- 目錄
體系如何搭建
構(gòu)建一個(gè)完善的公司檔案管理制度，首要任務(wù)是明確制度目標(biāo)。我們需要依據(jù)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)、規(guī)模及發(fā)展階段，制定符合實(shí)際需求的檔案管理政策。步驟如下：
1. 確定檔案分類(lèi)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)領(lǐng)域，將檔案劃分為財(cái)務(wù)、人力資源、項(xiàng)目、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)等多個(gè)類(lèi)別。
2. 制定管理流程：從檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索到銷(xiāo)毀，每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)有明確的操作指南。
3. 設(shè)立職責(zé)分工：明確各部門(mén)在檔案管理中的角色和責(zé)任，確保制度執(zhí)行的連貫性。
4. 建立電子化系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案管理系統(tǒng)，提高管理效率。
體系框架
公司檔案管理制度的框架應(yīng)包含以下幾個(gè)核心部分：
1. 總則：闡明制度的目的、適用范圍及基本原則。
2. 檔案管理規(guī)定：詳細(xì)規(guī)定各類(lèi)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和程序。
3. 責(zé)任與權(quán)限：明確各級(jí)管理人員和員工在檔案管理中的職責(zé)和權(quán)限。
4. 檔案安全與保密：規(guī)定檔案的安全保管措施和保密制度。
5. 法規(guī)遵從：確保制度符合國(guó)家和地方關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)。
6. 制度修訂與更新：設(shè)定制度定期審查和更新的機(jī)制。
重要性和意義
良好的檔案管理制度不僅有助于提升工作效率，也是保障公司信息安全、歷史記錄和法律合規(guī)的關(guān)鍵。它能：
1. 提供決策依據(jù)：準(zhǔn)確、完整的檔案為管理層的決策提供數(shù)據(jù)支持。
2. 保護(hù)公司資產(chǎn)：防止重要信息丟失，維護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
3. 遵守法規(guī)：確保公司在法律糾紛中能提供有力證據(jù)，降低風(fēng)險(xiǎn)。
制度格式
公司檔案管理制度的格式應(yīng)清晰、規(guī)范，包括以下元素：
1. 封面：標(biāo)明制度名稱(chēng)、發(fā)布日期和修訂版本。
2. 目錄：列出各章節(jié)標(biāo)題，方便查找。
3. 正文：詳細(xì)闡述各項(xiàng)規(guī)定，用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言描述。
4. 附件：包含相關(guān)的表格、流程圖等輔助材料。
5. 簽署頁(yè)：由負(fù)責(zé)人簽名，表示同意并承諾執(zhí)行。
以上內(nèi)容旨在提供一個(gè)基本的公司檔案管理制度框架，具體實(shí)施時(shí)需結(jié)合公司的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。通過(guò)持續(xù)優(yōu)化，我們可以建立一個(gè)高效、安全的檔案管理體系，支撐公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
公司檔案管理制度-范本2023范文
第1篇 公司檔案管理制度-范本2023
【公司檔案管理制度范本2015】
一、 為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、 檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4. 各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類(lèi)與歸檔
1. 公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò) 4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到:
① 愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
② 注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷(xiāo)毀
1. 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí),由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案,檔案管理員須認(rèn)真核對(duì),將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí),必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
第2篇 造價(jià)咨詢(xún)公司技術(shù)檔案管理制度
造價(jià)咨詢(xún)公司技術(shù)檔案管理制度
1、總則：
1.1為建立、健全事務(wù)所技術(shù)檔案工作，完整地保存和科學(xué)地管理事務(wù)所的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在事務(wù)所發(fā)展中的作用，更好地為事務(wù)所各技術(shù)部門(mén)服務(wù)。特制訂本管理制度。
1.2本事務(wù)所技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門(mén)在工程審核、招投標(biāo)代理、預(yù)(決)算等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、電子文檔等技術(shù)資料以及外來(lái)、外購(gòu)資料、圖書(shū)等。
1.3事務(wù)所相關(guān)部門(mén)要把技術(shù)檔案工作放在重要位置，保證其技術(shù)文件材料的積累，做到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證事務(wù)所技術(shù)檔案公所的順利開(kāi)展。
1.4按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)檔案的基本原則，事務(wù)所設(shè)立檔案室，并配備專(zhuān)職資料員管理。綜合檔案室在總工程師的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理事務(wù)所的技術(shù)檔案。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到事務(wù)所技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
2、技術(shù)文件資料的歸檔：
2.1每個(gè)執(zhí)業(yè)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按事務(wù)所形成的、技術(shù)文件資料的歸檔范圍和要求，將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位(卷、代、冊(cè)、盒)，有總工程師審查后及時(shí)向事務(wù)所綜合檔案室移交歸檔。
2.2 各部門(mén)或技術(shù)人員在移交技術(shù)檔案或技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。
2.3 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國(guó)標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良，字跡工整。
2.4 凡各部門(mén)形成的成果類(lèi)文件，應(yīng)復(fù)制電子文檔一份，并經(jīng)總工程師簽字后，向檔案室移交歸檔。
2.5 凡外來(lái)、外購(gòu)回事務(wù)所的資料、標(biāo)準(zhǔn)圖集、計(jì)價(jià)規(guī)則等在開(kāi)封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得具為私有或拿走。
3、綜合檔案室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)：
3.1 綜合檔案室的任務(wù)：
3.1.1 集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。因工作嚴(yán)重失職，造成技術(shù)檔案原件遺失、缺漏、污損破壞至無(wú)法使用、借出無(wú)法收回等，管理人員應(yīng)負(fù)主要責(zé)任，嚴(yán)重者調(diào)離崗位。
3.1.2 協(xié)助各部門(mén)和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)資料的形成積累和正確地整理、立卷歸檔工作。
3.1.3 承擔(dān)技術(shù)文件資料的接收、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為事務(wù)所有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。
3.2 技術(shù)檔案管理人員的職責(zé)：
3.2.1 認(rèn)真貫徹事務(wù)所技術(shù)檔案工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)的為執(zhí)業(yè)項(xiàng)目提供技術(shù)資料。
3.2.2 科學(xué)地管理事務(wù)所技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類(lèi)、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2.3 遵守事務(wù)所保密制度。
3.2.4 嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。
3.2.5 保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。
4、技術(shù)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀：
4.1 認(rèn)真做好技術(shù)檔案的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為一年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為三年。
4.2 凡要銷(xiāo)毀的技術(shù)檔案，必須造冊(cè)登記，經(jīng)事務(wù)所領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷(xiāo)人監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷(xiāo)毀清冊(cè)必須及時(shí)歸檔。
5、技術(shù)檔案的保管和借閱：
5.1 對(duì)接收來(lái)的技術(shù)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制《檔案查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。
5.2 認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底前面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告，交總工程師審查?？偣こ處煾鶕?jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題勒令檔案管理員進(jìn)行整改，并對(duì)檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。
5.3 做好技術(shù)檔案的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、放火、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲(chóng)蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。
5.4 技術(shù)檔案的保密制度
5.4.1 事務(wù)所職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)檔案安全。凡借閱重要的檔案，要有總工程師批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者必須妥善保管，不得遺失。
5.4.2 技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施做妥善處理。
5.4.3 非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)資料。
5.5 技術(shù)檔案的借閱：
5.5.1 凡本事務(wù)所技術(shù)人員、工作人員，因需要都可借閱技術(shù)檔案。有管理人員填寫(xiě)《文件借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷(xiāo)手續(xù)。
5.5.2 技術(shù)檔案和各種圖書(shū)等，均在事務(wù)所內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出檔案室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無(wú)副本時(shí)，需經(jīng)技術(shù)主管批準(zhǔn)方能借出。
5.5.3 經(jīng)同意借出之檔案，每次最長(zhǎng)時(shí)間為三天。如工作需要，到后期需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。如遇假期，必須將所借技術(shù)檔案退回。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由檔案管理員負(fù)責(zé)催收，并要求其期限歸還。到期還未歸還，由檔案管理員根據(jù)所借資料的實(shí)際價(jià)值(各類(lèi)書(shū)籍按標(biāo)價(jià)、資料按制作價(jià)格)報(bào)技術(shù)主管審查，所長(zhǎng)批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部綜合部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。事后借閱者如能歸還所借檔案，根據(jù)其時(shí)間的長(zhǎng)短，可按處罰金額的1/2至全額退回。
5.5.4 借閱者應(yīng)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方用共同清點(diǎn)份數(shù)、頁(yè)數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有損壞者，及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。并根據(jù)其完整或損壞的程度及檔案的重要性進(jìn)行處罰，由檔案管理員報(bào)技術(shù)主管審查，所長(zhǎng)批準(zhǔn)后，送事務(wù)所財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。
