包括哪些
企業(yè)文件管理制度，是企業(yè)管理的重要組成部分，涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、使用、更新和銷毀等全過(guò)程。它包括以下幾個(gè)核心方面：
1. 文件分類與編碼：確定各類文件的性質(zhì)，如行政文件、財(cái)務(wù)文件、技術(shù)文件等，并為每類文件設(shè)定唯一的編碼，便于管理和檢索。
2. 文件審批流程：定義文件從起草到最終定稿的審批流程，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和審批標(biāo)準(zhǔn)。
3. 文件存儲(chǔ)管理：規(guī)定文件的存儲(chǔ)形式（紙質(zhì)或電子），設(shè)定存儲(chǔ)期限，以及安全保護(hù)措施。
4. 文件使用規(guī)定：規(guī)定文件的查閱、復(fù)制、借閱等權(quán)限，以及對(duì)外傳遞的審批流程。
5. 文件變更與更新：設(shè)定文件修訂的觸發(fā)條件，規(guī)定修訂流程和版本控制。
6. 文件廢棄與銷毀：明確文件的廢棄標(biāo)準(zhǔn)，制定安全的銷毀程序，防止敏感信息泄露。
體系框架
企業(yè)文件管理制度的體系框架如下：
1. 制度總則：闡述文件管理制度的目的、適用范圍、基本原則等。
2. 文件生命周期管理：詳細(xì)描述文件從創(chuàng)建到廢棄的各個(gè)階段的操作規(guī)范。
3. 文件安全與保密：規(guī)定文件的安全保護(hù)措施，包括物理安全和網(wǎng)絡(luò)安全，以及保密協(xié)議和責(zé)任追究機(jī)制。
4. 文件歸檔與檢索：設(shè)定文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和流程，以及檢索系統(tǒng)和方法。
5. 文件電子化管理：如果企業(yè)采用電子文件系統(tǒng)，應(yīng)包含電子文件的管理規(guī)定，如數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和遷移策略。
6. 培訓(xùn)與監(jiān)督：制定員工文件管理培訓(xùn)計(jì)劃，設(shè)立監(jiān)督機(jī)制以確保制度執(zhí)行。
7. 制度修訂：明確制度的修訂頻率和流程，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展變化。
重要性
企業(yè)文件管理制度的重要性不容忽視：
1. 提高效率：規(guī)范化的文件管理能減少尋找文件的時(shí)間，提高工作效率，降低工作出錯(cuò)率。
2. 保障信息安全：防止文件丟失、損壞或泄露，保護(hù)企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密。
3. 法規(guī)遵從：符合法律法規(guī)對(duì)企業(yè)文件管理的要求，避免因文件管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。
4. 決策支持：準(zhǔn)確、及時(shí)的文件信息有助于管理層做出明智決策。
5. 持續(xù)改進(jìn)：通過(guò)文件記錄，企業(yè)可以追蹤歷史，評(píng)估績(jī)效，推動(dòng)業(yè)務(wù)持續(xù)改進(jìn)和發(fā)展。
企業(yè)文件管理制度是企業(yè)有序運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)，需要全體員工共同遵守，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的高效、安全和合規(guī)運(yùn)營(yíng)。
企業(yè)文件管理制度范文
第1篇 q企業(yè)文件管理制度
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我廠的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡(jiǎn)稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來(lái)廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單,并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等,分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū),切忌橫傳。
5.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得兩辦同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部,各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文,則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)全廠影響較大,涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由黨委書(shū)記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng);
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用廠部文件發(fā)布。
第2篇 工廠企業(yè)文件管理制度
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡(jiǎn)稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來(lái)廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén)，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū)，切忌橫傳。
5.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書(shū)記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng);
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5.凡各業(yè)務(wù)科室如開(kāi)專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用廠部名義發(fā)文。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定：
1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng);
2.黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě);
4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚;
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;
9.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印;
11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條 各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
(1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
(2)黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;
(3)廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;
(4)廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
(5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;
(7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
(9)工廠日志和大事記;
(10)工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。
(七)文件的銷毀
第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
第3篇 華為企業(yè)文件發(fā)放管理制度
華為文件發(fā)放管理制度
一、目的
為了加強(qiáng)對(duì)公司各類文件的管理,使信息傳遞迅速、及時(shí)準(zhǔn)確。
二、適用范圍
公司及各部門(mén)發(fā)放的文件及各種管理辦法、管理制度。
三、分類
a公司文件 b部門(mén)文件 c管理辦法及制度
四、文件制作格式
公司文件的制作格式遵循統(tǒng)一原則。
詳見(jiàn)附頁(yè)。
五、文件發(fā)放流程
1、各部門(mén)欲簽發(fā)的文件草稿交行政部文員打印,部門(mén)秘書(shū)校稿后,行政部秘書(shū)審核,總經(jīng)理(或部門(mén)經(jīng)理)簽字后,按照所需發(fā)放份數(shù)復(fù)印并下發(fā)。
2、文件發(fā)放至各部門(mén),應(yīng)由部門(mén)專職人員簽收。需要公告的文件同時(shí)在布告欄公布。
3、公司文件、部門(mén)文件及各種管理制度辦法均由行政部統(tǒng)一編號(hào)下發(fā)。
4、行政部根據(jù)各擬稿部門(mén)提供的發(fā)放范圍及數(shù)量發(fā)放文件。
5、各部門(mén)秘書(shū)收到文件后,應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行分類、登記、保管。簽發(fā)原件由行政部秘書(shū)統(tǒng)一存檔。
流程圖:
各部門(mén)擬稿行政部打印部門(mén)秘書(shū)校稿行政部秘書(shū)審核總經(jīng)理簽字復(fù)印發(fā)放部門(mén)秘書(shū)簽收
