- 目錄
有哪些
文件檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：文件分類與編碼、文件的收集與整理、文件的存儲與保護、文件的檢索與利用、文件的銷毀與更新、權(quán)限管理以及制度的監(jiān)督與評估。
實施細則
1. 文件分類與編碼：所有文件需依據(jù)其性質(zhì)、內(nèi)容和用途進行科學分類，如行政文件、財務文件、項目文件等。每類文件應設定相應的編碼規(guī)則，以便于快速定位和識別。
2. 文件的收集與整理：文件從產(chǎn)生到歸檔，應確保完整無缺。各部門負責人負責本部門文件的收集，定期提交給檔案管理部門進行整理。文件應按照時間順序和重要性排列，電子文件需做好版本控制。
3. 文件的存儲與保護：紙質(zhì)文件應存放在防潮、防火、防蟲設施良好的檔案室。電子文件應備份在安全可靠的服務器上，并定期檢查存儲設備的運行狀態(tài)。
4. 文件的檢索與利用：建立完善的檢索系統(tǒng)，提供關(guān)鍵詞、分類、編碼等多種檢索方式。員工需按照規(guī)定程序申請查閱文件，確保文件的合理利用。
5. 文件的銷毀與更新：過期或不再需要的文件，經(jīng)審批后進行銷毀。文件內(nèi)容如有變動，應及時更新，并注明修改日期和原因。
6. 權(quán)限管理：根據(jù)職務和工作需要，設定不同級別的訪問權(quán)限。敏感文件需嚴格限制查閱范圍，防止信息泄露。
7. 制度的監(jiān)督與評估：定期對文件檔案管理工作進行審計，評估制度執(zhí)行情況，對存在的問題提出改進措施。
上墻內(nèi)容
1. 文件檔案管理原則：科學分類，有序存放，安全保密，方便利用。
2. 文件操作流程圖：清晰展示文件從創(chuàng)建到銷毀的整個流程，包括責任部門、操作步驟和注意事項。
3. 文件查閱規(guī)定：列出申請查閱文件的程序和權(quán)限要求。
4. 文件安全警示：強調(diào)文件保密性和安全存儲的重要性，提醒員工遵守相關(guān)規(guī)定。
5. 制度監(jiān)督機制：說明定期審計和評估的具體安排，鼓勵員工參與反饋和建議。
通過上述細則和上墻內(nèi)容，我們的文件檔案管理制度旨在確保文件的有效管理，提高工作效率，同時保障公司信息的安全。各層級員工應理解和執(zhí)行這些規(guī)定，共同維護良好的文件管理環(huán)境。
文件檔案管理制度范文
第1篇 某某公司安全文件檔案管理制度
1目的
為進一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作,充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性,根據(jù)《中華人民共和國國安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國國檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實際狀況,特制訂本制度。
2范圍
本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。
3術(shù)語
3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的,對企業(yè)、國家及社會安全生產(chǎn)具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
4主要職責
4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設備管理、技術(shù)管理及業(yè)務聯(lián)系工作中,形成的有保存價值的與職業(yè)健康安全有關(guān)的文件材料、各類檢測證書、報告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應按規(guī)定收集齊全,整理歸檔。
4.2生產(chǎn)安環(huán)部負責公司安全檔案管理檢查督促工作,負責對公司的安全檔案分級管理做出規(guī)定。
4.3各部門應加強安全檔案管理工作的領導,明確一位負責人主管安全管理檔案工作,保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負責各自的安全檔案管理工作。。
4.4各部門應設置專門安全管理檔案柜,落實安全管理檔案管理人員,集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。
4.5公司綜合辦負責收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關(guān)安全管理方面的各類材料;負責收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。
4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎性工作,是維護公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟利益、合法權(quán)益的重要依據(jù),是公司信息資源的重要組成部分。各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護、使用的職責。任何個人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。
4.7各級安全生產(chǎn)管理人員應忠于職守,認真執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)、制度和標準,協(xié)助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。
5工作內(nèi)容
5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容:
5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容:企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機構(gòu)與安全員等。
5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所平面布置圖,并標注清楚以下內(nèi)容。
部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營、儲存設施、設備的位置、型號、規(guī)格等;
重大危險源的位置、數(shù)量等;
主要應急救援設施、設備、器材的位置、數(shù)量、型號。
5.1.3公司安全生產(chǎn)重點監(jiān)控部位一覽表(重大危險源、消防重點部位、重點設備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲存地點及相關(guān)危險危害因素分析)。
5.1.4公司應急救援體系建設情況。內(nèi)容包括:事故應急救援預案、應急救援隊伍組成及聯(lián)系方式、各類應急救援設施、設備器材的數(shù)量以及應急救援演練情況等。
5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容
1. 主要負責人的安全資格證書。
2. 安全管理人員的安全資格證書。
3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡。
4. 其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。
5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計劃、總結(jié)方面的內(nèi)容
安全目標管理
安全生產(chǎn)責任制
法律法規(guī)標準規(guī)范管理
安全投入管理
安全文件和檔案管理
風險評估和控制管理
安全教育培訓管理
特種作業(yè)人員管理
設備設施安全管理
建設項目安全“三同時”管理
生產(chǎn)設備設施驗收管理
生產(chǎn)設備設施報廢管理
施工和檢維修安全管理
危化品及重大危險源管理
作業(yè)安全管理(動火、高空、受限空間、動力介質(zhì)等)
相關(guān)方及外用工(單位)管理。
職業(yè)健康管理
勞動防護用品(具)管理
安全檢查及隱患排查治理
應急管理
事故管理
安全績效評定管理
安全會議制度
安全機構(gòu)設置與人員配置管理
安全操作規(guī)程
安全通則
安全生產(chǎn)管理考核制度
參觀人員安全告知書
特種設備安全管理(機電類、承壓類)
上報的各種安全生產(chǎn)方面的計劃、總結(jié)、報告等材料。
安全活動日管理制度
上級部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報、記錄。
其他與安全相關(guān)的管理制度
5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容
各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書等各類執(zhí)法文書。
落實執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄。
安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。
5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容
日常檢查記錄及處理情況記錄。
月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。
安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。
各方面安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況。
各項檢查的總結(jié)匯報材料。
其他與安全檢查相關(guān)的材料。
5.1.9安全教育培訓方面的內(nèi)容
安全培訓計劃。
公司主要負責人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓的記錄。
員工三級安全教育記錄。
特種作業(yè)人員和特種設備作業(yè)人員資格證書及教育培訓記錄。
換崗教育培訓記錄。
日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結(jié)。
應急救援培訓、演練記錄及總結(jié)。
5.1.10安全投入方面的內(nèi)容
全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃。
