- 目錄
包括哪些
工程檔案管理制度是企業(yè)管理體系的重要組成部分，主要涵蓋以下幾個(gè)關(guān)鍵方面：
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)工程項(xiàng)目性質(zhì)，制定統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則，確保檔案的有序性和可追溯性。
2. 檔案收集：明確各類工程文件的收集范圍和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保所有工程活動(dòng)產(chǎn)生的資料都能及時(shí)歸檔。
3. 檔案整理：規(guī)定檔案的整理流程，包括文件的審查、整理、裝訂和歸檔，保證檔案的質(zhì)量和完整性。
4. 檔案存儲(chǔ)：設(shè)定檔案的存儲(chǔ)條件、期限和地點(diǎn)，確保檔案的安全和長(zhǎng)期保存。
5. 檔案利用：建立檔案借閱、復(fù)制和查詢制度，促進(jìn)檔案的合理利用。
6. 檔案銷毀：明確檔案銷毀的程序和條件，防止重要信息的丟失或泄露。
流程
1. 制定標(biāo)準(zhǔn)：由檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。
2. 文件管理：工程部門在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，按照檔案管理制度收集和整理文件。
3. 審核歸檔：完成項(xiàng)目后，檔案管理部門對(duì)工程文件進(jìn)行審核，符合標(biāo)準(zhǔn)的文件歸檔。
4. 存儲(chǔ)保護(hù)：將歸檔文件存放在指定的檔案室，定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境，確保文件安全。
5. 借閱服務(wù)：各部門根據(jù)需要，向檔案管理部門申請(qǐng)借閱或復(fù)制檔案，按照規(guī)定流程辦理。
6. 更新維護(hù)：隨著項(xiàng)目的變更或延續(xù)，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，確保信息的時(shí)效性。
7. 銷毀處理：對(duì)過(guò)期或無(wú)保留價(jià)值的檔案，按照審批流程進(jìn)行銷毀。
重要性和意義
工程檔案是工程項(xiàng)目實(shí)施的記錄，其管理的有效性直接影響到企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和風(fēng)險(xiǎn)控制。完善的檔案管理能確保工程信息的準(zhǔn)確性和完整性，為后期的項(xiàng)目審計(jì)、維護(hù)和改進(jìn)提供可靠依據(jù)。良好的檔案系統(tǒng)能提高工作效率，方便各部門快速獲取所需信息，減少重復(fù)工作。嚴(yán)格的檔案管理制度有助于保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，防止敏感信息泄露。規(guī)范的檔案管理也是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營(yíng)的體現(xiàn)，有助于提升企業(yè)的專業(yè)形象和信譽(yù)。
工程檔案管理制度對(duì)于保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)的順暢，提升項(xiàng)目管理水平，以及保護(hù)企業(yè)利益等方面都具有不可忽視的重要性。因此，企業(yè)應(yīng)重視并不斷完善這一制度，使之成為企業(yè)內(nèi)部管理的一股強(qiáng)大力量。
工程檔案管理制度范文
第1篇 工程檔案管理制度(9)
工程檔案管理制度(九)
1、工程設(shè)備檔案由資料管理員管理。資料管理員者應(yīng)嚴(yán)守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類:強(qiáng)、弱電;給排水;暖通、空調(diào);消防報(bào)警;房屋結(jié)構(gòu);資料管理員存放于檔案盒內(nèi)并貼上標(biāo)簽。
3、編制檔案目錄,內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。
4、外單位交來(lái)圖紙由資料管理員統(tǒng)一簽收,并將有關(guān)圖紙交各相關(guān)專業(yè)的管理員核對(duì)實(shí)物,如圖紙無(wú)誤則由資料管理員按系統(tǒng)歸檔;圖紙有誤,則由資料管理員聯(lián)系交圖單位更正。
5、檔案及圖紙是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù),應(yīng)妥善保存。
6、借閱檔案須經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的管理員以上人員批準(zhǔn),資料管理員登記并指定歸還日期,由資料管理員按期追還,需續(xù)借的要重新登記。
第2篇 工程檔案管理制度
第一章 總則
1.1工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對(duì)工程項(xiàng)目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有著重要作用；為加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實(shí)際情況，制定本規(guī)定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造及安裝等項(xiàng)目的從立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收過(guò)程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項(xiàng)目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項(xiàng)目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。
1.4項(xiàng)目部根據(jù)工程項(xiàng)目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)
2.1項(xiàng)目部是公司項(xiàng)目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員收集、整理項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的所有相關(guān)文件；并對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊(cè)。
