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公司檔案管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，它旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案的安全、完整和有效利用。通過這一制度，我們可以追溯企業(yè)歷史，維護業(yè)務連續(xù)性，提高決策質(zhì)量，并滿足法律法規(guī)要求。
包括哪些方面
1. 檔案分類與編碼：明確各類文件的分類標準和編碼規(guī)則，便于快速檢索。
2. 檔案收集：規(guī)定文件的收集范圍、時間及方式，確保重要文件不遺漏。
3. 檔案整理：設定文件的整理流程，如歸檔、編目、裝訂等。
4. 檔案保管：規(guī)定檔案的存儲條件、期限和安全措施，防止損毀或丟失。
5. 檔案利用：設定檔案的借閱、復制和查詢規(guī)則，保障信息的合理使用。
6. 檔案銷毀：明確不再需要的檔案的銷毀程序，防止敏感信息泄露。
7. 檔案信息化：推動電子檔案系統(tǒng)建設，提升檔案管理效率。
重要性
公司檔案管理制度的重要性不言而喻，它：
1. 提供決策依據(jù)：檔案記錄了企業(yè)的歷史和經(jīng)驗，為管理層決策提供參考。
2. 保護企業(yè)利益：檔案是法律糾紛中的證據(jù)，維護企業(yè)權益。
3. 促進合規(guī)運營：符合《檔案法》等相關法規(guī)要求，避免法律風險。
4. 提升工作效率：有序的檔案管理能快速定位所需信息，減少查找時間。
5. 傳承企業(yè)文化：檔案承載了企業(yè)的知識和精神，有利于文化的傳承和發(fā)展。
方案
1. 建立健全檔案管理組織：設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)人員負責檔案工作。
2. 制定詳細的操作規(guī)程：根據(jù)企業(yè)實際，制定符合需求的檔案管理制度和操作手冊。
3. 引入信息技術：投資建設檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠程訪問。
4. 培訓與宣傳：定期對員工進行檔案管理培訓，提高全員檔案意識。
5. 定期審計與評估：設置年度審計計劃，檢查制度執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善。
6. 嚴格執(zhí)行保密規(guī)定：對涉及企業(yè)秘密的檔案，實施嚴格的保密措施，防止信息泄露。
在實施過程中，我們需注重制度的靈活性和適應性，不斷根據(jù)企業(yè)的發(fā)展和環(huán)境變化進行調(diào)整。強化檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行，從而為公司的持續(xù)發(fā)展提供有力的支持。
公司檔案管理制度審計范文
第1篇 正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度
河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、總則
第一條根據(jù)《檔案法》及其《實施辦法》的有關規(guī)定,為加強公司文書立卷工作,特制定本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機構在工作活動中形成的各自有保存價值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設檔案室,各部門均應指定兼職文書人員負責管理本部門的文件材料,并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知綜合管理部檔案室。
第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
(一)公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時,必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
(二)本公司召開會議,由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認可后財務部門才予報銷會議費用。
第七條各部門兼職文書的職責:
(一)了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
(二)認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三)承辦人員借用文件材料時,應做好服務工作,并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
三、歸檔范圍
第八條重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
第十一條本公司的請示與上級機關的批復。
第十二條本公司反映主要職能活動的報告、總結。
第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十五條本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應該納入檔案管理的材料。
四、平時歸檔
第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡明確切,并編上條款號。
第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關部門兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年,其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第二十九條卷內(nèi)文件材料應按順序排列,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。
第三十條永久、長期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條有關卷內(nèi)文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明,也應將立卷人、檢查人的姓名填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條案卷封面,應逐項按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱,字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷,案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五
第2篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負責,本公司檔案管理及日常業(yè)務由辦公室專職檔案員負責,人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務檔案的日常管理由財務審計部負責。
2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、年度會計報表、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。
3、對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。
4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全
二、歸檔時間和份數(shù)
