物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范匯編【16篇】

有哪些

物業(yè)管理制度是確保物業(yè)服務(wù)質(zhì)量和社區(qū)環(huán)境秩序的關(guān)鍵，主要包括以下幾個(gè)核心部分：

1. 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量控制：明確物業(yè)各項(xiàng)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，如清潔、綠化、維修、安全管理等，設(shè)定質(zhì)量檢查機(jī)制。

2. 費(fèi)用收取與財(cái)務(wù)管理：規(guī)定物業(yè)費(fèi)的計(jì)算方式、繳納期限及違約處理，規(guī)范財(cái)務(wù)管理和審計(jì)流程。

3. 社區(qū)活動(dòng)與業(yè)主參與：鼓勵(lì)業(yè)主參與社區(qū)治理，組織定期的社區(qū)活動(dòng)，促進(jìn)鄰里和諧。

4. 投訴處理與糾紛解決：設(shè)立投訴處理機(jī)制，明確投訴流程和時(shí)限，公正公平地解決業(yè)主與物業(yè)間的糾紛。

5. 設(shè)施設(shè)備管理：對(duì)小區(qū)公共設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。

6. 法律法規(guī)遵守：確保物業(yè)運(yùn)營(yíng)符合國(guó)家法律法規(guī)，包括環(huán)保、消防、安全等方面。

實(shí)施細(xì)則

1. 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量控制： - 制定詳細(xì)的服務(wù)流程和操作手冊(cè)，對(duì)員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保服務(wù)質(zhì)量。 - 設(shè)立服務(wù)監(jiān)督崗位，定期對(duì)各服務(wù)部門(mén)進(jìn)行考核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。

2. 費(fèi)用收取與財(cái)務(wù)管理： - 發(fā)放清晰的繳費(fèi)通知，提供多種支付方式，方便業(yè)主繳費(fèi)。 - 建立財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)，定期公開(kāi)財(cái)務(wù)狀況，接受業(yè)主監(jiān)督。

3. 社區(qū)活動(dòng)與業(yè)主參與： - 設(shè)立業(yè)主委員會(huì)，定期召開(kāi)業(yè)主大會(huì)，討論社區(qū)事務(wù)。 - 組織各類(lèi)社區(qū)活動(dòng)，增進(jìn)業(yè)主間交流，提升社區(qū)凝聚力。

4. 投訴處理與糾紛解決： - 設(shè)立專(zhuān)門(mén)的投訴熱線(xiàn)和郵箱，保證24小時(shí)內(nèi)回應(yīng)。 - 對(duì)重大投訴，由專(zhuān)門(mén)的調(diào)解小組介入，公平公正處理。

5. 設(shè)施設(shè)備管理： - 制定設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，定期進(jìn)行檢查保養(yǎng)，記錄設(shè)備狀態(tài)。 - 遇到設(shè)備故障，迅速響應(yīng)，確保短時(shí)間內(nèi)修復(fù)。

6. 法律法規(guī)遵守： - 定期開(kāi)展法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工法律意識(shí)。 - 定期自查，確保物業(yè)運(yùn)營(yíng)合規(guī)，避免違法行為。

上墻內(nèi)容

1. 服務(wù)承諾公示：展示物業(yè)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、承諾的響應(yīng)時(shí)間和處理流程。

2. 業(yè)主權(quán)利與義務(wù)：列出業(yè)主在社區(qū)內(nèi)的基本權(quán)益和應(yīng)盡責(zé)任。

3. 投訴處理流程圖：直觀(guān)展示投訴的接收、處理和反饋流程。

4. 費(fèi)用收取標(biāo)準(zhǔn)：明確物業(yè)費(fèi)、公共維修基金等費(fèi)用的收取標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間。

5. 緊急聯(lián)系方式：張貼消防、醫(yī)療等緊急情況的聯(lián)絡(luò)方式。

6. 法律法規(guī)宣傳海報(bào)：定期更新相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)，提醒業(yè)主和員工遵守。

以上制度與規(guī)范旨在構(gòu)建一個(gè)和諧、有序的物業(yè)管理環(huán)境，保障業(yè)主權(quán)益，提升物業(yè)服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)社區(qū)的可持續(xù)發(fā)展。

物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范范文

【第1篇】物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范

物業(yè)管理制度與檔案的建立與管理

(一)管理內(nèi)容:

1、工程檔案:從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類(lèi)設(shè)施設(shè)備資料等;

2、業(yè)主檔案:所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件),業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表和住戶(hù)健康狀況登記表等;

3、文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

4、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車(chē)輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。

(二)管理措施:

1、制定檔案制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;

2、專(zhuān)人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任),專(zhuān)室專(zhuān)柜,編目造冊(cè),存放有序并且尊重業(yè)主隱私,保守秘密;

3、科學(xué)管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達(dá)100%;

4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理,計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息,提高管理水平。

【第2篇】物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度

物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理

3收發(fā)文及檔案管理

3.1文件定義

3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門(mén)/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。

3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。

3.2收發(fā)文管理

3.2.1收文

3.2.1.1收到的文件(包括通過(guò)前臺(tái)之外來(lái)文件,以及內(nèi)部各部門(mén)/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書(shū)或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書(shū)必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行收文登記。無(wú)具體收文部門(mén)的文件,由資源部負(fù)責(zé)收文登記。

3.2.1.2收文登記后,及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見(jiàn),再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無(wú)總經(jīng)理/管理處主任簽署意見(jiàn)的文件,可不予處理。

3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書(shū)/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書(shū)須定期交到檔案室歸檔。

3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫(xiě)《收文登記表》。

3.3發(fā)件

3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門(mén)/管理處起草文件。

3.3.2編號(hào):對(duì)外公文由物管公司秘書(shū)上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫(xiě)《發(fā)文登記表》。

3.3.3打印:由發(fā)文部門(mén)/管理處負(fù)責(zé)。

3.3.4校對(duì)、簽署

由發(fā)文部門(mén)/管理處負(fù)責(zé),部門(mén)/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。

3.3.5申請(qǐng)蓋章

由物管公司秘書(shū)負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章,按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。

3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門(mén)/管理處負(fù)責(zé),并作出發(fā)文、簽收登記。

3.3.7內(nèi)部傳閱

收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。

3.3.8歸檔

具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書(shū)應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書(shū)和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理,做好文件類(lèi)別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。

3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫(xiě)管理處的《發(fā)文登記表》。

3.4文件保管及處理

3.4.1物管公司秘書(shū)及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。

3.4.2管理處秘書(shū)/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi),具體類(lèi)別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類(lèi)的類(lèi)別規(guī)則,每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。

3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。

3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專(zhuān)人負(fù)責(zé),根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:

3.4.4.1對(duì)于保管期限已到的文件,集中銷(xiāo)毀,并做好注銷(xiāo)的登記手續(xù),包括文件名稱(chēng)、文件日期、來(lái)文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷(xiāo)日期、注銷(xiāo)負(fù)責(zé)人、注銷(xiāo)批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;

3.4.4.2對(duì)于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類(lèi)別進(jìn)行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;

3.5檔案管理

3.5.1文件的移交

3.5.1.1對(duì)于各部門(mén)/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書(shū)移交至項(xiàng)目管理中心檔案室,具體移交期限如下:

3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書(shū)、合同、及其他法律文件,應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書(shū)移交項(xiàng)目管理中心檔案室。

