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第1篇 _鐵路公司工程檔案管理辦法
__鐵路有限責(zé)任公司工程檔案管理辦法(暫行)
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)工程檔案管理,有效保護(hù)和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)法律法規(guī),特制定工程檔案管理辦法(暫行)。
第二條 本辦法所稱的工程檔案,是指工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀(jì)錄。
第三條 工程檔案分工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。
(一)工程準(zhǔn)備階段文件:工程建設(shè)開工之前,在立項(xiàng)、審批、勘察、評估、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。
(二)監(jiān)理文件:工程監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。
(三)施工文件:工程施工單位在工程施工過程中形成的文件件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。
(四)竣工圖:工程竣工驗(yàn)收后,真實(shí)反映工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。
(五)竣工驗(yàn)收文件:建設(shè)工程竣工驗(yàn)收活動中形成的文件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。
第四條 工程檔案的類型:
(一)紙質(zhì)載體:以紙張為基礎(chǔ)的載體形式。
(二)縮微品載體:以膠片為基礎(chǔ),利用縮微技術(shù)對工程資料進(jìn)行保存的載體形式。
(三)光盤載體:以光盤為基礎(chǔ),利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對工程資料進(jìn)行存儲的形式。
(四)磁性載體:以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎(chǔ),對工程資料的電子文件、聲音、圖象進(jìn)行存儲的形式。
第五條 工程檔案管理部門必須對工程檔案進(jìn)行依法管理、有效保護(hù)、積極開發(fā)檔案信息資源,確保工程檔案的完整、安全、規(guī)范。
第二章 檔案管理部門及其職責(zé)
第六條 公司綜合管理部門負(fù)責(zé)公司工程檔案的管理工作。其主要職責(zé)如下:
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和各項(xiàng)方針政策。
(二)制定檔案管理工作的規(guī)章制度,并組織實(shí)施、推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。
(三)對檔案的日常管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
(四)集中管理檔案,維護(hù)檔案的完整和安全,開展檔案的利用工作,做好檔案的鑒定和編目。
(五)對工程建設(shè)過程中各類文件的形成和積累進(jìn)行監(jiān)督、催辦,并指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)的工程檔案的及時歸檔和日常管理、臨時借閱。
(六)對檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第七條 各業(yè)務(wù)部門的檔案管理職責(zé):
(一)項(xiàng)目前期工作部門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段(工程建設(shè)動工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。
(二)工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程中監(jiān)理、施工、竣工等階段(工程建設(shè)動工后)形成的工程文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。
(三)合同管理部門負(fù)責(zé)工程前期準(zhǔn)備階段和建設(shè)過程中形成工程合同的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。
第八條 工程檔案的原件必須移交公司檔案管理部門歸檔,各業(yè)務(wù)部門不得留存或拒絕(超期)歸檔
第三章 檔案的管理
第八條 工程檔案應(yīng)按照國家檔案的分類規(guī)則,所有的工程文件,由檔案管理部門催辦、各業(yè)務(wù)部門收集整理,按照文件形成后7日內(nèi)完成移交歸檔的要求辦理。列入工程檔案分類管理的檔案目錄如下:
(一)工程準(zhǔn)備階段文件
1、工程立項(xiàng)及審批文件。
2、工程勘察、評估、測繪、設(shè)計(jì)文件。
3、建設(shè)用地、征地、拆遷文件。
4、招投標(biāo)文件及合同。
5、工程開工審批文件。
6、財務(wù)文件(工程投資估算材料、工程設(shè)計(jì)概算材料、施工圖概算材料、施工預(yù)算等)。
