中海管理制度4篇

中海管理制度是公司運(yùn)營的核心要素，它涵蓋了人力資源管理、財務(wù)管理、項目管理、質(zhì)量管理等多個方面，旨在確保公司的高效運(yùn)作和持續(xù)發(fā)展。

包括哪些方面

1. 人力資源管理：包括招聘、培訓(xùn)、績效評估、薪酬福利、員工關(guān)系等，旨在吸引、保留和發(fā)展優(yōu)秀人才。

2. 財務(wù)管理：涵蓋預(yù)算編制、成本控制、財務(wù)報告、風(fēng)險管理和審計，確保公司的經(jīng)濟(jì)活動合規(guī)且盈利。

3. 項目管理：涉及項目策劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾，保證項目的按時、按質(zhì)、按預(yù)算完成。

4. 質(zhì)量管理：通過質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定、質(zhì)量控制、質(zhì)量改進(jìn)，確保產(chǎn)品和服務(wù)的高質(zhì)量輸出。

重要性

中海管理制度的重要性不言而喻。它不僅規(guī)范了企業(yè)內(nèi)部的行為準(zhǔn)則，提升了工作效率，還增強(qiáng)了對外部市場的競爭力。良好的管理制度能降低運(yùn)營風(fēng)險，提高員工滿意度，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。它是企業(yè)文化的重要組成部分，塑造了公司的價值觀和行為模式。

方案

1. 建立健全規(guī)章制度：制定詳細(xì)的操作規(guī)程，明確各部門職責(zé)，確保每個環(huán)節(jié)都有章可循。

2. 強(qiáng)化執(zhí)行力：定期檢查制度執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正，保障制度的有效實施。

3. 持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)業(yè)務(wù)變化和員工反饋，定期評估和修訂制度，保持其適應(yīng)性和前瞻性。

4. 培訓(xùn)與溝通：定期組織制度培訓(xùn)，確保員工理解和遵守，同時鼓勵開放的溝通環(huán)境，促進(jìn)制度的理解和接受。

5. 文化融合：將管理制度與企業(yè)文化相結(jié)合，使制度成為企業(yè)精神的體現(xiàn)，提升員工的歸屬感和忠誠度。

通過上述方案的實施，中海管理制度將更加完善，為企業(yè)的發(fā)展提供堅實的保障。在實際操作中，應(yīng)注重靈活性和創(chuàng)新性，以應(yīng)對不斷變化的市場環(huán)境。要關(guān)注員工的需求和感受，讓管理制度真正服務(wù)于人，推動公司的長期繁榮。

中海管理制度范文

第1篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度格式怎樣的

h物業(yè)公司檔案管理制度為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

一、檔案資料的歸檔管理1.歸檔范圍a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

2. 歸檔要求a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。

歸檔的電子文件需排版整齊;

字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;

語言通順,文字輸入正確無誤。

b.歸檔的文件材料要完整齊全。

c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

3. 歸檔時間a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

b.員工檔案及時歸檔。

c.財務(wù)檔案按季度歸檔。

4. 歸檔份數(shù)a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;

電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

5.不歸檔文件材料的范圍a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。

b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。

6. 各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

二、檔案資料的保管1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

2. 存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;

在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。

文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。

存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。

3. 底圖除修改、送曬外,不得外借。

修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。

底圖存放以平放為宜。

4. 存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。

必要時采取復(fù)制、拷貝。

5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;

對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

6. 行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。

三、檔案資料借閱管理1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

2. 員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準(zhǔn)。

查閱分公司檔案須報行政部主任批準(zhǔn)。

3. 在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點:a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

4. 借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

6. 借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

7. 調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

四、檔案鑒定和銷毀1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;

日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

2. 鑒定的主要項目有:a.檔案保管期限表。

b.對到期檔案提出存、毀意見。

3. 確定保管期限原則:a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

4. 鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。

鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

6. 銷毀檔案的程序:a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實施。

銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。

分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

c.銷毀檔案時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第2篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度

zh物業(yè)公司檔案管理制度

為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

一、檔案資料的歸檔管理

1.歸檔范圍

a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

2.歸檔要求

a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。

b.歸檔的文件材料要完整齊全。

c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

3.歸檔時間

a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

b.員工檔案及時歸檔。

c.財務(wù)檔案按季度歸檔。

4.歸檔份數(shù)

a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

5.不歸檔文件材料的范圍

a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。

b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。

6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

二、檔案資料的保管

1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。

3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。

5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。

三、檔案資料借閱管理

1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報行政部主任批準(zhǔn)。

3.在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點:

a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

4.借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

四、檔案鑒定和銷毀

1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

2.鑒定的主要項目有:

a.檔案保管期限表。

b.對到期檔案提出存、毀意見。

3.確定保管期限原則:

a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

6.銷毀檔案的程序:

a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實施。銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

c.銷毀檔案時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

第3篇 中?？党峭＼噲鍪召M(fèi)管理規(guī)程制度

1.工作目標(biāo)