3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。

3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫(xiě)申請(qǐng),交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點(diǎn)無(wú)誤后,予以簽名確認(rèn)。

3.5.2檔案的保管

公司的檔案由資源部指定專(zhuān)人進(jìn)行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則,將文件進(jìn)行編號(hào),分類(lèi)存放。

3.5.3檔案信息的使用

3.5.3.1復(fù)印檔案

公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案,但必須填寫(xiě)《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類(lèi),由物管公司秘書(shū)統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。

3.5.3.2檔案原件的借用

1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門(mén)的通知填寫(xiě)《檔案原件借用申請(qǐng)表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書(shū)向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。

2)檔案原件外借期一般不得超過(guò)一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的,須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。

3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。

3.5.3.3檔案原件的歸還

1)借用人將檔案歸還時(shí),須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認(rèn)。

2)檔案管理員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》復(fù)印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。

3.5.3.4檔案原件的處理

由物管公司秘書(shū)統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。

4月報(bào)制度

4.1月報(bào)制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書(shū)面格式上報(bào)該管理處各部門(mén)工作情況至物管公司秘書(shū)。

4.2香港月報(bào)制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書(shū)面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書(shū)及項(xiàng)目。

【第3篇】物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度

物業(yè)公司及項(xiàng)目檔案管理制度

●檔案管理規(guī)定

1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。

2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶(hù)資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動(dòng)用。

3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔清單和編號(hào)目錄。

4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí),應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開(kāi)。

6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7、因工作需要借閱、復(fù)印專(zhuān)管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書(shū)面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。

9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對(duì)小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

●小區(qū)管理保密規(guī)定

1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶(hù)單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話(huà)、購(gòu)/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶(hù)個(gè)人情況等均屬保密范圍。

2、業(yè)主/住戶(hù)及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專(zhuān)人管理。

3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶(hù)的聯(lián)系電話(huà)、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

5、公司制定的各類(lèi)規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。

6、公司發(fā)布的各類(lèi)通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過(guò)時(shí)收回。

7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識(shí),主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶(hù)保守秘密,對(duì)任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶(hù)或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

●小區(qū)檔案資料

1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:

1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。

2)小區(qū)各類(lèi)設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門(mén)驗(yàn)收合格文件。

3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。

4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。

5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

6)單元驗(yàn)收及移交記錄。

2、小區(qū)二次裝修檔案:

1)住戶(hù)二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

3、住戶(hù)資料:

1)小區(qū)住戶(hù)入伙資料。

2)小區(qū)住戶(hù)情況登記(包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。

4、小區(qū)管理文本匯編:

1)管理合同、業(yè)主公約、用戶(hù)手冊(cè)。

2)小區(qū)各類(lèi)管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。

5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

1)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備專(zhuān)門(mén)的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

2)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進(jìn)出記錄。

4)住戶(hù)維修報(bào)修單及維修后的回訪(fǎng)記錄。

6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測(cè):

1)電梯有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告。

2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。

3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測(cè)報(bào)告。

4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料。

7、日常文檔:

1)日常通知、文件的存檔。

2)小區(qū)管理費(fèi)收繳情況。

3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。

4)會(huì)議記錄。

5)值班記錄。

6)安保值班記錄。

7)其他管理記錄。

●檔案資料的管理要求

1、采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤(pán)、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９?、?chǔ)存方法。

2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。

3、電腦文件必須由專(zhuān)人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進(jìn)行分類(lèi)管理,并定期清除過(guò)期無(wú)效文件。

4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類(lèi),并編制相應(yīng)的文件目錄,文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時(shí)找到有效的文件。

5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無(wú)權(quán)決定。

6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以?xún)?nèi)容分類(lèi),逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

7、檔案保管有專(zhuān)人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識(shí)清晰、分類(lèi)明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過(guò)登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過(guò)檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ),損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱情況,以便及時(shí)收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時(shí)進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

【第4篇】某物業(yè)客服部客戶(hù)檔案管理制度

物業(yè)客服部客戶(hù)檔案管理制度

1.0本部門(mén)的主要戶(hù)檔案管理任務(wù)

本部門(mén)的主要任務(wù)就是服務(wù)。只有健全客戶(hù)檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶(hù)服務(wù)。

2.0本部門(mén)客戶(hù)檔案管理的日常工作包括

2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。

2.2做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢(xún)跟進(jìn);

3.0客戶(hù)檔案管理

客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶(hù)檔案包括以下的資料:

3.1收集客戶(hù)資料

3.2客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金

3.3客戶(hù)裝修工程文件

3.4客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料

3.5客戶(hù)資料補(bǔ)充

3.5.1客戶(hù)證件資料

3.5.2客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料

3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶(hù)人事變遷資料

3.6客戶(hù)與物業(yè)公司往來(lái)文件

3.7客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

3.8客戶(hù)報(bào)修記錄

【第5篇】物業(yè)管理會(huì)計(jì)檔案管理制度

物業(yè)管理公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

1.0目的

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),財(cái)務(wù)部要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作,建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷(xiāo)毀等制度,切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管好。

2.0適用范圍

2.1會(huì)計(jì)憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.2會(huì)計(jì)帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。

2.3會(huì)計(jì)報(bào)表:月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表,年度會(huì)計(jì)報(bào)表。2.4電腦磁盤(pán):儲(chǔ)存會(huì)計(jì)核算資料、電腦核算程序。2.5其他會(huì)計(jì)資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等等。

3.0工作職責(zé)

(略)

4.0程序要點(diǎn)

4.1公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案,都應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由財(cái)務(wù)部保管一年,期滿(mǎn)之后,由財(cái)務(wù)部編造清冊(cè)歸檔入庫(kù)。

4.2已入庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝,需拆封整理的,由會(huì)計(jì)檔案管理人員處理。

4.3會(huì)計(jì)檔案的保管,必須存放有序,查找方便,同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損,散失和泄密。

4.4會(huì)計(jì)檔案的保管期限據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.5公司保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要,積極給予利用。公司其他部門(mén)查閱會(huì)計(jì)檔案,須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意,要向保管人說(shuō)明查閱范圍,并按規(guī)定進(jìn)行登記,查閱后及時(shí)歸檔。

4.6外單位查閱會(huì)計(jì)檔案,需憑查閱單位介紹信,說(shuō)明查閱范圍,查閱人還應(yīng)出示身份證件,經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,才能辦理登記查閱手續(xù)。

4.7查閱會(huì)計(jì)檔案必須由保管人陪同,不得讓查閱人單獨(dú)在場(chǎng)。

4.8查閱時(shí)會(huì)計(jì)檔案需保持原樣,不得拆抽,涂改,如需復(fù)印的,須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意。4.9會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn),需銷(xiāo)毀時(shí),應(yīng)指定專(zhuān)人鑒定審查、編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意,報(bào)主管部門(mén)批準(zhǔn)后方能銷(xiāo)毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案,不得銷(xiāo)毀。

5.0記錄文件與控制表格

6.0支持文件

【第6篇】商街物業(yè)檔案管理制度

步行街物業(yè)檔案管理制度

1目的

使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

2適用范圍

公司所有檔案的管理。

3公司資料室文檔資料管理

3.1公司資料室文檔資料管理范圍:公司內(nèi)部重要文件;公司對(duì)外往來(lái)的各類(lèi)公文;公司內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄;物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī);重要資料及文檔資料的電腦備份;人事資料;業(yè)主資料資料等。

