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第1篇 雅居樂物業(yè)辦公用品管理規(guī)定怎么寫
雅居物業(yè)辦公用品管理規(guī)定為了規(guī)范辦公用品管理,保證各部門(項目)辦公設備及辦公用品的使用,充分合理利用辦公資源,特制定本規(guī)定。
一、管理職責:
(一)、公司綜合管理部辦公用品需求匯總,編制采購清單;
辦公用品、辦公設備的采購;
辦公設備的管理、匯總以及編制臺帳工作,報損審批。
(二)、各項目管理處及部門專人負責本部門辦公設備的登記、建帳、詳細記錄領用領出及移交的情況;
異地管理處的辦公用品采購自行負責,但必須提交申購計劃經綜合管理部批準后方可采購(采購價格由綜合管理部提供指導價格)。
二、辦公用品的采購:
(一)、綜合管理部經理每年年底對為公司提供辦公用品供應商進行評估。
評估后,建立《辦公用品合格供應商名錄》,由辦公用品管理員按照經理提供《名錄》進行辦公用品的采購,遇到特殊情況,不在《名錄》內供商購買辦公用品,辦公用品管理員應向經理申請,經核準后可以執(zhí)行采購。
(二)、新員工辦公用品的領用
1、綜合管理部為公司新員工(管理員以上)提供一套辦公用品。
2、新員工辦公用品:簽字筆(1只)、筆芯(2只)、鉛筆(1只)、橡皮(1只)、直別針(1盒)、曲別針(1盒)、筆筒(一個)、信簽(一本)、筆記本(一本)、40頁文件夾(一個)。
新員工領取辦公用品后,在《辦公用品(臨時)領用記錄》上簽字。
(三)、日常辦公用品的申領
1、各部門、各項目內勤人員每月25日之前根據辦公用品定額制定本部門的《辦公用品及后勤用品領用計劃》上報綜合管理部。
如有超出額定計劃應報請總經理批準。
2、本部門(項目)經理對本部門(項目)《辦公用品及后勤用品領用計劃》進行確認。
3、綜合管理部根據各部門(項目)辦公用品定額對部門上報《辦公用品及后勤用品領用計劃》進行審批。
4、綜合管理部根據審批的《辦公用品及后勤用品領用計劃》為各部門、各項目(異地項目自行采購配備,但需提交計劃審批)分發(fā)辦公用品,在下月5日之前務必準備完畢。
5、各部門、各項目領用辦公用品后,在《辦公用品及后勤用品領用計劃》上簽字確認。
6、如需購置固定資產、辦公家俱、辦公設備(200元以上)或非計劃內辦公用品,應填寫《辦公及后勤用品申請?zhí)嘏鷨巍?項目或部門經理簽字后報請總經理批準。
7、綜合管理部或異地項目應配備一定數量的低值易耗品及后勤用品以備臨時領用,臨時領用需填寫《辦公用品臨時領用單》,由部門(項目)經理簽字確認,綜合管理部或異地項目內勤人員留存?zhèn)浒浮?/p>
三、固定資產的管理
(一)、部門/項目固定資產的配備。
(價值在200元以上的單件物品或者使用年限在2年以上的物品)
1、各項目負責本部門辦公設備、用具的配備、登記及管理,并填寫《固定資產統(tǒng)計表》;2、綜合管理部負責公司職能部門的固定資產采購,并根據部門(項目)辦公設備、用具統(tǒng)計情況匯總編制公司固定資產臺帳。
(二)、固定資產報損管理
1、部門(項目)根據《固定資產報廢年限表》上報辦公設備及辦公家具的破損情況,如提前報損需說明報損原因,綜合管理部核實后報經總經理審批。
正常報廢程序為:部門(項目)填寫《固定資產報損、報廢單》上報綜合管理部,綜合管理部對部門(項目)上報情況進行實際勘察落實上報情況是否屬實。
對于勘察屬實情況,綜合管理部經理給予確認。
在《固定資產報損、報廢單》上簽署意見。
2、對于可以維修繼續(xù)使用的物品,綜合管理部負責安排維修。
對于確不能繼續(xù)使用物品,綜合管理部上報總經理申請購買。
如因保管或使用不當造成辦公設備及辦公家具的損壞或丟失的,追究當事人的責任,并照價賠償。
3、綜合管理部每季度對辦公設備及家具進行清查盤點。
市內項目需現場盤點,異地項目每半年現場盤點一次。
附:辦公用品領用定額說明。
