人力檔案管理制度3篇

有哪些

人力檔案管理制度主要包括以下幾個核心組成部分：

1. 檔案收集與建立

2. 檔案管理與更新

3. 檔案安全與保密

4. 檔案查閱與使用

5. 檔案存檔與銷毀

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案收集與建立： - 新員工入職時，應(yīng)提供完整個人信息，包括但不限于身份證件、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷等，由人力資源部門負(fù)責(zé)整理歸檔。 - 員工在職期間，如發(fā)生職務(wù)變動、培訓(xùn)經(jīng)歷、績效評估等情況，應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容。

2. 檔案管理與更新： - 檔案應(yīng)按照員工編號有序存放，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，確保信息一致。 - 定期進(jìn)行檔案清理，核實(shí)信息準(zhǔn)確無誤，過期或無效文件及時處理。

3. 檔案安全與保密： - 檔案存儲區(qū)域應(yīng)設(shè)有門禁系統(tǒng)，只有授權(quán)人員方可進(jìn)入。 - 嚴(yán)格遵守?cái)?shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)，員工個人隱私信息不得泄露，違規(guī)者將受紀(jì)律處分。 - 對電子檔案進(jìn)行加密存儲，定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

4. 檔案查閱與使用： - 員工本人有權(quán)查閱自己的檔案，需提前申請，由人力資源部門安排。 - 其他部門需要查閱檔案時，須經(jīng)部門主管和人力資源部門雙重審批，且只能在指定區(qū)域內(nèi)查看。

5. 檔案存檔與銷毀： - 離職員工的檔案應(yīng)在離職后一年內(nèi)存檔，超過期限未有爭議的可進(jìn)行銷毀，但重要記錄需永久保存。 - 銷毀檔案需由兩人以上共同執(zhí)行，并記錄銷毀清單，確保合規(guī)。

上墻內(nèi)容

1. “尊重個人隱私，檔案管理嚴(yán)格保密?！?

2. “檔案更新及時，確保信息準(zhǔn)確?！?

3. “未經(jīng)許可，嚴(yán)禁私自查閱他人檔案。”

4. “離職檔案一年后無異議，方可銷毀?！?

5. “檔案安全，人人有責(zé)，違規(guī)必究?！?/p>

以上人力檔案管理制度旨在維護(hù)公司與員工的合法權(quán)益，確保人力資源管理的規(guī)范性和有效性。各部門需嚴(yán)格遵守，如有違反，將依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

人力檔案管理制度范文

第1篇 某公司人力檔案管理制度

f公司人力檔案管理制度

1、檔案管理的目的:

1.1真實(shí)記錄員工各方面情況,作好動態(tài)的跟蹤把握,為人事運(yùn)用提供參考;

1.2保證人事信息,以備查閱;

2、檔案保管:人力部檔案必須專人專管

3、檔案范圍:人力部檔案包括電子版檔案和書面原始檔案;

3.1書面原始檔案包括:各種審批的人事手續(xù)、員工勞動合同、擔(dān)保書、體檢表、證件復(fù)印件、各種經(jīng)總經(jīng)理簽名的文件,與員工個人相關(guān)的文件要存一份在員工個人的檔案中;

3.2電子版檔案包括;

3.2.1每月五日前,分公司人力人員向總部人力部報(bào)如下表單:

表一:人力資源月報(bào),詳見招聘錄用管理制度

表二:崗位圖

表三:培訓(xùn)時間匯總表(要求三日前報(bào)總部)(培訓(xùn)其他表詳見培訓(xùn)管理制度)

表四:考勤記錄表和考勤匯總表,詳見考勤管理制度

表五:社會保險(xiǎn)繳費(fèi)明細(xì)表

表六:勞動合同簽署明細(xì)表

表七:工資表,詳見薪資管理制度

表八:員工獎懲記錄

表九:員工異動記錄表

3.2.2分公司人力部人員保管好如下電子版資料:

資料一:公司操作手冊電子版

資料二:個人操作手冊電子版

資料三:各期__文化

資料四:總部下發(fā)通知按下發(fā)部門、編號歸檔

資料五:總部下發(fā)的會議紀(jì)要、培訓(xùn)資料

資料六:各月員工績效考核分

以上內(nèi)容為包括但不限于

5、檔案的查詢權(quán)限:

總經(jīng)理,副總經(jīng)理,總部人力部負(fù)責(zé)人能查詢所有員工的檔案,各分公司負(fù)責(zé)人和分公司人力部能查詢該分公司員工的檔案,其人員要查詢員工檔案必須經(jīng)人力部批準(zhǔn);

6、離職員工檔案處理:員工離職,檔案不得拿回,一般人員檔案,人力資源部保存半年以上,部門經(jīng)理級以上員工,保存一年以上。

7、員工個人檔案的管理

7.1如員工的工作進(jìn)行了跨公司的異動,編制發(fā)生了改變,在接到有關(guān)通知文件后三個工作日內(nèi),由編制所在公司人力部,將該員工的原始檔案復(fù)印一份在公司存檔,將原始檔案原件裝入文件袋,貼好封條,蓋好章,以郵寄的方式給將要調(diào)動的公司人力部;

7.2公司人力人員收到其它公司寄來的檔案后,必須檢查封條是否完好無損,再存檔;

