第1篇 文件管理規(guī)章章程格式
小編給大家整理了一份文件管理規(guī)章章程,希望對大家有用。
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定,結合我單的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦,重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門,如關系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導'批示'、'擬辦意見'辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領導分管范圍的文件,須經(jīng)領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關重大事項;
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關重大生產(chǎn)、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術、管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經(jīng)分管領導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.辦公室應根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關指示精神,有關文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責);
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā);
10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔:
(1)上級機關來文,包括上級對單位報告、申請的批復;
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;
(4)支部黨代表大會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業(yè)務科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實施及修改 本辦法經(jīng)決策會通過后實施,修改時亦同。
第2篇 嘉園業(yè)主大會文件之管理規(guī)約公示版
ee嘉園管理規(guī)約
第一部分 物業(yè)基本情況
(應當與前期物業(yè)服務合同內(nèi)容一致)
一、物業(yè)管理區(qū)域
東至 財經(jīng)學院東路
南至 東升園公寓北墻
西至 中關村街道科馨社區(qū)
北至成府路
物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的物業(yè)構成明細、物業(yè)共用部分明細詳見商品房預售合同、商品房現(xiàn)房買賣合同。
對本物業(yè)管理區(qū)域進行調(diào)整的,應當按照《北京市物業(yè)管理辦法》第六條、第十一條的規(guī)定,分別經(jīng)原物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)及擬分立或者合并后物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意;由全體業(yè)主委托業(yè)主委員會或者業(yè)主代表向物業(yè)所在街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府提出調(diào)整物業(yè)管理區(qū)域申請。
二、物業(yè)服務用房
物業(yè)服務用房建筑面積為平方米,其中地上建筑面積為平方米,位于【幢】【座】層單元號;地下建筑面積為平方米,位于【幢】【座】層 單位號。其中業(yè)主大會及業(yè)主委員會辦公用房建筑面積為平方米,位于 【幢】【座】層單位號。
(注:物業(yè)服務用房為多處時,可根據(jù)實際情況增加以上內(nèi)容)
三、物業(yè)共用部分
根據(jù)有關法律、法規(guī)規(guī)定和房屋買賣合同約定,業(yè)主共用部分包括:
(一)單幢建筑物的共用部分,包括該幢建筑物的業(yè)主共用的門廳、戶外墻面、樓梯間、水泵間、電表間、電梯間、電話分線間、走廊通道、房屋主體承重結構部位(基礎、內(nèi)外承重墻體、柱、梁、樓板、屋頂?shù)?等部位以及該幢建筑物的業(yè)主共用的上下水管道、落水管、水箱、加壓水泵、電梯、天線、供電線路、照明、鍋爐、燃氣線路、消防設施、郵政信箱、避雷裝置等設備。
(二)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的共用部分,包括道路、綠地、路燈、溝渠、池、井、垃圾箱(房)、公益性文體設施、物業(yè)服務用房、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)、附屬設施設備使用的房屋等。
第二部分 物業(yè)管理方式
四、本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi),實行下列第2種物業(yè)管理方式。
1.由全體業(yè)主自行管理;
2.全體業(yè)主依法選聘物業(yè)服務企業(yè);
3.由全體業(yè)主依法選聘其他人管理;
采取第1種物業(yè)管理方式的,書面告知物業(yè)所在地的街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府和房屋行政主管部門;采用第2、3種物業(yè)管理方式的,雙方依據(jù)物業(yè)服務合同共同對物業(yè)共用部分進行管理、維修、養(yǎng)護,并維護相關區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生和公共秩序。
《北京市物業(yè)管理辦法》實施后,申請辦理商品房預售許可或者現(xiàn)房銷售的住宅物業(yè)項目,全體業(yè)主確定物業(yè)管理方式時,可以根據(jù)《住宅物業(yè)服務標準》(編號db11/t 751-2010)選定相應的物業(yè)服務標準。
第三部分 業(yè)主共同管理的權利和責任
五、業(yè)主在物業(yè)管理活動中依照《中華人民共和國物權法》、國務院《物業(yè)管理條例》、《北京市物業(yè)管理辦法》以及相關法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件的規(guī)定,享有相應的權利,履行相應的義務。
業(yè)主對物業(yè)管理區(qū)域共用部分實施共同管理。下列事項由業(yè)主共同決定:
(一)制定或者修改管理規(guī)約、業(yè)主大會議事規(guī)則;
(二)選舉或者更換業(yè)主委員會委員;
(三)確定或者變更物業(yè)管理方式、服務事項、服務標準和收費方案;
(四)選聘、解聘物業(yè)服務企業(yè)或者不再接受物業(yè)服務企業(yè)事實服務;
(五)籌集、管理和使用專項維修資金;
(六)申請改建、重建建筑物及附屬設施;
(七)申請分立或者合并物業(yè)管理區(qū)域;
(八)決定物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的其他重大物業(yè)管理事項。
決定第(五)、(六)項事項,應當經(jīng)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意;決定第(七)項事項,應當分別經(jīng)原物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)以及擬分立或者合并后物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意;決定其他事項,應當經(jīng)專有部分占建筑物總面積過半數(shù)的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)過半數(shù)的業(yè)主同意。
業(yè)主可以以幢、單元、樓層為單位,共同決定本單位范圍內(nèi)的物業(yè)管理事項,事項范圍和決定程序由業(yè)主大會議事規(guī)則規(guī)定或者物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)全體業(yè)主共同決定。
業(yè)主大會、業(yè)主委員會依法作出的決定,對業(yè)主具有約束力;業(yè)主應當遵守業(yè)主大會、業(yè)主委員會依法作出的決定。
業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決定違反法律法規(guī)的,業(yè)主可以依法請求人民法院予以撤銷。
業(yè)主大會選聘物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人之前,應當按照本物業(yè)管理區(qū)域業(yè)主大會議事規(guī)則的約定召開業(yè)主大會會議,對選聘方式、具體實施者、物業(yè)服務合同的主要內(nèi)容等進行表決。
業(yè)主大會與其依法選聘的物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人簽訂物業(yè)服務合同,應當由業(yè)主委員會三分之二以上委員在場簽名并加蓋業(yè)主大會或者業(yè)主委員會印章。
因物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人突然撤離等原因,業(yè)主大會無法及時另聘新物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人的,按照《北京市物業(yè)項目交接管理辦法》(京建發(fā)[2010]603號)第四章的規(guī)定執(zhí)行。由物業(yè)所在地街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應當會同相關部門組織提供應急物業(yè)服務。臨時代管期間的物業(yè)服務費用,由全體業(yè)主按照其專有部分占建筑物總面積的比例分擔。
六、業(yè)主的共同管理責任
(一)物業(yè)服務費用及其交納、監(jiān)督
各業(yè)主同意,物業(yè)服務收費采取包干制(包干制/酬金制)方式,按業(yè)主專有部分面積大小共同負擔,并按照本規(guī)約和物業(yè)服務合同約定向物業(yè)服務企業(yè)足額交納,接受業(yè)主大會、業(yè)主委員會的監(jiān)督。
物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人每年第一季度向全體業(yè)主公布上一年物業(yè)服務資金的收支情況,并接受審計監(jiān)督;審計監(jiān)督的實施方式由物業(yè)服務合同另行約定。
業(yè)主應當按照本規(guī)約和物業(yè)服務合同的約定交納物業(yè)服務費用,因故不能按期交納的,應委托他人按期代交或者及時補交。業(yè)主未按規(guī)定交納物業(yè)服務費用的,物業(yè)服務企業(yè)應當督促其限期交付;12個月以上拒交物業(yè)服務費用的,物業(yè)服務企業(yè)可以在本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公布物業(yè)服務費用收交情況,并注明欠交費用的業(yè)主房門號及欠費金額;仍無充足理由不交納物業(yè)費的,物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人可以依法向人民法院提起訴訟。
業(yè)主與物業(yè)使用人約定由物業(yè)使用人交納物業(yè)服務費用的,從其約定,業(yè)主負連帶交納責任。
業(yè)主委托物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人提供物業(yè)服務合同約定以外的其他專項服務、特約服務的,其費用由雙方約定;物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人應當將服務項目、服務質(zhì)量、服務標準進行公示。
(二)專項維修資金的交存和使用
1.業(yè)主應當按照相關規(guī)定交存、使用、續(xù)交本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)專項維修資金。
2.使用專項維修資金的,物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人應當按有關規(guī)定向業(yè)主大會提出維修資金使用方案,并經(jīng)建筑物及其附屬設施維修資金列支范圍的專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意。
