公司文件管理制度云匯編(15篇)

公司文件管理制度是企業(yè)運(yùn)營中不可或缺的一部分，它的核心作用在于規(guī)范文件的生成、存儲、使用和銷毀流程，確保信息的安全、準(zhǔn)確和有效。通過這一制度，我們可以提高工作效率，防止信息丟失，保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)，并符合法律法規(guī)的要求。

包括哪些方面

公司文件管理制度涵蓋以下幾個關(guān)鍵方面：

1. 文件分類與編碼：定義各類文件的類別和編碼規(guī)則，便于管理和檢索。

2. 文件生命周期管理：包括文件的創(chuàng)建、審批、發(fā)布、更新、存檔和銷毀等環(huán)節(jié)的詳細(xì)流程。

3. 權(quán)限控制：明確不同級別的員工對文件的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。

4. 文件安全：規(guī)定文件的備份策略、加密措施和防止泄露的方法。

5. 文件審核與審計：設(shè)立定期的文件審核機(jī)制，以檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性。

6. 培訓(xùn)與執(zhí)行：為員工提供文件管理培訓(xùn)，確保他們理解和遵守制度。

重要性

公司文件管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：

1. 保障信息安全：良好的文件管理能防止敏感信息泄露，保護(hù)企業(yè)的商業(yè)秘密。

2. 提升效率：規(guī)范化的流程可以減少尋找和處理文件的時間，提高工作效率。

3. 法規(guī)遵從：遵守相關(guān)法規(guī)，避免因文件管理不當(dāng)導(dǎo)致的法律風(fēng)險。

4. 知識傳承：有序的文件存儲有助于知識的積累和傳承，促進(jìn)企業(yè)長期發(fā)展。

5. 決策支持：準(zhǔn)確、完整的文件信息有助于管理層做出明智的決策。

方案

為了建立有效的公司文件管理制度，我們可以采取以下措施：

1. 制定詳細(xì)的文件管理政策，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和標(biāo)準(zhǔn)操作程序。

2. 引入電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的數(shù)字化存儲和便捷檢索。

3. 定期進(jìn)行文件清理和歸檔，避免冗余和過期文件的堆積。

4. 加強(qiáng)員工培訓(xùn)，確保他們了解并遵守文件管理制度。

5. 設(shè)立專門的文件管理部門或人員，負(fù)責(zé)日常的文件管理工作。

6. 定期評估和修訂制度，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的變化。

通過上述方案的實(shí)施，我們可以構(gòu)建一個高效、安全的文件管理體系，為企業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)行提供堅實(shí)的基礎(chǔ)。

公司文件管理制度云范文

第1篇 公司文件及檔案管理制度（7）

公司文件及檔案管理制度(七)

第一章總則

第一條為加強(qiáng)對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù),特制訂本制度。

第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

第三條本制度適用于公司各部門。

第二章基本原則及管理范圍

第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。

第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。

第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)

第六條管理模式

公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。

第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。

一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;

二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開發(fā)報建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。

第八條重要檔案基本管理要求

合同造價部、招投標(biāo)采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。

第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)

一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;

二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);

三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;

四、維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;

五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。

第四章檔案的歸檔、立卷和移交

第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間

一、對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有、拒絕移交;

二、必須嚴(yán)格按照歸檔時間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。

第十一條歸檔要求

一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求

(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;

(二)歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;

(三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;

(四)聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。

二、相關(guān)工作要求

(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應(yīng)主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;

(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;

(三)新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。

第十二條檔案立卷

一、立卷原則

綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;

二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷,該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;

三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。

第十三條檔案移交

一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時,公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。

二、公司內(nèi)部移交要求:

(一)行政人事部接收檔案時,應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁清點(diǎn),雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、機(jī)密類的案卷,更需要仔細(xì)核對,經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)

(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。

三、對調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。

四、電子檔案管理(略)

第五章檔案的利用

第十四條檔案借閱基本程序

僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)

第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定

一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)

二、借閱檔案最長應(yīng)在7個工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;

三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;

四、嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

五、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批

,各檔案室即可辦理;

六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;

七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;

八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報備,按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;

九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;

十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;

十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。

第十六條檔案資料借閱規(guī)定

一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;

二、復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。

第十七條檔案密級確定與管理

公司檔案密級分為絕密、機(jī)密和秘密三類。(密級事項(xiàng)劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:

一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;

二、查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;

三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;

四、須在設(shè)備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;

五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;

六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密;

七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:

(一)涉及公司商業(yè)機(jī)密;

(二)涉及公司專利或技術(shù)秘密;

(三)涉及公司員工個人隱私;

(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。

第十八條檔案統(tǒng)計

公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實(shí)際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五)

第六章檔案的保管和鑒定

第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關(guān)好門窗,確保檔案安全;

二、檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);

三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);

四、定期對檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。

第二十條檔案鑒定與銷毀流程

檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。

一、檔案鑒定要求

(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;

(二)技術(shù)檔案鑒定時,需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;

(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。

二、檔案銷毀規(guī)定

(一)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;

(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;

(三)檔案室應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。

第二十一條檔案保管期限

檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。

第七章獎懲規(guī)定

第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門或個人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎勵。

第二十三條罰則

一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實(shí)地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。

(一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;

(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;

(三)未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;

(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;

(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;

(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。

二、因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。

第八章附則

第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表:一、《檔案移交登記表》

二、《檔案查詢審批表》

三、《檔案借閱審批表》

四、《公司密級事項(xiàng)劃分表》

第2篇 投資公司文件收發(fā)和輪閱管理制度

投資開發(fā)公司文件收發(fā)和輪閱管理制度

一、編制目的

為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

三、相關(guān)職責(zé)

1.公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。

2.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

四、文件收發(fā)程序

1.凡上級和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開拆、登記。

2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應(yīng)登記后及時送閱。時效性較強(qiáng)的會議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。

3.各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見。

4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。

5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時編好文號,確定印制份數(shù),并逐項(xiàng)將文件標(biāo)題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。

7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

五、文件輪閱程序

1.文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補(bǔ)閱。

2.輪閱時不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。

3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。

六、其他

1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。

第3篇 某某城建投資公司文件管理制度

某城建投資公司文件管理制度

為進(jìn)一步明確工作規(guī)范,強(qiáng)化內(nèi)部管理,落實(shí)崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格按照制度要求,強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識,認(rèn)真履職、團(tuán)結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。

一、 文件收發(fā)及文檔管理

1、 文件閱讀管理規(guī)范

(一)本規(guī)范所稱文件閱讀管理工作,是指呈送給公司領(lǐng)導(dǎo)及發(fā)給公司各部門閱讀的,不需進(jìn)行公文處理的一般性文件的簽收、登記、分發(fā)、存檔工作。

(二)一般性文件的閱讀管理工作在公司主要領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行,由公司綜合辦公室具體承擔(dān)。

(三)發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)的文件、資料,由文件管理人員送領(lǐng)導(dǎo)辦公室,并在發(fā)文登記本上作好登記。發(fā)送給各部門的文件、資料由各部門自行到綜合辦公室領(lǐng)取,并做好簽收登記。綜合辦公室設(shè)立分發(fā)清單,對文件的分發(fā)情況進(jìn)行登記,文件管理人員要按文件規(guī)定的傳達(dá)范圍和領(lǐng)導(dǎo)的批示確定閱讀對象,不得隨意擴(kuò)大和縮小閱讀范圍。

(四)領(lǐng)導(dǎo)在閱讀文件上的批示,由綜合辦公室負(fù)責(zé)在登記本中注明并及時轉(zhuǎn)告相關(guān)部門辦理,并將落實(shí)情況報告批文領(lǐng)導(dǎo)。

(五)對外接收文件時,要清點(diǎn)檢查所有文件的文號、份數(shù)是否無誤,重要文件要逐頁查點(diǎn)。

(六)綜合辦公室設(shè)立專門的收文(發(fā)文)登記本,登記的主要內(nèi)容包括收文(發(fā)文)日期、來文單位、發(fā)文字號、文件標(biāo)題、份數(shù)、份號。

