- 目錄
公司文件管理制度是企業(yè)運營中的基石，它旨在確保信息的有效管理、保護企業(yè)資產(chǎn)、促進內部溝通、提高工作效率，并為決策提供可靠依據(jù)。通過規(guī)范文件的創(chuàng)建、存儲、檢索、更新和銷毀流程，文件管理制度能幫助企業(yè)維持業(yè)務連續(xù)性，防范法律風險，保障知識資產(chǎn)的安全。
包括哪些方面
公司文件管理制度主要包括以下幾個方面：
1. 文件分類與編碼：定義各類文件的分類標準，如業(yè)務文件、財務文件、人事文件等，以及對應的編碼規(guī)則，便于管理和查找。
2. 文件生命周期管理：涵蓋文件的創(chuàng)建、審批、發(fā)布、使用、歸檔和銷毀等全過程，明確各階段的責任人和操作規(guī)程。
3. 文件安全控制：規(guī)定文件的訪問權限、保密級別，以及防止未經(jīng)授權的修改、復制或泄露的措施。
4. 電子文檔管理：規(guī)定電子文件的存儲格式、備份策略，以及防止數(shù)據(jù)丟失的技術手段。
5. 文件歸檔與檢索：設定文件的保存期限，制定歸檔流程，同時確保文件能夠快速準確地被檢索到。
6. 培訓與監(jiān)督：定期對員工進行文件管理培訓，確保制度的執(zhí)行，并通過審計檢查確保制度的有效實施。
重要性
1. 法律合規(guī)：符合法律法規(guī)要求，避免因文件管理不當導致的法律責任。
2. 信息安全性：保護企業(yè)敏感信息，防止信息泄露，維護企業(yè)利益。
3. 決策支持：提供準確、完整的信息，支持管理層做出明智決策。
4. 業(yè)務連續(xù)性：保證關鍵業(yè)務文件的可追溯性，防止因文件丟失或損壞影響業(yè)務運行。
5. 提高效率：規(guī)范化的文件管理流程可以減少尋找文件的時間，提高工作效率。
方案
1. 制定詳盡的文件管理政策：由行政部門主導，各部門參與，制定全面的文件管理政策，明確各環(huán)節(jié)的職責和標準。
2. 引入文件管理系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術，建立電子化、自動化文件管理系統(tǒng)，提升管理效率。
3. 定期審核與修訂：每年至少進行一次文件管理制度的審查，及時更新和完善，以適應企業(yè)的發(fā)展變化。
4. 建立培訓機制：對新入職員工進行文件管理培訓，并定期組織全員復習，確保員工了解并遵守制度。
5. 設立監(jiān)督機制：設立內部審計部門，定期檢查文件管理執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。
6. 建立反饋機制：鼓勵員工提出改進意見，不斷優(yōu)化文件管理制度，使之更加實用和有效。
通過上述方案，我們可以構建一個高效、安全、合規(guī)的文件管理體系，為企業(yè)的長期發(fā)展奠定堅實基礎。
公司文件管理制度5范文
第1篇 公司文件管理制度5
公司文件管理制度(五)
1、認真貫徹以防為主、防治結合的原則,要有適宜保管文件資料的庫房、文件柜和切實可行和六防(防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲蛀鼠咬)措施。
2、文件由***兼職管理,所有文件要定期上繳,如需借閱經(jīng)理簽字批準,必須有關登記記錄。
3、對文件統(tǒng)一編號、發(fā)放、修改、回收、存檔,保證各環(huán)節(jié)使用有效版本且清晰、完整。
4、由于換版修改作廢的文件,經(jīng)經(jīng)理批準及時收回。
5、編制公司文件清單,實施文件控制。
第2篇 建設集團公司公文事務性文件管理制度
建設集團公司公文及事務性文件管理制度
1.目的
為了規(guī)范行政管理流程,使公司公文規(guī)范化,強化公司與部門之間、部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司全體員工。
3.術語和定義
3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項目部間傳送的紅頭文件。
3.2.公文的種類中要有:
3.2.1.決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,變更或者撤銷不適當?shù)臎Q定事項、人事任免。公文的種類中要有:
3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項或者決定事項。
3.2.3.通告:適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。
3.2.4.通知:適用于批轉下級單位的公文,轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文,傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項、人事任免。
3.2.5.通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者反映重要情況。
3.2.6.報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復上級單位的詢問(包括審計報告)。
3.2.7.請示:適用于向上級單位請求指示、批準。
3.2.8.批復:適用于答復下級單位的請示事項。
3.2.9.會議紀要:適用于公司月度總裁會議的記載、傳達會議情況和議定事項。
3.3.事務性文件:從事公司各項活動中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。
4.制度內容
4.1.公文相關工作要求
4.1.1.擬稿:按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關部門會簽;
4.1.2.編號:編號由發(fā)文代字、年份和序號組成。
代字:發(fā)文單位,由浙中建表示;
年份應標全稱,用小括號[]括入;
序號即當年發(fā)文流水號,從1起編,序號前加第字;
編號示例:浙中建[2022]第1號;(即浙江**建設集團有限公司2023年所發(fā)的第一份公文);
公文編號由行政人事部指定專人進行記錄;
4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對外公文模板》;
4.1.4.簽發(fā)權限:對外發(fā)文,由總裁負責簽發(fā),行政人事部備案;
4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進行用印登記;
4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時分發(fā)到各部門、辦事處、分公司、項目部并做好分發(fā)登記工作;
4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時存檔。
4.2.事務性文件工作要求
4.2.1.文件編制格式
4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制文件編號、文件主題(或文件名稱)和頁碼,以便于檢索;文件主題應簡要準確概括出文件的主要內容;頁碼標識用第 頁 共 頁的形式標識;
4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制,詳見附件《公司事務性文件模板》,同一類文件的編制格式應保持一致;
4.2.2.文件編號規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合,連續(xù)編號:
一般性事務文件編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號;
公司制度、流程、指引編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號;
部門名稱縮寫為每個字漢語拼音的第一個字母,并用大寫表示,一經(jīng)確定不得修改;
文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數(shù)量較多,對于文件數(shù)量極少的文件用qt表示其他類;文件種類代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設,文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;
年度編號以4位阿拉伯數(shù)字表示;
每份文件正式發(fā)布后,文件編號不得變更,如此文件日后內容有修改,要更新此份文件的,只升級文件版本(文件版本用阿拉伯數(shù)字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時用1表示,當有修改第二次發(fā)布時用2表示,版本標識時數(shù)字要連續(xù),不得斷開使用);
編號舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月財務部發(fā)出的通知,且該通知為財務部今年發(fā)出的第2份通知;
4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類文件其文件編號保持原來的編號不變,本規(guī)則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內容,按本規(guī)則重新編定文件編號。
5.文件種類及代碼
文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼
章程zc決議jy方案fa計劃jh
議案ya制度zd批復pf申請sq
流程lc合同ht通告tg報表bb
工作聯(lián)系單l*d通知tz總結zj日報rb
備忘錄bwl會議紀要hyjy信函*h周報zb1
傳真cz報告bg決定jd月報yb
指示zs請示qs招標zb其他qt
說明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入qt其他類中 ,隨著此類文件實際數(shù)量增加可增設新的文件代碼,需要增設時由行政人事部制定。