對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。
三、查(借)閱
1、公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);
2、公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級檔案,需經(jīng)辦公室主任核準,并辦理查閱手續(xù);
3、查閱檔案時必須愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復制,須經(jīng)辦公室主任批準。
第3篇 某設備公司檔案管理規(guī)定
設備公司檔案管理規(guī)定
第一章總則
第一條為保證公司檔案的完整、準確、系統(tǒng),更好地為日后查考、利用服務,依據(jù)《中華人民共和國國檔案法》,結合本公司實際情況,制訂本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于公司所有檔案的管理,對于財務、人事檔案、質(zhì)量文件管理,國家和地方政府及公司質(zhì)量管理體系有專門規(guī)定的,按專門規(guī)定辦理。
第二章確定歸檔范圍
第三條立卷歸檔的范圍
(一)公司印發(fā)的各種文件、函件、簡報、總結、請示、報告、資料(包括底稿及辦文依據(jù)的有關附件)。
(二)公司召開的各種會議的文件資料,包括領導講話、會議紀要、翻印文件、參閱文件、代表名單等。
(三)公司擬訂的各種計劃、規(guī)劃。
(四)公司簽訂的合資、合作、中外合資和參股等合同和協(xié)議,包括可行性研究、項目建設書、初步設計、開工和竣工驗收等報告及批復。是我方擬稿的,應連同底稿,由各部門負責內(nèi)勤的員工收集整理齊全,定期移交辦公室歸檔。
(五)公司參加上級或有關單位召開的會議帶回來的文件資料。
(六)中央和國務院、政府機關的有關政策性文件。
(七)公司員工錄用、轉(zhuǎn)正定級、調(diào)資、退職、退休、離休、病殘、撫恤、死亡等有關材料。
(八)公司黨委、工會、團委在工作活動中形成的文件資料,包括年度計劃、總結、工作的請示報告和批復,以及黨員、團員、干部、工人名冊、統(tǒng)計報表等材料。
(九)干部任免、人事調(diào)動、獎懲、福利和工資、行政、黨、團組織關系介紹信及存根等材料。
(十)公司的財產(chǎn)、設備檔案等交接憑證和清冊。
(十一)公司下屬單位報送的工作計劃、請示報告、工作總結、典型材料、統(tǒng)計報表等文件資料。
(十二)政府機關對公司請示、報告的批復文件。
第四條不歸檔的文件材料范圍
(一)公司印發(fā)的無查考利用價值的臨時性、事務性文件。
(二)重份文件。
(三)專項會議討論,未經(jīng)領導審閱簽發(fā)的未生效文件、電報簽證,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)文件、定稿除外),鉛印文件的各次核對稿(主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。
(四)無特殊保存價值的一般性表態(tài),提出一般性建議或意見的信函。
(五)公司負責人兼任外單位職務形成的與本單位無關的文件材料。
(六)非下屬單位抄送、不需要辦理的文件材料。
(七)公司下屬單位送來參閱的簡報、情況反映,不應抄報或不必備案的文件材料。
(八)公司下屬單位抄報備案的一般性文件材料。
第三章管理辦法
第五條立卷歸檔的方法
(一)為方便日常查閱,有利保密,凡當年度的文件資料在經(jīng)辦完畢后,應及時交辦公室檔案人員保管。
(二)根據(jù)檔案的機密程度,將檔案分為絕密、秘密、保密、普通、其他五個級別,分類保存。
(三)參加上級組織召開的會議帶回來的文件資料,由出席會議的員工交辦公室檔案人員歸檔。
(四)為方便工作,有的需要立卷歸檔的文件資料,可由本部門經(jīng)辦人暫時保管,但當年文件必須于第二年度一月移交辦公室歸檔。
第六條檔案借閱辦法
(一)公司工作人員需要查閱與其業(yè)務有關的文件,可向檔案員直接借閱,因工作需要外借時,要辦理登記手續(xù),限期三天。
(二)檔案的原始稿件一般不予外借。
(三)外單位向本公司借閱檔案,須憑介紹信,并須公司辦公室主任批準。
(四)借閱檔案人員要愛護檔案,注意安全和保密,禁止在文件上作標記、圖點,折角;不準在檔案室吸煙。
(五)摘抄檔案文件資料,要經(jīng)檔案人員審核同意。如需加蓋辦公室印章,必須使用16開材料紙抄錄,經(jīng)檔案人員簽字,否則不予蓋章。
(六)對于電子文檔,借閱人員只能借閱電子文檔的打印稿,不能借閱電子版本。
第七條檔案鑒定小組
(一)公司成立檔案鑒定小組,由分管副總經(jīng)理、辦公室主任、文秘專職人員及專職檔案員組成,分管副總?cè)谓M長。
(二)鑒定小組負責公司檔案的自查、鑒定和銷毀等工作。
(三)協(xié)調(diào)各部門兼職或?qū)Ｂ毼臅芾砣藛T的檔案事務。
第八條做好檔案的安全防護工作,進行嚴格的防火、防盜、防潮、防鼠工作,保持檔案管理場所整潔。
第九條檔案的保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章特定者,以下列規(guī)定辦理:
(一)永久保存:公司章程、股東名冊、組織章程及辦事規(guī)則、董事會及股東會記錄、財務報表、政府機關核準文件、不動產(chǎn)所有權及其他債權憑證、重要的技術資料、其他經(jīng)核定須永久保存的檔案。
(二)10年保存:預決算書類、會計憑證、事業(yè)計劃資料、重要合同文本、其他經(jīng)核定須保存10年的檔案。
(三)5年保存:期滿或解除之和約、其他經(jīng)核定須保存5年的檔案。
(四)1年保存:結案后無長期保存必要者。
第十條對于保存期限已滿的檔案,給予銷毀。銷毀前應將銷毀檔案造冊呈總經(jīng)理核準,銷毀工作在相應權責主管或檔案評審小組的監(jiān)督下由總經(jīng)理辦公室進行。
第十一條關于公司合同檔案管理
(一)經(jīng)濟合同檔案在公司檔案中單獨設置,集中管理。凡公司簽訂的合同、協(xié)議,統(tǒng)一由辦公室編號立卷。
(二)職能部門起草的經(jīng)濟合同、協(xié)議的稿件(包括合同、協(xié)議要求的附件),在合同、協(xié)議生效后歸檔。
(三)合同協(xié)議文本在公司發(fā)放的范圍和數(shù)量:檔案室二份,營銷副總一份,財務部一份。分送文本由辦公室固定編號,便于查考,各部門要設專人負責管理。
(四)凡公司簽訂的合同、協(xié)議文本,蓋有合同、協(xié)議雙方法人代表和單位印章的,不再以正本、副本區(qū)分,因工作需要印發(fā)副本的,應不蓋法人代表和單位印章。
第四章附則
第十二條本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負責制訂并解釋,報總經(jīng)理審核批準,自公布之日起施行,修改亦同。
第十三條本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。
第4篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度范本-2
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度范本2
一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產(chǎn)的產(chǎn)權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術等圖紙文字技術資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關規(guī)定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第5篇 置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
