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業(yè)主檔案管理制度匯編(15篇)

更新時間:2024-05-10 查看人數(shù):37

業(yè)主檔案管理制度

有哪些

業(yè)主檔案管理制度是物業(yè)管理的核心環(huán)節(jié),旨在確保業(yè)主信息的安全、完整和有效利用。主要包括以下幾個關(guān)鍵部分:

1. 檔案收集與整理:涵蓋業(yè)主的基本信息、房產(chǎn)證復(fù)印件、購房合同、聯(lián)系方式等,要求及時更新,保證信息準確。

2. 檔案分類與編碼:根據(jù)信息類型進行分類,如業(yè)主個人信息、產(chǎn)權(quán)資料、服務(wù)記錄等,并設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則,便于檢索。

3. 檔案存儲與保護:設(shè)立專門的檔案室,確保檔案的安全存儲,防止遺失或損壞,同時要定期進行防潮、防火處理。

4. 檔案查閱與借閱:設(shè)定嚴格的查閱和借閱流程,確保業(yè)主隱私不受侵犯,同時防止檔案被非法復(fù)制或濫用。

5. 檔案更新與銷毀:定期審查檔案,更新過時信息,對于不再需要的檔案,按照法律法規(guī)進行銷毀。

6. 信息安全制度:建立信息安全防護體系,防止業(yè)主信息泄露,包括密碼管理、權(quán)限控制和網(wǎng)絡(luò)安全措施。

實施細則

1. 檔案收集:新業(yè)主入住時,由物業(yè)人員負責收集齊全的業(yè)主信息,形成初始檔案,后續(xù)信息變更需業(yè)主主動申報或物業(yè)定期核查。

2. 檔案整理:采用電子化管理系統(tǒng),將紙質(zhì)文檔掃描錄入,便于快速檢索。紙質(zhì)檔案則按編碼有序存放。

3. 查閱權(quán)限:只有經(jīng)過授權(quán)的物業(yè)員工才能查閱業(yè)主檔案,且需記錄查閱原因及時間,嚴禁私自查看。

4. 借閱流程:業(yè)主本人或其代理人需填寫借閱申請,經(jīng)物業(yè)負責人審批后,方可查看或復(fù)印檔案,借閱期間檔案安全由借閱人負責。

5. 信息更新:物業(yè)每年至少進行一次業(yè)主信息核對,發(fā)現(xiàn)變動及時更新;重大信息變更需業(yè)主書面確認。

6. 信息安全:設(shè)立專門的網(wǎng)絡(luò)管理員,定期進行系統(tǒng)維護,確保數(shù)據(jù)安全。所有員工需簽訂保密協(xié)議,違反規(guī)定者將面臨紀律處分。

上墻內(nèi)容

1. 業(yè)主檔案管理規(guī)定:簡明扼要地列出檔案管理的主要原則和要求,如“確保信息準確,尊重業(yè)主隱私”。

2. 查閱與借閱流程圖:清晰展示從申請到歸還的步驟,以便業(yè)主和員工理解。

3. 檔案安全警示:提醒員工重視檔案安全,如“嚴禁泄露業(yè)主信息,違者追責”。

4. 信息更新通知:提示業(yè)主及時更新個人信息,如“請保持聯(lián)系方式暢通,方便我們?yōu)槟峁┓?wù)”。

通過上述制度的實施,我們將確保業(yè)主檔案的高效管理,為業(yè)主提供更加專業(yè)、貼心的服務(wù),同時也保障了業(yè)主的合法權(quán)益。

業(yè)主檔案管理制度范文

第1篇 物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業(yè)接管移交時,要力爭全面、準確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應(yīng)當統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機構(gòu)詳細資料登記表,進出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎罰記錄、員工培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進行歸檔保存。

1.檔案管理實行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計算機磁盤儲存,便于查找。同時,還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴格控制借閱。

3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標志貼應(yīng)當貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時保持干燥、通風、清潔,確保儲存地點符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運用

工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤

當業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時,服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當由專職主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標注作廢標記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后可進行銷毀,但銷毀的同時必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

