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崗位職責(zé)是什么
酒店辦公室主任是酒店管理層的關(guān)鍵角色，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)內(nèi)部行政事務(wù)，確保日常運(yùn)營的高效和順暢。
崗位職責(zé)要求
1. 具備優(yōu)秀的組織能力和溝通技巧，能夠有效管理團(tuán)隊(duì)和資源。
2. 熟悉酒店行業(yè)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，了解相關(guān)法律法規(guī)。
3. 擁有良好的時(shí)間管理和優(yōu)先級(jí)設(shè)定能力，能在緊急情況下做出明智決策。
4. 對(duì)細(xì)節(jié)有敏銳的洞察力，保證文檔管理的準(zhǔn)確性和保密性。
5. 具備一定的財(cái)務(wù)知識(shí)，能處理預(yù)算和成本控制。
6. 能夠維護(hù)良好的客戶和供應(yīng)商關(guān)系，確保服務(wù)品質(zhì)。
崗位職責(zé)描述
作為酒店辦公室主任，日常工作包括但不限于：
1. 維護(hù)和優(yōu)化內(nèi)部溝通渠道，確保信息流通暢通無阻。
2. 監(jiān)督日常行政工作，如文件歸檔、辦公用品采購和設(shè)施維護(hù)。
3. 協(xié)調(diào)各部門間的工作流程，解決可能出現(xiàn)的沖突和問題。
4. 安排和管理酒店的會(huì)議與活動(dòng)，確保順利進(jìn)行。
5. 負(fù)責(zé)員工的考勤、假期管理和培訓(xùn)計(jì)劃。
6. 參與預(yù)算編制和財(cái)務(wù)報(bào)告，協(xié)助管理層進(jìn)行成本分析。
7. 與外部合作伙伴保持良好關(guān)系，處理合同事宜。
8. 遵守并執(zhí)行酒店的政策和程序，確保合規(guī)運(yùn)營。
有哪些內(nèi)容
1. 行政管理：制定和實(shí)施行政管理策略，提高工作效率。
2. 團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)：指導(dǎo)和支持辦公室團(tuán)隊(duì)，提升團(tuán)隊(duì)凝聚力和執(zhí)行力。
3. 項(xiàng)目管理：參與酒店特別項(xiàng)目，如裝修、更新設(shè)備等，確保項(xiàng)目按時(shí)完成。
4. 人力資源：協(xié)助招聘、員工關(guān)系管理，以及處理員工福利和投訴。
5. 風(fēng)險(xiǎn)管理：識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定預(yù)防措施，減少業(yè)務(wù)中斷的可能性。
6. 客戶服務(wù)：協(xié)助處理客戶咨詢和投訴，提升客戶滿意度。
7. 持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估辦公室運(yùn)作，提出改進(jìn)建議，推動(dòng)酒店服務(wù)質(zhì)量的提升。
酒店辦公室主任的角色是多面且復(fù)雜的，需要具備綜合管理技能，以確保酒店的日常運(yùn)營井然有序，為客戶提供卓越的服務(wù)體驗(yàn)。
酒店辦公室主任崗位職責(zé)范文
第1篇 酒店辦公室主任-崗位職責(zé)
酒店的辦公室主任就是做好領(lǐng)導(dǎo)的助手,管理好辦公室的各員工,制定好辦公室的工作目標(biāo),工作計(jì)劃等崗位職責(zé),以下是詳細(xì)的酒店辦公室主任崗位職責(zé),僅供參考。
其實(shí)是擺好位置,做好領(lǐng)導(dǎo)助手,主要負(fù)責(zé)公司辦公秩序及行政事務(wù)管理。
(1)制訂辦公室年度、月度工作目標(biāo)、工作計(jì)劃和預(yù)算并上報(bào),經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
(2)制訂辦公室年度培訓(xùn)計(jì)劃經(jīng)批準(zhǔn)后協(xié)助培訓(xùn)部實(shí)施和考核。
(3)掌握和執(zhí)行國家有關(guān)方針、政策和法律法規(guī)。
(4)負(fù)責(zé)督辦、檢查各部門對(duì)上級(jí)指示和高管級(jí)會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行。
(5)組織起草公司行政文件,對(duì)系統(tǒng)間發(fā)文做好法律審核。
(6)組織全公司檔案的管理工作。
(7)巡視、監(jiān)督、檢查公司各部門辦公秩序及辦公室各項(xiàng)工作。
(8)掌握辦公室的整體工作情況及公司重大會(huì)議、活動(dòng)情況,匯總分析各項(xiàng)檢查結(jié)果,定期為總經(jīng)理、行政總監(jiān)提供公司工作簡(jiǎn)報(bào)。
(9)做好總經(jīng)理和各部門的信息傳遞工作。
(10)負(fù)責(zé)公司高管層、系統(tǒng)間會(huì)議及其他重大會(huì)議、活動(dòng)的會(huì)務(wù)工作。
(11)組織記載公司大事記,編撰公司辭典工作。
(12)指定專人收集、整理公司內(nèi)外的反饋信息及合理化建議。
(13)組織做好公司印鑒、介紹信使用保管、函電收發(fā)和報(bào)刊征訂分發(fā)工作。
