單證管理制度免費(fèi)(7篇)

單證管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的關(guān)鍵組成部分，它涉及到企業(yè)內(nèi)部的文件管理、憑證處理、信息記錄和存檔等多個(gè)環(huán)節(jié)。有效的單證管理制度能夠確保企業(yè)業(yè)務(wù)流程的順暢，防止信息錯(cuò)漏，提升工作效率，同時(shí)也為企業(yè)的合規(guī)經(jīng)營(yíng)提供了保障。

包括哪些方面

1. 單證的分類與編碼：明確各類單證的定義，設(shè)定統(tǒng)一的編碼體系，便于管理和檢索。

2. 單證的制作與審批：規(guī)定單證的制作標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)置審批流程，確保單證的準(zhǔn)確性和合法性。

3. 單證的流轉(zhuǎn)與傳遞：設(shè)定單證在各部門間的傳遞規(guī)則，保證信息的及時(shí)傳遞。

4. 單證的存儲(chǔ)與保管：規(guī)定單證的存儲(chǔ)條件和期限，防止單證遺失或損壞。

5. 單證的查詢與利用：建立便捷的查詢機(jī)制，允許相關(guān)人員在需要時(shí)獲取單證信息。

6. 單證的廢棄與銷毀：設(shè)定單證的廢棄標(biāo)準(zhǔn)和銷毀程序，確保信息安全。

7. 單證的審計(jì)與監(jiān)控：定期進(jìn)行單證管理的審計(jì)，確保制度執(zhí)行的有效性。

重要性

單證管理制度的重要性不言而喻。一方面，它有助于企業(yè)規(guī)范業(yè)務(wù)流程，降低操作錯(cuò)誤，提高工作效率；另一方面，良好的單證管理能夠幫助企業(yè)遵守法律法規(guī)，避免因文檔管理不當(dāng)導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。此外，單證也是企業(yè)的重要資產(chǎn)，它們記錄了企業(yè)的交易歷史，對(duì)于決策分析、風(fēng)險(xiǎn)控制、糾紛解決等方面具有不可替代的作用。

方案

1. 制定詳細(xì)的操作手冊(cè)：編寫全面的單證管理手冊(cè)，涵蓋所有相關(guān)流程，確保員工了解并遵守規(guī)定。

2. 引入信息化系統(tǒng)：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)單證的電子化管理，提高效率，減少人為錯(cuò)誤。

3. 培訓(xùn)與考核：定期對(duì)員工進(jìn)行單證管理培訓(xùn)，通過考核確保其掌握相關(guān)知識(shí)和技能。

4. 定期審查與更新：隨著業(yè)務(wù)變化，應(yīng)定期審查單證管理制度，及時(shí)更新和完善。

5. 設(shè)置專門的管理部門：設(shè)立專職的單證管理部門，負(fù)責(zé)單證的日常管理和監(jiān)督。

6. 加強(qiáng)內(nèi)部溝通：鼓勵(lì)各部門間的信息共享，確保單證在流轉(zhuǎn)過程中信息的準(zhǔn)確性。

7. 建立反饋機(jī)制：設(shè)立反饋渠道，收集員工對(duì)單證管理的意見和建議，持續(xù)改進(jìn)制度。

通過以上措施，企業(yè)可以構(gòu)建起一套完善、高效的單證管理制度，從而促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理的規(guī)范化，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

單證管理制度免費(fèi)范文

第1篇 業(yè)務(wù)單證手冊(cè)管理規(guī)定

業(yè)務(wù)單、證、手冊(cè)管理規(guī)定

為加強(qiáng)公司的業(yè)務(wù)單、證、手冊(cè)管理,保證有關(guān)業(yè)務(wù)的順利開展,本著簡(jiǎn)便高效、安全、穩(wěn)

妥的原則,特制訂本規(guī)定。

□合同文本、合同及資金使用審批單

第一條嚴(yán)禁蓋發(fā)空白合同文本,如因情況特殊,確需蓋發(fā),合同監(jiān)察員應(yīng)將合同編號(hào)

登記,并按合同的管理規(guī)定程序?qū)徟?。事?應(yīng)將剩余空白合同及時(shí)核銷。

第二條各單位應(yīng)備有合同登記本,由合同管理人員分門別類地將每一份合同的發(fā)生情

況予以登記,并存有一份合同正本,便于查詢和統(tǒng)計(jì)。

第三條嚴(yán)格執(zhí)行合同審批制度。簽訂合同前,業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)對(duì)內(nèi)外合同情況,填妥