6、技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放：
6.1 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。
6.2 因工作原因，需要發(fā)放各自使用場(chǎng)所的技術(shù)資料，應(yīng)在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場(chǎng)所。未規(guī)定發(fā)放場(chǎng)所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》，發(fā)放清單由文件編制部門(mén)填寫(xiě)，部門(mén)主管批準(zhǔn)后交檔案室。檔案室按清單的要求發(fā)放至各使用場(chǎng)所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場(chǎng)所、發(fā)放號(hào)、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其他需要文件單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《文件領(lǐng)用申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門(mén)主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。
6.3 發(fā)放各使用場(chǎng)所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無(wú)法使用時(shí)，可到檔案室換取新文件，原破壞或污損文件資料由檔案室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無(wú)法提供原文件資料，而要求檔案室重新發(fā)放時(shí)，文件使用者應(yīng)承擔(dān)重新發(fā)放文件的資料費(fèi)用，其金額按復(fù)制資料的實(shí)際價(jià)格核算，由檔案管理員報(bào)總工審查，所長(zhǎng)審批后，送交公司財(cái)務(wù)部綜合部。
7、技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改：
7.1 當(dāng)文件編制部門(mén)需對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)由更改通知單。對(duì)用戶(hù)提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶(hù)同意更改的書(shū)面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對(duì)技術(shù)檔案實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，堅(jiān)持技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級(jí)別，并將修改通知保留備查。
7.2技術(shù)檔案更改后，資料管理人員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場(chǎng)所，以保證文件的使用得到有效控制。
7.3 為防止各使用場(chǎng)所的受控文件失控，各類(lèi)受控技術(shù)文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年，過(guò)期自動(dòng)作廢。需重復(fù)使用時(shí)，經(jīng)文件歸口管理部門(mén)審查后，蓋上“確認(rèn)”印章，審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。
附件一：工程審核項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求 附件二：工程招標(biāo)代理項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求
附件一：工程審核項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求
工程審核執(zhí)業(yè)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，并組織執(zhí)業(yè)人員對(duì)審核資料檢查歸檔，檔案內(nèi)容要求如下：
1、工程審核業(yè)務(wù)約定書(shū)(咨詢(xún)合同、委托書(shū)等)2、基本建設(shè)工程審核報(bào)告(包括附件中的結(jié)算書(shū)、定案表原件、審核明細(xì)表等)3、項(xiàng)目審核計(jì)劃書(shū)
4、基本建設(shè)工程審核原始資料，依次為：
工程施工合同、協(xié)議
工程前期招投標(biāo)資料(包括技術(shù)經(jīng)濟(jì)資料)施工單位報(bào)審施工結(jié)算書(shū) 工程變更資料 工程簽證資料
工程施工期間材料認(rèn)價(jià)資料
5、工程審核過(guò)程中的會(huì)議紀(jì)要、詢(xún)證工作底稿
6、工程審核工程量計(jì)算原始底稿 7、客戶(hù)回訪意見(jiàn)書(shū) 8、工程師承諾函 9、其他相關(guān)資料
附件二：工程招標(biāo)代理項(xiàng)目歸檔內(nèi)容要求
工程招標(biāo)代理執(zhí)業(yè)項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，并組織執(zhí)業(yè)人員對(duì)審核資料檢查歸檔，要求如下：
1、發(fā)布的招標(biāo)公告
2、投標(biāo)報(bào)名及資格預(yù)審文件領(lǐng)取表
3、資格預(yù)審文件
4、資格預(yù)審文件送簽表
5、資格預(yù)審報(bào)告
6、建設(shè)工程項(xiàng)目報(bào)建表
7、銀行資金證明
8、計(jì)劃批準(zhǔn)文件
9、資格預(yù)審合格通知書(shū)領(lǐng)取表
10、施工招標(biāo)申請(qǐng)書(shū)
11、建設(shè)工程投標(biāo)申請(qǐng)書(shū)
12、發(fā)標(biāo)會(huì)簽到表
13、發(fā)標(biāo)會(huì)招標(biāo)文件、圖紙領(lǐng)取簽收表
14、答疑會(huì)簽到表
15、答疑文件簽收表
16、圖紙答疑紀(jì)要
17、開(kāi)標(biāo)程序
18、開(kāi)標(biāo)會(huì)簽到表
19、投標(biāo)文件送交及簽收確認(rèn)表
20、開(kāi)標(biāo)會(huì)議投標(biāo)文件密封確認(rèn)表
21、專(zhuān)家通知結(jié)果記錄表
22、開(kāi)標(biāo)記錄表
23、投標(biāo)報(bào)價(jià)評(píng)分表
24、措施費(fèi)評(píng)分表
25、評(píng)標(biāo)結(jié)果匯總表
26、擬評(píng)分清單項(xiàng)表
27、主要清單項(xiàng)目綜合單價(jià)評(píng)分表
28、技術(shù)標(biāo)評(píng)分表
29、技術(shù)標(biāo)評(píng)分匯總表
30、評(píng)標(biāo)委員會(huì)評(píng)標(biāo)報(bào)告書(shū)
31、攔標(biāo)價(jià)
32、中標(biāo)通知書(shū)
33、招標(biāo)人對(duì)代理機(jī)構(gòu)的意見(jiàn)
34、施工招標(biāo)工作總結(jié)
第3篇 物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫(xiě)
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門(mén)需要的檔案可申請(qǐng)復(fù)印件。
二、檔案按以下分類(lèi):工程圖紙、合同、音像資料、相冊(cè)、表格、制度、公文、會(huì)議記錄、傳真、通告、剪報(bào)、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(chēng)(縮寫(xiě))部門(mén) 文種 時(shí)間 編號(hào)密級(jí):a.機(jī)密文件:公司章程、股東會(huì)、董事會(huì)紀(jì)要、決議,重大業(yè)務(wù)合同函件、會(huì)議紀(jì)要、a級(jí)財(cái)務(wù)資料(財(cái)務(wù)報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、重要函件)、資產(chǎn)類(lèi)權(quán)證、重大項(xiàng)目可行性報(bào)告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
b.普通文件:除a級(jí)外的文件均屬b級(jí)。
四、原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時(shí),可用復(fù)印件替代,但須附頁(yè)說(shuō)明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和 、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右下角。
六、案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對(duì)破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;
紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材料,按宗卷大小折疊整齊,對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門(mén)、問(wèn)題等,文字要求簡(jiǎn)練、確切;
用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡端正。
七、案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列,永久與長(zhǎng)、短期案卷分開(kāi)保管,編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào)。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門(mén)窗要堅(jiān)固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲(chóng)、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
九、每年定期對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫(xiě)借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財(cái)務(wù)資料同時(shí)須經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級(jí)檔案須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱;
b級(jí)檔案由副總經(jīng)理批準(zhǔn)借閱。
十一、裝訂成冊(cè)的檔案不出借,只供現(xiàn)場(chǎng)查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛(ài)護(hù)文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則,將追究當(dāng)事人責(zé)任;
如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。
十四、對(duì)摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意。
對(duì)摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
第4篇 石油公司勞動(dòng)者職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理制度
石油銷(xiāo)售公司勞動(dòng)者職業(yè)健康監(jiān)護(hù)及檔案管理制度
第一章 總則
第一條為了保護(hù)職工健康和維護(hù)企業(yè)權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國(guó)職業(yè)病防治法》的規(guī)定,石油銷(xiāo)售公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)hb公司或公司)為勞動(dòng)者建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并妥善保存,特制訂本制度。
第二條本制度適用于hb公司各部室以及所有從事勞動(dòng)的員工。
第二章 管理
第三條公司綜合辦公室負(fù)責(zé)為每一位職工建立職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并妥善保管。
第四條職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案包括:
(一)勞動(dòng)者職業(yè)史、既往史和職業(yè)病危害接觸史;
(二)相應(yīng)工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)結(jié)果;
(三)職業(yè)健康檢查結(jié)果及處理情況;
(四)職業(yè)病診療等健康資料。
第五條公司綜合辦公室檔案管理人員必須維護(hù)勞動(dòng)者的職業(yè)健康隱私權(quán)、保密權(quán)。相關(guān)的衛(wèi)生監(jiān)督檢查人員、勞動(dòng)者或其近親屬、勞動(dòng)者委托代理人有權(quán)查閱、復(fù)印勞動(dòng)者的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,其他人員不得私自查閱職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案。
第六條勞動(dòng)者離開(kāi)公司時(shí),本人有權(quán)索取健康監(jiān)護(hù)檔案復(fù)印件,檔案管理人員應(yīng)如實(shí)、無(wú)償提供,并在所提供的復(fù)印件上簽章。
第七條對(duì)已離職人員的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,應(yīng)在離職后三個(gè)月后進(jìn)行封存,并保存10年以上,以備上級(jí)部門(mén)查閱。
第八條勞資部檔案管理人員應(yīng)將職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案妥善保管,保證檔案安全。
第九條其他依照公司檔案管理制度執(zhí)行。
第三章 附則
第十條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第5篇 項(xiàng)目物業(yè)公司檔案管理制度
物業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理制度
第一條管理原則:
一、為保證檔案的完整、規(guī)范,根據(jù)物業(yè)管理對(duì)檔案管理的要求,結(jié)合公司的實(shí)際情況,制訂本管理制度,各崗位員工必須嚴(yán)格執(zhí)行操作。
二、檔案包括管理文書(shū)、服務(wù)記錄、小區(qū)資料等內(nèi)容,反映公司的整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。
三、公司檔案由行政人事部統(tǒng)一管理,項(xiàng)目服務(wù)中心檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。