六、本制度自發(fā)放之日起嚴(yán)格執(zhí)行
第4篇 企業(yè)文件管理制度-文本
企業(yè)文件管理制度文本
第一章總則
第一條為了減少發(fā)文數(shù)量,提高辦公速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我廠的實(shí)際情況,特制訂本制度.
第二條文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料.
第三條按照黨政分工的原則,全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦公室(以下簡(jiǎn)稱兩辦)歸口管理.
第二章收文的管理
第四條公文的簽收
1.凡來(lái)廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)親啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封.在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳.對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件慶查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收.
2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定.如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,慶立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào).
第五條公文的編號(hào)保管
1.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后慶及時(shí)附上文件處理傳閱單,并分類登記編號(hào),保管.須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù).
2.本廠外出人員開(kāi)會(huì)帶回文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存.
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦.為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完緊急文要即閱即辦.
2.一般函、電、單據(jù)等,分別由兩機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理.如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理.
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外).
第七條文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,有得將有密級(jí)的文件帶回家、宿和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看.對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容.
2.閱讀文件慶抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé).如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜.
3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),經(jīng)防止丟失泄密.
4.文件閱完后,慶送交兩辦機(jī)要秘書(shū),切忌橫傳.
5.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件函電應(yīng)立即指定專人辦理.不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得兩辦同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件慶及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn).
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門(mén)定期組織有關(guān)文件,或由兩辦機(jī)要室通知機(jī)要室閱文.
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中于黨委和廠部,各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下放送正式文件.
2.各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交兩辦審核.黨委、廠部同意發(fā)文,則由兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口經(jīng)黨_字、廠_字發(fā)文.群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn).
3.對(duì)全廠影響較大,涉及兩個(gè)以上分管廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由黨書(shū)記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā).其余文年均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā).
第九發(fā)文的范圍:
1.凡以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍.
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:
a.公布全廠規(guī)章制度;
b.轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件;
c.公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
d.公布全廠的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等作的決定;
e.發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
f.其他有關(guān)全的重大事項(xiàng).
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于:
a.對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
b.對(duì)兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜.
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)科書(shū)面或口頭通知執(zhí)行一,般不用廠部文件發(fā)布.
5.凡各業(yè)務(wù)科室召開(kāi)專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,為備查考,可以科室名義《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要.
6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用廠部名義發(fā)文.
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定:
1.各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先分別黨委、廠部提出申請(qǐng);
2.黨委、廠部同意發(fā)文時(shí),主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出,做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整.嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě);
4.文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制分?jǐn)?shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改.對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿,送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容,質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚;
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;
9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委,廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打印室打印;
11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì).校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由兩辦派專人按數(shù)印刷,再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況,對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件,機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā).
