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體系如何搭建
公司檔案統(tǒng)計制度的構(gòu)建始于明確目標。我們要設立一套系統(tǒng)，它既要滿足合規(guī)性需求，又要促進工作效率。首要步驟是識別關鍵業(yè)務流程，分析其中涉及的文件流轉(zhuǎn)和信息管理。接著，定義檔案分類標準，確保數(shù)據(jù)的有序和易檢索。此外，制定詳細的記錄創(chuàng)建、存儲、訪問和銷毀流程，以保證檔案的安全和完整。
體系框架
制度框架應包括以下幾個核心部分：政策聲明，詳細闡述檔案管理的宗旨和原則；職責分配，明確各部門和個人在檔案工作中的角色；操作規(guī)程，規(guī)定具體的工作流程和標準；監(jiān)控與評估機制，用于定期審查制度執(zhí)行情況。此外，還要設定應急預案，應對可能的數(shù)據(jù)丟失或損壞。
重要性和意義
檔案統(tǒng)計制度不僅確保了企業(yè)信息資源的安全，也是法規(guī)遵從性的體現(xiàn)。它能提高工作效率，通過標準化流程減少錯誤和延誤。更重要的是，良好的檔案管理能為企業(yè)決策提供準確、及時的信息支持，促進戰(zhàn)略規(guī)劃的實施。然而，制度的效力在于執(zhí)行，員工的培訓和意識提升是其成功的關鍵。
制度格式
公司檔案統(tǒng)計制度的格式應清晰、一致。建議采用標題-子標題結(jié)構(gòu)，以便快速定位信息。內(nèi)容部分，條款應簡潔明了，避免復雜的法律術語，以確保所有員工都能理解。每項規(guī)定后最好附有實例或說明，以增強可操作性。定期更新制度，反映業(yè)務變化和技術進步。
請注意，制度的制定是一個動態(tài)過程，需要不斷調(diào)整和完善。在實踐中發(fā)現(xiàn)問題，應及時反饋，以便于我們持續(xù)優(yōu)化檔案統(tǒng)計制度，更好地服務于公司的運營和發(fā)展。
公司檔案統(tǒng)計制度-6范文
第1篇 公司檔案統(tǒng)計制度-6
公司檔案統(tǒng)計制度6
為了有效管理公司的全部檔案,維護檔案的完整與安全,充分發(fā)揮檔案的作用,做到家底清、情況明、數(shù)據(jù)準確,更好地掌握和研究檔案工作開展的狀況、變化規(guī)律,從而總結(jié)經(jīng)驗,改進工作,不斷地提高檔案工作水平,特制訂本制度。
第一條綜合檔案室對接收的文件資料,要辦理交接手續(xù),列出文件資料清單,一式兩份,雙方簽字,各存一份,以備檢查和統(tǒng)計。
第二條對接收的文件材料,應整理歸檔,編制檔案目錄,以案卷(件)為單位統(tǒng)計檔案現(xiàn)存總數(shù)量。
第三條檔案保管狀況的統(tǒng)計,對遺失損壞的檔案要記錄數(shù)量和原因。
第四條每月進行一次檔案提供利用的統(tǒng)計,內(nèi)容包括借閱檔案人次、卷(件)數(shù),復印檔案的數(shù)量,利用目的和效果。
第五條每年統(tǒng)計年度檔案的歸檔情況,內(nèi)容包括各類檔案的歸檔情況,庫房及設備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。
第六條每年對歸檔檔案進行綜合匯總統(tǒng)計,主要有檔案總數(shù)量,各類檔案的數(shù)量,庫房及設備的增置情況,檔案人員變更情況,提供檔案利用的人次、卷數(shù),編研檔案資料的數(shù)量等。
第七條按上級主管部門(檔案行政部門)的要求填好統(tǒng)計報表并及時上報。
第2篇 物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫
一、重視檔案資料的整理及管理工作,設置專職人員進行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標責任”要求,按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案,指派檔案管理人員詳細分類,進行歸檔。
三、檔案資料員工作職責
1、負責做好收件登記、編號、運轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時、正確地辦理各種資料的動態(tài)注記。
3、按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔,分類要準確,裝訂要工整,符合立卷標準。
4、及時制訂工作計劃和做好年終總結(jié),特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀律。
6、妥善保管好各類檔案資料,嚴厲杜絕由于個人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要,需查閱有關房產(chǎn)資料,按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務所要有關了解當事人資料的,同樣按其介紹信并出示“聘請律師合同書”為準,由資料員代為查閱,并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復。
第3篇 地產(chǎn)公司檔案室管理制度
地產(chǎn)公司檔案室管理制度
一，認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，以及其他有關檔案管理工作的規(guī)定。
二，各種檔案必須科學管理，存放有序，查找方便。
三，嚴格執(zhí)行保密制度，做好檔案安全保密工作。
四，凡已入檔的各類檔案，統(tǒng)一分類登記、科學管理，妥善存放，并制定案卷目錄等索引查詢工具。
五，對收來的檔案要辦理好交接手續(xù)，及時登記、分類、對號入座，檔案資料要經(jīng)常核對，做到賬簿相符。
六，非檔案工作人員未經(jīng)許可，不得擅自進入檔案室。
七，做好防火、防水、防潮、防盜、防有害生物、防塵、防光、防高溫等工作，定期檢查保管情況，確定檔案室的安全，做好無丟失、無霉變、無蟲蛀、無差錯。
八，本單位人員借閱檔案室須經(jīng)領導同意后辦理借閱登記簽字手續(xù)。并注明歸還日期，方可借閱。
九，外單位借閱檔案，須持單位介紹信，注明利用目的，經(jīng)領導同意，才能借閱。
十，檔案管理員每周對管理的檔案進行細致的賬簿核對，及時催促外借檔案的歸檔。
第4篇 物業(yè)管理公司人事檔案管理制度-8
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)
第一章總 則
第一條為加強公司員工的人事檔案管理,使公司人事檔案得到有效保護和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關規(guī)定,特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料,是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù),是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務:
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;
4、通過人事檔案了解熟悉員工,為人事工作提供情況;
5、逐步實現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學化和現(xiàn)代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務部負責。
第二章 人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔,是公司綜合服務部與其他各部門的共同任務,必須按照有關規(guī)定,互相配合,認真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍,嚴格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個人簡歷。
3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。
4、各類證書復印件、原件:(包括:①學歷證書復印件;②各類資格證書復印件;③身份證復印件;④職務聘免復印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復印件>、擔任社會職務情況<原件或復印件>等)。
7、承諾書、勞動合同(應做到文本齊全完整,時間連續(xù)及時)、各類因公出國協(xié)議或培訓協(xié)議、擔保書等。
8、各類審批材料(復印件,包括⑴應聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>,辭職批復;⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個人年度工作總結(jié)或述職報告、各類培訓總結(jié)、培訓成績、出國培訓總結(jié)等)。
第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整,印章手續(xù)完備,且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復寫紙書寫。
第九條形成員工人事檔案材料的部門,在形成正式材料后的一個月內(nèi),負責按要求把應歸檔的材料送交綜合服務部歸檔。
第十條 公司綜合服務部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時,要及時通知形成檔案材料的部門,補送材料或補辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理。
第十一條 員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應歸檔的材料。同時,要熟悉收集歸檔工作的各項規(guī)定,對收集到的材料,認真鑒別,嚴格把關,及時入卷歸檔。
第十二條 形成員工人事檔案材料的部門,向公司綜合服務部送遞材料時,如其他檔案管理部門也需要收集歸檔,則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量,必要時協(xié)商聯(lián)系,以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章 人事檔案的保管
第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務部設專人妥善保管,不得泄密。
第十三條 員工人事檔案應存入保險柜,有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條 檔案管理人員應對保管的檔案逐一登記編號,并每年進行一次檢查、核對,防止錯放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題,應及時查找并采取措施,以保證檔案的完整和安全。
第十五條 檔案移交要填寫清單,交接雙方應共同清點并簽字留據(jù)。
第十六條 嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其它后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴肅處理。
