有哪些
物業(yè)管理檔案管理制度涵蓋了以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：對各類檔案進行科學分類，如物業(yè)合同、業(yè)主資料、設施設備記錄、維修保養(yǎng)報告等，并制定統(tǒng)一的編碼體系，便于查找和管理。
2. 檔案收集與整理：明確檔案的來源和收集方式，確保檔案完整無缺；定期進行整理，保證檔案的時效性和準確性。
3. 檔案存儲與保管：規(guī)定檔案的物理存儲條件，如溫度、濕度、防火防盜措施等，同時制定電子檔案的備份策略。
4. 檔案借閱與使用：設定借閱流程，確保檔案的安全；規(guī)定檔案的使用權限，防止信息泄露。
5. 檔案更新與銷毀：明確檔案更新的時間節(jié)點，過期或不再需要的檔案應按照程序進行銷毀。
6. 檔案安全與保密：強調檔案的安全性，對敏感信息實施保密措施，確保業(yè)主隱私不受侵犯。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：依據物業(yè)管理行業(yè)的標準，將檔案分為業(yè)主檔案、設施設備檔案、財務檔案等類別，每類檔案再細分小類，如業(yè)主檔案包括業(yè)主信息表、租賃合同等，編碼采用字母 數(shù)字的方式，如“a01-業(yè)主信息表”。
2. 檔案收集與整理：物業(yè)管理人員需在業(yè)務發(fā)生后一周內收集相關檔案，每月進行一次全面整理，確保檔案的及時錄入和更新。
3. 檔案存儲與保管：紙質檔案存放在防潮、防火的專用檔案柜中，電子檔案存儲在公司內部服務器，并定期備份至外部硬盤。所有檔案應保持清潔，避免破損。
4. 檔案借閱與使用：員工需填寫借閱申請表，經部門負責人審批后方可借閱，借閱期限不超過一周，歸還時需檢查檔案完整性。對外借閱需經總經理批準。
5. 檔案更新與銷毀：每年進行一次檔案清理，過期或無保存價值的檔案按照公司規(guī)定的銷毀程序處理，確保合法合規(guī)。
6. 檔案安全與保密：敏感檔案加密存儲，訪問需輸入特定密碼；對離職員工的檔案權限進行及時調整，防止信息泄露。
上墻內容
1. “物業(yè)管理檔案管理制度”掛圖，清晰列出各項規(guī)章制度，方便員工隨時查閱。
2. “檔案分類與編碼指南”，詳細說明各類檔案的分類及編碼規(guī)則，便于檔案管理工作。
3. “檔案借閱流程圖”，直觀展示從申請到歸還的步驟，提高工作效率。
4. “檔案安全警示標語”，提醒員工重視檔案安全，遵守保密規(guī)定。
以上管理制度旨在規(guī)范物業(yè)管理檔案的管理工作，提升服務質量和效率，同時保護業(yè)主權益，確保公司的運營順暢。各相關部門務必嚴格執(zhí)行，共同維護良好的檔案管理體系。
物業(yè)管理檔案管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理師物業(yè)管理實務試題-第十二章物業(yè)管理檔案管理
物業(yè)管理師物業(yè)管理實務試題匯編之第十二章物業(yè)管理檔案管理
一、單項選擇題(備選項中有1個符合題意)
1.以下關于檔案的說法,不正確的是()。
a檔案是歷史的原始記錄
b檔案是該原始記錄的信息內容
c檔案是經過歸檔保存的原始記錄及其載體
d施工圖紙在工程竣工驗收之前,是正在使用的文件,它既是原始記錄,也是檔案
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對檔案定義的理解。有關內容可參見教材第178頁。
2.能夠較好地保持文件在內容方面的聯(lián)系,使內容相同或相近的文件集中在一起的檔案分類方法是()。
a月度分類法b年度分類法c事件分類法d組織機構分類法
【答案】c
【解析】本題考查的是考生對檔案分類方法的理解和掌握。有關內容可參見教材第178頁。
3.物業(yè)承接查驗期的基礎資料檔案不包括以下哪項內容()
a物業(yè)及其附屬設施設備的權屬文件
b物業(yè)及其附屬設施設備的技術文件
c物業(yè)及其附屬設施設備的驗收文件
d日常物業(yè)管理文件
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)承接查驗期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關內容可參見教材第180頁。
4.關于物業(yè)管理檔案的保存與安全,說法不正確的是()。
a某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的,應當從相互關聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限
b房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案,保存期限為設備的使用年限
c檔案損壞有人為的原因和自然的因素
d檔案的安全包括:檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復制、查閱和傳播
【答案】b
【解析】本題考查的是考生對檔案管理要求的理解和掌握。有關內容可參見教材第184―186頁。
5.關于物業(yè)管理企業(yè)信用檔案,說法不正確的是()。
a物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建立范圍是所有物業(yè)管理企業(yè)和物業(yè)管理師等執(zhí)(從)業(yè)人員
b建設部負責全國一級和二級資質物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理
c地方物業(yè)管理行政主管部門負責二級資質以下物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理