一、管理總則:
1、檔案管理是公司的一項十分重要的基礎工作,是公司的無形資產(chǎn)和信息資源,是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障。
2、公司全部形成的檔案歸公司所有,公司對檔案具有所有權、使用權、監(jiān)督權和處置權。
3、公司實行人工檔案、電腦檔案和實物檔案并行管理,相互補充。
4、實行分級管理制;內(nèi)部按一級文檔和二級文檔分層管理;檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理;
所有檔案分類管理的四分管理方式。在檔案管理過程中要求做到全面準確并確保使用管理過程中的安全和保密。
二、檔案范圍:
凡屬下列對象均納入公司檔案管理范圍,并按性質(zhì)暫分為如下幾大類:
1、公司檔案:包括公司的申報文件、注冊文件、證照印章、正式文件、正式函件、會議紀要、重要
合同協(xié)議、制度文件、公司簡報等。
2、財務檔案:包括帳冊、帳簿、原始憑證、報表、記帳憑證、合同協(xié)議、納稅資料、驗資資料、審
計資料、銀行資料、工商資料等。
3、人事檔案:包括公司員工在公司就職期間和管理過程中形成的全部招聘、應聘、入職、晉升、考
核、離職、作息、社保、培訓、獎懲、審批、表單、合同、協(xié)議、證書、計劃、總結、崗位說明書、目標責任及其相關資料和表單、報表。
4、行政檔案:包括行政后勤管理過程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統(tǒng)計報表、登記
臺帳、工作表單、合同協(xié)議,以及相關收文、簡報、審批文函等。
5、政策檔案:包括各類相關法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)規(guī)定、市場信息、資源信息等文
件資料。
6、綜合檔案:包括以上未包含的其它文檔資料。
公司檔案按保存性質(zhì)分為如下:
1、電子檔案:包括以計算機硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保存的全部文件檔案資料。
2、實物檔案:包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實物檔案,如各類電腦軟件、照片、圖
冊、手冊、樣品、音像帶等。
3、本文檔案:以打印出來的有文字的紙張形式保存的檔案。
三、檔案分類
檔案管理內(nèi)容龐雜,涉及各環(huán)節(jié)、各崗位工作的全方位和全過程,因此,必須建立和采用一套較科學、適用、嚴謹、安全的管理方法,則首先應從實際出發(fā)對全部檔案進行科學合理的分類,對其全程實施規(guī)范管理。
(一)管理范圍分類:(見上述分類)
(二)管理手段分類:
1、文本檔案:即以文字資料形式保存的全部文檔。
2、電腦檔案:即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。
3、實物檔案:即以其它實物形式保存的全部文檔。
(三)管理責任分類:
1、分級管理:即各公司按本規(guī)范建立的檔案管理體系。
2、分層管理:即各公司內(nèi)部按一級檔案和二級檔案的管理。
(1)一級檔案:即由各公司指定專人負責管理的全部原始文檔。
(2)二級檔案:即由各部門和各員工在日常工作中配發(fā)、復制、備份、下載、轉(zhuǎn)移以及從公司外部
收集、整理、積累、保存、形成的,并由其個人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔資料。
3、分工管理:即由公司檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理。
4、分類管理:即按檔案性質(zhì)和實際適用口徑進行的檔案分類。
(四)管理目錄分類管理:即按檔案性質(zhì)和實際適用口徑進行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實物檔案,均須由各公司統(tǒng)一編制審定公司檔案分類目錄進行分類和管理。各公司人工檔案、電腦檔案、實物檔案的分類口徑和目錄必須保持一致,以便于檢索。
四、管理程序
(一)文本檔案的管理程序:
1、一級檔案管理程序及說明(如圖示):
2、二級檔案管理程序及說明(如圖示):
(二)電腦檔案的管理程序及說明:(如圖示)
五、職責分工
(一)人工檔案管理分工:
1、公司人事檔案和行政檔案、實物檔案由檔案總務負責。
2、公司財務檔案由公司財務部經(jīng)理負責。
3、公司檔案/綜合檔案/項目檔案/政策檔案由公司機要室負責。
(二)電腦檔案管理分工:
1、各公司行政部門電腦中的檔案,由行政助理負責。
2、各公司之各部門電腦中的檔案,由各部門經(jīng)理負責。
3、各公司副總經(jīng)理人員電腦中的檔案由其秘書負責;無秘書的由總經(jīng)辦主任負責。
六、管理要求
(一)領導責任:
1、各級負責人須強化檔案管理觀念,帶頭認真執(zhí)行有關文檔管理規(guī)范,杜絕意識淡化、有章不循、重人輕已、作風粗疏等現(xiàn)象。
2、各級負責人均對所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負有管理、指導、監(jiān)督、檢查的職責,不可推諉。
3、各級負責人的日常檔案管理必須納入公司統(tǒng)一管理,并主動接受公司的檢查、監(jiān)督和指導。
(二)日常使用管理:
1、制作:
(1)各文案寫作人和文印制作人,必須按文件處理規(guī)范要求寫作和制作。命名要準確,以便存查;時間、作者、落款要明確,以明確責任和功勞;制作排版要規(guī)范。
(2)對有特殊背景、特殊情況的存檔文件,必須在電腦文檔上,或用鉛筆在存檔文件上做必要的備注,以備存查和備忘。
2、使用:
(1)檔案專管人員統(tǒng)一執(zhí)行公司下發(fā)的公司檔案分類目錄和檔案借調(diào)登記表,按此要求進行日常分類管理和使用管理;所有員工一律配發(fā)公司統(tǒng)一制作的檔案分類明細表供二級檔案的有序管理;業(yè)務部門和人員由公司統(tǒng)一配發(fā)并執(zhí)行外送文件資料簽冊。
(2)公司檔案管理一律使用公司制訂的規(guī)范表單,計有:公司檔案分類目錄、檔案分類明細表、外送文件資料簽收冊、檔案借調(diào)登記表。
(3)各公司一級檔案一律裝柜、裝袋(盒),鑰匙由機要室負責人管理;各部門檔案盡量裝柜、裝袋(盒),鑰匙由檔案負責人管理。
(4)為保證文檔安全守密,各員工須嚴格履行保密職責,特別要嚴把制作、復制關,公司副總以下人員復印資料,必須由檔案管理人員如實登記。載有重要內(nèi)容的舊打印紙,應及時銷毀,禁止重復使用。
(5)各公司電腦(尤其是主電腦)必須安裝并適時更新殺毒軟件,拒絕使用有毒軟盤、移動硬盤,確保文檔安全。
(6)認真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系,包括:檔案分類明細表、分類建(歸)檔、分類建夾,并隨時清整文件資料和抽屜、案頭,杜絕亂丟亂放。
3、歸檔:
(1)所有人員在工作中形成的文檔要及時歸檔;蓋章后須留存一份給專管人員存檔。
(2)公司定期對各子公司一、二級文檔及部門電腦檔案進行檢查;每年底,公司將對各公司、部門、人員的人工、電腦和實物檔案進行大檢查(包括上交檔案、電腦檔案刻制光盤等)。
第6篇 公司檔案管理崗位職責（5）
公司檔案管理崗位職責(五)
1、制定公司的檔案管理辦法;
2、監(jiān)督落實各職能部門對檔案管理辦法的執(zhí)行;
3、負責公司檔案資料的收集工作;
4、負責檔案資料的系統(tǒng)化整理,組卷;
5、負責檔案資料的妥善保管和目錄的建立管理;
6、對公司文件,合同等檔案進行前端控制;
7、負責工程竣工檔案資料的預驗收工作.