第十七條 檔案管理人員調(diào)動時,必須嚴格履行交接制度,未交接清楚,不得離去。
第十八條 建立堅固、安全的庫房,配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。
第十九條 檔案庫房是機要重地,無關人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。
第二十條 逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。
第四章 人事檔案的查閱和借用
第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案,經(jīng)公司綜合服務部總經(jīng)理同意,辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務部總經(jīng)理批準后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借,確因特殊情況必須外借時,應寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準同意方可。
第二十三條 查閱或借用員工檔案,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應由檔案工作人員與原文核對無誤后,寫明材料出處和時間,并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料,不得向無關人員談論或泄露員工檔案內(nèi)容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評教育甚至紀律處分。
第五章 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十四條 員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應具有高度的責任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過程上,要認真細致,有條有理,切不可匆忙、馬虎,防止出現(xiàn)絲毫的差錯。
第二十五條 人員內(nèi)部調(diào)動,檔案轉(zhuǎn)遞要做到檔隨人走,公司綜合服務部應將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。
第二十六條 檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》,并通過機要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取,嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的,公司綜合服務部應拒絕接收。
第二十七條 轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出,不能分批轉(zhuǎn)出。
第二十八條 對轉(zhuǎn)進的檔案在核對無誤后,及時將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。
第二十九條 對違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定,造成檔案丟失或發(fā)生抽取,更換材料等問題的要追究、當事人和有關管理人員的責任。
第六章
附 則
第三十條本制度由綜合服務部負責解釋。
第5篇 科技公司檔案管理制度
某科技公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強公司文書檔案、聲像資料的管理工作,保證文書檔案、聲像資料的及時歸檔和妥善保管,特制定本制度。
第二條 公司行政部負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條 公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時歸檔,部分資料須在行政部備份。
第二章 文件資料的收集管理
第四條 歸檔范圍:
公司印發(fā)的公文。
公司的各種規(guī)章制度、實施細則、程序文件。
公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。
公司重要會議資料,包括會議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會議紀要等。
上級機關發(fā)來的與公司有關的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計劃等文件資料。
公司對外的正式發(fā)文及與有關單位來往的文書及傳真。
公司重要的技術資料、供應商檔案資料、客戶資料等。
公司管理人員的任免文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。
公司所有員工的考核與培訓資料。
公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報、照片(及底片)、錄音、錄像等。
公司及產(chǎn)品的獲獎證書。
第五條 資料承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)批準的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。
第七條一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的重要文件資料,由此項工作的負責人收集并交行政部歸檔保管。
第八條公司員工外出參加培訓、學習、考察、調(diào)研等公務活動,必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。
第九條各部門須有一名檔案管理人員,認真執(zhí)行定期歸檔制度。
第三章 歸檔管理
第十條檔案管理人員應根據(jù)公司的業(yè)務及工作現(xiàn)狀,編制案卷類目 。案卷類目的條款必須簡明確切,并編上明細名稱。
第十一條 檔案管理人員應及時將文件資料按照案卷類目放入文件夾內(nèi),對號入座。
第十二條 在歸檔的文件資料中,應將每份文件的正件與附件、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開。
第十三條 對于重要的聲像類資料,檔案管理人員應在卷首附上文字說明,包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)。
第四章 附則
第十四條 本制度由公司行政部負責解釋。
第十五條 本制度自頒布之日起施行。
第6篇 公司檔案管理制度
公司檔案管理制度
1、公司檔案工作實行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2、公司檔案業(yè)務歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國家有關規(guī)定,以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規(guī)定做好工作,負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關企業(yè)須保留的,綜合處保存復印件。
4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務活動中的有關請示報告及上級領導批復,屬付款性質(zhì)的,由財務處保存原件;屬人事問題的,由勞資員保存原件;屬工程項目的,由工程處保存原件。其他重要報告,在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的,連同有關資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,主管經(jīng)理保存一份,財務處及業(yè)務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由財務處保存原件。
7、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房,各處、部門應根據(jù)保存檔案數(shù)量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。
4、檔案要分類,分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保管期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料,須經(jīng)檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料,屬借閱部門經(jīng)辦的,由部門負責人批準;借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料,須經(jīng)綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)綜合處處長批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準。
5、借出檔案時,應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
第7篇 g公司人事檔案管理制度
1、目的:規(guī)范人力資源檔案管理,為公司提供準確的人力資源信息。
2、范圍:全體員工
3、責任者:總經(jīng)理辦公室
4、程序:
4、1責任區(qū)分
總經(jīng)理辦公室
4、1、1公司總經(jīng)理辦公室要有兼職檔案管理員,專門負責公司各種檔案管理工作,就此工作對人事助理負責。
4、1、2檔案管理員負責員工檔案的調(diào)入、調(diào)出、建立、保存、使用、托管等工作。
4、1、3檔案管理員要按歸檔材料要求,及時、準確收集員工檔案材料所需信息,錄入個人檔案中。
4、1、4人事專員、檔案管理員有權要求員工按時上交、補齊個人檔案材料。
4、1、5在公司條件允許的情況下,逐步建立員工電子檔案。
員工責任:
4、1、6公司正式員工都必須向公司提供準確的個人信息。
4、1、7部門助理以上及個別關鍵崗位員工的個人信息,要由總經(jīng)理辦公室專門調(diào)查核實。
4、1、8對惡意提供個人虛假信息的員工,一經(jīng)查實,一律作辭退處理。
4、1、9員工個人原有人事關系檔案可由個人或公司協(xié)助調(diào)入,委托人才交流中心代為保管。
4、1、10員工個人信息發(fā)生變化,必須在15個工作日內(nèi)報告總經(jīng)理辦公室,以便及時更改。
4、2檔案建立
4、2、1正式員工必須建立統(tǒng)一的基礎檔案,基礎檔案包括:應聘登記表、員工履歷表(主管以上員工)、各種證件(身份證、戶口本、學歷證、學位證、職稱證、駕駛證、上崗證)復印件、近期一寸正面彩照、體檢表、健康證。
4、2、2員工檔案后續(xù)內(nèi)容包括:轉(zhuǎn)正定級表、勞動合同、任免表、年度體檢表、入黨、團登記表、獎懲表、培訓記錄、年度考核表及其他內(nèi)容異動表(姓名、民族、學歷、職稱、崗位、薪資、家庭住址、電話號碼、婚姻、證明人、擔保人)。