第2篇 某物業(yè)項目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

物業(yè)項目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

1.職責范圍

1.1管理處綜合組人員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

1.2檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。

1.3業(yè)主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

1.4業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、房屋裝修聯(lián)系表、裝潢施工安全保證責任書、室內(nèi)設(shè)施驗收表、住戶裝潢協(xié)議書、物業(yè)管理合同、住宅移交手續(xù)。

1.5檔案資料屬于保密文件,應(yīng)妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準的人員翻閱,不準復(fù)印。

1.6未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《檔案資料調(diào)出登記》,并督促借調(diào)人及時歸還。

1.7檔案的管理環(huán)境必須做到三防即:防火、防潮、防變質(zhì)。

1.8日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應(yīng)立即修復(fù)。

2.質(zhì)量記錄:

2.1《檔案資料調(diào)出登記》c7.5.1-5.20-a

第3篇 業(yè)主檔案管理工作規(guī)程-2

業(yè)主檔案管理工作規(guī)程(二)

一、目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

二、適用范圍

適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

三、職責

1、服務(wù)中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

2、服務(wù)中心負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四、程序要點

1、業(yè)主檔案內(nèi)容

(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。

(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

(6)《業(yè)主入住驗房表》。

(7)《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

(10)其他應(yīng)保存的資料。

2、檔案盒(夾)的制作

(1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。

(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:

×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務(wù)部管理的業(yè)主檔案。

(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

4、按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

5、業(yè)主檔案的跟蹤:

(1)當發(fā)生下列情況變化時,服務(wù)中心副主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a、通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

b、業(yè)主發(fā)生更替時。

(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務(wù)中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經(jīng)服務(wù)中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。

7、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務(wù)部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。

五、記錄

《業(yè)主檔案目錄》

六、相關(guān)支持文件

《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》

第4篇 管理處業(yè)主檔案管理程序

管理處業(yè)主檔案管理程序

一.目的

規(guī)范客戶檔案的管理工作。

二.適用范圍

適用于管理處業(yè)主檔案的動態(tài)管理。

三.職責

1.物業(yè)部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

2.行政接待人員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

四.程序要點

1.業(yè)主檔案內(nèi)容。

1)經(jīng)業(yè)主簽署的《業(yè)主公約》。

2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。

3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

6)《業(yè)主入住驗房表》。

7)《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

10)業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認登記(產(chǎn)權(quán)證書)。

11)其他應(yīng)保存的資料。

2.檔案盒(夾)的制作。

1)根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。

2)在檔案標貼紙上的打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理公司××管理處物業(yè)部管理的業(yè)主檔案。

3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

3.業(yè)主檔案袋的制作。

1)準備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。

2)將寫有棟號、樓層號、房號的標貼紙貼在檔案袋封面上。

4.將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。

5.將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

6.按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

7.業(yè)主檔案的跟蹤。

1)當發(fā)生下列情況變化時,行政接待人員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

b)業(yè)主發(fā)生更替時。

2)業(yè)主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,行政接待人員應(yīng)至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。

3)對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應(yīng)及時為新業(yè)主建立業(yè)主檔案,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

8.業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

9.業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

10.具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

11.本規(guī)程執(zhí)行情況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績效考評的依據(jù)之一。

12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便于檢索;

13.檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;

14.借閱檔案要經(jīng)過批準,并做好記錄。

第5篇 新世界地產(chǎn)物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定

新世界物業(yè)業(yè)主檔案管理規(guī)定

1.目的

1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作

2.適用范圍

2.1適用于物業(yè)服務(wù)中心業(yè)主檔案的動態(tài)管理。

3.職責

3.1客服組主任負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客服助理負責依照本規(guī)定具體實施業(yè)主檔案的建檔整理與保管。

4.程序要點:

4.1由客服組前臺對業(yè)戶檔案的管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強對業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。

5.業(yè)主檔案內(nèi)容:

5.1收樓資料:

5.1.1《業(yè)主家庭情況登記表》;

5.1.2《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;

5.1.3業(yè)主身份證復(fù)印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);

5.1.4《物品資料及鑰匙簽收表》;