3.業(yè)主委員會應當將維修資金使用方案、所需資金、工程進展以及資金劃撥等情況在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)向全體業(yè)主或者相關業(yè)主公布;并每12個月定期向全體業(yè)主或者相關業(yè)主公布一次專項維修資金使用情況。
4.一幢或者一戶門號的專項維修資金余額不足首次交存的30%時,由業(yè)主委員會按下列第(1)種方式,向該幢或者該戶門號業(yè)主續(xù)籌專項維修資金:
(1)一次性交存;
(2)按 元/平方米逐月交存至業(yè)主一卡通;
業(yè)主轉(zhuǎn)讓物業(yè)專有部分的,其交存的專項修資金隨房屋所有權同時過戶。
業(yè)主共同決定上述專項維修資金的籌集和使用方案時,應當經(jīng)專有部分占建筑物總面積三分之二以上的業(yè)主且占總?cè)藬?shù)三分之二以上的業(yè)主同意,并由業(yè)主另行表決通過。
(三)水、電、氣等費用的交納及其設施的維修責任
本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi),業(yè)主應當按照相關規(guī)定和相關供用合同的約定向供水、供電、供氣、信息、環(huán)衛(wèi)等專業(yè)單位交納有關費用。
物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人接受供水、供電、供氣、信息、環(huán)衛(wèi)等專業(yè)單位的委托代收前款費用的,應當公布委托合同。業(yè)主應當按照相關規(guī)定和相關供用合同、委托合同的約定向物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人按時足額交納水、電、氣、信息、環(huán)衛(wèi)等費用。業(yè)主拖欠、拒交上述費用的,應按相關供用合同規(guī)定承擔違約責任。
水、電、氣、信息、環(huán)衛(wèi)等設施的維修責任,由業(yè)主、專業(yè)單位按照相關規(guī)定承擔;前款設施屬于業(yè)主專有的,由業(yè)主承擔維修費用;屬于業(yè)主
共用的,由全體業(yè)主或者相關業(yè)主按照其專有部分占建筑物總面積的比例分擔維修費用。
業(yè)主大會應當代表業(yè)主,及時與供水、供電、供氣、信息、環(huán)衛(wèi)等專業(yè)單位建立供用合同關系,并與開發(fā)建設單位辦理戶名變更手續(xù)。
(四)業(yè)主應當向物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人以及業(yè)主委員會提供聯(lián)系地址、通訊方式。
(五)遵守本管理規(guī)約中關于物業(yè)的使用、維護和管理的約定。
(六)各業(yè)主同意,在物業(yè)使用和維護中,遵守相關法律、法規(guī)政策規(guī)定和本規(guī)約約定及業(yè)主共同決定,按照有利于物業(yè)使用效能發(fā)揮、秩序良好以及公平、合理的原則,正確處理供水、排水、通行、通風、采光以及設施設備維修、房屋裝飾裝修、環(huán)境衛(wèi)生維護、環(huán)境保護等方面的相鄰關系。
業(yè)主不承擔上述共同管理責任,損害業(yè)主共同權益的,業(yè)主大會或者相關業(yè)主共同決定可以限制其行使以下第1、2、3(可多選)項成員權利,:
1.不得擔任業(yè)主委員會委員或候補委員;
2. 業(yè)主大會會議表決權;
3. 共用部分經(jīng)營收益分配權;
限制時限至業(yè)主承擔完成相應共同管理責任時終止。
第四部分 物業(yè)共用部分的經(jīng)營和收益分配
七、物業(yè)共用部分的經(jīng)營
利用物業(yè)共用部分經(jīng)營的,應當符合法律、法規(guī)和本規(guī)約的規(guī)定,并經(jīng)業(yè)主大會或者相關業(yè)主共同決定。委托物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人實施物業(yè)管理的,按照物業(yè)服務合同約定委托物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人統(tǒng)一實施。
八、物業(yè)共用部分經(jīng)營收益分配
(一)利用物業(yè)共用部分經(jīng)營所得收益的分配,按照下列第1
種方式分配:
1.業(yè)主專有部分占建筑物總面積的比例分配;
2.全體業(yè)主或者相關業(yè)主其他約定
屬于全體業(yè)主的共用部分,按下列第2種方式使用:
1.用于補充建筑物及其附屬設施維修資金,統(tǒng)一歸集到維修資金監(jiān)管專戶;
2.業(yè)主專有部分占建筑物總面積的比例分配,可以優(yōu)先抵交物業(yè)管理費;
屬于相關業(yè)主的共用部分,按下列第1種方式使用:
1.用于補充建筑物及其附屬設施維修資金,統(tǒng)一歸集到市維修資金監(jiān)管專戶;
2.業(yè)主專有部分占建筑物總面積的比例分配,可以優(yōu)先抵交物業(yè)管理費;
(二)業(yè)主委員會、相關業(yè)主應當每年一次在物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公布全體業(yè)主共用部分、部分業(yè)主共用部分物業(yè)經(jīng)營所得收益的收支情況,接受業(yè)主大會、業(yè)主的監(jiān)督。
(三)業(yè)主轉(zhuǎn)讓建筑物內(nèi)的專有部分,其對共用部分享有的共用和共同管理的權利一并轉(zhuǎn)讓。
第五部分 物業(yè)的使用、維護和管理
九、本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的業(yè)主、物業(yè)使用人應當遵守相關法律、法規(guī)政策規(guī)定和本物業(yè)管理區(qū)域質(zhì)量保證書、房屋建筑使用說明書及其他文件的約定,并按照下列規(guī)定使用物業(yè):
(一)按照規(guī)劃管理部門批準或者不動產(chǎn)登記簿載明的用途使用物業(yè)專有部分,不得擅自改變物業(yè)專有部分使用性質(zhì)。因特殊情況需要改變物業(yè)用途的,除遵守法律、法規(guī)以及本規(guī)約外,應當征得有利害關系的業(yè)主同意;
(二)進行室內(nèi)裝飾裝修時,遵守建設部《住宅室內(nèi)裝飾裝修管理辦法》和《北京市物業(yè)管理辦法》的有關規(guī)定,在工程開工前,應當事先告知物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人,并與其簽訂室內(nèi)裝飾裝修管理服務協(xié)議;遵守裝飾裝修的注意事項,不從事裝飾裝修的禁止行為,不得影響毗鄰房屋的使用安全;主動配合物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人依據(jù)有關規(guī)定和物業(yè)服務合同的約定對裝飾裝修活動的監(jiān)督檢查;
(三)在指定地點放置裝飾裝修材料及裝修垃圾,不擅自占用共用部分。施工期間應采取有效措施,減輕或者避免施工過程中對相鄰業(yè)主或者使用人日常生活造成的影響,晚間6時至次日上午9時和節(jié)假日,不得從事敲、鑿、鋸、鉆等產(chǎn)生嚴重噪聲的施工;
(四)因裝飾裝修房屋影響物業(yè)共用部分安全使用以及侵害相鄰業(yè)主合法權益的,應當及時恢復原狀,造成相鄰業(yè)主財產(chǎn)損失的,應當承擔相應的賠償責任;
(五)安裝空調(diào),應當按照房屋設計預留的位置安裝,未預留位置的,按照有關規(guī)定或者物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人指定的位置安裝;
(六)合理使用水、電、氣、環(huán)衛(wèi)等共用設施設備,不擅自拆改相關管線、設備;
(七)使用電梯,應遵守本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)電梯使用管理規(guī)定;
(八)停放車輛,應遵守本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)車輛停放有關規(guī)定。機動車在本物業(yè)區(qū)域內(nèi)行駛應避讓行人車速不超過5公里/小時,嚴禁鳴喇叭;車輛出入應按規(guī)定出示相應證件或者登記; 機動車嚴禁在消防通道、消防井蓋、人行便道和綠地等場所停放;車位只可用作停放車輛,不得用于其他用途;
(九)陽臺封閉,應遵守本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)陽臺封閉的有關規(guī)定。陽臺外和窗外不吊掛和晾曬物品,不擅自張貼或者安裝可通過外觀看到、有礙觀瞻的標識牌、廣告牌或者標語等;
(十)業(yè)主飼養(yǎng)寵物,應當遵守相關管理規(guī)定,及時清理寵物糞便,乘坐電梯的,應當抱起寵物,并應當避開乘梯的高峰時間;
(十一)不得向窗外扔投墜物;
(十二)不得在晚九點至第二天早晨七點之間大聲喧嘩等;
(十二)法律、法規(guī)、規(guī)章的其他規(guī)定。
十、業(yè)主、物業(yè)使用人在使用物業(yè)中,除應當遵守法律、法規(guī)政策的規(guī)定外,不得從事下列危及建筑物安全或者損壞他人合法權益的行為:
(一)擅自改變房屋建筑及其設施設備的結構、外貌(含外墻、外門窗、陽臺等部位設施的顏色、形狀和規(guī)格)、設計用途、功能和布局等;
(二)對房屋的內(nèi)外承重墻、梁、柱、板、陽臺進行違規(guī)鑿、拆、搭、建;
(三)占用或者損壞樓梯、通道、走廊、屋面、平臺、道路、綠地、物業(yè)服務用房、自行車房(棚)等物業(yè)共用部分。
(四)損壞或者擅自拆除、截斷、改變、改造供電、供水、供氣、通訊、排水、排污、消防等共用設施設備;
(五)違法搭建建筑物、構筑物;
(六)不按規(guī)定堆放物品、傾倒垃圾、污水或者拋擲雜物;
(七)違反規(guī)定堆放易燃、易爆、劇毒、含有放射性物質(zhì)或者超負重等物品和排放有毒、有害、危險物質(zhì)及敞放、敞養(yǎng)家禽、寵物,影響公共環(huán)境、破壞綠地等;
(八)踐踏、占用綠化地、損壞、涂劃園林建筑小品;
(九)影響市容觀瞻或者本物業(yè)外觀的亂貼、亂掛、亂寫、亂畫、亂刻、亂涂、設立廣告牌等;
(十)隨意停放車輛,鳴喇叭或者以其他方式制造超過規(guī)定標準的噪音;
(十一)擅自在房屋建筑的外墻上安裝遮陽光簾、遮蓬、花架等其他結構,不按指定位置安裝空調(diào)外機且不進行滴水處理;
(十二)使用電梯時超載、運載粗重物品,在轎廂內(nèi)吸煙、張貼、涂畫或者損傷內(nèi)壁;
(十三)危害公共利益、侵害他人合法權益或者其他不道德的行為;
(十四)法律、法規(guī)、規(guī)章政策禁止的其他行為。
十一、業(yè)主、物業(yè)使用人按照下列規(guī)定維修養(yǎng)護物業(yè):
(一)對物業(yè)專有部分的維修養(yǎng)護,不得侵害其他業(yè)主的合法權益;
(二)因維修養(yǎng)護物業(yè)確需進入相關業(yè)主的物業(yè)專有部分時,業(yè)主或者物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人應當事先告知相關業(yè)主,相關業(yè)主應給予必要配合;相關業(yè)主阻撓維修養(yǎng)護造成物業(yè)損壞及其他損失的,應當負責維修并承擔賠償責任;
(三)因維修物業(yè)或者公共利益,確需臨時占用、挖掘道路、場地的,須向物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人提出申請,經(jīng)書面同意后方可實施,并在約定期限內(nèi)恢復原狀;造成損失的,應當賠償;
(四)物業(yè)在使用中存在安全隱患,已經(jīng)或者即將危及公共利益及他人利益的,責任人應當及時應急維修;責任人不履行或者無法履行應急維修義務,且需進入物業(yè)專有部位應急維修的,物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人可在通知公安機關、社區(qū)居民委員會或者業(yè)主委員會兩名以上委員到場見證下實施應急維修,維修發(fā)生的費用由責任人承擔;
(五)當物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人對物業(yè)共用部分維修養(yǎng)護時,相關業(yè)主應予以配合;有造成本物業(yè)共用部分或者其他業(yè)主房屋及附屬設施設備損壞的,由造成損壞的責任人承擔賠償責任;
(六)本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)物業(yè)在國家規(guī)定的保修期限和保修范圍內(nèi)出現(xiàn)非使用不當?shù)馁|(zhì)量問題或者使用功能障礙,由建設單位負責解決;
應當由建設單位維修,建設單位拒絕維修或者拖延維修的,業(yè)主可以自行或者委托他人維修,維修費用及維修期間造成的其他損失由建設單位承擔。
物業(yè)共用部分的維修、更新、改造符合下述情形之一的,由物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人直接組織實施,費用按規(guī)定列支。