2.2現(xiàn)場(chǎng)工作組是項(xiàng)目部的下屬部門，受項(xiàng)目部的直接領(lǐng)導(dǎo)，在項(xiàng)目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場(chǎng)施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理；接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料，并對(duì)收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。
2.3檔案室接收項(xiàng)目部移交的項(xiàng)目檔案，并加以分類、整理、管理，并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。
第三章 項(xiàng)目工程檔案管理流程
3.1工程項(xiàng)目檔案是指導(dǎo)工程項(xiàng)目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的重要依據(jù)，是繼承工程項(xiàng)目知識(shí)的重要手段，因此工程項(xiàng)目檔案管理先明確責(zé)任；項(xiàng)目部根據(jù)工程特點(diǎn)，明確項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的過(guò)程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。
3.2從項(xiàng)目開始立項(xiàng)，項(xiàng)目部制定工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人，工程項(xiàng)目施工前由項(xiàng)目部指定人員收集立項(xiàng)、選定工程合作單位、設(shè)計(jì)、預(yù)算等相關(guān)資料，從項(xiàng)目施工至竣工驗(yàn)收階段由現(xiàn)場(chǎng)工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項(xiàng)目工程的邏輯性，對(duì)工程項(xiàng)目資料進(jìn)行分類整理，對(duì)缺少的資料應(yīng)及時(shí)收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據(jù)工程項(xiàng)目特性，現(xiàn)場(chǎng)工作人員在適當(dāng)時(shí)候?qū)⒐こ藤Y料移交項(xiàng)目部，由項(xiàng)目部，由項(xiàng)目統(tǒng)一整理、登記、編號(hào)、組卷。根據(jù)其邏輯順序，分類保存，保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，方便管理查詢。
3.5項(xiàng)目部對(duì)移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)歸檔，方便資料需要人的使用，項(xiàng)目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件，項(xiàng)目部自留復(fù)印件。
檔案室應(yīng)做好項(xiàng)目部移交資料的登記，并對(duì)移交工程資料單獨(dú)歸類存放。
3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復(fù)印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說(shuō)明，備注原因。
工程項(xiàng)目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時(shí)通知借閱人，按期歸還。
第四章 項(xiàng)目工程檔案管理
4.1工程項(xiàng)目文件是在項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件等。
4.2工程項(xiàng)目檔案從立項(xiàng)到驗(yàn)收交付過(guò)程中，施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動(dòng)將相關(guān)資料移交現(xiàn)場(chǎng)工作人員；同時(shí)檔案收集人應(yīng)及時(shí)收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項(xiàng)目部，由項(xiàng)目部統(tǒng)一整理、分類，在項(xiàng)目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，由項(xiàng)目部將需要?dú)w檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
（1）認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案的原則；
（2）遵循檔案的自然形成規(guī)律；
（3）保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確；
（4）認(rèn)真審核，未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時(shí)補(bǔ)齊；
（5）資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項(xiàng)目資料的收集管理
4.4.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件（施工前）以及設(shè)備，工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向項(xiàng)目部移交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件（見）。
4.4.2項(xiàng)目施工階段，由承包單位負(fù)責(zé)其項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場(chǎng)工作組；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項(xiàng)目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場(chǎng)工作組。
4.4.3項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段，承包單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目完工資料的收集、整理，提交現(xiàn)場(chǎng)工作組；現(xiàn)場(chǎng)工作組負(fù)責(zé)竣工驗(yàn)收階段所有資料的收集、整理。
第3篇 施工工程檔案管理制度
第一章 總則