安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄。
隱患整改方面的投入記錄。
防護用品方面的投入記錄。
安全防護設備、設施方面的投入記錄。
安全評價、安全管理體系建設、安全代理方面的投入。
其他與安全有關(guān)的投入。
5.1.11工傷保險方面的內(nèi)容
參加工傷保險員工的名單。
為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)。
發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)。
其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。
5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容
具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。
具有職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況。
具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告。
接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。
確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。
與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
勞動防護用品管理制度及其落實執(zhí)行情況的記錄。
各類勞動防護用品發(fā)放記錄。
員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄。
其他與勞動防護用品有關(guān)的文件、材料。
5.1.13“三同時”管理方面的內(nèi)容
有關(guān)安全設施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的文件、材料。
“三同時”項目的設計圖紙及相關(guān)資料。
“三同時”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料。
其他與“三同時”項目相關(guān)的文件、資料。
5.1.14安全防護設備(含職業(yè)健康衛(wèi)生設備,下同)方面的內(nèi)容
各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料。
各類安全防護設備管理部門及設備運行情況記錄。
各類安全防護設備運行維護保養(yǎng)情況記錄。
應急救援設備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等記錄。
其他與安全防護設備相關(guān)的文件、資料和記錄。
5.1.15用電管理方面的內(nèi)容
企業(yè)用電管理制度及落實情況記錄。
配電室運行狀況記錄。
臨時用電申請及拆除記錄。
配電箱等用電設施運行狀況記錄。
5.1.16特種設備方面的內(nèi)容
特種設備的設計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料。
特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄,特種設備使用證。
特種設備的日常使用狀況記錄。
特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄。
特種設備運行故障和事故記錄。
5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。
發(fā)生事故情況經(jīng)過介紹。
事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關(guān)會議記錄。
事故調(diào)查收集各類證據(jù)。
事故分析會記錄。
關(guān)于事故的原因分析、責任認定和防護措施的相關(guān)決定文件。
按“四不放過”原則對事故進行處理的文件。
企業(yè)月度事故報表。
其他與事故相關(guān)的文件、材料。
5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容
5.2收集與移交的基本要求
5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
5.2.2歸檔材料應確保完整、準確、系統(tǒng),反映公司安全生產(chǎn)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
5.3歸檔時間
5.3.1基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與職業(yè)健康安全相關(guān)聯(lián)材料,在項目結(jié)束后整理歸檔。
5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔,也可按項目或活動歸檔。
5.4安全檔案工作人員負責有關(guān)歸檔材料的審核。
5.5安全檔案工作人員應對各部門送交的各類安全管理檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式兩份)和檢查記錄上簽字,正式履行交接手續(xù)。接收電子檔案時,應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實有效性,并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性,然后辦理交接手續(xù)。
5.6檔案管理
5.6.1各單位安全管理檔案整理應根據(jù)自身實際情況按各自管理職責分類保存,便于科學管理與利用。
5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長期(2—5年)、短期(2年以下)三種。
5.6.3對保管到期的安全管理檔案應進行鑒定。對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的相關(guān)檔案,應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊,報主管負責人審批。銷毀相關(guān)檔案時必須嚴格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理規(guī)定,銷毀清冊應長期保存。
5.6.4應建立安全管理檔案統(tǒng)計工作制度,并按規(guī)定向上級有關(guān)部門報送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。
5.7檔案利用
5.7.1安全管理檔案的利用,要處理好保密和利用的關(guān)系,既要保護總廠的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害,又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導、借鑒作用。
5.7.2公司應積極主動地接受各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導,開展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務工作。
第2篇 公司文件及檔案管理制度
公司文件及檔案管理制度
(七) 第一章總則
第一條 為加強對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營管理服務,特制訂本制度。
第二條 本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條 本制度適用于公司各部門。第二章基本原則及管理范圍
第四條 檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條 根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導的責任。第三章管理機構(gòu)及主要職責
第六條 管理模式公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。
第七條 管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實物等檔案;
二、 技術(shù)類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條 重要檔案基本管理要求合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜,并設專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設兼職檔案管理員。
第九條 檔案管理部門(行政人事部)主要職責
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;
二、 統(tǒng)籌規(guī)劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作,加強檔案工作規(guī)范化、標準化建設;
三、 監(jiān)督落實同步歸檔制度,指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、 維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;
五、 推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設。第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條 檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規(guī)定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有、拒絕移交;
二、 必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進行失職問責。
第十一條 歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求