4、2、3員工個人檔案材料的收集,屬于在公司工作期間發(fā)生的材料由檔案管理員直接收集歸檔,個人認為需歸檔的材料,交由人事專員辨析確認簽字后歸檔。
4、3檔案管理
4、3、1員工人事關系檔案一律交由省、市人才交流中心托管,公司可報銷50%檔案托管費。因個人原因不按規(guī)定辦理托管造成死檔的,后果自負。
4、3、2正式員工在公司的人力資源檔案一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
4、3、3員工個人檔案不得帶出檔案室,查閱檔案資料只能在檔案管理員在場的情況下進行。
4、3、4加、減、改動員工檔案信息須經(jīng)總辦主任審查同意方可進行。
第8篇 某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關網(wǎng)絡、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
第9篇 物業(yè)公司檔案管理制度怎么寫
一、公司檔案由出納統(tǒng)一管理,各部門需要的檔案可申請復印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業(yè)名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀要、決議,重大業(yè)務合同函件、會議紀要、a級財務資料(財務報表、驗資報告、重要函件)、資產(chǎn)類權證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻。
b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。
四、原則上所有資料應以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;
卷內(nèi)文件應把正文和底稿、文件和 、請示和批復放在一起,卷內(nèi)頁號一律在右下角。
六、案卷裝訂前應拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;
紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應附上抄件,案卷標題要標明相關署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;
用鋼筆書寫,字跡端正。
七、案卷按機構(gòu)、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。
九、每年定期對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題應及時采取補救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)公司總經(jīng)理審批,財務資料同時須經(jīng)財務經(jīng)理審批,辦理借閱手續(xù),a級檔案須由總經(jīng)理批準方能借閱;
b級檔案由副總經(jīng)理批準借閱。
十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現(xiàn)場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
否則,將追究當事人責任;
如確需復印、摘抄等須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應立即報告領導處理。
十四、對摘抄卷內(nèi)檔案,應經(jīng)總經(jīng)理同意。
對摘抄的材料應進行審查、簽章。
第10篇 公司檔案管理制度-范文
一、 文書檔案歸檔制度
1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現(xiàn)象。
4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應留有書面材料存檔。
5.凡歸檔的文件必須留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6.重要文件如部門需用可進行復印,但原件必須歸檔。
7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、 專職檔案工作人員崗位責任制
1.認真學習專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責,自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。
3.負責公司有關部門檔案工作監(jiān)督指導、業(yè)務培訓工作。
4.負責檔案庫房各項制度的落實。
5.積極提供檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認真總結(jié)經(jīng)驗,為領導決策和機關各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務。
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1. 各部門配備一名兼職檔案員,負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務,工作認真負責,把好案卷質(zhì)量關,按時完成兼管檔案的任務。
3. 兼職檔案員應于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4. 嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導。努力學習檔案業(yè)務知識,不斷提高業(yè)務水平。
四、部門立卷制度
1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2. 各部門兼職檔案員,負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負責檔案的保管工作。
2. 按照檔案管理有關規(guī)定,對各類檔案應做到存放合理,排列有序,查找方便。
3. 檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。
4. 庫房要保持清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常保持在14—24℃,相對濕度要保持在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5. 檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。
6. 庫房內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入,隨時關好庫房門窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1. 檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執(zhí)行各項制度。
2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領導批準并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。
3. 查閱檔案時,不得翻閱與查閱內(nèi)容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4. 本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。
5. 對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定,嚴肅處理并追究其責任。
七、檔案借閱制度
1. 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應自覺履行借閱手續(xù)。
2. 凡借閱檔案,需經(jīng)主管領導批準。外單位人員借閱檔案,應持單位介紹信,經(jīng)主管領導同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3. 借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4. 借閱人員未經(jīng)領導批準,不得復印、抄寫檔案資料。
5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復制的檔案材料,經(jīng)認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。
6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領導匯報,并追究有關人員的責任。
八、 其他
解釋權歸公司行政人事部。
第11篇 公司會計檔案管理制度
公司會計檔案管理制度(六)
一、為了加強檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規(guī)定》,結(jié)合本公司實際及內(nèi)部管理需要,制定本辦法。
二、會計檔案指會計憑證、會計帳簿和會計報表、會計資料備份軟盤等會計核算專業(yè)材料。
三、公司每年形成的會計檔案。應由財務部按歸檔的要求,負責整理、立卷或裝訂成冊,當年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務保管,任何人不得自行封包工保存。
四、財務部指專人以會計檔案進行妥善保管,存放有序,查找方便,同時,嚴格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和泄密。
五、保存的會計檔案,應為本單位的財會人員提供利用,非財會人員不得借閱和查看。向外單位提供利用時,須經(jīng)本單位主管領導及財務總監(jiān)簽字批準,會計檔案原則上不得借出。
六、撤消、合并時,會計檔案應隨同單位的全部檔案本并移交指定的單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
七、各種會計檔案的保管基礎,根據(jù)其特點,分階段永久,定期二類。
八、會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由財務部門提出銷毀意見。嚴格審查鑒定,編造會計檔案銷毀清冊,并報公司董事會審查,經(jīng)批準后銷毀。
九、本辦法自公布之日起執(zhí)行。
附會計檔案保管期限表:
序號檔案名稱保管年限備 注
一、會計憑證類
1原始憑證、記帳憑證、匯總憑證15年
2銀行余額調(diào)節(jié)表15年
二、會計帳簿類
3日記帳15年
其中:現(xiàn)金和銀行日記帳
4明細帳25年
5總帳15年包括日記總帳
6輔助帳簿15年
7固定資產(chǎn)卡片15年固定資產(chǎn)報廢清理后保存5年
三、會計報表類5年
8主要財務指標快報3年包括方字分析
9月、季度會計報表5年包括方字分析
10年度會計報表(決算)永久包括方字分析
四、其他類
11會計移交清冊15年
12會計檔案保管清冊25年
13會計檔案銷毀清冊25年