第二條 歸集整理:
一、各部門(mén)的工作記錄由各部門(mén)主管負(fù)責(zé)整理,通用文書(shū)和小區(qū)資料有綜合管理部整理,其中技術(shù)資料可由相關(guān)部門(mén)指導(dǎo)進(jìn)行。
二、檢查好文件的本文及附件是否完整,處理程序是否完備,如有短少,應(yīng)即追查歸入,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦,與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。
三、中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則,中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。
四、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。
五、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。
第三條 分類(lèi)編號(hào)
一、檔案分類(lèi)
(一)檔案范圍
1、各部門(mén)制定的管理規(guī)定。
2、工程維修保養(yǎng)合同。
3、小區(qū)社區(qū)文化。
4、人事調(diào)動(dòng)。
5、主任級(jí)以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、變動(dòng)。
6、重大事故報(bào)告。
7、重大采購(gòu)合同。
(二)各部門(mén)檔案范圍
1、行政人事部行政
(1)通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過(guò)的文件、重要照片、小區(qū)社區(qū)文化。
(2)公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。
(3)公司部門(mén)主管、系統(tǒng)工調(diào)函及任免報(bào)告。
(4)公司重大事投訴報(bào)告、處理決定。
(5)通報(bào)表?yè)P(yáng)。
(6)機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱(chēng)、印章合并和啟用,擴(kuò)大營(yíng)業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。
(7)公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。
(8)公司簡(jiǎn)報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。
(9)公司大事記。
(10)公司固定資產(chǎn)說(shuō)明書(shū)。
2、行政人事部人事
(1)中級(jí)職稱(chēng)、員工技工職稱(chēng)資料。
(2)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。
(3)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。
(4)員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。
(5)員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。
(6)職工調(diào)資、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、考核等文件。
(7)員工花名冊(cè)。
(8)采購(gòu)合同。
3、安護(hù)部
(1)上級(jí)公司消防、治安工作,通知、批復(fù)。
(2)小區(qū)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。
4、財(cái)務(wù)部
(1)上級(jí)、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理,各種費(fèi)用開(kāi)支的規(guī)定、辦法、通知。
(2)小區(qū)管理費(fèi)調(diào)整的請(qǐng)示、通知。
(3)上級(jí)及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等通知。
5、工程部
(1)工程維修保養(yǎng)承包合同及外派工程合同。
(2)工程重大技改項(xiàng)目、圖紙。
(3)工程重大事故報(bào)告。
(4)工程重大投訴訴處理資料。
(5)重大意外造成的小區(qū)局部損失情況報(bào)告。
(6)小區(qū)維修資料。
6、客戶(hù)服務(wù)
(1)合同(防蟻、綠化、清潔)。
(2)寫(xiě)字樓、商場(chǎng)等管理規(guī)定。
(3)重大投訴、重大事故處理意見(jiàn)。
(4)用戶(hù)資料。
(5)裝修指南。
(6)用戶(hù)手冊(cè)。
二、檔案編號(hào):
(一)按照分類(lèi)大小級(jí)別按次序編號(hào)。
(二)按照年度時(shí)間按順序編號(hào)。
(三)按照采用首字拼音、英文大小寫(xiě)和數(shù)字想結(jié)合的方式編號(hào)。
第四條 立卷目錄
一、立卷:
就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(一)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)貼紙。
(二)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成。
(三)制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
(四)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾內(nèi))。
二、編制目錄:
(一)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
(二)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
第五條 檔案保管:
一、保管期限
(一)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
(二)各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注
(三)永久保存:1.公司章程;2.股東名簿;3.組織規(guī)程及辦事細(xì)則;4.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄;5.財(cái)務(wù)報(bào)表;6.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件;7.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;8.工程設(shè)計(jì)圖;9.其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。
(四)10年保存:1.預(yù)算、決算書(shū)類(lèi);2.會(huì)計(jì)憑證;3.事業(yè)計(jì)劃資料;4.其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。
(五)5年保存:1.期滿或解除之合約;2.其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。
(六)1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
(七)規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存,使用部門(mén)視其有效期間予以保存。
二、保管要求
(一)便于查閱。
(二)保證檔案的安全。
(三)防止檔案的損壞。
(四)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
三、保管職責(zé):
(一)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案。
(二)綜合管理部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門(mén)所需保管的資料;iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;分供方評(píng)審、物業(yè)租憑和多種經(jīng)營(yíng)資料。
(三)工程維修部保管服務(wù)中心工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及品質(zhì)保障部各職能部門(mén)需要保管的其他檔案。
(四)各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
(五)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員。
(六)檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。
(七)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢(xún)。
(八、)檔案原則上保管原件。
第六條 檔案保密:
一、檔案密級(jí)
分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通;
(一)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策、形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案;
(二)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)公司收發(fā)文(通知、通告除外)工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
(三)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
二、檔案查閱
(一)查閱權(quán)限
1、總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
2、總經(jīng)理助理可查閱分管工作的檔案。
3、部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4、其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
(二)檔案的查閱/借閱/復(fù)制
1、查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
2、檔案管理員審核其查(借)閱資格:
3、權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
4、權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):
5、屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬服務(wù)中心的檔案,由服務(wù)中心總經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
6、在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
7、須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由人事部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
三、檔案的銷(xiāo)毀
(一)超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限,每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單位,報(bào)綜合管理部主管審核。
(二)綜合管理部審核無(wú)誤后報(bào)服務(wù)中心經(jīng)理和總經(jīng)理審批。
(三)、總經(jīng)理審批同意后由行政部、人事部總經(jīng)理指定3名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
(四)監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
第七條 庫(kù)房管理:
一、庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案柜要同樣編號(hào),入庫(kù)的檔案要按大類(lèi)有系統(tǒng)地上架排列,做到存放有序,查找有據(jù),實(shí)行科學(xué)管理。
二、要愛(ài)護(hù)檔案,在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中,要輕拿輕放,保持檔案整潔,發(fā)現(xiàn)破損時(shí),要即使修補(bǔ)。
三、要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲(chóng)、防鼠等七防措施,嚴(yán)格控制庫(kù)內(nèi)的溫度,保持庫(kù)內(nèi)清潔,每月全面清掃一次。
四、檔案庫(kù)要實(shí)行專(zhuān)人管理,無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。
五、庫(kù)房工作人員要熟悉與檔案庫(kù)有關(guān)的供水、供電、供熱系統(tǒng)情況,并經(jīng)常檢查是否完好,離開(kāi)庫(kù)房時(shí)要注意關(guān)閉落鎖,關(guān)閉電源。
六、認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱,借閱黨紀(jì)手續(xù)、案卷借出時(shí)要以代卷卡補(bǔ)位,案卷歸還后,要及時(shí)放回原處,每?jī)赡耆鏅z查館藏檔案情況,檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí),必須辦理檔案交接手續(xù)。
七、閱覽室內(nèi)禁止吸煙,不要大聲喧嘩,不準(zhǔn)靠近閱檔桌喝水。
第6篇 公司檔案統(tǒng)計(jì)制度
為了有效管理公司的全部檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,充分發(fā)揮檔案的作用,做到家底清、情況明、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,更好地掌握和研究檔案工作開(kāi)展的狀況、變化規(guī)律,從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改進(jìn)工作,不斷地提高檔案工作水平,特制訂本制度。
第一條 綜合檔案室對(duì)接收的文件資料,要辦理交接手續(xù),列出文件資料清單,一式兩份,雙方簽字,各存一份,以備檢查和統(tǒng)計(jì)。
第二條 對(duì)接收的文件材料,應(yīng)整理歸檔,編制檔案目錄,以案卷(件)為單位統(tǒng)計(jì)檔案現(xiàn)存總數(shù)量。
第三條 檔案保管狀況的統(tǒng)計(jì),對(duì)遺失損壞的檔案要記錄數(shù)量和原因。
第四條 每月進(jìn)行一次檔案提供利用的統(tǒng)計(jì),內(nèi)容包括借閱檔案人次、卷(件)數(shù),復(fù)印檔案的數(shù)量,利用目的和效果。
第五條 每年統(tǒng) 度檔案的歸檔情況,內(nèi)容包括各類(lèi)檔案的歸檔情況,庫(kù)房及設(shè)備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。
第六條 每年對(duì)歸檔檔案進(jìn)行綜合匯總統(tǒng)計(jì),主要有檔案總數(shù)量,各類(lèi)檔案的數(shù)量,庫(kù)房及設(shè)備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。