合同標(biāo)準(zhǔn)文本及《合同及資金使用審批表》一式三份,按制度送有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批后

,審批單連同合同正本一份,交業(yè)務(wù)管理部門保存?zhèn)洳?業(yè)務(wù)部門保存一份,供資金使用時(shí)

申請(qǐng)付款用,另一份交財(cái)務(wù)部備查復(fù)核。

□進(jìn)出口貨物許可證

第四條凡需許可證進(jìn)行進(jìn)出口報(bào)關(guān)的,必須在合同簽訂前征得業(yè)管部的同意后方可簽

訂合同。待貨物報(bào)關(guān)后,將許可證交回總公司業(yè)務(wù)管理部存檔備查。

□有關(guān)海關(guān)手冊(cè)

第五條因來料加工、來件裝配、補(bǔ)償貿(mào)易、進(jìn)料加工或企業(yè)成立時(shí)免稅進(jìn)口等設(shè)備而

辦理

了海關(guān)手冊(cè)的,海關(guān)手冊(cè)應(yīng)交所在單位的合同管理人員保管,不得遺失。各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)海關(guān)

手冊(cè)應(yīng)予充分重視,如管理手冊(cè)的管理人員變動(dòng)時(shí),必須將手冊(cè)及時(shí)移交。

第六條“三來一補(bǔ)”項(xiàng)目應(yīng)該在海關(guān)核發(fā)手冊(cè)時(shí)同時(shí)簽發(fā)的《加工貿(mào)易企業(yè)合同情況

記錄

簿》(由公司業(yè)務(wù)管理部門保存)規(guī)定的有效期內(nèi)完成。如果項(xiàng)目不能及時(shí)完成,應(yīng)該在上述

記錄簿的有效期內(nèi)憑記錄簿、合同、項(xiàng)目延期協(xié)議書、海關(guān)手冊(cè)到海關(guān)辦理延期手續(xù)。

第七條憑海關(guān)手冊(cè)進(jìn)料,進(jìn)件,不得超過海關(guān)手冊(cè)中核定的進(jìn)料、進(jìn)件數(shù)量。如需超

過,需事先報(bào)經(jīng)原海關(guān)審核部門批準(zhǔn)。

第八條辦理了海關(guān)手冊(cè)的業(yè)務(wù)項(xiàng)目,進(jìn)出口時(shí)必須憑海關(guān)手冊(cè)報(bào)關(guān),不得轉(zhuǎn)為一般貿(mào)

易報(bào)

關(guān)出口。保稅進(jìn)口物資,確因特殊原因需在國(guó)內(nèi)銷售時(shí),應(yīng)經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn),并報(bào)原審批

海關(guān)同意補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)后方可進(jìn)行。

第九條加工完成的貨物出口后第二個(gè)工作日,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)填妥《加工貿(mào)易進(jìn)出口

貨物

合同銷案表》一式三份,連同報(bào)關(guān)單、合同、海關(guān)手冊(cè)及記錄簿到核發(fā)手冊(cè)的海關(guān)有關(guān)部門

辦理核銷手續(xù),不得延誤。因工作延誤所造成的一切后果,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和部門經(jīng)理負(fù)責(zé)

。銷案后的回執(zhí)聯(lián),應(yīng)交手冊(cè)保管人員存檔備查。

□商檢證及放行單

第十條放行單的抬頭:業(yè)務(wù)部門在合同成交后,已通過公司申辦了審批證或許可證的

,放行單的抬頭應(yīng)為“××公司”。

第十一條商檢證及放行單的貨名、數(shù)量應(yīng)與實(shí)際成交合同及許可證的貨名、數(shù)量和合

同號(hào)

