有哪些
基建檔案管理制度
一、檔案分類與編碼 1. 基建檔案應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)、階段及內(nèi)容進(jìn)行分類，如設(shè)計(jì)文件、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。
2. 檔案編碼應(yīng)遵循唯一性、可擴(kuò)展性原則，確保每份檔案能被準(zhǔn)確檢索。
二、檔案收集與整理
3. 所有基建工程相關(guān)文件自產(chǎn)生之日起應(yīng)及時(shí)收集，確保完整性。
4. 檔案整理需保持文件原貌，對(duì)破損、缺失部分進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。
三、檔案保管與安全
5. 檔案應(yīng)妥善存放在防火、防潮、防盜設(shè)施內(nèi)，定期檢查環(huán)境條件。
6. 對(duì)電子檔案，應(yīng)采取備份措施，防止數(shù)據(jù)丟失。
四、檔案利用與借閱
7. 內(nèi)部員工需經(jīng)審批后方可借閱檔案，借閱期間應(yīng)妥善保管，不得涂改、損毀。
8. 外部單位查閱檔案需提供有效證明，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。
五、檔案銷毀與更新
9. 對(duì)過期、無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。
10. 檔案內(nèi)容更新時(shí)，應(yīng)及時(shí)替換舊版，確保信息的時(shí)效性。
實(shí)施細(xì)則
一、檔案管理責(zé)任
11. 設(shè)立專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保制度執(zhí)行。
1
2. 各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門產(chǎn)生的基建檔案負(fù)有監(jiān)督和指導(dǎo)責(zé)任。
二、檔案流程控制
1
3. 新增檔案需經(jīng)過審核、登記、編號(hào)后入庫(kù)，確保流程規(guī)范。
1
4. 建立借閱登記制度，記錄檔案的流通情況。
三、檔案質(zhì)量保證
1
5. 定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核實(shí)數(shù)量與內(nèi)容，確保檔案質(zhì)量。 1
6. 對(duì)重要檔案，應(yīng)進(jìn)行定期審查，評(píng)估其保存價(jià)值。
四、檔案信息化 1
7. 推行電子化管理，建立檔案管理系統(tǒng)，提高檢索效率。 1
8. 培訓(xùn)員工熟悉檔案系統(tǒng)操作，提升檔案管理水平。
五、檔案保密與合規(guī) 1
9. 嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案信息安全。 20. 對(duì)涉密檔案，應(yīng)實(shí)行特殊管理，防止信息泄露。
上墻內(nèi)容
1. 基建檔案管理制度簡(jiǎn)介
2. 檔案分類與編碼示例
3. 借閱審批流程圖
4. 檔案管理人員聯(lián)系方式
5. 檔案保密規(guī)定
6. 應(yīng)急處理程序（如火災(zāi)、數(shù)據(jù)丟失等情況）
注意：以上內(nèi)容僅供參考，具體實(shí)施需結(jié)合實(shí)際情況調(diào)整，確保與公司政策和法規(guī)要求一致。
基建檔案管理制度年范文
第1篇 （校）學(xué)院基建檔案管理員崗位工作職責(zé)
學(xué)院(校)基建檔案管理員崗位工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)學(xué)院基建(修繕)工程檔案管理工作:
(1)負(fù)責(zé)學(xué)院基建(修繕)工程資料整理、歸檔,歸檔資料必須列出資料清單目錄;
(2)負(fù)責(zé)做好基建(修繕)工程管理信息建檔(制成e_cel表格)、維護(hù),工程管理內(nèi)容應(yīng)包括:項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、工期、施工進(jìn)展、資料歸檔、進(jìn)度款撥付、竣工決算資料歸入、結(jié)算初審、審計(jì)處審核及竣工結(jié)算等情況;
(3)負(fù)責(zé)基建(修繕)工程各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填寫、上報(bào)及歸檔;
2、負(fù)責(zé)基建(修繕)工程造價(jià)咨詢,及時(shí)收集造價(jià)信息,組織科室人員對(duì)造價(jià)文件進(jìn)行集體審查(由固定格式的審查表);
3、參加基建(修繕)工程圖紙會(huì)審,招標(biāo)文件、合同的初審及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收;