第七條 按上級(jí)主管部門(mén)(檔案行政部門(mén))的要求填好統(tǒng)計(jì)報(bào)表并及時(shí)上報(bào)。
第7篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度
1.人事檔案由公司綜合部指定專(zhuān)職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個(gè)人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號(hào)立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過(guò)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),限期交回。
5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁(yè)借出。
第8篇 正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度
河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、總則
第一條根據(jù)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定,為加強(qiáng)公司文書(shū)立卷工作,特制定本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各自有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
二、文件材料的收集管理
第四條堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設(shè)檔案室,各部門(mén)均應(yīng)指定兼職文書(shū)人員負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部檔案室。
第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。
(一)公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。
(二)本公司召開(kāi)會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才予報(bào)銷(xiāo)會(huì)議費(fèi)用。
第七條各部門(mén)兼職文書(shū)的職責(zé):
(一)了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù),掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門(mén)的文件材料。
(二)認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三)承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。
三、歸檔范圍
第八條重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
第十四條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應(yīng)該納入檔案管理的材料。
四、平時(shí)歸檔
第十九條各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(zhuān)(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。
第二十條各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門(mén)專(zhuān)(兼)職文書(shū)歸卷。
第二十二條專(zhuān)(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類(lèi)目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部門(mén)兼職檔案員配合,檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列,依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
第三十條永久、長(zhǎng)期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五
第9篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度-2
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司檔案管理制度范本2
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類(lèi)規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第10篇 z公司檔案管理制度
公司檔案管理制度:
一、 文書(shū)檔案歸檔制度
1.各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔,還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書(shū)寫(xiě)整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě),如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6.重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。
7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、 專(zhuān)職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛(ài)本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家利益,工作盡職盡責(zé),自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1. 各部門(mén)配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2. 兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4. 嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。
5. 接受本公司專(zhuān)職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門(mén)立卷制度
1. 凡本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。
2. 各部門(mén)兼職檔案員,負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3. 兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1. 各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對(duì)各類(lèi)檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。
3. 檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。
4. 庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對(duì)濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5. 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng),定期檢查。
6. 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門(mén)窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1. 檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。
3. 查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4. 本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。
5. 對(duì)于違反保密規(guī)定,泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。
七、檔案借閱制度
1. 借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。
2. 凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。
3. 借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料。
5. 檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對(duì),正確無(wú)誤時(shí),方能簽字蓋章。
6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
八、 其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
第11篇 公司文秘檔案工作制度
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素,公司文秘檔案有哪些管理制度呢大家可以閱讀企業(yè)管理網(wǎng)整理的公司文秘檔案管理制度,僅供參考。
1.目的作用:為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
2.管理職責(zé)
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門(mén),負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門(mén)的執(zhí)行檢查,加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。
2.2各部門(mén)所負(fù)責(zé)的部門(mén)內(nèi)部檔案資料,應(yīng)有專(zhuān)人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對(duì)文秘檔案的專(zhuān)管機(jī)構(gòu),在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下,其管理的主要職責(zé)為:
2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。
2.3.2協(xié)助行政管理部長(zhǎng)對(duì)各職能部門(mén)文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。
2.3.3負(fù)責(zé)對(duì)永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。
2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經(jīng)營(yíng)服務(wù)產(chǎn)生收益。
3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容3.1計(jì)劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各職能部門(mén)的工作規(guī)劃、計(jì)劃。
3.2批示性文件材料包括公司各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo),如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的各類(lèi)命令、工作指示、調(diào)度記錄等。
3.3法規(guī)性文件包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類(lèi)規(guī)章制度。
3.4公司的重大決議包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.5總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。
3.6憑證性材料包括公司各職能部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄,以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等原始記錄和文本。3.7匯報(bào)性材料包括公司向各上級(jí)主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料等
3.8勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。
3.9調(diào)研性資料包括市場(chǎng)調(diào)研、開(kāi)發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷(xiāo)商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。
3.10聲像制品資料包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。
3.11證件性文書(shū)資料包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、資產(chǎn)資料如汽車(chē)使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈(zèng)行資料包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料,均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理,各部門(mén)應(yīng)做好資料的分類(lèi)立卷,至次年元月底整理歸檔;會(huì)計(jì)歸檔類(lèi)在年度終結(jié)后,由財(cái)務(wù)部門(mén)編造清冊(cè),每?jī)赡隁w檔一次。
4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類(lèi)報(bào)表(應(yīng)收帳報(bào)表、銷(xiāo)售報(bào)表等)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專(zhuān)人回收并即刻銷(xiāo)毀,只財(cái)務(wù)部立卷留存。
4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來(lái)函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。
