有哪些
社區(qū)檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：檔案管理目標、檔案分類與編碼、檔案收集與整理、檔案保管與利用、檔案安全保密、檔案數(shù)字化以及檔案工作評估。
實施細則
1. 檔案管理目標：確保社區(qū)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查詢和利用，服務于社區(qū)治理和服務工作。
2. 檔案分類與編碼：依據(jù)社區(qū)工作的性質和內容，將檔案分為居民信息、活動記錄、公共服務、物業(yè)管理等類別，每個類別下再細分小類，并進行統(tǒng)一編碼，以便于管理和檢索。
3. 檔案收集與整理：社區(qū)工作人員應及時收集各類文件資料，包括紙質文檔、電子文檔等，定期進行整理，保持檔案的時效性和完整性。
4. 檔案保管與利用：設立專門的檔案室，保持適宜的溫濕度，定期檢查檔案狀態(tài)，防止損壞。居民和社區(qū)工作人員需經過申請審批后方可查閱檔案，確保檔案的合理利用。
5. 檔案安全保密：對涉及個人隱私和敏感信息的檔案，實行嚴格的保密制度，限制訪問權限。任何人員不得私自復制、傳播檔案內容。
6. 檔案數(shù)字化：逐步推進檔案的電子化，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案檢索效率，同時備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。
7. 檔案工作評估：每年進行一次檔案工作評估，檢查檔案管理制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，提升檔案管理水平。
上墻內容
1. “社區(qū)檔案管理制度”
2. “檔案分類與編碼規(guī)則”
3. “檔案查閱流程圖”
4. “檔案安全保密規(guī)定”
5. “檔案工作守則”
6. “檔案管理人員職責”
社區(qū)檔案管理制度旨在規(guī)范檔案管理行為，提升工作效率，保護居民權益，促進社區(qū)和諧發(fā)展。全體工作人員應認真遵守，共同維護檔案管理的秩序和規(guī)范。
社區(qū)檔案管理制度范文
【第1篇】社區(qū)檔案管理制度
檔案收集制度
1、根據(jù)《檔案法》的規(guī)定,在本社區(qū)活動中形成的,記錄和反映本社區(qū)工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料(包括圖表、簿冊、聲像材料等)均屬收集歸檔范圍,任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
2、歸檔的文件材料應為原件,格式符合國家規(guī)定,必須用碳素或藍黑墨水書寫,不得用紅黑水、藍圓珠筆、鉛筆、復寫紙書寫。
3、外出學習、開會、考察等活動中帶回的文件資料,應在差旅費報銷前移交檔案室。
4、移交文件材料應填寫移交清單一式兩份,雙方清點核對后簽字,各存一份備查。
檔案整理制度
1、文書檔案的整理采用《歸檔文件整理規(guī)則》或《文書立卷方法》,必須于次年的3月份以前完成。采用《歸檔文件整理規(guī)則》應在每份文件上加蓋歸檔章或附上歸檔文件封面,編制歸檔文件目錄。
2、會計檔案由本社區(qū)財務人員按要求整理完畢后,于次年2月底前移交檔案室。
3、基建檔案由負責基建項目的人員在項目竣工、驗收后3個月內整理、編目、造冊,集中統(tǒng)一移交檔案室。
4、設備檔案由設備采購部門或人員在設備到貨后,由檔案人員一起參加開箱驗收,并登記、及時歸檔后再提供利用。
5、錄音、錄像、照片、底片等檔案由具體承辦人員及時編寫說明(時間、內容、地點、人物、攝影者、背景等)后,向檔案室移交歸檔。
檔案保管制度
1、非檔案工作人員,未經許可不得進入檔案庫房。
2、堅持檔案室溫濕度測記工作,高溫、高濕季節(jié)積極采取降溫、除濕措施,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
3、檔案庫房放置滅鼠、殺蟲藥物,做好檔案防蟲、防鼠、防火、防盜、防光等工作。
4、保持檔案室清潔衛(wèi)生,確保檔案安全。
檔案利用制度
1、社區(qū)檔案室要建立檔案利用登記表(冊),利用檔案必須填寫利用登記表。
2、利用檔案必須在檔案室查閱,特殊情況需借出時,須經社區(qū)委會主任批準,嚴格履行借出手續(xù)、按時歸還。
3、借閱檔案者不得轉借、遺失、拆散和損毀檔案,不得在檔案原件上圈點、加注、涂改、污損。
4、檔案借閱和保管人員要保守檔案秘密,不得向無關人員談論檔案內容和泄漏檔案秘密。
5、外單位借閱檔案須持單位介紹信,經領導批準,方能借閱。
6、借出歸還的檔案,必須認真清點、檢查,發(fā)現(xiàn)問題立即上級部門報告。
檔案人員變更交接制度
1、社區(qū)組織檔案人員由社區(qū)文書擔任。
2、檔案人員變換,要切實履行交接手續(xù)。