(14)負(fù)責(zé)掌印,合理合法使用公司印信。
(15)組織做好公司文件的編號(hào)、打印及發(fā)放。
(16)做好信訪工作,處理重要信函,接待重要客人。
(17)督辦公司有關(guān)證照,辦理公司的法律事務(wù)。
(18)為總經(jīng)理派出得力人員做好秘書工作。
(19)負(fù)責(zé)對(duì)司機(jī)班車輛的統(tǒng)籌管理,監(jiān)督檢查車輛定點(diǎn)維修。
(20)公司公共活動(dòng)場(chǎng)所的使用。
(21)負(fù)責(zé)公司通訊設(shè)備的檢查、管理工作。
(22)負(fù)責(zé)掌管公司各部門鑰匙(財(cái)務(wù)部門除外)。
(23)指定專人負(fù)責(zé)辦公室文件、資料的保管和定期歸檔工作。
(24)負(fù)責(zé)主管業(yè)務(wù)的檢查改進(jìn)與研究發(fā)展,并及時(shí)向行政總監(jiān)報(bào)告工作。
(25)指定專人負(fù)責(zé)總經(jīng)理室辦公用具、設(shè)備、設(shè)施的登記、保管和報(bào)損報(bào)失工作。
(26)按程序做好與相關(guān)部門的橫向聯(lián)系,積極接受上級(jí)和有關(guān)部門的監(jiān)督檢查,及時(shí)對(duì)部門間爭(zhēng)議提出界定要求。
(27)制定直接下級(jí)的崗位描述,定期聽取述職并對(duì)其工作做出評(píng)定。
(28)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查所屬下級(jí)的各項(xiàng)工作,掌握工作情況和有關(guān)數(shù)據(jù),視情況填寫過失單或獎(jiǎng)勵(lì)單,按程序辦理。
(29)定期向行政總監(jiān)述職。
(30)做好本部門各項(xiàng)行政事務(wù)處理工作,提高工作效能,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)精神。
(31)及時(shí)、準(zhǔn)確傳達(dá)上級(jí)指示并貫徹執(zhí)行。
(32)主持辦公室例會(huì),參加公司有關(guān)行政方面會(huì)議。
(33)審閱辦公室及與其相關(guān)的文件,審核下級(jí)上報(bào)的月度工作計(jì)劃、預(yù)算和有關(guān)作業(yè)文件,視其性質(zhì)內(nèi)容,決定處理方式。
(34)在必要的情況下向下級(jí)授權(quán)。
(35)及時(shí)對(duì)所屬下級(jí)工作中的爭(zhēng)議做出裁決。
(36)開展內(nèi)部民主管理活動(dòng),調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工工作的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性,向上級(jí)或有關(guān)部門提供合理化建議。
(37)培養(yǎng)和發(fā)現(xiàn)人才,負(fù)責(zé)直接下級(jí)崗位人員任命的提名。
(38)指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的領(lǐng)用、分發(fā)和文件、資料、記錄的收發(fā)、上報(bào)、保管與定期歸檔工作。
(39)組織做好保密工作。
(40)指定專人負(fù)責(zé)本部門和下級(jí)部門所使用的辦公用具、設(shè)備設(shè)施的建帳建卡、定期盤點(diǎn)、報(bào)損報(bào)失工作。
(41)完成行政總監(jiān)交辦的其他工作任務(wù)。
(42)關(guān)心所屬下級(jí)的思想、工作、生活。
(43)代表公司與外界有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)聯(lián)絡(luò)并保持良好合作關(guān)系
第2篇 酒店辦公室主任崗位工作職責(zé)
篇一:酒店辦公室主任崗位職責(zé)
辦公室主任的職責(zé)大致包括承辦職責(zé)、參謀職責(zé)、管理職責(zé)、協(xié)調(diào)職責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)指揮職責(zé)五個(gè)方面。
(一)承辦職責(zé)
承辦職責(zé)指辦公室主任對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹、實(shí)施,承辦各職能部門乃至下級(jí)機(jī)關(guān)、基層群眾轉(zhuǎn)辦事項(xiàng)等方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。從其承辦的工作內(nèi)容來看,大體有三個(gè)方面:
1.承辦領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人交辦的事項(xiàng)