2、來文處理規(guī)范

(一)本規(guī)范所指來文處理,是指上級機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)(或不相隸屬機(jī)關(guān))及下級機(jī)關(guān)向公司遞送的需要辦理的文件、函電的處理。

(二)各級機(jī)關(guān)送公司需要辦理的公文(含傳真、電子文檔)由綜合辦公室負(fù)責(zé)接收,對于明確要求公司辦理的文電,可根據(jù)來文情況轉(zhuǎn)交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。綜合辦公室應(yīng)根據(jù)來文性質(zhì)在來文處理登記本上進(jìn)行詳細(xì)登記。

(二)凡需辦理的來文,首先要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的閱讀和分析,對來文作出相應(yīng)處理。來文沒有附與交辦事項(xiàng)或請示事項(xiàng)有關(guān)背景材料或需要補(bǔ)充的相關(guān)材料的,應(yīng)及時告知來文單位提供和補(bǔ)充,交辦事項(xiàng)或請示事項(xiàng)有其他背景資料的,應(yīng)先查閱背景資料,政策性較強(qiáng)的事項(xiàng),要找齊有關(guān)政策依據(jù)。

(三)上級來文依序從前至后呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批,下級、平級(或不相隸屬機(jī)關(guān))來文依序從后至前呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批,有特殊情況的呈批件,在呈請領(lǐng)導(dǎo)審批時,可視情況靈活掌握。

(四)處理情況登記。文件收發(fā)管理人員要根據(jù)來文性質(zhì)在對應(yīng)的來文處理登記本上對來文處理的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)、準(zhǔn)確的登記。登記內(nèi)容包括擬辦建議、領(lǐng)導(dǎo)批示、送簽去向、催辦記錄、時限要求、交辦單位或來文單位取件時間和取件人姓名等。

(五)來文辦理完畢后,文件收發(fā)管理人員應(yīng)及時收集好來文處理的整套材料(包括來文處理箋、來文及其他資料),按來文序號和時間分類歸檔。

3、文件審核制發(fā)規(guī)范

(一)文稿接收。要求行文的代擬稿應(yīng)由綜合辦公室負(fù)責(zé)文件審核制發(fā)的核文人員接收。接收代擬稿時,應(yīng)在稿件上寫清楚接收文稿時間,并囑請送文人員留下聯(lián)系人姓名及電話號碼,同時,將核文人員的電話號碼告知送文單位。材料不全的,應(yīng)暫緩接收,待補(bǔ)齊之后再接收。文稿如系急件,可先接收,但應(yīng)告知來文單位盡快將材料補(bǔ)齊。

(二)確需公司行文的應(yīng)注意:辦文程序是否規(guī)范;文種、格式是否正確;是否準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)了公司發(fā)文意圖;是否符合領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)批示精神;文稿的結(jié)構(gòu)是否合理,語言文字、印發(fā)傳達(dá)范圍、引文、人名、地名、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等是否準(zhǔn)確規(guī)范;文稿中提出的方針、政策、措施、辦法等是否符合現(xiàn)行的法律法規(guī)和有關(guān)政策規(guī)定;對涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)事項(xiàng)的表述是否得到了相關(guān)部門的認(rèn)可;需要協(xié)調(diào)的,列出清單,采取電話聯(lián)系、面談或召開座談會等形式,逐一協(xié)調(diào)到位。

(三)發(fā)文程序如下:擬稿--各級負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)--統(tǒng)一編號--蓋章(簽字)--發(fā)文--備案存檔。

4、文件傳遞工作規(guī)范

(一)加強(qiáng)文件傳遞工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,進(jìn)一步保證文件的安全、及時運(yùn)轉(zhuǎn)與準(zhǔn)確傳遞。

(二)文件管理人員要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律和各項(xiàng)保密規(guī)定。不得私看文件,不得更改文件密級和收發(fā)文單位名稱,不得隱匿、扣押文件,不得利用交換公文之機(jī)搞違法活動。不準(zhǔn)將機(jī)密信件帶到公共場所和住宅,未投遞完的機(jī)密信件(急件應(yīng)及時送達(dá)),應(yīng)當(dāng)存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)。如發(fā)生信件遺失、傳遞差錯或其他失、泄密事故要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報,不得弄虛作假或隱瞞不報。

第4篇 z公司文件管理制度范例

公司文件管理制度范例

第一節(jié) 總則

一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節(jié) 文件分類

一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用“規(guī)定”。

二、決定、決議。對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排,用“決定”。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng),用“決議”。

三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級文件,要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用“通知”。

四、通報。表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要信息,用“通報”。

五、請示、報告。向上級請求批示與批準(zhǔn),用“請示”。向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用“報告”。

六、批復(fù)。答復(fù)請示事項(xiàng)用“批復(fù)”。

七、函。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等,用“函”。

八、會議紀(jì)要。傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會者共同遵守的,用“會議紀(jì)要”。

第三節(jié) 文件格式

一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。

二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。

三、發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。

四、公司發(fā)文代號分為四種:①“___發(fā)”、②“___人發(fā)”、③“___客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力,對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。

“___發(fā)”用于公司及各部門的對內(nèi)對外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號;“___人發(fā)”、“___客發(fā)”分別用于人力資源部的對內(nèi)對外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號,總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。(公司其他部門均以“___發(fā)”的代號發(fā)文,以②、③代號發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。

八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱。

十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

十二、文件紙一般使用a4型。

第四節(jié) 收文

一、收文一律使用《___有限公司收文簿》。

二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。

第五節(jié) 辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。

五、嚴(yán)格按照時限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

第六節(jié) 發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《___有限公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下:

公司內(nèi)部發(fā)文:

擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

對外發(fā)文:

擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

第七節(jié) 其他

一、時限要求:

1、特急:限4個工作時內(nèi)完成。

2、急:限8個工作時內(nèi)完成。

3、平:限16個工作時內(nèi)完成。

二、文件的保密要求:

1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。

2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。

3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

第5篇 某某公司文件檔案管理制度

某公司文件、檔案管理制度

第一章 文件管理制度

第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。

第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。

第三條 各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

第四條 公司常用公文種類為:請示、批復(fù)、報告、通知、通告、決定、函、會議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

第五條 以公司名義向上級機(jī)關(guān)呈報的請示、報告及公司關(guān)于人、財務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。

第六條 公司內(nèi)部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會簽。

第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。

第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。

第二章 檔案管理制度

第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。

第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

第十四條 歸檔資料包括:

1、公司與有關(guān)單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;

2、公司會議記錄、紀(jì)要、決定;

3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算、工作總結(jié);

4、會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;

5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;

6、公司各部門的發(fā)文;

7、其它具有保存價值的文件、材料。

8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;

9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;

10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

第十五條 檔案的借閱

1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。

3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第6篇 _公司文件管理制度

公司文件管理制度

1.0 總則

為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。

2.0 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

3.0 收文的管理

3.1 公文的簽收

3.1.1 凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時,收發(fā)員和機(jī)要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

3.1.2 對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定,如果其中一項(xiàng)不對口,應(yīng)立即報告上級機(jī)要部門,并登記差錯文件的文號。

3.2 公文的編號保管

3.2.1 辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。

3.2.2 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號保管,不得個人保存。

3.3 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。

3.3.2 一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.3.3 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

3.4 文件的傳閱與催辦

3.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

3.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.4.3 閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

3.4.4 文件閱完后,應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書,切忌橫傳。

3.4.5 辦公室機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

3.4.6 按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。

4.0 發(fā)文的管理

4.1 發(fā)文的規(guī)定

4.1.1 全公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

4.1.2 各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請,并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文,則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。

4.1.3 對全公司影響較大,涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

4.2 發(fā)文的范圍

4.2.1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。

4.2.2 公司下發(fā)文件主要用于:

① 公布公司規(guī)章制度;

② 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件;

③ 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng);

④ 公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

⑤ 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;

