分公司采購管理制度匯編(3篇)

分公司采購管理制度是企業(yè)運營中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它旨在規(guī)范采購行為，確保資源的有效利用，降低運營成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。該制度通過設(shè)定明確的采購流程、職責(zé)分工和監(jiān)督機(jī)制，防止貪污腐敗，保障采購的透明度和公正性，同時也有助于維護(hù)公司的品牌形象和市場競爭力。

包括哪些方面

1. 采購政策：明確采購的總體原則，如公平競爭、性價比優(yōu)先、合規(guī)合法等。

2. 采購流程：詳細(xì)規(guī)定從需求提出到合同簽訂的每個步驟，包括供應(yīng)商選擇、價格談判、合同審批等。

3. 職責(zé)分配：明確采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等在采購過程中的角色和責(zé)任。

4. 供應(yīng)商管理：規(guī)定供應(yīng)商的資質(zhì)審核、績效評估和合作關(guān)系維護(hù)。

5. 質(zhì)量控制：設(shè)立質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保采購商品或服務(wù)滿足公司要求。

6. 風(fēng)險管理：識別并預(yù)防采購過程中可能出現(xiàn)的法律、財務(wù)和供應(yīng)鏈風(fēng)險。

7. 審計與監(jiān)督：設(shè)定內(nèi)部審計機(jī)制，定期檢查采購活動的合規(guī)性。

重要性

1. 合規(guī)經(jīng)營：采購管理制度能確保所有采購活動符合法律法規(guī)，避免潛在的法律糾紛。

2. 成本控制：通過制度化管理，可以有效控制采購成本，提高資金使用效率。

3. 品質(zhì)保證：嚴(yán)格的采購流程能確保采購物品或服務(wù)的質(zhì)量，進(jìn)而提升產(chǎn)品或服務(wù)的整體質(zhì)量。

4. 供應(yīng)鏈穩(wěn)定：良好的供應(yīng)商管理能建立穩(wěn)定的供應(yīng)鏈關(guān)系，減少供應(yīng)中斷的風(fēng)險。

5. 企業(yè)形象：透明公正的采購制度有助于塑造企業(yè)的良好形象，增強(qiáng)市場信任度。

方案

1. 制度制定：由總部主導(dǎo)，結(jié)合分公司實際情況，制定符合法規(guī)且適應(yīng)市場需求的采購管理制度。

2. 培訓(xùn)執(zhí)行：組織全員培訓(xùn)，確保員工了解并理解制度，強(qiáng)化合規(guī)意識。

3. 信息化建設(shè)：引入采購管理系統(tǒng)，自動化處理采購流程，提高效率，減少人為錯誤。

4. 績效考核：將制度執(zhí)行情況納入員工績效考核，激勵遵守制度的行為。

5. 持續(xù)優(yōu)化：定期評估制度效果，根據(jù)反饋和市場變化適時調(diào)整和完善。

通過以上方案，分公司采購管理制度將得以有效實施，為公司的長期發(fā)展提供堅實的基礎(chǔ)。

分公司采購管理制度范文

第1篇 物業(yè)分公司采購管理工作程序

物業(yè)分公司采購管理程序

總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)按《采購管理程序》對本公司的采購活動進(jìn)行控制,保證所采購的物資或服務(wù)符合要求。

1.總經(jīng)理辦公室為保證所采購用于服務(wù)的物資、材料符合要求;應(yīng)向采購人員明確采購要求,確保采購活動處于受控狀態(tài)。應(yīng)包括:

a.對所采購的物資、材料指定品牌。

b.明確所采購物資、材料名稱、數(shù)量、型號、價格。

c.如果可行也可以指定那些質(zhì)量可靠、信譽(yù)好、價格合理的零售商為我們的合格分供方。

以上要求必須文件化。

2.各部門在采購分供方的服務(wù)時,首先應(yīng)對分供方的能力能夠滿足我們要求進(jìn)行評估,只有確認(rèn)分供方有能力滿足我們要求時,才能把他們做為我們合格分供方為我們提供服務(wù)。