第12篇 地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度
地產(chǎn)公司銷售部檔案管理制度6
為規(guī)范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法;
一、檔案歸檔范圍
1、銷售合同
(1)預定書(認購書)原件;
(2)買賣合同原件;
(3)換、退房申請;
(4)房型修改申請;
(5)其他合同之補充協(xié)議。
2、客戶資料檔案
(1)來訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。
(2)簽約客戶檔案
基本資料:姓名、聯(lián)系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等;
辦理按揭及房屋產(chǎn)權證所需客戶提供的資料;
其他客戶提交之資料。
3、內(nèi)部管理檔案
(1)銷售部內(nèi)部管理檔案:各項管理制度、成文發(fā)放的管理文件
(2)銷售管理檔案
(3)各日、周、月統(tǒng)計表及報表;
(4)早晚會會議記錄。
4、內(nèi)部往來文件
(1)發(fā)往各部門間的日常函件;
(2)收到公司各部門的往來文件。
5、公司對外宣傳資料
(1)各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本;
(2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;
(3)戶外燈箱、路牌的樣稿;
(4)各類宣傳活動的錄影帶及照片。
6、房地產(chǎn)相關信息
(1)房地產(chǎn)相關法律、法規(guī)、政策、資料;
(2)各樓盤樓書;
(3)房地產(chǎn)相關信息剪報;
(4)各項目對外宣傳廣告剪報。
7、對外合同合約
(1)戶外宣傳制作合同復印件;
(2)媒體制作合同;
(3)其他與銷售部有關的合同合約。
二、歸檔及保管要求
1、嚴格按歸檔范圍對檔案進行歸檔整理;
2、檔案資料分類應清晰、全面;
3、檔案接收時要認真點、驗收,并辦理交接手續(xù)后入檔;
4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;
5、應建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。
三、檔案的借閱
檔案的借閱應有嚴格的借閱制度,必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行:
1、本部門檔案僅限本部門員工借閱;外部門借閱需出示借條,附雙方負責人許可簽字;
2、本部門員借閱,借期不超過兩天。如因需要延長借期,須出示借條并附部門負責人簽字;
3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開;
4、按期歸還,愛護所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關規(guī)定進行處理,造成重大損失者當追究責任;
四、檔案的保管
1、檔案接收時要認真清點、驗收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗收必須符合要求的,辦理交接手續(xù)方可入檔;
2、各類檔案材料,應按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管;
3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時、醒目,便于查找;
4、每年年底要對檔案庫存保管情況進行一次清理,核對以保管單位為基礎,做到賬物相符,對破損或載體變質(zhì)情況要及時采取有效措施補救。
五、檔案的剔除和銷毀
1、在整理檔案的過程中,對檔案材料要仔細甄別,對無保存價值的資料及時剔除,必要時列出剔除資料目錄提交部門經(jīng)理批示;
2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領導,經(jīng)部門批示后銷毀。
第13篇 公司文秘檔案工作制度
公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素,公司文秘檔案有哪些管理制度呢大家可以閱讀企業(yè)管理網(wǎng)整理的公司文秘檔案管理制度,僅供參考。
1.目的作用:為了加強對文秘檔案的管理,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
2.管理職責
2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查,加強對文秘檔案室的業(yè)務領導和工作實務指導。
2.2各部門所負責的部門內(nèi)部檔案資料,應有專人兼管。同樣也應執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項條款要求。
2.3文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機構(gòu),在行政管理部的領導下,其管理的主要職責為:
2.3.1制定或參與制定關于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。
2.3.2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監(jiān)督。
2.3.3負責對永久行文秘檔案向有關檔案機構(gòu)的移交工作。
2.3.4總結(jié)經(jīng)驗,改善工作方法,提高管理技能和工作效率,使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用,為經(jīng)營服務產(chǎn)生收益。
3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容3.1計劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計劃。
3.2批示性文件材料包括公司各類標準、指標,如計劃指標、考核標準、技術標準等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。
3.3法規(guī)性文件包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標準等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。
3.4公司的重大決議包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.5總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項性的各種總結(jié)報告。
3.6憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設備保養(yǎng)維護記錄,以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。3.7匯報性材料包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務報表等;公司領導在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等
3.8勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認識考勤、人才引進和培訓考核、工資核定記錄等相關資料。
3.9調(diào)研性資料包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術經(jīng)濟論證材料等。
3.10聲像制品資料包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。
3.11證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.12饋贈行資料包括上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
4.文件資料的立卷歸檔
4.1檔案的收集
4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料,均應歸檔統(tǒng)一管理,各部門應做好資料的分類立卷,至次年元月底整理歸檔;會計歸檔類在年度終結(jié)后,由財務部門編造清冊,每兩年歸檔一次。
4.1.2銀行票據(jù)由財務部立卷留存;各類報表(應收帳報表、銷售報表等)報相關領導閱后由專人回收并即刻銷毀,只財務部立卷留存。
4.1.3業(yè)務要貨計劃、往來函等業(yè)務傳真、資料由業(yè)務部立卷留存。
4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負責立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后,即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。
4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料,并及時匯總到各部門檔案管理員,員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后,應將相關資料全部移交檔案管理員。
4.2立卷歸檔的時間
4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務單位的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
4.3立卷歸檔的要求
4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的文秘檔案資料,遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式兩份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內(nèi)容表達出來,裝訂整齊、牢固,然后還要填寫備考表,注明保管期限。
4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
4.3.6立卷應以本單位形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
4.3.7立卷應以同類問題為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.3.8立卷應把上級文件于本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
4.3.10文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
4.3.11各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件,并保持其完好無損。
4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘檔案的借閱