⑥ 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。

4.2.3 公司上行文、外發(fā)文主要用于:

① 對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

② 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。

4.2.4 在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

4.2.5 凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。

4.2.6 各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查),不用公司名義發(fā)文。

5.0 文件的立卷與歸檔

5.1 文件的歸檔范圍

5.1.1 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:

① 上級機(jī)關(guān)來文,包括上級對公司報告、申請的批復(fù);

② 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;

③ 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;

④ 公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;

⑤ 有保存價值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;

⑥ 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材料等;

⑦ 上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公

司檢查視察工作的報告、指示記錄,以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;

⑧ 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;

⑨ 公司日志和大事記;

⑩ 公司向上級請求批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

5.1.2 業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

5.2.2 立卷時,要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。

5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

6.0 文件的銷毀

6.1 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件,公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。

6.2 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書和正(副)主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

第7篇 物業(yè)管理公司文件控制程序-13

物業(yè)管理公司文件控制程序(13)

1.0目的:

規(guī)范管理體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改、處置等過程,確保文件的有效版本和得到有效控制。

2.0適用范圍:

適用于本公司管理體系文件的控制。

3.0職責(zé)

3.1綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)公司管理體系文件的控制。

3.2各部門負(fù)責(zé)本部門管理體系文件的控制。

3.3工程技術(shù)部負(fù)責(zé)小區(qū)圖紙、技術(shù)圖樣的管理與控制。

3.4綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)管理體系文件原件、質(zhì)量記錄表格原件的保存。

4.0程序

4.1本公司文件分為以下四個層次:

第一層次質(zhì)量手冊

第二層次程序文件

第三層次作業(yè)指導(dǎo)書

第四層次質(zhì)量記錄表格、資料(包括圖紙、技術(shù)圖樣等)。

4.2文件的編制、審核與批準(zhǔn)

4.2.1與管理體系有關(guān)的所有文件需按規(guī)定程序進(jìn)行審批才能生效執(zhí)行。

4.3受控文件的發(fā)布

4.3.1各部門認(rèn)為受控文件不合理或因條件發(fā)生變化,使原文件不適用而需要更改時,申請部門填寫《文件更改通知單》提交綜合事務(wù)部,綜合事務(wù)部把該文件提交原審核部門重新審核,并得到批準(zhǔn)。

4.3.2綜合事務(wù)部對文件進(jìn)行統(tǒng)一編號,具體方法見《文件編號規(guī)則》。

4.3.3綜合事務(wù)部將文件發(fā)送至審核部門審核以及批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。在審核及批準(zhǔn)過程中若未通過,文件自動返回編制部門繼續(xù)修改。

4.3.4文件分受控文件和非受控文件兩類。受控文件需加蓋藍(lán)色受控文件章,非受控文件加蓋紅色非受控文件章,作廢文件加蓋紅色作廢章。沒有管理者代表批準(zhǔn),公司員工不得任意復(fù)制和外傳。

4.3.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)放文件,并收回作廢文件,接收文件人在《文件發(fā)放回收記錄》簽收。

4.3.6綜合事務(wù)部在相關(guān)文件上做好修改記錄。每修改一次,改次狀態(tài)號遞增1次。若質(zhì)量管理體系文件有三分之一的修改時,版本號從a、b、c……遞增。

4.4受控文件的回收及處理

4.4.1綜合事務(wù)部在發(fā)放新文件的同時,應(yīng)回收相應(yīng)作廢文件。如文件持有部門不能提交舊版本文件時,應(yīng)提交書面原因方可發(fā)放新版。

4.4.2綜合事務(wù)部對收回的作廢文件予以統(tǒng)一處理。

4.5文件原件的管理

4.5.1新制文件發(fā)放完成后,綜合事務(wù)部將相應(yīng)《文件更改通知單》、《文件發(fā)放回收記錄》及文件原件配對后保存。

4.5.2新制文件發(fā)放完成后,綜合事務(wù)部將相應(yīng)記錄與舊版文件原件配對保存,作廢文件原件蓋作廢章后,做相應(yīng)處理。

4.5.3公司文件和資料原件及作廢版本原件一般不予借閱,若需借閱,應(yīng)經(jīng)管理者代表書面同意,且借閱時間以一周為限。借閱文件部門應(yīng)正確使用、妥善保管,防止被誤用或丟失、污損。

4.6受控文件在以下情況可以非受控方式發(fā)布,綜合事務(wù)部不負(fù)責(zé)對其進(jìn)行更新:

4.6.1因宣傳等原因,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn),受控文件可以非受控方式對外發(fā)布。

4.6.2因培訓(xùn)等原因,經(jīng)綜合事務(wù)部批準(zhǔn),受控文件可以非受控方式在公司內(nèi)部發(fā)布。

4.7文件的評審

4.7.1文件體系的評審內(nèi)容,包括文件體系的適宜性、充分性、有效性。

4.7.2對文件體系提出增加、更改、刪除要求的,由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)按本程序?qū)嵤?/p>

4.8外來文件的控制

4.8.1外來文件是指非本公司發(fā)放的文件和資料,包括國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)條例、技術(shù)文件等。

4.8.2相關(guān)部門收到外來文件后,如該文件內(nèi)容涉及到物業(yè)服務(wù)及質(zhì)量管理體系且公司準(zhǔn)備采用時,接收部門將此文件送到綜合事務(wù)部備案,由管理者代表批準(zhǔn),列入《外來文件目錄》。

4.8.3外來文件原件由綜合事務(wù)部保存。作廢外來文件原件由綜合事務(wù)部加蓋作廢章后另行處理。

4.8.4各部門需要外來文件,可到綜合事務(wù)部查詢、借閱或復(fù)制,復(fù)制的外來文件登記并加蓋受控文件章。

4.8.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)其版本更新,每三個月對外來文件進(jìn)行更新一次,可通過各種途徑了解外來文件的版本情況,并及時獲取外來文件的最新版本。

4.9資料的控制

4.9.1圖紙、技術(shù)圖樣由管理處負(fù)責(zé)建檔、編號,并及時到綜合事務(wù)部蓋受控章。

4.9.3資料發(fā)生更改時應(yīng)加蓋修改章,當(dāng)圖紙修改超過使用規(guī)定時加蓋作廢章并收回存檔。

4.10質(zhì)量記錄表格的控制

4.10.1各部門組織設(shè)計制定或更改本部門的記錄表格。

4.10.2各部門將新制訂或更改的記錄表格原件及《文件更改通知單》報綜合事務(wù)部。

5.0支持性工具

《文件發(fā)放回收記錄》、《文件更改通知單》、《受控文件目錄》、《文件目錄單》

編制:審核:批準(zhǔn):日期:

第8篇 物業(yè)公司文件控制管理工作程序

1.0 目的

對麗江花園物業(yè)管理公司質(zhì)量管理體系所要求的文件進(jìn)行控制,確保在使用處獲得適用文件的有關(guān)版本。

2.0 適用范圍

適用于麗江花園物業(yè)管理公司與質(zhì)量管理體系要求有關(guān)的文件的控制。

3.0 職責(zé)

3.1麗江花園物業(yè)管理公司與管理體系有關(guān)的文件由行政部歸口管理。

3.2技術(shù)部負(fù)責(zé)與維護(hù)有關(guān)的和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有關(guān)的技術(shù)性文件和資料的受控發(fā)放。

3.3配套服務(wù)部負(fù)責(zé)與服務(wù)有關(guān)的文件受控發(fā)放。

3.4各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門文件管理。

4.0 定義

4.1文件的分類

按文件的來源分為:

4.1.1 內(nèi)部文件:麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的管理文件,包括質(zhì)量管理體系文件和對內(nèi)、對外的管理公文。