3.采購合格服務(wù)活動時,必須向合格方供方明確我們的要求,而且這些要求必須是書面文件化的。

4.采購合同、文件只有經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)后方能生效執(zhí)行。

5.對采購的物資、材料、服務(wù)按《采購管理程序》進(jìn)行驗收。

第2篇 分公司采購管理規(guī)定范例

分公司采購管理規(guī)定

分公司物資的采購,執(zhí)行先申請后執(zhí)行的原則,物資需求部門應(yīng)事先填寫采購申請單,報送公司分管部門審批后,轉(zhuǎn)交采購部門采購。

一、商品采購

1、各營業(yè)終端根據(jù)銷售、庫存情況填寫采購申請單,報送分公司領(lǐng)導(dǎo)審批,超過一定金額的采購送總公司總裁審批;

2、采購部門根據(jù)審批后的采購申請單整理、匯總后采購;

3、采購部門聯(lián)系供應(yīng)商,進(jìn)行詢價、洽談、簽訂采購合同,上報審批,最后下單采購;

4、采購商品送到營業(yè)終端后,各營業(yè)終端倉管員應(yīng)及時根據(jù)供應(yīng)商的隨貨同行單和分公司的發(fā)貨單驗收商品,并簽字。直營店倉管員再根據(jù)隨貨同行單、分公司發(fā)貨單、驗收情況登記庫存商品進(jìn)銷存表,而后將簽字后的分公司發(fā)貨單每周整理一次寄給采購部,加盟店將簽字確認(rèn)后的分公司發(fā)貨單傳真給采購部。采購部再根據(jù)直營店或加盟店簽收的情況在供應(yīng)商的送貨單上簽收,復(fù)印一份留存,一份傳真給供應(yīng)商,而后將原件轉(zhuǎn)給財務(wù)入賬;

5、各營業(yè)終端若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或供應(yīng)商隨貨同行單、分公司發(fā)貨單與實際商品不相符的,應(yīng)及時通知采購部門,得到處理意見后辦理入庫;

6、采購部門根據(jù)采購合同,填寫付款申請單,報部門主管審核后,轉(zhuǎn)給財務(wù)審核,然后報送給有審批權(quán)限的公司領(lǐng)導(dǎo)審批;

7、采購部門負(fù)責(zé)取得供應(yīng)商發(fā)票,并轉(zhuǎn)交給財務(wù)。

二、其他物資采購

1、分公司購置固定資產(chǎn)(單價在2000以上或it設(shè)備單價在1000元以上)的采購申請單,應(yīng)上報總公司領(lǐng)導(dǎo)審批方可采購。固定資產(chǎn)采購之后,分公司行政人員應(yīng)驗收、登記,收取保修卡等相關(guān)資料,并督促相關(guān)人員填寫設(shè)備驗收和領(lǐng)用單,附在報銷或付款申請單后。固定資產(chǎn)領(lǐng)用人發(fā)生變更的,行政部門應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督固定資產(chǎn)移交,并填寫移交單,報送一份給財務(wù)部備案;

2、其他零星的采購均需填寫采購申請單,報送審批后方可采購;

3、所有的采購均要有相關(guān)人員的驗收,并注明收到商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、日期等信息,并簽名;

4、采購人員根據(jù)手續(xù)完整的單據(jù),填寫費用報銷單或付款申請單,辦理報銷或付款手續(xù)。

第3篇 某物業(yè)分公司采購與分包管理程序

物業(yè)分公司采購與分包管理程序

1總則

1.1嚴(yán)格規(guī)范物業(yè)服務(wù)過程中的采購及業(yè)務(wù)分包,不僅是保證物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、維護(hù)ee物業(yè)服務(wù)品牌的基本要求,也是有效控制物業(yè)服務(wù)成本,倡導(dǎo)廉潔自律的重要舉措,各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定,確保采購及業(yè)務(wù)分包活動公開、有序地進(jìn)行。

1.2根據(jù)管理公司《ee地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》規(guī)定,結(jié)合物業(yè)管理企業(yè)的實際情況,各物業(yè)分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務(wù),必須納入招標(biāo)系統(tǒng)進(jìn)行控制,包括但不限于:

a)物料、設(shè)備采購;

b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增);

c)服務(wù)分包等。

2相關(guān)職責(zé)界定

2.1物業(yè)分公司負(fù)責(zé)供方管理、物料采購及服務(wù)分包的計劃制訂和具體實施,以及

20萬元以下的招標(biāo)工作。

2.2項目所在公司負(fù)責(zé)組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標(biāo)工作。