3.2文檔資料收集及整理:人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔,并編制存放目錄索引,檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí),以便查找;財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔,并編制存放目錄索引;其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔,并編制存放目錄索引。

3.2物業(yè)管理相關(guān)政策 、法規(guī):由綜合文員負(fù)責(zé)從報(bào)刊雜志及政府來(lái)文中剪輯,統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類(lèi)文件夾,并每季度核對(duì)或動(dòng)議更改文件。

3.3重要資料:由綜合文員負(fù)責(zé)收集,主要包括:外出考察資料,重要資料歸屬重要資料類(lèi)文件夾。

3.4公司本部重要文件,主要包括:

3.4.1內(nèi)部管理文件:以公司名義下發(fā)的人事、行政類(lèi)文件。

3.4.2人事制度:公司各種人事政策,條例和規(guī)定等。

3.4.3行政制度:公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。

3.4.4重要通知及通報(bào):公司各種重要的通知、通告。

3.4.5公司會(huì)議紀(jì)要:總經(jīng)理辦公例會(huì)、部門(mén)經(jīng)理例會(huì)和以公司名義組織的專(zhuān)題會(huì)。

3.4.6以公司名義簽定的各類(lèi)合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等。

3.4.7各部門(mén)呈報(bào)的工作計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告及管理規(guī)章制度等,由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果,并交綜合文員存檔。

3.4.8公司對(duì)外往來(lái)的各類(lèi)公文:主要包括政府部門(mén)往來(lái)文、上級(jí)公司往來(lái)文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文、外來(lái)商函及復(fù)函等,由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

3.5文檔資料查閱或復(fù)印:物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印,需到綜合文員辦理登記手續(xù)。

4各部門(mén)文檔資料管理

4.1各部門(mén)文件分類(lèi)及編制要求:

4.1.1各類(lèi)文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行,統(tǒng)一使用打印稿,行文應(yīng)規(guī)范,不得有錯(cuò)別字。

4.1.2通常情況下,文件標(biāo)題定為三號(hào)黑體字,文件編號(hào)為小四號(hào)黑體字,文件內(nèi)容為小四號(hào)宋體字。

4.1.3公司各部門(mén)(含職能部門(mén) 、業(yè)務(wù)部門(mén)及臨時(shí)成立的工作小組等)常用文件類(lèi)別:

1)人事類(lèi):包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報(bào)、通知等。

2)行政類(lèi):包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報(bào)、通知、活動(dòng)計(jì)劃。

3)通知類(lèi):內(nèi)部各類(lèi)通知。

4)培訓(xùn)類(lèi):培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案、考核及效果評(píng)估等。

5)會(huì)議類(lèi):部門(mén)例會(huì)、專(zhuān)題會(huì)議、業(yè)委會(huì)會(huì)議等。

6)合同、協(xié)議類(lèi):部門(mén)簽定的合同(租賃合同、買(mǎi)賣(mài)合同等)。

7)對(duì)外文件類(lèi):

①對(duì)政府部門(mén)、上級(jí)單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等;

②對(duì)客戶(hù)發(fā)文等:

③其它類(lèi):如電話(huà)表、名單、啟示等。

4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料:

4.2.1發(fā)展商提供的資料:

1)產(chǎn)權(quán)資料;

2)技術(shù)資料(含圖紙);

3)交接手續(xù)及清單等。

4.2.2文檔收集及整理:各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔,并編制存放目錄索引,存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí),并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。

4.3各類(lèi)文件更改要求:

各類(lèi)文件張貼或下發(fā)后如需更改,必須由原文件審批人審批后,方可執(zhí)行,并需即作廢文件,同時(shí)在新文件上注明以此文件為準(zhǔn)。

4.4各類(lèi)文件發(fā)放要求:

4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級(jí)別,通常應(yīng)包括以下幾類(lèi):

1)部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員閱;

2)主管級(jí)以上人員閱;

3)內(nèi)部傳閱;

4)張?zhí)?/p>

4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。

4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同(協(xié)議書(shū))、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件,除責(zé)任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。

4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔,內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作,禁止外來(lái)人員拍攝或抄錄。

4.5電腦文檔管理:

4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲(chǔ)存及管理工作,各部門(mén)須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。

4.5.2電腦文檔須按文件類(lèi)別設(shè)立相應(yīng)的子目錄,分類(lèi)保存各類(lèi)文件,重要文件(行政人事制度、合同、協(xié)議書(shū)、重要會(huì)議紀(jì)要等)須加密,且以光盤(pán)備份,并指定專(zhuān)人保管,管理情況須在部門(mén)經(jīng)理處備案。

4.5.3電腦文檔須妥善保存,如需刪除,須報(bào)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書(shū)及經(jīng)客戶(hù)確認(rèn)的文件,除以電腦文檔儲(chǔ)存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

4.6資料管理人員要定期檢查專(zhuān)柜,核對(duì)件數(shù),做好防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任。

【第7篇】某物業(yè)檔案管理制度

f物業(yè)檔案管理制度

一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類(lèi)屬性不同的文件資料進(jìn)行分類(lèi),整理、立卷,做好文件索引,歸檔存放、管理。

二、各類(lèi)檔案資料設(shè)專(zhuān)柜存放保管,分類(lèi)編號(hào)、編注目錄,以便查閱。

三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件,須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。

四、注意做好保密工作。借閱文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印,應(yīng)事先請(qǐng)示,未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。

五、業(yè)主檔案資料設(shè)專(zhuān)柜存放、保管,未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)(除本公司有關(guān)工作人員外)不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。

六、定時(shí)檢查、核對(duì)檔案件數(shù),做好防蟲(chóng)、防塵、防潮、防遺失工作,發(fā)現(xiàn)異常或丟失,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),查明原因。妥善處理。

七、對(duì)已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機(jī)處理,銷(xiāo)毀檔案資料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定,列出清單,送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo),防止泄密。

【第8篇】物業(yè)管理公司檔案資料管理制度4

物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)

一、重視檔案資料的整理及管理工作,設(shè)置專(zhuān)職人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。

二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求,按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細(xì)分類(lèi),進(jìn)行歸檔。

三、檔案資料員工作職責(zé)

1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。

2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。

3、按時(shí)收集好各類(lèi)檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類(lèi)要準(zhǔn)確,裝訂要工整,符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。

4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。

5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。

6、妥善保管好各類(lèi)檔案資料,嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。

四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要,需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。

五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書(shū)”為準(zhǔn),由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復(fù)。

【第9篇】物業(yè)顧問(wèn)咨詢(xún)資料、檔案管理制度

物業(yè)項(xiàng)目顧問(wèn)咨詢(xún)資料、檔案管理制度

為使公司顧問(wèn)管理工作有效進(jìn)行,加強(qiáng)公司顧問(wèn)資料和檔案的管理,確保公司顧問(wèn)資料、檔案的保密性,現(xiàn)制定以下管理制度:

一、顧問(wèn)咨詢(xún)資料分為共用資料與項(xiàng)目資料兩大類(lèi)。共用資料包括:專(zhuān)業(yè)書(shū)籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊(cè)、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶(hù)型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項(xiàng)目資料為每個(gè)項(xiàng)目咨詢(xún)服務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的全部資料的集合。如該項(xiàng)目來(lái)往文件、公函、提供的資料樣本、項(xiàng)目咨詢(xún)規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計(jì)、顧問(wèn)建議書(shū)、咨詢(xún)實(shí)施細(xì)則、物業(yè)管理過(guò)程實(shí)施方案、項(xiàng)目圖紙、照片等。