質(zhì)量管理體系文件還可分成:

a)質(zhì)量手冊,第一層次文件,代碼為(a);

b)程序文件,第二層次文件,代碼為(b);

c) 作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程(規(guī)定),第三層次文件,代碼為(c);

d)質(zhì)量記錄(為特殊類型文件),代碼為(d)。

4.1.2 外來文件:

a) 國家、行業(yè)、企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等;

b) 主管部門的公文;

c) 顧客提供的基礎(chǔ)資料等;

d) 計算機(jī)應(yīng)用軟件。

4.1.3 成果文件:麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的技術(shù)性文件,包括質(zhì)量計劃、綱要、成果報告、圖紙圖片等。

4.2按受控狀態(tài)分為:

4.2.1 受控文件

即列入《受控文件清單》的文件,這些文件的批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、報廢、回收等必須按本程序規(guī)定的要求進(jìn)行控制。

4.2.2 非受控文件

未列入《受控文件清單》的文件。

5.0 工作程序

5.1文件的編號與標(biāo)識

5.1.1 質(zhì)量管理體系文件按《文件編號規(guī)定》進(jìn)行編號和標(biāo)識。

5.1.2 管理性公文按《文件編號規(guī)定》進(jìn)行編號和標(biāo)識。

5.1.3 與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的文件按《文件編號規(guī)定》進(jìn)行編號和標(biāo)識。

5.1.4 外來文件沿用原文的編號,加蓋“外來文件”章。

5.2文件編寫

5.2.1 質(zhì)量管理體系文件由各使用部門編寫,行政部匯總。

5.2.2 管理性公文由行政部組織編寫。

5.3文件的審批

5.3.1 質(zhì)量手冊由管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.3.2 程序文件由行政部審核,管理者代表批準(zhǔn)。

5.3.3 作業(yè)指導(dǎo)書文件由行政部組織相關(guān)部門審定,由管理者代表批準(zhǔn)。

5.3.4 與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的成果性文件由技術(shù)部和配套服務(wù)部經(jīng)理審批。

5.3.5 管理性公文由相關(guān)部門起草,主管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.4文件的發(fā)布與發(fā)放

5.4.1 文件一經(jīng)批準(zhǔn),即可進(jìn)行發(fā)布和發(fā)放。發(fā)布可以采用會議(即發(fā)布會)和非會議兩種形式。

5.4.2 質(zhì)量管理體系文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程由行政部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。

5.4.3 技術(shù)類文件由技術(shù)部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。

5.4.4 服務(wù)類文件由配套服務(wù)部按《文件發(fā)放計劃審批表》發(fā)放。

5.4.5 文件的發(fā)放應(yīng)確定文件發(fā)放范圍,確保與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的場所,在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本。

5.4.6 各發(fā)放文件部門作好《文件發(fā)放、回收登記表》的記錄工作。

5.4.7 各單位相關(guān)部門的文件管理人員在收到和領(lǐng)取文件后,應(yīng)及時分發(fā)到位。文件收取人在《文件發(fā)放、回收登記表》上簽收。

5.4.8麗江花園物業(yè)管理公司所有對外發(fā)布的文件均由行政部審定發(fā)放,重要文件需總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)放。

5.5文件的更改

5.5.1 質(zhì)量管理體系文件需要更改時,應(yīng)由提出文件修改部門填寫《文件更改申請表》,說明更改原因,對重要的更改應(yīng)附充分理由和證據(jù)。

5.5.2 《文件更改申請表》的審批按文件審批條款進(jìn)行,經(jīng)批準(zhǔn)后,由行政部填寫《文件更改通知單》。

5.5.3 更改采用換頁法或劃改法。劃改就是在原文件需修改處修改。更改后的文件應(yīng)在文件修改記錄上予以記錄。

5.5.4 文件更改的具體程序是:

行政部將《文件更改通知單》,按原文件發(fā)放范圍發(fā)至各單位相關(guān)人員,并按通知單及時更改本單位使用文件,在通知單上做好記錄。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1 文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時,應(yīng)進(jìn)行換版。換版由行政部組織。

5.6.2 作廢的文件由行政部文件管理員負(fù)責(zé)收回,并在《文件發(fā)放、回收登記表》上做好記錄,在作廢文件上加蓋“作廢”印章,待統(tǒng)一銷毀。

5.6.3 由行政部填寫《文件銷毀申請表》,批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。銷毀由行政部執(zhí)行,需兩人在場見證。需留用的作廢文件,填寫《文件留用申請表》,經(jīng)行政部批準(zhǔn)后,加蓋“保留資料”印章方可留用。留用的文件應(yīng)單獨(dú)存放,以免混用。

5.7文件的管理

5.7.1 存檔文件應(yīng)保存在通風(fēng)、干燥的環(huán)境中并做好防火、防蟲、防潮工作,以免破損。

5.7.2 臨時借閱文件應(yīng)由借閱者填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者應(yīng)在指定日期歸還。

5.7.3 行政部定期(一年一次)發(fā)布《受控文件清單》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,下發(fā)各單位。

5.7.4 各部門依據(jù)《受控文件清單》和實(shí)際情況,實(shí)時更新本部門的《受控文件清單》。

5.8外來文件的發(fā)放

麗江花園物業(yè)管理公司所有外來文件均由行政部負(fù)責(zé)收集匯總,并記錄于《外來文件登記表》中,其包括:國家、地方、行業(yè)技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等文件,經(jīng)過鑒定和確認(rèn)其有效版本后,列入《受控文件清單》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按文件的發(fā)布與發(fā)放的路徑發(fā)放。

6.0相關(guān)文件

6.1《文件編號規(guī)定》 rgpm

第9篇 化工公司文件管理工作程序

化工公司文件管理程序

1.目的

為確保本公司質(zhì)量文件的一致性、正確性、有效性、適用性,確保質(zhì)量制度之相關(guān)單位(人員)持有最新之文件,以及防止不適當(dāng)?shù)奈募徽`用。

2.適用范圍

凡本公司與質(zhì)量管理體系相關(guān)之內(nèi)部(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等)及外來文件(相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或其它與質(zhì)量活動相關(guān)之文件均屬之)。

3.職責(zé)

3.1本程序由iso辦公室制定,管理者代表審查,總經(jīng)理批準(zhǔn),相關(guān)人員配合執(zhí)行。

3.2文件的制定:由部門(各部門之最高負(fù)責(zé)人)制定或?qū)Ｈ酥贫ā?/p>

3.3文件的審查:質(zhì)量手冊、程序文件、三級文件由管理者代表審核。

3.4文件的批準(zhǔn):

3.4.1質(zhì)量手冊、程序文件由本公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.4.2三級文件(作業(yè)指導(dǎo)書即操作規(guī)范、檢驗(yàn)規(guī)范等),由管理者代表批準(zhǔn)。

4.定義

4.1質(zhì)量手冊:有關(guān)本公司經(jīng)營組織與各機(jī)能之概括性、原則性之摘要說明。

4.2程序文件:有關(guān)事務(wù)之處理方法、手段、順序等之說明,如采購管理程序。

4.3作業(yè)指導(dǎo)書:為執(zhí)行質(zhì)量要求,在技術(shù)上所規(guī)定之具體方法、手段與判定要領(lǐng),如作業(yè)指導(dǎo)書等。

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1文件的分類與編號:

5.1.1本公司質(zhì)量體系文件從內(nèi)容上分為四級:即一級為質(zhì)量手冊;二級為程序文件;三級為作業(yè)指導(dǎo)書等;四級為記錄、外來文件等。

5.1.2文件編號:

5.1.2.1質(zhì)量手冊的編號為qm01,其各代號是指:qm為手冊文件;01代表文件序號。

5.1.2.2程序文件的編號為qp□□,其各代號是指:qp代表二級質(zhì)量文件;其□□代表文件序號。

5.1.2.3三級文件的編號為wi□□,其各代號是指:wi代表三級質(zhì)量文件;其□□代表文件序號。

5.1.2.4外來文件的編號為wl□□□□□□-□□□-□□,其各代號是指:wl代表外來文件,其前八個□代表外來文件接收的年月日,其后的四個□代表文件序號,最后的兩個□代表外來文件版本,該文件需登錄于文件總覽表并注明外來文件字樣(備注:該種序號可根據(jù)需要升為更多位)。