4.1.4各類(lèi)外來(lái)文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門(mén)傳閱后,即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料,并及時(shí)匯總到各部門(mén)檔案管理員,員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后,應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時(shí)間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對(duì)于某些專(zhuān)門(mén)文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門(mén)兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫(xiě)移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫(xiě)好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái),裝訂整齊、牢固,然后還要填寫(xiě)備考表,注明保管期限。
4.3.5填寫(xiě)案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
4.3.7立卷應(yīng)以同類(lèi)問(wèn)題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件于本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
4.3.9立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。
4.3.10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問(wèn)題,做到查找方便。
4.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無(wú)損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無(wú)密級(jí)檔案。
5.2各部門(mén)工作人員可直接查閱屬于本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門(mén)得重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好,不得私自影印、復(fù)印、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語(yǔ),不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。
5.4對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無(wú)誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制件不會(huì)有誤。
5.5必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。
6.3有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6.5對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。
6.6外來(lái)參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。
6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。
6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無(wú)誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
7.超期檔案的銷(xiāo)毀
7.1對(duì)超過(guò)保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷(xiāo)毀。
7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),再行銷(xiāo)毀,以免誤毀。
7.3銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo),嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后,監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。
行政管理制度范本
第12篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的
房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司檔案管理制度
1.0 主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類(lèi)檔案資料的形成與歸檔、分類(lèi)、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等管理內(nèi)容?？蛻?hù)檔案管理執(zhí)行《客戶(hù)檔案管理制度》。
2. 0 檔案的管理機(jī)構(gòu)
2.1 文書(shū)結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2 各經(jīng)辦部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
2.3 檔案室主要職責(zé):
2.3 .1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3 .2 對(duì)企業(yè)其他部門(mén)文件材料的歸檔工作,進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.3 .3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3 .4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;
2.3 .5 提高檔案管理的水平和技術(shù),逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3．0 檔案的種類(lèi)
3.1 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.3 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類(lèi)計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)等。以及企業(yè)各類(lèi)命令、工作指示等。
3.6 憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門(mén)上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證,如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。
3.7 證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。
3.8 匯報(bào)性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表,以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。
3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門(mén)的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.1 0 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中,以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門(mén)提供的,以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.1 1 題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。
3.1 2 技術(shù)性資料。包括各類(lèi)工程圖紙、竣工資料等。
4. 0檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對(duì)獨(dú)立,但又相互制約。
5. 0 檔案的收集。就是把分散的,以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)檔案資料,按有關(guān)規(guī)定,有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門(mén)和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料,均應(yīng)立卷歸檔。
5.2 立卷歸檔的時(shí)間
5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料,均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2 對(duì)于某些專(zhuān)門(mén)文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。
5.3 立卷歸檔的要求
5.3.1 各部門(mén)兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2 移交檔案要填寫(xiě)移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚,概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫(xiě)好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái),裝訂整齊、牢固,無(wú)論何金屬物,填寫(xiě)備考表,注明保管期限。
5.3.5 填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
5.3.6 立卷應(yīng)以本部門(mén)形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
5.3.7 立卷應(yīng)以部門(mén)為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.1 0 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問(wèn)題,做到查找方便。
5.3.1 1 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無(wú)損。
5.3.1 2 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6. 0 檔案的借閱
6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可查閱無(wú)密級(jí)檔案。
6.2 各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。
6.3 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全,不得私自影印、復(fù)制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。
6.4 對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿無(wú)誤后,注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋公章,以示復(fù)制不會(huì)有誤。
6.5 必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫(xiě)好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時(shí)催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。
7. 0檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責(zé)任心,加強(qiáng)保密意識(shí),雙方共同做好保密工作。
7.2 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。
7.3 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.4 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.5 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。
7.6 外來(lái)參觀人員,統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。
7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。
7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無(wú)誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8. 0 超期檔案的銷(xiāo)毀
8.1 對(duì)超過(guò)保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷(xiāo)毀。
8.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案,可單獨(dú)存放半年,經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí),再行銷(xiāo)毀,以免誤毀。
8.3 銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo),嚴(yán)禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后,監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀注冊(cè)上簽字。
9. 0 檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí),應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
第13篇 房地產(chǎn)股份公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
房地產(chǎn)股份有限公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,統(tǒng)一會(huì)計(jì)檔案管理制度,符合會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范化的要求,公司根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的規(guī)定,特制定本制度。
一、會(huì)計(jì)檔案立卷管理辦法
1、會(huì)計(jì)憑證:每月做好的會(huì)計(jì)憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號(hào)、查對(duì)、清點(diǎn),檢查憑證是否都符合規(guī)定,然后按每本50號(hào)裝訂成冊(cè),憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號(hào),再將裝訂成冊(cè)的憑證按順序立案存檔,使查找憑證方便、快速、一目了然。
2、會(huì)計(jì)報(bào)表:每月做好的會(huì)計(jì)報(bào)表必須依次編定頁(yè)碼,加具封面,裝訂成冊(cè),加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明:單位名稱(chēng)、單位地址,財(cái)務(wù)報(bào)告所屬年度、季度、月度,送出日期,并由單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員簽名或蓋章。再將會(huì)計(jì)報(bào)表按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