1.1工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分,對(duì)工程項(xiàng)目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有著重要作用;為加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的管理職責(zé),規(guī)范檔案管理,結(jié)合施工企業(yè)的實(shí)際情況,制定本規(guī)定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造及安裝等項(xiàng)目的從立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收過(guò)程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項(xiàng)目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則,由項(xiàng)目部統(tǒng)一管理,重要及常用的文件移交檔案室保管,以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全,并便于使用。
1.4項(xiàng)目部根據(jù)工程項(xiàng)目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)
2.1項(xiàng)目部是公司項(xiàng)目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者,負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員收集、整理項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的所有相關(guān)文件;并對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊(cè)。
2.2現(xiàn)場(chǎng)工作組是項(xiàng)目部的下屬部門,受項(xiàng)目部的直接領(lǐng)導(dǎo),在項(xiàng)目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場(chǎng)施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料,并對(duì)收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。
2.3檔案室接收項(xiàng)目部移交的項(xiàng)目檔案,并加以分類、整理、管理,并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。
第三章 項(xiàng)目工程檔案管理流程
3.1工程項(xiàng)目檔案是指導(dǎo)工程項(xiàng)目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的重要依據(jù),是繼承工程項(xiàng)目知識(shí)的重要手段,因此工程項(xiàng)目檔案管理先明確責(zé)任;項(xiàng)目部根據(jù)工程特點(diǎn),明確項(xiàng)目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的過(guò)程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。
3.2從項(xiàng)目開始立項(xiàng),項(xiàng)目部制定工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人,工程項(xiàng)目施工前由項(xiàng)目部指定人員收集立項(xiàng)、選定工程合作單位、設(shè)計(jì)、預(yù)算等相關(guān)資料,從項(xiàng)目施工至竣工驗(yàn)收階段由現(xiàn)場(chǎng)工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項(xiàng)目工程的邏輯性,對(duì)工程項(xiàng)目資料進(jìn)行分類整理,對(duì)缺少的資料應(yīng)及時(shí)收集,使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據(jù)工程項(xiàng)目特性,現(xiàn)場(chǎng)工作人員在適當(dāng)時(shí)候?qū)⒐こ藤Y料移交項(xiàng)目部,由項(xiàng)目部,由項(xiàng)目統(tǒng)一整理、登記、編號(hào)、組卷。根據(jù)其邏輯順序,分類保存,保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識(shí),方便管理查詢。
3.5項(xiàng)目部對(duì)移交的資料統(tǒng)一整理后,重要的、日常使用的資料,項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)歸檔,方便資料需要人的使用,項(xiàng)目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件,項(xiàng)目部自留復(fù)印件。
檔案室應(yīng)做好項(xiàng)目部移交資料的登記,并對(duì)移交工程資料單獨(dú)歸類存放。
3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理,原件資料一般不允許借閱,借閱復(fù)印件供借閱人使用,因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說(shuō)明,備注原因。
工程項(xiàng)目檔案借閱后,檔案管理人應(yīng)及時(shí)通知借閱人,按期歸還。
第四章 項(xiàng)目工程檔案管理
4.1工程項(xiàng)目文件是在項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄,包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件等。
4.2工程項(xiàng)目檔案從立項(xiàng)到驗(yàn)收交付過(guò)程中,施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動(dòng)將相關(guān)資料移交現(xiàn)場(chǎng)工作人員;同時(shí)檔案收集人應(yīng)及時(shí)收集及催促資料移交人移交資料,工程資料一律先收集、整理、歸類,再移交項(xiàng)目部,由項(xiàng)目部統(tǒng)一整理、分類,在項(xiàng)目工程每環(huán)節(jié)完成后,根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn),由項(xiàng)目部將需要?dú)w檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;
(3)保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確;