d建設部信息中心負責物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)建設的技術支持和系統(tǒng)運行與維護管理工作
【答案】b
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的理解和掌握。有關內容可參見教材第186~187頁。
6.不屬于物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄內容采集途徑的是()。
a通過政府部門、協(xié)會采集
b通過物業(yè)管理企業(yè)、執(zhí)(從)業(yè)人員采集
c通過中介機構及社會公眾采集
d通過口頭方式采集
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄內容的采集途徑的理解和掌握。d選項是采集方式,因此,是錯誤的。有關內容可參見教材第192頁。
7.物業(yè)承接查驗期檔案的索取對象是()。
a建設單位b施工單位c監(jiān)理單位d早期介入的物業(yè)管理企業(yè)
【答案】a
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)承接查驗期檔案的收集與整理中物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集的范圍的理解和掌握。此階段檔案收集的索取對象較單一,主要是建設單位。有關內容可參見教材第180頁。
8.日常物業(yè)管理企業(yè)檔案的收集范圍不包括的是()。
a設備設施運行記錄
b設備設施維修養(yǎng)護記錄
c工程竣工驗收記錄
d物業(yè)服務記錄
【答案】c
【解析】本題考查的是考生對日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理的理解和掌握?！肮こ炭⒐を炇沼涗洝笔窃凇拔飿I(yè)承接查驗期”收集的檔案。有關內容可參見教材第182頁。
9.關于物業(yè)檔案保存注意事項說法不正確的是()。
a物業(yè)承接查驗期和人住收集的檔案資料保存管理和安全十分重要
b房屋共用部分和共用設施設備的監(jiān)測、檢修與運行檔案的真實性和保存期限應明確規(guī)定
c設備檢修與運行記錄檔案保存期限一般不低于該設備使用年限的2倍
d所有設備運行和維護檔案應有一個銷毀的管理方案和程序
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理檔案的保存和安全的理解和掌握。d選項是錯誤的,教材講的是“小型設備的運行和維護記錄檔案’’應有銷毀的管理方案和程序。有關內容可參見教材第184~185頁。
10.下列檔案損壞屬于自然因素是()。
a遺失
b榻壞
c被盜
d墨跡的自然消失
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理檔案的損毀的理解。有關內容可參見教材第185~186頁。
11.關于物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的投訴處理,說法不正確的是()。
a物業(yè)管理企業(yè)信用檔案應當接受社會公眾的網上投訴
b投訴信息轉給被投訴企業(yè)后,被投訴企業(yè)應在20天內將處理意見反饋給信用檔案管理部門
c反饋意見應由當?shù)匚飿I(yè)管理行政主管部門簽章
d無正當理由不按期反饋的,可作為不良記錄計人企業(yè)或執(zhí)(從)業(yè)人
員的信用檔案并進行公示
【答案】b
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的投訴處理的理解和掌握。b選項是錯誤的,教材講的是15天。有關內容可參見教材第184~185頁。
二、多項選擇題(備選項中有2個或2個以上符合題意)
1.物業(yè)管理檔案包括以下哪些內容()。
a物業(yè)權屬資料、技術資料和驗收文件
b業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權屬檔案資料、個人資料
c物業(yè)運行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務記錄
d物業(yè)管理公司行政管理及物業(yè)管理相關合同資料
e國家及地方行政管理部門的相關規(guī)定
【答案】a b c d
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理答檔案內容的理解和掌握。有關內容可參見教材第178頁。
2.物業(yè)管理常用的檔案分類方法有哪些()。
a月度分類法b季度分類法c年度分類法d事件分類法
e組織機構分類法
【答案】c d e
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理檔案的分類方法的理解和掌握。有關內容可參見教材第178~179頁。
3.物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案收集范圍包括以下哪些內容()。
a權屬資料檔案
b技術資料檔案
c物業(yè)運行記錄檔案
d驗收文件檔案
e業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權屬檔案
【答案】a b d
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)承接查驗期物業(yè)管理檔案的收集范圍的理解和掌握。有關內容可參見教材第180~181頁。
4.關于物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序說法正確的是()。
