體系如何搭建
構建一套完善的公司接待制度，首要任務是明確目標。我們要設定清晰的接待標準，以反映公司的專業(yè)形象和企業(yè)文化。
1. 確定接待對象的分類，如客戶、供應商、合作伙伴或訪客。
2. 設計不同的接待流程，適應各類來訪者的特殊需求。
3. 制定詳細的職責分配，確保每個環(huán)節(jié)都有專人負責。
體系框架
接待制度的框架應包括以下幾個核心部分：
1. 接待政策聲明，闡明公司的接待原則和期望。
2. 預約與確認流程，確保提前了解來訪信息。
3. 接待禮儀指南，涵蓋言行舉止和著裝規(guī)范。
4. 資源分配規(guī)定，如會議室、餐飲和交通安排。
5. 預算管理，控制接待成本并保持透明度。
重要性和意義
有效的接待制度能提升公司形象，增強內外部合作的信任度。
1. 它為員工提供了明確的行為指導，減少因不確定而產生的誤解。
2. 標準化的流程有助于提高效率，保證每次接待的質量。
3. 對于預算管理，制度能防止浪費，確保資源的合理利用。
4. 通過體現尊重和專業(yè)，制度有助于建立長期的商業(yè)關系。
制度格式
制度文件應采用簡潔易懂的格式，便于理解和執(zhí)行。
1. 使用標題和子標題，層次分明。
2. 描述每個條款時，用直接、具體的語言，避免模糊不清。
3. 提供示例或操作步驟，增加實用性。
4. 在必要處插入表格或圖表，直觀展示流程。
5. 制度應包含修訂歷史和版本控制，以便追蹤更新。
以上內容旨在為公司構建一個實用且有效的接待制度，通過規(guī)范操作，提升公司的專業(yè)形象和服務質量。
企業(yè)公司接待制度范文
第1篇 企業(yè)公司接待管理制度怎么寫
公司接待管理制度
一、目的為規(guī)范公司接待行為禮儀,提高公司整體形象,消除浪費現象,降低公司經營成本,結合公司實際,特制訂本制度。
二、 適用范圍《接待制度》適用于公司所有公務接待的管理。
三、 接待原則公司公務接待遵循“禮貌待客、文明迎送、對口陪同、控制成本”的原則。
四、 管理職責公司綜合管理部負責公務接待的統(tǒng)一管理。
五、 接待范圍公司公務接待包括以下幾個方面的內容:
1.公司直接上級領導及有關人員。
2. 國外、省內外來公司洽談業(yè)務的有關人員。
3．地方各職能部門領導和有關人員。
六、 接待審批程序
1.外單位來公司聯(lián)系業(yè)務的人員,需要在公司就餐者,一般情況下在公司食堂安排就餐;由對口接待部門負責人書面批準,知會綜合管理部,由綜合管理部總務科安排就餐。
2. 若需在食堂以外就餐的,需要填寫《接待用餐申請表》,經分管副總批準,否則不予報銷相關費用;
3．大型會議接待須請示公司總經理,批準后方可實施。
七、 接待標準在公司食堂就餐的,按部長餐的標準執(zhí)行。在公司食堂以外就餐的按以下標準執(zhí)行。
1.總經理/董事長:根據來賓情況,確定接待標準。
2. 副總經理:最高接待標準為:300元/位(白酒300元以下/瓶;紅酒200元以下/瓶;其他酒水80元以下/瓶)。
3．部長:最高接待標準為:元/位(白酒200元以下/瓶;紅酒100元以下/瓶;其他酒水60元以下/瓶)。
4. 部長級以下人員原則上不安排主持宴請,特殊情況需要超出宴請標準的須事先征得總經理批準,否則超支部分公司不予報銷。
5. 外出聯(lián)系工作、辦理業(yè)務的人員,需要在外招待客人的應事先提出申請,按批準的標準安排就餐或其他活動。
6. 在公司招待所住宿的客人,由公司綜合管理部請示總經理后確定工作餐標準。
7. 各級宴請原則上不配香煙,如確需,每桌不得超過2包中華煙。
8. 若因工作需要贈送禮品的,總價值5000元以下的需事先征得總經理批準,總價值5000元以上的須事先征得董事長批準。
八、 費用報銷