(4)認(rèn)真審核,未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時(shí)補(bǔ)齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項(xiàng)目資料的收集管理
4.4.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件(施工前)以及設(shè)備,工藝和涉外文件;勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件,并按規(guī)定向項(xiàng)目部移交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件(見)。
4.4.2項(xiàng)目施工階段,由承包單位負(fù)責(zé)其項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理,并移交現(xiàn)場(chǎng)工作組;項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集,積累項(xiàng)目監(jiān)理文件,并提交現(xiàn)場(chǎng)工作組。
4.4.3項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段,承包單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目完工資料的收集、整理,提交現(xiàn)場(chǎng)工作組;現(xiàn)場(chǎng)工作組負(fù)責(zé)竣工驗(yàn)收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件,應(yīng)收集齊全,歸入建設(shè)工程項(xiàng)目檔案。
收集范圍包括立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗(yàn)收文件等。
4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項(xiàng)目完成情況及時(shí)收集。
4.5工程項(xiàng)目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動(dòng)移交相結(jié)合,在資料收集整理過(guò)程中,對(duì)形成的項(xiàng)目工程文件進(jìn)行鑒別,包括完整性、準(zhǔn)確性鑒別以及審批情況。
4.6項(xiàng)目工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類,要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項(xiàng)目活動(dòng)的性質(zhì)和特點(diǎn);
(2)在公司各類工程項(xiàng)目中,同一類工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致;
(3)分類層次,類目要簡(jiǎn)明,不宜過(guò)多過(guò)繁;
(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。
4.7檔案整理工作遵循項(xiàng)目檔案的自然形成規(guī)律,保持項(xiàng)目檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系,充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ),對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行分門別類的整理,便于保管和利用。
4.7.1工程項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件,應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì),內(nèi)容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件,應(yīng)按工程項(xiàng)目整理。
4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項(xiàng)目工程的專業(yè),階段整理;檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件按工程項(xiàng)目整理。
4.8項(xiàng)目檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì))工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。
4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料,外購(gòu)設(shè)備開箱驗(yàn)收(自制設(shè)備設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。
4.8.4項(xiàng)目檔案號(hào),要反映項(xiàng)目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序,同項(xiàng)目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致;項(xiàng)目檔案號(hào)應(yīng)力求簡(jiǎn)明,不要過(guò)于復(fù)雜繁瑣。
項(xiàng)目檔案號(hào)=分類號(hào)+案卷順序號(hào)。
4.9工程項(xiàng)目檔案的編目包括登記號(hào)、登記日期、檔案號(hào)、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。
4.10工程項(xiàng)目資料的更改
4.10.1當(dāng)工程項(xiàng)目文件需要更改時(shí),文件更改人或更改部門通知收集管理人,并說(shuō)明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。
4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項(xiàng)目管理制度要求進(jìn)行審批,經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時(shí)交予檔案收集管理人,收集人交上級(jí)管理部門或檔案室,并做好更改備注。
4.11工程項(xiàng)目檔案的借閱
需要臨時(shí)借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項(xiàng)目檔案借閱申請(qǐng)表》(見附件),經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱,檔案室借閱文件一般為復(fù)印件,借閱后必須及時(shí)歸還,《工程借閱記錄》(見附件),如果原件一般情況下不外借,如確需外借,說(shuō)明原因。