(一) 歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二) 歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整;
(三) 文件書寫和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四) 聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。
二、 相關(guān)工作要求
(一) 如因工作需要不能及時歸檔的,應主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二) 原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;
(三) 新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。
第十二條 檔案立卷
一、立卷原則綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、 立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;
三、 各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預立卷工作。
第十三條 檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時,公司行政人事部須留存復印件備查。
二、 公司內(nèi)部移交要求:
(一) 行政人事部接收檔案時,應根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷,更需要仔細核對,經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二) 全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、 對調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。
四、 電子檔案管理(略)第五章檔案的利用
第十四條 檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條 檔案借閱事項規(guī)定
一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、 借閱檔案最長應在7個工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;
三、 借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記;
四、 嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、 涉及根據(jù)公司領導指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批,各檔案室即可辦理;
六、 新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;
七、 節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;
八、 借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規(guī)定失職問責處理;
九、 密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、 外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準,由相關(guān)部門人員帶領方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條 檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復制;
二、 復印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再復印無效”印章。
第十七條 檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應管理權(quán)限的領導批準,不得復制和摘抄;
二、 查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;
三、 屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負責執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;
四、 須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應做到隨開隨鎖;
五、 檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應及時報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴肅處理;
六、 不準在私人交往、通信、網(wǎng)絡中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密;
七、 檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一) 涉及公司商業(yè)機密;
(二) 涉及公司專利或技術(shù)秘密;
(三) 涉及公司員工個人隱私;
(四) 檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條 檔案統(tǒng)計公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務必確保提供的數(shù)據(jù)準確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五)第六章檔案的保管和鑒定
第十九條 檔案室設置及管理規(guī)定
一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關(guān)好門窗,確保檔案安全;
二、 檔案室應按照“十防”進行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風;
三、 檔案室內(nèi)嚴禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;
四、 定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。
第二十條 檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領導批準,任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一) 經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應繼續(xù)保存至次年再進行鑒定;
(二) 技術(shù)檔案鑒定時,需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;
(三) 鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、 檔案銷毀規(guī)定
(一) 經(jīng)批準銷毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二) 銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三) 檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。
第二十一條 檔案保管期限檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。第七章獎懲規(guī)定
第二十二條 公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻,或者進步非常突出的部門或個人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條 罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據(jù)實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經(jīng)濟處分。
(一) 檔案保管期限內(nèi),檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二) 未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三) 未按規(guī)定嚴格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四) 未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內(nèi)容嚴重不符等;
(五) 未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六) 專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、 因管理或使用不當,違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴重性給予相應處分。第八章附則
第二十四條 本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。附表:
一、《檔案移交登記表》
二、 《檔案查詢審批表》
三、 《檔案借閱審批表》
四、 《公司密級事項劃分表》
五、 《檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表》
第3篇 化工企業(yè)安全生產(chǎn)文件檔案管理制度
1、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合 理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本 制度。 本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
2、職責
2.1、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作編程的編制、評審和修訂由行政部牽頭，生產(chǎn)部主管收集、整理、、編制并擬定文件和制度，公司總經(jīng)理簽字同意生效后可以下發(fā)各部門實施和遵守。