4、參加開標(biāo)、負(fù)責(zé)做好評(píng)標(biāo)記錄;
5、負(fù)責(zé)組織科室人員學(xué)習(xí)造價(jià)信息、造價(jià)咨詢知識(shí);
6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。
第2篇 基建檔案資料管理規(guī)定
基建檔案資料管理辦法
為使基本建設(shè)檔案資料管理工作規(guī)范化,科學(xué)化,收集、整理和歸檔有據(jù)可依,做到檔案工作有序、安全、規(guī)范、科學(xué),特制定有關(guān)基本建建工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理辦法。凡借閱、領(lǐng)取基本建設(shè)工程的資料及圖紙,基建檔案管理員必須予以登記,借閱、領(lǐng)取人必須簽字,辦理借閱移交手續(xù)。在資料及圖紙歸還時(shí),基建檔案管理員應(yīng)進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)完整后才可予以核銷;若不完整,則不予接收
_基本建設(shè)工程前期資料,有關(guān)人員在辦完相關(guān)手續(xù)后,必須及時(shí)將文件、資料原件移交給基建檔案管理員,不得拖延或不移交,移交時(shí)需移交2份(如只有1份原件,同審批部門協(xié)商在復(fù)印件上加蓋印章)。原則上文件、資料原件不再借出,只提供復(fù)印件。
_在簽訂“施工合同”和“監(jiān)理合同”時(shí),應(yīng)有工程資料的整理、歸檔條款,明確報(bào)送套數(shù)及時(shí)間,待施工單位、監(jiān)理單位所交資料達(dá)到檔案移送標(biāo)準(zhǔn)時(shí),由基建檔案管理員簽字,財(cái)務(wù)處予以結(jié)帳。
_在工程竣工驗(yàn)收前應(yīng)做好基建檔案資料的驗(yàn)收準(zhǔn)備工作,由基建檔案管理員通知市城建檔案館和院檔案館人員對(duì)該工程竣工檔案資料進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收,合格后方可組織工程竣工驗(yàn)收?？⒐を?yàn)收必須通知基建檔案管理員參加。
由施工技術(shù)科負(fù)責(zé)催促施工單位在工程竣工驗(yàn)收合格后,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送規(guī)定數(shù)量的完整竣工資料。如遇特殊情況,應(yīng)向建設(shè)單位說明情況,經(jīng)同意后可在延長(zhǎng)的期限內(nèi)報(bào)送。
_施工技術(shù)科項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工期資料及竣工圖的驗(yàn)收審查工作,對(duì)不符合要求的應(yīng)予以退回整改,直到符合要求。施工技術(shù)科在移交資料前,需將所有資料和圖紙認(rèn)真核對(duì),在資料移交表(清單)上簽名,并及時(shí)把工程資料移交給基建檔案管理員。
_歸檔的施工期資料、圖紙均應(yīng)為2套,必須是原件,且滿足以下要求:
_資料必須真實(shí)、完整,準(zhǔn)確、清潔、整齊。紙張大小不一的,需進(jìn)行粘貼等處理使之一致。若是復(fù)印件需加蓋單位公章。
_文字資料須裝訂成冊(cè),頁(yè)面尺寸為a4,卷面應(yīng)清潔,無(wú)撕破,對(duì)破損材料要裱糊,用鉛筆編頁(yè)碼,不可用號(hào)碼機(jī)編頁(yè)碼,技術(shù)文件材料的蓋章,簽字手續(xù)須完備。
_報(bào)送資料按專業(yè)分:a、土建 b、給排水 c、電氣 d、暖通 e、裝飾等
_竣工圖須裝訂成冊(cè),規(guī)格尺寸為a4。圖面須整潔、無(wú)破損,字跡工整。變更內(nèi)容要蓋變更圖章,設(shè)計(jì)圖簽折在右下角。如有破損,要裱糊整齊,避免隨意切破圖紙,要保證竣工圖的完整。
_歸檔順序嚴(yán)格按《建設(shè)工程檔案審核意見表》中的相關(guān)內(nèi)容報(bào)送。
_歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為2套,要求裝訂成冊(cè),一套必須是原件,另一套可為復(fù)印件(但必須加蓋圖章),要清楚、整齊。具體要求同第7條,順序嚴(yán)格按《z市檔案館歸檔內(nèi)容及排列順序》報(bào)送。
_對(duì)于移交的工程資料,凡不符合檔案資料歸檔內(nèi)容和要求的,基建檔案管理員有權(quán)拒收,并要求限期整改。
審核人員在交還基建檔案資料時(shí),應(yīng)使資料及圖紙完整,如不完整,應(yīng)補(bǔ)齊后再返還。基建檔案管理員要查看圖紙是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齊?；n案管理員需提醒審核人員審核結(jié)算時(shí),不要把圖紙撕破或自行拆除裝訂線,使圖紙遺失,要注意保護(hù)圖紙的安全性,完整性。
_其它
(1) 未盡事宜應(yīng)由基建處負(fù)責(zé)解釋。