6. 公司目前以表單式管理為主,簡單、明了、易懂,增設的表單詳見附件。
附件1:表22 對外傳真表
附件2:表23 公司事務性文件模板表
附件3:表24工作聯(lián)系表
附件4:表25市場營銷人員工作月報表
浙江**建設集團有限公司
二零一五年二月十二日
第3篇 房產(chǎn)公司工程文件管理制度
房產(chǎn)開發(fā)公司工程文件管理制度
1.目的
在工程部日常行政管理及項目施工全過程中,妥善處理和保管工程文件,以便于歸檔、收發(fā)、查閱、結算及移交。
2.范圍
本準則適用于***有限公司開發(fā)建設的所有項目。
3.文件編號體系
工程部文件統(tǒng)一編號方法:公司英文縮寫+文件類索引碼+文件號
4.工程部文件目錄
4.1公司管理規(guī)范:
工程管理規(guī)范一套
項目經(jīng)理部職責及人員架構表
4.2各種指導書
4.3政府文件
4.4公司來文:
4.4.1報公司各部門文件
4.4.2報公司報告
4.4.3發(fā)工程部文
4.4.4發(fā)設計部文
4.4.5發(fā)成本管理部文
4.5會議紀要:
4.5.1公司每月/每周工程例會紀要
4.5.2公司現(xiàn)場工作協(xié)調會紀要
4.5.3專題會議紀要
4.5.4內部會議紀要
4.5.5圖紙會審變更紀要
4.6部門費用情況
4.7工作簡報
4.8各種表單
4.9工程文件(按工程部檔案管理程序中的目錄整理、歸檔)
4.10其他
5.有以下情況之一的文件不合格文件,
5.1沒有及時注銷的舊版本圖紙。
5.2編號不連續(xù)。
5.3文件為傳真件。
5.4模糊不清。
5.5文件資料不全、缺頁。
5.6簽字、蓋章不全、無授權負責人批準。
6.往來文件需要在文件管理員(工程部項目秘書)處進行登記。文件用章需要先有部門經(jīng)理簽字。文件分機密、秘密、公開三級,機密級只有經(jīng)辦人和所涉及的部門經(jīng)理、分管老總才可查詢,其他人員需查閱要部門經(jīng)理書面文件;秘密級只有經(jīng)辦人,涉及的部門人員和分管老總才可查詢,公開級即全公司共享。
7.公司所有正式文件對外均由項目秘書負責,行政方面不論郵件還是文本均要從項目秘書處對外接口或抄送給項目秘書,技術方面的文件可以不通過項目秘書直接對外。
8.工程部每周每人均寫工作周報,周報格式要求如下:1、分項目寫,如基地情況、項目情況、內部管理、其他。2、寫明辦事的期限、內容。
9.工程部每天工作日記按工程部工作日記管理制度執(zhí)行,由工程部經(jīng)理進行不定時的抽查。
第4篇 房地產(chǎn)公司文件管理制度
房地產(chǎn)公司文件管理制度
(三)
(一) 總則為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
(二) 文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三) 收文的管理
1、 公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
2、 公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3、 公文的閱批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內容和性質閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
4、 文件的傳閱與催辦傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
(四) 發(fā)文的管理
1、 發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2、 公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機構變動或干部任免事項;公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關獎懲決定和通報;其他有關公司的重大事項。
3、 公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
(五) 文件的立卷與歸檔
1、 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔:①上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的批復;②公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;⑤有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。
2、 業(yè)務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
3、 立卷要求文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、 文件的銷毀對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第5篇 檢驗檢疫公司文件管理制度
檢驗檢疫集團公司文件管理制度
第一章 總則
第一條 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化,提高收發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,結合集團實際,特制定本制度。
第二條 本制度適用范圍:各級政府、機關、企事業(yè)單位來文,集團上報、下發(fā)的各種文件、資料,子公司上報的文件。
第三條 文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章 收文的管理
第四條 公文的簽收。
簽收文件須檢查收文單位或收件人姓名。
簽收文件須核對文件的份數(shù)、標題等內容,發(fā)現(xiàn)問題及時報告主管領導。
簽收文件須簽寫姓名并注明時間。
第五條 收到的文件須分類登記。登記內容包括:收文日期、編號、來文單位、文件主題。
第六條 各類會議帶回的文件和材料,在傳達和匯報后交辦公室保管,個人不得存放。
第七條 文件須附“文件處理傳閱單”,由辦公室根據(jù)文件內容和性質,在當天或第二天分送領導閱簽或送承辦部門閱辦;涉及到兩個以上部門,按批示次序依次傳閱。
第八條 文件的傳閱。傳閱文件嚴格遵守傳閱范圍和詳細規(guī)定,不得將保密范圍內的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場所,不得將文件轉借他人閱看。閱批文件一般不得超過兩天,閱批后及時交給辦公室,閱后應簽名以示負責;有領導批示、擬辦意見的,辦公室應責成相關部門和人員辦理有關事宜。
第三章 發(fā)文的管理
第九條 發(fā)文范圍:以集團名義上報、下發(fā)的各類文件。
第十條 辦公室負責文件的上報下發(fā),其它部門不得擅自向上、向下發(fā)送文件。
第十一條 發(fā)文的程序。各職能部門發(fā)文須事先向辦公室提出申請。辦公室同意發(fā)文后,職能部門草擬文稿,且須在文稿紙首頁詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位和擬稿人。擬稿部門負責人核稿并簽字。辦公室調整文稿內容與格式,確定分發(fā)或報送份數(shù),并報集團領導審批。領導審批后,方可發(fā)文。
第四章 文件的借閱和清退
第十二條 留用文件須辦理借閱手續(xù),明確責任人、借閱和歸還時間。
第十三條 借閱人不得翻印和復印文件,不允許拆卷和在文件上勾劃,不得轉借他人,絕密文件在指定地點閱讀。
第十四條 辦公室定期收繳已處理的和限期清退的文件;文件丟失須及時查明原因和責任人,并向領導報告。
第五章 文件的歸檔與銷毀
第十五條 文件原稿由辦公室存檔,并保持完好。
第十六條 不具備存查價值的文件,經(jīng)辦公室主任審批后,方可銷毀。銷毀秘密文件應到指定場所,由兩人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。下發(fā)到各部門的無密級文件由其自行銷毀,并向辦公室上報銷毀清單。
第十七條 違反文件管理制度的,視情節(jié)輕重,由辦公室提出對責任人的處理意見,經(jīng)領導批示后處罰。無污物、污水、浮土;四周墻壁及其附屬物、裝飾品無蜘蛛網(wǎng)、浮塵;照明燈、電風扇、空調上無浮塵;衣柜、鏡子上無浮塵、污跡,檔案櫥內各類書籍資料排列整齊,無灰塵,櫥頂無亂堆亂放現(xiàn)象;辦公桌上無浮塵,物品擺放整齊;桌椅擺放端正,各類座套干凈整潔;計算機、打印機等設備保養(yǎng)良好,無灰塵、浮土;廁所墻面、地面、便池清潔干凈,無雜物、無異味;花壇、綠地內無雜草、雜物。
第二十七條 衛(wèi)生清理實行部門責任制,部門負責人為責任人。各部門辦公室的衛(wèi)生,由各部門負責日常保潔,公共衛(wèi)生清理實行部門區(qū)域負責制。
第二十八條 責任區(qū)衛(wèi)生應定期清掃,集團辦公室定期進行衛(wèi)生檢查。
第二十九條 衛(wèi)生工作,列入年終部門評比考核項目。
第三十條 吸煙須在指定場所。工作場所內嚴禁隨地吐痰,亂丟垃圾等。
第三十一條 垃圾、污物、廢物的清除,須合乎衛(wèi)生要求。垃圾處理物須放置在規(guī)定場所或垃圾桶內。
第三十二條 工作場所使用的器具、用品,須依規(guī)定放置。
第三十三條 對違反本管理辦法者及其所在部門,根據(jù)情節(jié)輕重,進行批評教育或處罰。
第6篇 x建筑公司文件管理制度2
建筑公司文件管理制度
1.目的
對與公司質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系要求有關的文件進行控制,確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別,并在使用處可獲得有關版本的適用文件。
2.適用范圍