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條,對(duì)有密級(jí)的文件須經(jīng)兩辦主任同意后方可借閱.
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還.任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃.
第十三條兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作.(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清.)如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告.
第十四條各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作.
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一的分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
a.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
b.黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)告等;
c.廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公會(huì)、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;
d.廠黨代會(huì)、職代會(huì)、工會(huì)會(huì)員代表大、團(tuán)代會(huì)等一級(jí)的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào),會(huì)議記錄等;
e.有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;
f.參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
g.上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電來(lái)廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
h.反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
i.工廠日志和大事記;
j.工廠向上級(jí)批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料;
2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔.
第十六條產(chǎn)卷要求:
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類地進(jìn)行整理歸檔.
2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性.
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則.重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔.
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完.六月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份.(接交單位各留存一份備查).
第七章文件的銷毀
第十七條對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,兩相要室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù).
第5篇 藥業(yè)企業(yè)文件管理制度
__藥業(yè)文件管理制度
1.目 的:為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進(jìn)行,規(guī)范文件管理,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍:本制度適用于總公司,各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細(xì)則并報(bào)總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.權(quán)責(zé)說(shuō)明:總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作,各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文
4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā),加蓋公章有效。任何個(gè)人和部門(mén)不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。
4.2公司發(fā)文程序
4.2.1各部門(mén)制作以公司名義對(duì)外接洽或匯報(bào)的文件,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草,交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。
4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件,并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。
4.2.3蓋章完畢后,由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。
4.2.4未簽發(fā)的文件,總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記?？偨?jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記,并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。
4.3公司發(fā)文分類、編號(hào):西藏藥業(yè)〔2006〕××號(hào)。
4.4對(duì)外文件必須做成紅頭,以示嚴(yán)肅和正規(guī),格式附后。
4.5無(wú)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。
5.公司部門(mén)發(fā)文
5.1公司部門(mén)在內(nèi)部行文一律以部門(mén)第一負(fù)責(zé)人、部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)簽署生效,不再加蓋部門(mén)印章;任何部門(mén)不得以個(gè)人簽名或部門(mén)名義對(duì)外行文。
5.2公司部門(mén)發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門(mén)發(fā)文。
5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文:在管理制度內(nèi)制訂的實(shí)施細(xì)則,以及不必對(duì)子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件,原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。