5.1.5樓宇情況檢查表;

5.1.6收樓通知書;

5.1.7交款通知書;

5.1.8購房認購書

5.1.9管理公約簽約頁;

5.1.10《物業(yè)服務(wù)合同》;

5.2裝修資料:

5.2.1《裝修申請審批表》;

5.2.2《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》;

5.2.3《裝修承諾書》;

5.2.4《閉水試驗確認書》;

5.2.5《房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防炎安全承諾書》;

5.2.6《裝修人員管理條例》;

5.2.7相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。(裝修申請表,施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復(fù)印件,業(yè)戶委權(quán)/委托書等);

5.3入住日常資料:

5.3.1業(yè)主來函;

5.3.2客戶服務(wù)單;

5.3.3催繳費通知單;

5.3.4《整改通知單》;

6.業(yè)主檔案袋的整理

6.1業(yè)戶資料整理、分類:

6.2資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號存放,貼上清晰標簽,以便查找;

6.3業(yè)戶資料收集裝訂成冊,按時間先后排列,最早資料于最后一頁存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁碼,編寫目錄,冊面填寫業(yè)主檔案資料情況表;

6.4資料收集按先后順序主要分為三大部份:業(yè)主資料、裝修資料、日常管理資料。

6.5業(yè)戶資料歸檔時間和更新:

6.6客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺;

6.7前臺中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;

6.8對已收樓業(yè)戶平時所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;

6.9客服組前臺每月30日進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報主任及時采取補救措施,確保檔案的安全性及準確性;

6.10每年3月將上年度超過保管期的資料進行一次統(tǒng)一清理;

6.11銷毀檔案有關(guān)文件必須從嚴掌握,慎重從事;對經(jīng)鑒定無保存價值的資料,由部門主任審批后銷毀。

7.業(yè)戶資料查閱及印取:

7.1查閱人如須查閱/印取業(yè)戶檔案資料,須于客服組前臺進行登記,并說明因由;

7.2經(jīng)客服組主任審批同意后,前臺服務(wù)人員開啟相應(yīng)的業(yè)戶檔案,抽取有關(guān)業(yè)戶資料;

7.3屬查閱資料的,由前臺客服助理陪同進行現(xiàn)場查閱;

7.4屬印取資料的,前臺客服助理嚴格按上級領(lǐng)導(dǎo)審批意見進行印取;

8.保密要求:

8.1業(yè)戶檔案柜除業(yè)戶資料增加、更換、查閱、印取的情況下,須予以上鎖;

8.2電腦內(nèi)存放業(yè)戶資料的文件須設(shè)置密碼,并于每月30日進行一次更新;

8.3違反上述要求的,對責任人給予口頭警告處理;

8.4泄露遺失業(yè)戶資料的,對責任人給予書面警告處理,造成嚴重影響的,給予辭退。

9.業(yè)主檔案的跟蹤:

9.1對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主。管理處應(yīng)及時為新業(yè)主建立業(yè)主檔案,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

9.2業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報物業(yè)部經(jīng)理批準,經(jīng)客服組主任辦理登記手續(xù)后方可查閱。

9.3業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

9.4將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

10.本規(guī)定執(zhí)行情況作為客服組對檔案客服助理績效考評的依據(jù)之一。

11.相關(guān)文件和記錄

11.1《業(yè)主資料情況表》wi-nwgz-al.kf-06-41

11.2《業(yè)主檔案目錄》

第6篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(9)

業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(九)

1.0目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

2.0適用范圍

適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

3.0職責

3.1客戶服務(wù)中心行政文員負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客戶助理負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.0程序要點