2.350萬元(含)以上的招標(biāo)項目按《au_地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.4管理公司物業(yè)管理部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督項目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。

3供方管理

3.1供方合格評定準(zhǔn)則

3.1.1為確保供方提供的物料或服務(wù)滿足規(guī)定要求,所有物料采購和服務(wù)分包必須首先進(jìn)行供方合格評定。

3.1.2產(chǎn)品供方合格評定標(biāo)準(zhǔn)包括(但不限于):

a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照,合法經(jīng)營;

b)有資質(zhì)證書;

c)固定的營業(yè)地點;

d)充足的供貨資源;

e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質(zhì)量證明憑據(jù);

f)合理的產(chǎn)品價位;

g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達(dá)到98%以上;

h)供貨及時性達(dá)到95%以上;

i)對不合格品能及時退換的良好售后服務(wù)等。

3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強(qiáng)的供暖等)服務(wù)部門沒有可供選擇的余地,但對其單位架構(gòu)、相關(guān)人員情況、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)特殊規(guī)定等亦應(yīng)進(jìn)行了解,以便與其配合達(dá)到滿足服務(wù)的需求。

3.1.4可供選擇的服務(wù)(工程)供方,其合格評定標(biāo)準(zhǔn)包括(但不限于):

a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點;

b)滿足服務(wù)項目的能力;

c)良好的社會信譽(yù);

d)合理的承包價格;

e)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量,及跟蹤服務(wù)的有效性和及時性。

3.2供方合格評定方法

3.2.1業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集供方基本信息,根據(jù)供方的資質(zhì)等級、技術(shù)力量、設(shè)備條件等方面進(jìn)行供方初評,至少應(yīng)評審供方以下幾個方面的優(yōu)勢:

a)質(zhì)量、性能及其穩(wěn)定性;

b)價格;

c)信譽(yù)--履約信譽(yù)與社會信譽(yù)度;

d)售后服務(wù);

e)付款方式;

f)交貨方式、交貨周期;

g)公共關(guān)系;

h)品牌;

i)供方內(nèi)部運作狀況;

3.2.2業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)填寫《供方合格評定審批表》,記錄對上述評審結(jié)論。品

質(zhì)部負(fù)責(zé)復(fù)核,并重點對供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質(zhì)證明等進(jìn)行驗證,其營業(yè)執(zhí)照的項目范圍和特殊行業(yè)資質(zhì)證明必須合法有效。

3.2.3經(jīng)初評合格的供方,在可行時應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門組織相關(guān)部門人員進(jìn)行現(xiàn)場考察,現(xiàn)場考察人員中必須包括品質(zhì)部派出的人員。

3.2.4現(xiàn)場考察主要內(nèi)容是考察供方的營業(yè)地點、公司規(guī)模等,必要時對其所承包的項目進(jìn)行考察核實,以確定其承包業(yè)務(wù)能力和社會的信譽(yù)程度。

3.2.5現(xiàn)場考察評估通過后,業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂現(xiàn)場考察報告,并由考察人員會簽。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)將現(xiàn)場考察報告,連同《供方合格評定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。

3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質(zhì)部負(fù)責(zé)列入《合格供方名錄》,并分發(fā)至業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門執(zhí)行。

3.3合格供方的監(jiān)督評估

3.3.1物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)建立合格供方檔案,并適時更新。合格供方檔案的內(nèi)容包括(不限于)以下信息:

a)供方的名稱、注冊地址;

b)評審結(jié)果和記錄;

c)供方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

d)資質(zhì)等級證書;

e)質(zhì)量保證書;

f)其他證明材料。

3.3.2物業(yè)分公司品質(zhì)部負(fù)責(zé)組織業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門對合格供方的履約表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)督評估,根據(jù)不同類型供方采用適當(dāng)?shù)脑u估周期和方式,包括:

a)對常用物料的合格供方每半年進(jìn)行一次綜合的監(jiān)督評估;

b)對提供長期連續(xù)服務(wù)的供方應(yīng)每季度進(jìn)行一次綜合評估;