3、會(huì)計(jì)帳本:每月結(jié)帳后,將打印出來(lái)的會(huì)計(jì)帳簿加具封面,裝訂成冊(cè),標(biāo)明帳戶(hù)名稱(chēng)、順序號(hào)、標(biāo)上標(biāo)簽,將會(huì)計(jì)帳簿按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
4、財(cái)務(wù)文件:財(cái)務(wù)文件、審計(jì)報(bào)告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi),按立案時(shí)間打出文件清單,標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號(hào),便于查閱。
二、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行,財(cái)務(wù)部查閱檔案資料,要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處;審計(jì)人員查閱檔案要有借閱手續(xù);外調(diào)檔案,必須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn),并付上借閱檔案借據(jù),寫(xiě)明借調(diào)日期、用途、檔案名稱(chēng)、份數(shù)、歸還時(shí)間等,方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定,到期及時(shí)催收歸還檔案,確保檔案完整無(wú)缺。
三、會(huì)計(jì)檔案保管期限
1、會(huì)計(jì)憑證:
①原始憑證、記帳憑證保管期限為15年;
②銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年;
2、會(huì)計(jì)帳簿:
①現(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年;
②明細(xì)帳保管期限為15年;
③總帳保管期限為15年;
④輔助帳簿保管期限為15年;
⑤固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報(bào)廢后保存5年。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表:
①月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為15年;
②年度會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限為永久。
4、其他:
①會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管期限為15年
②會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)保管期為永久
③會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)保管期為永久
④銀行存款對(duì)帳單保管期限為5年
四、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀
根據(jù)會(huì)計(jì)檔案保管期限,銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容,并有檔案管理人員簽名、財(cái)務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)由上級(jí)主管部門(mén)派員監(jiān)銷(xiāo)。
第14篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度
zh物業(yè)公司檔案管理制度
為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔范圍
a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。
c.各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專(zhuān)項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書(shū)復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。
e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。
2.歸檔要求
a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。
3.歸檔時(shí)間
a.文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。
b.員工檔案及時(shí)歸檔。
c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數(shù)
a.各類(lèi)書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤(pán)上一份)。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。
5.不歸檔文件材料的范圍
a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。
b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。
c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。
e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。
6.各部門(mén)主任要對(duì)本部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門(mén)檔案資料均由各部門(mén)自行管理。
2.存放文書(shū)檔案要有專(zhuān)用柜架,在排放上應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放電子文件應(yīng)有專(zhuān)用硬盤(pán)分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時(shí),按照類(lèi)別和部門(mén)的不同分別存入不同名稱(chēng)的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱(chēng)應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類(lèi)別或所屬部門(mén)。存放文件的軟盤(pán)或光盤(pán)上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢(xún)。
3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。
5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。
三、檔案資料借閱管理
1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。
2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門(mén)主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。
3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):
a.辦理登記手續(xù),定期歸還。
b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失。
c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。
6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。
7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
四、檔案鑒定和銷(xiāo)毀
1.檔案鑒定工作由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。
2.鑒定的主要項(xiàng)目有:
a.檔案保管期限表。
b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。
3.確定保管期限原則:
a.對(duì)本部門(mén)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。
b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。
4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。
5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門(mén)主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。
6.銷(xiāo)毀檔案的程序:
a.經(jīng)鑒定列出需銷(xiāo)毀的各種檔案清單和銷(xiāo)毀的報(bào)告,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門(mén)實(shí)施。銷(xiāo)毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
b.檔案銷(xiāo)毀時(shí),由部門(mén)派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清單上簽名。
c.銷(xiāo)毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T(mén)造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第15篇 建筑總公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
建筑工程總公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
第一條 會(huì)計(jì)應(yīng)該以會(huì)計(jì)期間分期決算帳目和編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半年度、季度、月度為會(huì)計(jì)中期。
第二條 會(huì)計(jì)報(bào)表做到內(nèi)容完整、數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確,不得漏報(bào)或任意取舍,會(huì)計(jì)報(bào)表之間、會(huì)計(jì)報(bào)表各項(xiàng)目之間,凡有對(duì)應(yīng)關(guān)系的數(shù)字應(yīng)當(dāng)一致,會(huì)計(jì)報(bào)表中本期與上期的有關(guān)數(shù)字應(yīng)當(dāng)相互銜接。
第三條 凡是本公司的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)文件和其它有保存價(jià)值的資料均應(yīng)該歸檔。
第四條 會(huì)計(jì)憑證按月、按照編號(hào)順序每月裝訂成冊(cè),表明月份、季度、起止年、號(hào)數(shù)、單據(jù)張數(shù),由會(huì)計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內(nèi)資料由子、分公司財(cái)務(wù)科長(zhǎng)保管,一年后交集團(tuán)公司檔案室,歸檔前應(yīng)加以裝訂。
第五條 會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照季度、年度按時(shí)歸檔,由財(cái)務(wù)管理部指派專(zhuān)人管理,并分類(lèi)填制目錄。
第六條 對(duì)上述五條中出現(xiàn)一處遺漏或錯(cuò)誤,給予責(zé)任人30元罰款,由公司財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)處罰。
第七條 會(huì)計(jì)檔案不得攜帶外出,凡查閱、復(fù)制、摘錄會(huì)計(jì)檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準(zhǔn),如出現(xiàn)泄密現(xiàn)象對(duì)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人與直接責(zé)任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴(yán)重后果者開(kāi)除。
第16篇 公司檔案管理制度范文
對(duì)于公司的員工檔案,文書(shū)檔案等如何管理,對(duì)于檔案的管理有哪些制度及保密規(guī)則呢可參考以下的公司檔案管理規(guī)章制度范文:
一、文書(shū)檔案歸檔制度
1.各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門(mén)形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門(mén)內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù))無(wú)缺頁(yè)、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤(pán)、軟盤(pán)中保存留檔,還應(yīng)留有書(shū)面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書(shū)寫(xiě)整齊,用毛筆、藍(lán)黑色鋼筆、碳素筆抄寫(xiě),如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門(mén)重新書(shū)寫(xiě)。
6.重要文件如部門(mén)需用可進(jìn)行復(fù)印,但原件必須歸檔。
7.機(jī)關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會(huì)議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專(zhuān)職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.認(rèn)真學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí),貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》,熱愛(ài)本職工作,忠于職守,維護(hù)黨和國(guó)家利益,工作盡職盡責(zé),自覺(jué)遵守檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
2.負(fù)責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負(fù)責(zé)公司有關(guān)部門(mén)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。
4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房各項(xiàng)制度的落實(shí)。
5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!