(一)屬規(guī)定的急修項目;
(二)物業(yè)發(fā)生危及房屋使用安全或者公共安全的緊急情況;
(三)經(jīng)安全鑒定機構鑒定的危險房屋;
(四)出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章和有關技術標準規(guī)定必須維修房屋的情形;
(五)物業(yè)維修、更新、改造費用在5000元以下;
(六)特殊情況,例外書面申請批準。
十二、物業(yè)維修、更新、改造的實施
物業(yè)共用部分的維修、更新、改造符合下述情形之一的,經(jīng)業(yè)主大會同意或者相關業(yè)主共同同意后,由物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人組織實施,費用按規(guī)定列支。
(一)報預算、按批文執(zhí)行。
十三、物業(yè)轉(zhuǎn)讓、出租的相關事項
業(yè)主轉(zhuǎn)讓或者出租物業(yè)專有部分時,須將本規(guī)約作為物業(yè)專有部分轉(zhuǎn)讓合同或者租賃合同的附件。業(yè)主轉(zhuǎn)讓或者出租物業(yè)專有部分后,當事人應當于物業(yè)專有部分買賣合同或者租賃合同簽訂之日起30日內(nèi),將物業(yè)專有部分轉(zhuǎn)讓或者出租情況和通訊方式書面告知物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人、業(yè)主委員會。
房屋出租應當遵守相關法律法規(guī)政策規(guī)定,尊重社會公德,不得危及物業(yè)的安全,不得損害其他業(yè)主的合法權益。無論出租或者轉(zhuǎn)租的,業(yè)主均應承擔相應的責任。
> 房屋出租必須符合本市規(guī)定的房屋出租條件和人均承租面積標準;不得擅自改變房屋原設計功能和布局,對房屋進行分割搭建,按床位出租或者轉(zhuǎn)租,或者將廚房、衛(wèi)生間、不分門進出的客廳改成臥室出租或者轉(zhuǎn)租。
對違反本規(guī)約出租或者轉(zhuǎn)租的,業(yè)主委員會有權書面責成業(yè)主、物業(yè)使用人立即終止租賃行為。
業(yè)主轉(zhuǎn)讓物業(yè)專有部分,應當與物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人結清物業(yè)服務費用、專項維修資金;出租物業(yè),約定由承租人交納物業(yè)服務費用的,從其約定,業(yè)主負連帶交納責任。
十四、共用部分保險
本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)物業(yè)共用部分及公眾責任保險,自行管理的,由全體業(yè)主按其專有部分占建筑物總面積的比例享有權利、履行義務;選聘物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人的,由業(yè)主大會選聘的物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人從物業(yè)服務費用中提取并辦理相關手續(xù)。
業(yè)主、物業(yè)使用人在物業(yè)使用過程中,有違反本規(guī)約物業(yè)使用禁止行為的,其他業(yè)主、使用人可以向有關行政主管部門報告,由有關部門依法查處;受侵害的相關業(yè)主可以依法向人民法院提起訴訟。
第六部分 緊急情況下的應急預案
十五、緊急情況下的應急預案
物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)發(fā)生下列緊急情形之一的,授權業(yè)主委員會或政府相應職能部門啟動緊急措施的應急預案:
(一)物業(yè)服務企業(yè)突然停止提供物業(yè)服務;
(二)《北京市物業(yè)管理辦法》第三十四條的規(guī)定的危及房屋使用安全的緊急情況;
(三)其他緊急情形。
第七部分 違約責任
十六、違反規(guī)約應當承擔的責任
業(yè)主、物業(yè)使用人違反本規(guī)約規(guī)定,侵害他人合法權益的,業(yè)主大會、業(yè)主委員會、物業(yè)服務企業(yè)或者其他管理人有權要求其改正;業(yè)主、物業(yè)使用人拒不改正的,應承擔以下違約責任,并由業(yè)主委員會在本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)公布該業(yè)主、物業(yè)使用人的姓名及違約事實:
(一)向全體業(yè)主或者相應業(yè)主賠償損失。
限期未改正的,業(yè)主大會也可以依本規(guī)約對其提起訴訟。
十七、連帶責任
物業(yè)使用人違反本規(guī)約的,相關業(yè)主承擔連帶責任。
第八部分 糾紛的處理與相關民事訴訟
十八、業(yè)主之間因本規(guī)約實施中發(fā)生的糾紛,可以協(xié)商解決。協(xié)商不成的,可以采用以下 1、2、3、4 方式解決:
1.業(yè)主委員會調(diào)解;
2.社區(qū)居民委員會調(diào)解;
3.物業(yè)管理糾紛人民調(diào)解組織調(diào)解;
4.申請仲裁或者向人民法院提起訴訟。
因物業(yè)管理糾紛而引起的民事訴訟,其費用由參加訴訟的業(yè)主依法承擔;屬共同訴訟的,經(jīng)業(yè)主授權,推薦訴訟代表人具體實施,訴訟費用由參加共同訴訟的業(yè)主依法共同承擔;屬于共有物業(yè)糾紛訴訟的,其費用從共有物業(yè)收益中支付。
第九部分 附則
十九、本規(guī)約由業(yè)主委員會根據(jù)業(yè)主大會的決議修改。修改后的規(guī)約,經(jīng)業(yè)主大會會議表決通過之日起生效。
本規(guī)約未盡事項由業(yè)主大會會議補充。
二十、本規(guī)約對本物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的各業(yè)主和物業(yè)使用人均具有約束力。物業(yè)的所有人發(fā)生變更時,規(guī)約的效力及于物業(yè)的繼受人。
本規(guī)約自首次業(yè)主大會會議表決通過之日(2023年7月6日)起生效。
二十一、制定和修改的管理規(guī)約,按照規(guī)定報物業(yè)所在地街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府備案。
二十二、本規(guī)約業(yè)主各執(zhí)1份,業(yè)主委員會保存3份, 物業(yè)所在地的區(qū)(市)縣房屋行政主管部門、街道辦事處、鄉(xiāng)(鎮(zhèn))人民政府、社區(qū)居民委員會各1份。
海淀區(qū)ee嘉園業(yè)主大會
第3篇 某裝飾公司文件管理禁令
裝飾公司文件管理禁令
為使公司經(jīng)營過程中,學法、用法、懂法,用法制觀念貫穿工作全過程,保護企業(yè)的合法權益,嚴肅重申如下問題:
1、對外所有文書必須呈總經(jīng)理簽發(fā)方能加章發(fā)出,并留復印件進歸類檔案。
2、外單位文書在總經(jīng)理未簽署意見之前,不得在文書上寫任何意見及字樣,總經(jīng)理簽發(fā)后,原件存檔,部門留復印件備用。
3、所有合同起草和規(guī)定格式文本的合同打印填寫好后,由總經(jīng)理簽發(fā)方能加章、實施。在實施過程中如有變更及修改,必須由總經(jīng)理認可,不得自作主張和發(fā)出。
4、辦理手續(xù)根據(jù)總經(jīng)理簽署的意見加章后,必須按文書內(nèi)容填寫規(guī)定的記錄本中,并簽好用章人姓名,予以備查。
5、辦公室公章的管理(包括所有印章),必須有非常嚴謹和嚴格管理,嚴格按程序加章使用,任何人不得隨心所欲。
6、特殊情況和總經(jīng)理外出時,急需加章和處理的文書,需向總經(jīng)理按原文匯報,經(jīng)總經(jīng)理同意后,由辦公室主任簽字和加章、發(fā)出,并留復印件存檔,待總經(jīng)理回公司后,交呈至總經(jīng)理閱知。
7、對外文書,一旦簽發(fā)后,須速反饋結果等工作情況。
以上總經(jīng)理令必須堅決執(zhí)行,如有違規(guī),則追究違規(guī)人的法律責任和經(jīng)濟責任。
第4篇 建筑公司環(huán)境管理程序文件發(fā)布令
建筑集團公司《環(huán)境管理程序文件》發(fā)布令
集團公司依據(jù)gb/t24001-1996idtiso14001:1996環(huán)境管理體系-規(guī)范及使用指南,結合實際編制了《環(huán)境管理程序文件》,并于2001年4月10日開始實施。經(jīng)過幾個月的運行,發(fā)現(xiàn)文件中的某些規(guī)定與標準和實際不相適應。在內(nèi)審和管理評審中以及認證中心的第一階段審核,也提出了一些修改意見。根據(jù)方方面面的意見,文件編寫人員對a版文件的適用性進行了評審,對文件進行了第一次修改。本程序文件對集團公司的環(huán)境管理體系要求做了詳細的描述,更加符合標準和實際的要求,是集團公司實施環(huán)境管理的法規(guī)性文件和行為準則?，F(xiàn)予以正式發(fā)布,望全體員工遵照執(zhí)行。
需要說明的是:在本程序文件中,對與iso9001:2000質(zhì)量管理體系要求相容的要素(4.2.3文件控制、4.2.4質(zhì)量的記錄控制、5.6管理評審、7.4采購、8.2.2內(nèi)部審核、8.5.2糾正措施與8.5.3預防措施),合并編寫了相應的程序文件,與之對應的原質(zhì)量體系文件同時作廢,執(zhí)行本程序文件的規(guī)定。
管理者代表:
年 月 日
第5篇 工藝文件管理
1、內(nèi)容與適用范圍
本制度規(guī)定了工藝文件的編制,工藝文件的會簽,工藝文件的貫徹保密。
2、工藝文件的編制
2.1工藝文件是企業(yè)進行工藝管理,組織生產(chǎn),指導操作的技術依據(jù),工藝文件的編制必須正確、完整、統(tǒng)一。
2.2工藝文件的編制應簡明易懂,避免繁瑣,但必須確保產(chǎn)品質(zhì)量,實現(xiàn)安全生產(chǎn),具有較好的經(jīng)濟效益。
2.3根據(jù)產(chǎn)品類型,確定必備的工藝文件。
2.3.1樣機試制必備的工藝文件。
工藝方案:產(chǎn)品零部件工藝路線表:自制件明細表,外協(xié)件明細表,外購及企業(yè)標準工具明細表,工裝設計任務書,專用工藝裝備圖,專用工藝裝備驗證單,材料消耗工藝定額明細表,材料消耗工藝定額匯總表及工藝總結等有關文件。
2.3.2小批量生產(chǎn)必備工藝文件對照產(chǎn)品系列鑒定資料要求由技術科酌情自定。
2.3.3批量生產(chǎn)必備工藝文件--除了小批量生產(chǎn)的工藝文件外,各工序還必須有工藝守則及工序質(zhì)量管理表,由產(chǎn)品主管工藝員根據(jù)實際需要確定。
2.4工藝文件的編制分工
產(chǎn)品工藝文件由技術科負責編制、審核。
3、工藝文件的會簽、驗證和審批
3.1工藝文件會簽、技術科的工藝文件由所屬車間負責會簽、互相制約。
3.2工藝文件的驗證,樣機試制及小批量生產(chǎn)的工藝文件,均應進行驗證,由車間負責人、技術科會同質(zhì)檢人員,負責收集整理試制過程中的情況,進行一次可行性鑒定,然后由技術科認真進行修訂,經(jīng)修訂審批后的工藝文件即為正式工藝文件,是工廠工藝文件工作的法規(guī),各級人員都必須嚴格遵守。
3.3工藝文件的審批與簽字
根據(jù)新的工藝文件統(tǒng)一格式規(guī)定,每一種工藝文件必須統(tǒng)一編制,審核,會.
簽,審查及標準化五個程序,并履行簽字手續(xù)。
3.3.1編制一一-由工藝文件編制者簽字。
3.3.2審核一一由技術科科長。
3.3.3會簽一一由相互制約單位履行,具體按3.1條貫徹執(zhí)行。
3.3.4審查一一產(chǎn)品工藝統(tǒng)一由技術副廠長進行審查,并履行簽字手續(xù)。
3.3.5標準化一一為了確保產(chǎn)品工藝文件正確完整,統(tǒng)一標準審查工作。一律由標準化員承擔,并履行簽字手續(xù)。
3.3.6非產(chǎn)品工藝文件的審查由車間主任簽字,標準化由標準化員簽字。
4、工藝文件的貫徹與實施..
4.1工藝文件是企業(yè)工藝工作的法規(guī),各級人員都必須嚴格遵守,認真貫徹執(zhí)行。
4.2技術科對車間工藝文件執(zhí)行情況及工藝紀律的貫徹情況,要定期組織檢查督促及時向技術副廠長作出報告。
4.3車間主任對工藝文件在本車間正確貫徹執(zhí)行負責,要教育車間職工嚴格按工藝文件進行操作。
4.4生產(chǎn)班組是貫徹實施工藝的基層單位,要堅持按設計圖樣、工藝文件,技術標準組織生產(chǎn),對執(zhí)行中的問題和需要作出改進的建議,應及時向車間主任提出,未經(jīng)許可,不得擅自不按工藝加工。
4.5質(zhì)檢人員應按上述'三按'進行質(zhì)量檢查,發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)員工不按工藝操作時,有權制止,并及時反映給車間領導處理。..
4.6技術科對工藝文件不全與差錯,工藝措施不力,工藝文件的實施、工藝管理混亂負責。
5、工藝文件修改
5.1工藝文件修改一般原則。..