領(lǐng)導(dǎo)決策有時(shí)是統(tǒng)一研究,分頭落實(shí),有時(shí)是領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人決斷。作為負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)、本單位綜合辦事機(jī)構(gòu)的辦公室主任,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人交辦事項(xiàng)負(fù)有直接的承辦責(zé)任。即使是領(lǐng)導(dǎo)同志交由其他部門或其他人辦理的事項(xiàng),辦公室主任亦有協(xié)助辦理的責(zé)任;有時(shí),一些牽涉面較廣、歸屬不太明確且其他有關(guān)職能部門不便也不宜承辦的事項(xiàng),則須由辦公室主任具體承擔(dān)、落實(shí)。
2.承辦上級(jí)部門主辦的事項(xiàng)
辦公室既是本級(jí)黨政機(jī)關(guān)的綜合辦事機(jī)構(gòu),是獨(dú)立存在的個(gè)體;又是從中央到地方整個(gè)辦公系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng),是依存于大整體的部分。各級(jí)辦公室之間通過加強(qiáng)聯(lián)系,既各自為陣,又協(xié)同作戰(zhàn),充分發(fā)揮辦公機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)作用和整體效能,以便更好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),這是不少地方總結(jié)、創(chuàng)造出來的成功經(jīng)驗(yàn)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公室向下級(jí)機(jī)關(guān)辦公室交辦一些事情,辦公室主任應(yīng)主動(dòng)牽頭承辦,或督促所屬工作人員從速辦理。上一級(jí)辦公機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人向下級(jí)辦公機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人交辦事項(xiàng)的范圍較廣,除了調(diào)研任務(wù)之外,還有諸如信息反饋、來信來訪以及系統(tǒng)內(nèi)部自身業(yè)務(wù)建設(shè)等具體事宜,都需要下一級(jí)承辦者認(rèn)真辦理。
3.承辦同級(jí)各職能部門和下級(jí)單位轉(zhuǎn)辦的有關(guān)事項(xiàng)
為了保持領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的正常秩序,各職能部門和下級(jí)單位向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志匯報(bào)請(qǐng)示工作,往往不直接去找領(lǐng)導(dǎo)同志本人,而是先找辦公室主任。辦公室作為所在單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶,經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)辦的事項(xiàng)。例如,某部門要興辦一項(xiàng)事業(yè),須專題行文報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn);行文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公室登記后,工作人員要交由主任批辦,辦公室主任要負(fù)責(zé)與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系,商討是否召開會(huì)議研究,要開何種會(huì)議,讓哪些人參加等等。待領(lǐng)導(dǎo)指示后,辦公室主任即可將領(lǐng)導(dǎo)指示意見轉(zhuǎn)告各職能部門和下級(jí)有關(guān)單位和部門具體貫徹執(zhí)行。
辦公室主任承辦的具體形式,主要有主辦、會(huì)辦、轉(zhuǎn)辦、催辦等。主辦即直接負(fù)責(zé)具體辦理;會(huì)辦即會(huì)同有關(guān)部門和單位聯(lián)合辦理;轉(zhuǎn)辦即轉(zhuǎn)由其他有關(guān)部門和負(fù)責(zé)人辦理;催辦作為會(huì)辦、轉(zhuǎn)辦的有益補(bǔ)充,它是指督促、協(xié)助有關(guān)單位、部門和人員從速辦理有關(guān)事項(xiàng)。無論是主辦、會(huì)辦,還是轉(zhuǎn)辦、催辦,辦公室主任都應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真,切不可敷衍塞責(zé),草率從事。
(二)參謀職責(zé)
參謀職責(zé)指辦公室主任在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過程中所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。決策是指導(dǎo)者的基本職能,社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新形勢(shì),要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部努力實(shí)現(xiàn)決策民主化。科學(xué)化,這除對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部本身提出更高、更嚴(yán)的要求外,還需要各級(jí)辦公室成為卓有成效的智囊團(tuán)參謀部,辦公室主任應(yīng)當(dāng)理所當(dāng)然地成為參謀長,積極主動(dòng)地輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,認(rèn)真地履行自己的職責(zé)。這既是領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的迫切需要,又是新時(shí)期賦予辦公室主任工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。