7、工程建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人。
8、工程準(zhǔn)備階段形成的其他文件。
(二)監(jiān)理文件
(三)施工文件
1、施工技術(shù)準(zhǔn)備文件。
2、施工現(xiàn)場準(zhǔn)備文件。
3、工程圖紙變更記錄。
4、施工材料質(zhì)量證明文件及復(fù)驗(yàn)報告。
5、施工實(shí)驗(yàn)記錄。
6、隱蔽工程檢查記錄。
7、施工紀(jì)錄。
8、工程質(zhì)量事故處理記錄。
9、工程質(zhì)量檢查記錄。
(四)竣工圖
(五)竣工驗(yàn)收文件
1、工程竣工總結(jié)。
2、竣工驗(yàn)收記錄。
3、財務(wù)文件。
4、聲像、微縮、電子檔案。
第九條 工程檔案編制質(zhì)量要求:
(一)歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
(二)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
(三)工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合。
(四)工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料(如碳素墨水、藍(lán)黑墨水)。
(五)工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為a4幅面(297mm×210mm);圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。
(七)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張;圖紙采用計(jì)算機(jī)出圖,出圖必須清晰,不得使用計(jì)算機(jī)所出圖紙的復(fù)印件。
(八)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。
(九)利用施工圖改繪的竣工圖,必須標(biāo)明變更修改依據(jù);凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。
(十)不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊稱a4幅面,圖標(biāo)欄露在外面。
(十一)工程檔案的照片(含底片)及聲像檔案,要求圖像清晰,聲音清楚,文字說明準(zhǔn)確。
第十條工程檔案的組卷要求:
(一)組卷原則
1、工程準(zhǔn)備階段文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。
2、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
3、施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
4、竣工圖按單位工程、專業(yè)等組卷。
5、竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。
(二)組卷的原則、要求和卷內(nèi)排列、編目、目錄編制、封面等按《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十一條 工程檔案的保存價值、鑒定和保管期限確定,銷毀失去保存價值的檔案,必須依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》確定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法進(jìn)行。
第十二條 工程檔案的借閱實(shí)行審批登記制。借閱人(公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部門)在借閱前到檔案管理部門填寫檔案借閱審批單(注明借閱原因、借閱期限、是否復(fù)印等),經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批,檔案管理人員進(jìn)行借閱登記后,方可借閱。公司外部人員借閱工程檔案的,由公司業(yè)務(wù)部門填寫檔案借閱審批單,按上述程序辦理,但審批單必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽批。
第十三條 借閱檔案由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)限期收回。
第十四條 對違反本規(guī)定,在檔案管理過程中弄虛作假、失職瀆職等行為,一經(jīng)查證屬實(shí),對責(zé)任人一律解聘或除名。給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的,由責(zé)任人依法賠償。構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。
第2篇 工程管理制度--工程檔案管理辦法
工程建設(shè)管理制度:工程檔案管理辦法
為對工程技術(shù)檔案的收集、整理、編目、歸檔及報送等管理工作實(shí)施有效的控制,特制定本辦法。本辦法由公司工程部負(fù)責(zé)實(shí)施。
一、工程技術(shù)檔案資料的內(nèi)容
1、施工單位竣工資料:(1)質(zhì)量保證資料;(2)施工技術(shù)資料;(3)施工管理資料;(4)竣工圖;(5)竣工驗(yàn)收報告。