5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人需須持介紹信,并經(jīng)公司領導批準,可查閱無密級檔案。
5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領導或原形成檔案得部門領導批準,方可借閱。
5.3文秘檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好,不得私自影印、復印、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標語,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀,酌情處罰。
5.4對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采取復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制文件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制件不會有誤。
5.5必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。
5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
5.7借閱文秘檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。
6.文秘檔案保密要求
6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、秘密三級。
6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領導批準。
6.4有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領導批準。
6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
6.6外來參觀人員,統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密,應根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。
6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
7.超期檔案的銷毀
7.1對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報分管副總批準后,按規(guī)定銷毀。
7.2經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
7.3銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
行政管理制度范本
第14篇 某物業(yè)管理公司人事管理制度--檔案制度
物業(yè)管理公司人事管理制度--檔案制度
一、人事檔案是全面、準確地反映人力資源狀況的歷史記錄,人力資源部統(tǒng)一負責全公司人事檔案的建立、利用、保存等管理工作。
二、人事檔案實行以人立卷,所有員工從進入本公司之日起,即為其建立員工檔案。
三、員工檔案一般包括兩個部分,一是員工進入本公司前已經(jīng)形成的檔案材料,二是員工在進入本公司后逐漸形成的檔案材料。后者為管理的重點。
四、員工進入本公司后逐漸形成的檔案材料主要包括:應聘人員登記表、體檢表、身份證、學歷證明、特種作業(yè)操作證等證書的復印件(驗原件);勞動合同,續(xù)約合同,錄用、轉(zhuǎn)正、晉級、任免職務的命令或通知,工傷和大病鑒定及處理手續(xù),年度考核材料,獎勵、處分審批表,入黨入團志愿書及材料等。
五、應當歸入員工檔案的材料,在其形成一個月內(nèi)要進入本人的檔案案卷。
六、員工檔案的案卷要裝訂成冊,案卷封面后首頁為卷內(nèi)目錄,卷內(nèi)目錄記載、介紹卷內(nèi)檔案材料的主要內(nèi)容、形成時間、排列順序等。
七、員工檔案的存放地點和存放器具應當滿足防潮、防霉、防蛀、防失密等檔案安全要求。
八、除公司人力資源部工作人員外,借閱員工檔案要經(jīng)過人力資源部經(jīng)理批準,并辦理借閱手續(xù)。
九、檔案關系在本公司集體戶頭的員工離開本公司,員工本人必須將檔案關系轉(zhuǎn)出方可辦理離職結(jié)算。
十、失去保存價值的員工檔案,經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準予以銷毀,銷毀時做好記錄。
第15篇 s公司派遣員工檔案管理制度
某公司派遣員工檔案管理制度
為進一步健全我單位規(guī)章制度,維護單位及派遣員工的合法權益,避免糾紛產(chǎn)生,促進企業(yè)健康發(fā)展,結(jié)合實際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務派遣員工的聘用及管理,請各部門相互配合,嚴格執(zhí)行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領導、歸口管理的基本原則,檔案管理機構(gòu)對派遣員工的全部檔案實施綜合管理。
二、根本要求
檔案經(jīng)手及管理部門要維護檔案的完整與安全,便于公司對檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護檔案的有機聯(lián)系,嚴防對檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說,要努力采取科學措施,對派遣員工的檔案進行很好的管理和保護,力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強保密工作,嚴防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
三、派遣員工個人檔案的形成
嚴格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入派遣員工個人檔案,編號歸檔。檔案材料根據(jù)不同應聘崗位的要求包括以下項目:
1.應聘登記表;
2.筆試成績表及面試評價表;
3.體測表;
4.體檢表;
5.培訓登記表;
6.考核登記表;
7.社會保險個人信息采集表;
8.派遣員工告知書;
9.無犯罪記錄證明(聲明);
10.個人承諾書;
11.勞動合同及補充協(xié)議原件;
12.派遣員工手冊簽收憑證(公司聯(lián));
13.個人身份信息、學歷證書、資格證書、職稱證明等材料復印件;
14.員工離職相關材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關的書面文件。
四、檔案管理
1.管理部門
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統(tǒng)一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前,要對歸檔材料進行鑒別,按照材料的屬性、內(nèi)容、編號確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時要對材料的真實性進行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領導審核批準后方可,特殊情況下須經(jīng)董事長審批,并進行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實情況后,可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時歸還所借檔案,檔案管理人要及時催還,必要時為其續(xù)辦延長借閱手續(xù),并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時要核實檔案材料,并在檔案歸還時核對材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應及時向分管領導匯報。
4.檔案的保存和銷毀
4.1.檔案管理人員不得對檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴格保密,不得擴散。
4.2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存,對于已辭(退)職派遣員工的個人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時須經(jīng)公司領導批準,并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開始實施,在實施過程中應結(jié)合實際情況不斷進行完善,重新編輯或編制補充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。
第16篇 公司檔案管理制度-5
公司檔案管理制度5
第一章管理部門
第一條管理部門。
(1)文書結(jié)案后,原稿由各文書管理部門歸檔,經(jīng)辦部門視實際需要留存復印件。如為特殊案件因業(yè)務處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存,文書管理部門以復印件歸檔,原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回復印件。
(2)各公司檔卷分類目錄及編號原則,由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制訂管理;總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定、報送總管理處總經(jīng)理室。
第二章整理與分類
第二條文件點收。
文件結(jié)案移送歸檔時,依如下原則點收。
(1)檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應即追查、歸入。
(2)文件應有管理部門主管的簽認。
(3)文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應立即退回,由經(jīng)辦部門補辦。
(4)與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經(jīng)辦部門。
(5)有價證券或其他貴重物品,應退回經(jīng)辦部門,經(jīng)辦部門應送指定保管部門簽收后,文件送歸檔。
第三條文件整理。
點收文件后,應依下列方式整理。
(1)中文豎寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
(2)右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
(3)文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。
第四條檔案分類。
(1)檔案分類應視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。檔案先以部門別區(qū)分,然后依案件性質(zhì)分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