a物業(yè)人住期的資料檔案收集與入住期物業(yè)管理工作密切相關,須同步進行
b應設立檔案資料收集整理工作小組,由該小組專責進行檔案資料的收集和整理
c專責工作小組應按照業(yè)主權屬資料、業(yè)主(或物業(yè)使用人)個人資料檔案分組,并確定各自檔案資料的收集范圍、相關表格和收集程
d將相關的權屬資料和個人資料的復印件作為檔案資料保管
e在檔案資料收集后,應及時整理并歸檔
【答案】a b c e
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序的掌握。只有d選項是不準確的,應為“與原件核對后的復印件”作為檔案資料保存。有關內容可參見教材第182頁。
5.關于el常物業(yè)管理期檔案的收集與整理,說法正確的是()。
a日常物業(yè)管理期檔案主要是權屬資料檔案、技術資料檔案和驗收文件檔案
b物業(yè)運行記錄檔案的收集范圍包括:建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案
c物業(yè)維修維護記錄檔案的收集范圍包括:建筑物維修維護記錄檔案和設施設備維修維護記錄檔案
d手續(xù)辦理完畢的文件,應由承辦單位或個人保存,一年后向檔案部門移交
e日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案
【答案】b c e
【解析】本題考查的是考生對日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關內容可參見教材第182~183頁。
6.物業(yè)管理檔案管理中,紙介質檔案常用的檢索工具有()。
a目錄式檢索工具
b簿式索引檢索工具
c電子目錄檢索工具
d卡片式檢索工具
e指南式檢索工具
【答案】a b d e
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理檔案的檢索的理解和掌握。c選項是錯誤的,紙介質檔案常用的檢索工具沒有這一項。有關內容可參見教材第183頁。
7.以下屬于物業(yè)管理紙介質檔案提供利用的方式的有()。
a檔案室閱讀
b外借光盤
c制作副本
d向查閱者提供檔案的專業(yè)知識
e向查閱者提供檔案索引的方法
【答案】a c d e
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理檔案中紙介質檔案的檢索的理解和掌握。b選項是錯誤的,紙介質檔案中不含有光盤。有關內容可參見教材第183―184頁。
8.關于物業(yè)管理檔案的保存與安全,說法正確的是()。
a某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的,應當從相互關聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限
b房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案,保存期限為設備的使用年限
c檔案損壞有人為的原因和自然的因素
d檔案的安全包括:檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復制、查閱和傳播
e小型設備的運行和維修記錄檔案應長期保存
【答案】a c d
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)管理檔案的保存和安全的理解和掌握。有關內容可參見教材第184~185頁。
9.物業(yè)承接查驗期其物業(yè)管理檔案收集主要包括()。
a權屬資料檔案
b建設單位的資料檔案
c驗收文件檔案
d業(yè)主使用人檔案資料
e技術資料檔案
【答案】a c e
【解析】本題考查的是考生對物業(yè)承接查驗期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關內容可參見教材第180頁。
三、案例題
1.張先生于2002年購買了一套某花園式住宅的配套底商。人住時,小區(qū)尚未全部竣工。急于用底商開餐廳的張先生沒有追究工程的不完善,草草接收了房屋,餐廳也隨即開業(yè)。由于在其后對房屋
的使用中,張先生對房屋以及物業(yè)管理存在諸多不滿,除人住時交了一年物業(yè)費外,3年內沒有向物業(yè)公司交過任何費用。截止到2004年底,張先生已經拖欠物業(yè)費、水電費、取暖費20多萬元。在多次催繳無效的情況下,物業(yè)公司將張先生告上了法庭。經過調查審理和法院調節(jié),張先生對物業(yè)費和取暖費沒有異議,但對水電費不能認同。原因是:物業(yè)公司不能提供由張先生簽字確認的水電費的起始數(shù)字依據。最終,物業(yè)公司損失了水電費總額的20%。請問法院這樣判決是否恰當在此案例中,物業(yè)公司的錯誤在哪里
【答案】(1)法院對此進行的判決比較合理,因為物業(yè)公司不能提供水電費的起始表數(shù),按照正常的慣例推理,物業(yè)公司交付給業(yè)主的水電表均不可能為“零起始”。同時張先生也不能提供已交費的證據。根據公平的原則及法官的自由裁量權,法院支持物業(yè)公司收取張先生80%的水電費較為合理。
(2)物業(yè)公司為代收取水電費的主體,應做好相關的準備工作。此案中物業(yè)公司沒有及時對張先生所購買房屋的原始水電表數(shù)與張先生進行書面確認。為以后的收取工作留下隱患。
2.如果你是某物業(yè)公司的檔案管理員,負責檔案的保存工作,請說明檔案保存應注意的事項有哪些