2、工程監(jiān)理單位監(jiān)理資料:(1)監(jiān)理規(guī)劃;(2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;(3)監(jiān)理月報(包括各階段性檢查記錄);(4)工程開、停、復(fù)工令;(5)工程總進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度計(jì)劃審批文件;(6)施工組織設(shè)計(jì)審核意見;(7)工作聯(lián)系單;(8)監(jiān)理日志;(9)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收報告:a)工程竣工驗(yàn)收質(zhì)量評估報告及評定表;b)工程項(xiàng)目施工例會紀(jì)要;c)工程質(zhì)量檢測記錄;d)材料、設(shè)備進(jìn)場質(zhì)量檢測報告;e)監(jiān)理工程進(jìn)度付款審核報表:f)應(yīng)業(yè)主要求提供的其它專題報告;
3、工程管理資料:(1)施工圖紙等設(shè)計(jì)文件;(2)設(shè)計(jì)變更;(3)初步設(shè)計(jì)圖紙等設(shè)計(jì)文件;(4)工程概算、預(yù)算;(5)工程勘察報告;(6)文物普探及問題坑處理報告;(7)深基坑支護(hù)設(shè)計(jì)文件;(8)地基(樁基)檢測報告;(9)設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同;(10)工程招、投標(biāo)文件;(11)工程綜合驗(yàn)收資料;(12)工程竣工驗(yàn)收資料;(13)工程報建報審資料;(14)工程部與公司、監(jiān)理單位、施工單位的工作聯(lián)系單;(15)工程技術(shù)資料發(fā)文記錄;(16)向公司提交的專題報告;(17)結(jié)構(gòu)試驗(yàn)、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像資料等。
二、工程技術(shù)資料編制要求
1、原則工程技術(shù)資料嚴(yán)格按照《建設(shè)工程技術(shù)整編評定統(tǒng)一規(guī)定》進(jìn)行編制并及時歸檔。
2、要求(1)施工單位資料由施工單位按以上《規(guī)定》編制,監(jiān)理單位定期檢查施工資料的質(zhì)量,按標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。(2)監(jiān)理資料嚴(yán)格按監(jiān)理規(guī)范的要求編制。(3)工程管理資料由工程部按相關(guān)規(guī)范、規(guī)定的要求編制。
三、工程竣工資料的審查
1.監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審查施工單位竣工資料的完整性、真實(shí)性。
2.工程部負(fù)責(zé)復(fù)核施工單位資料并審查監(jiān)理單位的竣工資料。
3.經(jīng)監(jiān)理單位、工程部審查的施工單位竣工資料由施工單位送至質(zhì)檢站。
四、竣工資料的報送
1、工程竣工驗(yàn)收后一個月內(nèi),施工單位將竣工資料報送市城建檔案館一套,建設(shè)單位兩套存檔。
2、施工單位憑政府主管部門開具的竣工資料收據(jù),方可與建設(shè)辦理竣工結(jié)算付款手續(xù)。
第3篇 某學(xué)?；ㄌ幓üこ虣n案管理辦法
學(xué)校基建處關(guān)于基建工程檔案管理的辦法(暫行)
基建工程檔案管理是基建管理工作的重要內(nèi)容。基建工程檔案是學(xué)校綜合檔案的重要組成部分,是今后進(jìn)行基建工作和學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)。
基建部門檔案室業(yè)務(wù)上受學(xué)校綜合檔案室的指導(dǎo),按規(guī)定向校檔案室及__市城建檔案館移交完整的檔案材料。
一、基建類檔案是指學(xué)校的基建項(xiàng)目從醞釀、決策到建成交付使用以及改建、擴(kuò)建、抗震、加固、維修等項(xiàng)目的全過程中形成的、對學(xué)校和社會具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。
二、歸檔的基建材料,是國家的寶貴財富,是建設(shè)學(xué)校的歷史記錄,所有的工程技術(shù)人員,都有為建檔、歸檔完善檔案提供資料的義務(wù)。
三、各科室把檔案資料的收集、整理、移交工作列進(jìn)職責(zé)范圍,有專人負(fù)責(zé),作為年終業(yè)績考核內(nèi)容之一。
四、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守崗位責(zé)任制,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務(wù),掌握專業(yè)知識,充分利用微機(jī)管理,保證檔案管理工作有序、高效進(jìn)行。
五、歸檔的綜合管理文件:
1)上級有關(guān)基建工作的文件。
2)基建工作規(guī)章制度。
3)基建工作計(jì)劃、總結(jié)、簡報、大事記。
4)基建工作總體規(guī)劃。
5)基建工作年度、季度總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報表。
6)基建工程財務(wù)預(yù)決算和上級批復(fù)。
7)全校性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖。
8)水、電、氣管道分布圖。
9)地質(zhì)勘察、地形測量材料。
10)綜合性征地文件材料。