辦公室主任履行其參謀職責(zé),有其獨(dú)特的便利和優(yōu)勢(shì):
(1)辦公室主任工作與領(lǐng)導(dǎo)層的工作同步運(yùn)行與操作。由于辦公室的工作有著同其他部門明顯不同的從屬性特點(diǎn),領(lǐng)導(dǎo)層確定要抓的工作,也多是辦公室主任著力要辦的事情,正是由于這種思維共振,使得辦公室主任的工作能力與領(lǐng)導(dǎo)的工作合拍,從而為辦公室主任輔助領(lǐng)導(dǎo)決策提供了便利。
(2)辦公室主任與領(lǐng)導(dǎo)層之間具有經(jīng)常接觸的便利條件,可以隨時(shí)找機(jī)會(huì)向領(lǐng)導(dǎo)陳述自己的見解和主張。
(3)辦公室主任接觸面大,信息較為靈通,對(duì)外聯(lián)系廣泛,客觀上為領(lǐng)導(dǎo)提供咨詢服務(wù),當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀提供了便利條件。為正確履行參謀職責(zé),辦公室主任要依據(jù)黨和國家政策,緊緊圍繞本地區(qū)、本部門、本單位的工作目標(biāo)和主要任務(wù)以及需要領(lǐng)導(dǎo)決策的重大問題,積極主動(dòng)地組織和參與各種調(diào)查研究,做好信息的收()集、篩選、傳遞工作,把調(diào)查中獲得的大量第一手資料,進(jìn)行綜合分析,去粗取精,去偽存真,
由此及彼,由表及里,從而提出完成各項(xiàng)工作任務(wù)和進(jìn)行決策的有利因素和不利因素,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施科學(xué)的宏觀決策和有效的指揮,保證各項(xiàng)工作目標(biāo)和任務(wù)的圓滿完成。
要正確發(fā)揮辦公室主任的參謀職責(zé),應(yīng)當(dāng)注意如下兩點(diǎn):
1.在一定情況下與領(lǐng)導(dǎo)唱對(duì)臺(tái)戲
辦公室主任是一個(gè)雙重性的角色,他既是秘書班子的大班長,又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀長。作為大班長和參謀長,他是以貫徹和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖為使命,并以領(lǐng)會(huì)和貫徹的準(zhǔn)確性和徹底性作為評(píng)價(jià)其工作優(yōu)劣的基本指標(biāo);作為參謀長,則要依靠獨(dú)立的科學(xué)研究成果為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),以提出多少真知灼見作為評(píng)價(jià)其工作優(yōu)劣的根本標(biāo)志。辦公室主任既要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖,又要勇于直言,使領(lǐng)導(dǎo)兼聽而明。
2.領(lǐng)導(dǎo)決策前多參謀,領(lǐng)導(dǎo)決策后多反饋
在領(lǐng)導(dǎo)決策前,辦公室主任要通過調(diào)查研究,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)廣泛收集同決策密切相關(guān)的各種信息,然后進(jìn)行縱向、橫向的可行性研究,經(jīng)過加工和篩選,為領(lǐng)導(dǎo)提供選擇的方案;在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中,辦公室主任要通過調(diào)查研究,收集和整理方方面面的意見反饋,為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行冷靜周密的思考提供準(zhǔn)確的依據(jù),堅(jiān)定領(lǐng)導(dǎo)決策的信心和決心;在領(lǐng)導(dǎo)決策后,辦公室主任要通過調(diào)查研究,了解和掌握決策意見的貫徹執(zhí)行情況,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好跟蹤反饋,保證決策順利地貫徹落實(shí),或根據(jù)變化了的客觀形勢(shì)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。