文件的使用：安全生產(chǎn)標準化體系管理文件由行政部統(tǒng)一發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；技術(shù)性文件由生產(chǎn)部門負責發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；其他部門的專業(yè)文件由主管部門負責發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作。
2.2、 各單位負責本單位文件檔案的管理， 并負責監(jiān)督檢查和考核。
2.3、 各單位安全員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
3、內(nèi)容
3.1、 文件資料收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應急演習信息、技術(shù)圖紙等。
3.2、 立卷歸檔
3.2.1、 文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔 案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。 3.2.2 應根據(jù)文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三 種進行時間整理，分類歸檔。
3.2.3 、各單位在每年 2 月底前對上年度的文件資料進行歸檔， 統(tǒng) 一保存。
3.2.4、 各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化， 應層次分明， 編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5、 不同價值，不同性質(zhì)的文件資料應當區(qū)別管理，單獨立卷。
3.3、 檔案保管
3.3.1、 檔案應入柜上架，科學排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2、 應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
3.4、 檔案借閱
3.4.1、 文件資料檔案借閱， 必須借閱手續(xù)， 借閱當案要注意保護， 不得丟失、 損壞、 涂改， 要如期歸還， 到期不能歸還者， 要說明情況， 并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2、 借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表 或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3、 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。
3.5、 檔案銷毀 對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領導批準，可以定 期銷毀，必要時做好銷毀記錄。
6、 本制度由行政部制定并負責解釋，自發(fā)布之日起實施。
第4篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度怎么寫
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
第5篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等
2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等
3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程
4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡、實施計劃等
7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價體系等
9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
第6篇 文件和檔案管理制度
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環(huán)保部負責制定本制度,并負責綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理,并負責監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集,安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標準規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復文、領導指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。
3.2.2應根據(jù)文件資料的重要性,按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔,統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化,應層次分明,編寫頁碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價值,不同性質(zhì)的文件資料應當區(qū)別管理,單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱,必須辦理借閱手續(xù),借閱檔案要注意保護,不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還,到期不能歸還者,要說明情況,并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件資料,經(jīng)單位領導批準,可以定期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負責解釋,自發(fā)布之日起實施。
第7篇 某某公司安全文件檔案管理制度怎么寫
1目的
為進一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作,充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性,根據(jù)《中華人民共和國國安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國國檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實際狀況,特制訂本制度。
2范圍
本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。
3. 術(shù)語3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的,對企業(yè)、國家及社會安全生產(chǎn)具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
4主要職責
4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設備管理、技術(shù)管理及業(yè)務聯(lián)系工作中,形成的有保存價值的與職業(yè)健康安全有關(guān)的文件材料、各類檢測證書、報告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應按規(guī)定收集齊全,整理歸檔。
4.2生產(chǎn)安環(huán)部負責公司安全檔案管理檢查督促工作,負責對公司的安全檔案分級管理做出規(guī)定。
4.3各部門應加強安全檔案管理工作的領導,明確一位負責人主管安全管理檔案工作,保證安全管理檔案工作所需的必要條件。
各單位負責各自的安全檔案管理工作.
4.4各部門應設置專門安全管理檔案柜,落實安全管理檔案管理人員,集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。
4.5公司綜合辦負責收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關(guān)安全管理方面的各類材料;
負責收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。
4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎性工作,是維護公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟利益、合法權(quán)益的重要依據(jù),是公司信息資源的重要組成部分。
各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護、使用的職責。
任何個人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。
4.7各級安全生產(chǎn)管理人員應忠于職守,認真執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)、制度和標準,協(xié)助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。
5工作內(nèi)容
5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容:
5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容:企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機構(gòu)與安全員等。
5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所平面布置圖,并標注清楚以下內(nèi)容。
部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營、儲存設施、設備的位置、型號、規(guī)格等;
重大危險源的位置、數(shù)量等;
主要應急救援設施、設備、器材的位置、數(shù)量、型號。