11)設(shè)計(jì)院所、室形成的文件材料。
六、歸檔的工程竣工檔案的內(nèi)容
(一) 工程前期及竣工文件材料
1)可行性研究:項(xiàng)目建議書及上級批復(fù)、可行性研究報告、項(xiàng)目評估、環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告、設(shè)計(jì)任務(wù)書。
2)計(jì)劃任務(wù)書及批復(fù)。
3)工程項(xiàng)目申請、批準(zhǔn)文件。
4)征地審批文件(包括拆遷、補(bǔ)償?shù)任募?。
5)規(guī)劃定點(diǎn)文件(包括建筑紅線圖和道路紅線圖)。
6)工程文字審批(附方案圖)文件。
7)設(shè)計(jì)文件:初步設(shè)計(jì),技術(shù)設(shè)計(jì),施工圖設(shè)計(jì),技術(shù)秘密材料,專利文件,設(shè)計(jì)計(jì)算書,關(guān)鍵技術(shù)實(shí)驗(yàn),總體規(guī)劃設(shè)計(jì),設(shè)計(jì)評價,鑒定及審批。
8)建筑設(shè)計(jì)的環(huán)保、消防、防疫等審批文件。
9)規(guī)劃許可證。
10)開工報告表。
11)準(zhǔn)予開工通知書。
12)委托監(jiān)督、工程質(zhì)量監(jiān)督員通知書。
13)承發(fā)包合同或施工合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、決標(biāo)、租賃等到文件、合同會簽單、水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書。
14)與工程有關(guān)的會議紀(jì)要(貫穿全過程)。
15)工程地質(zhì)和水文地質(zhì)勘察報告。
16)預(yù)決算書及審計(jì)文件。
17)竣工報告、及工程竣工驗(yàn)收證明書、質(zhì)量評審材料、驗(yàn)收會議決議文件等。
(二) 各種建筑材料合格證、施工試驗(yàn)報告。
1)鋼材出廠合格證及檢驗(yàn)報告(鋼筋及型鋼)。
2)鋼材焊接檢驗(yàn)報告及焊條合格證、焊工操作證。
3)水泥出廠合格證及復(fù)驗(yàn)報告。
4)磚、砂、石出廠合格證及檢驗(yàn)報告(含保溫材料合格證)、 準(zhǔn)用證。
5)防水材料合格證及試驗(yàn)報告。
6)構(gòu)件出廠合格證及試驗(yàn)報告。
7)外加劑。
8)采暖衛(wèi)生與煤氣工程、設(shè)備出廠合格證、準(zhǔn)用證。
9)電氣工程材料、設(shè)備出廠合格證、準(zhǔn)用證。
10)通風(fēng)與空調(diào)工程材料、設(shè)備出廠合格證、準(zhǔn)用證。
11)土壤試驗(yàn)。
12)砂漿配合比及抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報告。
13)混凝土配合比及抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報告。
14)現(xiàn)場預(yù)應(yīng)力混凝土試驗(yàn)。
15)其他。
(三) 工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、設(shè)計(jì)變更、圖紙會審紀(jì)要、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)、安全措施、施工工藝、定位放線、基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)驗(yàn)收、施工記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
1)圖紙會審。
2)設(shè)計(jì)變更。
3)定位放線。
4)基礎(chǔ)驗(yàn)收。
5)結(jié)構(gòu)驗(yàn)收。
6)地基釬探。
7)樁基施工記錄。
8)結(jié)構(gòu)吊裝、預(yù)制混凝土、樓板安裝記錄。
9)現(xiàn)場預(yù)應(yīng)力施工記錄。
10)沉降觀測記錄。
11)施工測溫記錄。
12)施工放線測量記錄。
13)通風(fēng)道、垃圾道暢通記錄。
14)質(zhì)量事故處理記錄。
15)地基隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
16)基礎(chǔ)隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
17)主體隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
18)樓地面隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
19)屋面隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
20)采暖衛(wèi)生與煤氣隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
21)電氣隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
22)通風(fēng)與空調(diào)隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
23)電梯安裝隱蔽工程驗(yàn)收記錄。
24)工程分項(xiàng)使用功能檢測記錄 ,包括內(nèi)容分四個方面共13項(xiàng):
煙道、樓板堵孔情況檢查記錄。
地漏安裝、廁所、衛(wèi)生間、陽臺地面坡向及滲漏情況檢查記錄。