第7篇 l公司檔案管理制度
公司檔案管理制度
1.目的
規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。
2.適用范圍
本制度適用于集團各公司各類檔案的管理。
3.職責
3.1由總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。
3.2人力資源及行政部經(jīng)理監(jiān)督管理的實施工作。
3.3人力資源及行政部行政助理負責對檔案文件的分類、登記、編號、保存等管理工作。
4.檔案分類及編號
4.1檔案按其內(nèi)容及關聯(lián)部門可分為六大類:
4.1.1行政類
4.2.2財務類
4.3.3人事類
4.4.4業(yè)務類
4.5.5工程類
4.6.6資源類
4.7.7合同類
4.2機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。
4.3檔案編號以“一案一號”為原則,遇有一案歸入多類者,應先確定其主要類別進行編號。
4.4歸檔后須填寫《檔案管理登記表》
5.機要檔案
5.1機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。
5.2劃分標準
5.2.1絕密檔案包括
公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議等重大合同。
5.2.2機密檔案包括
●財務資料;
●公司重要會議紀要;
●公司經(jīng)營情況;
●人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;
●技術資料。
5.2.1秘密檔案包括:
●重要項目資料;
●項目合同協(xié)議。
6.檔案的裝訂
6.1以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。
6.2文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。
7.保存期限
檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:
7.1永久保存
●公司章程
●股東名簿
●股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要
●公司證照
●各級批文
●印鑒
●公司年度經(jīng)營計劃
●公司年度經(jīng)營總結
●年度財務報表
●技術資料
●不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證
●人事資料
●大型活動圖片、音像資料
●其他核定須永久保存的文書
7.2十五年保存:會計憑證、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定和公司財務管理制度規(guī)定執(zhí)行)
7.3五年保存:期滿或解除的合同協(xié)議、完結后的項目方案、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。
7.4一年保存:部門工作計劃及工作總結、完結后的部門請求報告、完結后無長期保存必要文書。
7.5公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
8.保管部門
8.1財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。
8.2人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。
8.3股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書或法務部保管。
8.4其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
9.檔案移交
9.1公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
9.2公司章程,股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議,應自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
9.3合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
9.4財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
9.5其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。
9.6檔案移交須填寫《檔案移交清冊》。
9.7《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。
10.檔案調(diào)閱
10.1因工作需要需調(diào)閱檔案時,須填寫《檔案調(diào)閱申請單》,并經(jīng)相應核準人核準后方可調(diào)閱。
10.2行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、市場類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準,跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準,但僅僅限于檔案的查閱、復印,使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。
10.3檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。
10.4調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。
10.5《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
10.6檔案借閱時間最長不超過8個工作時,如借閱時間需要超過8小時,應在說明理由,并經(jīng)部門負責人批準。
10.7如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長,應按調(diào)檔程序重新辦理。
11.檔案的銷毀
11.1超過保存期,且無保存價值的檔案應銷毀。
11.2需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》,經(jīng)相應核準人核準后方可銷毀。
11.3部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀;機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。
11.4銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》。
11.5檔案銷毀每半年進行一次,即每年的1月和7月。
11.6《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經(jīng)辦一份。
12.其他
12.1檔案管理人員應妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。
12.2所有檔案應有專柜存放、加鎖,定期清理通風,防濕。
12.3所有檔案不得隨意查閱、復印,不得置于公共場所。
12.4本制度附件包括:《機要檔案管理制度》。
12.5以上表格均由行政部統(tǒng)一編號。
12.6各部門必須嚴格按照
第8篇 投資公司檔案管理員崗位職責
投資開發(fā)公司檔案管理員崗位職責
(1)認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國國檔案實施辦法》等有關檔案工作政策、法規(guī),根據(jù)公司發(fā)展的需求提出檔案室的發(fā)展規(guī)劃,制定檔案的工作計劃,進行工作總結、指導、監(jiān)督、檢查。
(2)負責公司各類檔案(包括文書檔案、工程檔案、各類證件、照片、實物等)的歸檔、立卷、存檔等工作。
(3)按照公司相關規(guī)定,做好檔案的借閱和利用,指導并督促公司各部門檔案資料的歸檔。