二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫(kù),以方便查找。項(xiàng)目資料應(yīng)按項(xiàng)目分類(lèi)歸檔,需用電子文檔和書(shū)面文檔兩種方式進(jìn)行保存,由專(zhuān)人進(jìn)行管理。

三、項(xiàng)目資料的電子文檔需建立專(zhuān)門(mén)的子目錄進(jìn)行管理,目錄按歷史項(xiàng)目、在管項(xiàng)目、前期項(xiàng)目三類(lèi)劃分,每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)文件按性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)存檔。

四、書(shū)面顧問(wèn)資料的借閱,需在顧問(wèn)咨詢(xún)部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

五、對(duì)顧問(wèn)咨詢(xún)資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫(kù)由咨詢(xún)部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限,使用人員在得到咨詢(xún)部主管同意后方可進(jìn)入該文件。

六、同一項(xiàng)目的資料,由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。

七、顧問(wèn)項(xiàng)目結(jié)束,該項(xiàng)目所有顧問(wèn)資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進(jìn)行管理。

八、對(duì)發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件,接收人員需將其復(fù)印后按項(xiàng)目存檔,特別是對(duì)于發(fā)展商對(duì)公司所給文件的簽收回執(zhí),更應(yīng)注意保存其原始記錄。

九、未得到公司同意,任何人員不得將公司顧問(wèn)資料進(jìn)行拷貝和復(fù)印。

【第10篇】物業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度

物業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度

(三)檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分,應(yīng)嚴(yán)格重視。

切勿丟失、泄密,以確保工作的有序正常進(jìn)行。

1. 所有文檔實(shí)行統(tǒng)一管理,并指派專(zhuān)人負(fù)責(zé);2.所有收、發(fā)文件由專(zhuān)人統(tǒng)一登記,文件傳閱后應(yīng)及時(shí)歸檔,其他人員不得擅自處理;3.對(duì)性質(zhì)不同的文件,實(shí)行分類(lèi)立卷保管,以便日后查找;4.對(duì)于客人檔案應(yīng)建立詳細(xì)檔案,未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意,不得擅自將客人資料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密,定期檢查所有文件;6.對(duì)欲銷(xiāo)毀文件必須經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀工作,嚴(yán)禁向廢品回收站出售。

【第11篇】物業(yè)住宅小區(qū)檔案管理制度2

第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)

1.主出入口設(shè)有小區(qū)平面示意圖,主要路口設(shè)有路標(biāo)、組圖及幢、單元、戶(hù)門(mén)標(biāo)號(hào)標(biāo)志明顯。

2.無(wú)違反規(guī)劃亂搭亂建,無(wú)擅自改變房屋用途現(xiàn)象。

3.房屋外觀(guān)完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無(wú)脫落、無(wú)污跡。

4.戶(hù)外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設(shè)置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀(guān),無(wú)安全隱患或破損。

5.封閉陽(yáng)臺(tái)統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設(shè)計(jì)有要求外,不得安裝

戶(hù)外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽(yáng)蓬等。

6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無(wú)銹蝕。

7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線(xiàn)和損害他人利益的現(xiàn)象。

1)住戶(hù)裝修申請(qǐng)表、裝修責(zé)任書(shū)(見(jiàn)業(yè)主分戶(hù)檔案)

2)裝修現(xiàn)場(chǎng)巡查記錄表(見(jiàn)工程巡查記錄)

第三節(jié)共用設(shè)施設(shè)備管理

1.共用配套設(shè)施完好,無(wú)隨意改變用途。

2.共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行、使用及維護(hù)按規(guī)定要求有記錄,無(wú)事故隱患,專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和維護(hù)人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。

1)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序

2)設(shè)備巡查記錄

3)設(shè)備保養(yǎng)記錄

3.室外共用管線(xiàn)統(tǒng)一入地或公共管道,無(wú)架空管線(xiàn),無(wú)礙觀(guān)瞻。

4.排水、排污管道通暢,無(wú)堵塞、外溢現(xiàn)象。

5.道路通暢,路面平整,井蓋無(wú)缺塊,無(wú)丟失,路面井蓋不影響車(chē)輛行人通行。

6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴(yán)格執(zhí)行,記錄完整,供電設(shè)備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。

1)電室管理規(guī)定

2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序

3)路燈、樓道等公共照明設(shè)備完好

第四節(jié)安防、消防、車(chē)輛管理

1.小區(qū)基本實(shí)行封閉式管理

1)小區(qū)實(shí)行24小時(shí)封閉管理資料

2)治安管理規(guī)定

3)門(mén)衛(wèi)管理規(guī)定

2.有專(zhuān)業(yè)護(hù)衛(wèi)隊(duì)實(shí)行24小時(shí)值班及巡邏制度,護(hù)衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓(xùn)練有素、言語(yǔ)規(guī)范、認(rèn)真負(fù)責(zé)。

1)護(hù)衛(wèi)部工作、內(nèi)務(wù)條令

2)護(hù)衛(wèi)崗位職責(zé)

3)各種工作記錄、資料照片

⑴護(hù)衛(wèi)值班記錄

⑵護(hù)衛(wèi)訓(xùn)練記錄

⑶夜間巡查記錄

⑷來(lái)訪(fǎng)登記表

⑸護(hù)衛(wèi)培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄及資料

⑹護(hù)衛(wèi)工作考核、巡查、評(píng)分統(tǒng)計(jì)資料

⑺護(hù)衛(wèi)基礎(chǔ)知識(shí)考核答卷

⑻護(hù)衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料

3.危及人身安全處有明顯標(biāo)識(shí)和具體的防范措施

1)警示牌標(biāo)識(shí)卡等

2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

3)常見(jiàn)治安刑事案件及處理措施

4)常見(jiàn)的幾種可疑情況及處理措施

5)緊急情況記錄表

4.消防設(shè)備設(shè)施完好無(wú)損,可隨時(shí)起用,消防通道暢通,制定消防應(yīng)急方案

1)消防管理制度

2)火警、火災(zāi)應(yīng)急方案

3)消防通道暢通

4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護(hù)消防設(shè)施、器材等資料

5)護(hù)衛(wèi)隨時(shí)巡查營(yíng)業(yè)房消防設(shè)施

6)義務(wù)消防隊(duì)員消防演練

5.機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理制度完善,管理責(zé)任明確,車(chē)輛進(jìn)出有登記。

1)機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理規(guī)定

2)機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)登記

3)護(hù)衛(wèi)巡邏記錄

4)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

5)交通指揮管理規(guī)范有序

6.非機(jī)動(dòng)車(chē)輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。

1)非機(jī)動(dòng)車(chē)管理規(guī)定

2)按規(guī)定位置停放、管理有序

3)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理

1.環(huán)衛(wèi)設(shè)備完備,設(shè)有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。

1)環(huán)衛(wèi)設(shè)備臺(tái)帳

2)垃圾箱、果皮箱

3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料

2.清潔衛(wèi)生實(shí)行責(zé)任制,有專(zhuān)職的清潔人員明確的責(zé)任范圍,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化保潔。