1.副總經理及以上人員安排接待,以現金結算或掛賬;副總經理以下人員安排接待,以現金結算。綜合管理部代表公司接待的,請示總經理后可以掛賬。
2. 以現金支付餐費的實行餐后結算的辦法,即每次就餐后持業(yè)務招待費報銷單及簽字后的發(fā)票及《接待用餐申請單》,按付款審批程序辦理,超過1個月未辦理報銷手續(xù)的視為費用自理。
3．在定點餐廳就餐的實行簽單結算,由接待負責人填制報銷憑證并附《接待用餐申請單》,按付款審批程序辦理;招待費簽單、報銷時,應注明接待事由、對象或單位。
4. 在公司食堂就餐的,由接待部門負責人審核簽單,月終食堂統(tǒng)一向財務部門結算。
5. 餐費超出審批標準的費用自付,特殊情況需報總經理審批。
九、 附則本制度由綜合管理部制定、解釋,自頒布之日起實施。
十、
第2篇 企業(yè)公司接待管理制度
企業(yè)(公司)接待管理制度
一、總則
(一)為使公司接待工作有所遵循,特制定本制度。
(二)本制度適用于公司基地接待工作。外駐機構及總部接待工作另作規(guī)定。
(三)行政辦公室負責制度解釋。
二、接待事務分類
a類:貴賓接待。指公司領導重要客人公司重要客戶、外賓及參觀團或地方政府部門的接待。
b類:業(yè)務接待。指營銷客戶的接待。
c類:普通接待。指一般來客的接待。
三、接待場所管理
(一)公司基地設三個接待處所:文化苑用于貴賓接待,商務室用于業(yè)務接待,休閑廳用于普通接待。
(二)其它場所除總經理室外一律不得用做接待場所,待客必須在指定處進行。
四、接待職責分工
(一)接待工作是公司窗口式工作,對于塑造企業(yè)良好形象、實現“先賣企業(yè)后賣產品”營銷策略目標,具有十分重要的意義。各相關部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。
(二)接待內容包括:迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下:
1.接待中心:提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備,協(xié)理貴賓室、商務室定時進行“一般”清掃工作。
2.警衛(wèi)值班:提供安全保障及來客導入。
3.總臺文員:提供信息溝通保障及調度控制和來客記錄,安排來客食宿。
4.經辦部門:負責接待洽談并陪同始終。
5.秘書:管理貴賓室、商務室、負責招待服務并陪同洽談及參觀介紹
(三)辦公室主任對接待工作負有全面責任。
五、接待方式
(一)貴賓接待:秘書迎接來客于文化苑入座,公司領導陪客接待,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果方式招待,如須就餐由公司領導或指定專人陪同安排于公司或酒店就餐,必要時安排北京市里酒店就餐。
3-1
(二)業(yè)務接待:營銷部門主辦人員迎接客戶于商務室洽談,文秘員陪同并服務,以煙茶、飲料、糖果方式招待。原則上安排工作餐,由秘書服務、營銷經辦人陪同。如須安排外出就餐,由營銷部長或指派人員陪同。
(三)普通接待:業(yè)務部門接待并服務,以普通香煙、白開水方式招待,由部門指定人員陪同于餐廳就餐。
六、接待規(guī)則
(一)接待一般程序
警衛(wèi)值班詢清來由后指導路線并通報總臺
總臺文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務人員
接待經辦人員請來客到專門接待室
接待洽談,總臺安排食宿
相關人員禮貌送客
(二)接待禮儀要點
1.接待人員須嚴格遵守公司相關規(guī)定,不準有任何越格行為發(fā)生。
2.總臺文員于接待進行時,須密切注視接待動態(tài),做好控制指揮工作,保證規(guī)范進行。
3.接待過程中迂有來客提出辦理限制事宜,須婉言解釋。
(三)接待用品準備
