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有哪些
工程檔案管理是項目成功的關鍵環(huán)節(jié)，它涵蓋了從項目策劃到竣工驗收的所有文檔，包括設計圖紙、施工記錄、合同文件、變更通知、檢驗報告等。有效的工程檔案管理制度應包括以下幾個核心組成部分：
1. 檔案分類與編碼：建立統(tǒng)一的檔案分類標準，以便于檢索和管理。
2. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案的收集范圍、時間及整理方式。
3. 檔案保管：明確檔案的存放條件、期限及安全措施。
4. 檔案利用：設定檔案的查閱權限、借閱流程及歸還規(guī)定。
5. 檔案更新與廢棄：規(guī)定檔案的更新機制和過期廢棄處理。
6. 檔案電子化：推動檔案數字化，提高管理效率。
7. 檔案審計與評估：定期進行檔案管理的檢查和評價。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：根據工程性質，將檔案分為設計類、施工類、驗收類等，采用字母-數字編碼系統(tǒng)，如“d-01”代表設計類第一份文件。
2. 檔案收集與整理：項目啟動時設立專職檔案員，負責收集所有相關文件，確保每份文件都有清晰的簽收記錄，并在工程結束后30日內完成整理工作。
3. 檔案保管：檔案存儲在防火、防潮、防盜設施內，定期進行溫濕度監(jiān)測。重要文件需備份，以防意外損失。
4. 檔案利用：員工需填寫借閱申請表，經部門負責人審批后方可查閱，借閱期限不超過一周，逾期未歸還需書面說明原因。
5. 檔案更新與廢棄：每年進行一次檔案清理，過期或無保存價值的檔案經審批后銷毀，更新的檔案需及時歸檔。
6. 檔案電子化：推行電子檔案管理系統(tǒng)，新產生的文件優(yōu)先以電子形式存檔，確?？煽焖贆z索。
7. 檔案審計與評估：每半年進行一次檔案管理審計，評估檔案的完整性、安全性及利用率，提出改進措施。
上墻內容
1. 工程檔案管理制度概覽：簡述制度的主要內容和目的，提醒員工遵守。
2. 檔案分類圖示：以圖表形式展示檔案分類體系，便于理解。
3. 借閱流程圖：清晰展示借閱檔案的步驟，方便員工操作。
4. 檔案安全提示：強調檔案安全的重要性，列出注意事項。
5. 責任人聯系方式：公布檔案管理員的聯系方式，便于咨詢和報告問題。
以上制度旨在確保工程檔案的安全、完整和有效利用，每位員工都應熟知并嚴格遵守，共同維護良好的檔案管理環(huán)境。
工程檔案管管理制度范文
第1篇 工程檔案管理制度
第一章 總則
1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經營有著重要作用；為加強工程項目檔案的管理職責，規(guī)范檔案管理，結合施工企業(yè)的實際情況，制定本規(guī)定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。
1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機構的職責
2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統(tǒng)一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件；并對工程項目進行統(tǒng)一整理造冊。
2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關資料的收集、整理；接收、審核施工、監(jiān)理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統(tǒng)一整理。
2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發(fā)、借閱等工作。
第三章 項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任；項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據工程項目特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。
3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。
檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。
3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。
工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。
第四章 項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監(jiān)理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員；同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
（1）認真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則；
（2）遵循檔案的自然形成規(guī)律；
（3）保證項目檔案的齊全、完整、準確；
（4）認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊；
（5）資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件（施工前）以及設備，工藝和涉外文件；勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件（見）。
4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場工作組；項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件，并提交現場工作組。