4.1業(yè)主檔案內(nèi)容

4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時公約》。

4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。

4.1.3《入伙流轉(zhuǎn)表》。

4.1.4《業(yè)主物品領(lǐng)取清單》。

4.1.5《裝修申請表》

4.1.6業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

4.1.7其他應(yīng)保存的資料。

4.2檔案盒袋的制作

4.2.1根據(jù)檔案柜的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。

4.2.2將制作好的檔案標貼紙貼在檔案柜右側(cè)立面距頂部3cm位置上。

4.3業(yè)主檔案袋的制作

4.3.1準備適量尺寸的檔案袋。

4.3.2將寫有樓層號、房號標在檔案袋封面上。

4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。

4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內(nèi)。

4.6按檔案柜內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

4.7業(yè)主檔案的跟蹤

4.7.1當發(fā)生下列情況變化時,客戶助理應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a)業(yè)主發(fā)生更替時。

b)業(yè)主聯(lián)系方式改變時。

4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準,經(jīng)客戶服務(wù)中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。

4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。

4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心檔案客戶助理績效考評的依據(jù)之一。

5.0記錄

5.1《業(yè)主檔案目錄》

6.0相關(guān)支持文件

6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》

第7篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理控制工作程序

物業(yè)程序文件

--小區(qū)業(yè)主檔案管理控制程序

1.0目的

規(guī)范對業(yè)主檔案保管與查詢工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)服務(wù)中心對業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

3.0職責

3.1客服部負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2客服部資料專管員負責具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.0工作程序

4.1業(yè)主資料的整理,內(nèi)容包括:收樓資料和裝修資料。

4.1.1收樓資料

4.1.1.1住戶資料登記表

4.1.1.2(前期)物業(yè)服務(wù)合同

4.1.1.3業(yè)主規(guī)約簽約頁

4.1.1.4證件辦理申請表

4.1.1.5消防安全承諾書

4.1.1.6業(yè)主收樓物品/資料簽收單

4.1.1.7樓宇情況驗收檢查表

4.1.1.8業(yè)主/住戶身份證復(fù)印件

4.1.1.9收樓通知書/物業(yè)交付使用通知書

4.1.1.10交款通知書等

4.1.2裝修資料

4.1.2.1裝修申請表復(fù)印

4.1.2.2相關(guān)圖紙及裝修單位證件復(fù)件

4.1.2.3業(yè)主授權(quán)/委托書

4.1.2.4閉水試驗確認書

4.1.2.5房屋裝修工程、防水工程質(zhì)量、防火安全承諾書

4.1.2.6消防安全承諾書

4.1.2.7整改通知單

4.1.2.8裝修驗收申請表等

4.2錄入電腦:由資料專管員負責將4.1項相關(guān)資料錄入電腦物業(yè)系統(tǒng),并保證準確率達100%。

4.3資料裝訂:將業(yè)主檔案分類進行裝訂在檔案夾內(nèi),裝訂為收樓資料、裝修資料。

4.4建立目錄:左右兩邊分邊建立《資料目錄》,并清楚注明文件名稱、歸案日期、歸案人、頁數(shù)/碼等。

4.5業(yè)主檔案的跟蹤:當發(fā)生下列情況變化時,資料專管員應(yīng)將變化資料記錄在業(yè)主檔案中

4.5.1通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

4.5.2業(yè)主發(fā)生更替時。

4.6業(yè)主檔案查閱按《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。

4.7屬絕密檔案,不得外泄。

4.8業(yè)主檔案應(yīng)歸為永久保存性文件。

5.0支持性文件

5.1《質(zhì)量記錄控制程序》

6.0質(zhì)量記錄

6.1《資料目錄》

6.2《記錄查閱審批表》

編制: 審核:批準:

第8篇 金融大廈業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

金融中心(大廈)業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

1.目的:

規(guī)范業(yè)主檔安資料的管理。

2.職責范圍

2.1文員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

3.管理規(guī)定

3.1檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實、齊全。

3.2業(yè)主資料要及時歸檔,歸檔時要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

3.3業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請表、房屋、設(shè)備裝修申報表、裝飾、裝修責任書、住戶裝潢竣工驗收表、物業(yè)管理公約。

3.4檔案資料屬于保密文件,應(yīng)妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準的人員翻閱,不準復(fù)印。

3.5未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《文件借閱、復(fù)制記錄表》,并督促借調(diào)人及時歸還。

3.6檔案的管理環(huán)境必須做到三防即:防火、防潮、防變質(zhì)。

3.7日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應(yīng)立即進行修復(fù)處理。

質(zhì)量記錄:

1.《文件借閱、復(fù)制記錄表》zc-05/b05

第9篇 花園業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程-5

花園業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作。

2.0適用范圍

適用于客戶服務(wù)中心業(yè)主檔案的管理。

3.0職責

3.1客戶服務(wù)中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2管理員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.0程序要點

4.1業(yè)主檔案內(nèi)容。

4.1.1經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。

4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。

4.1.4《物業(yè)分戶移交驗收單》。

4.1.5《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

4.1.6《業(yè)主人住驗房表》。

4.1.7《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

4.1.8《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

4.1.9業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

4.1.10業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認登記(產(chǎn)權(quán)證書)。

4.1.11其他應(yīng)保存的資料。

4.2檔案盒(夾)的制作。

4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。

4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:

jch-kh-業(yè)主檔案:表示zz城市花園物業(yè)管理有限公司zz城市花園管理處客戶服務(wù)中心管理的業(yè)主檔案。

4.2.3將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。

4.3業(yè)主檔案袋的制作。

4.3.1準備適量的26cm_34cm左右尺寸的檔案袋。

4.3.2將寫有棟號、樓層號、房號的標貼紙貼在檔案袋封面上。

4.4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。

4.5將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

4.6按檔案盒(夾)內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。

4.7業(yè)主檔案的跟蹤。

4.7.1當發(fā)生下列情況變化時,客戶服務(wù)中心隊管理員應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:

a)通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;

b)業(yè)主發(fā)生更替時。

4.7.2業(yè)主檔案跟蹤管理,由客戶服務(wù)中心隊管理員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。

4.7.3對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應(yīng)及時為新業(yè)主建立業(yè)主檔案,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。

4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)客戶服務(wù)中心管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

4.9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸人電腦進行管理。

4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務(wù)中心隊檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。

5.0記錄

6.0相關(guān)支持文件

6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。

第10篇 小區(qū)大廈業(yè)主檔案管理制度-6

小區(qū)(大廈)業(yè)主檔案管理制度6

1.0業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定

1.1業(yè)主檔案

1.1.1 業(yè)主個人資料

1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話、辦公電話

1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式

1.1.1.4 身份證件復(fù)印件

1.1.1.5營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復(fù)印件(企業(yè))

1.1.1.6業(yè)主(法人)照片

1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)

1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))

1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

1.1.2.2家庭成員工作或?qū)W習單位及聯(lián)系方式

1.1.2.3與業(yè)主關(guān)系

1.1.2.4各自照片

1.1.2.5各自聯(lián)系方式

1.1.3產(chǎn)籍資料

1.1.3.1購房合同復(fù)印件

1.1.3.2房地產(chǎn)權(quán)書復(fù)印件

1.1.3.3房屋面積測繪資料

1.1.3.4收樓通知書

1.1.3.5收樓證明書及確認書

1.1.3.6收樓驗收表

1.1.3.7業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表

1.1.3.8鑰匙托管書

1.1.3.9防火責任書

1.1.3.10精神文明公約

1.1.3.11業(yè)主(臨時)公約

1.1.3.12前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議(如有)

1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務(wù)公約(細則)

1.1.3.14房屋使用說明書及質(zhì)量保證書

1.1.3.15房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議

1.1.4物業(yè)使用資料

1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設(shè)計圖、審圖意見書、裝飾單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)

1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄

1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄

1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單

1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄

1.1.4.6各種業(yè)主委托書、授權(quán)書、申請書、保證書

1.1.4.7各種整改通知、費用單據(jù)、函件

1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營業(yè)執(zhí)照(企業(yè))、稅務(wù)登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話、承諾書、管理公約)

2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定

2.1業(yè)主檔案由客戶服務(wù)部設(shè)專人統(tǒng)一負責管理,客戶主管負管理責任

2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存

2.3業(yè)主檔案應(yīng)按照《業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定》逐步安善內(nèi)容

2.4業(yè)主檔案應(yīng)保持完整、準確并及明更新

2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應(yīng)存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蝕等安全措施

