包括哪些
企業(yè)文件管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、檢索到銷(xiāo)毀的全過(guò)程。具體來(lái)說(shuō)，主要包括以下幾個(gè)方面：
1. 文件分類(lèi)與編碼：明確各類(lèi)文件的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，如行政文件、財(cái)務(wù)文件、技術(shù)文件等，并設(shè)定相應(yīng)的編碼規(guī)則，以便于管理和檢索。
2. 文件制作與審批：規(guī)定文件的起草、審查、修改、審批流程，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。
3. 文件存檔與保護(hù)：制定文件的存儲(chǔ)方式、期限、權(quán)限管理，以及物理和電子文件的安全保護(hù)措施。
4. 文件檢索與利用：建立高效便捷的檢索系統(tǒng)，促進(jìn)文件的有效利用，同時(shí)規(guī)定文件借閱、復(fù)制等操作的流程。
5. 文件更新與廢棄：規(guī)定文件的修訂、替換、廢棄標(biāo)準(zhǔn)，防止過(guò)期或無(wú)效文件的誤用。
6. 文件培訓(xùn)與監(jiān)督：定期進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，強(qiáng)化員工對(duì)文件管理制度的理解和執(zhí)行，同時(shí)設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，確保制度的執(zhí)行效果。
體系框架
企業(yè)文件管理制度的體系框架應(yīng)具備以下層次：
1. 總則：闡述文件管理制度的目的、適用范圍、基本原則，為后續(xù)細(xì)則提供指導(dǎo)。
2. 文件管理職責(zé)：明確各部門(mén)和個(gè)人在文件管理中的角色和責(zé)任，確保責(zé)任到位。
3. 文件生命周期管理：詳細(xì)規(guī)定文件的產(chǎn)生、審批、發(fā)布、存檔、使用、更新、廢棄等各階段的具體操作。
4. 文件安全與保密：設(shè)定文件的安全級(jí)別，制定保密措施，防止信息泄露。
5. 法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)符合性：確保文件管理制度符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
6. 系統(tǒng)與技術(shù)支持：描述文件管理系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)，包括硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的要求。
7. 制度執(zhí)行與評(píng)估：設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，定期評(píng)估制度執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整和完善。
重要性
企業(yè)文件管理制度的重要性不容忽視：
1. 提高效率：規(guī)范化的文件管理流程能減少查找文件的時(shí)間，提高工作效率。
2. 保證質(zhì)量：通過(guò)審批和修訂機(jī)制，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，降低錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。
3. 保障信息安全：嚴(yán)格的權(quán)限管理和保密措施，防止敏感信息泄露，維護(hù)企業(yè)利益。
4. 法規(guī)遵從：符合法規(guī)要求，避免因文件管理不當(dāng)引發(fā)的法律糾紛。
5. 持續(xù)改進(jìn)：通過(guò)對(duì)文件的更新和廢棄管理，保持企業(yè)知識(shí)的時(shí)效性，推動(dòng)組織持續(xù)改進(jìn)。
企業(yè)文件管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)，它構(gòu)建了企業(yè)內(nèi)部信息流通的橋梁，提升了企業(yè)的管理水平，同時(shí)也是對(duì)外展示企業(yè)專(zhuān)業(yè)形象的重要窗口。因此，建立健全的企業(yè)文件管理制度，是每一位管理者必須關(guān)注并付諸實(shí)踐的任務(wù)。
企業(yè)文件管理制度完整范文
第1篇 華為企業(yè)文件發(fā)放管理制度
華為文件發(fā)放管理制度
一、目的
為了加強(qiáng)對(duì)公司各類(lèi)文件的管理,使信息傳遞迅速、及時(shí)準(zhǔn)確。
二、適用范圍
公司及各部門(mén)發(fā)放的文件及各種管理辦法、管理制度。
三、分類(lèi)
a公司文件 b部門(mén)文件 c管理辦法及制度
四、文件制作格式
公司文件的制作格式遵循統(tǒng)一原則。
詳見(jiàn)附頁(yè)。
五、文件發(fā)放流程
1、各部門(mén)欲簽發(fā)的文件草稿交行政部文員打印,部門(mén)秘書(shū)校稿后,行政部秘書(shū)審核,總經(jīng)理(或部門(mén)經(jīng)理)簽字后,按照所需發(fā)放份數(shù)復(fù)印并下發(fā)。
2、文件發(fā)放至各部門(mén),應(yīng)由部門(mén)專(zhuān)職人員簽收。需要公告的文件同時(shí)在布告欄公布。
3、公司文件、部門(mén)文件及各種管理制度辦法均由行政部統(tǒng)一編號(hào)下發(fā)。
4、行政部根據(jù)各擬稿部門(mén)提供的發(fā)放范圍及數(shù)量發(fā)放文件。
5、各部門(mén)秘書(shū)收到文件后,應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、登記、保管。簽發(fā)原件由行政部秘書(shū)統(tǒng)一存檔。
流程圖:
各部門(mén)擬稿行政部打印部門(mén)秘書(shū)校稿行政部秘書(shū)審核總經(jīng)理簽字復(fù)印發(fā)放部門(mén)秘書(shū)簽收
六、本制度自發(fā)放之日起嚴(yán)格執(zhí)行
第2篇 藥業(yè)企業(yè)文件管理制度
__藥業(yè)文件管理制度
1.目 的:為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進(jìn)行,規(guī)范文件管理,特制定本規(guī)定。
2.適用范圍:本制度適用于總公司,各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細(xì)則并報(bào)總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.權(quán)責(zé)說(shuō)明:總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作,各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文
4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā),加蓋公章有效。任何個(gè)人和部門(mén)不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。
4.2公司發(fā)文程序
4.2.1各部門(mén)制作以公司名義對(duì)外接洽或匯報(bào)的文件,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草,交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。
4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件,并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。
4.2.3蓋章完畢后,由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。
4.2.4未簽發(fā)的文件,總經(jīng)辦按收文分類(lèi)登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類(lèi)登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記,并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。
4.3公司發(fā)文分類(lèi)、編號(hào):西藏藥業(yè)〔2006〕××號(hào)。
4.4對(duì)外文件必須做成紅頭,以示嚴(yán)肅和正規(guī),格式附后。
4.5無(wú)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。
5.公司部門(mén)發(fā)文