3、交接內容包括檔案數(shù)量、檔案有關設備、參考資料、登記、統(tǒng)計臺帳等。
4、交接雙方要認真核對檔案的內容,并做好檢查記錄。
5、檔案人員變換,要向縣檔案局備案。
社區(qū)檔案分類大綱示意圖
社區(qū)級檔案:
1、文書檔案
2、會計檔案
3、科技檔案
4、電子檔案
5、聲像檔案
6、實物檔案
【第2篇】社區(qū)衛(wèi)生中心健康檔案管理制度
南調社區(qū)衛(wèi)生服務中心健康檔案管理制度
1.健康檔案包括家庭健康檔案、個人健康檔案。家庭健康檔案每戶一份,個人健康檔案每人一份,以家庭為單位成冊。
2.應為轄區(qū)內重點人群(老年、婦女、兒童)、弱勢人群(孤寡、殘疾、低保)、慢性非傳染性疾病病人建立健康檔案。
3.對患有高血壓、糖尿病、冠心病、腦卒中、腫瘤的病人,應在健康檔案袋上用紅、綠、橙、藍、黑色標識區(qū)分。
4.健康檔案由全科醫(yī)師負責填寫,項目齊全、字跡清晰、表述準確、不得隨意涂改。診療記錄按soap(主觀治療、客觀檢查、評價、計劃)要求書寫。
5.健康檔案每年至少隨訪記錄四次,進行動態(tài)管理。
6.健康檔案應及時收集、及時記錄、統(tǒng)一編號、歸檔保管。個人健康檔案分散存放的,應在家庭健康檔案中標明其存放地。
7.健康檔案管理應責任到人、制度到位、硬件落實、管理達標,逐步納入計算機系統(tǒng)管理。
【第3篇】安全社區(qū)建設檔案管理制度范本
第一章安全社區(qū)的檔案概念
第一條 為了加強安全社區(qū)檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在安全社區(qū)建設中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的有關規(guī)定,結合安全社區(qū)檔案管理工作實際,特制定本制度。
第二條 本制度所稱的檔案,是指在安全社區(qū)建設工作中形成、搜集起來的,經過整理具有保存價值的各種文件材料、照片、光盤、磁帶等實物歷史記錄,以及電子文檔、圖片、影音視頻等電子歷史記錄。它是我街安全社區(qū)創(chuàng)建以來各項工作的真實反映,是做好今后安全社區(qū)建設工作的必要條件,也是街道機關檔案的重要組成部分,對提高工作效率和質量有著重要作用。
第三條 本著節(jié)約資源、便于管理的原則,在工作活動中形成的實物檔案均由相關責任部門自行保管,電子檔案除本部門保管外,需備份一份由安全社區(qū)促進委員會辦公室保存。
第二章 檔案工作機構和任務
第四條 各部門應根據(jù)工作需要,明確專人管理與本部門有關的安全社區(qū)檔案。
第五條 該檔案管理人員須具備一定的檔案管理專業(yè)知識,政治上可靠,能夠勝任本工作。且檔案管理人員要保持相對穩(wěn)定。
第六條 檔案管理人員要堅持黨的四項基本原則,認真執(zhí)行黨和國家的各項方針、政策,熱愛檔案事業(yè),認真學習業(yè)務知識,努力提高政治思想覺悟和業(yè)務水平,以保證檔案工作任務的順利完成。
第三章 歸檔文件整理制度
第七條 在安全社區(qū)創(chuàng)建活動中形成的,記錄和反映本部門工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬收集歸檔范圍,任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第八條 接收、收集的檔案材料必須完整、齊全、準確地反映工作活動的過程和結果。檔案材料的格式符合國家有關規(guī)定,載體材料要有利于長期保存。收集的檔案材料應為原件,并按照文件材料的有機聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理。
第九條 文書檔案實行隨時辦隨時歸檔。錄音、錄像、照片、底片等檔案應及時編寫說明(單位、時間、內容、地點、攝影、錄音、錄像等)后進行歸檔。
第四章 電子文件的歸檔管理制度
第十條 本制度所稱的電子文件是指:在數(shù)字設備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理,并可在通信網上傳送的文件。
第十一條 歸檔的電子文件是具有保存價值的電子檔案,必須納入檔案管理的范疇。
第十二條 電子文件實行文檔一體化管理的方式,由安全社區(qū)促進委員會辦公室負責對電子文件進行管理,堅持前端控制與全程管理的原則,即收發(fā)、鑒定、歸檔各環(huán)節(jié)統(tǒng)一。
第十三條 為維護電子數(shù)據(jù)的安全,每年對歸檔的電子文件要備份處理,若有條件可刻錄成光盤,異地保存。
第五章 檔案保管制度
第十四條 建立檔案的登記臺帳,及時記載檔案的收進、移出等變動情況,每年檢查、核對一次,做到帳實相符。
第十五條 對破損、褪變和載體材料不宜長期保存的檔案,要及時進行修復、搶救。聲像檔案要做好防磁、防老化、防粘結等工作。
第十六條 采取有效措施,做好安全保管和科學保護等工作。