1.1規(guī)范管理處停車場的收費(fèi)工作,提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

1.2確保每次收費(fèi)的準(zhǔn)確率達(dá)100%。

2.工作職責(zé)

2.1管理處計費(fèi)員:管理車庫收款員的具體業(yè)務(wù)。

2.2管理處收款員:負(fù)責(zé)車庫所有款項的收、支。

2.3計算機(jī)操作模塊負(fù)責(zé)人:負(fù)責(zé)車庫收費(fèi)系統(tǒng)的正常使用及維護(hù)。

2.4停車場收款員:負(fù)責(zé)管理處停車場臨時車費(fèi)收取的具體操作,同時協(xié)助處理停車場突發(fā)事件;收費(fèi)設(shè)備的日常保養(yǎng),排除一般性故障。

3.工作指引

3.1停車場收款員的基本要求:

3.1.1必須熟悉和嚴(yán)格遵守管理處停車場收費(fèi)室的管理規(guī)定。

3.1.2必須熟悉電腦收費(fèi)系統(tǒng)的操作。

3.1.3必須熟悉停車場在突發(fā)事件時的應(yīng)急處理規(guī)程。

3.1.4必須熟悉和嚴(yán)格執(zhí)行公司規(guī)章制度和工作程序。

3.1.5對停車場管理設(shè)備的原理和操作有基本的了解。

3.2日常收費(fèi):

3.2.1月租停車費(fèi)

3.2.1.1管理處計費(fèi)員收到車位租賃合同時,要及時將用戶的資料輸入電腦,制作月租卡;管理處收款員收取車位月租費(fèi)及月租卡按金后,發(fā)卡給業(yè)戶。業(yè)戶退租車位時,憑卡及收據(jù)無息退還有關(guān)按金。

3.2.1.2月租車輛出場時,停車場收款員指示司機(jī)將汽車月租卡送至感應(yīng)器上感應(yīng),閘桿自動升起,汽車離開30秒后,閘桿自動下降。

3.2.2臨時停車費(fèi)

3.2.2.1客戶開車出庫,憑臨時停車卡辦理收費(fèi)手續(xù),收款員按操作規(guī)程,收取應(yīng)收費(fèi)用。

3.2.2.2收費(fèi)時要點清金額,注意辨別偽鈔。收款后將停車發(fā)票交給客戶,如客戶表明不要發(fā)票,收款員要當(dāng)場毀掉,不允許收款員私存客戶發(fā)票,否則,以貪污論處。

3.2.2.3收款員收完費(fèi)用后,按下enter鍵,閘桿自動升起,車輛離開,出口處保安員記下車輛車牌號碼。

3.2.3交接班

3.2.3.1交接班時首先點清上一班值班人員所收現(xiàn)金,核對發(fā)票與金額是否相符,并核對與電腦上的金額是否相符。由當(dāng)班收款員填寫《停車場收款員交接班記錄》,并由接班收款員簽名確認(rèn)。

3.2.3.2換班時,先把磁盤插入收銀電腦主機(jī)內(nèi),然后按f9(清機(jī)交班),熒光屏便顯示上班清機(jī)時間,并詢問是否清機(jī)y=是,其它=否。按y鍵后,顯示當(dāng)班時租收費(fèi)款數(shù)、失票罰款數(shù)、合計款數(shù)等項目,按enter清機(jī),并將金額顯示介面的款數(shù)清空為0,這時所有當(dāng)班時出、入車資料和收款數(shù)便全部存入a盤和硬盤總存。按其它鍵退出,取出磁盤。按f2輸入接班收款員編號,開始收費(fèi)。