適用于公司與質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系有效運行有關的文件的控制。
3.相關文件
3.1《記錄控制管理程序》
4.定義
5.責任領導
5.1責任領導
本制度的責任領導是總工程師,其職責為:負責本制度實施的監(jiān)督指導。
5.2本制度的責任部門是辦公室,其職責為:負責本制度實施的監(jiān)督檢查,建立受控文件總清單。
5.3相關部門
本制度的相關部門是公司各職能部門,其職責為:負責本部門文件的使用和管理;建立本部門受控文件清單;負責規(guī)定的文件的編制、發(fā)放管理。
5.4執(zhí)行層
本制度的執(zhí)行層是項目部,其職責為:負責本項目部文件的使用和管理,建立本部門受控文件清單;負責規(guī)定的文件的編制。
6.工作程序
6.1質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系中使用的文件類型:
6.1.1第一類型:質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理手冊:向組織內部和外部提供關于綜合管理體系的一致信息的文件。
6.1.2第二類型:質量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理目標指標、管理方案等:表述綜合管理體系的目標指標和如何實現(xiàn)和應用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件。
6.1.3第三類型:規(guī)范:闡明要求的文件。
6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明推薦的方法或建議。
6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業(yè)指導書和圖樣:這類文件提供如何一致地完成活動和過程的信息。
6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動或達到的結果提供客觀證據(jù)。
6.2文件的編號
6.2.1綜合手冊的編號
md/sc -2010
批準年號
手冊
明大公司代號
6.2.2綜合管理體系程序文件編號
md/c*-**-2010
批準年號
程序編號
程序文件
明大公司代號
6.2.3各部門/項目部產(chǎn)生的文件(如:指導書、指南、規(guī)章制度等)
md/ gl(gy)-**-****
批準年號
順序號
工藝技術文件代號
管理文件代號
明大公司代號
6.2.4記錄編號
見《記錄控制管理程序》
6.2.5部門簡稱
工程部(工)、經(jīng)營經(jīng)營預算部(經(jīng))、辦公室(辦)。
6.2文件的受控狀態(tài)
6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發(fā)號進行標識并標明其版序號。如:a/0版、b/0版等。
6.2.2所有受控文件應分類編制受控文件清單,并對受控文件實施動態(tài)管理,及時獲得本行業(yè)最新的標準規(guī)范,以及本單位編制或更新的文件,并有效控制作廢文件,以確保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。
6.4文件和資料的編制和審批
6.4.1綜合管理手冊由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準。
6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門按章節(jié)內容分別編制,組織會審后,由主管副經(jīng)理審核,管理者代表審批。
6.4.3其它需編制的文件由各需要部門/項目部編制,根據(jù)文件性質由公司各業(yè)務主管部門審批(其它文件有特殊規(guī)定審批權限者,執(zhí)行相應文件)。
6.4.4對于外來文件的適用性,應由各業(yè)務主管領導進行審批。
6.5文件的發(fā)放
6.5.1對綜合管理體系要求的文件在發(fā)布前應由規(guī)定的人員對文件的充分性和適宜性進行審批,審批后方可進行發(fā)放。
6.5.2文件經(jīng)審批后,由編制部門根據(jù)審批發(fā)放范圍填寫《文件發(fā)放登記表》,保證文件發(fā)至所需要的各個場所,確保在使用處可獲得有關版本的適用文件。
6.5.3當對原文件有新的需求時,可填寫《文件復制(領用)申請表》,經(jīng)批準后領用文件或復印件。
6.6文件的更改
在綜合管理體系活動中必要時對文件重新進行評審與更新,對更新文件再次批準。
6.6.1當文件的內容、形式需要更改時,由申請人填寫《文件更改申請表》,由原文件審批人簽發(fā),當原審批人不在職時,由現(xiàn)任領導審批,但必須獲得原審批文件的前景資料。
6.6.2文件更改審批后,應通知使用有效文件的各場所,按審批內容更改,保持文件的有效狀態(tài)。
6.6.2當文件經(jīng)過多次修改或發(fā)生大幅度變動時,由原編制部門提出申請,換版發(fā)行,同時收回所有舊版文件,以防誤用。
6.6.4對于作廢的文件,由原編制部門回收并記錄,辦理銷毀手續(xù)進行銷毀。出于積累知識或其它正當理由而保留的作廢文件,必須加蓋作廢標識,由原編制部門登記。
6.7應確保文件保持清晰,不得任意涂改、亂寫亂畫,并易于識別文件的有效性。
6.8外來文件包括政府頒布的外部標準、規(guī)范、法規(guī)以及顧客圖紙等,為確保外來文件得到識別,應按照文件控制要求進行受控和發(fā)放。
第7篇 x公司文件管理制度
公司文件管理制度
1.0 總則
為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,特制訂本制度。
2.0 文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。
3.0 收文的管理
3.1 公文的簽收
3.1.1 凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和機要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
3.1.2 對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
3.2 公文的編號保管
3.2.1 辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件,公司領導啟封后,也應交辦公室辦理正常手續(xù)。
3.2.2 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管,不得個人保存。
3.3 公文的閱批與分轉
3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內容和性質閱簽后,由機要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要月即辦。
3.3.2 一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
3.3.3 為加速文件運轉,機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門,如關系到兩個以上業(yè)務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過2天(特殊情況例外)。
3.4 文件的傳閱與催辦
3.4.1 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
3.4.2 閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交機要室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.4.3 閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
3.4.4 文件閱完后,應送交辦公室機要秘書,切忌橫傳。
3.4.5 辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
3.4.6 按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室機要室通知到機要室閱文。
4.0 發(fā)文的管理
4.1 發(fā)文的規(guī)定
4.1.1 全公司上報下發(fā)正式文件的權力集中于公司,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
4.1.2 各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應向公司提出發(fā)文申請,并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文,則由公司按機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。
4.1.3 對全公司影響較大,涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件,須由經(jīng)理批準簽發(fā)。其余文件均由分管公司領導批準簽發(fā)。
4.2 發(fā)文的范圍
4.2.1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
4.2.2 公司下發(fā)文件主要用于:
① 公布公司規(guī)章制度;
② 轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件;
③ 公布公司體制機構變動或干部任免事項;
④ 公布公司性的重大開發(fā)、項目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
⑤ 發(fā)布有關獎懲決定和通報;
⑥ 其他有關公司的重大事項。