在領(lǐng)導(dǎo)決策的全過程中,辦公室主任的參謀職責(zé)是十分重要的。從對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮作用的方向上看,辦公室主任的參謀職能可以分為三種類型:一是順向參謀,即緊隨領(lǐng)導(dǎo)決策的方向所進(jìn)行的輔助性參謀;二是逆向參謀,即當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖不符合實(shí)際情況時(shí),辦公室主任所進(jìn)行的勸阻性參謀;三是側(cè)向參謀,即當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)集中主要精力考慮某一方面工作時(shí),辦公室主任為避免領(lǐng)導(dǎo)顧此失彼而進(jìn)行的提示性參謀。
(三)管理職責(zé)
指辦公室主任在對(duì)行政事務(wù)進(jìn)行管理方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和辦公室工作的實(shí)踐,辦公室主任的管理職責(zé)主要有兩個(gè)方面:
1.文書管理
文書工作是機(jī)關(guān)日常工作的組成部分,是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能的重要手段之一。黨政機(jī)關(guān)的公文工作,即指圍繞公文的擬制、處理與保管工作而需要進(jìn)行的由撰稿、審稿、簽發(fā)、印刷、收發(fā)、登記、批辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)所構(gòu)成的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)流程。辦公室作為單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)的樞紐機(jī)構(gòu),承擔(dān)文書工作是其主要任務(wù)之一。一般來說,辦公()室內(nèi)部均設(shè)有秘書科(股)、資料室、機(jī)要室、文印室、收發(fā)室等,分別負(fù)責(zé)辦理公文工作各個(gè)環(huán)節(jié)的具體事宜。辦公室主任對(duì)文書工作的管理,主要體現(xiàn)在參照各級(jí)黨政機(jī)關(guān)制定的機(jī)關(guān)公文處理辦法,結(jié)合本單位的具體情況,建立、健全各項(xiàng)有關(guān)制度;指導(dǎo)、督促各文書處理部門的工作,確保公文擬制的適用、準(zhǔn)確、周密,確保文書處理的及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速,避免拖拉、積壓而貽誤工作。
第3篇 辦公室主任崗位職責(zé)范本(酒店)
1.全面負(fù)責(zé)辦公室工作并具體主持酒店行政事務(wù)工作。
2.召集酒店辦公室每周例會(huì),制定每周工作計(jì)劃。
3.審核批準(zhǔn)酒店1000元以下行政費(fèi)用開支報(bào)告。
4.審核上報(bào)酒店1000元以上行政費(fèi)用開支計(jì)劃。
5.負(fù)責(zé)酒店防火、防盜及交通等安全管理工作。
6.管理酒店員工及住房。
7.負(fù)責(zé)對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同的審核簽章及酒店法律事務(wù)協(xié)調(diào)。
8.負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)系的工作計(jì)劃的制訂與實(shí)施。
第4篇 k酒店辦公室主任崗位職責(zé)
辦公室主任的職責(zé)大致包括承辦職責(zé)、參謀職責(zé)、管理職責(zé)、協(xié)調(diào)職責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)指揮職責(zé)五個(gè)方面。
(一)承辦職責(zé)
承辦職責(zé)指辦公室主任對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策的貫徹、實(shí)施,承辦各職能部門乃至下級(jí)機(jī)關(guān)、基層群眾轉(zhuǎn)辦事項(xiàng)等方面所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。從其承辦的工作內(nèi)容來看,大體有三個(gè)方面:
1.承辦領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人交辦的事項(xiàng)
領(lǐng)導(dǎo)決策有時(shí)是統(tǒng)一研究,分頭落實(shí),有時(shí)是領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人決斷。作為負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)、本單位綜合辦事機(jī)構(gòu)的辦公室主任,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層的集體決策和領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人交辦事項(xiàng)負(fù)有直接的承辦責(zé)任。即使是領(lǐng)導(dǎo)同志交由其他部門或其他人辦理的事項(xiàng),辦公室主任亦有協(xié)助辦理的責(zé)任;有時(shí),一些牽涉面較廣、歸屬不太明確且其他有關(guān)職能部門不便也不宜承辦的事項(xiàng),則須由辦公室主任具體承擔(dān)、落實(shí)。