完全一致。業(yè)務(wù)承辦人員在取得商檢證及放行單后,應(yīng)與合同仔細(xì)核對(duì),嚴(yán)防發(fā)生差錯(cuò),影

響報(bào)關(guān)出貨。

□信用證審證記錄及證下貨物出口

第十二條通知銀行將信用證發(fā)到本公司后,均應(yīng)由業(yè)務(wù)管理部審證并填妥《信用證審

證記

錄及證下貨物出口報(bào)關(guān)審批表》的審證記錄部分。根據(jù)出貨批數(shù)一式數(shù)份,由業(yè)務(wù)管理部存

兩份,其余交業(yè)務(wù)部門,業(yè)務(wù)部門借以要求客戶修改信用證,并按信用證要求執(zhí)行。

第十三條每批貨物出口報(bào)關(guān)前,業(yè)務(wù)人員應(yīng)將上述審批表一聯(lián)交業(yè)務(wù)管理部根據(jù)出貨

情況審批。業(yè)務(wù)管理部根據(jù)信用證要求及單據(jù)繕制和獲得情況,簽批是否出貨的意見。

第十四條證下要求的客戶單據(jù),或我方要求改證的,業(yè)務(wù)部門應(yīng)保證在出貨當(dāng)日前獲

得,由業(yè)務(wù)管理部進(jìn)行審核。單據(jù)不符的,不予出貨。

第十五條證下如需產(chǎn)地證、普惠制證書等由有關(guān)機(jī)關(guān)簽發(fā)的證書,業(yè)務(wù)部應(yīng)在出貨日

以前

,將有關(guān)出貨詳細(xì)資料提供給業(yè)務(wù)管理部,以便盡早制作,及時(shí)聯(lián)系簽發(fā)。業(yè)務(wù)部門在托運(yùn)

貨物后獲得的提單,應(yīng)即時(shí)與信用證核對(duì),發(fā)現(xiàn)有誤應(yīng)及時(shí)要求修正并及時(shí)將提單交業(yè)務(wù)管

理部。

□商品調(diào)撥單及出口收匯核銷單

第十六條業(yè)務(wù)部門應(yīng)在出貨前憑業(yè)務(wù)管理部簽批了“同意出貨”的《審證記錄及證下

貨物進(jìn)出口報(bào)關(guān)審批表》或憑已經(jīng)驗(yàn)證的本票、匯票,通過財(cái)務(wù)部門開具商品調(diào)撥單。

第十七條業(yè)務(wù)管理部憑商品調(diào)撥單核發(fā)《出口收匯核銷單》,并通知報(bào)關(guān)人員報(bào)關(guān)出

貨。

第十八條《出口收匯核銷單》應(yīng)妥善保管,不得遺失。出貨以后,報(bào)關(guān)員應(yīng)及時(shí)將出

口收匯核銷單交給該核銷單的專職核銷人員,并辦好交接手續(xù)。

第十九條核銷單專職核銷員應(yīng)該在外匯管理部門規(guī)定的期限內(nèi),辦完核銷手續(xù)。

□報(bào) 關(guān) 單

第二十條貨物出口后,報(bào)關(guān)人員應(yīng)將報(bào)關(guān)單的退稅聯(lián)及時(shí)辦妥并送交退稅辦理人員,

辦好交接簽收手續(xù)。在辦理退稅聯(lián)過程中,應(yīng)將退稅聯(lián)妥善保管,不得遺失。

第二十一條每批貨物出口后,報(bào)關(guān)員應(yīng)存有一份報(bào)關(guān)單或報(bào)關(guān)單的復(fù)印件sc按月造冊(cè)

,以備查證。

第二十二條報(bào)關(guān)單的填列必須與實(shí)際進(jìn)出口貨物情況完全一致,并不超過貨物進(jìn)出口

許可

證規(guī)定的數(shù)量、金額及運(yùn)輸方式等,也應(yīng)該與許可證完全一致,特殊情況需特殊處理的,需

經(jīng)業(yè)務(wù)管理部門經(jīng)理審批同意,否則,報(bào)關(guān)中所發(fā)生的問題,由有關(guān)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)。

第2篇 單證管理工作職責(zé)內(nèi)容(保險(xiǎn))

1.建立并完善單證管理工作的相關(guān)制度和流程。

2.負(fù)責(zé)對(duì)總公司本部和全國(guó)機(jī)構(gòu)的日常事務(wù)性單證工作的管理、實(shí)施和服務(wù)。

3.監(jiān)控單證風(fēng)險(xiǎn),定期進(jìn)行單證工作的統(tǒng)計(jì)與分析。

4.對(duì)機(jī)構(gòu)單證管理工作進(jìn)行檢查、考核。

5.對(duì)單證管理系統(tǒng)的維護(hù)、需求反饋和應(yīng)用指導(dǎo)。

6.對(duì)機(jī)構(gòu)單證管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、培訓(xùn)和考核。