(4)積極開展檔案知識宣傳工作,增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理。
(5)根據(jù)公司檔案管理要求,辦理檔案的接收、移交手續(xù)。
(6)管理檔案庫房,保障檔案妥善存放,發(fā)現(xiàn)問題及時報告、解決。
(7)完成領導交辦的其他工作。
第9篇 投資公司檔案管理補充規(guī)定
投資開發(fā)公司檔案管理補充規(guī)定
為進一步規(guī)范公司檔案管理,提高檔案管理水平,保證檔案資料的齊全、完整、準確和及時歸檔,結合公司現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定及其他相關制度,現(xiàn)將檔案管理作以下補充規(guī)定:
一、檔案移交
1.公司檔案實行統(tǒng)一管理制度,任何人不得將檔案資料據(jù)為己有,由辦公室統(tǒng)一保管。各部門要及時收集、整理本部門的檔案,各經(jīng)辦人應負責將本年度的所有檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進行歸檔。有關公司的重大事件重要資料應隨時向辦公室移交。
2.所有歸檔材料內(nèi)容必須填寫完整,特別是合同、協(xié)議日期及簽字欄。
3.所有需加蓋公司印章的材料,辦公室必須留存一份原件存檔,確因情況特殊,無法以原件備存的,應以復印件存檔。所有合同、協(xié)議(除財務合同)完成簽訂后,應及時移交辦公室歸檔;財務合同由計劃財務部負責于每季度末月25日前向辦公室統(tǒng)一移交一次。
4.建設項目的檔案工作,應做到與項目建設進程同步。在項目申請立項后,項目主管要按照檔案清單內(nèi)容開始進行資料的積累、整理工作:
(1)施工許可證申領完成后1個月內(nèi),應將項目前期資料移交至公司檔案室;
(2)項目竣工驗收合格,取得建設工程質(zhì)量監(jiān)督報告后,應在15天內(nèi)完成后期業(yè)主檔案資料的移交工作;
(3)施工、監(jiān)理方除按規(guī)定直接將檔案交至區(qū)城建檔案館外,另一套裝訂成冊,由項目主管驗收后移交至公司檔案室。
5.項目前期資料自上交區(qū)城建檔案館起三個月內(nèi),項目主管需完成資料的補齊完善工作。
6.會計檔案由計劃財務部負責歸檔,滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。
7.檔案移交工作需堅持誰項目誰負責原則,并將此項工作納入個人年度績效考核中,如超出規(guī)定期限未移交或整改的,酌情扣分。
各類檔案歸檔移交期限表
檔案類型 歸檔內(nèi)容 移交時限 責任部門/責任人
文書檔案 各類合同、協(xié)議等(除財務合同) 簽訂后一周內(nèi) 各部門
其他資料 次年三月底前 各部門
財務檔案 財務合同 每季度末25日前 計劃財務部
所有會計檔案 每年三月 計劃財務部
工程檔案 公司歸檔前期業(yè)主
檔案資料 待施工許可證申領完成后1個月內(nèi) 項目主管 公司歸檔后期業(yè)主
檔案資料 竣工驗收合格,取得建設工程質(zhì)量監(jiān)督報告后15天內(nèi) 項目主管
移交城建檔案館資料 上交城建檔案館起三個月內(nèi)完成檔案前期資料移交工作 項目主管
二、檔案利用
(一)公司內(nèi)部借閱、查閱
公司檔案內(nèi)部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。
1.借閱、查閱檔案時,需填寫《檔案借閱、查閱審批表》(詳見附件)。如借閱、查閱本部門檔案,由部門負責人簽字同意;如借閱、查閱非本部門檔案,另需檔案所屬部門負責人審批簽字;重要檔案及機密檔案原則不予借閱、查閱,特殊情況須總經(jīng)理批準同意。
2.借閱檔案需限時歸還,借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應注明借閱期限,按期歸還,逾期未歸還的,將視情況計入個人年度績效考核成績;確因特殊情況無法及時歸還的,可申請延期,并辦理延期審批手續(xù)。
3.借閱人必須嚴格保密,不準泄露檔案內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,并報辦公室備案,嚴重者追究責任。
4.必須愛護檔案,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等;不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等,必須保持檔案完整及整潔。
(二)外部人員借閱、查閱
公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱,若因工作需要,確需查閱、借閱的,按相關程序辦理。
1.未經(jīng)許可,公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案,不得向外部人員提供一切檔案,不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。
2.外部人員查閱相關檔案,須經(jīng)公司分管領導批準;如重要檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
3.外部人員借閱相關檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準,限期歸還,并由檔案管理員負責跟蹤催討。
附件:檔案借閱查閱申請表
附件: 檔案借閱查閱申請表
□借閱□查閱
申請人:
檔案名稱:
事由:
時間:
借閱檔案:□原件□復印件
借閱期限:
歸還日期:
部門領導審批:
年月日
辦公室審批:
年月日
分管副總審批:
年月 日
總經(jīng)理審批:
年月 日
第10篇 某某城建投資公司檔案管理制度
某城建投資公司檔案管理制度
為進一步明確工作規(guī)范,強化內(nèi)部管理,落實崗位責任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴格按照制度要求,強化優(yōu)質(zhì)高效、嚴謹規(guī)范的意識,認真履職、團結協(xié)作,共同做好文件及檔案有關工作。
一、檔案管理規(guī)范
(一)要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同保管價值,按照方便保管和利用的原則管理。
(二)需歸檔的文件、材料,要收集完整齊全,正件與附件、印件與定稿、請示與批復、多種文字形成的同一文件要在一起歸檔。
(三)各類會議所形成的文件,包括會議通知、議程、名單、會議文件及參閱材料、領導講話、照片、記錄、會議紀要等由相關人員負責收集齊全(文件一式二份),在會議結束后立卷存檔。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的請示與批復,須放在批復年立卷,沒有批復的放在請示年立卷,跨年度計劃放在計劃的第一年立卷,跨年度總結放在總結最后一年立卷,跨年度會議文件放在開會年立卷。
(五)卷內(nèi)文件排列要根據(jù)不同情況,按照文件形成的規(guī)律和特點進行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批復在前、請示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷內(nèi)文件排列順序,要依次編寫件號和頁號。
(七)卷內(nèi)文件要逐件填寫卷內(nèi)目錄。
(八)案卷封皮的標題要力求簡明扼要,準確概括地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
(九)文件資料查閱利用制度:1.本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。2.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)分管領導批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負責。
二、財務固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范