4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場工作組；現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
第2篇 建設工程檔案管理制度
工程檔案管理制度
一、總則
一、為了加強tq－04標段檔案的收集、整理、立卷、歸檔管理，充分發(fā)揮檔案在經營管理、施工生產中的作用，根據《江蘇省高速公路建設項目檔案管理規(guī)范》以及有關各類檔案管理的規(guī)定、規(guī)范、條例、辦法等要求，制定本檔案管理制度，確保建設項目檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，達到“建一流交通工程，創(chuàng)一流工程檔案”的目標。
二、檔案工作是企業(yè)管理、施工生產管理、技術管理的重要組成部分，各分部應根據分管業(yè)務內容，按照本制度的要求做好各工程文件、材料的形成、積累、整理、歸檔工作，把此項工作做為考核本分部工作的一部分。
三、檔案管理體系與職責
經理負責檔案的全面工作，工程技術檔案，由項目總工主管。項目經理部誠懇接收通啟高速公路建設總指揮部的指導和檢查。
（一） 主管經理
1、組織經理部、分部技術部門，貫徹執(zhí)行本制度的各項規(guī)定，并負責監(jiān)督檢查。
2、負責檔案工作的總體安排，定期檢查檔案工作。
3、布置和檢查各項工作的同時要布置和檢查檔案文件材料的形成和歸檔。
（二）檔案管理室
1、檔案管理室由工程部負責，貫徹執(zhí)行本制度統(tǒng)一管理檔案。
2、負責檢查和協(xié)助各分部及有關資料管理員做好文件材料的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。
3、對各分部檔案管理的質量好壞，給予獎勵和處罰。
4、 參加建設項目竣工及重要設備開箱的文件材料驗收工作，專職或兼職檔案管理員必須參加。
5、工程技術檔案由項目總工負責，由工程部主任根據《公路工程竣工驗收辦法》或合同中規(guī)定要求進行收集組卷，移交通啟高速公路建設項目檔案室，并辦理移交手續(xù)。
（三）各分部
1、各分部接收檔案管理室的業(yè)務指導和檢查，在工作中接收主管領導和檔案管理室負責人的領導。
2、檔案管理員對接收的檔案進行分類，編號，登記，統(tǒng)計和日常必要的整理。
四、經理部、分部應加強對檔案工作的領導，由分部經理領導分管分部此項工作。并應將檔案工作納入工程計劃管理之中，納入施工管理及考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責，納入經濟責任制，建設項目專職檔案或兼職檔案員要參加工作例會和工程質量評定會，參加設備開箱、參加各單項驗收和工程項目總驗收。
二、文件材料的形成、積累、整理、歸檔和移交
一、高速公路建設項目文件材料要字跡清楚，圖畫整潔，簽署完備，文件材質優(yōu)良，不得用易褪色的書面材料書寫、繪制。歸檔文件材料應為原始件。
二、做好施工記錄、檢驗試驗記錄、交工驗收記錄和各種表格匯總簽證施工組織設計、圖紙會審記錄，施工日志，變更設計報告，設計變更通知單，開工報告，施工技術總結等，按規(guī)定在工程竣工驗收前編制好竣工圖，并加蓋竣工圖章，由施工單位負責人審核簽字。
三、在職責范圍內做好與高速公路建設項目有關的文件材料的收集、積累工作，按《江蘇省高速公路建設項目文件材料歸檔范圍內及保管期限表》的要求將具有查考利用價值的各種形式與載體的文件均收集齊全。
四、高速公路建設項目形成的全部文件在歸檔前必須進行系統(tǒng)整理。其分類組卷做到科學合理，充分保持卷內文件有機聯系，歸檔案卷要符合《江蘇省高速公路建設項目檔案、案卷質量標準》的要求，分類編號方法依據《江蘇省高速公路建設項目檔案分類編號表》執(zhí)行。
五、編制檔案總目錄，分目錄，移交單位和接收單位目錄。歸檔的案卷質量必須符合下列十條標準。
1、歸檔文件、齊全完整；
2、分類清楚，保持聯系；
3、題名確定，容易查找；
4、卷內排列，系統(tǒng)條理；
5、保管期限準確；
6、密級劃分恰當；
7、藍圖折疊，符合要求；
8、卷皮書寫，正楷整法；
9、案卷裝訂，整齊美觀；
10、聲像資料，清楚清晰。
六、在高速公路建設項目完成后三個月內將項目檔案文件向建設單位移交、歸檔。
七、向管理單位移交時應辦理檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內容，案卷數，圖紙份數，并有完備的清點、簽字等交接手續(xù)。
八、負責對全部工程歸檔文件的匯總整理，并根據江蘇省高速公路檔案分類編號體系完成案卷的編目工作。
附：1、工程檔案管理流程圖
2、工程檔案管理組織機構圖
第3篇 管理處工程檔案管理規(guī)程制度
管理處工程檔案管理規(guī)程
1目的
明確管理處工程設備設施檔案的管理。
2設備檔案范圍
2.1房屋本體資料(包括房屋建筑竣工圖等)
2.2電梯資料(包括:電梯系統(tǒng)圖紙,電梯安裝資料,電梯使用維護說明書等,對電梯資料實行一梯一檔)
2.3消防設備設施資料(包括消防設備設施相關圖紙等)
2.4供配電設備設施資料(包括供配電設備設施相關圖紙等)
2.5給排水設備設施資料(包括給排水設備設施相關圖紙資料)
2.6暖通設備設施資料(包括暖通設備設施相關圖紙資料)
2.7弱電設備設施資料(包括弱電設備設施相關圖紙資料)
3職責
3.1管理處工程主管(領班)負責設備檔案的歸集工作。
3.2管理處文員(客服)負責設備檔案的匯總管理工作。
4工作程序
4.1管理處工程主管(領班)在新物業(yè)接管時,負責房屋設備設施資料的歸集工作。
4.2管理處工程主管(領班)及相關工程人員負責日常產生的工程資料的歸集工作。
4.3管理處工程主管(領班)及相關工程人員將歸集到的資料上交管理處,管理處主任指定文員(客服)專人負責工程設備設施資料的保存和管理工作。
4.4不經管理處主任同意,文員(客服)不得將工程設備設施資料外借和復制;如相關工作人員需要借閱和復制,必須經管理處主任同意,并且填寫《文件借閱、復制記錄表》。
相關質量記錄:
1.《文件借閱、復制記錄表》
第4篇 工程檔案管理制度(9)
工程檔案管理制度(九)