(2) 本辦法自公布之日起執(zhí)行。
第3篇 某基建檔案管理辦法
基建檔案管理辦法
為了加強(qiáng)基本建設(shè)檔案(以下簡(jiǎn)稱基建檔案)工作的管理,統(tǒng)一基建檔案工作制度,不斷提高基建檔案工作的質(zhì)量和科學(xué)管理水平,根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》、國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委聯(lián)合頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》及衛(wèi)生部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律、法規(guī),結(jié)合基建檔案工作情況制定蘭大二院基建管理辦法。
一、總則
1、在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動(dòng)過程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙材料、計(jì)算資料、圖表、聲像及有關(guān)磁記錄材料。
2、基建檔案是記錄和反映醫(yī)藥衛(wèi)生基建管理、基建工程項(xiàng)目工作業(yè)務(wù)活動(dòng)等方面的重要史料和歷史憑證,是檔案全宗的重要組成部分,應(yīng)按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理的原則,加強(qiáng)對(duì)基建檔案的管理,建立健全基建檔案的立卷、歸檔、保管、利用等制度,確?；n案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。
3、基建部門、檔案管理部門要負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)本單位基建檔案資料工作,檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的檢查驗(yàn)收工作。
4、基建檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理,遵循其自然形成規(guī)律,以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于開發(fā)利用。
5、基建檔案工作應(yīng)納入基建管理制度、納入基建工作計(jì)劃、規(guī)劃,納入工作人員崗位責(zé)任制。在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收基建工作的同時(shí),要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收基建檔案工作。
二、基建檔案材料的立卷歸檔
1、基建檔案歸檔的主要范圍是:基建綜合管理、可行性研究、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料、設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)、基建概算、預(yù)算、決算、器材管理等方面的文件。
2、在基建過程中上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)基建的普發(fā)性文件,正式施工前的草圖、未定型的圖紙、重份文件、重份圖紙及無(wú)查考的臨時(shí)性、事務(wù)性文件不應(yīng)歸檔。
三、基建檔案文件材料立卷分工與立卷原則
1、基建項(xiàng)目實(shí)行總承包給外單位的,由各分承包單位負(fù)責(zé)收集、整理分承包范圍內(nèi)的基建文件,交總承包單位匯總、整理,竣工時(shí)由總承包單位向基建部門提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基建檔案材料。
2、基建項(xiàng)目由幾個(gè)單位分別承包的,各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理、承包工作的基建文件材料,交基建部門匯總、整理立卷歸檔。
3、基建部門要嚴(yán)格執(zhí)行基建文件材料的審、簽制度,把好文件材料形成質(zhì)量關(guān)。
4、立卷單位或立卷人在立卷中,要遵循基建檔案形成規(guī)律及特點(diǎn),保持其有機(jī)聯(lián)系,使立成的案卷便于保管和利用。
5、歸檔的基建文件材料格式要統(tǒng)一,字跡工整,圖象清晰。歸檔的底圖、藍(lán)圖格式須按國(guó)家制圖標(biāo)準(zhǔn)繪制。
6、工程承包合同或施工協(xié)議中應(yīng)依據(jù)國(guó)家對(duì)編制竣工圖的要求,對(duì)竣工圖的編制、整理、審核、交接、驗(yàn)收做出規(guī)定,施工單位做好施工記錄、檢驗(yàn)記錄、交工驗(yàn)收記錄等,編制好竣工圖。不移交竣工圖的,不算完成施工任務(wù)。