第2篇 a酒店人力資源部檔案管理制度

酒店人力資源部檔案管理制度

根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,酒店的人力資源部應(yīng)該做到有關(guān)檔案的管理工作。

檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分節(jié)管理的原則,維持檔案的真實(shí)、完善與安全,便于將來使用。

1、員工檔案

員工檔案由酒店的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應(yīng)全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類:

(1)員工人事檔案

員工人事檔案是人力資源部從個人為單位集中保存起來的反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料;黨團(tuán)、獎勵處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。

a、員工人事檔案的收集、整理和保管

員工人事檔案整理應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個大類進(jìn)行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價(jià)值,還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規(guī)定。

員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實(shí)施專人保管。

b、員工人事檔案的查閱和借用

查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準(zhǔn);查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。

外單位人員需要查閱、借用人事檔案時,必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評教育直至紀(jì)律處分。

c、員工人事檔案的傳遞

在員工錄用和離店時,人力資源部應(yīng)及時辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。

員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

(2)員工的工作檔案

從員工進(jìn)入飯店開始,記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷,思想品德;業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎懲記錄的綜合情況。材料包括:員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關(guān)離店記錄等資料;教育培訓(xùn)記錄、專業(yè)特長與愛好的資料;工資福利資料;勞動業(yè)績、服務(wù)工作評估資料;出勤記錄、工作崗位流動等資料。

員工工作檔案由員工所在部門負(fù)責(zé)收集、整理和管理,人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)。每一年由人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)部門對員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門之間調(diào)動時由所在部門將員工工作檔案轉(zhuǎn)入人力資源部。

2、部門工作檔案

人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個部分,分別記錄人力資源部的工作。

(1)人力資源檔案

有關(guān)請示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。

(2)工資福利檔案

有關(guān)請示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及工資、獎金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

(3)教育培訓(xùn)檔案

有關(guān)請示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

(4)行政人事檔案

有關(guān)請示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。

(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。

第3篇 酒店人力資源部檔案管理制度格式怎樣的

酒店人力資源部檔案管理制度根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》及有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,酒店的人力資源部應(yīng)該做到有關(guān)檔案的管理工作。

檔案管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分節(jié)管理的原則,維持檔案的真實(shí)、完善與安全,便于將來使用。

1、員工檔案員工檔案由酒店的人力資源部統(tǒng)一管理,人力資源部應(yīng)全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。

為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。

員工檔案主要分以下二類:

(1)員工人事檔案員工人事檔案是人力資源部從個人為單位集中保存起來的反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。

主要包括以下基本內(nèi)容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料,學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱及專業(yè)工種技術(shù)等級考核或鑒定材料;

黨團(tuán)、獎勵處分材料;

任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關(guān)重要材料。

a、員工人事檔案的收集、整理和保管員工人事檔案整理應(yīng)按有關(guān)方面規(guī)定的十個大類進(jìn)行。

整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價(jià)值,還要符合進(jìn)入員工人事檔案的規(guī)定。

員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。

并實(shí)施專人保管。

b、員工人事檔案的查閱和借用查閱人事檔案,必須辦理查閱登記手續(xù),查閱一般員工人事檔案,由人力資源部總監(jiān)批準(zhǔn);

查閱管理人員人事檔案按管理權(quán)限辦理審批手續(xù)。

外單位人員需要查閱、借用人事檔案時,必須出示有效的證明,并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

查閱和借用人事檔案的人員必須嚴(yán)格遵守保密制度,不準(zhǔn)向無關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情況輕重,予以批評教育直至紀(jì)律處分。

c、員工人事檔案的傳遞在員工錄用和離店時,人力資源部應(yīng)及時辦理員工人事檔案的傳遞,做到傳遞手續(xù)完備,材料完整。

員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。

(2)員工的工作檔案從員工進(jìn)入飯店開始,記錄員工在為酒店工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷,思想品德;

業(yè)務(wù)表現(xiàn)、教育培訓(xùn)、獎懲記錄的綜合情況。

材料包括:員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關(guān)離店記錄等資料;

教育培訓(xùn)記錄、專業(yè)特長與愛好的資料;

工資福利資料;

勞動業(yè)績、服務(wù)工作評估資料;

出勤記錄、工作崗位流動等資料。

員工工作檔案由員工所在部門負(fù)責(zé)收集、整理和管理,人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)。

每一年由人力資源部負(fù)責(zé)指導(dǎo)部門對員工的各種資料進(jìn)行匯總、鑒別、分類和歸檔。

員工離店或部門之間調(diào)動時由所在部門將員工工作檔案轉(zhuǎn)入人力資源部。

2、部門工作檔案人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓(xùn)檔案和行政人事檔案等四個部分,分別記錄人力資源部的工作。

(1)人力資源檔案有關(guān)請示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及員工招聘錄用或離店的審批材料,勞動合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關(guān)資料),崗位變更資料等。

(2)工資福利檔案有關(guān)請示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,以及工資、獎金分配辦法、考核資料,福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。

(3)教育培訓(xùn)檔案有關(guān)請示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,教育培訓(xùn)工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的,經(jīng)整理并保存下來的具有價(jià)值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。

(4)行政人事檔案有關(guān)請示、批復(fù)、報(bào)告、通知等文件、工作計(jì)劃,衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關(guān)管理資料等。

(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。