2.承辦上級(jí)部門主辦的事項(xiàng)
辦公室既是本級(jí)黨政機(jī)關(guān)的綜合辦事機(jī)構(gòu),是獨(dú)立存在的個(gè)體;又是從中央到地方整個(gè)辦公系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng),是依存于大整體的部分。各級(jí)辦公室之間通過加強(qiáng)聯(lián)系,既各自為陣,又協(xié)同作戰(zhàn),充分發(fā)揮辦公機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)作用和整體效能,以便更好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù),這是不少地方總結(jié)、創(chuàng)造出來的成功經(jīng)驗(yàn)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公室向下級(jí)機(jī)關(guān)辦公室交辦一些事情,辦公室主任應(yīng)主動(dòng)牽頭承辦,或督促所屬工作人員從速辦理。上一級(jí)辦公機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人向下級(jí)辦公機(jī)關(guān)及其負(fù)責(zé)人交辦事項(xiàng)的范圍較廣,除了調(diào)研任務(wù)之外,還有諸如信息反饋、來信來訪以及系統(tǒng)內(nèi)部自身業(yè)務(wù)建設(shè)等具體事宜,都需要下一級(jí)承辦者認(rèn)真辦理。
3.承辦同級(jí)各職能部門和下級(jí)單位轉(zhuǎn)辦的有關(guān)事項(xiàng)
為了保持領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的正常秩序,各職能部門和下級(jí)單位向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志匯報(bào)請(qǐng)示工作,往往不直接去找領(lǐng)導(dǎo)同志本人,而是先找辦公室主任。辦公室作為所在單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶,經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)辦的事項(xiàng)。例如,某部門()要興辦一項(xiàng)事業(yè),須專題行文報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn);行文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的辦公室登記后,工作人員要交由主任批辦,辦公室主任要負(fù)責(zé)與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系,商討是否召開會(huì)議研究,要開何種會(huì)議,讓哪些人參加等等。待領(lǐng)導(dǎo)指示后,辦公室主任即可將領(lǐng)導(dǎo)指示意見轉(zhuǎn)告各職能部門和下級(jí)有關(guān)單位和部門具體貫徹執(zhí)行。
辦公室主任承辦的具體形式,主要有主辦、會(huì)辦、轉(zhuǎn)辦、催辦等。主辦即直接負(fù)責(zé)具體辦理;會(huì)辦即會(huì)同有關(guān)部門和單位聯(lián)合辦理;轉(zhuǎn)辦即轉(zhuǎn)由其他有關(guān)部門和負(fù)責(zé)人辦理;催辦作為會(huì)辦、轉(zhuǎn)辦的有益補(bǔ)充,它是指督促、協(xié)助有關(guān)單位、部門和人員從速辦理有關(guān)事項(xiàng)。無論是主辦、會(huì)辦,還是轉(zhuǎn)辦、催辦,辦公室主任都應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真,切不可敷衍塞責(zé),草率從事。
(二)參謀職責(zé)
參謀職責(zé)指辦公室主任在輔助領(lǐng)導(dǎo)決策過程中所應(yīng)有的職能和應(yīng)盡的責(zé)任。決策是指導(dǎo)者的基本職能,社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新形勢(shì),要求各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部努力實(shí)現(xiàn)決策民主化?？茖W(xué)化,這除對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部本身提出更高、更嚴(yán)的要求外,還需要各級(jí)辦公室成為卓有成效的智囊團(tuán)參謀部,辦公室主任應(yīng)當(dāng)理所當(dāng)然地成為參謀長,積極主動(dòng)地輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,認(rèn)真地履行自己的職責(zé)。這既是領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的迫切需要,又是新時(shí)期賦予辦公室主任工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。