7、工程竣工驗(yàn)收前,由主管部門、建設(shè)單位組織檢查竣工圖的質(zhì)量,基建主管部門、施工單位主管部門應(yīng)檢查施工單位編制的施工檔案質(zhì)量。
8、一般性的文件材料歸檔一份,重要的及經(jīng)常使用的檔案要有副本,使用副本、保留原件。
四、工程項(xiàng)目的驗(yàn)收
1、基建項(xiàng)目在驗(yàn)收前,對(duì)準(zhǔn)備歸檔的基建文件材料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,檔案不完整者,工程項(xiàng)目不能進(jìn)行竣工驗(yàn)收。
2、檔案部門應(yīng)是工程驗(yàn)收成員之一,會(huì)同基建部門負(fù)責(zé)基建文件材料的驗(yàn)收工作。
3、基建項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后45天內(nèi)應(yīng)將文件材料歸檔,檔案部門要認(rèn)真審查、驗(yàn)收歸檔的檔案材料,并在基建檔案材料歸檔說明書上簽署意見。
五、基建材料立卷方法與要求
1、基建項(xiàng)目階段完成或最終完成后,基建部門負(fù)責(zé)人組織有關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目形成的、應(yīng)歸檔的基建文件材料立卷歸檔。
2、基建檔案歸檔時(shí),應(yīng)按工程項(xiàng)目組卷,一般一個(gè)工程項(xiàng)目組成一卷,管理性文件材料排列在整個(gè)工程項(xiàng)目的首卷,其次按圖紙的類別序號(hào)排列,即:地質(zhì)圖、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工圖、結(jié)構(gòu)施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖等。
3、卷內(nèi)文件材料的排列是正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后,批復(fù)在前,請(qǐng)示在后。
4、組卷時(shí)應(yīng)拆除卷內(nèi)文件上的金屬物,對(duì)破損的文件需進(jìn)行修補(bǔ)。
5、卷內(nèi)文件應(yīng)編寫頁(yè)號(hào),無(wú)論單面或雙面只要有文字,均作為一頁(yè)編寫。每卷頁(yè)號(hào)均從1開始,頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的下角。
6、藍(lán)圖、底圖可憑一組有機(jī)聯(lián)系的圖紙為一件,以件為單元,在每件文件材料的右上角加蓋有關(guān)單位名稱、檔號(hào)、件號(hào)的印章,逐一填好。
7、每卷檔案應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和備考表,起草案卷標(biāo)題,根據(jù)基建檔案的歷史價(jià)值、使用價(jià)值,確定保管期限,保管期限分永久、長(zhǎng)期和短期三種。
8、填寫歸檔說明,放在卷內(nèi)目錄之后。
9、管理性文件以三孔一線的方法裝訂,其它卷用卷盒方式保管,藍(lán)圖大于卷皮的,要進(jìn)行折疊,折成一般標(biāo)準(zhǔn)文件大小,底圖可采用卷筒或平放兩種方式保管。藍(lán)圖、底圖可以不裝訂。透明底圖須用縫紉機(jī)縫圖邊。
六、基建檔案的管理
1、基建檔案要進(jìn)行分類(信息分類)標(biāo)引,給出檢索分類號(hào)。
2、各立檔單位應(yīng)在統(tǒng)一、規(guī)范前提下,從實(shí)際出發(fā)選擇、制定適用、科學(xué)的分類(實(shí)體)排列方法。一般按建筑物的作用或?qū)I(yè)進(jìn)行分類。
3、基建檔案的檔號(hào)應(yīng)填寫在每卷(盒)檔案背脊上,也可以另行貼上注有檔號(hào)的標(biāo)箋。
4、鑒定工作應(yīng)在分管檔案工作的(院、校、所)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下,由檔案和基建部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組進(jìn)行。
5、經(jīng)鑒定對(duì)已無(wú)保存價(jià)值的基建檔案,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由檔案和基建部門派人監(jiān)銷。銷毀前應(yīng)清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后,雙方在銷毀清冊(cè)上簽字蓋印章,方可進(jìn)行銷毀。
6、鑒定銷毀工作結(jié)束后,雙方應(yīng)寫出鑒定總結(jié),內(nèi)容包括:鑒定銷毀小組成員名單、時(shí)間、工作簡(jiǎn)況(含鑒定銷毀年代、范圍、數(shù)量),銷毀后檔案的保管期限、目錄的調(diào)整情況等。銷毀清冊(cè)一式三份,一份送上級(jí)部門備案,一份留基建部門存查。