卷材屋面防水施工檢查記錄。
給水(采暖)管道通水試驗(yàn)記錄。
(排水)管道通水試驗(yàn)記錄。
(排水)管道灌水(雨水)靜壓試驗(yàn)記錄。
散熱器組裝后壓力試驗(yàn)記錄。
給水(采暖)管道系統(tǒng)壓力試驗(yàn)記錄。
照明線路絕緣電阻測試記錄。
普通電氣設(shè)備安裝動態(tài)檢查記錄。
防雷及電器設(shè)備接地電阻測試驗(yàn)收記錄。
防水工程滲漏試驗(yàn)記錄表。
管道通球檢驗(yàn)記錄。
(四)單位工程分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評定表
1)單位工程質(zhì)量評定表(綜合評定表)。
2)單位工程分部質(zhì)量評定匯總表。
3)保
證項(xiàng)目技術(shù)資料核查表。
4)單位工程觀感質(zhì)量評定表。
5)地基與基礎(chǔ)工程質(zhì)量評定表(分部及分項(xiàng))。
6)主體工程質(zhì)量評定表(分部及分項(xiàng))。
7)地面與樓面工程質(zhì)量評定表(分部及分項(xiàng))。
8)門窗工程質(zhì)量評定表(分部及分項(xiàng))。
9)裝飾工程質(zhì)量評定表(分部及分項(xiàng))。
10)屋面工程質(zhì)量評定表(分部及分項(xiàng))。
11)采暖衛(wèi)生與煤氣工程質(zhì)量評定表(分部及分項(xiàng))。
12)電氣工程質(zhì)量評定表(分部及分項(xiàng))。
13)通風(fēng)與空調(diào)工程工程質(zhì)量評定表(分部及分項(xiàng))。
14)電梯安裝工程質(zhì)量評定表(分部及分項(xiàng))
(五) 竣工圖
1)建筑竣工圖。
2)結(jié)構(gòu)竣工圖。
3)給排水竣工圖。
4)采暖竣工圖。
5)電氣竣工圖。
6)通風(fēng)與空調(diào)竣工圖
(六) 與工程有關(guān)的各種聲像材料(注明文字說明、工程名稱、地點(diǎn)、時間、施工部位等)及其他材料。
七、資料的移交工作必須建立健全手續(xù),資料的名稱、份數(shù)、頁數(shù)登記造冊,移交時填寫移交表,一式兩份,雙方簽字。重要材料移交表須經(jīng)移交部門科長審核簽字確認(rèn)。各科室及檔案室分別保管備查。
1、單項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后,三個月內(nèi)由工地代表將該項(xiàng)工程的檔案材料移交給檔案室,由檔案室按規(guī)定組卷,上交校檔案室和上級檔案館。
2、其他應(yīng)歸檔的資料,必須及時移交,全部資料要在下年度的一月十五日前移交給檔案室。
3、歸檔資料必須是原件,使用復(fù)印件必須注明原件存放地點(diǎn),一般工程前期及竣工圖歸檔兩份,其他一份,重要工程應(yīng)在施工前確定歸檔份數(shù),一般歸檔兩份以上。
4、歸檔材料移交要全面及時,負(fù)責(zé)移交人員應(yīng)對文件內(nèi)容進(jìn)行檢查,做到內(nèi)容真實(shí)、無遺漏,單項(xiàng)工程各工地代表負(fù)責(zé)對由施工單位移交的材料依照前歸檔內(nèi)容進(jìn)行檢查。
5、竣工圖必須使用新藍(lán)圖繪制,按規(guī)定加蓋“竣工圖”標(biāo)志,并如實(shí)填寫內(nèi)容。
6、歸檔材料必須字跡清晰端正,圖紙清楚,紙張優(yōu)良,書寫一律用碳素墨水,以利長久保存。
7、檔案管理人員按規(guī)定對所收集的檔案資料進(jìn)行排列、組卷、編目、裝訂。向上級檔案室部門移交的文件,如在日常工作中有查閱利用價值,檔案室應(yīng)復(fù)印存留,以提高利用率。
8、校內(nèi)外單位或個人,查閱檔案資料時,須經(jīng)科長以上領(lǐng)導(dǎo)同意方可查閱相關(guān)資料,檔案室作好查閱記錄。
9、查閱利用檔案,一般在檔案室內(nèi)進(jìn)行,歸檔資料一般不外借。確須借出時,須經(jīng)科以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可辦理借出手續(xù),并規(guī)定三日內(nèi)歸還,檔案室作好借閱登記(注明借閱人姓名、單位、聯(lián)系電話等)。
10、對所借檔案資料,要妥善保護(hù),不得轉(zhuǎn)借、不得拆卷、抽頁、剪裁、涂改、眉批、污損,借閱期間發(fā)生的一切問題由借閱人負(fù)責(zé)。
11、對借還的檔案資料,檔案管理人員要進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)、檢查和驗(yàn)收,無誤后方可歸檔,如發(fā)現(xiàn)問題,及時查明原因,上報領(lǐng)導(dǎo)。
12、對過期不還者,檔案室人員有責(zé)任催還,對故意不還者,應(yīng)上報領(lǐng)導(dǎo)加以解決。
13、按有關(guān)規(guī)定確定檔案資料密級及保管期限,經(jīng)鑒定需銷毀的檔案資料,必須編造銷毀清冊,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。
14、檔案室要作好防盜、防火、防蟲、防曬、防鼠、防塵、防霉、防有害氣體等“八防”工作,嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。
15、存放檔案櫥俱排列合理整齊,并保持清潔衛(wèi)生。
16、對保管的全部資料,每半年進(jìn)行一次清點(diǎn)核對,發(fā)現(xiàn)破損檔案應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制。