2.6 對業(yè)主檔案的保管要按照棟號、樓層號、房號先后順序進行編號、分類、集中存放

2.7業(yè)主檔案的順序登記在與內(nèi)容有關(guān)和〈業(yè)主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理

2.8 對保管的業(yè)主檔案進行登記造冊、編號,每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)立即查找,并確介檔案的完整性

2.9建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應(yīng)共同清點并簽字留據(jù)

2.10業(yè)主檔案通訊電話聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時,應(yīng)將變化情況及時記錄在業(yè)主檔案中

2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經(jīng)理批準,經(jīng)客戶主管辦理手續(xù)生方可查閱

2.12業(yè)主檔案應(yīng)永久保存,并注意適時更新

2.13業(yè)產(chǎn)檔案應(yīng)包括的內(nèi)容(包括但不限于):業(yè)主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等

2.14違反本規(guī)定,視情節(jié)處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰

第11篇 迪賽大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程

賽迪大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程

1.目的

建立健全業(yè)主檔案,掌握用戶動態(tài),便于用戶管理與針對性服務(wù)。

2.范圍

適用于賽迪大廈內(nèi)所有用戶的檔案管理。

3.職責

3.1客務(wù)主管負責客戶檔案的建立與管理。

4.程序

4.1用戶檔案內(nèi)容

4.1.1入駐資料

a.用戶姓名、單元號及其他有關(guān)資料;

b.用戶簽字的《賽迪大廈業(yè)主公約書》副本;

c.用戶其他資料復(fù)印件。

4.1.2遷出資料

業(yè)主、搬遷登記單。

4.2客戶檔案管理

4.2.1用戶由物業(yè)部上門辦理入駐登記,并向業(yè)主(用戶)提供《賽迪大廈業(yè)主公約書》及《用戶手冊》等文件。

4.2.2客務(wù)主管與用戶簽定《管理公約書》。

4.2.3客務(wù)主管將各種資料按順序編號登記在《卷內(nèi)文件目錄》。

4.3用戶檔案的保管及查閱

4.3.1用戶檔案分入駐檔案及遷出檔案,按統(tǒng)一編號存放。

4.3.2文件柜鑰匙由客務(wù)主管保管。

4.3.3用戶檔案只允許賽迪大廈管理人員查閱。

4.3.4查閱人必須進行登記后方可查閱。

5.監(jiān)督執(zhí)行

由物業(yè)部經(jīng)理監(jiān)督執(zhí)行。

6.支持性和相關(guān)性文件

jc/zy4.9-0406-1998(1)《管理公約書》

7.質(zhì)量記錄及表格

jc/jl4.5-0103-01-1998(1)《卷內(nèi)文件目錄》

jc/jl4.5-0103-02-1998(1)《檔案查閱登記表》

jc/jl4.5-0103-03-1998(1)《賽迪大廈用戶檔案目錄》

jc/jl4.5-0103-04-1998(1)《用戶檔案》

jc/jl4.5-0103-05-1998(1)《賽迪大廈業(yè)主(用戶)情況統(tǒng)計表》

jc/jl4.9-0402-01-1998(1)《用戶遷出登記單》

第12篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(6)

業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(六)

1.0目的

規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

3.0職責

3.1公共事務(wù)部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

3.2管理員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

4.0程序要點

4.1業(yè)主檔案內(nèi)容

4.1.1 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

4.1.2經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。

4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。

4.1.4《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

4.1.5《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

4.1.6《業(yè)主入住驗房表》;

4.1.7《裝修申請審批表》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料。

4.1.8《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

4.1.9業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

4.1.10其他應(yīng)保存的資料。

4.2檔案盒(夾)的制作

4.2.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙。

4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構(gòu)、名稱組成,如:

第13篇 住宅區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定

住宅園區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定

第一條業(yè)主檔案分類

1.住戶檔案:業(yè)主資料;裝修資料;其他資料。

2.商業(yè)網(wǎng)點資料:業(yè)主資料;裝修資料;其他資料。

第二條住戶檔案

1.業(yè)主資料:由開發(fā)商發(fā)出的《“商品房”入住通知單》原件,業(yè)主及家庭成員的照片;《業(yè)主及家庭成員的情況表》,業(yè)主及家庭成員身份證復(fù)印件,《入住驗房表》,購房合同或租賃合同復(fù)印件,《業(yè)主臨時公約》,《管理費用銀行托收合同》,《入住申請表》,存折復(fù)印件,《房屋租賃情況一覽表》,《入伙會簽單》。

2.裝修資料:《裝修申請表》、《裝修驗收表》,室內(nèi)裝修平面示意圖,施工隊營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。

3.其他資料。

第三條商業(yè)網(wǎng)點檔案

1.業(yè)主資料:購房合同或租賃合同復(fù)印件,營業(yè)執(zhí)照,商業(yè)單位基本情況簡介(附有宣傳簡介的單位),業(yè)主或商業(yè)單位法人代表身份證復(fù)印件,《業(yè)主公約》。

2.裝修資料:《裝修申請表》,消防批文,特種行業(yè)(如:飲食)許可證(如:衛(wèi)生許可證、環(huán)保證明等)復(fù)印件,《裝修驗收表》,裝修圖紙(如:水、電、空調(diào)、通風、裝飾、招牌和隱蔽設(shè)施等),施工隊的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,《裝修許可證》,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。

3.其他:臨時訂立的其他協(xié)議等(如:飲食行業(yè)的垃圾清運協(xié)議或租用車位、公共場地設(shè)施等)。

第四條檔案管理辦法

1.按《文件與資料的控制程序》中規(guī)定的進行編號,分類管理。

2.建立檔案目錄,并整理成冊。

3.個別資料業(yè)主(住戶)有困難提供或不需提供的,經(jīng)管理處主任同意,可以不提供。

第14篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理制度(9)

小區(qū)業(yè)主檔案管理制度(九)

管理處的服務(wù)過程是小區(qū)運營的最基本的組成部分。負責公共區(qū)域各地點的各項服務(wù)場地管理,也是面對業(yè)主各類服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會影響到日后業(yè)主對管理公司的形象。

1.管理處的主要業(yè)主管理任務(wù):

管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內(nèi)容,才可能更好的服務(wù)業(yè)主。

2.管理處業(yè)主管理的日常工作包括:

及時上行下達業(yè)主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應(yīng)及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系,加強橫向溝通;

做好與業(yè)主有關(guān)各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

接聽業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;

接聽業(yè)主工程報修電話,及時聯(lián)系修復(fù);

3.業(yè)主檔案管理

業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般

業(yè)主檔案包括以下的資料:

收集業(yè)主單位資料

業(yè)主繳費記錄包括各樣應(yīng)付之押金

業(yè)主裝修工程文件

業(yè)主遷入時填具之資料

業(yè)主資料補充

業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料

緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料

業(yè)主與管理處往來文件

業(yè)主違規(guī)事項與欠費記錄

業(yè)主請修記錄

業(yè)主投訴記錄

10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)

第15篇 小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定(6)

小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定(六)

為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理,不斷完善信息的內(nèi)容,使客戶檔案信息準確、及時有效,便于開展工作,同時確保資料的保存完好,特制定本管理規(guī)定:

1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存,建立統(tǒng)一目錄,同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列,以便查閱;

3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

4、專管人員須認真填寫各項記錄表,紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更,保證信息的準確性;

5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴格管理,注意保密。嚴禁非相關(guān)人員查閱,以保護業(yè)主的隱私,維護公司良好形象;

6、為確保文檔安全,文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

7、業(yè)主檔案永久保存,及時與業(yè)主溝通,及時變更業(yè)主信息,保證其準確性。

業(yè)主檔案管理制度匯編(15篇)

有哪些業(yè)主檔案管理制度是物業(yè)管理的核心環(huán)節(jié),旨在確保業(yè)主信息的安全、完整和有效利用。主要包括以下幾個關(guān)鍵部分:1.檔案收集與整理:涵蓋業(yè)主的基本信息、房產(chǎn)證復(fù)印件、購房
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