4.12項(xiàng)目工程檔案的保管期限由項(xiàng)目部根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定而制定,在項(xiàng)目部將資料歸檔移交檔案室時(shí)明確提出,由檔案室人員在保管期滿后,提出銷毀申請(qǐng),項(xiàng)目部決定其銷毀與否。
4.13 工程項(xiàng)目合同管理
工程項(xiàng)目合同是工程項(xiàng)目的重要資料,作為項(xiàng)目實(shí)施及工程價(jià)款支付的依據(jù),現(xiàn)場(chǎng)工作組、項(xiàng)目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項(xiàng)目管理的重點(diǎn)。
工程項(xiàng)目合同一經(jīng)審批簽訂后,項(xiàng)目部組織相關(guān)人員收集,并移交檔案室,通知做好留底工作。
工程項(xiàng)目發(fā)生變更后,修要更改合同或補(bǔ)充的,項(xiàng)目部應(yīng)在合同修改或補(bǔ)充審批后,通知檔案室,并將新的合同或協(xié)議歸檔。
第五章 附則
5.1 本制度由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)解釋。
5.2 本制度由項(xiàng)目部制定、修改,自總裁批準(zhǔn)之日起生效實(shí)施。
第4篇 地產(chǎn)集團(tuán)建設(shè)工程檔案管理制度
某地產(chǎn)集團(tuán)建設(shè)工程檔案管理制度
為規(guī)范公司工程檔案管理工作,根據(jù)國(guó)家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我司的特點(diǎn),制定本制度。
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng),記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀,具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。
(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)
各工程部設(shè)資料員,主要負(fù)責(zé)本部門工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過(guò)程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、
索引、保管、統(tǒng)計(jì)
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責(zé)任人(經(jīng)手人)必須于當(dāng)天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當(dāng)天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。
2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨(dú)編號(hào),頁(yè)號(hào)從“1”開始,案卷不宜超過(guò)30mm;頁(yè)號(hào)編寫在單頁(yè)右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內(nèi)目錄:“序號(hào)”以一份文件為單位,“責(zé)任者”填文件的直接形成單位和個(gè)人,有多個(gè)責(zé)任者的,選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其余用“等”代替?！拔募幪?hào)”填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào);“文件題名”填寫文件標(biāo)題的名稱。“日期”填寫文件形成的日期。未按要求編目的,每項(xiàng)扣罰部門資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi),部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時(shí)歸檔的扣罰部門資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗(yàn)收完成后60日內(nèi),部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時(shí)辦理移交的,扣罰部門資料員5元。
(八)工程檔案的索引
工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫。
案卷號(hào)如:第1卷1.1.1-1
專業(yè)號(hào)如:基建類1為1.1.1
工程代號(hào)如zz花園首期為1.1
樓盤代號(hào)如zz花園代號(hào)為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計(jì)
工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長(zhǎng)期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。
五、工程檔案密級(jí)
密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件,應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。
工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí),監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。
六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。
本制度由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門資料員,工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行
第5篇 建設(shè)工程檔案管理制度
工程檔案管理制度
一、總則
一、為了加強(qiáng)tq－04標(biāo)段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)營(yíng)管理、施工生產(chǎn)中的作用，根據(jù)《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》以及有關(guān)各類檔案管理的規(guī)定、規(guī)范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，達(dá)到“建一流交通工程，創(chuàng)一流工程檔案”的目標(biāo)。