(2)檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多,前款三級不夠用時,可在第三級之后另增第四級細類。如案件不多,亦可僅使用部門及大類或小類兩級。
(3)同一小類(或細類)的案件以裝訂于一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不夠用時,可分為兩個以上的檔夾裝訂,并于小類(或細類)之后增設卷次編號,以便查考。
(4)每一檔夾封面內(nèi)頁應設目次表,案件歸檔時依序編號、登錄,并以每一案一個目次編號為原則。
(5)檔號的表示方式為a1a2-b1b2-c1c2-d1-e1e2,其中a1a2為經(jīng)辦部門代號,b1b2為大類號,c1c2為小類號,d1為檔卷卷次,e1e2為檔案目次。
第五條檔案名稱及編號。
(1)檔案各級分類應命名,其名稱應簡明扼要,以能充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則,且有一定范疇,不宜籠統(tǒng)含混。
(2)各級分類、卷次及目次的編號,均以阿拉伯數(shù)字表示,其位數(shù)使用視案件多少而定。
(3)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。
(4)檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔,以備將來組織擴大或業(yè)務增加時,隨時增補。
(5)檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定,不宜任意修改,如確有修改必要,應事先研究,并編制新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。
第六條檔號編列。
(1)案件如系新案,應就檔案分類編號表,查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。
(2)案件如可歸屬前案,應查明前案的檔號,予以同號編列。
(3)檔號以一案一號為原則,遇有一案件敘述幾件事情或一案歸入多類者,應先確定其主要類別,編列檔號。
(4)檔號應自左而右編列,右方裝訂的案件,應將檔號填寫于案件首頁的左上角;左方裝訂者則填寫于右上角。
第三章歸檔與檔案清理
第七條保存期限。
(1)歸檔文件,應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內(nèi),并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼,以便翻閱。
(2)檔夾的背脊應標明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱,以便查檔。
第八條保存期限。
文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理。
(1)永久保存。
①公司章程。
②股東名簿。
③組織規(guī)程及辦事細則。
④董事會及股東會紀錄。
⑤財務報表。
⑥政府機關核準文件。
⑦不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證。
⑧工程設計圖。
⑨其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(2)10年保存。
①預算、決算書類。
②會計憑證。
③事業(yè)計劃資料。
④其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
(3)5年保存。
①期滿或解除之合約。
②其他經(jīng)核定保存5年的文書。
(4)1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
(5)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
第九條檔卷清理。
(1)管檔人員應隨時拂拭檔案架,維護檔案清潔,以防蟲蛀腐朽。檔案每年依規(guī)定清理一次,已屆保存期限者,可以銷毀,銷毀前應造冊報總經(jīng)理核準,必要時向主管政府部門報備,并在目次表的附注欄內(nèi)注明銷毀日期。
(2)保管期限屆滿的文件中,部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者,管檔人員應將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上,并在第五聯(lián)上注明部分銷毀的日期。
第四章調(diào)卷
第十條檔案借閱程序。
(1)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務調(diào)閱檔案時,應填寫“調(diào)卷單”,經(jīng)其部門主管核準后,向管檔人員調(diào)閱。
(2)管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后,取出該項檔案,并于“調(diào)卷單”上填注借出日期,將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則依預定歸還日期之先后整理,以備核查、催還。
(3)在檔案室當場借閱者,可免填“調(diào)卷單”。
(4)檔案歸還時,經(jīng)管檔人員核查無誤并在“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后,檔案即可歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>
第十一條調(diào)卷管理。
(1)“調(diào)卷單”以一單一案為原則,借閱時間最長以一周為限,如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時,應按調(diào)閱程序重新辦理。
(2)調(diào)卷人員對于所
調(diào)檔案,不得抽換增損,如有必要拆開時,亦須說明原因,請管檔人員負責處理。
(3)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案,應在規(guī)定期限內(nèi)歸還,如有其他人員調(diào)閱同一檔案時,應變更調(diào)卷登記,不得私自借出。
第17篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度
1.0 主要內(nèi)容及適用范圍規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2. 0 檔案的管理機構(gòu)
2.1 文書結(jié)案后,原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2 各經(jīng)辦部門或個人視實際需要,經(jīng)有關領導批準后可留存影本。
2.3 檔案室主要職責:
2.3 .1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3 .2 對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作,進行指導和監(jiān)督;
2.3 .3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3 .4 做好永久性檔案向有關檔案機構(gòu)的移交工作;
2.3 .5 提高檔案管理的水平和技術,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。
3．0 檔案的種類
3.1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。
3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.3 計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務計劃等。
3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。
3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證,如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
3.7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。
3.8 匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表,以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料。
3.1 0 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.1 1 題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.1 2 技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4. 0檔案管理的基本程序包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用,這九道工序是檔案工作的整體,它們之間相對獨立,但又相互制約。
5. 0 檔案的收集。就是把分散的,以及散失到其他部門的各類檔案資料,按有關規(guī)定,有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔,即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料,由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。
5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料,均應立卷歸檔。
5.2 立卷歸檔的時間
5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料,均應在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2 對于某些專門文件,或駐地分散在外的個別業(yè)務部門的文件,為方便日常工作,立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當延長。
5.3 立卷歸檔的要求
5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi),把整理審定完畢的檔案資料,遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2 移交檔案要填寫移交清單,移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4 立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,概括而簡潔地擬寫好案卷標題,把案卷內(nèi)容表達出來,裝訂整齊、牢固,無論何金屬物,填寫備考表,注明保管期限。
