責任書》;
4)發(fā)放《住戶手冊》、《裝修規(guī)則》;
5)帶領(lǐng)租戶驗收物業(yè),并請租戶在《收樓驗收表》中簽字;
6)如租戶同意接收,則簽署《收樓書》并發(fā)放鑰匙;
4.4業(yè)主/租戶特約代辦服務(wù)
如業(yè)主/租戶需要管理處提供已開設(shè)的特約、代辦服務(wù)項目,則客服中心應(yīng)為其填寫《特約代辦服務(wù)單》,并安排提供服務(wù)。客服中心收費文員負責按表中相關(guān)項目,參照《費用收取標準》收取相應(yīng)費用。
4.5業(yè)主/租戶檔案管理
客服中心負責為每個入伙的業(yè)主/租戶建立檔案并妥善保管,檔案內(nèi)容應(yīng)包括:《入伙通知書》或《租賃入伙通知書》、《房地產(chǎn)買賣合同》(復印件)或《房屋租賃合同》、《平面圖》、身份證復印件、《收樓驗收表》、《收樓書》、《治安消防責任書》、《業(yè)主檔案登記表》、《管理公約》。若業(yè)主為法人單位,還需提供:企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證明書、法人授權(quán)委托證明書、經(jīng)辦人身份證復印件。
5.0支持性文件
5.1《管理公約》
5.2《治安、消防責任書》
5.3《費用收取標準》
5.4《住戶手冊》
5.5《裝修規(guī)則》
6.0操作記錄
6.1《入伙通知書》或《租賃入伙通知書》
6.2《業(yè)主基本情況表》
6.3《收樓驗收表》
6.4《收樓書》
6.5《特約代辦服務(wù)單》