三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制
1.各部門(mén)配備一名兼職檔案員,負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2.兼職檔案人員要熱愛(ài)檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認(rèn)真負(fù)責(zé),把好案卷質(zhì)量關(guān),按時(shí)完成兼管檔案的任務(wù)。
3.兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4.嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度。
5.接受本公司專(zhuān)職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門(mén)立卷制度
1.凡本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件、具有保存價(jià)值的資料均屬本部門(mén)立卷歸檔范圍。
2.各部門(mén)兼職檔案員,負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的文件資料進(jìn)行收集、審定、整理、立卷。
3.兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項(xiàng)檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項(xiàng)要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1.各門(mén)類(lèi)檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負(fù)責(zé)檔案的保管工作。
2.按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對(duì)各類(lèi)檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。
3.檔案員對(duì)室藏檔案材料要經(jīng)常進(jìn)行檢查,對(duì)已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時(shí)跟蹤追還,防止丟失。
4.庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對(duì)濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng),定期檢查。
6.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險(xiǎn)品,停電時(shí),一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫(kù)房無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入,隨時(shí)關(guān)好庫(kù)房門(mén)窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1.檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀(jì)律,堅(jiān)持原則,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)制度。
2.凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認(rèn)真遵守安全保密制度,嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室,確需帶出時(shí)須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時(shí)間內(nèi)歸還檔案室。
3.查閱檔案時(shí),不得翻閱與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文件材料、無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入檔案室。
4.本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進(jìn)公共場(chǎng)所和其他場(chǎng)所,不準(zhǔn)帶回家中,要及時(shí)交給檔案管理部門(mén)。
5.對(duì)于違反保密規(guī)定,泄露國(guó)家公司機(jī)密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。
七、檔案借閱制度
1.借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺(jué)履行借閱手續(xù)。
2.凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時(shí)歸還。
3.借閱人員對(duì)檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4.借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)印、抄寫(xiě)檔案資料。
5.檔案管理人員對(duì)歸還的借閱材料要認(rèn)真進(jìn)行檢查,確認(rèn)檔案材料完好無(wú)損時(shí),方可辦理歸檔手續(xù)。對(duì)摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認(rèn)真核對(duì),正確無(wú)誤時(shí),方能簽字蓋章。公司檔案管理規(guī)章制度范文由精品學(xué)習(xí)網(wǎng)提供!
6.一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過(guò)程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
第17篇 公司人事檔案管理制度
公司人事檔案管理制度（一）
第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》，制定本細(xì)則。
第二條員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負(fù)責(zé)管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條員工失蹤或死亡后滿三年，其檔案應(yīng)移交當(dāng)?shù)貏趧?dòng)行政部門(mén)保存。對(duì)國(guó)家和企業(yè)有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規(guī)定向有關(guān)檔案館移交。
第四條人事檔案管理員的職責(zé)
（一）、保管員工檔案；
（二）、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；
（三）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；
（四）、登記員工工作、工資、獎(jiǎng)懲情況；
（五）、為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)提供員工的情況；
（六）、做好員工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；
（七）、定期向檔案室等部門(mén)移交檔案；
（八）、辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。
第五條人事檔案的內(nèi)容及分類(lèi)歸檔
（一）、本人歷年填寫(xiě)的個(gè)人簡(jiǎn)歷、履歷、登記表；
（二）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系、成長(zhǎng)歷史等自傳材料；
（三）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對(duì)員工的考察、考核、評(píng)價(jià)材料；
（四）、政治歷史審查及甄別復(fù)查材料；
（五）、員工參入黨、團(tuán)材料；
（六）、獎(jiǎng)勵(lì)（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進(jìn)事跡材料；
（七）、入伍、退伍、辭退職、出國(guó)等材料；
（八）、處分、取消處分的材料；
（九）、任免、工資、職稱(chēng)等材料；
（十）、學(xué)歷和評(píng)定的技能等材料；
（十一）、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。
第六條人事檔案材料的分類(lèi)嚴(yán)格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。
第七條人事檔案的收集、保管和銷(xiāo)毀
一、調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，在其報(bào)到一個(gè)月內(nèi)立檔。對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)造冊(cè)登記。
二、對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
五、按規(guī)定需要銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并編制銷(xiāo)毀清冊(cè)。
六、人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫(kù)房、檔案櫥窗等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應(yīng)分類(lèi)，整理裝訂成冊(cè)后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作。
八、檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)后存放，編號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。
第八條人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。
二、本公司各部門(mén)因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應(yīng)由部門(mén)出具證明，由人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。
三、公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度，對(duì)查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。
七、查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)移交其檔案。
九、員工調(diào)動(dòng)、辭職，解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，已辦理離公司手續(xù)者，應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶(hù)口所在地的街道辦事處。
十、轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要通訊或派專(zhuān)人送取，并履行登記手續(xù)，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。
十一、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的 “ 員工檔案轉(zhuǎn)遞通知單 ” 的項(xiàng)目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。
第九條新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應(yīng)將基本檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。員工調(diào)出，檔案材料轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)內(nèi)注銷(xiāo)員工基本檔案情況。
第十條本細(xì)則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條本管理細(xì)則由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。
公司人事檔案管理制度（二）
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機(jī)密；同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。
3、績(jī)效管理檔案：將員工績(jī)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對(duì)人事檔案按入職時(shí)間分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。
1.5調(diào)動(dòng)和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。(www.)在其報(bào)到新崗位前，對(duì)調(diào)入或新建立的檔案都應(yīng)登記。
1.6對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類(lèi)編號(hào)存放，一個(gè)員工一個(gè)編號(hào)，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級(jí)檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工的人事檔案。
2.3公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長(zhǎng)），對(duì)借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項(xiàng)
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀
4.1公司任何個(gè)人和部門(mén)非經(jīng)同意不得銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
人力資源部
第18篇 公司檔案統(tǒng)計(jì)制度-6
公司檔案統(tǒng)計(jì)制度6
為了有效管理公司的全部檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,充分發(fā)揮檔案的作用,做到家底清、情況明、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,更好地掌握和研究檔案工作開(kāi)展的狀況、變化規(guī)律,從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改進(jìn)工作,不斷地提高檔案工作水平,特制訂本制度。
第一條綜合檔案室對(duì)接收的文件資料,要辦理交接手續(xù),列出文件資料清單,一式兩份,雙方簽字,各存一份,以備檢查和統(tǒng)計(jì)。
第二條對(duì)接收的文件材料,應(yīng)整理歸檔,編制檔案目錄,以案卷(件)為單位統(tǒng)計(jì)檔案現(xiàn)存總數(shù)量。
第三條檔案保管狀況的統(tǒng)計(jì),對(duì)遺失損壞的檔案要記錄數(shù)量和原因。
第四條每月進(jìn)行一次檔案提供利用的統(tǒng)計(jì),內(nèi)容包括借閱檔案人次、卷(件)數(shù),復(fù)印檔案的數(shù)量,利用目的和效果。
第五條每年統(tǒng)計(jì)年度檔案的歸檔情況,內(nèi)容包括各類(lèi)檔案的歸檔情況,庫(kù)房及設(shè)備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。
第六條每年對(duì)歸檔檔案進(jìn)行綜合匯總統(tǒng)計(jì),主要有檔案總數(shù)量,各類(lèi)檔案的數(shù)量,庫(kù)房及設(shè)備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。
第七條按上級(jí)主管部門(mén)(檔案行政部門(mén))的要求填好統(tǒng)計(jì)報(bào)表并及時(shí)上報(bào)。
第19篇 公司人事檔案工作管理制度
各個(gè)類(lèi)型的公司,都有人事部門(mén),人事部門(mén)對(duì)于員工的檔案如何來(lái)管理,就要以規(guī)范的檔案管理制度來(lái)執(zhí)行。以下整理了公司人事檔案管理制度的范本,可供參考。
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用檔案,更好地為我公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)_中央組織部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號(hào)),特制定本辦法。
第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門(mén)按照黨的政策,在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料,是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據(jù),是反映個(gè)人成長(zhǎng)歷史的憑證和依據(jù),應(yīng)由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。