1)清潔衛(wèi)生工作標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法

2)清潔衛(wèi)生工作考核表

3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛(wèi)生消毒滅殺

1)消毒滅蠅工作資料

2)定期投鼠藥資料

4.房屋共用部位共用設(shè)施設(shè)備無(wú)蟻害。

5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場(chǎng)地?zé)o紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。

6.房屋共用部位保持清潔,無(wú)亂貼、亂畫(huà)、無(wú)擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺(tái)、公共玻璃等保持清潔。

7.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理有序,符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),無(wú)亂設(shè)攤點(diǎn)、廣告牌和無(wú)亂貼、亂畫(huà)現(xiàn)象。

8.無(wú)違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。

9.排放油煙、噪音等符合國(guó)家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、外墻無(wú)污染。

第六節(jié)綠化管理

1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹(shù)木與建筑小品配置恰當(dāng)。

2.綠地?zé)o改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。

3.花草樹(shù)木長(zhǎng)勢(shì)良好,修繕整齊美觀(guān),無(wú)病蟲(chóng)害,無(wú)折損現(xiàn)象、無(wú)斑禿。

4.綠地?zé)o紙屑、煙頭、石塊等雜物。

第七節(jié)精神文明建設(shè)

1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動(dòng),創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設(shè)。

a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料

1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規(guī)宣傳教育資料

2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設(shè),愛(ài)護(hù)小區(qū)公共設(shè)施資料

b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

c小區(qū)住戶(hù)參與文化娛樂(lè)活動(dòng)資料

d培訓(xùn)護(hù)衛(wèi)消防安全知識(shí),培訓(xùn)資料

第八節(jié)管理效益

1.管理服務(wù)費(fèi)收繳率為98%以上

1)20**年3月至,收費(fèi)報(bào)表

2.提供便民有償服務(wù),開(kāi)展多種經(jīng)營(yíng),便民服務(wù)項(xiàng)目資料及照片。

1)20**年3月--20**年月的財(cái)務(wù)報(bào)告

3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營(yíng)狀況。向小區(qū)住戶(hù)公布物管費(fèi)收支報(bào)告

資料

a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容

1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復(fù)印件

2]業(yè)主臨時(shí)公約承諾件

3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議

4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書(shū)

5]消防安全責(zé)任書(shū)

6]業(yè)主裝修檢查記錄表

7]室內(nèi)裝修申報(bào)表

8]裝修申報(bào)所提供的平面圖、管線(xiàn)圖等

9]裝修違規(guī)的整改通知書(shū)

10]業(yè)主與物業(yè)管理處達(dá)成的書(shū)面協(xié)議

11]業(yè)主在物業(yè)使用過(guò)程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄

12]其它

【第12篇】中海物業(yè)公司檔案管理制度

zh物業(yè)公司檔案管理制度

為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

一、檔案資料的歸檔管理

1.歸檔范圍

a.分公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的公文、電報(bào)、薄冊(cè)、圖表、書(shū)信、日記、會(huì)議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

b.在工作中形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

c.各部門(mén)在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種專(zhuān)項(xiàng)檔案,如:會(huì)議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計(jì)檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)、有關(guān)證書(shū)復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

e.財(cái)務(wù)檔案按《財(cái)務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

2.歸檔要求

a.歸檔的書(shū)面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書(shū)寫(xiě)材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號(hào)字,正文四號(hào)字;語(yǔ)言通順,文字輸入正確無(wú)誤。

b.歸檔的文件材料要完整齊全。

c.歸檔的書(shū)面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

3.歸檔時(shí)間

a.文書(shū)檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

b.員工檔案及時(shí)歸檔。

c.財(cái)務(wù)檔案按季度歸檔。

4.歸檔份數(shù)

a.各類(lèi)書(shū)面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤(pán)上一份)。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

5.不歸檔文件材料的范圍

a.重份和無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件。

b.上級(jí)單位發(fā)來(lái)供參考的抄件和征求意見(jiàn)未定稿的文件。

c.未經(jīng)會(huì)議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

d.從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

e.參加非主管單位召開(kāi)的會(huì)議,不需貫徹執(zhí)行或無(wú)查考價(jià)值的文件材料。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

g.下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映和不應(yīng)抄報(bào)不必備案的文件材料。

6.各部門(mén)主任要對(duì)本部門(mén)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

二、檔案資料的保管

1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門(mén)檔案資料均由各部門(mén)自行管理。

2.存放文書(shū)檔案要有專(zhuān)用柜架,在排放上應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放電子文件應(yīng)有專(zhuān)用硬盤(pán)分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時(shí),按照類(lèi)別和部門(mén)的不同分別存入不同名稱(chēng)的下級(jí)文件夾中。文件夾名稱(chēng)應(yīng)能簡(jiǎn)潔、清晰地反映所存文件的類(lèi)別或所屬部門(mén)。存放文件的軟盤(pán)或光盤(pán)上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢(xún)。

3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

5.每半年定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊(cè)相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的文書(shū)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書(shū)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺;對(duì)于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時(shí)拷貝、另存。

6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲(chóng)等安全設(shè)施。

三、檔案資料借閱管理

1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報(bào)所在部門(mén)主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報(bào)行政部主任批準(zhǔn)。

3.在借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

b.要愛(ài)護(hù)檔案,不得丟失。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。

4.借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

6.借閱者在歸還檔案時(shí)必須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。

7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

四、檔案鑒定和銷(xiāo)毀

1.檔案鑒定工作由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

2.鑒定的主要項(xiàng)目有:

a.檔案保管期限表。

b.對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

3.確定保管期限原則:

a.對(duì)本部門(mén)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值并能反映部門(mén)職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

b.凡是在一定時(shí)間有利用的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

5.檔案通過(guò)鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門(mén)主任應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

6.銷(xiāo)毀檔案的程序:

a.經(jīng)鑒定列出需銷(xiāo)毀的各種檔案清單和銷(xiāo)毀的報(bào)告,經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門(mén)實(shí)施。銷(xiāo)毀清單及報(bào)告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷(xiāo)毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

b.檔案銷(xiāo)毀時(shí),由部門(mén)派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清單上簽名。

c.銷(xiāo)毀檔案時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T(mén)造成損失的,將根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

【第13篇】項(xiàng)目物業(yè)管理檔案管理制度7

項(xiàng)目物業(yè)管理檔案管理制度(七)

一.物業(yè)管理檔案建立與管理規(guī)定:

1.項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,由管理處行政人事助理專(zhuān)職文件存檔、注記工作。

2.有關(guān)物業(yè)驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及用戶(hù)資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經(jīng)總物業(yè)經(jīng)理許可,他人不得動(dòng)用。

3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引,檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。

4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。

5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經(jīng)理調(diào)職、離任時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

6.物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7.因工作需要傳閱、復(fù)印專(zhuān)管部分檔案資料的,需經(jīng)物業(yè)總物業(yè)經(jīng)理書(shū)面確認(rèn),如有違反的做泄密處理。

8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況,對(duì)不符合要求的保管責(zé)任人將做適當(dāng)處分。

9.物業(yè)檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的,對(duì)物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的,管理處將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

【第14篇】商業(yè)大廈物業(yè)管理制度檔案建設(shè)

商業(yè)大廈物業(yè)管理制度與檔案建設(shè)