1、工程設備檔案由資料管理員管理。資料管理員者應嚴守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應按系統(tǒng)分類:強、弱電;給排水;暖通、空調;消防報警;房屋結構;資料管理員存放于檔案盒內并貼上標簽。
3、編制檔案目錄,內容應與檔案盒外標簽一致。
4、外單位交來圖紙由資料管理員統(tǒng)一簽收,并將有關圖紙交各相關專業(yè)的管理員核對實物,如圖紙無誤則由資料管理員按系統(tǒng)歸檔;圖紙有誤,則由資料管理員聯系交圖單位更正。
5、檔案及圖紙是工程維修保養(yǎng)的重要依據,應妥善保存。
6、借閱檔案須經相應系統(tǒng)的管理員以上人員批準,資料管理員登記并指定歸還日期,由資料管理員按期追還,需續(xù)借的要重新登記。
第5篇 工程管理制度--工程檔案管理辦法
工程建設管理制度:工程檔案管理辦法
為對工程技術檔案的收集、整理、編目、歸檔及報送等管理工作實施有效的控制,特制定本辦法。本辦法由公司工程部負責實施。
一、工程技術檔案資料的內容
1、施工單位竣工資料:(1)質量保證資料;(2)施工技術資料;(3)施工管理資料;(4)竣工圖;(5)竣工驗收報告。
2、工程監(jiān)理單位監(jiān)理資料:(1)監(jiān)理規(guī)劃;(2)監(jiān)理實施細則;(3)監(jiān)理月報(包括各階段性檢查記錄);(4)工程開、停、復工令;(5)工程總進度計劃、月進度計劃審批文件;(6)施工組織設計審核意見;(7)工作聯系單;(8)監(jiān)理日志;(9)項目竣工驗收報告:a)工程竣工驗收質量評估報告及評定表;b)工程項目施工例會紀要;c)工程質量檢測記錄;d)材料、設備進場質量檢測報告;e)監(jiān)理工程進度付款審核報表:f)應業(yè)主要求提供的其它專題報告;
3、工程管理資料:(1)施工圖紙等設計文件;(2)設計變更;(3)初步設計圖紙等設計文件;(4)工程概算、預算;(5)工程勘察報告;(6)文物普探及問題坑處理報告;(7)深基坑支護設計文件;(8)地基(樁基)檢測報告;(9)設計合同、施工合同、監(jiān)理合同;(10)工程招、投標文件;(11)工程綜合驗收資料;(12)工程竣工驗收資料;(13)工程報建報審資料;(14)工程部與公司、監(jiān)理單位、施工單位的工作聯系單;(15)工程技術資料發(fā)文記錄;(16)向公司提交的專題報告;(17)結構試驗、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像資料等。
二、工程技術資料編制要求
1、原則工程技術資料嚴格按照《建設工程技術整編評定統(tǒng)一規(guī)定》進行編制并及時歸檔。
2、要求(1)施工單位資料由施工單位按以上《規(guī)定》編制,監(jiān)理單位定期檢查施工資料的質量,按標準驗收。(2)監(jiān)理資料嚴格按監(jiān)理規(guī)范的要求編制。(3)工程管理資料由工程部按相關規(guī)范、規(guī)定的要求編制。
三、工程竣工資料的審查
1.監(jiān)理單位負責審查施工單位竣工資料的完整性、真實性。
2.工程部負責復核施工單位資料并審查監(jiān)理單位的竣工資料。
3.經監(jiān)理單位、工程部審查的施工單位竣工資料由施工單位送至質檢站。
四、竣工資料的報送
1、工程竣工驗收后一個月內,施工單位將竣工資料報送市城建檔案館一套,建設單位兩套存檔。
2、施工單位憑政府主管部門開具的竣工資料收據,方可與建設辦理竣工結算付款手續(xù)。
第6篇 施工工程檔案管理制度
第一章 總則
1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分,對工程項目的開展及公司的生產經營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責,規(guī)范檔案管理,結合施工企業(yè)的實際情況,制定本規(guī)定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則,由項目部統(tǒng)一管理,重要及常用的文件移交檔案室保管,以確保工程檔案的完整、準確和安全,并便于使用。
1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章 工程檔案管理機構的職責
2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統(tǒng)一管理者,負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統(tǒng)一整理造冊。
2.2現場工作組是項目部的下屬部門,受項目部的直接領導,在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關方移交的資料,并對收到的資料進行統(tǒng)一整理。
2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案,并加以分類、整理、管理,并負責工程資料的收發(fā)、借閱等工作。
第三章 項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產、建設活動的重要依據,是繼承工程項目知識的重要手段,因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據工程特點,明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
3.2從項目開始立項,項目部制定工程項目檔案負責人,工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料,從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集后根據項目工程的邏輯性,對工程項目資料進行分類整理,對缺少的資料應及時收集,使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據工程項目特性,現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部,由項目部,由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序,分類保存,保存的資料應做好標識,方便管理查詢。