7、使用基建文件材料過程中不允許隨便更改,如有更改,必須填寫變更通知單,并履行批準(zhǔn)手續(xù)。
第4篇 基建檔案管理制度
第一條 基建檔案資料管理部門在檔案部門的指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)全公司基建檔案和單項(xiàng)工程檔案資料的收集和管理。
第二條 在辦理驗(yàn)收移交使用的同時(shí),應(yīng)建立基建技術(shù)檔案,檔案包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:
(一) 工程竣工圖;
(二) 圖紙會(huì)審記錄,設(shè)計(jì)變更通知和技術(shù)核定單;
(三) 材料、構(gòu)件和設(shè)備的質(zhì)量合格證明;
(四) 隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄;
(五) 工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定記錄;
(六) 工程質(zhì)量事故發(fā)生和處理記錄;
(七) 測(cè)量定位,放線檢查驗(yàn)收記錄;
(八) 建構(gòu)筑物沉降和變型觀測(cè)記錄;
(九) 設(shè)備、管道、電氣安裝試驗(yàn)、調(diào)整試運(yùn)轉(zhuǎn)記錄。對(duì)于重大精尖及大型動(dòng)力設(shè)備或?qū)Ｓ蒙a(chǎn)線,應(yīng)將安裝、調(diào)試情況專門記錄;
(十) 由施工單位和設(shè)計(jì)單位提出的建構(gòu)筑物使用注意事項(xiàng);
(十一) 上級(jí)部門對(duì)該工程的有關(guān)技術(shù)決定;
(十二) 施工日記。
第三條 按照公司建檔規(guī)范進(jìn)行登記整理,注明密級(jí)和保管期限,同時(shí)做好歸檔立卷工作。
第四條 凡新開工項(xiàng)目竣工后,均應(yīng)及時(shí)整理資料,并做好綜合驗(yàn)收的準(zhǔn)備工作。
第五條 借閱基建檔案,必須按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。重要基建檔案必須經(jīng)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。
第六條 基建檔案須按檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管,每年進(jìn)行一次全面檢查,檢查圖紙檔案資料有無(wú)丟失、霉?fàn)€、蟲咬,帳物是否相符,如存在問題要及時(shí)采取措施。
第七條 檔案室內(nèi)做好防火、防盜、防汛工作,未經(jīng)許可閑雜人員不準(zhǔn)進(jìn)入。
第八條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行,原制度同時(shí)廢止。
第5篇 基建檔案管理細(xì)則范例
基建檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用整個(gè)過程中直接形成的、必須進(jìn)行整理立卷的、具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料,來看下面小編為大家?guī)淼幕n案管理細(xì)則:
基建檔案管理細(xì)則【1】
為進(jìn)一步加強(qiáng)基建檔案管理,促進(jìn)基建檔案管理規(guī)范化、制度化,保證基建檔案材料齊全、真實(shí),根據(jù)國(guó)家有關(guān)基建檔案資料管理的規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實(shí)際,特制定本規(guī)定。
1、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策、施工到建成使用的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件,
包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、審計(jì)、保修、使用等工作活動(dòng)中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等形式與載體的文件材料。
2、項(xiàng)目管理科負(fù)責(zé)全處基建檔案管理工作,校園建設(shè)處在項(xiàng)目管理科設(shè)立檔案管理員崗位。
各科室對(duì)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)所形成的各類文件及有關(guān)資料的歸檔工作均應(yīng)作出明確要求,落實(shí)到相關(guān)人員,同時(shí)要做好基建檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
各科室負(fù)責(zé)人對(duì)本科室檔案資料的齊全、真實(shí)負(fù)有責(zé)任。