(具體價目詳見《辦公用品及后勤用品價目表》)1.低值易耗辦公用品消耗定額:部門經理及主管:4元/人月經理及主管以下員工:3元/人月。
經理及經理助理:4元/人月。
經理及助理以下員工:3元/人月。
2. 電腦及復印機打印機耗材定額:
(1)軟盤:5張/月。
刻錄光盤:2張/月。
(2)a4復印紙:根據耗材設備的不同配置,打印機:1包/月;
復印機:2包/月(10萬平米以下小區(qū):1包/2月)
(3)其余耗材:復印機墨粉:1支/2月;
激光打印機硒鼓:1個/3月;
針式打印機色帶:1個/月;
噴墨打印機墨盒:1個/2月(10萬平米以下小區(qū)墨盒及色帶:1個/半年。
)3. 后勤用品定額:
(1)一次性水杯(5元/50個):100個/月
(2)茶葉(30元/斤):一斤附: 《固定資產報廢年限表》編號:項目分類項目名稱報廢年限說明辦公設備裝訂機20年攝像機15年傳真機10年掃描儀10年顯示器防護屏10年插座10年ups電源10年集線器10年照相機10年塑封機10年復印機8年電話機6年計算機顯示器6年計算機主機6年調制解調器6年打印機6年鍵盤6年音箱6年刻錄機6年幻燈機6年驗鈔機6年計算器6年鼠標4年辦公家具文件柜10年更衣柜10年保險柜8年辦公桌7年辦公椅7年電鍍椅7年電腦椅6年接待椅6年飲水機6年白板6年
四、支持性表格《辦公用品合格供應商名錄》wh-h-b-001《辦公用品(臨時)領用記錄》wh-h-b-002《辦公用品申購單》wh-h-b-003《辦公用品申請?zhí)嘏鷨巍穡h-h-b-004《固定資產報損、報廢單》wh-h-b-005《固定資產統(tǒng)計表》
第2篇 雅居樂物業(yè)辦公用品管理規(guī)定格式怎樣的
雅居物業(yè)辦公用品管理規(guī)定為了規(guī)范辦公用品管理,保證各部門(項目)辦公設備及辦公用品的使用,充分合理利用辦公資源,特制定本規(guī)定。
一、管理職責:
(一)、公司綜合管理部辦公用品需求匯總,編制采購清單;
辦公用品、辦公設備的采購;
辦公設備的管理、匯總以及編制臺帳工作,報損審批。
(二)、各項目管理處及部門專人負責本部門辦公設備的登記、建帳、詳細記錄領用領出及移交的情況;
異地管理處的辦公用品采購自行負責,但必須提交申購計劃經綜合管理部批準后方可采購(采購價格由綜合管理部提供指導價格)。
二、辦公用品的采購:
(一)、綜合管理部經理每年年底對為公司提供辦公用品供應商進行評估。
評估后,建立《辦公用品合格供應商名錄》,由辦公用品管理員按照經理提供《名錄》進行辦公用品的采購,遇到特殊情況,不在《名錄》內供商購買辦公用品,辦公用品管理員應向經理申請,經核準后可以執(zhí)行采購。
(二)、新員工辦公用品的領用
1、綜合管理部為公司新員工(管理員以上)提供一套辦公用品。
2、新員工辦公用品:簽字筆(1只)、筆芯(2只)、鉛筆(1只)、橡皮(1只)、直別針(1盒)、曲別針(1盒)、筆筒(一個)、信簽(一本)、筆記本(一本)、40頁文件夾(一個)。
新員工領取辦公用品后,在《辦公用品(臨時)領用記錄》上簽字。
(三)、日常辦公用品的申領
1、各部門、各項目內勤人員每月25日之前根據辦公用品定額制定本部門的《辦公用品及后勤用品領用計劃》上報綜合管理部。
如有超出額定計劃應報請總經理批準。
2、本部門(項目)經理對本部門(項目)《辦公用品及后勤用品領用計劃》進行確認。
3、綜合管理部根據各部門(項目)辦公用品定額對部門上報《辦公用品及后勤用品領用計劃》進行審批。
4、綜合管理部根據審批的《辦公用品及后勤用品領用計劃》為各部門、各項目(異地項目自行采購配備,但需提交計劃審批)分發(fā)辦公用品,在下月5日之前務必準備完畢。
5、各部門、各項目領用辦公用品后,在《辦公用品及后勤用品領用計劃》上簽字確認。
6、如需購置固定資產、辦公家俱、辦公設備(200元以上)或非計劃內辦公用品,應填寫《辦公及后勤用品申請?zhí)嘏鷨巍?項目或部門經理簽字后報請總經理批準。