17、檔案室有關(guān)人員應(yīng)經(jīng)常檢查和清除可能發(fā)生事故的隱患。
18、檔案管理人員在調(diào)換工作時,對所管檔案要辦理交接手續(xù),離職后對需保密材料內(nèi)容不得泄露。
19、檔案管理人員應(yīng)對在冊檔案資料按一定題目選材、加工、排列、組合編制各種參考資料,提高檔案工作管理水平。
第4篇 鐵路公司工程檔案管理辦法
__ __ 鐵路有限責(zé)任公司工程檔案管理辦法(暫行)第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)工程檔案管理,有效保護(hù)和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)法律法規(guī),特制定工程檔案管理辦法(暫行)。
第二條 本辦法所稱的工程檔案,是指工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀(jì)錄。
第三條 工程檔案分工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件。
(一) 工程準(zhǔn)備階段文件:工程建設(shè)開工之前,在立項(xiàng)、審批、勘察、評估、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。
(二) 監(jiān)理文件:工程監(jiān)理單位在工程設(shè)計(jì)、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。
(三) 施工文件:工程施工單位在工程施工過程中形成的文件件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。
(四) 竣工圖:工程竣工驗(yàn)收后,真實(shí)反映工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣。
(五) 竣工驗(yàn)收文件:建設(shè)工程竣工驗(yàn)收活動中形成的文件及會議記錄、紀(jì)要、合同、協(xié)議等。
第四條 工程檔案的類型:
(一) 紙質(zhì)載體:以紙張為基礎(chǔ)的載體形式。
(二) 縮微品載體:以膠片為基礎(chǔ),利用縮微技術(shù)對工程資料進(jìn)行保存的載體形式。
(三) 光盤載體:以光盤為基礎(chǔ),利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對工程資料進(jìn)行存儲的形式。
(四) 磁性載體:以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎(chǔ),對工程資料的電子文件、聲音、圖象進(jìn)行存儲的形式。
第五條 工程檔案管理部門必須對工程檔案進(jìn)行依法管理、有效保護(hù)、積極開發(fā)檔案信息資源,確保工程檔案的完整、安全、規(guī)范。第二章 檔案管理部門及其職責(zé)
第六條 公司綜合管理部門負(fù)責(zé)公司工程檔案的管理工作。其主要職責(zé)如下:
(一) 貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和各項(xiàng)方針政策。
(二) 制定檔案管理工作的規(guī)章制度,并組織實(shí)施、推行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。
(三) 對檔案的日常管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
(四) 集中管理檔案,維護(hù)檔案的完整和安全,開展檔案的利用工作,做好檔案的鑒定和編目。
(五) 對工程建設(shè)過程中各類文件的形成和積累進(jìn)行監(jiān)督、催辦,并指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)的工程檔案的及時歸檔和日常管理、臨時借閱。
(六) 對檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
第七條 各業(yè)務(wù)部門的檔案管理職責(zé):
(一) 項(xiàng)目前期工作部門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目準(zhǔn)備階段(工程建設(shè)動工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。
(二) 工程技術(shù)部門負(fù)責(zé)工程建設(shè)過程中監(jiān)理、施工、竣工等階段(工程建設(shè)動工后)形成的工程文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。
(三) 合同管理部門負(fù)責(zé)工程前期準(zhǔn)備階段和建設(shè)過程中形成工程合同的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負(fù)責(zé)。
第八條 工程檔案的原件必須移交公司檔案管理部門歸檔,各業(yè)務(wù)部門不得留存或拒絕(超期)歸檔第三章 檔案的管理
第八條 工程檔案應(yīng)按照國家檔案的分類規(guī)則,所有的工程文件,由檔案管理部門催辦、各業(yè)務(wù)部門收集整理,按照文件形成后7日內(nèi)完成移交歸檔的要求辦理。列入工程檔案分類管理的檔案目錄如下:
(一) 工程準(zhǔn)備階段文件
1、 工程立項(xiàng)及審批文件。
2、 工程勘察、評估、測繪、設(shè)計(jì)文件。