5.2.2其他部門(mén)發(fā)文。其他部門(mén)可在其部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)公司內(nèi)部部門(mén)行文,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,在公司內(nèi)部有效。
5.3公司部門(mén)發(fā)文格式附后。
5.4部門(mén)發(fā)文超出部門(mén)職權(quán)范圍,又不應(yīng)由公司發(fā)文的,須由相關(guān)部門(mén)共同簽發(fā),經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行文。
5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號(hào):
西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、___)發(fā)〔20××〕××號(hào)
6.收文
6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收,包括:政府職能部門(mén)行文、業(yè)務(wù)管理部門(mén)行文、合作、協(xié)作單位行文等,同時(shí)填寫(xiě)《收發(fā)文登記表》,格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當(dāng)日立即填寫(xiě)《收文處理表》報(bào)送有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員,不得積壓延誤;屬于急件的,應(yīng)在接件后立即報(bào)送。
6.2各部門(mén)應(yīng)指定專人辦理收文事宜。
6.3各部門(mén)應(yīng)將處理完后的來(lái)文、處理過(guò)程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔,同時(shí),每半年清理一次,沒(méi)有及時(shí)存檔的全部存檔,并將填寫(xiě)的《收發(fā)文登記表》一起存檔。
7.其他
7.1文件的發(fā)文、收文部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)注明文件密級(jí)或者不得復(fù)印、不得攜出字樣。
7.1.1絕密:絕密檔案涉及公司重大決策的核心機(jī)密,如董事會(huì)、公司經(jīng)營(yíng)體制度改革、財(cái)務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件,公司項(xiàng)目招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)賬冊(cè)、營(yíng)銷策劃方案、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案等文件。
7.1.2機(jī)密:機(jī)密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3 秘密:秘密檔案為僅可內(nèi)部公開(kāi)的一般文件資料。
7.2各部門(mén)對(duì)各類文件必須嚴(yán)格分類、專人管理并妥善保管。
7.3單位、個(gè)人調(diào)、借閱文件或部門(mén)間借閱文件,必須按規(guī)定填寫(xiě)文件借閱登記表,屬秘密級(jí)以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)。
7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章,必須按規(guī)定嚴(yán)格辦理,并做好登記,嚴(yán)禁未經(jīng)同意私自處理。
7.5收發(fā)文處理不當(dāng)或不及時(shí)造成損失的,由公司專題會(huì)討論處理辦法。失密、泄密的按專項(xiàng)管理制度規(guī)定處理,沒(méi)有或不及時(shí)歸檔的,每次貢獻(xiàn)50元愛(ài)心基金。
8.附則
8.1 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。
8.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。
附:
第6篇 工貿(mào)企業(yè)文件管理制度
一、目的
通過(guò)對(duì)本公司制定的，與安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制，保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。
二、 適用范圍
本制度適用于對(duì)本公司安全標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程的管理。
三、 機(jī)構(gòu)與職責(zé)
3.1 企業(yè)主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本公司安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)和安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的批準(zhǔn)和發(fā)布。
3.2安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)安全管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。
3.3安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)安全標(biāo)準(zhǔn)化文件。
3.4各職能部門(mén)負(fù)責(zé)組織本部門(mén)歸口的安全生產(chǎn)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的編寫(xiě)。
3.5辦公室負(fù)責(zé)廠級(jí)文件的備案、登記、發(fā)放。
3.6安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織安全標(biāo)準(zhǔn)化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改和修訂。
3.7各職能部門(mén)負(fù)責(zé)組織本部門(mén)歸口的安全生產(chǎn)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的修改和修訂。
四 、文件管理程序
4.1文件的制定
4.1.1安全管理部門(mén)根據(jù)《工貿(mào)等行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實(shí)施指南》要求，結(jié)合本公司實(shí)際，組織制定企業(yè)的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準(zhǔn)化文件，經(jīng)生產(chǎn)安全部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布、實(shí)施。
4.1.2 各職能部門(mén)根據(jù)《工貿(mào)等行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實(shí)施指南》要求，根據(jù)本公司實(shí)際，制定符合法律、法規(guī)的、本部門(mén)歸口的安全生產(chǎn)管理制度，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布、實(shí)施。