5.1.1工藝文件需要修改時,一般由技術部門下達工藝文件更改通知單,憑更改通知單修改。
5.1.2保證修改后的文件正確統(tǒng)一。
5.1.3工藝文件修改通知單下達后,需修改的文件應在規(guī)定日期內(nèi)部修改完畢。
5.1.4由于臨時性的設備、工藝裝備或材料等問題,需臨時修改工藝時,應填寫“臨時脫離工藝通知單”,經(jīng)有關部門會簽和批準后生效,但不能修改正式工藝文件。
5.2工藝文件修改程序
5.2.1填寫工藝文件更改通知單,其格式應符合文件的更改程序規(guī)定。
5.2.2工藝文件更改通知單應經(jīng)有關部門會簽并經(jīng)審核和批準后才能下發(fā)。
5.2.3按批準的工藝文件更改通知單要求進行修改。
5.3修改方法
5.3.1修改時不得涂改,應將更改部分用細實線劃去,使劃去部分仍能看清,然后在附件填寫更改后的內(nèi)容。
5.3.2在更改部位附近標注本次修改所用標記,標記符號應按更改通知單中的規(guī)定。
5.3.3修改時必須在被改文件表尾的更改欄內(nèi)填寫本次更改的標記、更改次數(shù)、更改通知單的編號,日期和修改人簽字。
5.3.4在下列情況下,工藝文件修改后需更改描曬。
5.3.4.1經(jīng)多次修改,文件已模糊不清。
5.3.4.2雖初次修改,但修改內(nèi)容較多,修改后文件已不清晰。
5.3.5更新描的底圖,更改欄內(nèi)應按以下規(guī)定填寫。
5.3.5.1'標記'欄填寫重描寫前本次更改所用的標記。
5.3.5.2'處數(shù)'欄填寫'重描'字樣。
5.3.5.3'更改文件號'欄填寫重描前本次更改通知單編號。
5.3.5.4'簽字'和'日期'欄內(nèi),負責復核的工藝人員簽上姓名和日期。
5.3.5換發(fā)新描曬的工藝文件時,舊工藝文件必須收回存檔備查,而且新的文件應加區(qū)分標記,嚴禁新舊兩種文件混用。
6、工藝文件的保管和處理胃
6.1凡保管的工藝文件應及時登記,根據(jù)順序分類捕,裝訂或袋裝保管。
6.2技術科應常備全套文件復制件
6.3凡需曬發(fā)的工藝文件,必須經(jīng)技術科審批后方可發(fā)放。
6.4工藝文件由技術科統(tǒng)一保管,失效廢除的工藝文件應蓋'作廢'章后單獨存檔五年以上備查。-
6.5凡保管的工藝文件字跡要清晰、完整、符合標準,簽字手續(xù)齊全。
7、工藝文件的借用與保密
7.1未經(jīng)批準,對外不準借用工藝文件。
7.2本廠工作人員借用工藝文件要辦理登記手續(xù),并限期歸還,歸還時應清點。
7.3借閱者應保證工藝文件的完整、無缺,不得拆裝、涂改、抽換、損壞和遺失,不得轉(zhuǎn)借,否則,一律作違反工藝紀律處理。
第6篇 裝飾與安裝項目工程文件數(shù)據(jù)管理
一、竣工資料編制的主要措施
1、項目部主任工程師組織有關人員按國家文件規(guī)定和按公司《質(zhì)量記錄控制工作程序》進行竣工驗收資料的收集,匯總組卷工作。
2、在進行施工前,認真學習和掌握國家有關工程竣工檔案資料收集整理的規(guī)定的規(guī)范。
3、施工技術資料隨施工進度及時匯集整理。
4、按施工技術文件、施工材料質(zhì)量保證文件、施工管理文件、設計變更依據(jù)文件等四個方面,落實計劃、編制情況登記表,明確責任人。
5、上級主管部門的有關文件,如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續(xù)、文件等。
6、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設計圖紙會審記錄,圖紙變更記錄及確認簽證。
8、施工組織設計方案。
二、施工過程中檔案資料收集
1、做好甲方、設計單位、監(jiān)理公司有關文件的收到和發(fā)放登記工作,并保留原件一套存檔。
2、根據(jù)工程進度和施工情況,聯(lián)系有關部門收集下列有關原資料p(原件):
①、與技術部聯(lián)系,收集施工技術文件資料。
②、與材料部聯(lián)系,收集施工材料質(zhì)量保證文件。
③、與設計部聯(lián)系,收集設計變更依據(jù)性文件。
3、所有資料必須符合要求,做到齊全。
4、根據(jù)建設單位需要,隨時拍攝有關工程照片或錄像。
三、施工過程后檔案資料的收集整理
1、根據(jù)竣工資料收集整理辦法,做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件,如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖,并根據(jù)建設單位需要,收集拍攝建筑物有關照片。
四、竣工資料
1、施工日志。
2、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單。
3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
4、隱蔽工程驗收報告。
5、自檢報告。
6、竣工驗收申請報告。
第7篇 物業(yè)公司程序文件－裝修管理控制程序
物業(yè)公司程序文件:裝修管理控制程序
1.0目的
通過對顧客裝修過程的控制,確保裝修符合規(guī)定要求。
2.0范圍
適用于顧客入住后進行裝修的全部過程。
3.0職責
3.1工程部負責制定《建筑、裝飾管理手冊》,并對管理處進行不定期的裝修檢查。
3.2管理處負責辦理具體的裝修手續(xù)并進行裝修過程的管理。
3.3管理處負責一般裝修方案的審批。工程部負責對結構、室內(nèi)管線等有重大改動的裝修方案的審批。(商場、寫字樓裝修方案由消防局主管部門審批)。
4.0內(nèi)容
4.1裝修申報
4.1.1裝修方案的審批。業(yè)主裝修前需填寫房屋裝修的審批表,將擬定裝修方案及相關資料報管理處審批。
1)無違反相關規(guī)定的一般裝修方案(如:結構、管線、外觀的變更、防水層的破壞等),管理處可進行審批。
2)結構、管線、外觀等有重大變動的裝修,管理處需將相關資料報公司工程部審批。
3)商場、寫字樓部位的裝修需報消防局主管部門審批。
4.1.2裝修施工單位的審查。業(yè)主裝修前攜帶裝修施工單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、施工人員身份證明等資料報管理處審批。管理處對相關資料進行審查。
4.1.3辦理施工許可證。裝修方案審批合格,裝修施工單位審查合格后,管理處與業(yè)主簽定《房屋裝修管理協(xié)議書》,按照相關規(guī)定收取裝修押金,辦理裝修施工許可證及裝修施工人員出入證等相關手續(xù)。
4.2裝修施工過程的管理
4.2.1裝修過程中,管理處負責裝修管理的人員每天檢查裝修情況,嚴格按《建筑、裝飾管理手冊》的內(nèi)容與標準檢查,發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定的,按相關規(guī)定要求業(yè)主整改,對于拒不執(zhí)行的,可根據(jù)《深圳市家庭居室裝修管理規(guī)定》及《業(yè)主公約》中相關規(guī)定強制執(zhí)行。
4.2.2房屋裝修完畢,管理處按《建筑、裝飾管理手冊》及協(xié)議中約定的相關標準進行驗收,對于不符合要求的,督促業(yè)主及時改正后再進行驗收。
4.2.3重大裝修,需經(jīng)公司工程部驗收。商場、寫字樓裝修需經(jīng)消防局主管部門驗收。
4.2.4從驗收合格之日起十日內(nèi)管理處對裝修情況復驗,合格后將押金退還顧客和施工單位。
4.2.5對裝修檔案的管理應放入業(yè)主檔案內(nèi),保存期至業(yè)主搬遷后。
5.0引用文件與記錄
fg/g《北京市家庭居室裝修管理規(guī)定》
wi/z*《建筑、裝飾管理手冊》
第8篇 物業(yè)程序文件：儀器儀表管理控制程序
物業(yè)程序文件:儀器儀表管理控制程序
1、目的
對監(jiān)視和測量用儀器儀表進行控制,確保監(jiān)視和測量結果的有效性。
2、范圍
適用于對服務提供和服務過程進行監(jiān)視和測量用的儀器儀表的管理。
3、定義
無
4 、職責
責任人職責
品質(zhì)管理部負責公司標準檢測儀器儀表(母表)的管理。
負責公司儀器儀表的管理,及組織對各部門儀器儀表定期進行檢測、校驗。
管理處負責本管理處儀器儀表的購置、使用、管理。
管理處使用部門負責使用、搬運、調(diào)試、維護及日常檢查。
5 方法及過程控制
5.1 監(jiān)視和測量設備的采購
各項目如需增添、更新儀器儀表時,按《采購控制程序》要求執(zhí)行。
5.2 監(jiān)視和測量設備的初次校準
5.2.1對新購入的涉及安全、健康和貿(mào)易結算的儀器儀表由品質(zhì)管理部尋找有資格的國家計量檢定部門(能夠溯源到國際或國家標準的測量標準,以下同),報品質(zhì)管理部審核后,報送檢定,并由檢定部門出具鑒定結果證書;其它儀器儀表每年由品質(zhì)管理部組織各管理處,以公司通過專業(yè)機構檢測的標準儀器儀表(母表)為標準進行檢測。儀器儀表應按公司《儀器儀表臺帳》規(guī)定的檢定周期進行檢定。
5.2.2儀器儀表分類說明:
每年需要外送專業(yè)機構檢定儀器、儀表:計量保證器具,列入強制檢定的工作計量器具,作為公司檢定標準表。
每年需要進行內(nèi)部檢定儀器、儀表:通用的、有準確度要求的儀表,指用于客戶服務的儀表,有萬用表、兆歐表、鉗形表、壓力表、泳池水質(zhì)測試儀、接地電阻測試儀等。
每年需要進行功能性檢查儀器、儀表:精度要求不高的,對服務質(zhì)量影響較小的儀器儀表,如:直流電阻儀、紅外線測溫儀、溫濕度計等。
5.2.3檢定合格后,由各管理處在《儀器儀表臺帳》上進行編號登記,并報品質(zhì)部備案,具體編號方法如下:
5.2.3.1儀器儀表的編號形式:** - yy -zz-vv
5.2.3.2上述編號中'**'為各管理處簡稱的漢語拼音字頭(大寫)。
其中:假日廣場-- jr 世貿(mào)廣場--sm 城市花園-ch
都市花園--dh 新城-*c 美樹麗舍-ms
水 晶 城--s j 東 麗 湖-dl
5.2.3.3上述編號中'yy'為該儀表所安裝設備系統(tǒng)簡稱的漢語拼音字頭(大寫)。其中:供電系統(tǒng)--gd消防系統(tǒng)-*f
自動噴淋系統(tǒng)--pl 供水系統(tǒng)-gs
中央空調(diào)系統(tǒng)-kt供暖系統(tǒng)-gn
生活熱水系統(tǒng)-sh電梯部分-dt
5.2.3.4上述編號中'zz'為該儀表具體類型簡稱的漢語拼音字頭(大寫)。其中:溫度計-wd電壓表-dy 電流表-dl
溫濕度計-sd電能表-dn水流量表-sb
兆歐表(搖表)-yb
5.2.3.5上述編號中'vv'為儀表的具體序列號,以阿拉伯數(shù)字表示,暫設為兩位數(shù),以01為起始號。
5.2.4檢定后由管理處工程部對經(jīng)檢定的儀器儀表進行標識(應包括檢定狀態(tài)、有效期限及檢定部門/人等),然后使用。
5.3 儀器儀表的周期檢定
5.3.1管理處工程部對所有儀器儀表應制定周期檢定頻度并在《儀器儀表臺帳》中進行登記。
5.3.2儀器儀表根據(jù)周期檢定頻度執(zhí)行周期檢定,按《儀器儀表臺帳》中規(guī)定的檢定方式(外檢/自檢)進行檢定。
5.3.3需外檢的儀器儀表由管理處工程部按《儀器儀表臺帳》規(guī)定,在有效期內(nèi)報品質(zhì)管理部審核后,報送有資格的國家計量檢定部門進行檢定,并出具鑒定結果證書,由管理處工程部保存并報品質(zhì)管理部備案。