5.1.2.5各種表單的編號原則:文件編號加序號加版次。

5.2文件的制定、審查、批準(zhǔn)及分發(fā)層次:

文件名稱制定審查批準(zhǔn)分發(fā)單位

質(zhì)量手冊iso辦公室管理者代表總經(jīng)理各部門負(fù)責(zé)人

程序文件各負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理各相關(guān)負(fù)責(zé)人

三級文件單位負(fù)責(zé)人管理者代表管理者代表/總經(jīng)理各相關(guān)場所備注程序文件以下文件的制定,可由各指定的人員。

5.3文件的制定格式:

5.3.1一、二級文件的制定格式(見如下):

1.目的:說明制定該文件之用意。

2.適用范圍:說明該文件適用工作范圍。

3.職責(zé):說明該文件的制定與執(zhí)行相關(guān)單位。

4.定義:說明該文件之專有名詞在文件中之特有意義(質(zhì)量手冊不需該項(xiàng))。

5.作業(yè)內(nèi)容:說明該文件之責(zé)任參與作業(yè)之人員,以及工作范圍步驟,其中內(nèi)容詳細(xì)說明,有流程圖則依流程圖說明(質(zhì)量手冊的該項(xiàng)為4.)。

6.附件:說明該文件所派生的表單格式或流程圖等(質(zhì)量手冊不需該項(xiàng))。

7.參考文件:指明制定該文件所參考之相關(guān)文件(質(zhì)量手冊的該項(xiàng)為5.)。

5.3.2一、二級文件的封面格式、內(nèi)頁格式見附件。

5.3.3三級文件的內(nèi)容格式及封面內(nèi)頁格式不做具體規(guī)定。

5.4文件的制定:

5.4.1各部門依質(zhì)量體系作業(yè)需要制定草案,經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)人審查,相關(guān)權(quán)責(zé)人批準(zhǔn),由文控人員作打印和發(fā)行。

5.4.2文件制定的格式依5.3進(jìn)行作業(yè)。

5.5文件的修訂,各部門依質(zhì)量管理體系作業(yè)需要,由原制定單位人員填寫文件變更申請表說明原因及變更內(nèi)容后,由相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn),將文件變更申請表交至文控人員,文控人員將原文件作文件修訂并于修訂記錄中作登記。

5.5.1外來文件的變更由相關(guān)權(quán)責(zé)人直接在原文件上上注明作廢字樣,必要時以相應(yīng)的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單通知原件作廢及執(zhí)行的新件的編號。

5.6文件的分發(fā)與銷毀:

5.6.1文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控影印分發(fā),文件的分發(fā)需加蓋受控文件章,受控文件的發(fā)放統(tǒng)一由文控負(fù)責(zé),接收方在文件分發(fā)控制表上簽名確認(rèn)。

5.6.2文控需將變更后的文件除保留原稿作參考外(需在原稿上蓋文件作廢章以做識別,保存期限視實(shí)際需要而定),其它作銷毀處理(如作廢文件用于再生紙,每一頁須蓋上文件作廢章或?qū)懮献鲝U字樣或者打叉)。

5.6.3由文控視文件的相關(guān)與否,確定文件的分發(fā)范圍和對象。

5.6.4文控負(fù)責(zé)文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。

5.7文件的版本、版次、變更、編號與作廢:

5.7.1新制定的文件由各部門制定,由文控打印交相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)即可。

5.7.2如因作業(yè)改變或業(yè)務(wù)需要,需變更文件及編號。

5.7.2.1小變更:如文件需要局部修改,但不影響其文件主內(nèi)容,由提出人員用文件變更申請表的方式寫明需修訂內(nèi)容交文控作文件修改;修改原文件的封面版本不變,該修改只在相應(yīng)的需修改頁的版次做升次即可(如a0變更為a1;該變更只在內(nèi)頁換頁,a9后若再變更則變更升為大變更,此大變更便升級為b0,依次類推。

5.7.2.2大變更:文件內(nèi)容的修改改變了原內(nèi)容主題或小變更在一頁有五章節(jié)以上或小變更涉及有兩頁以上時,需作直接大變更處理;需更改文件版本號須在文件封面修改版本號(如a版本大變更后變成b版本,依次類推);備注:單頁文件可以只有版本不設(shè)版次。

5.7.3.3文件在變更時,由提出人員填寫文件變更申請表說明原因及變更內(nèi)容后,由相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)后,將文件變更申請表交至文控,文控在接到有批準(zhǔn)之文件變更申請表后,將文件修改變更,即收回需作修改的文件,分發(fā)新的文件,并記錄在文件分發(fā)控制表中。

5.8文件的調(diào)閱與補(bǔ)發(fā):

5.8.1如因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用文件,應(yīng)填寫文件分發(fā)控制表,并由相關(guān)人員批準(zhǔn)。

5.8.2文

件破損或遺失,須填寫文件分發(fā)控制表說明申領(lǐng)原因,并由相

關(guān)人員批準(zhǔn)后,攜帶破損文件到文控辦理申領(lǐng)手續(xù),文控將損壞之文件作廢銷毀,并在文件分發(fā)控制表中注明。

5.8.3由于業(yè)務(wù)需要需借用文件,但不需帶出文控部門,須經(jīng)文控同意才可借用。

5.9受控文件用于供應(yīng)商、客戶或認(rèn)證機(jī)構(gòu)時由文控辦理相關(guān)手續(xù),并填寫文件分發(fā)控制表。

5.10印章的管理

5.10.1印章分為受控文件、文件作廢、外來文件,并由文控管理。

5.10.2印章遺失,重新刻制時應(yīng)與原印章區(qū)別特征,并在涉及范圍內(nèi)通報。

5.11文控須制訂文件總覽表控制管理文件,以說明現(xiàn)行版本。

5.12記錄與保存:文件分發(fā)控制表、文件變更申請表、文件申領(lǐng)表、文件借用登記表、有關(guān)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由文控保存一年。

6.附件

6.1附件一、文件分發(fā)控制表

6.2附件二、文件變更申請表

6.3附件三、印章格式

6.4附件四、文件總覽表

7.參考文件

第10篇 公司文件、檔案質(zhì)量管理過程

某公司文件、檔案質(zhì)量管理過程

目標(biāo):_檔案管理全年不出現(xiàn)10次錯漏現(xiàn)象;

_倉庫管理年無事故率100%

1 文件管理:

文件管理包括:對文件的制定、編寫、發(fā)放、回收、作廢的管理和控制,具體操作步驟按《文件控制程序》條款5.1流程的步驟進(jìn)行。

2 檔案入庫流程

流程說明:

2.1各部門將需要保管的資料經(jīng)文員整理后,移交給檔案管理員。由文員填寫移交表格 。

2.2合同類文件必須復(fù)印一份到財務(wù)部,并填寫《文檔簽收表》。

2.3檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號。

2.4檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。

2.5對檔案管理員的考評按行政部的月考評,每月1次。

3 檔案管理:

3.1傳統(tǒng)文件、記錄的管理按照按《文件控制程序》、《質(zhì)量記錄的控制程序》執(zhí)行;

3.2電子文檔的管理參見《文件控制程序》條款5.10執(zhí)行;

第11篇 公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本(5)

1目的

為了加強(qiáng)對文件的控制,樹立文件的嚴(yán)肅性,特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司管理體系文件(含管理類文件、技術(shù)類文件、圖紙資料、記錄表式)的控制。

3職責(zé)