3.2.3.3接班后的工作:

a.在電腦中輸入自己的用戶名及相應(yīng)的密碼,使電腦處于清機(jī)狀態(tài)。

b.準(zhǔn)備適量的零鈔以備找零。

c.仔細(xì)閱讀上一班收款員的記錄,了解停車場內(nèi)現(xiàn)存車輛的狀況和待處理問題。

3.3突發(fā)事件的處理

3.3.1月租停車用戶忘記帶用戶卡或丟失用戶卡的情況

3.3.1.1先在電腦上核對其身份及月租情況,并在《值班日志》中記錄下用戶名稱、車牌號碼、月租卡號、租賃有效期限等主要情況。::如該用戶確實已交納月租金且該用戶卡在此之前確由該用戶使用(即不存在重復(fù)使用現(xiàn)象),可通知保安員協(xié)助放行。

3.3.1.2如該用戶卡在此前已給另一部車使用,則該車輛不可放行,請業(yè)戶在交納臨時停車費(fèi)后才能離開。

3.3.1.3如電腦顯示該月租卡過期或未繳費(fèi)時,要通知對方交清月租費(fèi)后才能放行。如對方立即要離開,要核實其停車時間,繳清臨時停車費(fèi)后方能放行。

3.3.2臨時停車用戶丟失臨卡的處理及收費(fèi)

3.3.2.1接到丟卡通知后,不論何種原因,該車不得放行。車庫收款員要通知保安班長或管理處值班人員來進(jìn)行處理,在未處理之前,要疏通好客戶車輛,以免造成車輛堵塞。

3.3.2.2如客戶確實是丟失臨時卡的,現(xiàn)場處理的主管人員要對方出示三證(機(jī)動車行駛證、機(jī)動車駕駛證、居民身份證),核對汽車車牌與行駛證號是否相符,司機(jī)身份證與駕駛證和身份證所示人員身份是否相符,如達(dá)到兩相符,與車主聯(lián)系無誤后,就可以辦理下述手續(xù),如有一個不符,則將車扣下,直到弄清情況為止。

3.3.2.3如確認(rèn)無疑,收款員要與車庫入口保安聯(lián)系,了解并核對該車輛進(jìn)入的時間,計算其應(yīng)交的停車費(fèi)用,并讓客戶到管理處交納車卡賠款。

3.3.2.4收款員在《值班日志》上記下以上三證的要素,已收金額等,收款員和出口當(dāng)值保安員簽名后,方可放行車輛。

3.3.3停車場收費(fèi)過程中應(yīng)注意事項

3.3.3.1收款員要密切注意電腦顯示,對出現(xiàn)的各種異常信息要作相應(yīng)處理,如無法處理,則立即通知管理處責(zé)任人員來

處理。

3.3.3.2如遇電腦死機(jī),需用熱啟動方式重新啟動電腦,要在《值班日志》上記下死機(jī)及恢復(fù)時間;如采取措施后未能啟動,就應(yīng)立即通知管理處責(zé)任人來處理。

3.3.3.3收款員因事要離開收費(fèi)室,必須通知計費(fèi)員或管理處負(fù)責(zé)人安排人員替班后方可離開,禁止無故離崗。

3.3.3.4如停車場出現(xiàn)異常情況,并進(jìn)行了處理,收款員要記錄下相關(guān)的情況并請當(dāng)班的保安員簽名證實。

4 .質(zhì)量記錄

4.1《值班日志》

4.2《停車場收款員交接班記錄表》 保存期限5年

5 參閱文件資料

第4篇 中海物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫

h物業(yè)公司檔案管理制度為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

一、檔案資料的歸檔管理1.歸檔范圍a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

2. 歸檔要求a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。

歸檔的電子文件需排版整齊;

字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;

語言通順,文字輸入正確無誤。

b.歸檔的文件材料要完整齊全。

c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

3. 歸檔時間a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

b.員工檔案及時歸檔。

c.財務(wù)檔案按季度歸檔。

4. 歸檔份數(shù)a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;

電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

5.不歸檔文件材料的范圍a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。

b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。

f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。

6. 各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

二、檔案資料的保管1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

2. 存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募A;

在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。

文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。

存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。

3. 底圖除修改、送曬外,不得外借。

修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。

底圖存放以平放為宜。

4. 存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。

必要時采取復(fù)制、拷貝。

5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;

對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

6. 行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。

三、檔案資料借閱管理1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

2. 員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準(zhǔn)。

查閱分公司檔案須報行政部主任批準(zhǔn)。

3. 在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點:a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。

c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

4. 借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

6. 借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

7. 調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

四、檔案鑒定和銷毀1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;

日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

2. 鑒定的主要項目有:a.檔案保管期限表。

b.對到期檔案提出存、毀意見。

3. 確定保管期限原則:a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

4. 鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。

鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

6. 銷毀檔案的程序:a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實施。

銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。

分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

c.銷毀檔案時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。