5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或鉛筆,字跡應清楚、準確。
5.3.6 立卷應以本部門形成的文件為主,根據(jù)文件形成的特點,保持文件間的歷史聯(lián)系,適當照顧文件的保存價值,使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
5.3.7 立卷應以部門為主,結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8 立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9 立卷歸檔后,發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料,可按立卷原則進行插卷。
5.3.1 0 文件組成案卷后,卷內(nèi)文件應按照一定規(guī)律進行排列,系統(tǒng)地反映問題,做到查找方便。
5.3.1 1 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。
5.3.1 2 聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6. 0 檔案的借閱
6.1 檔案主要供本企業(yè)利用,一般不外借。如情況特殊,外單位人員須持介紹信,并經(jīng)公司領導批準,可查閱無密級檔案。
6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案,須經(jīng)公司領導或原形成檔案的部門領導批準,方可借閱。
6.3 檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全,不得私自影印、復制、翻印,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證,不得轉(zhuǎn)借,如有違紀,酌情處罰。
6.4 對珍貴或易損的檔案,應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對,與原稿無誤后,注明檔案編號,然后提供使用。如有必要,給復制件加蓋公章,以示復制不會有誤。
6.5 必要時,檔案室應對所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應仔細校對和審查,加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況,可以作短期外借,最多為十天,但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間,須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者,檔案管理員要及時催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管,若有遺失,將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后,責令其賠償一切損失。
7. 0檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心,加強保密意識,雙方共同做好保密工作。
7.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3 有密級檔案只許在檔案室查閱,不許帶離本室。有密級檔案復制時,需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領導批準。
7.4 有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領導批準。
7.5 對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時提供利用。
7.6 外來參觀人員,統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材料。
7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密,應根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀律處分,直到依法追究刑事責任。
7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時,需按檔案室要求整理已形成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后,才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離,應由辦公室主任監(jiān)督辦理,檔案交接之后,方能調(diào)離。
8. 0 超期檔案的銷毀
8.1 對超過保存期限檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定,報分管副總批準后,按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準銷毀的檔案,可單獨存放半年,經(jīng)驗證確無保留價值時,再行銷毀,以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點進行,并指派專人監(jiān)銷,嚴禁將銷毀的文件作為它用,或作廢紙出售。文件銷毀后,監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。
9. 0 檔案的保管檔案保管工作應做到四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。同時,應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作,以提高檔案的安全性,對破損檔案應及時修補。
第18篇 裝飾公司 工程部檔案管理制度
裝飾公司工程部檔案管理制度
1、工程項目部根據(jù)工作需要配備資料員,資料員應嚴格裝飾施工檔案管理要求負責工程資料的收集、整理、編號、裝訂,做好資料檔案工作。
2、做好施工現(xiàn)場每周例會記錄、每月例會記錄。臨時現(xiàn)場會議記錄。
3、項目工作人員登記造冊。施工班組人員身份證復印件整理歸檔。
4、工程中工程量簽證單、工程任務書、設計變更單、施工圖紙、工程自檢資料的整理歸檔。
5、工程中其他文件、資料、文書往來整理歸檔。
6、各類檔案資料分類保管,做好備份,不得遺失。同時建立相關電子文檔,便于查閱。
7、借閱檔案資料需辦理借閱手續(xù)。填寫工程資料借閱表,并及時歸檔。
第19篇 某某公司安全文件檔案管理制度
1目的
為進一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作,充分保障公司安全管理工作的有效性和長期性,根據(jù)《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國檔案法》及有關規(guī)定,結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實際狀況,特制訂本制度。
2范圍
本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。
3術語
3.1安全檔案是指公司在安全管理活動中形成的,對企業(yè)、國家及社會安全生產(chǎn)具有保存與利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
4主要職責
4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設備管理、技術管理及業(yè)務聯(lián)系工作中,形成的有保存價值的與職業(yè)健康安全有關的文件材料、各類檢測證書、報告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應按規(guī)定收集齊全,整理歸檔。
4.2生產(chǎn)安環(huán)部負責公司安全檔案管理檢查督促工作,負責對公司的安全檔案分級管理做出規(guī)定。
4.3各部門應加強安全檔案管理工作的領導,明確一位負責人主管安全管理檔案工作,保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負責各自的安全檔案管理工作。。
4.4各部門應設置專門安全管理檔案柜,落實安全管理檔案管理人員,集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。
4.5公司綜合辦負責收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關安全管理方面的各類材料;負責收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。
4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎性工作,是維護公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟利益、合法權益的重要依據(jù),是公司信息資源的重要組成部分。各部門對本單位安全管理檔案具有依法管理、保護、使用的職責。任何個人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。
4.7各級安全生產(chǎn)管理人員應忠于職守,認真執(zhí)行有關法律法規(guī)、制度和標準,協(xié)助公司、各單位對收集的安全管理檔案材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。
5工作內(nèi)容
5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容:
5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容:企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機構(gòu)與安全員等。
5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營場所平面布置圖,并標注清楚以下內(nèi)容。
部門與車間、倉庫等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營、儲存設施、設備的位置、型號、規(guī)格等;
重大危險源的位置、數(shù)量等;
主要應急救援設施、設備、器材的位置、數(shù)量、型號。
5.1.3公司安全生產(chǎn)重點監(jiān)控部位一覽表(重大危險源、消防重點部位、重點設備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲存地點及相關危險危害因素分析)。
5.1.4公司應急救援體系建設情況。內(nèi)容包括:事故應急救援預案、應急救援隊伍組成及聯(lián)系方式、各類應急救援設施、設備器材的數(shù)量以及應急救援演練情況等。
5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容
1. 主要負責人的安全資格證書。
2. 安全管理人員的安全資格證書。