5.1公司部門(mén)在內(nèi)部行文一律以部門(mén)第一負(fù)責(zé)人、部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)簽署生效,不再加蓋部門(mén)印章;任何部門(mén)不得以個(gè)人簽名或部門(mén)名義對(duì)外行文。
5.2公司部門(mén)發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門(mén)發(fā)文。
5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文:在管理制度內(nèi)制訂的實(shí)施細(xì)則,以及不必對(duì)子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件,原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。
5.2.2其他部門(mén)發(fā)文。其他部門(mén)可在其部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)公司內(nèi)部部門(mén)行文,經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,在公司內(nèi)部有效。
5.3公司部門(mén)發(fā)文格式附后。
5.4部門(mén)發(fā)文超出部門(mén)職權(quán)范圍,又不應(yīng)由公司發(fā)文的,須由相關(guān)部門(mén)共同簽發(fā),經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行文。
5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類(lèi)、編號(hào):
西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、___)發(fā)〔20××〕××號(hào)
6.收文
6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收,包括:政府職能部門(mén)行文、業(yè)務(wù)管理部門(mén)行文、合作、協(xié)作單位行文等,同時(shí)填寫(xiě)《收發(fā)文登記表》,格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當(dāng)日立即填寫(xiě)《收文處理表》報(bào)送有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員,不得積壓延誤;屬于急件的,應(yīng)在接件后立即報(bào)送。
6.2各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人辦理收文事宜。
6.3各部門(mén)應(yīng)將處理完后的來(lái)文、處理過(guò)程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔,同時(shí),每半年清理一次,沒(méi)有及時(shí)存檔的全部存檔,并將填寫(xiě)的《收發(fā)文登記表》一起存檔。
7.其他
7.1文件的發(fā)文、收文部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)注明文件密級(jí)或者不得復(fù)印、不得攜出字樣。
7.1.1絕密:絕密檔案涉及公司重大決策的核心機(jī)密,如董事會(huì)、公司經(jīng)營(yíng)體制度改革、財(cái)務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件,公司項(xiàng)目招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)賬冊(cè)、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案等文件。
7.1.2機(jī)密:機(jī)密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。
7.1.3 秘密:秘密檔案為僅可內(nèi)部公開(kāi)的一般文件資料。
7.2各部門(mén)對(duì)各類(lèi)文件必須嚴(yán)格分類(lèi)、專(zhuān)人管理并妥善保管。
7.3單位、個(gè)人調(diào)、借閱文件或部門(mén)間借閱文件,必須按規(guī)定填寫(xiě)文件借閱登記表,屬秘密級(jí)以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)。
7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章,必須按規(guī)定嚴(yán)格辦理,并做好登記,嚴(yán)禁未經(jīng)同意私自處理。
7.5收發(fā)文處理不當(dāng)或不及時(shí)造成損失的,由公司專(zhuān)題會(huì)討論處理辦法。失密、泄密的按專(zhuān)項(xiàng)管理制度規(guī)定處理,沒(méi)有或不及時(shí)歸檔的,每次貢獻(xiàn)50元愛(ài)心基金。
8.附則
8.1 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。
8.2本制度施行后,凡既有的類(lèi)似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。
附:
第3篇 q企業(yè)文件管理制度
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我廠(chǎng)的實(shí)際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦(以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來(lái)廠(chǎng)公啟文件(除廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條 公文的編號(hào)保管
1.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單,并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等,分別由兩辦機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書(shū),切忌橫傳。
5.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得兩辦同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.全廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠(chǎng)部,各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文,則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠(chǎng)×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3.對(duì)全廠(chǎng)影響較大,涉及兩個(gè)以上廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由黨委書(shū)記或廠(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用于:
(1)公布全廠(chǎng)規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠(chǎng)文件;
(3)公布工廠(chǎng)體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
(4)公布全廠(chǎng)性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
(6)其他有關(guān)全廠(chǎng)的重大事項(xiàng);
3.黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠(chǎng)日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)科室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布。
第4篇 企業(yè)文件管理制度-文本
企業(yè)文件管理制度文本
第一章總則
第一條為了減少發(fā)文數(shù)量,提高辦公速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)中央關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我廠(chǎng)的實(shí)際情況,特制訂本制度.