4.1.3各職能部門(mén)組織對(duì)本部門(mén)歸口的各崗位進(jìn)行危害分析，經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)小組評(píng)價(jià)后，制定崗位安全操作規(guī)程，
4.1.3.1操作規(guī)程中應(yīng)有崗位主要危險(xiǎn)源的辨識(shí)內(nèi)容和危險(xiǎn)源的分布情況說(shuō)明，并應(yīng)包含企業(yè)的各個(gè)崗位以及主要設(shè)備設(shè)施等；如果是危險(xiǎn)源，還應(yīng)制定緊急情況下的處置方案（事故情況下的的操作規(guī)程）。
4.1.3.2崗位操作規(guī)程（或作業(yè)指導(dǎo)書(shū)）主要要求：
1）操作規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書(shū)（作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）應(yīng)覆蓋每個(gè)崗位、每個(gè)有人活動(dòng)的生產(chǎn)區(qū)域；
2）崗位安全操作規(guī)程的編制、發(fā)放和管理等與安全生產(chǎn)規(guī)章的要求基本相同；
3）崗位安全操作規(guī)程可以組織熟悉崗位作業(yè)的操作人員和專業(yè)技術(shù)人員，按照作業(yè)前、作業(yè)中、作業(yè)后的作業(yè)順序中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行編制，方便員工掌握和執(zhí)行；
4）在新工藝、新技術(shù)、新裝置投產(chǎn)或使用前，組織編制新的操作規(guī)程；
5）企業(yè)應(yīng)保證各崗位相關(guān)的操作規(guī)程是最新的有效文件。
4.1.3.3崗位安全操作規(guī)程經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布、實(shí)施。操作規(guī)程要下發(fā)到各個(gè)崗位，并做發(fā)放記錄。同時(shí)，需要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，看其是否能夠熟練掌握自己所在崗位的操作規(guī)程。
4.2發(fā)放管理
4.2.1辦公室負(fù)責(zé)文件的發(fā)放管理。
4.2.2 文件在發(fā)放前，辦公室確定發(fā)放范圍。
4.2.3辦公室按確定的發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放，填寫(xiě)《文件發(fā)放（回收）登記表》，領(lǐng)用人簽字。
4.3文件的修改與修訂
4.3.1 在下列情況時(shí)應(yīng)及時(shí)對(duì)相關(guān)規(guī)章制度或安全操作規(guī)程進(jìn)行修訂：
1）當(dāng)國(guó)家法律、法規(guī)、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)廢止、修訂或新頒布時(shí)；
2）當(dāng)企業(yè)歸屬、體制、規(guī)模發(fā)生重大變化時(shí)；
3）當(dāng)生產(chǎn)設(shè)施新建、擴(kuò)建、改建時(shí)；
4）當(dāng)工藝路線和裝置設(shè)備發(fā)生變革時(shí)；
5）當(dāng)上級(jí)安全監(jiān)督部門(mén)提出相關(guān)意見(jiàn)時(shí)；
6）當(dāng)安全大檢查、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)涉及到規(guī)章制度層面的問(wèn)題時(shí)；
7）當(dāng)分析重大事故和重復(fù)事故原因，發(fā)現(xiàn)制度因素時(shí)；
8）其他有關(guān)事項(xiàng)。
4.3.2安全生產(chǎn)管理制度需修改或修訂時(shí)，申請(qǐng)修改或修訂部門(mén)向部門(mén)負(fù)責(zé)人遞交書(shū)面申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、安全部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，將申請(qǐng)報(bào)告交辦公室對(duì)安全生產(chǎn)管理制度進(jìn)行修改或修訂。
4.3.3崗位安全操作規(guī)程需修改或修訂時(shí)，申請(qǐng)修改或修訂部門(mén)向部門(mén)負(fù)責(zé)人遞交書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、安全部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，將申請(qǐng)報(bào)告交歸口部門(mén)，由歸口部門(mén)對(duì)崗位安全操作規(guī)程進(jìn)行修改或修訂。
4.3.4安全生產(chǎn)管理制度和崗位操作規(guī)程的修改均采用換頁(yè)的方式進(jìn)行修改
4.3.5辦公室將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理制度或崗位安全操作規(guī)程收回。
4.3.6修改或修訂后的文件由辦公室發(fā)放至原部門(mén)單位或人員。
4.3.7辦公室對(duì)修改或修訂后的文件進(jìn)行文件狀態(tài)登記。
4.4 文件的評(píng)審
辦公室每年組織一次文件的評(píng)審工作，對(duì)文件的符合性進(jìn)行評(píng)價(jià)。
4.5文件殘破、缺失后的補(bǔ)發(fā)
4.5.1任何人不得在文件上亂涂亂畫(huà)，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。
4.5.2當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時(shí)，領(lǐng)用部門(mén)單位應(yīng)寫(xiě)明原因，經(jīng)部門(mén)單位負(fù)責(zé)人審核、經(jīng)主管安全部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到辦公室辦理更換手續(xù)，交舊領(lǐng)新，文件使用原發(fā)放號(hào)。
4.5.3文件丟失，當(dāng)事人應(yīng)寫(xiě)明原因，經(jīng)部門(mén)單位負(fù)責(zé)人審核、主管安全部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，到辦公室辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)，新文件給予新發(fā)放號(hào)，并注明原號(hào)作廢。必要時(shí)，由辦公室將作廢文件發(fā)放號(hào)通知各相關(guān)部門(mén)，防止誤用。
4.6文件的借閱
4.6.1文件屬于保密級(jí)的，不可私自向外來(lái)單位提供、借閱。
4.6.2外來(lái)人員需借閱時(shí)，必須經(jīng)安全部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可向用戶提供。
4.7廢止和回收
新版本文件發(fā)布時(shí)，舊版本文件同時(shí)廢止或失效，辦公室將文件按發(fā)放臺(tái)賬全部收回并銷毀。