3.1公司辦負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。

3.2各文件使用部門負(fù)責(zé)按本制度要求對所使用的文件進(jìn)行管理。

3.3文件領(lǐng)取人負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行妥善保管。

3.4公司辦文件管理員負(fù)責(zé)管理體系電子文件的管理。

4管理體系文件管理

4.1本制度是依據(jù)《文件控制程序》制訂的,是《文件控制程序》的進(jìn)一步細(xì)化。

4.2文件編寫

4.2.1文件編號、編制、審批規(guī)定按《文件控制程序》執(zhí)行。

4.2.2文件格式

4.2.2.1頁邊距規(guī)定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。

4.2.2.2頁眉、頁腳規(guī)定:頁眉1.6cm,頁腳1.6cm。

4.2.2.3標(biāo)題規(guī)定:標(biāo)題為三號字,字體為黑體。

4.2.2.4正文規(guī)定:正文為小四號、宋體字,正文條款號及一級條款內(nèi)容為黑體,條款號與其后內(nèi)容之間空兩格,正文行間距為22磅,同時一級條款段前0.5行、段后0.5行;如最后一頁內(nèi)容較少,可適當(dāng)縮小行間距,以減少一頁;文字居左對齊;無條款號的段落段前空兩格。

4.2.2.5頁碼規(guī)定:頁碼為五號字,居中。

4.2.2.6文件編號及版次格式:文件編號為五號黑體字。

4.2.2.7內(nèi)容格式及要求

a)一般情況文件分為6個一級條款,“1目的”描述本文件的目的,“2適用范圍”描述本文件適用的控制范圍,“3職責(zé)”描述本文件中各相關(guān)部門各自承擔(dān)的職責(zé),“4管理內(nèi)容”描述文件控制的要求,標(biāo)題“管理內(nèi)容”可根據(jù)文件主題更改為其他標(biāo)題,“5相關(guān)文件”列出本文件編制過程中引用的文件名稱,“6記錄”列出本文件所涉及的記錄表式。一級條款數(shù)量可根據(jù)文件內(nèi)容具體情況確定。

b)二級條款,如一級條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用二級條款,如:4.2、4.3、…;

c)三級條款,如二級條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用三級條款,如:4.2.1、4.2.2、…;

d)四級條款,如三級條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用四級條款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;條款號最多為四位。

e)文件頭(含標(biāo)題、文件編號)可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式時,文件應(yīng)有“編制、校對、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實(shí)施日期”。

4.2.3文件封面的要求

a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面應(yīng)統(tǒng)一;

b)文件封面應(yīng)有文件名稱、文件編號、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實(shí)施日期等信息;

c)文件封面應(yīng)有受控狀態(tài)標(biāo)識,發(fā)放時應(yīng)有發(fā)放編號;

d)文件封面應(yīng)有公司辦統(tǒng)一編制。

4.2.4文件類型

所有編寫的文件(含記錄表式)應(yīng)采用“word”或“e_cel”類型。

4.2.5各部門在編寫文件時,文件格式應(yīng)符合要求,文件審核人在審核時,應(yīng)對文件格式進(jìn)行審查。

4.3文件發(fā)放

4.3.1所有文件由公司辦統(tǒng)一發(fā)放,發(fā)放管理應(yīng)符合《文件控制程序》要求。

4.3.2發(fā)放前,由公司辦確定文件發(fā)放范圍,經(jīng)管理者代表確認(rèn)后,實(shí)施發(fā)放。

4.3.3文件下發(fā)時,應(yīng)收回作廢文件,作廢文件管理按4.9條款執(zhí)行。

4.3.4《管理手冊》、《程序文件》發(fā)放至部門級,相關(guān)作業(yè)文件發(fā)放至作業(yè)現(xiàn)場,發(fā)放時應(yīng)在文件封面加蓋“受控”章、注明發(fā)放編號、標(biāo)明使用部門,如文件無封面,則在文件首頁上加蓋“受控”章、注明發(fā)放編號、標(biāo)明使用部門。

4.4現(xiàn)場文件管理

4.4.1現(xiàn)場使用的管理體系文件必須是現(xiàn)行有效版本,不得使用無效版本文件,以下情況之一可視為無效版本文件:

a)無批準(zhǔn);

b)無文件編號;

c)無受控狀態(tài);

d)無實(shí)施日期。

4.4.2文件領(lǐng)取人不得在非工作時間持有文件,不得將文件帶出公司外,不得復(fù)印。

4.4.3文件領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管領(lǐng)用文件,因保管不善導(dǎo)致文件丟失,其責(zé)任由文件領(lǐng)取人負(fù)責(zé)。

4.4.4公司所有下發(fā)的文件,應(yīng)保持清晰,不得亂涂亂畫。

4.5文件評審

4.5.1文件在執(zhí)行過程中或新文件發(fā)布前,如需進(jìn)行評審,由公司辦組織相關(guān)部門、確定組織評審人員對文件進(jìn)行評審。

4.5.2文件評審過程中,評審人員對評審后文件的充分性和適宜性負(fù)責(zé),評審后應(yīng)對所評審文件存在的主要問題及隨后應(yīng)采取的措施進(jìn)行記錄。

4.5.3評審時,由原文件編制部門記錄評審意見,并執(zhí)行評審意見的更改。

4.6文件更改

4.6.1本公司文件采取換頁或換版方式更改。

4.6.2文件在執(zhí)行過程中,如需更改,應(yīng)明確更改的文件名稱、編號、更改的條款及更改后條款內(nèi)容。

4.6.3更改應(yīng)詳細(xì)說明更改理由,涉及工藝更改的,應(yīng)有更改后工藝驗(yàn)證的記錄。

第12篇 _建筑公司文件管理制度（2）

建筑公司文件管理制度

1.目的

對與公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系要求有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別,并在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。

2.適用范圍

適用于公司與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系有效運(yùn)行有關(guān)的文件的控制。

3.相關(guān)文件

3.1《記錄控制管理程序》

4.定義

5.責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)

5.1責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)

本制度的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)是總工程師,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督指導(dǎo)。

5.2本制度的責(zé)任部門是辦公室,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督檢查,建立受控文件總清單。

5.3相關(guān)部門

本制度的相關(guān)部門是公司各職能部門,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本部門文件的使用和管理;建立本部門受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制、發(fā)放管理。

5.4執(zhí)行層

本制度的執(zhí)行層是項(xiàng)目部,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部文件的使用和管理,建立本部門受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制。

6.工作程序

6.1質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系中使用的文件類型:

6.1.1第一類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理手冊:向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于綜合管理體系的一致信息的文件。

6.1.2第二類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理目標(biāo)指標(biāo)、管理方案等:表述綜合管理體系的目標(biāo)指標(biāo)和如何實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同的文件。

6.1.3第三類型:規(guī)范:闡明要求的文件。

6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明推薦的方法或建議。

6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書和圖樣:這類文件提供如何一致地完成活動和過程的信息。

6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)。

6.2文件的編號

6.2.1綜合手冊的編號

md/sc -2010

批準(zhǔn)年號

手冊

明大公司代號

6.2.2綜合管理體系程序文件編號

md/c_-__-2010

批準(zhǔn)年號

程序編號

程序文件

明大公司代號

6.2.3各部門/項(xiàng)目部產(chǎn)生的文件(如:指導(dǎo)書、指南、規(guī)章制度等)

md/ gl(gy)-__-____

批準(zhǔn)年號

順序號

工藝技術(shù)文件代號

管理文件代號

明大公司代號

6.2.4記錄編號

見《記錄控制管理程序》

6.2.5部門簡稱

工程部(工)、經(jīng)營經(jīng)營預(yù)算部(經(jīng))、辦公室(辦)。

6.2文件的受控狀態(tài)

6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發(fā)號進(jìn)行標(biāo)識并標(biāo)明其版序號。如:a/0版、b/0版等。

6.2.2所有受控文件應(yīng)分類編制受控文件清單,并對受控文件實(shí)施動態(tài)管理,及時獲得本行業(yè)最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以及本單位編制或更新的文件,并有效控制作廢文件,以確保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。

6.4文件和資料的編制和審批

6.4.1綜合管理手冊由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門按章節(jié)內(nèi)容分別編制,組織會審后,由主管副經(jīng)理審核,管理者代表審批。