【答案】(1)物業(yè)承接查驗期和人住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎資料檔案,是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎性的檔案,它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部位和共用設施設備的檢測、檢修和運行記錄檔案,在分析房屋主體安全、設備運行狀況和事故分析中有時起著十分關鍵性的作用,因此這類檔案的真實性和保存期限應有明確規(guī)定,一般不能低于設備的使用年限的2倍。
(3)各類小型設備的運行和維護記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大,這部分檔案的保存期較短。這類檔案應有一個銷毀的管理方案和程序,以騰出空間,避免檔案室空間被無謂占用。
3.如果你是某物業(yè)公司的管理人員,分管檔案管理工作,請說明物業(yè)管理企業(yè)信用檔案管理工作的目標和要求。
【答案】目標:以物業(yè)管理電子政務系統(tǒng)、物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會自律管理系統(tǒng)和企業(yè)經營管理系統(tǒng)為基礎,形成覆蓋物業(yè)管理行業(yè)所有企業(yè)及執(zhí)(從)業(yè)人員的信用檔案系統(tǒng),并通過中國住宅與房
地產信息網實現(xiàn)各級物業(yè)管理行政主管部門、行業(yè)協(xié)會網站的互聯(lián)互通。
要求:(1)各級物業(yè)管理部門要提高認識,加強領導,積極組織、指導和推動物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)的建設工作。
(2)擴大物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的覆蓋面。
(3)保證物業(yè)管理信用檔案系統(tǒng)信息的全面、準確。
(4)及時做好信用檔案記錄信息的更新工作。
(5)統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據平臺,保證信息傳遞暢通、資源共享。
(6)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄信息的報送、傳遞及有關事宜的聯(lián)系,主要采用電子郵件方式。
4.如果你是某物業(yè)公司的管理人員,分管檔案管理工作,請說明物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的記錄內容有哪些。
第2篇 物業(yè)管理檔案建立管理試題
第二章 物業(yè)管理檔案的建立與管理
一、單選題
228、物業(yè)中的公共設施和房屋公共部位是多個產權人共有財產,其維修養(yǎng)護費用應由( )
a、共有人按產權比例分擔 b、共有人按人口數(shù)量分
229、物業(yè)檔案資料是指人們在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的,作為( )保存起來以備查考的各種文件。
a、原始記錄 b、業(yè)主檔案 c、管理制度 d、用戶信息
230、客戶投訴記錄應每年更新,舊的記錄一般( )后可以銷毀。
a、半年 b、1年 c、2年 d、3年
231、制作房地產分幅平面圖應按照( )的比例
a、1:200 b、1:500 c、1:1000 d、1:5000
232、物業(yè)管理檔案中的( )是指在物業(yè)管理活動過程中形成的各種文字資料
a、圖 b、表 c、檔 d、冊
233、物業(yè)管理檔案中( )的特點是內容濃縮,檢索方便。
a、圖 b、表 c、卡 d、冊
234、一個有序的物業(yè)管理資料庫是一個完整的( )。
a、樹形圖 b、菱形圖 c、矩形圖 d、環(huán)形圖
235、在管理檔案的各個環(huán)節(jié)中,( )的重點是去偽存真,留下物業(yè)管理有用的資料。
a、收集 b、整理 c、歸檔 d、利用
236、歸檔就是按照資料本身的( )進行科學地分類與保存。
a、大小順序 b、字母排列 c、內在規(guī)律 d、圖表卡冊
237、物業(yè)資料歸檔要做到( )。
a、去偽存真 b、盡可能完整 c、盡可能準確 d、十清
二、多選題
238、在物業(yè)管理工作中,用戶檔案的建立與管理是通過( )完成的。
a、收集檔案資料 b、分類存檔 c、建立管理制度 d、建立使用制度
239、檔是物業(yè)管理檔案資料的主要成分,包括( )。
a、房屋接管驗收記錄 b、房屋分戶平面圖 c、管理合同副本 d、房屋產權證副本
240、物業(yè)檔案資料的作用有( )。
a、制約作用 b、憑證作用 c、參考作用 d、協(xié)調作用
241、物業(yè)檔案資料是( )
a、銷售、出租物業(yè)時的憑證 b、前期建設開發(fā)成果的記錄 c、實施物業(yè)管理時工程維修和配套發(fā)行的依據 d、更換物業(yè)管理企業(yè)是必須移交的內容之一
242、計算機在物業(yè)管理中的應用包括( )。
a、編輯、處理、打印、保管各種文書和資料 b、制作規(guī)劃設計圖紙,存儲各項基礎資料 c、確保物業(yè)具備正常的使用功能 d、建立網絡,溝通信息,實現(xiàn)資料、設備共享
243、有物業(yè)管理系統(tǒng)中的計算機技術主要用于( )等方面。
a、電子數(shù)據處理 b、管理信息系統(tǒng) c、決策系統(tǒng) d、消防系統(tǒng)
三、判斷題
244、( )房地產的權屬登記和產權備案是物業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)。
245、( )在對物業(yè)管理檔案進行分類時,通常是采用一種方法比較好。
246、( )檔案資料的建立主要抓住收集、整理、歸檔、利用四個環(huán)節(jié)。