5.3.4自檢的儀器儀表由品質(zhì)管理部具有檢定資質(zhì)的專業(yè)人員,組織管理處指定人員,按公司《儀器儀表檢定操作規(guī)程》要求進行自檢,并填寫《儀器儀表自檢記錄》。
5.3.5外檢/自檢情況均需在《儀器儀表臺帳》中進行記載。
5.4儀器儀表的使用、搬運、調(diào)試和維護
5.4.1 責任人應嚴格按照使用說明書使用檢測、測量設備,以確保儀器儀表的測量和監(jiān)控能力與要求相一致,避免可能使校準失效的調(diào)整,并對檢測、測量設備進行維護和保養(yǎng)。
5.4.2測量儀器在使用前,使用人應檢查是否工作正常。若儀器不能正常工作,先由使用人進行調(diào)試,調(diào)試后正常則可以使用;若經(jīng)使用者調(diào)試儀器仍不能正常工作,報本管理處工程部對設備進行處理(維修或報廢),并在《儀器儀表臺帳》中進行記載。
5.4.3對在線使用的儀表,使用部門要定期(根據(jù)各專業(yè)作業(yè)指導書)進行巡檢,并對儀表狀態(tài)進行記載(記入各相關質(zhì)量記錄)。
5.4.4 使用人在儀器儀表的搬運、調(diào)試和維護過程中,要遵守使用說明書的要求,防止其損壞或失效。
5.5 儀器儀表偏離校準狀態(tài)的控制
5.5.1 在周期檢定中發(fā)現(xiàn)有不合格的儀器儀表時,外檢儀器儀表由管理處工程部填寫《儀器儀表不合格通知單》,并通知相關部門;自檢儀器儀表由檢定人員填寫《儀器儀表不合格通知單》,報告本管理處工程部。
5.5.2在日常巡查中發(fā)現(xiàn)儀器儀表異常時,巡查人員在相關質(zhì)量記錄中進行記錄,并填寫《儀器儀表不合格通知單》及時通知管理處工程部。
5.5.3當使用者發(fā)現(xiàn)測量儀器和儀表偏離校準狀態(tài)時,應停止檢測工作,及時填寫《儀器儀表不合格通知單》,報告管理處工程部。
5.5.4管理處工程部對以上不合格或異常儀器儀表計量器具進行相應處理(維修或報廢),并評價以往測量結果的有效性,采取必要的措施記錄在《儀器儀表不合格通知單》中,如有涉及安全或貿(mào)易結算時需上報管理處經(jīng)理,采取相應措施。
5.6 儀器儀表的保管與保存
管理處工程部應將待檢定和暫不使用的儀器儀表予以標識、妥善保管和保存,并在《儀器儀表臺帳》中注明,下次使用前必須經(jīng)檢定合格后方可使用。
5.7儀器儀表的維修
管理處工程部對在日常使用和周期檢定、校準中發(fā)現(xiàn)的不合格儀器儀表進行維修。工程部不能進行維修的由管理處報品質(zhì)管理部批準后,送專業(yè)檢修機構進行修理,并在《儀器儀表臺帳》中注明。所有儀器儀表在維修后都要重新按規(guī)定進行外檢或自檢,檢定合格后,需重新進行標識,方可正常使用。
5.8儀器儀表的報廢
當發(fā)現(xiàn)儀器儀表由于長期使用不能維修或其它原因?qū)е聯(lián)p壞而不能通過維修恢復其精度要求時,由所在的使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢單》,屬固定資產(chǎn)的儀器儀表由管理處經(jīng)理確認,辦公室、品質(zhì)管理部、財務部審核,總經(jīng)理批準后進行標識、隔離和處置;屬非固定資產(chǎn)的儀器儀表由管理處經(jīng)理審核,辦公室、品質(zhì)管理部、財務部批準后進行標識、隔離和處置,所有報廢儀器儀表應在《儀器儀表臺帳》中注明。
6.相關文件
tjzzwy7.4-z01《采購控制程序》
tjzzwy7.6-g01-01《儀器儀表檢定操作業(yè)指導書》
7.相關記錄
tjzzwy7.6-g01-f1 《儀器儀表臺帳》
tjzzwy7.6-g01-f2 《儀器儀表自檢記錄》
tjzzwy7.6-g01-f3《儀器儀表不合格通知單》
第9篇 三級文件：物業(yè)業(yè)務投訴及建議管理作業(yè)指導書
物業(yè)三級文件:業(yè)務投訴及建議管理作業(yè)指導書
1、目的
規(guī)范顧客投訴問題的處理程序,以保證業(yè)主的投訴能及時、準確、滿意地得到解決,并以此改進和提高服務質(zhì)量。
2、適用范圍
適用于各部門受理業(yè)主各種服務項目的有效投訴。
3、職責
3.1管理者代表負責對各部門匯報上來的未能處理的顧客投訴提出處理意見,親自或委托企業(yè)管理部處理業(yè)主直接向本公司上級或政府有關部門的投訴。
3.2企業(yè)管理部是公司所發(fā)生投訴的歸口管理部門,負責督導部門負責人對投訴處理結果進行回訪,并負責所有投訴記錄的歸檔。
3.3部門負責人處理部門業(yè)務范圍內(nèi)的所有投訴。
3.4管理處及俱樂部前臺負責對用戶投訴的接待、記錄、聯(lián)系處理與上報工作。
3.5所有員工都有向上級及時匯報業(yè)主投訴的責任。
4、方法與過程控制
4.1投訴分類
4.1.1一類投訴:由于我公司自身管理或服務不到位而產(chǎn)生的投訴;
4.1.2二類投訴:由于房屋質(zhì)量方面的問題而導致的投訴;
4.1.3三類投訴:由于規(guī)劃紅線外問題而產(chǎn)生的投訴。
4.2操作流程
4.2.1對于業(yè)主在工作現(xiàn)場或管理處的當面投訴,當事人需先向業(yè)主致歉,對業(yè)主的意見表示感謝,當場可以解決的須當場處理,并向上級匯報,不能當場處理的,兩小時內(nèi)通知上級領導,由上級領導給出處理意見進行處理。
4.2.2處理完畢后處理的具體過程、結果、分析及時報客戶接待員,當天記錄在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》中。
4.2.3對于業(yè)主通過信件、電話、電子郵件等途徑提出的投訴,獲得信息的人須在1小時內(nèi)將投訴內(nèi)容告知客戶接待員,由接待員將內(nèi)容記錄在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》上,并根據(jù)投訴內(nèi)容進行分類傳達,向相關責任人下發(fā)《工作聯(lián)系單》,相關責任人接到《工作聯(lián)系單》后要在規(guī)定的時間內(nèi)給予處理并回復相關意見到客戶接待員(一類投訴4小時內(nèi)處理,二類投訴當天處理,三類投訴三天內(nèi)處理)。
4.2.4凡接到《工作聯(lián)系單》的投訴處理負責人在規(guī)定的時間內(nèi)沒有處理完畢的,客戶接待員將此信息上報上級領導;若投訴在兩天內(nèi)仍沒有回復,客戶接待員可直接上報高層領導。
4.2.5對于處理難度較大的,或直接到公司、集團或政府有關部門等的投訴必須立即上報
部門第一負責人,有部門第一負責人提出處理意見,再報公司分管領導,處理完畢后統(tǒng)一匯總到管理處客戶接待員處記錄歸檔。
4.2.6一類投訴處理完畢后要形成案例分析,各部門進行學習培訓;二類投訴按《質(zhì)量缺陷責任期內(nèi)工程維修流程》進行處理,影響較大的問題則由保修辦以書面形式呈報上級領導,并跟進處理反饋結果;對于三類投訴由客戶接待員向業(yè)主進行相應的解釋,視投訴問題的具體情況、困難程度設法予以解決,對于無法解決的問題可與有關部門協(xié)商共同解決,無法解決的投訴應向業(yè)主做出有關解釋和說明并得到業(yè)主的理解。
4.2.7接受投訴的責任部門在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》上提出處理意見,并由各區(qū)域客戶服務人員簽名確認后報上級領導,每條信息后面都應有相關人員的簽名和日期。
4.2.8投訴處理的完成情況,須在《業(yè)主投訴/建議處理記錄表》中予以體現(xiàn),客戶接待員保存《工作聯(lián)系單》原件,責任部門保存附件。
4.2.9管理處負責投訴的分析和總結,有關的分析和總結作為管理評審的輸入信息。
4.3處理后的回訪
對業(yè)主的投訴處理后,由部門第一負責人或其委托人在3天之內(nèi)以電話或上門的形式進行回訪,并在《業(yè)主投訴記錄表》上做好記錄?；卦L工作的主要內(nèi)容是:
4.3.1征詢業(yè)主對投訴的處理意見,檢查處理的效果。
4.3.2征詢業(yè)主對于以后防止出現(xiàn)類似問題的預防措施。
5、引用文件
**wy7.5.4-s01-01《質(zhì)量缺陷責任期內(nèi)工程維修流程》
6、支持記錄表格
**wy8.3-z01-f1《業(yè)主投訴記錄表》
《工作聯(lián)系單》
第10篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件培訓控制程序
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:培訓控制程序
1.0目的通過對公司所有員工實施必要的培訓,使其掌握相應崗位的操作技能和服務質(zhì)量意識,確保員工素質(zhì)滿足公司的要求。
2. 0適用范圍適用于公司所有培訓工作。
3．0職責
3.1 管理者代表負責物業(yè)管理公司年度培訓計劃的制定和監(jiān)督實施工作,年度培訓計劃應在年終總結結束后10個工作日內(nèi)提出,并由物業(yè)管理公司經(jīng)理負責審核、批準。
3.2 行政部負責組織對各類員工培訓效果進行考核和鑒定;并負責保存由公司組織進行培訓的記錄。
3.3 各部門主管和管理處主任配合公司年度培訓計劃的要求,制定本部門相應的培訓計劃見《員工培訓計劃表》,并負責組織實施,培訓記錄由各部門和管理處負責歸檔保管,有必要時,相關部門制訂部門培訓制度,參見《保安人員培訓制度》。
4. 0工作程序
4.1 入職培訓
4.1.1 所有新入職本公司的員工都應接受該項培訓及考核。
4.1.2 對新員工的培訓主要包括以下內(nèi)容:a)公司的基本情況、組織架構,b)公司的質(zhì)量方針、目標、企業(yè)精神及物業(yè)管理工作基本知識,c)《員工手冊》、職業(yè)道德及質(zhì)量意識教育,d)對員工的期望及要求。
4.1.3 該項培訓由行政部或行政部指定人員組織實施并保存記錄。
4.2 上崗培訓
4.2.1 員工入職培訓合格后或轉(zhuǎn)換工種前均需經(jīng)上崗培訓,培訓時間根據(jù)工作崗位的要求而定。
4.2.2 上崗培訓主要內(nèi)容包括a)應知部分:如崗位的基本情況(崗位職責、人員配置及設備、設施的分布等),b)應會部分:崗位工作操作規(guī)程,異常狀況時的特殊處理程序等。
4.2.3 上崗培訓由各用人部門負責組織,并指定專人進行?！杜嘤栍涗洝酚筛鞑块T保存,《員工培訓登記表》保存于員工檔案中。
4.3 在職培訓
4.4 員工參加外部培訓按公司有關行政制度執(zhí)行。
4.5 除了以質(zhì)量手冊、流程文件以及作業(yè)指導書等工作文件作為員工的培訓教材外,各部門可依據(jù)本部門工作實際編制培訓教材,如編制教材應由行政部審核,并由行政部至少每半年組織一次對培訓教材的評審。
5. 0相關文件
5.1 《保安人員培訓制度》
5.2 《保潔部員工培訓考核流程》
5.3 《工程部新入職員工培訓流程》
6
第11篇 物業(yè)公司程序文件基礎設施管理程序
1、目的加強對公司資產(chǎn)的管理,保證公司資產(chǎn)的安全、完整,充分發(fā)揮資產(chǎn)使用的效能。
2、范圍本制度適用于物業(yè)管理有限公司對資產(chǎn)的管理。
3、定義3.1 資產(chǎn)的釋義:根據(jù)物品的價值和使用期限,分為固定資產(chǎn)類、資產(chǎn)類、低值易耗物品類。
3. 2 單位價值在人民幣2022元以上(含2022元),使用年限在一年以上的有形資產(chǎn)(包括電子設備、電腦設備、房屋建筑物、運輸設備、機械設備以及其它設備) 列入固定資產(chǎn)類。