1 完備的管理工具

管理工具并非我們?nèi)粘Ｋ玫氖止すぞ吆推鞑?而是**在xx開(kāi)展物業(yè)管理服務(wù)工作所需的依據(jù)--各類(lèi)支持性文件。

xx物業(yè)管理支持性文件由《業(yè)主公約》、《物業(yè)管理委托合同》、《用戶(hù)手冊(cè)》和各類(lèi)《管理規(guī)章制度》構(gòu)成。

1.1 《業(yè)主公約》是一份所有業(yè)主均需簽署的有法律依據(jù)的文件,訂明所有業(yè)主所應(yīng)負(fù)的責(zé)任及所享有的權(quán)利,并制定了各業(yè)主應(yīng)互相遵守的管理規(guī)章及條例。當(dāng)出現(xiàn)違反及影響他人的情況(如逾期不繳納管理費(fèi)及違章改變物業(yè)用途等違反管理?xiàng)l例的事項(xiàng)),《業(yè)主公約》亦賦予物業(yè)管理者權(quán)力及方法去禁制此類(lèi)現(xiàn)象。

1.2 《物業(yè)管理委托合同》是一份由管理委托方和受委托方(物業(yè)管理公司)簽署的具有法律效力的文件,訂明簽約各方所應(yīng)盡義務(wù)及享有的權(quán)利,簽約各方均需遵從,違者將承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

1.3 《用戶(hù)手冊(cè)》是根據(jù)xx實(shí)際情況編制的用戶(hù)指引性文件,主要具有說(shuō)明書(shū)性質(zhì)。

1.4xx的《管理規(guī)章制度》。

1.5**積累多年物業(yè)管理工作的豐富經(jīng)驗(yàn),建立有一整套富有操作性的規(guī)章制度系統(tǒng),使各管理項(xiàng)目有章可循,有法可依。1996年,**引入iso9000質(zhì)量體系,作為規(guī)章制度的重要組成部分,通過(guò)不斷地補(bǔ)充和完善,為物業(yè)管理水平的提高發(fā)揮了重要作用。

1.6xx項(xiàng)目屬于現(xiàn)代化高檔物業(yè),要求具有完善可行的規(guī)章制度系統(tǒng),滿(mǎn)足其各項(xiàng)使用要求。**以完善的規(guī)章制度和iso9000體系為基礎(chǔ),結(jié)合《全國(guó)城市物業(yè)管理?xiàng)l例》和《全國(guó)城市物業(yè)管理示范大廈考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》的總體要求,提煉、形成xx物業(yè)管理規(guī)章制度體系:(見(jiàn)下頁(yè)圖)

圖1 管理規(guī)章制度結(jié)構(gòu)圖

**管理規(guī)章制度目錄表1

序號(hào)制度類(lèi)型制度目錄

1公眾制度精神文明公約

治安管理規(guī)定

電梯管理規(guī)定

消防管理規(guī)定

清潔衛(wèi)生公約

綠化管理規(guī)定

裝修管理規(guī)定

入伙管理制度

物業(yè)接管驗(yàn)收管理制度

公用設(shè)施維護(hù)管理制度

臨明用電、用水管理規(guī)定

垃圾收集與處理管理制度

衛(wèi)生消殺管理制度

2崗位職責(zé)主任崗位職責(zé)

副主任崗位職責(zé)

客戶(hù)服務(wù)中心職責(zé)

序號(hào)制度類(lèi)型制度目錄

部長(zhǎng)崗位職責(zé)

部長(zhǎng)助理崗位職責(zé)

綜合部職責(zé)

部長(zhǎng)崗位職責(zé)

人力資源主管崗位職責(zé)

后勤采購(gòu)崗位職責(zé)

檔案文員崗位職責(zé)

會(huì)計(jì)崗位職責(zé)

出納崗位職責(zé)

倉(cāng)管崗位職責(zé)

工程部職責(zé)

部長(zhǎng)崗位職責(zé)

電氣工程師崗位職責(zé)

通迅工程師崗位職責(zé)

結(jié)構(gòu)工程師崗位職責(zé)

維護(hù)班崗位職責(zé)

維修工崗位職責(zé)

運(yùn)行班崗位職責(zé)

管理部職責(zé)

部長(zhǎng)崗位職責(zé)

物業(yè)助理崗位職責(zé)

安管班長(zhǎng)崗位職責(zé)

大廈接待崗位職責(zé)

安管員崗們職責(zé)

消防監(jiān)控員崗位職責(zé)

巡邏崗崗位職責(zé)

門(mén)崗崗位職責(zé)

義務(wù)消防員崗位職責(zé)

停車(chē)場(chǎng)道口崗崗位職責(zé)

停車(chē)場(chǎng)收費(fèi)員崗位職責(zé)

3員工考核員工量化考核辦法

員工量化考核標(biāo)準(zhǔn)

獎(jiǎng)懲條例

序號(hào)制度類(lèi)型制度目錄

員工守則

4行政管理員工行為規(guī)范

員工招聘及辭退(離職)規(guī)定

員工培訓(xùn)制度

員工勞動(dòng)管理規(guī)定

員工食堂管理規(guī)定

員工宿舍管理規(guī)定

員工服裝管理規(guī)定

辦公物品管理規(guī)定

公文處理辦法

檔案管理、保密、借閱制度

物資采購(gòu)管理規(guī)定

倉(cāng)儲(chǔ)管理規(guī)定

合同簽訂管理規(guī)定

5財(cái)務(wù)管理財(cái)務(wù)管理制度

財(cái)務(wù)公開(kāi)監(jiān)管制度

工資管理制度

收費(fèi)管理辦法

有償服務(wù)收費(fèi)制度

6客戶(hù)服務(wù)客戶(hù)服務(wù)中心工作流程

投訴處理和分析工作流程

意見(jiàn)調(diào)查和回訪(fǎng)工作流程

日檢工作流程

周檢工作流程

有償服務(wù)工作流程

業(yè)主請(qǐng)修工作流程

7工程管理機(jī)電設(shè)備管理工作制度

供電管理制度

配電房管理規(guī)定

供配電設(shè)備設(shè)施運(yùn)行管理規(guī)程

供配電設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程

給排水管理制度

給排水設(shè)備設(shè)施運(yùn)行管理規(guī)程

2 檔案資料的建立與管理

物業(yè)檔案資料的建立與管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。科學(xué)、規(guī)范的檔案管理可以為專(zhuān)業(yè)的物業(yè)管理提供有力的支持。針對(duì)xx實(shí)際情況,我們擬采取系統(tǒng)化、電腦化的管理手段,對(duì)xx物業(yè)檔案進(jìn)行全面的收集和管理。

2.1 檔案資料的建立及分類(lèi)

2.1.1 檔案資料的建立

a. 采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段收集儲(chǔ)存資料。

b. 將收集的資料進(jìn)行細(xì)分,分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照建設(shè)部《關(guān)于修訂全國(guó)物業(yè)管理示范大廈標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)考評(píng)驗(yàn)收工作的通知》發(fā)布后的新標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,做到條理清晰,分類(lèi)合理,便于查閱。

c. 按照資料載體的類(lèi)型采用恰當(dāng)安全保存方式。

d. 所有資料檔案實(shí)行雙檔(電腦檔案、文本檔案)管理。

2.1.2 檔案資料的分類(lèi)