二、檔案工作是企業(yè)管理、施工生產(chǎn)管理、技術(shù)管理的重要組成部分，各分部應(yīng)根據(jù)分管業(yè)務(wù)內(nèi)容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項(xiàng)工作做為考核本分部工作的一部分。
三、檔案管理體系與職責(zé)
經(jīng)理負(fù)責(zé)檔案的全面工作，工程技術(shù)檔案，由項(xiàng)目總工主管。項(xiàng)目經(jīng)理部誠(chéng)懇接收通啟高速公路建設(shè)總指揮部的指導(dǎo)和檢查。
（一） 主管經(jīng)理
1、組織經(jīng)理部、分部技術(shù)部門，貫徹執(zhí)行本制度的各項(xiàng)規(guī)定，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。
2、負(fù)責(zé)檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。
3、布置和檢查各項(xiàng)工作的同時(shí)要布置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。
（二）檔案管理室
1、檔案管理室由工程部負(fù)責(zé)，貫徹執(zhí)行本制度統(tǒng)一管理檔案。
2、負(fù)責(zé)檢查和協(xié)助各分部及有關(guān)資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。
3、對(duì)各分部檔案管理的質(zhì)量好壞，給予獎(jiǎng)勵(lì)和處罰。
4、 參加建設(shè)項(xiàng)目竣工及重要設(shè)備開箱的文件材料驗(yàn)收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。
5、工程技術(shù)檔案由項(xiàng)目總工負(fù)責(zé)，由工程部主任根據(jù)《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》或合同中規(guī)定要求進(jìn)行收集組卷，移交通啟高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案室，并辦理移交手續(xù)。
（三）各分部
1、各分部接收檔案管理室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，在工作中接收主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理室負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)。
2、檔案管理員對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類，編號(hào)，登記，統(tǒng)計(jì)和日常必要的整理。
四、經(jīng)理部、分部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，由分部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)分管分部此項(xiàng)工作。并應(yīng)將檔案工作納入工程計(jì)劃管理之中，納入施工管理及考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，建設(shè)項(xiàng)目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會(huì)和工程質(zhì)量評(píng)定會(huì)，參加設(shè)備開箱、參加各單項(xiàng)驗(yàn)收和工程項(xiàng)目總驗(yàn)收。
二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交
一、高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，文件材質(zhì)優(yōu)良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪制。歸檔文件材料應(yīng)為原始件。
二、做好施工記錄、檢驗(yàn)試驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄和各種表格匯總簽證施工組織設(shè)計(jì)、圖紙會(huì)審記錄，施工日志，變更設(shè)計(jì)報(bào)告，設(shè)計(jì)變更通知單，開工報(bào)告，施工技術(shù)總結(jié)等，按規(guī)定在工程竣工驗(yàn)收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負(fù)責(zé)人審核簽字。
三、在職責(zé)范圍內(nèi)做好與高速公路建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍內(nèi)及保管期限表》的要求將具有查考利用價(jià)值的各種形式與載體的文件均收集齊全。
四、高速公路建設(shè)項(xiàng)目形成的全部文件在歸檔前必須進(jìn)行系統(tǒng)整理。其分類組卷做到科學(xué)合理，充分保持卷內(nèi)文件有機(jī)聯(lián)系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》的要求，分類編號(hào)方法依據(jù)《江蘇省高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)表》執(zhí)行。
五、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質(zhì)量必須符合下列十條標(biāo)準(zhǔn)。
1、歸檔文件、齊全完整；
2、分類清楚，保持聯(lián)系；
3、題名確定，容易查找；
4、卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；
5、保管期限準(zhǔn)確；
6、密級(jí)劃分恰當(dāng)；
7、藍(lán)圖折疊，符合要求；
8、卷皮書寫，正楷整法；
9、案卷裝訂，整齊美觀；
10、聲像資料，清楚清晰。
六、在高速公路建設(shè)項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目檔案文件向建設(shè)單位移交、歸檔。
七、向管理單位移交時(shí)應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容，案卷數(shù)，圖紙份數(shù)，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。
八、負(fù)責(zé)對(duì)全部工程歸檔文件的匯總整理，并根據(jù)江蘇省高速公路檔案分類編號(hào)體系完成案卷的編目工作。
附：1、工程檔案管理流程圖