5.1.3公司安全生產(chǎn)重點監(jiān)控部位一覽表(重大危險源、消防重點部位、重點設備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲存地點及相關(guān)危險危害因素分析)。
5.1.4公司應急救援體系建設情況。
內(nèi)容包括:事故應急救援預案、應急救援隊伍組成及聯(lián)系方式、各類應急救援設施、設備器材的數(shù)量以及應急救援演練情況等。
5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容
1. 主要負責人的安全資格證書。
2. 安全管理人員的安全資格證書。
3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡。
4. 其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。
5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計劃、總結(jié)方面的內(nèi)容
安全目標管理
安全生產(chǎn)責任制
法律法規(guī)標準規(guī)范管理
安全投入管理
安全文件和檔案管理
風險評估和控制管理
安全教育培訓管理
特種作業(yè)人員管理
設備設施安全管理
建設項目安全“三同時”管理
生產(chǎn)設備設施驗收管理
生產(chǎn)設備設施報廢管理
施工和檢維修安全管理
?；芳爸卮笪ｋU源管理
作業(yè)安全管理(動火、高空、受限空間、動力介質(zhì)等)
相關(guān)方及外用工(單位)管理。
職業(yè)健康管理
勞動防護用品(具)管理
安全檢查及隱患排查治理
應急管理
事故管理
安全績效評定管理
安全會議制度
安全機構(gòu)設置與人員配置管理
安全操作規(guī)程
安全通則
安全生產(chǎn)管理考核制度
參觀人員安全告知書
特種設備安全管理(機電類、承壓類)
上報的各種安全生產(chǎn)方面的計劃、總結(jié)、報告等材料。
安全活動日管理制度
上級部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報、記錄。
其他與安全相關(guān)的管理制度
5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容
各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書等各類執(zhí)法文書。
落實執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄。
安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。
5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容
日常檢查記錄及處理情況記錄。
月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。
安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。
各方面安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況。
各項檢查的總結(jié)匯報材料。
其他與安全檢查相關(guān)的材料。
5.1.9安全教育培訓方面的內(nèi)容
安全培訓計劃。
公司主要負責人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓的記錄。
員工三級安全教育記錄。
特種作業(yè)人員和特種設備作業(yè)人員資格證書及教育培訓記錄。
換崗教育培訓記錄。
日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結(jié)。
應急救援培訓、演練記錄及總結(jié)。
5.1.10安全投入方面的內(nèi)容
全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃。
安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄。
隱患整改方面的投入記錄。
防護用品方面的投入記錄。
安全防護設備、設施方面的投入記錄。
安全評價、安全管理體系建設、安全代理方面的投入。
其他與安全有關(guān)的投入。
5.1.11工傷保險方面的內(nèi)容
參加工傷保險員工的名單。
為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)。
發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)。
其他與工傷保險相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。
5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容
具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。
具有職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況。
具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告。
接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。
確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。
與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。
勞動防護用品管理制度及其落實執(zhí)行情況的記錄。
各類勞動防護用品發(fā)放記錄。
員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄。
其他與勞動防護用品有關(guān)的文件、材料。
5.1.13“三同時”管理方面的內(nèi)容
有關(guān)安全設施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的文件、材料。
“三同時”項目的設計圖紙及相關(guān)資料。
“三同時”項目的竣工驗收報告及相關(guān)資料。
其他與“三同時”項目相關(guān)的文件、資料。
5.1.14安全防護設備(含職業(yè)健康衛(wèi)生設備,下同)方面的內(nèi)容
各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料。
各類安全防護設備管理部門及設備運行情況記錄。
各類安全防護設備運行維護保養(yǎng)情況記錄。
應急救援設備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等記錄。
其他與安全防護設備相關(guān)的文件、資料和記錄。
5.1.15用電管理方面的內(nèi)容
企業(yè)用電管理制度及落實情況記錄。
配電室運行狀況記錄。
臨時用電申請及拆除記錄。
配電箱等用電設施運行狀況記錄。
5.1.16特種設備方面的內(nèi)容
特種設備的設計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料。
特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄,特種設備使用證。
特種設備的日常使用狀況記錄。
特種設備及其安全 、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄。
特種設備運行故障和事故記錄。
5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。
發(fā)生事故情況經(jīng)過介紹。
事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關(guān)會議記錄。
事故調(diào)查收集各類證據(jù)。
事故分析會記錄。
關(guān)于事故的原因分析、責任認定和防護措施的相關(guān)決定文件。
按“四不放過”原則對事故進行處理的文件。
企業(yè)月度事故報表。
其他與事故相關(guān)的文件、材料。
5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容
5.2收集與移交的基本要求
5.2.1 歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
5.2.2 歸檔材料應確保完整、準確、系統(tǒng),反映公司安全生產(chǎn)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
5.3歸檔時間
5.3.1 基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與職業(yè)健康安全相關(guān)聯(lián)材料,在項目結(jié)束后整理歸檔。
5.3.2 各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔,也可按項目或活動歸檔。
5.4安全檔案工作人員負責有關(guān)歸檔材料的審核。
5.5安全檔案工作人員應對各部門送交的各類安全管理檔案認真檢查。
檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式兩份)和檢查記錄上簽字,正式履行交接手續(xù)。
接收電子檔案時,應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實有效性,并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性,然后辦理交接手續(xù)。
5.6檔案管理
5.6.1 各單位安全管理檔案整理應根據(jù)自身實際情況按各自管理職責分類保存,便于科學管理與利用。
5.6.2 安全管理檔案保管期限為永久、長期(2—5年)、短期(2年以下)三種。
5.6.3 對保管到期的安全管理檔案應進行鑒定。
對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的相關(guān)檔案,應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊,報主管負責人審批。
銷毀相關(guān)檔案時必須嚴格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理規(guī)定,銷毀清冊應長期保存。