1.通用備品:煙及配套用品、水及水具、雜志、便箋及鉛筆等。
2.特殊備品:文化苑速溶咖啡、夏季冷飲、茶品及專用茶具、水果等;商務室夏季飲料及糖果。
3.備品采購:依物資管理制度進行,秘書辦理采購。
(四)環(huán)境標準
1.物品擺放整齊,且表面無灰塵;
2.地面干凈無臟物,空氣流通清新;
3.室溫適度,燈光合適,電視調好;
4.備品齊全。
3-2
(五)參觀規(guī)定
1.決定參觀須請示辦公室主任批準。
2.參觀介紹以秘書為主,接待部門配合。
3.非經總值班批準不準入室參觀和拍照生產場所。
4.參觀進行時,原則上介紹者在先、接待經辦在后。
5.參觀所到之處,作業(yè)人員須集中精力做事,不得東張西望,更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。
第3篇 企業(yè)公司接待管理制度格式怎樣的
公司接待管理制度
一、目的為規(guī)范公司接待行為禮儀,提高公司整體形象,消除浪費現象,降低公司經營成本,結合公司實際,特制訂本制度。
二、 適用范圍《接待制度》適用于公司所有公務接待的管理。
三、 接待原則公司公務接待遵循“禮貌待客、文明迎送、對口陪同、控制成本”的原則。
四、 管理職責公司綜合管理部負責公務接待的統(tǒng)一管理。
五、 接待范圍公司公務接待包括以下幾個方面的內容:
1.公司直接上級領導及有關人員。
2. 國外、省內外來公司洽談業(yè)務的有關人員。
3．地方各職能部門領導和有關人員。
六、 接待審批程序
1.外單位來公司聯(lián)系業(yè)務的人員,需要在公司就餐者,一般情況下在公司食堂安排就餐;由對口接待部門負責人書面批準,知會綜合管理部,由綜合管理部總務科安排就餐。
2. 若需在食堂以外就餐的,需要填寫《接待用餐申請表》,經分管副總批準,否則不予報銷相關費用;
3．大型會議接待須請示公司總經理,批準后方可實施。
七、 接待標準在公司食堂就餐的,按部長餐的標準執(zhí)行。在公司食堂以外就餐的按以下標準執(zhí)行。
1.總經理/董事長:根據來賓情況,確定接待標準。
2. 副總經理:最高接待標準為:300元/位(白酒300元以下/瓶;紅酒200元以下/瓶;其他酒水80元以下/瓶)。
3．部長:最高接待標準為:元/位(白酒200元以下/瓶;紅酒100元以下/瓶;其他酒水60元以下/瓶)。
4. 部長級以下人員原則上不安排主持宴請,特殊情況需要超出宴請標準的須事先征得總經理批準,否則超支部分公司不予報銷。
5. 外出聯(lián)系工作、辦理業(yè)務的人員,需要在外招待客人的應事先提出申請,按批準的標準安排就餐或其他活動。
6. 在公司招待所住宿的客人,由公司綜合管理部請示總經理后確定工作餐標準。
7. 各級宴請原則上不配香煙,如確需,每桌不得超過2包中華煙。
8. 若因工作需要贈送禮品的,總價值5000元以下的需事先征得總經理批準,總價值5000元以上的須事先征得董事長批準。
八、 費用報銷
1.副總經理及以上人員安排接待,以現金結算或掛賬;副總經理以下人員安排接待,以現金結算。綜合管理部代表公司接待的,請示總經理后可以掛賬。
2. 以現金支付餐費的實行餐后結算的辦法,即每次就餐后持業(yè)務招待費報銷單及簽字后的發(fā)票及《接待用餐申請單》,按付款審批程序辦理,超過1個月未辦理報銷手續(xù)的視為費用自理。
3．在定點餐廳就餐的實行簽單結算,由接待負責人填制報銷憑證并附《接待用餐申請單》,按付款審批程序辦理;招待費簽單、報銷時,應注明接待事由、對象或單位。
4. 在公司食堂就餐的,由接待部門負責人審核簽單,月終食堂統(tǒng)一向財務部門結算。
5. 餐費超出審批標準的費用自付,特殊情況需報總經理審批。
九、 附則本制度由綜合管理部制定、解釋,自頒布之日起實施。
十、