247、( )使用電子數(shù)據處理技術不僅可以節(jié)省人力、物力,而且使管理工作更加科學化、規(guī)范化和現(xiàn)代化,從而提高服務水平。
第3篇 住宅項目物業(yè)管理檔案建立方案
住宅項目物業(yè)管理檔案建立方案
1、物業(yè)檔案建立的內容
業(yè)主入伙資料
業(yè)戶家庭資料
業(yè)戶聯(lián)系電話
包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等。
業(yè)戶室內裝修管理資料
包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等。
業(yè)戶日常維修資料
包括:維修、維修回訪等記錄情況。
業(yè)戶反饋資料
包括:服務質量回訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。
2、物業(yè)檔案管理的具體措施
業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。
(1)業(yè)戶檔案的收集
物業(yè)設立檔案室,建立相應規(guī)章制度,對業(yè)戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行業(yè)戶一戶一檔。
(2)業(yè)戶權籍資料管理
從業(yè)戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態(tài)反映業(yè)戶權籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務。
(3)業(yè)戶檔案的整理
各個業(yè)務范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。
(4)業(yè)戶檔案的歸檔
___華庭住宅小區(qū)管理處的業(yè)務接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。
(5)檔案的利用
為業(yè)戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。
(6)業(yè)戶檔案的管理
業(yè)戶檔案的使用應有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。業(yè)戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。
第4篇 物業(yè)管理檔案建立與管理
物業(yè)管理檔案的建立與管理
1.資料收集
資料的收集堅持內容豐富的原則,根據實體資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要和服務的角度出發(fā),擴大信息的收集來源,從時間上來講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業(yè)構成的全部,大到房屋本體公共設施,小到花草苗木都應有詳細的資料。
2.資料分類整理
(1)分辨真?zhèn)巍?/p>
(2)分類排序。
(3)組編檔號。
(4)裝訂精美。
3.檔案資料管理
(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。
(2)采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。
(3)建議盡可能的采用電腦儲存,便于查找調用,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。
(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負責,應做到保管、保密,工作細致;如有破損,應及時修補。
(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質的“三防”標準。
第5篇 項目物業(yè)管理檔案管理制度（7）
項目物業(yè)管理檔案管理制度(七)
一.物業(yè)管理檔案建立與管理規(guī)定:
1.項目的檔案資料規(guī)定由管理處總物業(yè)經理負責監(jiān)督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業(yè)驗收檔案、圖則、業(yè)主及用戶資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經總物業(yè)經理許可,他人不得動用。
3.物業(yè)檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業(yè)檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業(yè)檔案在歷任總物業(yè)經理調職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續(xù),經確認后方可離任。
6.物業(yè)檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閱、復印專管部分檔案資料的,需經物業(yè)總物業(yè)經理書面確認,如有違反的做泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況,對不符合要求的保管責任人將做適當處分。
9.物業(yè)檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業(yè)管理有重大影響及損害物業(yè)和公司利益的,管理處將視情節(jié)輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