第四條在人事檔案管理工作中,必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度,嚴(yán)密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分,集中納入人力資源處統(tǒng)一管理,業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的檢查指導(dǎo)。
第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國(guó)家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度,負(fù)責(zé)接收、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供利用公司各級(jí)員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、_思想,堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則,作風(fēng)正派,責(zé)任心強(qiáng),刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì),努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌,人事檔案室要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集全公司員工的工作調(diào)配、干部任免、職稱(chēng)職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。具體收集歸檔范圍見(jiàn)附件。
第九條公司各級(jí)黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負(fù)責(zé)收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類(lèi)材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別,屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確,完整齊全,文字清楚,對(duì)象明確,手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過(guò)鑒別,可分別情況予以處理。凡銷(xiāo)毀材料必須詳細(xì)登記,并報(bào)請(qǐng)人力資源處負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn),由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。
第十二條人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對(duì)收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、排架。人事檔案室對(duì)不屬于上述范圍人員的人事檔案應(yīng)進(jìn)行代管,并按有關(guān)部門(mén)的規(guī)定收取管理費(fèi)。
第十四條對(duì)人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度,建立各類(lèi)檔案名冊(cè)。每半年檢查核對(duì)一次檔案,做到檔號(hào)與檔案名冊(cè)編號(hào)一致,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無(wú)誤。
第十五條根據(jù)安全保密,便于查找的原則,人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫(kù)房應(yīng)是堅(jiān)固的,具有八防等安全設(shè)施和措施的專(zhuān)用檔案庫(kù)房,配置鐵質(zhì)檔案柜。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標(biāo)準(zhǔn)制作,干部檔案的整理嚴(yán)格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細(xì)則》和有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十七條嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內(nèi)容。
第十八條做好檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作,編制檢索工具,逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理,便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見(jiàn)并加蓋“濟(jì)南啤酒集團(tuán)總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條對(duì)人事檔案的接收、傳遞必須嚴(yán)格手續(xù),有案可查。查借閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十一條人事檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專(zhuān)人傳送,不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。如外單位派專(zhuān)人來(lái)提取,必須持人事或組織部門(mén)出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調(diào)檔通知》調(diào)出人員要求轉(zhuǎn)遞檔案,必須經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人同意簽署意見(jiàn)方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門(mén)同時(shí)把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞。檔案轉(zhuǎn)出后,逾期一個(gè)月未見(jiàn)對(duì)方退回回執(zhí)應(yīng)寫(xiě)信催回,以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動(dòng),干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調(diào)整,公司人力資源處應(yīng)將人事變動(dòng)情況、干部調(diào)動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后,人力資源處應(yīng)及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功,如未商調(diào)成功有關(guān)部門(mén)應(yīng)在一個(gè)月以?xún)?nèi)追回檔案,最多不超過(guò)三個(gè)月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開(kāi)除等,在沒(méi)收到人力資源處轉(zhuǎn)來(lái)的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起,按有關(guān)部門(mén)的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。
第二十五條公司各單位、部門(mén)應(yīng)積極配合檔案室做好員工檔案的轉(zhuǎn)遞工作,學(xué)生分配單位有變化時(shí)應(yīng)及時(shí)通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調(diào)配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報(bào)表(包括上報(bào)的考察材料),鑒定、民主評(píng)議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)部門(mén)審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續(xù)聘審批表,退職材料。
3、出國(guó)出鏡人員審批表、登記表及在外表現(xiàn)情況的鑒定材料。
4、黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議的工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會(huì)以及民主黨派代表會(huì)的代表登記表和委員的簡(jiǎn)歷表、政績(jī)材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問(wèn)題和審批材料。
6、評(píng)聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱(chēng))工作中形成的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員任職資格申報(bào)表,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jī)材料以及聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團(tuán)時(shí)參加革命工作時(shí)間等過(guò)程中形成的個(gè)人申請(qǐng)表,組織審查報(bào)告,上級(jí)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
8、黨團(tuán)組織建設(shè)中形成的入黨志愿書(shū)(1-2份系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見(jiàn)及所依據(jù)的材料,民主評(píng)議黨員工作中形成的組織意見(jiàn)。民主評(píng)議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和審批材料,_材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見(jiàn);入團(tuán)志愿書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調(diào)查報(bào)告、結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、個(gè)人結(jié)論的意見(jiàn)、檢查交待、旁證材料;甄別復(fù)查結(jié)論、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
10、表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
11、各種處分決定、調(diào)查報(bào)告、上級(jí)批復(fù)、本人交待及旁證材料、刑事判決書(shū)。
12、員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級(jí)的材料。
14、辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調(diào)查報(bào)告。
15、高等教育、國(guó)民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓(xùn)工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)登記表、畢業(yè)登記表,授于學(xué)位的材料,學(xué)歷證明書(shū),學(xué)習(xí)鑒定材料。
16、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。
17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評(píng)定表。
18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。
第20篇 物業(yè)管理公司檔案管理制度9
物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)
第一條 總則
1.為規(guī)范公司檔案管理,更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展服務(wù),特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面文件、音像資料,包括:國(guó)家政府部門(mén)重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專(zhuān)門(mén)檔案(人事檔案等)。
3.公司對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二條 檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管,設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理,各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。
第三條 檔案分類(lèi):
1.文書(shū)類(lèi)檔案
1)政府部門(mén)各類(lèi)文件
2)公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類(lèi)正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類(lèi)
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標(biāo)檔案
3.財(cái)務(wù)類(lèi)檔案
4.合同類(lèi)檔案
5.公司各類(lèi)證照
6.影音類(lèi)文件
第四條 歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。
2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位,按檔案分類(lèi)要求,在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后,負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案,做好檔案登記目錄,經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后,及時(shí)交送公司綜合檔案室備查,并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的,應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條 歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類(lèi)、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書(shū)類(lèi)檔案:年度+(項(xiàng)目)部門(mén)或管理處+案卷號(hào)
如:2004/市場(chǎng)/001
2)工程類(lèi)檔案:年度+項(xiàng)目+檔案分類(lèi)+案卷號(hào)
如:2004/百事可樂(lè)/項(xiàng)目/001
3)財(cái)務(wù)類(lèi)檔案:會(huì)計(jì)年度設(shè)置
4)合同類(lèi)檔案:部門(mén)(項(xiàng)目)+合同類(lèi)型+年份+案卷號(hào)
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類(lèi)的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版;計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見(jiàn)附件2):
1)照片、底片要求清晰完整,并附有說(shuō)明文字材料,包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤(pán)數(shù)、序號(hào)等。
第六條 檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位,如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案,若跨部門(mén)借閱,須經(jīng)檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí),由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作,將檔案移交表填寫(xiě)清楚。
第七條 保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒,且要求標(biāo)識(shí)明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密?chē)?yán)格執(zhí)行檔案保密制度,采取相應(yīng)保管措施。銷(xiāo)毀檔案要由專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo),防止泄密。
4.節(jié)假日期間,檔案庫(kù)房、檔案柜要加封條。
第八條 附則
工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門(mén)另行制定。