第3篇 承保部單證管理工作職責(zé)內(nèi)容

1.統(tǒng)計(jì)、審核、匯總有價(jià)單證的征訂計(jì)劃,嚴(yán)格按公司規(guī)定發(fā)放單證。

2.負(fù)責(zé)安排單證交付印刷、分配及發(fā)運(yùn)工作,所有印刷的單證應(yīng)規(guī)范。

3.單證入庫驗(yàn)收及登記工作,建立臺(tái)賬,按時(shí)盤點(diǎn)庫存,編制有價(jià)單證報(bào)表,保證賬實(shí)一致。

4.負(fù)責(zé)審核、匯總分公司有價(jià)單證報(bào)表,定期向分管領(lǐng)導(dǎo)提供分析報(bào)告。

5.單證印刷費(fèi)的結(jié)算及對(duì)各分支機(jī)構(gòu)的分?jǐn)偂?/p>

6.協(xié)助各分公司解決單證相關(guān)事宜,配合辦公室與印刷商的溝通、協(xié)調(diào)。

7.對(duì)分公司進(jìn)行有關(guān)單證管理的培訓(xùn),指導(dǎo)、監(jiān)督執(zhí)行情況。

8.根據(jù)財(cái)務(wù)部要求,準(zhǔn)確提供單證出入庫管理的相關(guān)信息。

9.協(xié)助部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)、處理部門行政事務(wù)。

第4篇 單證管理工作職責(zé)范本(人壽保險(xiǎn))

1.負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確的進(jìn)行單證征訂、入庫、出庫、繳銷等管理工作。

2.負(fù)責(zé)完善并制定單證內(nèi)控相關(guān)制度,單證庫存報(bào)表的編制及上報(bào)。

3.負(fù)責(zé)對(duì)各級(jí)機(jī)構(gòu)單證使用情況進(jìn)行檢查,對(duì)逾期未回銷單證進(jìn)行催收。

第5篇 單證管理員崗位職責(zé)范本

1.到承保公司領(lǐng)取保單、條款等各類有價(jià)單證,負(fù)責(zé)公司內(nèi)部領(lǐng)用和回銷各類單證。

2.收集各類業(yè)務(wù)手續(xù),并在業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)中進(jìn)行操作。