3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后,重要的、日常使用的資料,項目部應及時歸檔,方便資料需要人的使用,項目部歸檔的工程資料應為原件,項目部自留復印件。
檔案室應做好項目部移交資料的登記,并對移交工程資料單獨歸類存放。
3.6檔案室管理人員應做好借閱管理,原件資料一般不允許借閱,借閱復印件供借閱人使用,因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明,備注原因。
工程項目檔案借閱后,檔案管理人應及時通知借閱人,按期歸還。
第四章 項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄,包括準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中,施工、監(jiān)理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料,工程資料一律先收集、整理、歸類,再移交項目部,由項目部統(tǒng)一整理、分類,在項目工程每環(huán)節(jié)完成后,根據項目特點,由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
(1)認真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則;
(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;
(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;
(4)認真審核,未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;
(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備,工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件,并按規(guī)定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。
4.4.2項目施工階段,由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理,并移交現場工作組;項目監(jiān)理單位負責收集,積累項目監(jiān)理文件,并提交現場工作組。
4.4.3項目竣工驗收階段,承包單位負責項目完工資料的收集、整理,提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應收集齊全,歸入建設工程項目檔案。
收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。
4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。
4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合,在資料收集整理過程中,對形成的項目工程文件進行鑒別,包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。
4.6項目工程檔案的分類要求
(1)檔案的分類,要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質和特點;
(2)在公司各類工程項目中,同一類工程檔案的分類標準應該一致;
(3)分類層次,類目要簡明,不宜過多過繁;
(4)分類應力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現標準化。
4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律,保持項目檔案材料之間的有機聯系,充分利用檔案原有的整理基礎,對項目檔案進行分門別類的整理,便于保管和利用。
4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件,應根據文件的性質,內容分別按年度、工程整理。
4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件,應按工程項目整理。
4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業(yè),階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。
4.8項目檔案案卷管理
4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系,分類科學、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。
4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。
4.8.3設備類案卷按設備依據性材料,外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。
4.8.4項目檔案號,要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序,同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明,不要過于復雜繁瑣。
項目檔案號=分類號+案卷順序號。
4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備注等內容。
4.10工程項目資料的更改
4.10.1當工程項目文件需要更改時,文件更改人或更改部門通知收集管理人,并說明更改的理由依據和更改內容。
4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進行審批,經更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人,收集人交上級管理部門或檔案室,并做好更改備注。