第二條文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料.
第三條按照黨政分工的原則,全廠(chǎng)各類(lèi)文件分別由黨委辦公室和廠(chǎng)部辦公室(以下簡(jiǎn)稱(chēng)兩辦)歸口管理.
第二章收文的管理
第四條公文的簽收
1.凡來(lái)廠(chǎng)公啟文件(除廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)親啟的外)均由廠(chǎng)收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交兩辦機(jī)要秘書(shū)拆封.在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳.對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件慶查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收.
2.對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定.如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,慶立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào).
第五條公文的編號(hào)保管
1.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)上級(jí)來(lái)文拆封后慶及時(shí)附上文件處理傳閱單,并分類(lèi)登記編號(hào),保管.須由工廠(chǎng)承辦或歸檔的廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù).
2.本廠(chǎng)外出人員開(kāi)會(huì)帶回文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存.
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦.為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完緊急文要即閱即辦.
2.一般函、電、單據(jù)等,分別由兩機(jī)要秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理.如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理.
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外).
第七條文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,有得將有密級(jí)的文件帶回家、宿和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看.對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容.
2.閱讀文件慶抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé).如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見(jiàn)兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜.
3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),經(jīng)防止丟失泄密.
4.文件閱完后,慶送交兩辦機(jī)要秘書(shū),切忌橫傳.
5.兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理.不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得兩辦同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件慶及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn).
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門(mén)定期組織有關(guān)文件,或由兩辦機(jī)要室通知機(jī)要室閱文.
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1.全廠(chǎng)上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中于黨委和廠(chǎng)部,各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下放送正式文件.
2.各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠(chǎng)部提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交兩辦審核.黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文,則由兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口經(jīng)黨_字、廠(chǎng)_字發(fā)文.群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn).
3.對(duì)全廠(chǎng)影響較大,涉及兩個(gè)以上分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由黨書(shū)記或廠(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā).其余文年均由分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā).
第九發(fā)文的范圍:
1.凡以黨委、廠(chǎng)部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍.
2.黨委、廠(chǎng)部下發(fā)文件主要用于:
a.公布全廠(chǎng)規(guī)章制度;
b.轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠(chǎng)文件;
c.公布工廠(chǎng)體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);
d.公布全廠(chǎng)的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等作的決定;
e.發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);
f.其他有關(guān)全的重大事項(xiàng).
3.黨委、廠(chǎng)部上行文、外發(fā)文主要用于:
a.對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;
b.對(duì)兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠(chǎng)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜.
4.在工廠(chǎng)日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)科書(shū)面或口頭通知執(zhí)行一,般不用廠(chǎng)部文件發(fā)布.
5.凡各業(yè)務(wù)科室召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,為備查考,可以科室名義《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要.
6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用廠(chǎng)部名義發(fā)文.
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定:
1.各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先分別黨委、廠(chǎng)部提出申請(qǐng);
2.黨委、廠(chǎng)部同意發(fā)文時(shí),主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠(chǎng)角度出,做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整.嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě);
4.文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制分?jǐn)?shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);
5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠(chǎng)部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改.對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿,送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容,質(zhì)量負(fù)責(zé));
7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部門(mén)重新謄寫(xiě)清楚;
8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;
9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委,廠(chǎng)部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)送打印室打印;
11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì).校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由兩辦派專(zhuān)人按數(shù)印刷,再由兩辦機(jī)要秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況,對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件,機(jī)要秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋印分發(fā).
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條,對(duì)有密級(jí)的文件須經(jīng)兩辦主任同意后方可借閱.
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還.任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃.
第十三條兩辦機(jī)要秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已妥的本廠(chǎng)文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作.(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清.)如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告.
第十四條各部門(mén)應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作.
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一的分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:
a.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)工廠(chǎng)報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);
b.黨委、廠(chǎng)部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)告等;
c.廠(chǎng)黨委會(huì)、廠(chǎng)長(zhǎng)辦公會(huì)、廠(chǎng)務(wù)會(huì)、工廠(chǎng)管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄;
d.廠(chǎng)黨代會(huì)、職代會(huì)、工會(huì)會(huì)員代表大、團(tuán)代會(huì)等一級(jí)的黨群組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào),會(huì)議記錄等;
e.有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結(jié)果;
f.參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠(chǎng)在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;
g.上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電來(lái)廠(chǎng)檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本廠(chǎng)向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;
h.反映本廠(chǎng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
i.工廠(chǎng)日志和大事記;
j.工廠(chǎng)向上級(jí)批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料;
2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔.
第十六條產(chǎn)卷要求:
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔.
2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性.
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則.重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔.
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度五月份以前整理完.六月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份.(接交單位各留存一份備查).
第七章文件的銷(xiāo)毀
第十七條對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,兩相要室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù).