(一)財務部門應設專人負責固定資產(chǎn)管理,建立健全固定資產(chǎn)三賬一卡。定期對固定資產(chǎn)進行清點、核實,做到帳賬、帳卡、帳物相符及固定資產(chǎn)折舊工作,固定資產(chǎn)檔案管理人員變動時,應辦理移交手續(xù)。
(二)固定資產(chǎn)的購置嚴格執(zhí)行逐級審批制度,大型設備應根據(jù)機構的規(guī)模、任務、現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)費情況添置和更新。
(三)固定資產(chǎn)的報廢、轉(zhuǎn)讓、變價處理嚴格執(zhí)行有關報廢的程序和規(guī)定并及時上報相關主管部門。
(四)加強國有資產(chǎn)管理,嚴防國有資產(chǎn)流失。
三、工程項目檔案管理規(guī)范
(一)工程檔案歸檔范圍是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
(二)資料管理人員建立《文件接收登記表》對接收的文件資料進行登記。任何人無論從何途徑得到的與工程有關的文件資料,都應交到資料管理人員,由資料管理人員組織識別并登記。對接收的文件資料,資料管理人員根據(jù)審批權限送交領導審批。
(三)項目部任何部門、任何人向公司項目部以外單位發(fā)出與項目有關的文件資料,都應根據(jù)審批權限進行審批,在發(fā)出前應存檔進行備案,并對反饋信息及時歸檔。
(四)本單位人員借閱工程檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件,盡量不用原件,一般由使用人復印。工程檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)公司主要領導批準,辦理外借手續(xù)并限期歸還。
(五)工程檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度;凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍;凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應嚴格履行查閱審批手續(xù),嚴禁擅自拍照和復制,利用者應嚴格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密;對確已無保存價值的工程檔案,由工程項目部負責列出銷毀清冊,經(jīng)主管領導審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
第11篇 清潔公司檔案建立管理規(guī)范
清潔公司檔案建立及管理
檔案的建立與管理,包括:作業(yè)計劃、作業(yè)記錄、抱怨記錄及其他服務記錄及檔案。
一、作業(yè)計劃
計劃制定者:經(jīng)營管理部主任及現(xiàn)場主管
作業(yè)計劃依據(jù):根據(jù)雙方所簽訂的清潔承包合同內(nèi)所規(guī)定的清潔范圍,由計劃制定者現(xiàn)場實地察看并結合甲方的建議,將所有清潔范圍內(nèi)的清潔區(qū)域形成書面計劃,并落實作業(yè)人與監(jiān)督人,由現(xiàn)場主管安排作業(yè),并將作業(yè)計劃上交至甲方相關管理人。
表格支持:《定期清潔工作安排表》
作業(yè)計劃的作用:使現(xiàn)場各項清潔工作安排更加合理化、科學化;
使現(xiàn)場各項清潔工作的作業(yè)結果有責任人及監(jiān)督人。
二、作業(yè)記錄
作業(yè)記錄的填寫:現(xiàn)場主管及清潔員工
作業(yè)記錄的監(jiān)督:經(jīng)營管理部各層級管理者及現(xiàn)場主管
表格支持:《工作檢查記錄表》、《洗手間保潔簽到表》
作業(yè)記錄的作用:使現(xiàn)場各項清潔工作的作業(yè)結果有責任人及監(jiān)督人;
能有效的監(jiān)督清潔員工的勞動效率及作業(yè)合格率;
提前發(fā)現(xiàn)各項清潔工作的不足之處,及時有效進行整改。
三、抱怨記錄:
抱怨記錄的填寫者:經(jīng)營管理部各層級管理者及現(xiàn)場主管
抱怨記錄的來源:甲方相關清潔工作的監(jiān)督人、清潔員工、對清潔工作的結果有抱怨的人。
表格支持:《來人來電(投訴)記錄表》
抱怨記錄的作用:使現(xiàn)場的各項清潔工作有全面的質(zhì)量反饋渠道;
能使現(xiàn)場的各項清潔工作有及時整改的機會;
提供了一個良好的溝通與監(jiān)督的平臺;
四、其他服務記錄及檔案
糾正與預防措施的填寫者:經(jīng)營管理部各層級管理者及現(xiàn)場主管
糾正與預防措施的作用:能及時有效的檢討各項清潔工作中的不足之處;
及時總結各種工作經(jīng)驗,規(guī)避不良工作;
對各項清潔工作起到了良好的監(jiān)督作用;
表格支持:《糾正與預防措施要求單》
經(jīng)營管理部樣板分部的各種記錄:
第12篇 某某集團公司檔案管理制度
某集團公司檔案管理制度
第一條 范圍及職責
1、公司的各類規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計資料、員工工資資料、經(jīng)營狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價值的文件,均列入檔案管理范圍。
2、各部門需存檔的資料:
2.1 財務部:各類財務報表、記帳憑證、帳冊、部門崗位職責等;
2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;
2.3 策劃部:各類營銷活動方案、策劃思路、平面設計廣告、相關媒體資料;
2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡建設實施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設計方案等;
2.5 商場
2.6 招商部:
2.7 學校:學校章程及各類學員、教師管理制度等。
3、各部門須設兼職檔案管理員負責本部門檔案管理工作,明確責任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。
4、各部門資料建檔、歸檔,應按資料類別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時抽查。
5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報表上報主管領導,對于公司各部門重要機密資料,將由人事行政部專人復制、收集后統(tǒng)一管理。
第二條 借閱
1、公司各部門主管級以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報分管領導批準后方可辦理查閱手續(xù)。
2、除決策層領導外,公司各級員工需借閱公司檔案、資料,須報分管領導批準后方可辦理借閱手續(xù)。
3、借閱檔案,嚴禁隨意涂改、翻抄、轉(zhuǎn)借、遺失;如因工作需要摘錄或復制,須報分管領導批準。
4、檔案借閱人須在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。
第三條 銷毀
1、任何部門、個人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。
2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級的重要資料須呈總經(jīng)理批準后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領導批準。
3、凡經(jīng)批準銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對所銷文檔資料進行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無遺失、漏銷。
第四條 其它
1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
2、本制度的解答權歸人事行政部。
第13篇 z公司檔案管理制度范例
公司檔案管理制度范例
檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄,是實現(xiàn)今后決策科學化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。