4.2.3 公司上行文、外發(fā)文主要用于:
① 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
② 同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大開發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
4.2.4 在公司日常項目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經(jīng)分管公司領導批準后,由主管業(yè)務部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
4.2.5 凡各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
4.2.6 各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
5.0 文件的立卷與歸檔
5.1 文件的歸檔范圍
5.1.1 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔:
① 上級機關來文,包括上級對公司報告、申請的批復;
② 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
③ 經(jīng)理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;
④ 公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
⑤ 有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結果;
⑥ 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;
⑦ 上級機關領導同志來公
司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;
⑧ 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作等的音像攝制品;
⑨ 公司日志和大事記;
⑩ 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。
5.1.2 業(yè)務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
5.2 立卷要求
5.2.1 文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。
5.2.2 立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
5.2.3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
6.0 文件的銷毀
6.1 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,公司機要室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
6.2 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應派專車分別由公司機要秘書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
第8篇 公司文件檔案管理制度
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內容
3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應進行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統(tǒng)評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護記錄；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。
3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時間：
（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。
（2）凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
（4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。
（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。
（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
（12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
（13）公司產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
（1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據(jù)檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
（2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領導批準簽字。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。
（5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。
（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。
（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續(xù)。
（5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
（6）檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點、登記。
2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。
2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
（1）根據(jù)《檔案法》中的相關規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
（3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經(jīng)理審批。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
（1）認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
（6）負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。
第9篇 監(jiān)理公司文件管理制度
建設監(jiān)理公司文件管理制度
一.收文
1.建立《收文登記表》,由辦公室派專人進行文件收文處理。
2.實行收文登記批辦制度,收文由秘書辦理登記,填《公司收文批辦單》,統(tǒng)一交辦公室負責人,辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責,傳達部門負責人辦理。
3.辦理文件的有關人員均應簽字,有關工作完成后,將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件,經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復印件。
4.各部門收到的函件,應交辦公室即時登記,交簽字后2、3條處理。
5.各有關人員注意保密,不得泄露本公司機密。
二.發(fā)文
1.公司發(fā)文由有關部門起草,建立《發(fā)文登記表》,由辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)出。
2.每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意,并留底存欄。
3.各部門對公司所發(fā)的內部文件必須認真貫徹執(zhí)行。
4.向上級單位呈報的文件,由辦公室派專人,按公文傳進程序進行。
5.監(jiān)理項目中的一般業(yè)務文件,需要辦公室打印的,需辦公室主任簽字批準。
三.文件查詢
1.凡查詢、復印、借閱文件,均需申請、登記。
2.凡涉及公司經(jīng)營機密及項目當事人有關機密的文檔需經(jīng)公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件,只能在公司辦公室查閱,允許復印的文件,不得帶出公司,只能在公司復印。
第10篇 z物業(yè)公司文件資料管理制度
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責
3.1 各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負責業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負責文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1 文件的產(chǎn)生