5.6.4 應建立安全管理檔案統(tǒng)計工作制度,并按規(guī)定向上級有關(guān)部門報送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。
5.7檔案利用
5.7.1 安全管理檔案的利用,要處理好保密和利用的關(guān)系,既要保護總廠的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密,保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害,又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導、借鑒作用。
5.7.2 公司應積極主動地接受各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導,開展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務工作。
第8篇 化工安全生產(chǎn)文件檔案管理制度
1、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理,確保文件檔案的完整性、合 理性、科學性,使其為今后工作開展提供參考資料和文獻,特制定本 制度。 本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
2、職責
2.1、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作編程的編制、評審和修訂由行政部牽頭,生產(chǎn)部主管收集、整理、、編制并擬定文件和制度,公司總經(jīng)理簽字同意生效后可以下發(fā)各部門實施和遵守。
文件的使用:安全生產(chǎn)標準化體系管理文件由行政部統(tǒng)一發(fā)放,并做好發(fā)放登記工作;技術(shù)性文件由生產(chǎn)部門負責發(fā)放,并做好發(fā)放登記工作;其他部門的專業(yè)文件由主管部門負責發(fā)放,并做好發(fā)放登記工作。
2.2、 各單位負責本單位文件檔案的管理, 并負責監(jiān)督檢查和考核。
2.3、 各單位安全員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
3、內(nèi)容
3.1、 文件資料收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:安全生產(chǎn)會議記錄(含紀要)、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬(包括安裝、運行、維護等)、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應急演習信息、技術(shù)圖紙等。
3.2、 立卷歸檔
3.2.1、 文件資料應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷,保證檔 案的齊全、完整,能反映安全生產(chǎn)主要情況,以便保管和利用。 3.2.2 應根據(jù)文件資料的重要性,案時間永久、長期和短期等三 種進行時間整理,分類歸檔。
3.2.3 、各單位在每年 2 月底前對上年度的文件資料進行歸檔, 統(tǒng) 一保存。
3.2.4、 各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化, 應層次分明, 編寫頁碼,填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5、 不同價值,不同性質(zhì)的文件資料應當區(qū)別管理,單獨立卷。
3.3、 檔案保管
3.3.1、 檔案應入柜上架,科學排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2、 應采取防潮、防蟲措施,防止檔案損壞。
3.4、 檔案借閱
3.4.1、 文件資料檔案借閱, 必須借閱手續(xù), 借閱當案要注意保護, 不得丟失、 損壞、 涂改, 要如期歸還, 到期不能歸還者, 要說明情況, 并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2、 借閱的檔案要注意保密,未經(jīng)許可,不得隨意公開、發(fā)表 或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3、 歸還檔案時,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記本上注銷。
3.5、 檔案銷毀 對于過期并失去保存價值的文件資料,經(jīng)單位領導批準,可以定 期銷毀,必要時做好銷毀記錄。
6、 本制度由行政部制定并負責解釋,自發(fā)布之日起實施。
第9篇 公司文件檔案管理制度
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內(nèi)容
3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應進行檔案管理：主要安全生產(chǎn)文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統(tǒng)評價報告；事故調(diào)查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護記錄；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關(guān)鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術(shù)圖紙；人員資格證；安全評價報告等。
3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、基建和生產(chǎn)管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔。
3.10外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時間：
（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。
（2）凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。
（4）工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。
（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。
（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
（8）聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。
（9）相關(guān)會議（技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議），在會議結(jié)束后歸檔。
（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。
（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
（12）公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
（13）公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
（1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度，取得相關(guān)領導簽字，同時做登記。
（2）本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關(guān)手續(xù)，超過兩天以上歸還者，須經(jīng)領導批準簽字。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。
（5）凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關(guān)鎖。
（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定，不失密。否則應追究責任。
（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。
（5）查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務，違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。
（6）檔案人員要忠于職守，認真執(zhí)行各項保密制度。
（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點、登記。
2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。
2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100l_。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
（3）從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。
（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關(guān)部門修改、補充。
（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經(jīng)理審批。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
（1）認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。
（6）負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。
第10篇 安全生產(chǎn)文件和檔案管理制度
為進一步加強本公司安全生產(chǎn)管理工作，預防和減少安全生產(chǎn)事故，提高本公司安全生產(chǎn)管理水平，根據(jù)本公司具體情況，特制定如下安全生產(chǎn)檔案（以下稱安全臺帳）管理制度，請遵照執(zhí)行。