3. 3 單位價值在人民幣100元以上(含100元)2022元以下的,使用年限在一年以上的各種用具物品(包括普通的辦公家私、小件電腦設備、辦公設施、工程工具等)列入資產(chǎn)類。
3. 4 單位價值在人民幣100元一下的物品,列入低值易耗物品類。
3. 5 電腦軟件類的資產(chǎn),根據(jù)其價值的大小,分別列入固定資產(chǎn)和資產(chǎn)的管理。
3. 6 為便于實物的管理,個別設備(如:工程設備中的水泵、保潔設備中的除草機等同等、同類設備)雖然其單價不足人民幣2022元,也可列入固定資產(chǎn)管理范圍。
3. 7資產(chǎn)物品中(如:玻璃、印刷品等)無論時價花費多少,都不納入資產(chǎn)范疇,只辦理入庫、出庫手續(xù),登錄流水帳本;
4、職責
4.1 資產(chǎn)主管部門
4.1.1 辦公室是公司資產(chǎn)實物管理的主管部門,負責對各管理處資產(chǎn)管理的指導監(jiān)控和本部資產(chǎn)的實物管理。
4.1.2財務管理部是公司資產(chǎn)帳務管理的主管部門,著重從資產(chǎn)的原值、已提折舊、凈值等方面對公司資產(chǎn)進行監(jiān)控和管理。
4.1.3各管理處負責本管理處資產(chǎn)實物管理,接受公司辦公室及財務管理部的監(jiān)控和管理。
4.2 電子辦公設備類資產(chǎn)的管理辦公室是公司電子辦公設備類實物管理的專業(yè)部門,負責對公司電子辦公設備類資產(chǎn)進行專項管理,對電子辦公設備類資產(chǎn)的購進、配置、使用、維修及報廢等進行全面的登記和管理。
4.3 各部門、各管理處對資產(chǎn)的使用和保管要明確責任人,各部門、各管理處的責任人對使用資產(chǎn)負有妥善保管、安全使用的責任。
5、方法和過程控制
5.1 資產(chǎn)的分類和使用年限根據(jù)現(xiàn)行的會計核算制度及公司資產(chǎn)的具體情況,資產(chǎn)的分類和固定。
5.1.1對如固定資產(chǎn)及資產(chǎn)的使用年限及編號方法如下:資產(chǎn)大類及代號資產(chǎn)總分類資產(chǎn)明細分類使用年限資產(chǎn)分類資產(chǎn)代號明細分類固定資產(chǎn)g資產(chǎn)機械、工具、設備j
1、工程工具10年2、保潔工具3、變電箱設備
4、其他運輸設備ys
1、安全巡邏自行車10年2、食堂采購三輪車3、東麗湖船只
4、公務車輛
5、其他家私類js
1、柜、沙發(fā)、會議臺5年2、辦公臺(桌)3、辦公椅
4、其它通訊設備t
1、對講機(套)5年2、電話機3、喊話器
4、其他安防器械設備af
1、車閘系統(tǒng)10年2、消防系統(tǒng)3、門禁管理機
4、滅火器
5、鋁合金崗亭
6、其他電腦設備(非安防)dn
1、臺式電腦全套5年2、手提電腦電子設備d
1、日常家用電器5年2、辦公用設備娛樂設備(非電子)yl
1、娛樂經(jīng)營設施、5年2、員工福利娛樂設施其他類qt其他設備5年
5.1.2 對于低值易耗物品,只需記錄流水帳冊。
5.2資產(chǎn)登記的要求:
5.2.1 本部及各管理處要分別做好固定資產(chǎn)、低值易耗品的登記,登記在《物業(yè)年度固定資產(chǎn)盤點表》中。
5.2.2 為方便公司資產(chǎn)的統(tǒng)計,總部及各管理處統(tǒng)一按上述資產(chǎn)大類及總分類進行固定資產(chǎn)登記。
5.2.3 資產(chǎn)的編號規(guī)則:(物業(yè)公司+固定資產(chǎn)/資產(chǎn))-(固定資產(chǎn)/資產(chǎn)的類別稱為資產(chǎn)代號)- (固定資產(chǎn)/資產(chǎn)的序號)其中,公司編號左起前兩位為公司所在地區(qū)拼音簡稱,如:為tj;
第三位為公司業(yè)務類型簡稱,如:物業(yè)為w;
第四位為資產(chǎn)類型簡稱,如:固定資產(chǎn)為g ,資產(chǎn)為;
如:屬于固定資產(chǎn),匯總后為:tjwg
5.2.4 資產(chǎn)代號根據(jù)購置資產(chǎn)種類劃分,如:手提電腦(非安防類)屬固定資產(chǎn)的電腦設備類,其資產(chǎn)代號為:dn ,其他資產(chǎn)代號請參照:
5.1條款執(zhí)行。
5.2.5 低值易耗品的分類和資產(chǎn)編號由本部及各管理處視資產(chǎn)的具體情況參考上述分類自行調(diào)整。
5.3資產(chǎn)管理
5.3.1 所有公司資產(chǎn)均由辦公室統(tǒng)一調(diào)配、購置,由各使用單位分級管理。
5.3.2 資產(chǎn)的購置、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報廢等均須按程序?qū)徟?未經(jīng)批準,不能辦理相關手續(xù)。
5.3.3 本部及各管理處指定專人(稱為資產(chǎn)管理員)負責資產(chǎn)管理,并在辦公室備案。
5.3.4 辦公室和財務共同負責公司資產(chǎn)管理的工作督導,將會不定期對各單位資產(chǎn)管理情況進行抽查,發(fā)現(xiàn)問題對資產(chǎn)管理員及其它相關責任人員進行處理。
5.3.5 資產(chǎn)編號規(guī)則需統(tǒng)一,并在資產(chǎn)上粘貼標識,確定資產(chǎn)責任人,確保資產(chǎn)的合理使用及管理。
5.3.6 本部及各管理處資產(chǎn)管理員負責本項目的資產(chǎn)的登記注冊、發(fā)放、管理,建立內(nèi)部資產(chǎn)臺帳,填寫固定資產(chǎn)登記卡片,其中列明資產(chǎn)的名稱、購置年代、物品規(guī)格型號、價值、使用部門。
上報辦公室備案。
同時,每半年辦公室行政組與財務進行資產(chǎn)的盤點清查工作(每月進行抽查)。
5.3.7 資產(chǎn)的使用部門和使用人須合理使用設備,嚴格按規(guī)程操作,并注意設備維護、保養(yǎng)。
由于使用、保管不善造成的遺失和損毀,責任人要按資產(chǎn)購置價格或資產(chǎn)管理部門的評估價值賠償。
5.3.8 資產(chǎn)使用人離開公司時應辦理移交手續(xù),項目負責人必須到本項目資產(chǎn)管理員處進行確認,否則造成的一切后果,由項目負責人承擔。
5.3.9公司內(nèi)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移應填報資產(chǎn)轉(zhuǎn)移審批單,各單位第一負責人簽字,報辦公室批準后由資產(chǎn)管理員登記后方可進行轉(zhuǎn)移。
5.3.1 0易損物品無使用價值或使用年限已到時,應由資產(chǎn)管理員填寫報廢申請表,由辦公室審核后報財務部復核后做相應處理。
5.3.1 1未經(jīng)資產(chǎn)分管部門,辦公室同意,任何部門和個人不得將資產(chǎn)外借和供無關人員使用。
5.4資產(chǎn)購置、調(diào)拔、轉(zhuǎn)讓、報廢的審批權限和審批程序
5.4.1固定資產(chǎn)購置、轉(zhuǎn)讓、報廢的審批權限:所有固定資產(chǎn)報廢由總經(jīng)理批準,單件資產(chǎn)凈值在1000元以上的固定資產(chǎn)或低值易耗品的購置、調(diào)出、轉(zhuǎn)讓、報廢,經(jīng)辦公室審核后由承辦部門總經(jīng)理助理審批,報總經(jīng)理審批。
5.4.2 固定資產(chǎn)購置、轉(zhuǎn)讓、報廢的審批流程:購置、調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓、報廢1000元以上的公司資產(chǎn):
5.4.2.1 使用部門通過郵件報送申請報告;
5.4.2.2 由各單位第一負責人簽署意見;
5.4.2.3 經(jīng)辦公室進行審核;
5.4.2.4 由財務部復核;
5.4.2.5 總經(jīng)理助理批復意見;
5.4.2.6 總經(jīng)理批準后由總辦統(tǒng)一購置;
5.4.2.7 1000元以下資產(chǎn)或?qū)I(yè)物品的購置,由項目自行在公司制定合格供方范圍內(nèi)進行購置,辦公室行政組備案;
公司需要統(tǒng)一的物品如辦公桌椅、書柜、檔案柜、床等由總辦統(tǒng)一購置;
5.4.3使用部門提出購置公司資產(chǎn)申請后,應首先由公司辦公室負責進行內(nèi)部調(diào)配,若所需購置的物品,公司內(nèi)部可調(diào)配的應在內(nèi)部調(diào)配,盡量避免重復購置造成資金的浪費;
如不能調(diào)配,方可進入購置審批階段。
5.4.4資產(chǎn)購置的辦理:報送部門提出申請,填制《固定資產(chǎn)購置申請表》并按規(guī)定申報流程和審批權限獲批準后,方可進行資產(chǎn)的購置。
5.4.5資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、報廢的辦理:報送部門提出申請,填制《固定資產(chǎn)報廢申請表》,并按規(guī)定申報流程和審批權限獲批后,方可進行資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓和資產(chǎn)殘骸的處理。
報廢資產(chǎn)有殘值的,經(jīng)資產(chǎn)主管部門估價、處理后,回收的資金應及時上繳公司財務管理部;
報廢資產(chǎn)原值在2022元以下的項目可自行處理,但必須知會辦公室;2022元以上則有公司統(tǒng)一處理;
公司資產(chǎn)在部門間的內(nèi)部調(diào)配,填寫《內(nèi)部調(diào)動(離職)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單明細表》按流程審批后再行調(diào)配。
5.5 固定資產(chǎn)的盤點本部、各管理處對固定資產(chǎn)每月盤點,辦公室和財務管理部負責對總部及各管理處的監(jiān)督檢查。
通過盤點,確保固定資產(chǎn)帳帳相符、帳物相符、物標相符、安全完整。
本部及各管理處資產(chǎn)盤點可參考以下方式進行:
5.5.1由資產(chǎn)管理部門組織有關部門進行資產(chǎn)的實物清點,并做出實物盤點(盤盈、盤虧、待報廢)報告。
5.5.2財務部門根據(jù)實物盤點的情況,與財務帳核對,計算盤虧、待報廢資產(chǎn)的價值(原值、已提折舊、凈值),做出最終的固定資產(chǎn)盤點報告并報批。
6、支持性文件無
7、質(zhì)量記錄及表格tjwy
6.3-01-f
1 《內(nèi)部調(diào)動(離職)資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單明細表》tjwy
6.3-01-f 2 《物業(yè)月度盤點表》tjwy
6.3-01-f 3. 《物業(yè)年度資產(chǎn)盤點表》tjwy
7.4-01-f
1 《月度備用物品計劃表》tjwy
7.4-01-f 2 《月度辦公用品計劃表》tjwy
7.4-01-f11 《固定資產(chǎn)購置申請表》tjwy
7.4-01-f13 《資產(chǎn)轉(zhuǎn)交審批明細表》tjwy
7.4-01-f14 《公司資產(chǎn)報損、報廢申請表》
第12篇 物業(yè)質(zhì)量記錄及文檔管理程序文件
物業(yè)程序文件:質(zhì)量記錄及文檔管理程序
1.目的