5.1.1 各相關部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對文件進行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a)內業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內行文、外行文: 1
b)未被質量體系引用的外來文件: 2
c)與服務過程無關的合同協(xié)議: 3
d)未被質量體系引用的法律法規(guī): 4
e)行業(yè)標準性文件: 5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
*-*.*-**
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數(shù)等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號等,并要求領用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領,以便對發(fā)放的文件進行統(tǒng)計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規(guī)定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準。
b)b級機密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營專項審批文件等的調用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業(yè)資料和技術性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調用與借閱需經(jīng)有關部門負責人批準并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執(zhí)法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7 文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經(jīng)辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發(fā)申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續(xù)。補發(fā)新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發(fā)號,新的分發(fā)號延續(xù)原來文件分發(fā)號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發(fā)號作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr―wd01―02―01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr―wd01―02―02
辦公室
長期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr―wd01―02―03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr―wd01―02―04
辦公室
一年
5
[文件復印登記表]
qr―wd01―02―05
辦公室
一年
6
[文件補發(fā)申請表]
qr―wd01―02―06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr―wd01―02―07
辦公室
一年
起草人: 審核人: 審批人:
日期: 日期: 日期:
第11篇 公司文件管理制度
公司文件管理制度（一）
一、總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)有關規(guī)定，結合企業(yè)實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業(yè)上報下發(fā)的各種文件、資料。
二、收文的管理
第三條 公文的簽收
1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對政府部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，并登記差錯文件的文號。
第四條 公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內容和性質閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯(lián)系后再分轉處理。
3、為加速文件運轉，秘書應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。
第五條 文件的傳閱與催辦
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完后應在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負責。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后應送交秘書，切忌橫傳。
5、行政秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復印或摘抄，原件應及時周轉歸檔。
三、文件借閱和清退
第六條 各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須秘書同意后方可借閱。
第七條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第八條 各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
四、文件的立卷與歸檔
第九條 文件的歸檔范圍
凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：
1、企業(yè)領導發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計劃、統(tǒng)計、季度、年度報表等；
2、各種專業(yè)例會記錄；
3、企業(yè)召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
4、有保存價值的客戶資料及處理結果；
5、企業(yè)日志和大事記。
第十條 立卷要求
1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
五、文件的銷毀
第十一條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，秘書應定期清理造冊并按行政有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
六、附則
第十二條 本制度解釋權歸行政部。
第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。
公司文件管理制度（二）
（一）總則
第一條 減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)中央關於文書處理的有關規(guī)定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。
（二）收文的管理
第四條 公文的簽收
1、凡來廠公文件（除廠領導訂的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2、對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1、兩辦機要秘書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親文件，廠領導封後，也應分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條 公文的閱批與分轉
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內容和性質閱簽後，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系後再分轉處理。
3、加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完後，應送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
（三）發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨委和廠部，各群團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群團體文件由黨委批轉。
3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：
（1）公布全廠規(guī)章制度；
（2）轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；
（3）公布工廠體制機構變動或干部任免事項；
（4）公布全廠性的重大生、技術、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；
（6）其他有關全廠的重大事項；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：
（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關工廠重大生、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生、技術、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管廠領導批準後，由主管業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