一、安全臺帳資料記錄是反映一個單位安全生產(chǎn)管理的情況，在安全臺帳的記錄、整理和積累過程中能起到自我督促、強化安全生產(chǎn)管理的作用，本公司所屬生產(chǎn)單位均必須遵照本制度，根據(jù)安全生產(chǎn)管理職責范圍分別建立相應的安全臺帳，安全臺帳由各生產(chǎn)單位指定專人負責，保證資料收集的及時、準確、齊全。
二、各生產(chǎn)單位安全臺帳分門別類，按時間順序（以年度為界）裝訂成冊，編寫相應的目錄。
三、各生產(chǎn)單位安全臺帳資料分為以下幾大類：
1、責任書：承包合同、安全管理機構(gòu)設置的文件、安全組織網(wǎng)絡圖、上下兩級簽訂的安全生產(chǎn)責任書、生產(chǎn)單位從業(yè)人員安全責任狀、特種作業(yè)人員安全責任狀、生產(chǎn)單位主要負責人、副職負責人、安全負責人、技術(shù)人員、安全員、車間主任（工區(qū)、段、隊）長、班組長安全生產(chǎn)崗位責任制。
2、制度文件：有關(guān)部門制訂和下發(fā)的制度性文件。
3、通知、通報：有關(guān)部門下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的通知、通報。
4、花名冊：全員花名冊、安全管理人員花名冊、特種作業(yè)人員花名冊及相關(guān)身份證明、安全資格證書復印件。
5、新工人（含民工和臨時工）三級教育資料。
6、安全檢查、安全學習、安全宣傳培訓教育活動情況資料。
7、機械、電氣等設備管理資料（含設備保養(yǎng)、維修、檢驗、檢測、使用情況等資料）。
8、安全技術(shù)交底資料。
9、危險化學品、民用爆破器材管理臺帳資料（如有則建立）。
10、安全事故應急預案、事故記錄和報告資料、安全事故調(diào)查處理材料。
11、安全設備設施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺帳（附票證復印件）。
四、以上安全臺帳統(tǒng)一采用a4紙格式，各部門可根據(jù)具體情況要求增加表格。
五、每年年終臺帳裝訂成冊保存。
六、公司對各部門安全臺帳的建立落實情況督促和監(jiān)督，并定期進行檢查，檢查時間為每季進行一次。
河北盛聯(lián)礦山工程建設有限公司
年 月 日
第11篇 某公司文件和檔案管理制度
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關(guān)人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應急演習信息、技術(shù)圖紙等。
第12篇 紡織公司文件和檔案管理制度
為加強公司安全基礎檔案管理，發(fā)揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實行安全文件收發(fā)登記制度，上級來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。
2、文件應按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。
4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。
5、檔案基礎資料管理信息，必須實現(xiàn)從購臵到退出市場的全過程監(jiān)督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。
第13篇 公司文件及檔案管理制度（7）
公司文件及檔案管理制度(七)
第一章總則
第一條為加強對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營管理服務,特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的,具有備用、備查價值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案,須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導的責任。
第三章管理機構(gòu)及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實物等檔案;
二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項目的開發(fā)報建、招投標和預決算檔案,以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價部、招投標采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案柜,并設專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;
二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作,加強檔案工作規(guī)范化、標準化建設;
三、監(jiān)督落實同步歸檔制度,指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、維護檔案的完整和安全,做好安全防范、修復和保護工作;
五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時間
一、對于公司規(guī)定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有、拒絕移交;
二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者,將對相關(guān)人員進行失職問責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求
(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二)歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整;
(三)文件書寫和載體材料應能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四)聲像類、實物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標準,并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等信息。
二、相關(guān)工作要求
(一)如因工作需要不能及時歸檔的,應主動向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;
(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理;
(三)新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模后3個工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當年立前一年的卷,并預立當年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊;
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項目開發(fā)報建工作完成后立即開始立卷,該工程項目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;
三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時歸檔,并做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時,須上報公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時,公司行政人事部須留存復印件備查。
二、公司內(nèi)部移交要求:
(一)行政人事部接收檔案時,應根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁清點,雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷,更需要仔細核對,經(jīng)查驗無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閱基本程序
僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當場查閱后歸還,不得私自帶出復印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條檔案借閱事項規(guī)定
一、借閱檔案必須按時歸還,并及時辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、借閱檔案最長應在7個工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時間超過10天以上,須上報公司總經(jīng)理審批;
三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點、劃線、涂改或作其它任何標記;
四、嚴格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;
五、涉及根據(jù)公司領導指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報公司總經(jīng)理審批
,各檔案室即可辦理;
六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報公司總經(jīng)理簽字同意;
七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時,必須及時歸還檔案;
八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應立即向公司行政人事部報備,按公司規(guī)定失職問責處理;
九、密級檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、外單位借閱檔案,應持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準,由相關(guān)部門人員帶領方可借閱;
十一、實物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復制;
二、復印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再復印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和秘密三類。(密級事項劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應管理權(quán)限的領導批準,不得復制和摘抄;
