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員工檔案制度是企業(yè)管理的基礎，它旨在確保員工信息的安全、準確與完整，為人力資源決策提供可靠依據(jù)。此制度不僅關(guān)乎法律合規(guī)，更是企業(yè)內(nèi)部管理效能的重要體現(xiàn)。
內(nèi)容是什么
員工檔案應包括但不限于以下內(nèi)容：
1. 基本信息：如姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式、家庭住址等。
2. 教育背景：學歷、專業(yè)、畢業(yè)院校等。
3. 工作經(jīng)歷：入職時間、崗位、職責、績效記錄、晉升情況等。
4. 培訓與發(fā)展：參加的內(nèi)部或外部培訓、職業(yè)技能證書等。
5. 薪酬福利：工資、獎金、福利待遇等。
6. 勞動合同與協(xié)議：合同文本、變更記錄、解約文件等。
7. 行政資料：考勤記錄、請假條、獎懲記錄等。
規(guī)章制度
1. 檔案管理權(quán)限：指定專人負責，確保檔案安全，未經(jīng)許可不得擅自查閱。
2. 信息更新：員工變動應及時更新檔案，確保信息時效性。
3. 保密原則：員工個人隱私應得到尊重，非必要情況下不得泄露。
4. 存檔期限：遵守當?shù)胤ㄒ?guī)，確定檔案的保存期限。
5. 訪問記錄：每次查閱檔案需登記，以便追蹤查詢原因。
管理規(guī)定
1. 定期審查：每年至少進行一次檔案完整性檢查，及時糾正錯誤或遺漏。
2. 員工知情權(quán)：員工有權(quán)了解自己的檔案內(nèi)容，但不得擅自修改。
3. 應急處理：發(fā)生檔案丟失或損壞，應立即報告并啟動應急程序。
4. 數(shù)字化管理：鼓勵采用電子化存儲，提高檢索效率，防止物理損壞。
5. 法律遵從：確保所有操作符合勞動法及個人信息保護法規(guī)。
員工檔案制度的執(zhí)行需要全員參與，管理層要以身作則，通過持續(xù)改進和教育，確保制度的有效實施，為企業(yè)的穩(wěn)定運營提供有力保障。
員工檔案制度范文
第1篇 工作責任制度：員工檔案管理
員工檔案管理工作責任制度
(1)員工的入職、獎懲、請假、辭職表、勞動合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。
(2)以上文件由人力資源部根據(jù)入職月份按系統(tǒng)或部門分類裝入文件袋歸檔,歸檔后統(tǒng)一存放在財務部資料房,未經(jīng)人力資源部、財務部經(jīng)理一致同意,任何人不得查閱或借出。;
(3)人力資源部對涉及薪資保密、員工個人保密信息等內(nèi)容嚴格履行保密義務。
第2篇 員工檔案管理制度范例
公司的各員工檔案也分為員工的入職檔案,培訓和工作業(yè)績檔案等方面,對于這些員工檔案進行管理,一定要制定怎樣的管理制度呢以下提供的員工檔案管理制度的資料,可供參考。
員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓檔案。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料,未經(jīng)批準不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:
⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》,經(jīng)主管領(lǐng)導審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。
⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
⑶員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
⑸員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》,經(jīng)主管領(lǐng)導審批后,由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓檔案:
員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學歷證書等相關(guān)證件的復印件,員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
⑴人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。
⑶部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。
⑷員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
⑸員工離職后,員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
第3篇 公司員工檔案制度
公司的員工檔案有幾種,如原始的檔案,公司員工培訓檔案,業(yè)績檔案等,對于這些不同的檔案如何進行管理呢以下是公司員工檔案管理制度的范本,僅供參考。
員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓檔案。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料,未經(jīng)批準不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:
⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》,經(jīng)主管領(lǐng)導審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。
⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
⑶員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
⑸員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》,經(jīng)主管領(lǐng)導審批后,由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓檔案:
員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學歷證書等相關(guān)證件的復印件,員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
⑴人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。
⑶部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。
⑷員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
⑸員工離職后,員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
涉及部門
簽發(fā)人簽名
部經(jīng)理:
現(xiàn)將《員工檔案管理制度》抄發(fā)你部門,請嚴格執(zhí)行。
總經(jīng)理:(簽名)
執(zhí)行負責人簽名
總經(jīng)理:
茲收到《員工檔案管理制度》,本人明白本職責的詳細內(nèi)容,并謹此聲明本人保證盡職盡責做好本職工作。
部門經(jīng)理:(簽名)
第4篇 s公司派遣員工檔案管理制度
某公司派遣員工檔案管理制度
為進一步健全我單位規(guī)章制度,維護單位及派遣員工的合法權(quán)益,避免糾紛產(chǎn)生,促進企業(yè)健康發(fā)展,結(jié)合實際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務派遣員工的聘用及管理,請各部門相互配合,嚴格執(zhí)行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、歸口管理的基本原則,檔案管理機構(gòu)對派遣員工的全部檔案實施綜合管理。
二、根本要求
檔案經(jīng)手及管理部門要維護檔案的完整與安全,便于公司對檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護檔案的有機聯(lián)系,嚴防對檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說,要努力采取科學措施,對派遣員工的檔案進行很好的管理和保護,力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強保密工作,嚴防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
三、派遣員工個人檔案的形成
嚴格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入派遣員工個人檔案,編號歸檔。檔案材料根據(jù)不同應聘崗位的要求包括以下項目:
1.應聘登記表;
2.筆試成績表及面試評價表;
3.體測表;
4.體檢表;
5.培訓登記表;
6.考核登記表;
7.社會保險個人信息采集表;
8.派遣員工告知書;
9.無犯罪記錄證明(聲明);
10.個人承諾書;
11.勞動合同及補充協(xié)議原件;
12.派遣員工手冊簽收憑證(公司聯(lián));
13.個人身份信息、學歷證書、資格證書、職稱證明等材料復印件;
14.員工離職相關(guān)材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。
四、檔案管理
1.管理部門
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統(tǒng)一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前,要對歸檔材料進行鑒別,按照材料的屬性、內(nèi)容、編號確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時要對材料的真實性進行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導審核批準后方可,特殊情況下須經(jīng)董事長審批,并進行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實情況后,可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時歸還所借檔案,檔案管理人要及時催還,必要時為其續(xù)辦延長借閱手續(xù),并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時要核實檔案材料,并在檔案歸還時核對材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應及時向分管領(lǐng)導匯報。
4.檔案的保存和銷毀
4.1.檔案管理人員不得對檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴格保密,不得擴散。
4.2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存,對于已辭(退)職派遣員工的個人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時須經(jīng)公司領(lǐng)導批準,并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開始實施,在實施過程中應結(jié)合實際情況不斷進行完善,重新編輯或編制補充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。