為質(zhì)量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
部門/崗位工作職責
辦公室負責收集、轉(zhuǎn)發(fā)、保存最新有效的行業(yè)標準和政策法規(guī)。
監(jiān)督公司各管理處、部門文檔管理
品質(zhì)管理部監(jiān)督公司各部門質(zhì)量記錄的控制。
收集質(zhì)量管理體系標準,對其有效性負責。
保存最新有效的行業(yè)標準和政策法規(guī)。
相關部門收集、轉(zhuǎn)發(fā)及評估新的行業(yè)標準和政策法規(guī)對公司目前業(yè)務或管理工作的影響,根據(jù)需要修改或出臺相關文件。
管理處、部門負責人具體指導本管理處、部門質(zhì)量記錄和文檔管理 文件管理員收集保管質(zhì)量記錄、文檔資料 4.定義
質(zhì)量記錄:體系文件規(guī)定需要記錄的所有資料。包含:書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。
5.方法和過程控制
5.1現(xiàn)場質(zhì)量記錄的管理
5.1.1做好清晰的標識,確?，F(xiàn)場質(zhì)量記錄無污損或破損等。
5.1.2班長以上管理人員應檢查現(xiàn)場質(zhì)量記錄表格的有效性和記錄的完整性,防止過期表格的誤用,對已失效的表格即時進行作廢處理,并視情況于每月/季/年初收集現(xiàn)場已填寫完畢的質(zhì)量記錄送交文件管理員。
5.1.3每次體系文件全面修改后,品質(zhì)管理部對各管理處、部門質(zhì)量記錄的有效性進行全面檢查。局部更改時,可與內(nèi)部質(zhì)量審核同時進行。
5.2文件資料歸檔及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔,并須于首日開始進行,最遲于第五個工作日前完成歸檔工作。
5.2.2歸檔時按照不同業(yè)務類別、表格類別(名稱)對已收集的質(zhì)量記錄及文件資料進行排序、編目,在文件盒(袋)的封面標識文檔編號、文檔名稱、產(chǎn)生時間段、保存期限、存檔人和存檔日期(見下表),卷內(nèi)附卷內(nèi)文件目錄,并在《文件資料存儲清單》上登記。為便于查閱,管理處/部門可根據(jù)實際情況增加附表。
文檔編號文檔名稱產(chǎn)生時間段保存期限存檔人存檔日期報廢日期
5.2.3如資料是傳真件應復印后保存復印件。
5.2.4歸檔資料應盡量在統(tǒng)一地點保存。工程部設備管理生成的質(zhì)量記錄,除通用的培訓(會議)簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室,其他記錄可長期存放在工程部資料柜內(nèi)。還可根據(jù)具體情況,制作兩聯(lián)的質(zhì)量記錄表格,一份交管理處留存。
5.2.5安防、綠化工程質(zhì)量記錄及檔案,在工程驗收完畢后一次性按工程項目單獨歸檔,存放于管理處資料室。
5.2.6歸檔資料應注意做好防潮、防火、防蟲蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經(jīng)管理處/部門負責人批準,由文件管理員負責跟進、收回。體系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理員調(diào)(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù)。
5.2.8《體系文件下發(fā)明細》、《質(zhì)量記錄表格一覽表》由品質(zhì)管理部填寫,《標準政策法規(guī)一覽表》由辦公室填寫,經(jīng)現(xiàn)相關負責人審批后公布。
5.2.9各管理處/部門按照《質(zhì)量記錄表格一覽表》的保存期限對已歸檔的質(zhì)量記錄進行報廢處理,報廢前應填寫《質(zhì)量記錄報廢申請單》并經(jīng)管理處/部門負責人批準后報廢處理。如超過保存期限,但有保存價值后期需備查記錄,可加蓋'作廢保留'章繼續(xù)保留。
5.3文檔資料編碼規(guī)則
5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級目錄必須執(zhí)行,一般以一、二級目錄為文檔標題。
5.3.2日常管理文檔編號方法為:'部門漢語拼音簡稱+**',如:城市花園為'ch01、ch02'。
5.4重要資料管理
5.4.1工程資料
5.4.1.1工程檔案包括:
a.由發(fā)展商提供的規(guī)劃、竣工、驗收資料
b.設施設備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術資料;
c.物業(yè)質(zhì)量證明文件和物業(yè)使用說明文件;
d.房屋本體和設備的改造變更資料
e.其它必要資料
5.4.1.2由發(fā)展商提供的小區(qū)/大廈各類工程資料,各管理處應指定專業(yè)技術人員核對、接收,并列出清單交與文件管理員統(tǒng)一保管。
5.4.1.3如資料不全,應及時向發(fā)展商索取,確保各類資料齊全。
5.4.1.4各類設備、配套設施供應商的地址、聯(lián)系人及電話要編制成表,以方便維修保養(yǎng)時查閱。
5.4.2顧客資料
5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個性資料。
5.4.2.2管理處控制中心應有業(yè)主/租戶/辦公戶清單備查,清單中可包括姓名、房號、聯(lián)系電話、車輛情況及其他各類個性化情況,并根據(jù)情況定期更新資料內(nèi)容。
5.4.2.3顧客檔案為機密資料,所有接觸、知悉顧客資料的人員對顧客資料負有保密責任,未經(jīng)顧客或經(jīng)理允許不得對任何人透露。除文件管理員和管理處負責人外,其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記,并經(jīng)管理處/部門負責人批準。作廢顧客資料應仔細粉碎或銷毀。
5.4.2.4如政府部門、司法機關因公需查詢,在對方出示單位介紹信和工作證并經(jīng)核對無誤后方可提供其查詢,并登記查閱時間、單位、姓名、有效證件等內(nèi)容,與被查資料一并保存。
5.4.3物業(yè)資料
5.4.3.1物業(yè)資料包括物業(yè)項目各類批文、建筑施工許可證及執(zhí)照、管理及商業(yè)用房資料、住宅區(qū)基本情況及配套設施資料等。
5.4.3.2各管理處負責在房屋交付后三個月內(nèi)收集整理物業(yè)資料,并培訓到相關人員。
5.4.4標準政策法規(guī)管理
辦公室各職能部門各使用部門
5.5電子文檔管理
5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報批的文件,存檔時郵件封面可不打印,但須保存郵件封面的電子文檔。
5.5.2管理處電子文檔應統(tǒng)一管理,按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級目錄必須與示范目錄相符,三級及以下目錄管理處可根據(jù)需要自行調(diào)整。
5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網(wǎng)絡系統(tǒng)管理規(guī)定》相關條款操作,管理軟件內(nèi)容須每月備份,每年初須
對上年度重要電子文檔以光盤保存,并在《文件資料存儲清單》上登記。
5.5.4重要、機密的電子文檔須設置密碼后報管理處/部門經(jīng)理備案。當事人如有離(調(diào))職需完善交接手續(xù)。
6.支持性文件
tjzzwy6.3-z01-02 《電腦及網(wǎng)絡系統(tǒng)管理規(guī)定》
7.質(zhì)量記錄表格
tjzzwy 4.2.3-z02-f1 《文件資料存儲清單》
tjzzwy 4.2.4-z01-f1《標準、政策法規(guī)一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f2 《質(zhì)量記錄表格一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f3《質(zhì)量記錄報廢申請表》
第13篇 物業(yè)質(zhì)量體系文件：鑰匙管理作業(yè)指導書
(標題應和頁眉空一行)
物業(yè)質(zhì)量體系文件范本:鑰匙管理作業(yè)指導書
(標題應和正文空一行)
1.0目的(所有阿拉伯數(shù)字加點的編號應對齊,且1。0、2。0、3。0等大題目字體應加粗)
加強安全防范,防止意外事件的發(fā)生。
2.0適用范圍
物業(yè)管理公司管理或代業(yè)主管理的所有鑰匙
3.0管理內(nèi)容(我們以前習慣把這條寫作'制度'或'作業(yè)程序'之類的,現(xiàn)在應統(tǒng)一寫作'管理內(nèi)容')
3.1鑰匙存放
--所有未交房的住戶鑰匙應放在編號的紙袋中,存放于鑰匙柜內(nèi),鑰匙柜上鎖,由指定人員管理。(此類表示無時間關系或重要順序的以橫線作條目的標記,而不用阿拉伯數(shù)字加點的編號,下面的2.2條亦同;而如果單是對2.1條進行展開說明的則可用阿拉伯數(shù)字加點的編號)
--所有轉(zhuǎn)讓房的鑰匙,應貼上標識存放于鑰匙柜內(nèi),鑰匙柜上鎖,由指定人員管理。
--其它鑰匙,應標清楚識,指定人員管理。
--接管鑰匙要有《接管鑰匙總清單》記載所管鑰匙的類別數(shù)量等情況。
3.2鑰匙領用與配換
--所有鑰匙的領取、歸還必須到填寫 《鑰匙領用登記表》(lp09.01.13.01)(此處的原9002編號應刪去,在有些文件中為了查閱對比的方便而保留,文件定稿時再刪但不要忘記)。
--配電房、消防控制中心、保險柜、監(jiān)控中心、倉庫的鑰匙不得領用(專人保管,不得借用)。
--鑰匙不得帶出公司。
--遺失鑰匙不得私自處理(如換鎖、配制),必須報保安部后由保安部決定,配鑰匙換鎖要在《接管鑰匙總清單》(lp09.01.13.02)上注明。
--換鎖、配制鑰匙應由保安部助理指定人員執(zhí)行。
3.3保安員接到借鑰匙開戶門要求應做如下處理(下面的表示方法是對本條直接提出要求,不涉及方法,并按時間或重要順序排列)
a)詢問清對方什么部門、什么事。
b)轉(zhuǎn)讓房的鑰匙由業(yè)主授權,保安員可以借鑰匙帶客戶看房。
c)公司工程維修人員在說明原因并經(jīng)業(yè)主同意后保安員可借鑰匙。
d)保安員借鑰匙必須請鑰匙管理員核對,簽字確認后方可領走鑰匙。保安員還鑰匙時也應請鑰匙管理員核對后,把鑰匙放回原處,由鑰匙管理員簽字確認,保安員方可離開。
4.0相關記錄
4.1《鑰匙領用登記表》(lp09.01.13.01)
4.2《接管鑰匙總清單》(lp09.01.13.02)
編寫:zz 審批:
第14篇 物業(yè)管理投標申請人資格預審文件
1、招標邀請書
2、投標意向書
3、企業(yè)簡介(1000字以上)
4、營業(yè)執(zhí)照(復印件)
5、資質(zhì)證書(復印件)
6、管理業(yè)績( 管理項目、物業(yè)類型、面積、獲獎證書情況)
7、法定代表人簡介、從業(yè)資格證書
8、擬定管理處負責人簡介、從業(yè)資格證書
9、投標聯(lián)系人、電話
請投標單位務必于**年**月**日前將上述資料按順序裝訂成冊并送交***房地產(chǎn)開發(fā)有限公司(*路7號)客服部。
第15篇 物業(yè)管理公司文件控制程序-13
物業(yè)管理公司文件控制程序(13)