6.4.3其它需編制的文件由各需要部門/項(xiàng)目部編制,根據(jù)文件性質(zhì)由公司各業(yè)務(wù)主管部門審批(其它文件有特殊規(guī)定審批權(quán)限者,執(zhí)行相應(yīng)文件)。

6.4.4對于外來文件的適用性,應(yīng)由各業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。

6.5文件的發(fā)放

6.5.1對綜合管理體系要求的文件在發(fā)布前應(yīng)由規(guī)定的人員對文件的充分性和適宜性進(jìn)行審批,審批后方可進(jìn)行發(fā)放。

6.5.2文件經(jīng)審批后,由編制部門根據(jù)審批發(fā)放范圍填寫《文件發(fā)放登記表》,保證文件發(fā)至所需要的各個場所,確保在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。

6.5.3當(dāng)對原文件有新的需求時,可填寫《文件復(fù)制(領(lǐng)用)申請表》,經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用文件或復(fù)印件。

6.6文件的更改

在綜合管理體系活動中必要時對文件重新進(jìn)行評審與更新,對更新文件再次批準(zhǔn)。

6.6.1當(dāng)文件的內(nèi)容、形式需要更改時,由申請人填寫《文件更改申請表》,由原文件審批人簽發(fā),當(dāng)原審批人不在職時,由現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)審批,但必須獲得原審批文件的前景資料。

6.6.2文件更改審批后,應(yīng)通知使用有效文件的各場所,按審批內(nèi)容更改,保持文件的有效狀態(tài)。

6.6.2當(dāng)文件經(jīng)過多次修改或發(fā)生大幅度變動時,由原編制部門提出申請,換版發(fā)行,同時收回所有舊版文件,以防誤用。

6.6.4對于作廢的文件,由原編制部門回收并記錄,辦理銷毀手續(xù)進(jìn)行銷毀。出于積累知識或其它正當(dāng)理由而保留的作廢文件,必須加蓋作廢標(biāo)識,由原編制部門登記。

6.7應(yīng)確保文件保持清晰,不得任意涂改、亂寫亂畫,并易于識別文件的有效性。

6.8外來文件包括政府頒布的外部標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)以及顧客圖紙等,為確保外來文件得到識別,應(yīng)按照文件控制要求進(jìn)行受控和發(fā)放。

第13篇 施工公司文件管理制度

建筑公司文件管理制度

1.目的

為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要,充分節(jié)約紙張辦公,公司文件采用e四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所,確保文件的適用性、有效性,防止失效或作廢文件的使用。

2.適用范圍

適用于公司、分公司、項(xiàng)目部文件管理過程。

3.職責(zé)

3.1董事長負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊。

3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊。

3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對本系統(tǒng)文件進(jìn)行審批,管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。

3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對公司紅頭文件和上級來文的管理,負(fù)責(zé)對集團(tuán)公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。

3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊的編寫,組織文件接口討論,負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作;定期評審各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等管理性文件的適用性,負(fù)責(zé)e四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

3.6公司各職能部門負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負(fù)責(zé)本部門出臺的各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔,并組織實(shí)施與管理。

3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求,盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找,并下載,由企業(yè)管理部上傳到e四建網(wǎng)站,資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。

3.8公司職能部門、分公司、項(xiàng)目部設(shè)專兼職文件管理員對文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理;

3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項(xiàng)目部郵箱地址,并及時將文件傳遞到文件的使用場所。

3.10 項(xiàng)目部對接收到的公司、分公司、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來往函件及文件進(jìn)行管理。并以交底、傳閱或組織學(xué)習(xí)等形式向相關(guān)人員傳達(dá)。

4.工作程序

編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學(xué)習(xí)→執(zhí)行→修訂→換版→作廢

4.1 文件編制、審核和審批

4.1.1 企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊》,組織討論,董事長審批。

4.1.2 公司職能部門編制本系統(tǒng)的管理手冊,企業(yè)管理部組織討論,總經(jīng)理審批。

4.1.3 公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書等管理性文件,由部門領(lǐng)導(dǎo)審核,經(jīng)相關(guān)部門會簽,公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.1.4 分公司編制的管理規(guī)定、制度等文件,由主管經(jīng)理審核,分公司經(jīng)理審批。

4.1.5 項(xiàng)目部編制的施工組織設(shè)計、專項(xiàng)方案、交底等技術(shù)性文件按照有關(guān)法規(guī)和《施工組織設(shè)計及專項(xiàng)施工方案管理辦法》中的審批要求進(jìn)行管理。

4.1.6 對內(nèi)審報告、管理評審報告、會議紀(jì)要等記錄性文件按照各系統(tǒng)管理手冊中要求進(jìn)行審批。

4.1.7電子文件起草完成后,分管領(lǐng)導(dǎo)在紙張文件原稿上審批,文件管理部門留存原稿。

4.2 文件的接收和發(fā)放

4.2.1公司各部門、分公司、項(xiàng)目部均應(yīng)配置至少一臺電腦,并與互聯(lián)網(wǎng)連接,設(shè)置一個固定的郵箱地址或qq號碼,向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。

4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門、分公司的郵箱地址或qq號碼,文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人,分公司主管文件人員建立各項(xiàng)目的郵箱地址,并以此郵箱地址為收件人進(jìn)行文件發(fā)放。

4.2.3公司各部門、分公司、項(xiàng)目部均明確一名文件管理員,每天必須查看郵箱,在5日內(nèi)完成文件的傳遞工作。

4.2.4各職能部門規(guī)章制度方面的文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進(jìn)行發(fā)放,并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放一份紙質(zhì)文件。

4.2.5日常通知類文件可在e四建網(wǎng)頁上公布,對需要在網(wǎng)上發(fā)布的文件,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由編制部門通過企業(yè)管理部在公司網(wǎng)頁上發(fā)布,網(wǎng)管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門,防止沒有接到通知延誤工作。

4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后,要及時給發(fā)文部門回復(fù)確認(rèn)文件收悉情況。

4.2.7企業(yè)管理手冊、規(guī)章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件,以郵件形式發(fā)放,或在e四建網(wǎng)頁上設(shè)置公司內(nèi)部文件平臺,設(shè)置密碼,只有公司內(nèi)部人員方可登陸。

4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后,文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領(lǐng)導(dǎo)審閱,如需傳閱或轉(zhuǎn)發(fā),批注傳閱或發(fā)放范圍,傳閱人員簽注姓名和時間,轉(zhuǎn)發(fā)的文件填寫《文件發(fā)放記錄》。

4.2.9分公司主管領(lǐng)導(dǎo)在《文件傳閱處理單》上標(biāo)注電子文件的發(fā)放范圍,文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放,做好《文件發(fā)放記錄》,收到電子郵件后,接收方要進(jìn)行回復(fù)確認(rèn),發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認(rèn)。

4.2.10分公司接到電子文件后,及時向項(xiàng)目部發(fā)放。對沒有連接網(wǎng)絡(luò)或無電腦的項(xiàng)目部可將文件進(jìn)行拷貝或打印成紙張文件進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放部門(科室)填寫《文件發(fā)放記錄》,接收人簽字。

4.2.11各有關(guān)部門、單位可將所需文件從網(wǎng)頁或郵件中下載,復(fù)制到本地電腦專項(xiàng)文件夾中,建立《文件接收記錄》方便查找。文件管理員對文件修訂過程進(jìn)行跟蹤,確保使用文件處獲得有效版本。

4.2.12企業(yè)管理手冊分為受控和非受控,提供給認(rèn)證中心和公司內(nèi)部使用要對其修訂狀態(tài)進(jìn)行管理,提供給建設(shè)單位或社會有關(guān)部門的文件為非受控版本。

4.2.13凡對體系運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位,都應(yīng)得到或?qū)W習(xí)適用文件。

4.2.14 接收到文件的部門、分公司、項(xiàng)目部利用每周會議學(xué)習(xí)文件有關(guān)內(nèi)容,并做好會議紀(jì)要。

4.3文件的評審

4.3.1在管理評審輸入資料中,各職能部門對主管的文件提出評審意見。

4.3.2 企業(yè)管理部每年對管理性文件組織評審,需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊中進(jìn)行修改。