c)對提供一次性服務(wù)或一次性工程的供方,應(yīng)在合同執(zhí)行完后一個月內(nèi)完成供方監(jiān)督評估。

3.3.3物業(yè)分公司在進(jìn)行合格供方監(jiān)督評估時,可參照管理公司《供方合格評定與

監(jiān)督評估指引》的規(guī)定執(zhí)行,并形成《合格供方監(jiān)督評估表》。

3.3.4合格供方監(jiān)督評估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等,尤其應(yīng)注意對以下內(nèi)容的評估:

a)掌握供方內(nèi)部管理的狀況;

b)供方產(chǎn)品價格的變化;

c)社會信譽(yù)的變化;

d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤;

e)其他應(yīng)當(dāng)跟蹤管理的要素。

3.3.5合格監(jiān)督評估所引起的任何必要措施由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)實施,品質(zhì)部對措施實施情況進(jìn)行跟蹤驗證,并形成跟蹤記錄。

4招標(biāo)工作程序

4.1招標(biāo)項目立項

4.1.1招標(biāo)項目由物業(yè)分公司各業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計劃提出,計劃內(nèi)的招標(biāo)項目可直接編制招標(biāo)文件。非計劃內(nèi)的招標(biāo)項目由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門擬定招標(biāo)計劃,必須按上述第2條規(guī)定的權(quán)限履行報批手續(xù)。

4.1.2招標(biāo)計劃的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于):招標(biāo)內(nèi)容、成本估算額、招標(biāo)方式、招標(biāo)文件編制時間、資格評審時間、發(fā)標(biāo)日期、進(jìn)場時間等。

4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)擬訂招標(biāo)文件,招標(biāo)文件的內(nèi)容應(yīng)包括(但不限于):

a)招標(biāo)人(公司)簡介,包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等;

b)招標(biāo)項目簡介,包括項目內(nèi)容、項目要求等;

c)對投標(biāo)人及投標(biāo)書的要求,包括投標(biāo)人的資格、投標(biāo)書的格式、主要內(nèi)容等;

d)評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及方法;

e)評標(biāo)活動方案,包括招標(biāo)組織機(jī)構(gòu),開標(biāo)時間及地點等;

f)其他事項的說明。

4.1.4擬訂招標(biāo)文件的其它具體要求按管理公司《au_地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.1.5招標(biāo)文件的審批權(quán)限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實際操作中招標(biāo)計劃、招標(biāo)

小組、招標(biāo)文件及擬邀請投標(biāo)單位的資格審查可同步報批。

4.2成立招標(biāo)小組

4.2.1每個招標(biāo)項目均必須根據(jù)招標(biāo)項目的特點成立招標(biāo)小組,負(fù)責(zé)整個招標(biāo)工作。原則上與投標(biāo)單位有利害關(guān)系的人員不得作為招標(biāo)小組成員。

4.2.2招標(biāo)小組人數(shù)必須為奇數(shù),且不少于3人。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、品質(zhì)部經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)為招標(biāo)小組成員,全過程參與招標(biāo)工作。

4.2.3在整個招標(biāo)過程中,每次評審招標(biāo)小組成員出席人數(shù)不得少于總?cè)藬?shù)的2/3。

4.3投標(biāo)單位確定

4.3.1物業(yè)分公司招標(biāo)一般宜采用邀請招標(biāo)方式,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集相關(guān)供方信息,由招標(biāo)小組審查確定擬邀請投標(biāo)單位。

4.3.2各類招標(biāo)項目預(yù)選投標(biāo)單位應(yīng)不少于三家。投標(biāo)單位應(yīng)優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇,合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時,才可從其它推薦途徑選擇投標(biāo)單位。投標(biāo)單位的資格預(yù)審應(yīng)遵循以下規(guī)定:

a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標(biāo)資格;

b)未列入公司《合格供方名錄》的單位,應(yīng)按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評定合格后才能作為擬邀請的投標(biāo)單位;

c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位,兩年內(nèi)不得參與投標(biāo)。

4.4發(fā)標(biāo)

4.4.1招標(biāo)文件的發(fā)放、現(xiàn)場踏勘和答疑由招標(biāo)小組負(fù)責(zé)組織,公司各部門視實際需要指派人員配合,但至少應(yīng)保證同時有來自不同部門的二人參加。