6、各業(yè)務科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用廠部名義發(fā)文。
（四）發(fā)文程式與要求
第十條 發(fā)文程式規(guī)定：
1、各單位元需要發(fā)文，應事先分別向黨委、廠部提出申請；
2、黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；
4、文稿擬就後，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級；
5、兩辦應根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關指示精神，有關文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；
7、對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9、文稿審核會簽後，按批準許可權的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領導審定批準簽發(fā)；
10、經(jīng)領導批準簽發(fā)後的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室列?。?/p>
11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要秘書應拒絕蓋印分發(fā)。
（五）文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機要秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
（六）文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責歸檔：
（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批復；
（2）黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；
（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄；
（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等；
（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；
（6）叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報表言材料等；
（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料；
（8）反映本廠生、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2、業(yè)務科室，各群團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務科室、群團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
（七）文件的銷毀
第十七條 對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
公司文件管理制度（三）
第一章 總則
第一條 為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。
第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。
第三條 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負責人均應指定專人負責收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二章 文書檔案立卷歸檔方法
第一節(jié) 文件資料的收集管理
第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。
第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。
第六條 公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在核報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認可后會計部才給予核報差旅費。
第七條 各系統(tǒng)、部門檔案員的職責：
（一） 了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。
（二） 認真執(zhí)行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。
（三） 承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，并辦理臨時借用文件資料登記手續(xù)。
第二節(jié) 歸檔范圍
第八條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。
第九條 上級機關發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。
第十條 公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
第十一條 公司的請示與上級機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結。
第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統(tǒng)計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。
第十三條 信訪工作資料。
第十四條 公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。
第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。
第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。
第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。
第十九條 公司重要設備檔案、財會檔案材料。
第三節(jié) 平時歸卷
第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。
第二十一條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，并編上條款號。
第二十二條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。
第二十三條 檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照案卷類目條款，放入平時保存文件卷夾內對號入座，并在文件處理登記薄上注明。
第四節(jié) 立卷
第二十四條 立卷工作由相關部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。
第二十五條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
第二十六條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
第二十七條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十九條 卷內文件資料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第三十條 卷內文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。
第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。
第三十二條 有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十三條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。
第12篇 物業(yè)管理公司文件管理制度9
物業(yè)管理公司文件管理制度(九)
1、凡上級和外單位發(fā)來的文件、信函、電報、內刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號、登記收文薄、填寫公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領導批閱。
2、經(jīng)公司領導批閱的文件,綜合部要及時收回,按批示迅速準確地送閱和傳遞。
3、各部門接文件后,要當日閱辦,并根據(jù)領導批示及文件要求,主動辦理。屬于各部門聯(lián)合承辦的,主辦部門要主動做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門要積極配合。
4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時查詢催辦,防止辦文拖期。
5、各部門在文件承辦后,要將辦理結果寫在文件處理欄內,簽署承辦結果、承辦人姓名、時間或字號,將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。
6、上級下達的業(yè)務性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復印留用。