1.0目的:
規(guī)范管理體系文件的編寫、審核、批準、發(fā)放、更改、處置等過程,確保文件的有效版本和得到有效控制。
2.0適用范圍:
適用于本公司管理體系文件的控制。
3.0職責
3.1綜合事務部負責公司管理體系文件的控制。
3.2各部門負責本部門管理體系文件的控制。
3.3工程技術部負責小區(qū)圖紙、技術圖樣的管理與控制。
3.4綜合事務部負責管理體系文件原件、質(zhì)量記錄表格原件的保存。
4.0程序
4.1本公司文件分為以下四個層次:
第一層次質(zhì)量手冊
第二層次程序文件
第三層次作業(yè)指導書
第四層次質(zhì)量記錄表格、資料(包括圖紙、技術圖樣等)。
4.2文件的編制、審核與批準
4.2.1與管理體系有關的所有文件需按規(guī)定程序進行審批才能生效執(zhí)行。
4.3受控文件的發(fā)布
4.3.1各部門認為受控文件不合理或因條件發(fā)生變化,使原文件不適用而需要更改時,申請部門填寫《文件更改通知單》提交綜合事務部,綜合事務部把該文件提交原審核部門重新審核,并得到批準。
4.3.2綜合事務部對文件進行統(tǒng)一編號,具體方法見《文件編號規(guī)則》。
4.3.3綜合事務部將文件發(fā)送至審核部門審核以及批準部門批準。在審核及批準過程中若未通過,文件自動返回編制部門繼續(xù)修改。
4.3.4文件分'受控文件'和'非受控文件'兩類。受控文件需加蓋藍色'受控文件'章,非受控文件加蓋紅色'非受控文件'章,作廢文件加蓋紅色'作廢'章。沒有管理者代表批準,公司員工不得任意復制和外傳。
4.3.5綜合事務部負責發(fā)放文件,并收回作廢文件,接收文件人在《文件發(fā)放回收記錄》簽收。
4.3.6綜合事務部在相關文件上做好修改記錄。每修改一次,改次狀態(tài)號遞增1次。若質(zhì)量管理體系文件有三分之一的修改時,版本號從a、b、c……遞增。
4.4受控文件的回收及處理
4.4.1綜合事務部在發(fā)放新文件的同時,應回收相應作廢文件。如文件持有部門不能提交舊版本文件時,應提交書面原因方可發(fā)放新版。
4.4.2綜合事務部對收回的作廢文件予以統(tǒng)一處理。
4.5文件原件的管理
4.5.1新制文件發(fā)放完成后,綜合事務部將相應《文件更改通知單》、《文件發(fā)放回收記錄》及文件原件配對后保存。
4.5.2新制文件發(fā)放完成后,綜合事務部將相應記錄與舊版文件原件配對保存,作廢文件原件蓋'作廢'章后,做相應處理。
4.5.3公司文件和資料原件及作廢版本原件一般不予借閱,若需借閱,應經(jīng)管理者代表書面同意,且借閱時間以一周為限。借閱文件部門應正確使用、妥善保管,防止被誤用或丟失、污損。
4.6受控文件在以下情況可以非受控方式發(fā)布,綜合事務部不負責對其進行更新:
4.6.1因宣傳等原因,經(jīng)管理者代表批準,受控文件可以非受控方式對外發(fā)布。
4.6.2因培訓等原因,經(jīng)綜合事務部批準,受控文件可以非受控方式在公司內(nèi)部發(fā)布。
4.7文件的評審
4.7.1文件體系的評審內(nèi)容,包括文件體系的適宜性、充分性、有效性。
4.7.2對文件體系提出增加、更改、刪除要求的,由綜合事務部負責按本程序?qū)嵤?/p>
4.8外來文件的控制
4.8.1外來文件是指非本公司發(fā)放的文件和資料,包括國家、行業(yè)標準、法規(guī)條例、技術文件等。
4.8.2相關部門收到外來文件后,如該文件內(nèi)容涉及到物業(yè)服務及質(zhì)量管理體系且公司準備采用時,接收部門將此文件送到綜合事務部備案,由管理者代表批準,列入《外來文件目錄》。
4.8.3外來文件原件由綜合事務部保存。作廢外來文件原件由綜合事務部加蓋'作廢'章后另行處理。
4.8.4各部門需要外來文件,可到綜合事務部查詢、借閱或復制,復制的外來文件登記并加蓋'受控文件'章。
4.8.5綜合事務部負責其版本更新,每三個月對外來文件進行更新一次,可通過各種途徑了解外來文件的版本情況,并及時獲取外來文件的最新版本。
4.9資料的控制
4.9.1圖紙、技術圖樣由管理處負責建檔、編號,并及時到綜合事務部蓋'受控'章。
4.9.3資料發(fā)生更改時應加蓋修改章,當圖紙修改超過使用規(guī)定時加蓋'作廢'章并收回存檔。
4.10質(zhì)量記錄表格的控制
4.10.1各部門組織設計制定或更改本部門的記錄表格。
4.10.2各部門將新制訂或更改的記錄表格原件及《文件更改通知單》報綜合事務部。
5.0支持性工具
《文件發(fā)放回收記錄》、《文件更改通知單》、《受控文件目錄》、《文件目錄單》
編制:審核:批準:日期:
第16篇 物業(yè)信息傳遞管理程序文件
物業(yè)程序文件:信息傳遞管理程序
1.目的
建立zz物業(yè)統(tǒng)一的信息管理標準,進一步規(guī)范衡量物業(yè)公司業(yè)務體系。
2. 適用范圍
本規(guī)定適用于公司各部門、各管理處信息傳遞管理。
3.定義
無
4.職責
各部門經(jīng)理負責貫徹執(zhí)行,由辦公室負責監(jiān)督執(zhí)行。
5.方法及過程控制
5.1公司各部門人員應保持開放心態(tài),及時、準確地將信息傳遞給公司相應部門。
5.2各部門/管理處經(jīng)理(負責人)是本部門信息工作的第一責任人,全權負責本部門/管理處的信息管理工作。各部門/管理處設一名信息員(可以兼職)。
5.3公司各部門/管理處之間及部門/管理處內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息,不得傳播未經(jīng)證實的加入個人主觀臆測的信息,對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應責任,嚴重者將移交司法機關處理。
5.4公司員工應樹立高度的保密意識,嚴格控制信息傳遞的范圍,不得將受控的信息向無關人員泄露。
5.5定時編制并傳遞文件時間
5.5.1工作計劃:每月26日(遇公休日順延)由各管理處、各部門自行制定,并經(jīng)項目、部門負責人審核后,傳遞辦公室匯總,待公司辦公室主任審批后知會地產(chǎn)公司相關部門或人員。
5.5.2物業(yè)管理信息周報:每周五由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經(jīng)項目、部門負責人審核后,傳遞行政事務辦公室匯總,品質(zhì)管理部審核,公司總經(jīng)理最終審核后發(fā)送地產(chǎn)公司和物業(yè)公司相關人員。
5.5.3物業(yè)管理月報:每月1次,每月3日報送;由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作,并經(jīng)主管第一負責人審核后,傳遞辦公室,由辦公室發(fā)送至地產(chǎn)公司總辦和集團物業(yè)管理部。
5.5.4經(jīng)營月報表:每月8日前(遇法定節(jié)假日,順延);
5.5.5重大的質(zhì)量事故、突發(fā)事件、顧客投訴須在一個工作日內(nèi)通報。見《突發(fā)事件管理控制程序》、《顧客投訴處理程序》
5.6職能部門人員向其他部門發(fā)送郵件,需提前報送本部門經(jīng)理(負責人)審批,否則將視為無效信息。
5.7關于公司內(nèi)外文件的收發(fā)與網(wǎng)絡安全
5.7.1公司對內(nèi)、對外發(fā)文都應有統(tǒng)一格式,公司對外發(fā)文需由總經(jīng)理確認后方可發(fā)送。各部門在公司內(nèi)部發(fā)文由部門經(jīng)理確認后張貼、發(fā)送。
5.7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號和密碼上公司內(nèi)部網(wǎng),并對帳號嚴格保密,不得泄露給外界(他人)使用,對于因泄露帳號給公司造成損失的,視情節(jié)給予相應處理,直至追究相關法律責任。
5.7.3各部門對上網(wǎng)帳號及密碼要嚴格管理,部門及職員的上網(wǎng)密碼應定時更換,如本部門有人員離職,應立即更換其在職期間所掌握的所有密碼,以確保信息安全。
5.7.4不得利用internet及e-m計算機技術l信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。
5.7.5不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機密,查閱、復制和傳播非法言論、淫穢黃色信息,對違反此規(guī)定的行為,公司將做嚴肅處理。
5.7.6操作時,應遵守internet國際慣例,不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵 件,不得隨意向不認識的企業(yè)或機構的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。
5.7.7不得利用internet從事私人工作,辦公室電腦人員將定期對各部門電腦使用情況進行監(jiān)控、檢查。
5.8單據(jù)、合同的傳遞與督促
5.8.1單據(jù)、文件、合同的傳遞
各類單據(jù)、文件、合同,經(jīng)總經(jīng)理批復后,將批復件轉(zhuǎn)交指定人員取回。
5.8.2審批時限
審批人自接收后不超過2個工作日(物業(yè)公司范圍內(nèi)),完成審批。
5.8.3如審批人外出,可通過電話方式授權其他人員代簽意見,待審批人員外出歸來后補簽。
5.9 關于公司內(nèi)部網(wǎng)平臺
5.9.1公司內(nèi)部網(wǎng)各部門信息由各部門/管理處信息管理員負責維護更新,整體維護由辦公室電腦管理員負責。
5.9.2內(nèi)部網(wǎng)建立了正常的溝通渠道,即內(nèi)部網(wǎng)論壇.不得利用公司網(wǎng)絡進行人身攻擊,否則后果自負。
5.9.3內(nèi)部網(wǎng)各部門/管理處的信息需由各部門/管理讓經(jīng)理確認后方可上傳發(fā)布。
5.10內(nèi)部溝通辦法
5.10.1公司各項政策、制度、措施一般通過會議或文件的形式進行傳達,一般情況每二周召開經(jīng)營管理業(yè)務會,每年年初召開年度工作會議,以及召開一些臨時會議。
5.10.2每月第一個整周的周六為總經(jīng)理接待日,所反映問題由總經(jīng)理落實有關部門妥善處理。
5.10.3各部門可采取例會、座談等方式進行內(nèi)部溝通,傳達公司和部門政策,聽取各組意見。
5.10.4溝通時應耐心、禮貌傾聽員工意見,對員工的意見及困難予以重視并做好回復工作。
5.10.5減少浪費、節(jié)約成本。開源與節(jié)流,是公司在經(jīng)營管理中并行不悖的兩種手段,公司歡迎員工提出增產(chǎn)節(jié)約的方法和節(jié)約費用開支的建議。
5.10.6通過公司內(nèi)部網(wǎng)平臺實現(xiàn)信息共享與內(nèi)部溝通,總經(jīng)理online板塊實現(xiàn)了員工與領導層的直接對話.暢所欲言板塊體現(xiàn)了溝通無極限.
5.10.7溝通的信息及內(nèi)容:
a)正常信息,如工作情況、方針、目標、檢驗、檢測結果、顧客對產(chǎn)品質(zhì)量投訴、內(nèi)部審核與管理評審報告及體系運行的其他記錄;
b) 不符合信息;
c) 其他內(nèi)部信息,如員工對于產(chǎn)品質(zhì)量工作的建議等。
6支持性文件
無
7質(zhì)量記錄表格
tjzzwy5.5.3-z02-f1 《物業(yè)信息收集一覽表》