3.粘貼各類業(yè)務(wù)手續(xù),裝訂開銷簿,編號(hào)歸檔管理。

4.對(duì)理賠抄單進(jìn)行復(fù)核、登記。

第6篇 業(yè)務(wù)單證手冊(cè)管理規(guī)定

為加強(qiáng)公司的業(yè)務(wù)單、證、手冊(cè)管理,保證有關(guān)業(yè)務(wù)的順利開展,本著簡(jiǎn)便高效、安全、穩(wěn)妥的原則,特制訂本規(guī)定?！鹾贤谋?、合同及資金使用審批單第一條嚴(yán)禁蓋發(fā)空白合同文本,如因情況特殊,確需蓋發(fā),合同監(jiān)察員應(yīng)將合同編號(hào)登記,并按合同的管理規(guī)定程序?qū)徟Ｊ潞?應(yīng)將剩余空白合同及時(shí)核銷。第二條各單位應(yīng)備有合同登記本,由合同管理人員分門別類地將每一份合同的發(fā)生情況予以登記,并存有一份合同正本,便于查詢和統(tǒng)計(jì)。第三條嚴(yán)格執(zhí)行合同審批制度。簽訂合同前,業(yè)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)對(duì)內(nèi)外合同情況,填妥合同標(biāo)準(zhǔn)文本及《合同及資金使用審批表》一式三份,按制度送有關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批后,審批單連同合同正本一份,交業(yè)務(wù)管理部門保存?zhèn)洳?業(yè)務(wù)部門保存一份,供資金使用時(shí)申請(qǐng)付款用,另一份交財(cái)務(wù)部備查復(fù)核。□進(jìn)出口貨物許可證第四條凡需許可證進(jìn)行進(jìn)出口報(bào)關(guān)的,必須在合同簽訂前征得業(yè)管部的同意后方可簽訂合同。待貨物報(bào)關(guān)后,將許可證交回總公司業(yè)務(wù)管理部存檔備查。□有關(guān)海關(guān)手冊(cè)第五條因來料加工、來件裝配、補(bǔ)償貿(mào)易、進(jìn)料加工或企業(yè)成立時(shí)免稅進(jìn)口等設(shè)備而辦理了海關(guān)手冊(cè)的,海關(guān)手冊(cè)應(yīng)交所在單位的合同管理人員保管,不得遺失。各單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)海關(guān)手冊(cè)應(yīng)予充分重視,如管理手冊(cè)的管理人員變動(dòng)時(shí),必須將手冊(cè)及時(shí)移交。第六條“三來一補(bǔ)”項(xiàng)目應(yīng)該在海關(guān)核發(fā)手冊(cè)時(shí)同時(shí)簽發(fā)的《加工貿(mào)易企業(yè)合同情況記錄簿》(由公司業(yè)務(wù)管理部門保存)規(guī)定的有效期內(nèi)完成。如果項(xiàng)目不能及時(shí)完成,應(yīng)該在上述記錄簿的有效期內(nèi)憑記錄簿、合同、項(xiàng)目延期協(xié)議書、海關(guān)手冊(cè)到海關(guān)辦理延期手續(xù)。第七條憑海關(guān)手冊(cè)進(jìn)料,進(jìn)件,不得超過海關(guān)手冊(cè)中核定的進(jìn)料、進(jìn)件數(shù)量。如需超過,需事先報(bào)經(jīng)原海關(guān)審核部門批準(zhǔn)。第八條辦理了海關(guān)手冊(cè)的業(yè)務(wù)項(xiàng)目,進(jìn)出口時(shí)必須憑海關(guān)手冊(cè)報(bào)關(guān),不得轉(zhuǎn)為一般貿(mào)易報(bào)關(guān)出口。保稅進(jìn)口物資,確因特殊原因需在國(guó)內(nèi)銷售時(shí),應(yīng)經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn),并報(bào)原審批海關(guān)同意補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)后方可進(jìn)行。第九條加工完成的貨物出口后第二個(gè)工作日,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)填妥《加工貿(mào)易進(jìn)出口貨物合同銷案表》一式三份,連同報(bào)關(guān)單、合同、海關(guān)手冊(cè)及記錄簿到核發(fā)手冊(cè)的海關(guān)有關(guān)部門辦理核銷手續(xù),不得延誤。因工作延誤所造成的一切后果,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員和部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。銷案后的回執(zhí)聯(lián),應(yīng)交手冊(cè)保管人員存檔備查?！跎虣z證及放行單第十條放行單的抬頭:業(yè)務(wù)部門在合同成交后,已通過公司申辦了審批證或許可證的,放行單的抬頭應(yīng)為“××公司”。第十一條商檢證及放行單的貨名、數(shù)量應(yīng)與實(shí)際成交合同及許可證的貨名、數(shù)量和合同號(hào)完全一致。業(yè)務(wù)承辦人員在取得商檢證及放行單后,應(yīng)與合同仔細(xì)核對(duì),嚴(yán)防發(fā)生差錯(cuò),影響報(bào)關(guān)出貨?！跣庞米C審證記錄及證下貨物出口第十二條通知銀行將信用證發(fā)到本公司后,均應(yīng)由業(yè)務(wù)管理部審證并填妥《信用證審證記錄及證下貨物出口報(bào)關(guān)審批表》的審證記錄部分。根據(jù)出貨批數(shù)一式數(shù)份,由業(yè)務(wù)管理部存兩份,其余交業(yè)務(wù)部門,業(yè)務(wù)部門借以要求客戶修改信用證,并按信用證要求執(zhí)行。第十三條每批貨物出口報(bào)關(guān)前,業(yè)務(wù)人員應(yīng)將上述審批表一聯(lián)交業(yè)務(wù)管理部根據(jù)出貨情況審批。業(yè)務(wù)管理部根據(jù)信用證要求及單據(jù)繕制和獲得情況,簽批是否出貨的意見。第十四條證下要求的客戶單據(jù),或我方要求改證的,業(yè)務(wù)部門應(yīng)保證在出貨當(dāng)日前獲得,由業(yè)務(wù)管理部進(jìn)行審核。單據(jù)不符的,不予出貨。第十五條證下如需產(chǎn)地證、普惠制證書等由有關(guān)機(jī)關(guān)簽發(fā)的證書,業(yè)務(wù)部應(yīng)在出貨日以前,將有關(guān)出貨詳細(xì)資料提供給業(yè)務(wù)管理部,以便盡早制作,及時(shí)聯(lián)系簽發(fā)。業(yè)務(wù)部門在托運(yùn)貨物后獲得的提單,應(yīng)即時(shí)與信用證核對(duì),發(fā)現(xiàn)有誤應(yīng)及時(shí)要求修正并及時(shí)將提單交業(yè)務(wù)管理部?！跎唐氛{(diào)撥單及出口收匯核銷單第十六條業(yè)務(wù)部門應(yīng)在出貨前憑業(yè)務(wù)管理部簽批了“同意出貨”的《審證記錄及證下貨物進(jìn)出口報(bào)關(guān)審批表》或憑已經(jīng)驗(yàn)證的本票、匯票,通過財(cái)務(wù)部門開具商品調(diào)撥單。第十七條業(yè)務(wù)管理部憑商品調(diào)撥單核發(fā)《出口收匯核銷單》,并通知報(bào)關(guān)人員報(bào)關(guān)出貨。第十八條《出口收匯核銷單》應(yīng)妥善保管,不得遺失。出貨以后,報(bào)關(guān)員應(yīng)及時(shí)將出口收匯核銷單交給該核銷單的專職核銷人員,并辦好交接手續(xù)。第十九條核銷單專職核銷員應(yīng)該在外匯管理部門規(guī)定的期限內(nèi),辦完核銷手續(xù)?！鯃?bào) 關(guān) 單第二十條貨物出口后,報(bào)關(guān)人員應(yīng)將報(bào)關(guān)單的退稅聯(lián)及時(shí)辦妥并送交退稅辦理人員,辦好交接簽收手續(xù)。在辦理退稅聯(lián)過程中,應(yīng)將退稅聯(lián)妥善保管,不得遺失。第二十一條每批貨物出口后,報(bào)關(guān)員應(yīng)存有一份報(bào)關(guān)單或報(bào)關(guān)單的復(fù)印件sc按月造冊(cè),以備查證。第二十二條報(bào)關(guān)單的填列必須與實(shí)際進(jìn)出口貨物情況完全一致,并不超過貨物進(jìn)出口許可證規(guī)定的數(shù)量、金額及運(yùn)輸方式等,也應(yīng)該與許可證完全一致,特殊情況需特殊處理的,需經(jīng)業(yè)務(wù)管理部門經(jīng)理審批同意,否則,報(bào)關(guān)中所發(fā)生的問題,由有關(guān)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)。