檔案管理員按照建設(shè)工程文件歸檔范圍,負(fù)責(zé)收集、整理和保管,并根據(jù)金華市城建檔案館和學(xué)校檔案館的要求,以基建項(xiàng)目為單位進(jìn)行預(yù)立卷和歸檔工作。
3、基建項(xiàng)目的檔案資料工作要與項(xiàng)目進(jìn)程同步。
項(xiàng)目建設(shè)過程中,現(xiàn)場(chǎng)代表應(yīng)要求各參建單位在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、保管和歸檔工作,在工程竣工驗(yàn)收時(shí)移交給檔案管理員。
在簽訂基建項(xiàng)目合同時(shí)應(yīng)明確規(guī)定基建檔案資料歸檔和工程款支付相掛鉤。
每月工程資料經(jīng)監(jiān)理和現(xiàn)場(chǎng)代表檢查認(rèn)可后方能支付工程款。
4、基建項(xiàng)目檔案資料分四個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行收集整理:項(xiàng)目前期工作開始至施工許可證辦理完畢止;工程開工至竣工驗(yàn)收合格;工程審計(jì)結(jié)束;保修結(jié)束。
相關(guān)節(jié)點(diǎn)責(zé)任人應(yīng)將原件交給檔案管理員存檔,今后工作中需要使用該材料,需到檔案管理員處辦理借用手續(xù)。
檔案管理員對(duì)接收的所有基建項(xiàng)目檔案資料應(yīng)做好清點(diǎn)、簽字等書面交接手續(xù),并做好目錄清單,
同時(shí)負(fù)責(zé)審核檔案資料是否符合歸檔相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,校園建設(shè)處其他相關(guān)人員應(yīng)負(fù)責(zé)審核檔案資料是否齊全和真實(shí)。
5、檔案管理員原則上應(yīng)在工程竣工兩個(gè)月內(nèi)完成檔案資料歸檔工作,并根據(jù)工作需要,將重要的和經(jīng)常使用的文件材料一套按項(xiàng)目做好內(nèi)部存檔工作。
項(xiàng)目管理科應(yīng)逐步推進(jìn)信息化管理,創(chuàng)造條件建立基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
6、對(duì)由于個(gè)人疏忽、失職造成重要檔案資料遺失的,應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
基建工程檔案管理辦法【2】
第一條 根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》和蚌埠市城建檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合學(xué)校基建工作實(shí)際,制定本辦法。
第二條 基建工程檔案是重要的工程技術(shù)資料,是工程項(xiàng)目建設(shè)情況的歷史憑證,是工程項(xiàng)目建成投入使用后,管理、維修、改建、擴(kuò)建的依據(jù)。
第三條 制定本辦法是為了加強(qiáng)和規(guī)范工程檔案管理,提高工程檔案的利用率,更好地為教學(xué)、科研和基建管理工作服務(wù)。
第四條 基建工程檔案工作接受學(xué)校綜合檔案室的業(yè)務(wù)管理和蚌埠市城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo),實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、兩級(jí)管理、部門立卷的管理體制,由檔案資料管理專職人員管理工程檔案資料。
第五條 檔案資料管理專職人員的職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案法規(guī)和學(xué)校檔案工作管理辦法,努力學(xué)習(xí)檔案工作專業(yè)知識(shí),盡職盡責(zé),認(rèn)真做好工程檔案管理工作。
(二)認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5個(gè)環(huán)節(jié)。
(三)完成工程檔案的立卷歸檔工作,按時(shí)做好向?qū)W校檔案室移交工作。
(四)負(fù)責(zé)后勤與國(guó)有資產(chǎn)管理處工程檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用。
(五)定期檢查檔案裝具及案卷的保管情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。
(六)參加學(xué)校檔案室和蚌埠市城建檔案館組織的各種檢查、評(píng)比工作。
第六條 基建工程檔案工作是基建管理工作的一部分,納入基建管理工作計(jì)劃和工作業(yè)績(jī)考核內(nèi)容。
后勤與國(guó)有資產(chǎn)管理處指定1名專職的檔案工作責(zé)任人,有關(guān)科室指定直接負(fù)責(zé)收集歸檔材料的工作人員,做好歸檔材料的收集及相關(guān)工作。