7、各部門收到上級主管部門直接下達的文件或參加有關會議收到會議文件,均需交公司綜合部統(tǒng)一登記,并按文件處理程序閱辦。
第13篇 施工公司文件管理制度
建筑公司文件管理制度
1.目的
為適應當前信息系統(tǒng)管理需要,充分節(jié)約紙張辦公,公司文件采用e四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所,確保文件的適用性、有效性,防止失效或作廢文件的使用。
2.適用范圍
適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。
3.職責
3.1董事長負責批準企業(yè)綜合管理手冊。
3.2總經(jīng)理負責批準各系統(tǒng)管理分手冊。
3.3公司各分管領導對本系統(tǒng)文件進行審批,管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準有關內容。
3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理,負責對集團公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。
3.5企業(yè)管理部負責組織企業(yè)管理手冊的編寫,組織文件接口討論,負責其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作;定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性,負責e四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔,并組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標準規(guī)范及其他要求,盡量在網(wǎng)絡中查找,并下載,由企業(yè)管理部上傳到e四建網(wǎng)站,資源共享。質量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術管理部每年發(fā)布一次與質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術相關的適用法律法規(guī)及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發(fā)放等管理;
3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址,并及時將文件傳遞到文件的使用場所。
3.10 項目部對接收到的公司、分公司、建設單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行管理。并以交底、傳閱或組織學習等形式向相關人員傳達。
4.工作程序
編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學習→執(zhí)行→修訂→換版→作廢
4.1 文件編制、審核和審批
4.1.1 企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊》,組織討論,董事長審批。
4.1.2 公司職能部門編制本系統(tǒng)的管理手冊,企業(yè)管理部組織討論,總經(jīng)理審批。
4.1.3 公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導書等管理性文件,由部門領導審核,經(jīng)相關部門會簽,公司分管領導審批。
4.1.4 分公司編制的管理規(guī)定、制度等文件,由主管經(jīng)理審核,分公司經(jīng)理審批。
4.1.5 項目部編制的施工組織設計、專項方案、交底等技術性文件按照有關法規(guī)和《施工組織設計及專項施工方案管理辦法》中的審批要求進行管理。
4.1.6 對內審報告、管理評審報告、會議紀要等記錄性文件按照各系統(tǒng)管理手冊中要求進行審批。
4.1.7電子文件起草完成后,分管領導在紙張文件原稿上審批,文件管理部門留存原稿。
4.2 文件的接收和發(fā)放
4.2.1公司各部門、分公司、項目部均應配置至少一臺電腦,并與互聯(lián)網(wǎng)連接,設置一個固定的郵箱地址或qq號碼,向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。
4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門、分公司的郵箱地址或qq號碼,文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人,分公司主管文件人員建立各項目的郵箱地址,并以此郵箱地址為收件人進行文件發(fā)放。
4.2.3公司各部門、分公司、項目部均明確一名文件管理員,每天必須查看郵箱,在5日內完成文件的傳遞工作。
4.2.4各職能部門規(guī)章制度方面的文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進行發(fā)放,并向公司相關領導發(fā)放一份紙質文件。
4.2.5日常通知類文件可在e四建網(wǎng)頁上公布,對需要在網(wǎng)上發(fā)布的文件,經(jīng)分管領導審批后,由編制部門通過企業(yè)管理部在公司網(wǎng)頁上發(fā)布,網(wǎng)管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門,防止沒有接到通知延誤工作。
4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后,要及時給發(fā)文部門回復確認文件收悉情況。
4.2.7企業(yè)管理手冊、規(guī)章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件,以郵件形式發(fā)放,或在e四建網(wǎng)頁上設置公司內部文件平臺,設置密碼,只有公司內部人員方可登陸。
4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后,文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領導審閱,如需傳閱或轉發(fā),批注傳閱或發(fā)放范圍,傳閱人員簽注姓名和時間,轉發(fā)的文件填寫《文件發(fā)放記錄》。
4.2.9分公司主管領導在《文件傳閱處理單》上標注電子文件的發(fā)放范圍,文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放,做好《文件發(fā)放記錄》,收到電子郵件后,接收方要進行回復確認,發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認。
4.2.10分公司接到電子文件后,及時向項目部發(fā)放。對沒有連接網(wǎng)絡或無電腦的項目部可將文件進行拷貝或打印成紙張文件進行發(fā)放。發(fā)放部門(科室)填寫《文件發(fā)放記錄》,接收人簽字。
4.2.11各有關部門、單位可將所需文件從網(wǎng)頁或郵件中下載,復制到本地電腦專項文件夾中,建立《文件接收記錄》方便查找。文件管理員對文件修訂過程進行跟蹤,確保使用文件處獲得有效版本。
4.2.12企業(yè)管理手冊分為受控和非受控,提供給認證中心和公司內部使用要對其修訂狀態(tài)進行管理,提供給建設單位或社會有關部門的文件為非受控版本。
4.2.13凡對體系運行具有關鍵作用的崗位,都應得到或學習適用文件。
4.2.14 接收到文件的部門、分公司、項目部利用每周會議學習文件有關內容,并做好會議紀要。
4.3文件的評審
4.3.1在管理評審輸入資料中,各職能部門對主管的文件提出評審意見。
4.3.2 企業(yè)管理部每年對管理性文件組織評審,需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊中進行修改。
4.4文件的修訂、更新、作廢
4.4.1文件起草部門對電子文件進行修訂時,重新起草文件,并用紅顏色字體標明修改部位,經(jīng)審批后,標明原文件作廢或修訂狀態(tài),進行發(fā)放。
4.4.2 對文本文件修改時,填寫《文件更改通知單》,經(jīng)審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。
4.4.3當文件修訂或更新時,及時進行發(fā)放管理,通知原文件管理員更換原有文件。
4.4.4 文件作廢時,在紙張文件上注明作廢,作廢的電子文件及時從有效文件夾中撤出,在文件接收記錄中標識作廢。
4.5 文件的存檔
4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件,人事任免文件打印5份紙質文件,分別由人力資源部留一份,個人檔案裝一份,用人單位存一份,辦公室留存兩份。
4.5.2分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件,進行傳閱、學習并存檔。
4.6網(wǎng)頁的維護
4.6.1企業(yè)管理部負責對公司網(wǎng)站進行維護,確保網(wǎng)絡暢通。
4.6.2企業(yè)管理部積極宣傳公司網(wǎng)站,在各種雜志、文件中體現(xiàn)公司網(wǎng)址。
4.7文件的編號和排版
4.7.1 公司文件分為企業(yè)管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會文件等類型。
4.7.2公司紅頭文件按照傳統(tǒng)文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建×字[××××]××號)
4.7.3 公司便函文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建函[××××]××號)
4.7.4黨委文件、工會文件紅頭采用本系統(tǒng)的編號方法。
4.7.5各部門編制的電子版文件按附錄要求格式設置。