第7篇 進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證檔案管理制度

1、目的

為了規(guī)范進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證的存檔管理,符合《中華人民共和國(guó)國(guó)海關(guān)法》、《中華人民共和國(guó)國(guó)海關(guān)稽查條例》等有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

2范圍

適用于本公司進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證檔案管理

3存檔項(xiàng)目

3.1一般貿(mào)易項(xiàng)下進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證的管理

3.1.1存檔內(nèi)容:進(jìn)出口報(bào)關(guān)資料(包括進(jìn)出口合同、進(jìn)出口發(fā)票、進(jìn)出口裝箱單、進(jìn)出口報(bào)關(guān)單、海關(guān)放行通知書);進(jìn)出口船務(wù)資料(包括訂艙單、裝柜單、提單、設(shè)備交接單、落貨明細(xì)單、排柜單)。

3.1.2按合同號(hào)順序制作進(jìn)出口合同臺(tái)帳以及進(jìn)出口明細(xì)

4、工作制度

4.1每一項(xiàng)業(yè)務(wù)操作完畢,操作員必須一周內(nèi)整理留檔資料進(jìn)行存檔;

4.2月末由部門內(nèi)檔案管理人員進(jìn)行檢查,檢查留檔是否按規(guī)定操作;

4.3進(jìn)出口業(yè)務(wù)操作以季度為時(shí)間段。由部門主管進(jìn)行抽查留檔資料是否合格;

4.4每一年度一次將當(dāng)年產(chǎn)生的全部留檔資料整理好并有序存放;

4.5留檔工作作為業(yè)務(wù)操作部門業(yè)績(jī)考核一項(xiàng)內(nèi)容;

4.6保管人員因工作調(diào)動(dòng),需作好書面工作交接;

4.7根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)海關(guān)稽查條例》規(guī)定,進(jìn)出口業(yè)務(wù)及與之直接關(guān)系產(chǎn)生的資料,一般貿(mào)易應(yīng)自辦結(jié)海關(guān)手續(xù)后保存三年,加工貿(mào)易應(yīng)自辦結(jié)海關(guān)核銷手續(xù)后保存三年,減免稅設(shè)備應(yīng)自辦結(jié)海關(guān)解除監(jiān)管(監(jiān)管期:生產(chǎn)設(shè)備為五年)手續(xù)后保存三年。

4.8查閱檔案,必須經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4.9檔案銷毀,必須經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5本制度未盡事宜,在工作中不斷補(bǔ)充完善。