4.4.2招標(biāo)文件發(fā)放、現(xiàn)場踏勘、招標(biāo)答疑均應(yīng)形成書面記錄,其中招標(biāo)答疑記錄應(yīng)作為招標(biāo)文件的補(bǔ)充附件一并發(fā)給投標(biāo)單位。

4.5開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)

4.5.1招標(biāo)小組主持開標(biāo)工作,現(xiàn)場拆封,該過程應(yīng)形成書面記錄,參加開標(biāo)的全體人員簽字確認(rèn)。

4.5.2開標(biāo)后招標(biāo)小組組織相關(guān)人員進(jìn)行標(biāo)書的分析,以便進(jìn)一步的評標(biāo)定標(biāo)工作。

4.5.3招標(biāo)小組組長主持招標(biāo)項目的評標(biāo)工作,招標(biāo)小組全體人員參加,實際人數(shù)

不少于3人。

4.5.4各類專業(yè)的評標(biāo)工作均必須遵循管理公司《au_地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,經(jīng)招標(biāo)小組評標(biāo),并將評標(biāo)結(jié)果按規(guī)定權(quán)限(上述第2條)報批后確定中標(biāo)單位。

4.5.5確定中標(biāo)單位后3日內(nèi),招標(biāo)小組向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書,并將中標(biāo)結(jié)果以書面形式通知其他投標(biāo)單位。

4.6合同簽訂及招標(biāo)文檔管理

4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定,組織內(nèi)部的合同評審過程,并與中標(biāo)單位進(jìn)行合同洽談,簽訂正式采購或分包合同。

4.6.2招標(biāo)過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)整理成冊,并在正式合同簽訂后一個月內(nèi)移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。

5物料采購

5.1物料定額標(biāo)準(zhǔn)

5.1.1各物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)物業(yè)服務(wù)實際需要,明確各類材料、部件、工具、用品及小型設(shè)備的基本庫存量,包括工程設(shè)備維護(hù)所需的備品備件,建立物料庫存量標(biāo)準(zhǔn)及部門或個人使用工具的配備標(biāo)準(zhǔn),編制《物業(yè)采購分類明細(xì)表》,經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

5.1.2《物料采購分類明細(xì)表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據(jù)之一,物業(yè)分公司行政人事部部應(yīng)每半年一次組織各部門對《物業(yè)采購分類明細(xì)表》進(jìn)行評審更新,并報本公司總經(jīng)理審批。

5.2年度采購計劃

5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標(biāo)準(zhǔn)、各類工作人員數(shù)量,及各單位自然狀況等信息,制定年度物料采購計劃,報總經(jīng)理審批。

5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預(yù)算的依據(jù)之一,在年度采購計劃執(zhí)行過程中,因業(yè)務(wù)變化或其它因素導(dǎo)致年度采購計劃調(diào)整時,必須相應(yīng)調(diào)整公司年度收支預(yù)算計劃,并報項目所在公司審批。

5.3月度采購計劃

5.3.1每月固定消耗的常用物料,例如勞保用品、清潔用品、易損備件(燈管、鎮(zhèn)

流器、窗把手、水龍頭、電話線)等的月度補(bǔ)充計劃,由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。

5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要,結(jié)合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃,說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求,須說明),經(jīng)本公司財務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后,于每月25日前報行政人事部。

5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補(bǔ)充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃,于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。

5.4計劃采購實施

5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標(biāo)范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定,通過招標(biāo)選擇采購供方。不屬于招標(biāo)范圍的采購必須從經(jīng)批準(zhǔn)的《合格供方名錄》選擇,未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評定合格后方可選擇。

5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行,凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進(jìn)貨驗收合格后付款。

5.4.3對簽訂長期供貨合同,分批供貨的采購項目,行政人事部采購人員應(yīng)以書面形成發(fā)出采購訂單,特殊情況下口頭提出的采購訂單應(yīng)予以記錄。

5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個以上的物料時,一般應(yīng)通知合格供應(yīng)商送貨上門。

5.4.5行政人事部采購人員應(yīng)及時組織進(jìn)貨的驗收入庫手續(xù),具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。

5.5零星、應(yīng)急物料的申購

5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少,且沒有庫存的物料。應(yīng)急物料是指突發(fā)性急用,且沒有庫存的物料。

5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行:

a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》,說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量,并交部門經(jīng)理(管