7、綜合管理部或異地項目應配備一定數量的低值易耗品及后勤用品以備臨時領用,臨時領用需填寫《辦公用品臨時領用單》,由部門(項目)經理簽字確認,綜合管理部或異地項目內勤人員留存?zhèn)浒浮?/p>
三、固定資產的管理
(一)、部門/項目固定資產的配備。
(價值在200元以上的單件物品或者使用年限在2年以上的物品)
1、各項目負責本部門辦公設備、用具的配備、登記及管理,并填寫《固定資產統(tǒng)計表》;2、綜合管理部負責公司職能部門的固定資產采購,并根據部門(項目)辦公設備、用具統(tǒng)計情況匯總編制公司固定資產臺帳。
(二)、固定資產報損管理
1、部門(項目)根據《固定資產報廢年限表》上報辦公設備及辦公家具的破損情況,如提前報損需說明報損原因,綜合管理部核實后報經總經理審批。
正常報廢程序為:部門(項目)填寫《固定資產報損、報廢單》上報綜合管理部,綜合管理部對部門(項目)上報情況進行實際勘察落實上報情況是否屬實。
對于勘察屬實情況,綜合管理部經理給予確認。
在《固定資產報損、報廢單》上簽署意見。
2、對于可以維修繼續(xù)使用的物品,綜合管理部負責安排維修。
對于確不能繼續(xù)使用物品,綜合管理部上報總經理申請購買。
如因保管或使用不當造成辦公設備及辦公家具的損壞或丟失的,追究當事人的責任,并照價賠償。
3、綜合管理部每季度對辦公設備及家具進行清查盤點。
市內項目需現場盤點,異地項目每半年現場盤點一次。
附:辦公用品領用定額說明。
(具體價目詳見《辦公用品及后勤用品價目表》)1.低值易耗辦公用品消耗定額:部門經理及主管:4元/人月經理及主管以下員工:3元/人月。
經理及經理助理:4元/人月。
經理及助理以下員工:3元/人月。
2. 電腦及復印機打印機耗材定額:
(1)軟盤:5張/月。
刻錄光盤:2張/月。
(2)a4復印紙:根據耗材設備的不同配置,打印機:1包/月;
復印機:2包/月(10萬平米以下小區(qū):1包/2月)
(3)其余耗材:復印機墨粉:1支/2月;
激光打印機硒鼓:1個/3月;
針式打印機色帶:1個/月;
噴墨打印機墨盒:1個/2月(10萬平米以下小區(qū)墨盒及色帶:1個/半年。
)3. 后勤用品定額:
(1)一次性水杯(5元/50個):100個/月
(2)茶葉(30元/斤):一斤附: 《固定資產報廢年限表》編號:項目分類項目名稱報廢年限說明辦公設備裝訂機20年攝像機15年傳真機10年掃描儀10年顯示器防護屏10年插座10年ups電源10年集線器10年照相機10年塑封機10年復印機8年電話機6年計算機顯示器6年計算機主機6年調制解調器6年打印機6年鍵盤6年音箱6年刻錄機6年幻燈機6年驗鈔機6年計算器6年鼠標4年辦公家具文件柜10年更衣柜10年保險柜8年辦公桌7年辦公椅7年電鍍椅7年電腦椅6年接待椅6年飲水機6年白板6年
四、支持性表格《辦公用品合格供應商名錄》wh-h-b-001《辦公用品(臨時)領用記錄》wh-h-b-002《辦公用品申購單》wh-h-b-003《辦公用品申請?zhí)嘏鷨巍穡h-h-b-004《固定資產報損、報廢單》wh-h-b-005《固定資產統(tǒng)計表》
第3篇 雅居樂物業(yè)印章管理規(guī)定
雅居物業(yè)印章管理規(guī)定
為了規(guī)范印章使用,建立嚴格的印章使用審批流程,避免給公司帶來損失,特制定本規(guī)定。
一、公章類型:
1、公司公章、公司合同章、公司財務專用章、項目管理處章、部門用章
二、使用范圍:
1、公司公章代表公司行為,具有最高效力;關于公司印章管理權在綜合管理部,公司財務專用章及合同章由財務部負責管理。
2、公司合同章用于公司對外簽定合同使用,不得用于其他方面;
3、公司財務專用章用于財務票據簽發(fā)和各種押金、收據用章;
4、項目管理處章代表項目管理處管理行為,只用于管理處日常管理和運做需要用章,不得隨意用于其他方面;
5、部門用章代表公司職能部門行為,一般用在專業(yè)管理規(guī)定或者通知、工作聯系函等方面。
三、印章的申請和使用:
1、由于工作需要,各部門(管理處)申請印章必須向公司申請,經總經理審批允許后,由綜合管理部負責刻制,并予留《印簽式樣》(異地項目自行刻制,但需向綜合管理部提交印簽式樣)。印章由專人管理,管理印章員由綜合管理部經理指定,異地項目印章管理由綜合管理部業(yè)務歸口管理人員負責保管。
2、各分公司、部門、項目公章應設專人管理。
3、加蓋公章應由經手人填寫用《用印審批表》,并由公司或各部門(項目)負責人審核需蓋章的文件內容。
4、加蓋公司或分公司公章需經公司或分公司總經理批準,加蓋各部門、各項目印章需經部門及項目經理批準,加蓋會館印章應由主管經理批準。
5、各項目人員出入證、車輛出入證、裝修許可證等需加蓋公章時必須在結款后用印,并進行詳細登記。
四、印章的管理:
1、印章不得隨意由他人使用。印章使用人領用使用完畢后立即歸還。
2、不按照公司印章管理規(guī)定私自用章者予以辭退。
3、由于印章管理不善印章流失到外部,造成公司名譽損失或經濟損失,印章管理員予以辭退;或領用人使用后未歸還造成公司名譽損失或經濟損失,領用人予以辭退。
4、管理處籌建完畢后,起用新管理用章,須經過公司綜合管理部下發(fā)'關于啟用___物業(yè)管理中心'印章的通知后方可正式使用。
五、印章的銷毀:
1、分公司或者項目(部門)撤消,所有用章統(tǒng)一由綜合管理部收取并銷毀,任何人不得私自保留公司用章或者項目用章。違反規(guī)定,將追究相關人員責任。
六、支持性表格:
《用印審批表》wh-zh-b-009
《印簽式樣》wh-zh-b-010
第4篇 雅居樂物業(yè)行政公文管理規(guī)定
雅居物業(yè)行政公文管理規(guī)定
一、管理范圍:
1、外來公文一般分為兩大類:正式公文--包括上級單位及兄弟單位來文;便函。
2、內部公文以公司名義發(fā)至上級或兄弟單位、政府機關、相關單位或發(fā)至公司各部門紅頭文件,包括一些請示、重要通知、公司的重大決定、規(guī)章制度的頒布等。
3、各部門下發(fā)至物業(yè)管理中心的有關通告等規(guī)定性文件。
4、各部門、物業(yè)管理中心的會議紀要、通知等。
二、管理程序:
1、公文接收
2、登記
1)綜合管理部收到公文由綜合管理部文員進行拆封。
2)按來文機關進行分組編號,填寫《公文閱辦單》,附在公文前面,并檢查來文的頁數、附件是否齊全,如不全應提出索補的建議,按照來文的急緩程度分急件和慢件,急件需特別說明。
3、擬辦
所有公文登記后報送綜合管理部負責人檢閱,提出'擬辦'意見,擬辦意見要簡明具體,對有必須在短期內辦完的公文,應注明催辦及檢查時間。
4、批示
由綜合管理部文員將批注'擬辦'公文上報總經理進行批示,總經理同意綜合管理部擬辦意見時,可在'公文閱辦單'批示欄內簽字,如認為不妥可重新批示或加注明。
5、分辦及傳閱
1)綜合管理部文員將經過批示的公文(附《文件閱辦單》)送承辦部門辦理或送有關人員和部門傳閱。
2)傳閱時各部門應在公文閱辦單內簽字并注明接件日期,文員應在傳閱登記表上進行登記,以便查閱傳閱進展情況。急件,先辦理后傳閱,慢件可先傳閱,后辦理。
3)傳閱文件時,傳閱人如發(fā)現有必要補充和糾正事項應通知綜合管理部。
6、傳閱后的落實。
1)承辦部門在接到公文后,立即組織對公文的處理,并在規(guī)定時間內完成。
2)對于不屬于本部門所承辦時,應立即將公文退回綜合管理部要求重批,凡不進行處理又不退回的,若延誤工作由接文部門承擔責任。
3)催辦的公文,批示在公文閱辦單上注明檢查日期,綜合管理部文員按檢查日期到辦文部門檢查辦文情況,并做好記錄,發(fā)現問題及時向綜合管理部負責人匯報。
7、回復、存檔
1)辦理完的公文,需要回復時,由承辦部門起草回文,經審批后發(fā)出,并即時將辦完的公文交綜合管理部歸檔。
2)辦理完的公文,不需要回復的,由承辦部門在公文處理單上注明辦理情況。辦完后的公文應盡快交綜合管理部歸檔,歸檔時間不得超過一周。
8、擬稿