第一節(jié) 檔案范圍
公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。
其中,文件包括:規(guī)劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。
第二節(jié) 檔案分類及編號
一、檔案按其內(nèi)容及關聯(lián)部門可分為六大類:
1、行政類
2、財務類
3、人事類
4、業(yè)務類
5、工程類
6、拓展類
二、機要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié) 第二條。
三、檔案編號以“一案一號”為原則,遇有一案歸入多類者,應先確定其主要類別進行編號。
四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。
第三節(jié) 機要檔案
一、機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中:
二、劃分標準:
絕密檔案包括:
公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。
機密檔案包括:
1、財務資料;
2、公司重要會議紀要;
3、公司經(jīng)營情況;
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;
5、技術資料;
6、金額在10萬-100萬元的合同。
秘密檔案包括:
1、重要項目資料;
2、項目合同協(xié)議。
第四節(jié) 檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則,右上角標明檔案號。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切折疊,使其整齊,再裝訂。
第五節(jié) 保存期限
檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要;4、公司證照;5、各級批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營計劃;8、公司年度經(jīng)營總結;9、年度財務報表;10、技術資料;11、不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證;12、人事資料;13、大型活動圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。
二、十五年保存:1、會計憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行)
三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結后的項目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。
四、一年保存:1、部門工作計劃及工作總結;2、完結后的部門請求報告;3、完結后無長期保存必要文書。
五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
第六節(jié) 保管部門
一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。
二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。
三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
第七節(jié) 檔案移交
一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程,股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議,應自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次,時間為每年的1月和7月。
六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2)。
七、《檔案移交清冊》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。
第八節(jié) 檔案調(diào)閱
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時,須填寫《檔案調(diào)閱申請單》(附表3),并經(jīng)相應核準人核準后方可調(diào)閱。
二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準,跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準,但僅僅限于檔案的查閱、復印,使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。(保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長,應按調(diào)檔程序重新辦理。
第九節(jié) 檔案銷毀
一、超過保存期,且無保存價值的檔案應銷毀。
二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》(附表4),經(jīng)相應核準人核準后方可銷毀。
三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀;機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。
四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。
五、檔案銷毀每半年進行一次,即每年的1月和7月。
六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請部門一份,總經(jīng)辦一份。
第十節(jié) 其他
一、檔案管理人員應妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。
二、所有檔案應有專柜存放、加鎖,定期清理通風,防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復印,不得置于公共場所。
四、本制度附件包括:《機要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。
六、各部門必須嚴格按照本制度相關規(guī)定保管檔案。
第14篇 門業(yè)公司檔案管理辦法
門業(yè)制造公司檔案管理辦法
第一條 公司檔案由行政部統(tǒng)一管理,專業(yè)檔案可由各部室負責,但檔案清單須定期送行政部備存,并接受公司指導監(jiān)督。
第二條 公司檔案按以下分類:音像資料、相冊、表格、iso文件、制度、公文、傳真、通告、剪報、政府文件、備存資料、人事檔案等。
第三條 檔案資料的收集、整理、存檔依照企業(yè)名稱(規(guī)范化縮寫)、文種、時間、編號、機密級別依次順序編排進行分類,格式為:
()[ ] ()
── ────-------
企業(yè)名稱 文種時間編號機密級別
(縮寫)
第四條 文件、材料歸檔的范圍
一、政府部門的文件材料
(一)公司、行業(yè)主管部門、政府職能部門頒發(fā)或下達的正式文件、材料和會議文件;
(二)政府職能部門下發(fā)的與公司業(yè)務有關的行業(yè)管理的規(guī)章制度、文件;
(三)政府部門正處級以上領導來公司視察、檢查工作所形成的文件、材料(如指示、講話、題詞、照片、錄像等);
(四)市級以上新聞媒體有關公司的報道材料;
(五)行業(yè)主管部門印發(fā)征求意見或傳達討論的各種重要文件、材料。
(六)經(jīng)行政部經(jīng)理以上領導審閱批準要求歸檔的各類行業(yè)文件、材料、報道材料;
(七)政府官員、知名人士的題字和牌匾等。
二、公司內(nèi)部的文件材料
(一)公司股東會、董事會及對外投資企業(yè)所形成的決議、紀要、記錄、章程等所有權益證明材料;
(二)公司向行業(yè)主管部門、政府職能部門的請示、報告、各類函件及上級的批復件;