理處主任)審核;

b)《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交財務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理審批;

c)經(jīng)審批的《零星(應(yīng)急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。

5.5.3緊急情況下的非常用物料采購,可以采取緊急措施在供方處對實物質(zhì)量進(jìn)行驗證后自行購買,但在購買后須按上述要求補(bǔ)辦緊急采購手續(xù)。

5.6物料采購時效

5.6.1常用物料采購原則上應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

5.6.2特殊物料的采購原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

5.6.3零星物料的采購原則上應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

5.6.4緊急物料的采購原則上應(yīng)在3個小時內(nèi)完成,特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

6物料保管

6.1各物業(yè)分公司應(yīng)建立物料管理程序,明確規(guī)定物料進(jìn)貨驗收、入庫、儲存保管及領(lǐng)用出庫的管理責(zé)任、方法和控制要求。

6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進(jìn)貨驗收,確認(rèn)符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應(yīng)設(shè)置物料貯存?zhèn)}庫,將各類物料分區(qū)存放,做到擺放整齊、標(biāo)識明確,防止物料損壞、變質(zhì)或丟失。其中,有毒有害化學(xué)物資必須隔離存放,并做好防護(hù)措施。

6.3物料進(jìn)、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù),入庫物料應(yīng)經(jīng)驗收合格,出庫物料應(yīng)辦理領(lǐng)用審批和簽收手續(xù)。

6.4各類物料應(yīng)按種類、規(guī)格分別列賬,逐次記錄進(jìn)、出明細(xì),并每月盤點一次,確保各項物料賬物相符。

6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領(lǐng)用的物料,在班組內(nèi)的領(lǐng)用也應(yīng)建立相應(yīng)的記錄,并由領(lǐng)用人簽收。

7服務(wù)(工程)分包

7.1物業(yè)分公司的服務(wù)分包應(yīng)在《物業(yè)管理方案》中予以明確,經(jīng)項目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時決定的服務(wù)分包,按本手冊第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權(quán)限,2萬元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批,超過2萬元的報項目所在公司總經(jīng)理審批。

7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務(wù)應(yīng)明確質(zhì)量要求,包括服務(wù)范圍、作業(yè)方式與內(nèi)容、服務(wù)過程及效果評價方法等,并作為分包合同必需附件。

7.3物業(yè)分公司應(yīng)根據(jù)本手冊的規(guī)定,明確分包服務(wù)監(jiān)管責(zé)任部門(人員)對分包服務(wù)執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評估,并針對不同類型的分包服務(wù)采用適當(dāng)?shù)目刂品椒?包括(不限于):

a)針對長期連續(xù)分包業(yè)務(wù)(如清潔、綠化等),應(yīng)根據(jù)分包合同要求制定相應(yīng)的管理規(guī)定,對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行連續(xù)監(jiān)控;

b)針對周期性的分包業(yè)務(wù)(如:消殺、電梯保養(yǎng)等),由監(jiān)管責(zé)任部門負(fù)責(zé)指派專責(zé)人員進(jìn)行監(jiān)理,并要求服務(wù)供方提供每次業(yè)務(wù)執(zhí)行報告,監(jiān)管人員跟蹤確認(rèn);

c)針對一次性的分包服務(wù)或一次性維修工程,根據(jù)實際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案,并由監(jiān)管責(zé)任部門負(fù)責(zé)指派專人進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。

7.4物業(yè)分公司所有分包服務(wù)監(jiān)視和評估均應(yīng)形成書面記錄,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時要求服務(wù)供方進(jìn)行整改,相關(guān)整改過程和結(jié)果確認(rèn)均應(yīng)形成書面記錄。

8相關(guān)文件與記錄

8.1管理公司《ee地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》6.3節(jié)《招投標(biāo)管理》

8.2wdwy-fr-mm6201供方合格評定表

8.3wdwy-fr-mm6202合格供方名錄

8.4wdwy-fr-mm6203合格供方監(jiān)督評估表

8.5wdwy-fr-mm6204招標(biāo)工作計劃

8.6wdwy-fr-mm6205招標(biāo)文件審批表

8.7wdwy-fr-mm6206評標(biāo)、定標(biāo)審批表

8.8wdwy-fr-mm6207物料采購計劃