第七條 工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ),必須按國(guó)家有關(guān)規(guī)定,認(rèn)真收集。
第八條 工程檔案歸檔材料的收集是后勤與國(guó)有資產(chǎn)管理處各職能科室和全體職工共同的責(zé)任,必須提高檔案意識(shí),認(rèn)識(shí)到工程檔案的重要性,齊心協(xié)力把歸檔材料收集齊全。
第九條 工程項(xiàng)目立項(xiàng)、投資歸檔材料的收集工作由綜合科負(fù)責(zé)。
承擔(dān)年度基建投資計(jì)劃編制的工作人員,在工作完成后應(yīng)當(dāng)立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時(shí),處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實(shí)。
第十條 認(rèn)真做好工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更及規(guī)劃報(bào)建歸檔材料的收集工作由工程科負(fù)責(zé)。
承擔(dān)設(shè)計(jì)委托及報(bào)建的工作人員在工作完成后應(yīng)當(dāng)立即向檔案資料室移交歸檔材料。
同時(shí),處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實(shí)。
第十一條 認(rèn)真做好工程項(xiàng)目招標(biāo)檔案的收集、整理、立卷、保管、利用工作由工程科負(fù)責(zé)。
為了保證工程檔案的完整性,工程科必須在每項(xiàng)工程招投標(biāo)工作完成后10天內(nèi),向檔案資料室移交3套完整的招標(biāo)文件。
同時(shí),處領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真做好協(xié)調(diào)、落實(shí)。
第十二條 工程項(xiàng)目施工及施工報(bào)建歸檔材料的收集工作工程科負(fù)責(zé)。
同時(shí),處領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真做好檢查、落實(shí)。
第十三條 檔案資料管理專職員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解各工程項(xiàng)目的進(jìn)展情況,督促有關(guān)負(fù)責(zé)收集歸檔材料的工作人員及時(shí)移交歸檔材料。
第十四條 因工作需要借用已收集好的歸檔材料時(shí),按檔案保管利用的規(guī)定,辦理借用手續(xù),并限定使用時(shí)間,用完后及時(shí)歸還。
第十五條 工程項(xiàng)目的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過程,因此收到歸檔材料后必須隨時(shí)整理、分類,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。
第十六條 已整理好的歸檔材料應(yīng)使用專用的裝具裝好,注明工程項(xiàng)目名稱,存放在專用的柜子里,建立歸檔材料檢索,取放方便。
第十七條 處工作人員查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),認(rèn)真辦理查閱登記手續(xù)后,在檔案資料室內(nèi)進(jìn)行;查閱人必須遵守保密制度,不翻閱與所查內(nèi)容無(wú)關(guān)的案卷,嚴(yán)禁涂改、毀損、抽拆和改變檔案內(nèi)容。
第十八條 校內(nèi)單位、個(gè)人查閱或復(fù)印工程檔案,須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按第十七條規(guī)定辦理。
第十九條 校外單位、個(gè)人查閱或復(fù)印工程檔案,應(yīng)持有單位介紹信、本人工作證或身份證,按第十七條規(guī)定辦理,必要時(shí)須經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)同意。
第二十條 工程檔案的原件一般不外借,確因工作需要借出的,校內(nèi)單位、個(gè)人要寫出書面借條,經(jīng)過處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出;校外單位、個(gè)人要寫出書面借條,經(jīng)學(xué)校檔案室或校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借出。
借出時(shí)間一般不超過3天,確需延長(zhǎng)的,須按上述程序辦理續(xù)借手續(xù),續(xù)借時(shí)間最長(zhǎng)不超過15天。
第二十一條 檔案管理專職人員要堅(jiān)持每月清理檔案借閱情況,到期未還的,及時(shí)催還;問題突出的,及時(shí)報(bào)告處領(lǐng)導(dǎo),協(xié)調(diào)解決。