4.11工程項目檔案的借閱
需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件),經檔案室相關人員同意后方可借閱,檔案室借閱文件一般為復印件,借閱后必須及時歸還,《工程借閱記錄》(見附件),如果原件一般情況下不外借,如確需外借,說明原因。
4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規(guī)定而制定,在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出,由檔案室人員在保管期滿后,提出銷毀申請,項目部決定其銷毀與否。
4.13 工程項目合同管理
工程項目合同是工程項目的重要資料,作為項目實施及工程價款支付的依據,現場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。
工程項目合同一經審批簽訂后,項目部組織相關人員收集,并移交檔案室,通知做好留底工作。
工程項目發(fā)生變更后,修要更改合同或補充的,項目部應在合同修改或補充審批后,通知檔案室,并將新的合同或協(xié)議歸檔。
第五章 附則
5.1 本制度由項目部負責解釋。
5.2 本制度由項目部制定、修改,自總裁批準之日起生效實施。
第7篇 地產集團建設工程檔案管理制度
某地產集團建設工程檔案管理制度
為規(guī)范公司工程檔案管理工作,根據國家、地方工程檔案管理有關規(guī)定,結合我司的特點,制定本制度。
一、工程檔案的歸檔范圍及質量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設有關的重要活動,記載工程建設主要過程和現狀,具有保存價值的各種載體的文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。
(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用a4規(guī)格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員,主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中工程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、
索引、保管、統(tǒng)計
(一)工程檔案的收集
文件形成后,文件形成責任人(經手人)必須于當天交一份原件給資料員,資料員收到文件后,當天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時間先后順序進行分類排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設程序組卷。
3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號,頁號從“1”開始,案卷不宜超過30mm;頁號編寫在單頁右下角,雙面書寫的,正面在右下角,背面在左下角,折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄:“序號”以一份文件為單位,“責任者”填文件的直接形成單位和個人,有多個責任者的,選擇兩個主要責任者,其余用“等”代替?！拔募幪枴碧顚懝こ涛募械奈奶柣驁D號;“文件題名”填寫文件標題的名稱?！叭掌凇碧顚懳募纬傻娜掌?。未按要求編目的,每項扣罰部門資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式,文字材料必須裝訂。既有文字材料,又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成后30日內,部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作,未按時歸檔的扣罰部門資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后60日內,部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,一份移交給工程檔案室,未及時辦理移交的,扣罰部門資料員5元。
(八)工程檔案的索引
工程代號由集團公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。
案卷號如:第1卷1.1.1-1
專業(yè)號如:基建類1為1.1.1
工程代號如zz花園首期為1.1
樓盤代號如zz花園代號為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風,保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統(tǒng)計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進行統(tǒng)計,及時催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期(具體詳附件一)
1、永久:是指工程檔案需永久保存。
2、長期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期:是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內有不同保管期限的文件,該案卷保管期限應從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件,應以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級,監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷毀按照集團公司檔案管理制度執(zhí)行。
本制度由部門經理負責考核部門資料員,工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行