檔案資料分類(lèi)表

表2 類(lèi)別 資料內(nèi)容

基礎(chǔ)資料工程建筑產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文

b:建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證

c:拆遷安置資料、丈量報(bào)告

工程技術(shù)資料a:紅線(xiàn)圖、總平面圖

b:地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告

c:工程合同、工程預(yù)決算

d:工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核算單

e:竣工圖:1.單位建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖2.附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

f:房屋土建及裝修、供配電、給排水、電梯、空調(diào)、弱電、消防及智能化竣工驗(yàn)收證明書(shū)

g:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)

h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)

i:供水、供電、電梯、消防、空調(diào)及智能化等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)、供水、供電、電梯、消防、空調(diào)及智能化等設(shè)備技術(shù)資料

j:砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告

k:綠化工程竣工圖

l:其它技術(shù)資料

接管驗(yàn)收資料a:接管驗(yàn)收手續(xù)

b:接管驗(yàn)收備確認(rèn)憑證

c:接管驗(yàn)收物業(yè)本體確認(rèn)憑證

管理合同資料a:前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議

b:物業(yè)管理委托合同

物業(yè)管理委員會(huì)資料a:籌備成立文件

b:成立后運(yùn)行文件

基金資料維修基金的建立、管理、使用、續(xù)籌的規(guī)定

管理目標(biāo)及方案a:爭(zhēng)創(chuàng)物業(yè)管理示范小區(qū)規(guī)劃

b:物業(yè)管理實(shí)施方案

類(lèi)別資料內(nèi)容

公眾制度資料a:業(yè)主手冊(cè)

b:裝飾裝修管理規(guī)定

c:xx業(yè)主公約

d:公眾制度

基礎(chǔ)管理 員工管理資料a:員工個(gè)人資料、聘用表

b:員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄

c:員工培訓(xùn)計(jì)劃和培訓(xùn)考核記錄

d:員工勞動(dòng)合同

e:員工外出考評(píng)及參加演練記錄

f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄

計(jì)算機(jī)管理資料a:計(jì)算機(jī)管理軟件及使用說(shuō)明

b:計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理及記錄

行政文件資料a:管理處值班及督察記錄

b:政府部門(mén)及主管領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)文件

c:**及業(yè)主單位相關(guān)文件

d:規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件

e:接待來(lái)訪(fǎng)參觀(guān)記錄表

業(yè)主、客戶(hù)資料a:業(yè)主、客戶(hù)管理資料、業(yè)主公約、裝修檔案、費(fèi)手托收協(xié)議

b:業(yè)主、客戶(hù)檔案

c:業(yè)主、客戶(hù)維修檔案

客戶(hù)反饋資料a:服務(wù)質(zhì)量回訪(fǎng)記錄表

b:客戶(hù)意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄

c:客戶(hù)投訴及回訪(fǎng)處理記錄

維修資料a:維修申報(bào)表

b:維修服務(wù)派工單

c:維修回訪(fǎng)記錄表

房屋管理及維修養(yǎng)護(hù)標(biāo)識(shí)導(dǎo)示資料a:大廈棟號(hào)、樓層、房號(hào)平面示意圖

b:引路方向平面圖

類(lèi)別資料內(nèi)容

大廈房屋安全管理類(lèi)a:禁止違章搭建及裝修的規(guī)定及處理記錄

b:裝修驗(yàn)收記錄

c:房屋安全檢查記錄

共用設(shè)備管理綜合類(lèi)a:設(shè)備安全運(yùn)行規(guī)程

b:各設(shè)備運(yùn)行崗位責(zé)任制度

c:定期巡回檢查記錄

d:維護(hù)保養(yǎng)記錄

e:運(yùn)行記錄

f:設(shè)備維修檔案

g:設(shè)備機(jī)房管理規(guī)定

h:相關(guān)崗位技術(shù)人員資質(zhì)證書(shū)

供電系統(tǒng)a:送電、停電通知及記錄

b:臨時(shí)用電管理措施

c:停電應(yīng)急處理措施

d:運(yùn)行月報(bào)表

弱電系統(tǒng)a:智能化設(shè)施運(yùn)行記錄

b:智能化設(shè)施定期保養(yǎng)記錄

消防系統(tǒng)a:消防24小時(shí)值班記錄

b:消防設(shè)施設(shè)備清單

c:消防設(shè)施設(shè)備使用方法

d:消防應(yīng)急方案、消防疏散示意圖

e:相關(guān)消防宣傳資料及法規(guī)

f:火災(zāi)隱患檢查記錄

電梯系統(tǒng)a:電梯準(zhǔn)用證

b:年檢合格證

c:電梯操作及保養(yǎng)人員資質(zhì)證書(shū)

d:電梯應(yīng)急處理措施及記錄

類(lèi)別資料內(nèi)容

給排水系統(tǒng)a:大廈用水、供水管理制度

b:業(yè)主用水、節(jié)水計(jì)劃

c:給排水設(shè)施安全檢查記錄

d:水池清理記錄

e:二次供水衛(wèi)生許可證

f:水質(zhì)化驗(yàn)單

g:操作人員衛(wèi)生健康許可證

h:限水、停水通知及相關(guān)記錄

i:供水設(shè)備周?chē)h(huán)境檢查記錄

j:應(yīng)急處理方案及相關(guān)記錄

k:運(yùn)行月報(bào)表

空調(diào)采暖系統(tǒng)a:中央空調(diào)運(yùn)行記錄

b:中央空調(diào)故障處理方案及記錄

c:中央空調(diào)保養(yǎng)記錄

d:采暖設(shè)備保養(yǎng)記錄

e:運(yùn)行月報(bào)表

共用配套設(shè)施資料a:共用配套設(shè)施統(tǒng)計(jì)表

b:共用配套設(shè)施維修養(yǎng)護(hù)計(jì)劃及記錄

共用管線(xiàn)資料a:地下管網(wǎng)圖

b:違章架空管線(xiàn)處理記錄

照明設(shè)施a:道路、樓道、大堂公共照明統(tǒng)計(jì)表

b:安管人員訓(xùn)練計(jì)劃和考核記錄

安管及車(chē)輛管理 安管資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

b:安管人員訓(xùn)練計(jì)劃和考核記錄

c:社區(qū)安全防范措施

d:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄相帶

e:物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄

車(chē)輛及停車(chē)場(chǎng)管理資料a:停車(chē)場(chǎng)出入登記記錄

b:交通疏導(dǎo)圖

c:停車(chē)場(chǎng)安全防范措施及設(shè)施記錄

d:車(chē)輛管理記錄、車(chē)輛詳細(xì)資料

類(lèi)別資料內(nèi)容

車(chē)輛及停車(chē)場(chǎng)管理資料a:停車(chē)場(chǎng)出入登記記錄

b:交通疏導(dǎo)圖

c:停車(chē)場(chǎng)安全防范措施及設(shè)施記錄

d:車(chē)輛管理記錄、車(chē)輛詳細(xì)資料

環(huán)衛(wèi)設(shè)施資料a:環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具統(tǒng)計(jì)表

b:環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具更換記錄

清潔衛(wèi)生管理資料a:清潔衛(wèi)生檢查標(biāo)準(zhǔn)及記錄

b:國(guó)家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn):排煙、排污、噪音

c:處理污染事件記錄

d:消殺垃圾清運(yùn)記錄

e:水池清洗記錄

f:外墻清洗記錄

綠化資料a:綠化規(guī)劃圖紙

b:綠化設(shè)施統(tǒng)計(jì)表

c:綠化保養(yǎng)計(jì)劃及記錄

d:綠化檢查標(biāo)準(zhǔn)及記錄

社區(qū)文化資料a:活動(dòng)計(jì)劃實(shí)施方案、總結(jié)記錄

b:社區(qū)文化活動(dòng)圖片及錄像記錄

c:傳媒報(bào)導(dǎo)

d:文化活動(dòng)場(chǎng)所等設(shè)施使用情況

經(jīng)濟(jì)效益a:物業(yè)管理費(fèi)用收繳統(tǒng)計(jì)表

b:有償經(jīng)營(yíng)服務(wù)統(tǒng)計(jì)表

c:物業(yè)管理整體項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)表

社會(huì)效益a:本物業(yè)管理項(xiàng)目所獲取榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)

b:輿論相關(guān)報(bào)導(dǎo)