(三)公司對外發(fā)送的一切具有法律效力的正式文電和法定代表人對外簽署的各類文本資料;
(四)公司對外簽訂的有關合同、協(xié)議、契約、意向書、基建圖紙等;
(五)各類資產(chǎn)類權證、工商證照等;
(六)公司主持召開的有公司以外企業(yè)、政府部門參加的各種會議和公司主持召開的各類重要會議文件、會議記錄及有保存價值的音像材料;
(七)公司領導同志外出參加各種會議帶回的文件、材料及他們參加外事、外經(jīng)活動等形成的文件、剪報、照片等材料,經(jīng)行政部經(jīng)理審核須歸檔的;
(八)公司出版、編輯的各類出版物,收到或發(fā)出的重要賀電、賀信等;
(九)公司的年度工作計劃、總結、各種統(tǒng)計報表、財務報表、審計材料、規(guī)章制度、重要文件登記本等;
(十)企業(yè)的成立、合并、撤消、變更、歷史沿革;
(十一)公司制發(fā)的各種印章的印模、用章登記本、印信啟用;
(十二)組織機構、人員編制、大事記、主要活動的剪報、聲像材料、榮譽證書、法人標準照、工作照、文字材料等;
(十三)公司建設項目資料,包括政府批文、征地、規(guī)劃、施工和竣工圖紙、文件、大中型設備資料;
(十四)干部任免、調(diào)配、名冊、報表;員工招聘、錄用、定級調(diào)資、退職解聘開除、員工社保等文件資料;
(十五)公司的財產(chǎn)、物資、檔案、印章等交接清單和責任書;
(十六)經(jīng)處理的重要來信。
第五條 密級:
一、機密文件(a級文件):公司章程、股東會、董事會紀要、決議,合同、各類證照、總經(jīng)理會議紀要、a級財務資料(財務報表、驗資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻。
二、普通文件(b級文件):除a級外的文件均屬b級。
第六條 文件、材料歸檔的辦法與時間
一、凡屬公司的a級檔案,對外簽訂、發(fā)送的a級材料,隨時由行政部歸檔;
二、公司的其他會議紀要和行政部的各類會議記錄,由會議主辦處每半年向行政部歸檔一次;
三、公司法人的材料由行政部在當年第一季度歸檔上一年的文件、資料、照片。
四、公司與其他單位的聯(lián)合行文,原件由主辦單位立卷歸檔,其他單位保存復印件;
五、各部(室)自行立卷歸檔的檔案,應在當年第一季度內(nèi)向行政部移交上一年的檔案目錄和案卷。
第六條 歸檔資料必須準確做好文件索引,案卷按機構、年代排列,永久與長期(16-50年)、短期(15年以下)分別組卷,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號;卷內(nèi)文件應把正文和底稿、文件和附件、請示和批復放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。由于公司系統(tǒng)成立才幾年,不必分保管期限,按年度排列即可。
第七條 原則上所有資料應以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復印件替代,但公文復制件作為正式文件使用時,應當加蓋復制機關證明章,附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因,并視同正式文件妥善保管。
第八條 案卷裝訂前應拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應附上抄件,案卷標題要標明相關署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;用鋼筆書寫,字跡端正。
第九條 注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。
第十條 每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應及時采取補救措施,確保檔案的安全。
第十一條 借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)各部室負責人,財務資料同時須經(jīng)財務負責人簽字后到行政部辦理借閱手續(xù)。a級檔案須由公司法人或其授權人批準方能借閱;b級檔案由行政部負責人批準借閱。
第十二條 裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
第十三條 查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則,將追究當事人責任;如確需復印、摘抄等須經(jīng)有權審批人批準后方可
。
第十四條 查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應立即報告領導處理。
第十五條 對摘抄卷內(nèi)檔案,應按檔案級別經(jīng)有權審批人同意,對摘抄的材料應進行審查、簽章。
第十六條 檔案的銷毀須在行政部負責人領導下,組織相關人員對檔案進行鑒定,銷毀失去保存價值的檔案須由參與鑒定人員提出意見,登記造冊,經(jīng)總經(jīng)理批準后,由二人以上在指定地點監(jiān)銷,并在銷毀檔案記錄上簽字。
附相關表單:
1.檔案收件單;
2.檔案借閱單;
第15篇 科技公司檔案管理制度
某科技公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強公司文書檔案、聲像資料的管理工作,保證文書檔案、聲像資料的及時歸檔和妥善保管,特制定本制度。
第二條 公司行政部負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條 公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時歸檔,部分資料須在行政部備份。
第二章 文件資料的收集管理
第四條 歸檔范圍:
公司印發(fā)的公文。
公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。
公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。
公司重要會議資料,包括會議通知、決議、總結、重要發(fā)言、會議紀要等。
上級機關發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。
公司對外的正式發(fā)文及與有關單位來往的文書及傳真。
公司重要的技術資料、供應商檔案資料、客戶資料等。
公司管理人員的任免文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。
公司所有員工的考核與培訓資料。
公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報、照片(及底片)、錄音、錄像等。
公司及產(chǎn)品的獲獎證書。
第五條 資料承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)批準的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。
第七條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的重要文件資料,由此項工作的負責人收集并交行政部歸檔保管。
第八條公司員工外出參加培訓、學習、考察、調(diào)研等公務活動,必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。
第九條各部門須有一名檔案管理人員,認真執(zhí)行定期歸檔制度。
第三章 歸檔管理
第十條檔案管理人員應根據(jù)公司的業(yè)務及工作現(xiàn)狀,編制案卷類目 。案卷類目的條款必須簡明確切,并編上明細名稱。
第十一條 檔案管理人員應及時將文件資料按照案卷類目放入文件夾內(nèi),對號入座。
第十二條 在歸檔的文件資料中,應將每份文件的正件與附件、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開。
第十三條 對于重要的聲像類資料,檔案管理人員應在卷首附上文字說明,包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)。
第四章 附則
第十四條 本制度由公司行政部負責解釋。
第十五條 本制度自頒布之日起施行。