3、 建設(shè)用地、征地、拆遷文件。
4、 招投標(biāo)文件及合同。
5、 工程開工審批文件。
6、 財務(wù)文件(工程投資估算材料、工程設(shè)計(jì)概算材料、施工圖概算材料、施工預(yù)算等)。
7、 工程建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人。
8、 工程準(zhǔn)備階段形成的其他文件。
(二) 監(jiān)理文件
(三) 施工文件
1、 施工技術(shù)準(zhǔn)備文件。
2、 施工現(xiàn)場準(zhǔn)備文件。
3、 工程圖紙變更記錄。
4、 施工材料質(zhì)量證明文件及復(fù)驗(yàn)報告。
5、 施工實(shí)驗(yàn)記錄。
6、 隱蔽工程檢查記錄。
7、 施工紀(jì)錄。
8、 工程質(zhì)量事故處理記錄。
9、 工程質(zhì)量檢查記錄。
(四) 竣工圖
(五) 竣工驗(yàn)收文件
1、 工程竣工總結(jié)。
2、 竣工驗(yàn)收記錄。
3、 財務(wù)文件。
4、 聲像、微縮、電子檔案。
第九條 工程檔案編制質(zhì)量要求:
(一) 歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
(二) 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。
(三) 工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合。
(四) 工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料(如碳素墨水、藍(lán)黑墨水)。
(五) 工程文件應(yīng)字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
(六) 工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為a4幅面(297mm_210mm);圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。
(七) 工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張;圖紙采用計(jì)算機(jī)出圖,出圖必須清晰,不得使用計(jì)算機(jī)所出圖紙的復(fù)印件。
(八) 所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。
(九) 利用施工圖改繪的竣工圖,必須標(biāo)明變更修改依據(jù);凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。
(十) 不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊稱a4幅面,圖標(biāo)欄露在外面。(十一)工程檔案的照片(含底片)及聲像檔案,要求圖像清晰,聲音清楚,文字說明準(zhǔn)確。
第十條 工程檔案的組卷要求:
(一) 組卷原則
1、 工程準(zhǔn)備階段文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。
2、 監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
3、 施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
4、 竣工圖按單位工程、專業(yè)等組卷。
5、 竣工驗(yàn)收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。
(二) 組卷的原則、要求和卷內(nèi)排列、編目、目錄編制、封面等按《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十一條 工程檔案的保存價值、鑒定和保管期限確定,銷毀失去保存價值的檔案,必須依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》確定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法進(jìn)行。
第十二條 工程檔案的借閱實(shí)行審批登記制。借閱人(公司內(nèi)部業(yè)務(wù)部門)在借閱前到檔案管理部門填寫檔案借閱審批單(注明借閱原因、借閱期限、是否復(fù)印等),經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批,檔案管理人員進(jìn)行借閱登記后,方可借閱。公司外部人員借閱工程檔案的,由公司業(yè)務(wù)部門填寫檔案借閱審批單,按上述程序辦理,但審批單必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽批。
第十三條 借閱檔案由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)限期收回。
第十四條 對違反本規(guī)定,在檔案管理過程中弄虛作假、失職瀆職等行為,一經(jīng)查證屬實(shí),對責(zé)任人一律解聘或除名。給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的,由責(zé)任人依法賠償。構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。
第十五條 本辦法(暫行)由河南__ __ 鐵路有限責(zé)任公司負(fù)責(zé)解釋,自印發(fā)之日起試行。