4.4文件的修訂、更新、作廢

4.4.1文件起草部門對電子文件進(jìn)行修訂時,重新起草文件,并用紅顏色字體標(biāo)明修改部位,經(jīng)審批后,標(biāo)明原文件作廢或修訂狀態(tài),進(jìn)行發(fā)放。

4.4.2 對文本文件修改時,填寫《文件更改通知單》,經(jīng)審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。

4.4.3當(dāng)文件修訂或更新時,及時進(jìn)行發(fā)放管理,通知原文件管理員更換原有文件。

4.4.4 文件作廢時,在紙張文件上注明作廢,作廢的電子文件及時從有效文件夾中撤出,在文件接收記錄中標(biāo)識作廢。

4.5 文件的存檔

4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件,人事任免文件打印5份紙質(zhì)文件,分別由人力資源部留一份,個人檔案裝一份,用人單位存一份,辦公室留存兩份。

4.5.2分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件,進(jìn)行傳閱、學(xué)習(xí)并存檔。

4.6網(wǎng)頁的維護(hù)

4.6.1企業(yè)管理部負(fù)責(zé)對公司網(wǎng)站進(jìn)行維護(hù),確保網(wǎng)絡(luò)暢通。

4.6.2企業(yè)管理部積極宣傳公司網(wǎng)站,在各種雜志、文件中體現(xiàn)公司網(wǎng)址。

4.7文件的編號和排版

4.7.1 公司文件分為企業(yè)管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會文件等類型。

4.7.2公司紅頭文件按照傳統(tǒng)文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建×字[××××]××號)

4.7.3 公司便函文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建函[××××]××號)

4.7.4黨委文件、工會文件紅頭采用本系統(tǒng)的編號方法。

4.7.5各部門編制的電子版文件按附錄要求格式設(shè)置。

4.7.6分公司文件編號采用sj/×f××-20××。

4.8文件管理的其他要求

4.8.1各部門報刊、信件由專人領(lǐng)取分發(fā)。凡屬領(lǐng)導(dǎo)親啟的函件,要交領(lǐng)導(dǎo)拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書拆封,對外來已拆封的文件拒絕簽收。

4.8.2搞好企業(yè)內(nèi)外文件、信件的收發(fā)和傳遞工作。對急件隨接隨送,立即處理,不得積壓拖延時間。做到登記清楚,不丟失,不拆封,收件人必須有簽字。對帶有編號的外來件,收發(fā)登記后再予分發(fā)。

4.8.3凡以企業(yè)名義發(fā)出的文件,要按文稿格式擬稿。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查同意簽字后,由辦公室主任核稿登記打印,核準(zhǔn)無誤后方準(zhǔn)發(fā)出。

4.8.4文件起草部門、分公司、項(xiàng)目部均要留存各種文件審批底稿,并報辦公室留存蓋章后正式文稿一份。

4.8.5除中心組學(xué)習(xí)及黨政聯(lián)席會會議等重要會議的紀(jì)要外,其它會議紀(jì)要以電子版文件形式下發(fā),由文件起草部門按照公司企業(yè)管理部公布的各部門、各單位郵件地址發(fā)放,在公司大屏幕滾動通知文件管理員通過電子郵箱查閱、傳遞,各單位或各部門收到文件后,要及時給發(fā)文部門回復(fù)確認(rèn)文件收悉情況。

4.8.6除存檔的紙張文件外,均應(yīng)使用已單面使用過的廢棄紙張,包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。

4.8.7公司、分公司、項(xiàng)目部對接收到的建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來往函件及文件進(jìn)行編目管理,并及時向相關(guān)部門傳遞信息。

4.8.8所有的會議紀(jì)要均要寫明時間、地點(diǎn)、主持人、參加人、請假人及缺席情況,要寫明會議主要內(nèi)容及會議安排事項(xiàng)。

4.8.9所有文件均應(yīng)反映出文件名稱、審批過程、編制單位、編制日期的內(nèi)容。

5.記錄

5.1 文件接收記錄

5.2 文件發(fā)放記錄

5.3 文件傳閱處理單

5.4 文件更改通知單

6.流程圖

第14篇 某裝飾公司文件管理禁令

裝飾公司文件管理禁令

為使公司經(jīng)營過程中,學(xué)法、用法、懂法,用法制觀念貫穿工作全過程,保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,嚴(yán)肅重申如下問題:

1、對外所有文書必須呈總經(jīng)理簽發(fā)方能加章發(fā)出,并留復(fù)印件進(jìn)歸類檔案。

2、外單位文書在總經(jīng)理未簽署意見之前,不得在文書上寫任何意見及字樣,總經(jīng)理簽發(fā)后,原件存檔,部門留復(fù)印件備用。

3、所有合同起草和規(guī)定格式文本的合同打印填寫好后,由總經(jīng)理簽發(fā)方能加章、實(shí)施。在實(shí)施過程中如有變更及修改,必須由總經(jīng)理認(rèn)可,不得自作主張和發(fā)出。

4、辦理手續(xù)根據(jù)總經(jīng)理簽署的意見加章后,必須按文書內(nèi)容填寫規(guī)定的記錄本中,并簽好用章人姓名,予以備查。

5、辦公室公章的管理(包括所有印章),必須有非常嚴(yán)謹(jǐn)和嚴(yán)格管理,嚴(yán)格按程序加章使用,任何人不得隨心所欲。

6、特殊情況和總經(jīng)理外出時,急需加章和處理的文書,需向總經(jīng)理按原文匯報,經(jīng)總經(jīng)理同意后,由辦公室主任簽字和加章、發(fā)出,并留復(fù)印件存檔,待總經(jīng)理回公司后,交呈至總經(jīng)理閱知。

7、對外文書,一旦簽發(fā)后,須速反饋結(jié)果等工作情況。

以上總經(jīng)理令必須堅決執(zhí)行,如有違規(guī),則追究違規(guī)人的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

第15篇 建筑公司文件管理員職責(zé)

建筑工程公司文件管理員職責(zé)

1辦公室確定專人負(fù)責(zé)文件收、發(fā)管理工作,并規(guī)定相應(yīng)的職責(zé)。

2收到的文件、傳真和其他與公司有關(guān)的原始資料后,要分清類別、等級、重要程度等,做好登記。然后及時轉(zhuǎn)交給文件簽收人,并將文件緊急情況、時限要求等有關(guān)事宜向接收人交代清楚。

3收到應(yīng)上傳給總經(jīng)理的文件、資料、傳真、信件等要及時轉(zhuǎn)交到總經(jīng)理助理處,介紹清楚緊急情況、時限要求等有關(guān)事宜,然后由總經(jīng)理助理做出審驗(yàn)簽收。

4收到應(yīng)轉(zhuǎn)交給各部門的文件、資料等,由各部門負(fù)責(zé)人審驗(yàn)簽收,部門負(fù)責(zé)人外出時,由其他人代收并做好登記。

5辦公室人員在收到文件后要復(fù)印該文件以做好備份、存檔等工作,并做好保密工作。

6收到領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件通知等要及時準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)交或通知各部門負(fù)責(zé)人或其他相關(guān)人員,并做好備份、存檔、保密工作。

7收到各部門簽發(fā)的文件時,首先要復(fù)印存檔,然后按文件要求的送達(dá)地點(diǎn)、送達(dá)部門、送達(dá)人、送達(dá)件數(shù)等及時送達(dá)給收件人并做好登記。

8收到文件后須由有關(guān)負(fù)責(zé)人簽署分發(fā)意見,若需呈交給多個部門,要做好數(shù)量統(tǒng)計工作,然后再復(fù)印、分發(fā)文件,原件要妥善保管或交付利害關(guān)系人收存,并做好相應(yīng)地登記工作。

9失去存檔意義或保存價值的文件和資料等,經(jīng)過鑒定無誤后交辦公室主任簽字批準(zhǔn)后,由兩人以上銷毀。