3 物業(yè)檔案資料的管理

3.1 檔案資料管理運(yùn)作流程

重要資料接收必須指定負(fù)責(zé)人驗(yàn)收,完善交接手續(xù)后立卷歸檔。日常管理文件(如管理公司通知、通報(bào)等)按照**制定的文件管理程序發(fā)放及接收手續(xù)、并立卷歸檔。

圖2 檔案資料建立及管理運(yùn)作流程示意圖

3.2 檔案資料管理要求

a. 綜合部設(shè)檔案管理員。

b. 檔案資料由綜合部統(tǒng)一管理。

c. 明確收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、登記、錄入電腦、入柜、借用、檢查、銷(xiāo)毀等各項(xiàng)管理流程。

d. 采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式(如電腦磁盤(pán)、錄相帶、錄音帶、照片、圖表等),并采取相應(yīng)的儲(chǔ)存、保管方法。

e. 對(duì)原始文件、合同等重要資料必須嚴(yán)格管理,借閱、復(fù)印等必須經(jīng)審批方可。

f. 綜合部主任負(fù)責(zé)審批檔案保存數(shù)量、保存期限以及是否有效和作廢。

g. 注重檔案管理信息開(kāi)發(fā),根據(jù)工作需要和檔案庫(kù)存情況編制各種專(zhuān)題資料。

h. 綜合部每季度對(duì)檔案資料管理情況進(jìn)行檢查。

i. 要求全體員工樹(shù)立檔案意識(shí)、保密意識(shí)、嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理制度》。

【第15篇】南灣物業(yè)文印檔案室管理制度

藍(lán)灣物業(yè)文印、檔案室管理制度

一、打字、復(fù)印管理

文印室屬保密部門(mén)、未經(jīng)辦公室允許,非工作人員不得隨意進(jìn)入或逗留;經(jīng)允許進(jìn)入文印室人員,不得隨意翻閱與己無(wú)關(guān)的文件和資料,否則,管理人員有權(quán)制止或請(qǐng)出。

1、打印、油印和復(fù)印10張以上者,需申請(qǐng)辦公室批準(zhǔn)后進(jìn)行;10張以下者,經(jīng)文印管理員同意后方可。凡打印、油印、復(fù)印者,均應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行登記、記錄。

2、文印員負(fù)責(zé)文印室內(nèi)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、油印機(jī)等設(shè)備和配件的管理,其它人員不得擅自動(dòng)用。

3、集團(tuán)以外的打印、復(fù)印、油印業(yè)務(wù),根據(jù)打印的規(guī)格數(shù)量按規(guī)定到財(cái)務(wù)室交納費(fèi)用,憑收款單據(jù)辦理打印業(yè)務(wù)。

4、按照規(guī)定,文印用品由文印室工作人員統(tǒng)一向集團(tuán)文印室申請(qǐng),并附出上期領(lǐng)用材料的使用說(shuō)明,批復(fù)后辦理領(lǐng)用。嚴(yán)禁浪費(fèi)和私用文印用品,特別是紙張的使用必須嚴(yán)格把關(guān),文印員對(duì)領(lǐng)取文印紙張數(shù)量應(yīng)與使用登記數(shù)量、對(duì)外業(yè)務(wù)量、發(fā)放數(shù)量和結(jié)存數(shù)量基本持平并定期匯總,防止丟失和浪費(fèi)。一經(jīng)查出浪費(fèi)和私用,對(duì)相關(guān)人員予以追究。

5、文印打字管理人員必須嚴(yán)守機(jī)密,如發(fā)現(xiàn)泄密行為,視情節(jié)程度,除賠償造成的損失外,還將給予行政處罰。

二、檔案資料管理:

1.檔案管理員在接受檔案室移交的檔案時(shí),要按檔案內(nèi)容目錄及檔案材料逐件逐項(xiàng)核實(shí)清楚,在檔案收件簿上,接收人一檔中簽字后收入柜中存檔。

2.按小區(qū)住宅編號(hào)和銷(xiāo)售,房管建立對(duì)應(yīng)的檔案帳目,做到帳帳相符,帳物相符,擺放整齊、調(diào)用迅速。

3.對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)人發(fā)生變更時(shí),要及時(shí)做出檔案相應(yīng)的變更,做好變更登記,確保檔案的準(zhǔn)確無(wú)誤。

4.檔案室內(nèi)做好防火、防潮、防霉、防盜等工作,要經(jīng)常查驗(yàn),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施。

5.調(diào)閱檔案時(shí),要認(rèn)真填寫(xiě)調(diào)檔紀(jì)錄,詳細(xì)記錄調(diào)閱,檔案名稱(chēng)、借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間。

6.對(duì)借閱的檔案必須有經(jīng)理或上級(jí)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽定批準(zhǔn)的依據(jù)方可調(diào)閱,并及時(shí)在調(diào)入和調(diào)出、回收的記錄簿上詳細(xì)登記。對(duì)已調(diào)出的檔案超期者必須進(jìn)行催收。

7.檔案管理員要做好保密工作,非檔案工作人員不得入內(nèi)。如發(fā)現(xiàn)泄密行為,視情節(jié)程度給予經(jīng)濟(jì)或行政處罰。

【第16篇】綠景物業(yè)項(xiàng)目工程技術(shù)資料檔案管理制度

物業(yè)項(xiàng)目工程技術(shù)資料檔案管理制度

一.各類(lèi)技術(shù)資料必須裝訂成冊(cè),由工程部?jī)?nèi)勤保管并編制詳細(xì)目錄。

二.資料室要有兩套完整的竣工驗(yàn)收后的圖紙和設(shè)備技術(shù)資料,其中一套存檔作備用,另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。

三.檔案室的備用圖紙,如設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等,如要借用,必須填寫(xiě)資料借用單,經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,但必須限期歸還。

四.工程部重要設(shè)備的運(yùn)行記錄,每月必須裝訂成冊(cè),歸檔保存。如有破損應(yīng)責(zé)成班組重新抄寫(xiě),保存期三年,記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

五.工程部班組值班記錄,須每月歸檔保存,保存期三年,記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

六.《報(bào)修工作單》每月裝訂成冊(cè),歸檔保存,保存三年。

七.每一臺(tái)設(shè)備都必須建立設(shè)備臺(tái)賬卡,詳細(xì)記錄設(shè)備的生產(chǎn)廠(chǎng)家,各種性能、技術(shù)參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗(yàn)收記錄,每次維修維護(hù)記錄,每次設(shè)備事故記錄等,臺(tái)帳記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

八.設(shè)備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊(cè),編制目錄。