二、查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;
三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負責執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負責保密;
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應做到隨開隨鎖;
五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應及時報告公司總經(jīng)理,查明情況嚴肅處理;
六、不準在私人交往、通信、網(wǎng)絡中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密;
七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:
(一)涉及公司商業(yè)機密;
(二)涉及公司專利或技術(shù)秘密;
(三)涉及公司員工個人隱私;
(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條檔案統(tǒng)計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計工作必須做到實事求是,如實反映情況,務必確保提供的數(shù)據(jù)準確,符合客觀實際,不得虛報、瞞報、漏報和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計表格式見附表五)
第六章檔案的保管和鑒定
第十九條檔案室設置及管理規(guī)定
一、公司應設置獨立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關(guān)好門窗,確保檔案安全;
二、檔案室應按照“十防”進行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風;
三、檔案室內(nèi)嚴禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴禁吸煙,嚴防火災;
四、定期對檔案室進行檢查,每半年進行一次全面盤查,對檔案室設施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程
檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報公司領導批準,任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負責人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價值時,應繼續(xù)保存至次年再進行鑒定;
(二)技術(shù)檔案鑒定時,需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;
(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規(guī)定
(一)經(jīng)批準銷毀的檔案,由公司行政人事部負責妥善安排,不得作其它用途或當作廢紙出售;
(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應認真復核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三)檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。
第七章獎懲規(guī)定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查,對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻,或者進步非常突出的部門或個人,整理相關(guān)材料上報公司總經(jīng)理,給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任,未認真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導致檔案管理工作混亂,根據(jù)實地檢查情況,對于檔案管理人員給予相應行政和經(jīng)濟處分。
(一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴重缺失,或因管理、使用不當,造成檔案材料損壞、遺失等;
(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細則,導致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三)未按規(guī)定嚴格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準,檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時,且目錄與內(nèi)容嚴重不符等;
(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習,導致公司整體管理水平偏低,各項檢查嚴重不達標等;
(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責任心不強,未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當,違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閱審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
第14篇 文件檔案資料管理制度
一、文件管理
1、文書人員在起草文件之前,應首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項,并收集相關(guān)素材,做好前期的準備工作。
2、文書人員在起草文件的過程中,要做到內(nèi)容詳實、準確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達方式,做到適時、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱,文件下發(fā)時要迅速、及時,并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件,還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔;對于回收的資料也要及時整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件,要注意做好相關(guān)的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中,應嚴格登記。
2、借閱文件應在借閱指定地點進行并在指定期限內(nèi)按時歸還,借閱文件資料時嚴格按照文件密級管理為準執(zhí)行,同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查,借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還,若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理,并且及時采取補救措施;對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對,必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領導>批準,不得隨意擴大閱讀范圍,否則將進行嚴肅處理。
5、機密、絕密類文檔資料如需復制和摘抄,必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時,應由指定人員負責,并采取必要的安全措施。
7、對各類文檔資料應指定其存檔期限,以便及時清理。
8、在部門主管安排、監(jiān)督下,定期對退檔資料進行銷毀,并且及時在文檔目錄上做出更改,確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應保持干凈、整潔、明了。
10、各部門文檔負責人對自己所負責保存的文檔資料要有詳細的目錄,對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作,若因丟失、文件備份不及時或泄露相關(guān)機密,從而給公司帶來損失的,視情節(jié)輕重予以責任人相應的處罰。
11、文檔資料負責人對所有保存文檔要按順序分類存放,同時做出相對應的文檔目錄清單,如果有新資料入檔,必須在文檔目錄中及時添加。
12、若文檔負責人離職時,須按文檔目錄清單做好工作交接,按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對,如果出現(xiàn)物單不符,給公司造成損失的,視情節(jié)輕重予以責任人相應處罰。
13、新接管檔案管理的負責人要盡快熟悉負責保存的文檔,繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作,并及時對文檔進行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴謹造成文件資料丟失的要追究相應責任。
第15篇 文件檔案管理制度
一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架,科學排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生,要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料,發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請公司領導批準,外單位人員要查閱、復印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領導批準后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。
八、對于公司機密文件及檔案的管理,要有專柜存放并單獨設鎖,無關(guān)人員不準接觸,工作人員要嚴守機密。