4.7.6分公司文件編號采用sj/×f××-20××。
4.8文件管理的其他要求
4.8.1各部門報刊、信件由專人領取分發(fā)。凡屬領導親啟的函件,要交領導拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書拆封,對外來已拆封的文件拒絕簽收。
4.8.2搞好企業(yè)內外文件、信件的收發(fā)和傳遞工作。對急件隨接隨送,立即處理,不得積壓拖延時間。做到登記清楚,不丟失,不拆封,收件人必須有簽字。對帶有編號的外來件,收發(fā)登記后再予分發(fā)。
4.8.3凡以企業(yè)名義發(fā)出的文件,要按文稿格式擬稿。經(jīng)分管領導審查同意簽字后,由辦公室主任核稿登記打印,核準無誤后方準發(fā)出。
4.8.4文件起草部門、分公司、項目部均要留存各種文件審批底稿,并報辦公室留存蓋章后正式文稿一份。
4.8.5除中心組學習及黨政聯(lián)席會會議等重要會議的紀要外,其它會議紀要以電子版文件形式下發(fā),由文件起草部門按照公司企業(yè)管理部公布的各部門、各單位郵件地址發(fā)放,在公司大屏幕滾動通知文件管理員通過電子郵箱查閱、傳遞,各單位或各部門收到文件后,要及時給發(fā)文部門回復確認文件收悉情況。
4.8.6除存檔的紙張文件外,均應使用已單面使用過的廢棄紙張,包括呈送公司相關領導的紙質文件。
4.8.7公司、分公司、項目部對接收到的建設單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行編目管理,并及時向相關部門傳遞信息。
4.8.8所有的會議紀要均要寫明時間、地點、主持人、參加人、請假人及缺席情況,要寫明會議主要內容及會議安排事項。
4.8.9所有文件均應反映出文件名稱、審批過程、編制單位、編制日期的內容。
5.記錄
5.1 文件接收記錄
5.2 文件發(fā)放記錄
5.3 文件傳閱處理單
5.4 文件更改通知單
6.流程圖
第14篇 某公司文件和檔案管理制度
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權作業(yè)指令單、事故調查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應急演習信息、技術圖紙等。
第15篇 某某公司文件檔案管理制度
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負責公司內部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規(guī)定格式行文。
第五條 以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關于人、財務方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。
第六條 公司內部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。
第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。
第八條 打印、復印資料憑部門負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關部門協(xié)商會簽。
第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關部門分類管理相關檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;
2、公司會議記錄、紀要、決定;
3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算、工作總結;
4、會議形成的領導講話、文件;
5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;
6、公司各部門的發(fā)文;
7、其它具有保存價值的文件、材料。
8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;
9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負責人及綜合管理部負責人批準。
2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復印檔案。
3、文件復制需經(jīng)綜合管理部負責人批準。
第16篇 公司文件管理制度6
公司文件管理制度6
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)我公司的實際情況,特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票,對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門發(fā)來的文件,要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級機要部門,并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號,個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內容及性質閱簽后,由辦公室秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室秘書直接分轉處理,如涉及幾個單位會辦的文件,應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
(3)為加速文件運轉,辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門,如關系到兩個以上業(yè)務部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”,辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關事宜。
(3)閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件,須由集團公司董事長批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
①發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。
②公司重大生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
②在公司日常生產(chǎn)、技術、經(jīng)營管理中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準后,由主管業(yè)務部室書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。
③凡各業(yè)務部室如開專題會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會議紀要。
④各業(yè)務部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務聯(lián)系,可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文,應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時,主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整,嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就后,擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標定日期和密級。
(5)辦公室應根據(jù)公司的要求和上級有關指示精神,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿,應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)。
(7)對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經(jīng)會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽后,按批準權限的規(guī)定呈送公司領導簽發(fā)。經(jīng)領導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書,統(tǒng)一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專人按量印刷,再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質量不好的文件,辦公室秘書應拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時
查明原因和責任者,并如實向領導報告。
第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批復統(tǒng)一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄,以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
(9)業(yè)務部室日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應按照內容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理、造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