2、工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)圖
第6篇 管理處工程檔案管理規(guī)程制度
管理處工程檔案管理規(guī)程
1目的
明確管理處工程設(shè)備設(shè)施檔案的管理。
2設(shè)備檔案范圍
2.1房屋本體資料(包括房屋建筑竣工圖等)
2.2電梯資料(包括:電梯系統(tǒng)圖紙,電梯安裝資料,電梯使用維護(hù)說(shuō)明書等,對(duì)電梯資料實(shí)行一梯一檔)
2.3消防設(shè)備設(shè)施資料(包括消防設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙等)
2.4供配電設(shè)備設(shè)施資料(包括供配電設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙等)
2.5給排水設(shè)備設(shè)施資料(包括給排水設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙資料)
2.6暖通設(shè)備設(shè)施資料(包括暖通設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙資料)
2.7弱電設(shè)備設(shè)施資料(包括弱電設(shè)備設(shè)施相關(guān)圖紙資料)
3職責(zé)
3.1管理處工程主管(領(lǐng)班)負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的歸集工作。
3.2管理處文員(客服)負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的匯總管理工作。
4工作程序
4.1管理處工程主管(領(lǐng)班)在新物業(yè)接管時(shí),負(fù)責(zé)房屋設(shè)備設(shè)施資料的歸集工作。
4.2管理處工程主管(領(lǐng)班)及相關(guān)工程人員負(fù)責(zé)日常產(chǎn)生的工程資料的歸集工作。
4.3管理處工程主管(領(lǐng)班)及相關(guān)工程人員將歸集到的資料上交管理處,管理處主任指定文員(客服)專人負(fù)責(zé)工程設(shè)備設(shè)施資料的保存和管理工作。
4.4不經(jīng)管理處主任同意,文員(客服)不得將工程設(shè)備設(shè)施資料外借和復(fù)制;如相關(guān)工作人員需要借閱和復(fù)制,必須經(jīng)管理處主任同意,并且填寫《文件借閱、復(fù)制記錄表》。
相關(guān)質(zhì)量記錄:
1.《文件借閱、復(fù)制記錄表》
第7篇 工程管理制度--工程檔案管理辦法
工程建設(shè)管理制度:工程檔案管理辦法
為對(duì)工程技術(shù)檔案的收集、整理、編目、歸檔及報(bào)送等管理工作實(shí)施有效的控制,特制定本辦法。本辦法由公司工程部負(fù)責(zé)實(shí)施。
一、工程技術(shù)檔案資料的內(nèi)容
1、施工單位竣工資料:(1)質(zhì)量保證資料;(2)施工技術(shù)資料;(3)施工管理資料;(4)竣工圖;(5)竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。
2、工程監(jiān)理單位監(jiān)理資料:(1)監(jiān)理規(guī)劃;(2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;(3)監(jiān)理月報(bào)(包括各階段性檢查記錄);(4)工程開、停、復(fù)工令;(5)工程總進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度計(jì)劃審批文件;(6)施工組織設(shè)計(jì)審核意見;(7)工作聯(lián)系單;(8)監(jiān)理日志;(9)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告:a)工程竣工驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)估報(bào)告及評(píng)定表;b)工程項(xiàng)目施工例會(huì)紀(jì)要;c)工程質(zhì)量檢測(cè)記錄;d)材料、設(shè)備進(jìn)場(chǎng)質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告;e)監(jiān)理工程進(jìn)度付款審核報(bào)表:f)應(yīng)業(yè)主要求提供的其它專題報(bào)告;
3、工程管理資料:(1)施工圖紙等設(shè)計(jì)文件;(2)設(shè)計(jì)變更;(3)初步設(shè)計(jì)圖紙等設(shè)計(jì)文件;(4)工程概算、預(yù)算;(5)工程勘察報(bào)告;(6)文物普探及問題坑處理報(bào)告;(7)深基坑支護(hù)設(shè)計(jì)文件;(8)地基(樁基)檢測(cè)報(bào)告;(9)設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同;(10)工程招、投標(biāo)文件;(11)工程綜合驗(yàn)收資料;(12)工程竣工驗(yàn)收資料;(13)工程報(bào)建報(bào)審資料;(14)工程部與公司、監(jiān)理單位、施工單位的工作聯(lián)系單;(15)工程技術(shù)資料發(fā)文記錄;(16)向公司提交的專題報(bào)告;(17)結(jié)構(gòu)試驗(yàn)、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像資料等。
二、工程技術(shù)資料編制要求
1、原則工程技術(shù)資料嚴(yán)格按照《建設(shè)工程技術(shù)整編評(píng)定統(tǒng)一規(guī)定》進(jìn)行編制并及時(shí)歸檔。
2、要求(1)施工單位資料由施工單位按以上《規(guī)定》編制,監(jiān)理單位定期檢查施工資料的質(zhì)量,按標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。(2)監(jiān)理資料嚴(yán)格按監(jiān)理規(guī)范的要求編制。(3)工程管理資料由工程部按相關(guān)規(guī)范、規(guī)定的要求編制。
三、工程竣工資料的審查
1.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審查施工單位竣工資料的完整性、真實(shí)性。
2.工程部負(fù)責(zé)復(fù)核施工單位資料并審查監(jiān)理單位的竣工資料。
3.經(jīng)監(jiān)理單位、工程部審查的施工單位竣工資料由施工單位送至質(zhì)檢站。
四、竣工資料的報(bào)送
1、工程竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi),施工單位將竣工資料報(bào)送市城建檔案館一套,建設(shè)單位兩套存檔。
2、施工單位憑政府主管部門開具的竣工資料收據(jù),方可與建設(shè)辦理竣工結(jié)算付款手續(xù)。