第十七條 檔案人員工作變動,必須辦好檔案的清點、移交手續(xù)。
第六章 檔案保密制度
第十八條 不斷加強檔案的保密觀念,認真遵守保密紀律,嚴格執(zhí)行《保密法》。
第十九條 秘密以上的檔案,必須妥善加以保管,如需借閱,必須經有關領導批準。
第二十條 嚴禁攜帶檔案進出公共場所。因公外出攜帶檔案必須符合有關規(guī)定。
第二十一條 嚴守檔案機密,查閱檔案者不得向無關人員談論檔案內容。
第二十二條 因工作需要而摘抄或復印的檔案材料,必須妥善加以保管,使用完畢立即歸還。
第七章 檔案鑒定、銷毀制度
第二十三條 根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定,對保存期滿的檔案,3-5年鑒定1次,銷毀無繼續(xù)保存價值的檔案。
第二十四條 開展檔案鑒定工作由安全社區(qū)促進委員會指定有關人員組成鑒定小組,提出鑒定工作意見。在主管領導組織下,直接地、逐件(卷)地、準確判定檔案的價值;鑒定結束后,經安全社區(qū)促進委員會批復同意銷毀后,方可銷毀。
第二十五條 擬銷毀檔案,要編制銷毀清冊。銷毀時,要2人以上監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。
第二十六條 已銷毀的檔案,應從原案卷目錄和有關檢索工具中除去或加以注明。
第二十七條 經鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案或文件材料,應視情況作相應調整。
第二十八條 鑒定工作形成的全部文件材料,即鑒定工作的組織安排、報告、銷毀清冊等歸檔為長期保存。
第八章 檔案借閱、利用制度
第二十九條 凡借閱、利用檔案者,必須逐項填寫借閱登記表。
第三十條 借閱檔案者必須保護檔案,不得轉借、遺失、拆卷和損毀檔案。嚴禁在檔案原件上劃線、圈點、白抹、涂改、污損。未經許可,不得摘抄或復制檔案。
第三十一條 若借閱本部門以外的檔案材料,須經雙方分管領導批準。
第三十二條 對借出后歸還的檔案,必須逐件、逐頁、逐卷檢查,發(fā)現(xiàn)問題立即報告、處理。
第九章 檔案管理人員崗位職責
1、認真學習《檔案法》,熱愛檔案事業(yè),刻苦鉆研業(yè)務,忠于職守,做好本職工作。
2、認真執(zhí)行文件材料歸檔制度,積極配合、督促有關領導和有關人員按時、按質、按量辦理好相關科室檔案的收集工作。
3、嚴格遵守檔案管理制度,認真做好各類檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計等工作。
4、對各類檔案實行安全有效管理,做到類別清楚、目錄齊全、排列有序,便于提供利用。
5、要定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質的檔案及時修補,復制或其它技術處理。
6、根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,編輯檔案文件匯集等參考材料。
7、嚴格執(zhí)行保密、 利用制度,辦理好借閱手續(xù)和利用效果登記等工作。使檔案信息得到充分的開發(fā)和保證檔案內容的安全,更好地為安全社區(qū)建設工作服務。
第十章 檔案收集內容
(1)安全社區(qū)建設組織機構、目標、計劃等相關文件;
(2)安全促進項目計劃、方案;
(3)安全管理制度;
(4)安全管理的駐地單位基本信息;
(5)各種隊伍建設等文件;
(6)各類創(chuàng)建活動記錄;
(7)事故與傷害原始記錄;
(8)安全檢查、監(jiān)測與監(jiān)督的記錄等。
【第4篇】安全社區(qū)創(chuàng)建文件資料管理檔案制度
安全社區(qū)創(chuàng)建文件與資料管理檔案制度
1、加強文書檔案、圖像檔案資料的管理工作,保證文書檔案、圖像檔案的及時歸檔和妥善保管,專人負責。
2、創(chuàng)建辦公室負責文件與資料的歸檔,督促和日常管理工作。對相關資料必須按規(guī)定立卷,各工作組在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。
3、堅持各工作組收集保管、創(chuàng)建辦公室定期歸檔制度。
4、歸檔范圍:重要的會議資料,包括文件、會議的通知、報告、總結、領導人講話、會議記錄、會議紀要等;反映主要工作活動的報告、總結、各種規(guī)章制度等。
5、創(chuàng)建辦公室成員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料,收集齊全,加以整理。
【第5篇】某大學生社區(qū)管理公司檔案管理制度
大學生社區(qū)管理公司檔案管理制度
1、目的:
規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。
2、適用范圍:
適用于各部門各種檔案的管理工作。
3、職責:
3.1各部門負責人負責監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.2各部門檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4、管理制度:
4.1檔案管理的內容:
4.1.1公司各部門均需保存以下檔案:
a)公司各種行政文件;
b)公司與質量有關的文件;
c)部門收發(fā)文記錄;
d)本部門形成的質量記錄;
e)其它本部門形成的或公司下發(fā)的文件。
4.1.2各部門除要保存以上檔案外,還需按部門分別保存以下檔案:
a)辦公室保存公司所有文件(除財務與建設修繕的資料)的原件。
b)各部門保管各部門的資料。
c)辦公室保管人事檔案和各種合同。
4.2檔案的保管目的
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)延長檔案壽命;
4.3檔案的密級
檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學生資料、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:質量管理體系文件及運行記錄、重要的會議記錄、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程類圖紙、計劃總結和其他屬機密的檔案;
c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.4 檔案的保管方式
4.4.1檔案的裝盒與標識
各部門檔案管理員將不同檔案分類,并按時間順序裝入檔案盒內,然后根據(jù)檔案的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案名稱,然后將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒左側立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
4.4.2編制目錄:
4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準備《文件歸檔目錄》;
4.2.2.2每一份檔案歸檔時,均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。
4.5檔案的查閱權限
4.5.1總經理可查閱公司所有檔案。
4.5.2副總經理可查閱分管工作的檔案。
4.5.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關檔案。
4.6檔案的查閱/借閱/復制
4.6.1查閱/借閱/復制人到部門《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
4.6.2部門檔案管理員審核其資格:
a )權限內的按正常手續(xù)辦理;
b)權限外的,需得到相應授權人的許可:部門(財務除外)的檔案,由部門負責人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財務檔案及公司機密檔案,由總經理審批。
4.7在檔案歸還日期前,部門檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還。
4.8須復制檔案的,絕密檔案報總經理審批;機密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.9檔案的銷毀
4.9.1超過保管期限的檔案,由部門檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。
4.9.2該清單報部門負責人審核,由管理者代表審批后進行銷毀,財務檔案的銷毀由總經理審批。
4.9.3銷毀時應有部門檔案管理員及質量管理辦公室質管員在場,銷毀結束后,銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。
5相關文件
6記錄
6.1《文件歸檔目錄》
6.2《文件和資料銷毀清單》
6.3《文件查閱/借閱/復制登記表》
【第6篇】x鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
一、社區(qū)各種門類的檔案,由社區(qū)村委會指定專人統(tǒng)一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。
二、資料一般按年度分類歸檔,各個檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅持做到隨時發(fā)生、隨時記錄、隨時整理歸檔,因特殊原因一時漏記的要及時補記。
四、根據(jù)氣候變化,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的完好無損。
五、檔案管理人員變動時,必須辦理交接手續(xù),嚴格核實交接的檔案。