3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡。
4. 其他與安全組織方面有關的內(nèi)容。
5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關文件、計劃、總結(jié)方面的內(nèi)容
安全目標管理
安全生產(chǎn)責任制
法律法規(guī)標準規(guī)范管理
安全投入管理
安全文件和檔案管理
風險評估和控制管理
安全教育培訓管理
特種作業(yè)人員管理
設備設施安全管理
建設項目安全“三同時”管理
生產(chǎn)設備設施驗收管理
生產(chǎn)設備設施報廢管理
施工和檢維修安全管理
?；芳爸卮笪ｋU源管理
作業(yè)安全管理(動火、高空、受限空間、動力介質(zhì)等)
相關方及外用工(單位)管理。
職業(yè)健康管理
勞動防護用品(具)管理
安全檢查及隱患排查治理
應急管理
事故管理
安全績效評定管理
安全會議制度
安全機構(gòu)設置與人員配置管理
安全操作規(guī)程
安全通則
安全生產(chǎn)管理考核制度
參觀人員安全告知書
特種設備安全管理(機電類、承壓類)
上報的各種安全生產(chǎn)方面的計劃、總結(jié)、報告等材料。
安全活動日管理制度
上級部門有關安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報、記錄。
其他與安全相關的管理制度
5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容
各級政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書等各類執(zhí)法文書。
落實執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實情況及其上報上級主管部門的報告及記錄。
安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。
5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容
日常檢查記錄及處理情況記錄。
月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。
安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。
各方面安全檢查的計劃安排、檢查記錄及處理情況。
各項檢查的總結(jié)匯報材料。
其他與安全檢查相關的材料。
5.1.9安全教育培訓方面的內(nèi)容
安全培訓計劃。
公司主要負責人、中層管理人員、安全管理人員及班組長安全培訓的記錄。
員工三級安全教育記錄。
特種作業(yè)人員和特種設備作業(yè)人員資格證書及教育培訓記錄。
換崗教育培訓記錄。
日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結(jié)。
應急救援培訓、演練記錄及總結(jié)。
5.1.10安全投入方面的內(nèi)容
全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃。
安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄。
隱患整改方面的投入記錄。
防護用品方面的投入記錄。
安全防護設備、設施方面的投入記錄。
安全評價、安全管理體系建設、安全代理方面的投入。
其他與安全有關的投入。
5.1.11工傷保險方面的內(nèi)容
參加工傷保險員工的名單。
為員工繳納保險費的憑證或單據(jù)。
發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據(jù)。
其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據(jù)。
5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容
具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。
具有職業(yè)病危害的崗位的預防措施情況。
具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測檢驗報告。
接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。
確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。
與職業(yè)病防治相關的文件、材料。
勞動防護用品管理制度及其落實執(zhí)行情況的記錄。
各類勞動防護用品發(fā)放記錄。
員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄。
其他與勞動防護用品有關的文件、材料。
5.1.13“三同時”管理方面的內(nèi)容
有關安全設施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時”項目的文件、材料。
“三同時”項目的設計圖紙及相關資料。
“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料。
其他與“三同時”項目相關的文件、資料。
5.1.14安全防護設備(含職業(yè)健康衛(wèi)生設備,下同)方面的內(nèi)容
各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料。
各類安全防護設備管理部門及設備運行情況記錄。
各類安全防護設備運行維護保養(yǎng)情況記錄。
應急救援設備的種類、數(shù)量和型號及管理部門、狀況等記錄。
其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄。
5.1.15用電管理方面的內(nèi)容
企業(yè)用電管理制度及落實情況記錄。
配電室運行狀況記錄。
臨時用電申請及拆除記錄。
配電箱等用電設施運行狀況記錄。
5.1.16特種設備方面的內(nèi)容
特種設備的設計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術文件和資料。
特種設備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄,特種設備使用證。
特種設備的日常使用狀況記錄。
特種設備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄。
特種設備運行故障和事故記錄。
5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。
發(fā)生事故情況經(jīng)過介紹。
事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關會議記錄。
事故調(diào)查收集各類證據(jù)。
事故分析會記錄。
關于事故的原因分析、責任認定和防護措施的相關決定文件。
按“四不放過”原則對事故進行處理的文件。
企業(yè)月度事故報表。
其他與事故相關的文件、材料。
5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關的內(nèi)容
5.2收集與移交的基本要求
5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關的各種文件、規(guī)章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
5.2.2歸檔材料應確保完整、準確、系統(tǒng),反映公司安全生產(chǎn)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
5.3歸檔時間
5.3.1基礎建設、物料購置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動中形成的與職業(yè)健康安全相關聯(lián)材料,在項目結(jié)束后整理歸檔。
5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔,也可按項目或活動歸檔。
5.4安全檔案工作人員負責有關歸檔材料的審核。
5.5安全檔案工作人員應對各部門送交的各類安全管理檔案認真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(一式兩份)和檢查記錄上簽字,正式履行交接手續(xù)。接收電子檔案時,應在相應設備、環(huán)境上檢查其真實有效性,并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性,然后辦理交接手續(xù)。
5.6檔案管理
5.6.1各單位安全管理檔案整理應根據(jù)自身實際情況按各自管理職責分類保存,便于科學管理與利用。
5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長期(2—5年)、短期(2年以下)三種。
5.6.3對保管到期的安全管理檔案應進行鑒定。對經(jīng)過鑒定后已失去保存價值的相關檔案,應寫出鑒定報告并編制銷毀清冊,報主管負責人審批。銷毀相關檔案時必須嚴格執(zhí)行相關的檔案管理規(guī)定,銷毀清冊應長期保存。
5.6.4應建立安全管理檔案統(tǒng)計工作制度,并按規(guī)定向上級有關部門報送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。
5.7檔案利用
5.7.1安全管理檔案的利用,要處理好保密和利用的關系,既要保護總廠的知識產(chǎn)權和商業(yè)秘密,保障企業(yè)的合法權益不受損害,又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導、借鑒作用。
5.7.2公司應積極主動地接受各級安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導,開展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務工作。
第20篇 某某公司安全生產(chǎn)檔案管理制度
一、安全生產(chǎn)檔案員職責
1、負責對本公司安全生產(chǎn)檔案和資料進行管理。
2、負責對本公司安全資料的收集、整理及歸檔。
3、負責檔案資料的查詢、借閱、發(fā)放回收及文件的銷毀或隔離存放。
4、負責安全檔案的放火、防潮、防盜等。
5、保證安全檔案資料的安全,不得泄密。
二、安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容
安全生產(chǎn)檔案的內(nèi)容包括:安全檢查日志、安全會議紀要、各種設備的檢修、運轉(zhuǎn)記錄、鋼絲繩檢查記錄、調(diào)度簡報、每月生產(chǎn)記錄,測風記錄、防墜實驗記錄、各級部門檢查整改記錄、工傷事故分析會記錄、“三違”罰款單、安全生產(chǎn)文件等。
三、檔案文檔一般要求
1、字跡工整、書寫清楚,各種原始記錄封面做好標識記錄。
2、破損文件材料要及時修復。
3、標識簽署齊全。
4、按文件資料同組卷分類保存,跨年度資料按年月排列。
四、安全檔案借閱辦法執(zhí)行—qms—c01文件。