1)公司名義發(fā)文(紅頭文件)應在文稿前用公文稿紙,逐項填寫清楚,公文稿紙的內容包括:標題、主送單位、抄送單位、擬稿部門、擬稿人、部門審批、主管領導審批、簽發(fā)人、會簽等(見附表)。
2)擬稿內容應符合國家法律、法規(guī)、方針政策及已下發(fā)的各項規(guī)定,如與已發(fā)布規(guī)定不一致時,應聲明原規(guī)定作廢或失效。
3)擬稿要注意情況屬實,觀點明確,條理清楚,文字精煉,書寫工整,標點準確。
4)公文的標題應與公文內容一致,人名、地名、數字、引文準確。
5)請示問題的公文應采取一文一事。
6)對內對外發(fā)放公文,由主管業(yè)務部門草擬,對外來公文的復文,由承辦部門草擬。
7)草擬公文部門負責人應對所擬公文進行審核:
8)文中情況無虛假不實之詞;
9)數字準確,人名、地名、專用術語正確并書寫清楚;
10)公文中內容正確。
9、會簽
公文中的內容涉及其它部門時,由公文草擬部門組織各部門會簽。
10、核稿
公文草擬部門將經部門經理審查簽字的或經會簽部門簽字的公文草稿送綜合管理部審稿。
11、綜合管理部審核公文草稿是否達到公文的基本要求,并著重審查下列問題:
1)公文的政策性;
2)有關部門是否協(xié)商一致,與已發(fā)布的規(guī)定是否矛盾;
3)無錯別字、語法上的病句等。
12、審核及簽發(fā)
1)公司名義下放的內容重要,涉及面廣,對公司工作有指導意義的公文由公司總經理簽發(fā)。
2)以公司名義發(fā)出屬公司某方面工作的文件,由主管總經理簽發(fā)。
3)業(yè)務部門代替主管領導起草的發(fā)文稿,應由主管總經理審核后由主管總經理簽發(fā)。
4)各職能部門或項目物業(yè)處自行發(fā)文(非紅頭文件),經分管總經理審批后由部門負責人簽發(fā)。
5)簽發(fā)公文應注意以下幾方面:
a、簽發(fā)人對文件在政策、指導思想等方面負有完全責任,因此,必須對文稿從內容到文字進行嚴格的審核、修改,確保準確無誤;
發(fā)意見明確、具體,如簽署'發(fā)'、'同意'、'速印發(fā)'等;
修改簽發(fā)文稿應力求字跡清楚;
13、印制、發(fā)送、登記、存檔
1)經簽發(fā)的文件,如屬紅頭文件,由綜合管理部負責打印,首頁用專用公文紙,續(xù)頁用a4復印紙打印,在綜合管理部用印。綜合管理部應在發(fā)文簿上登記按編號存檔。
2)簽發(fā)的文件,公司名文發(fā)文及部門發(fā)的規(guī)定性文件,應將草稿及原件一份填寫《發(fā)文記錄》并在綜合管理部存檔。
3)各部門所發(fā)非紅頭文件為便于歸檔,可在文件上附頁眉,頁眉右上角注年度發(fā)文序列號如:03-行(01)(詳見附表)。
三、支持性表格:
1、《公文閱辦單》(wh-zh-_-001)
2、《發(fā)文記錄》(wh-zh-_-002)
3、《行政公文稿紙》(wh-zh-_-003)
4、《資料存檔登記表》(wh-zh-_-004)
第5篇 雅居樂物業(yè)圖書資料管理規(guī)定
雅居物業(yè)圖書資料管理規(guī)定
為有效地利用公司的圖書資料,加強圖書資料的管理,結合公司實際情況,制定本管理規(guī)定。
一、圖書資料的管理:
1、公司所有圖書資料統(tǒng)一由綜合管理部負責管理,綜合管理部應指定一名管理員負責該項工作。
2、公司圖書及報刊雜志由綜合管理部統(tǒng)一購買、管理;公司各部門所購圖書、訂閱刊物應在綜合管理部進行登記、編號、辦理借閱手續(xù)后方可借出。
3、管理員負責建立《圖書資料登記簿》(含電子版),及時補充更新,并且每年定期(7月、12月下旬)清點公司所有的圖書資料。
二、圖書資料的采購:
1、各類新購圖書必須在綜合管理部辦理圖書入庫手續(xù),出庫手續(xù)由綜合管理部統(tǒng)一辦理并保管,各部門需用時直接到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。異地項目由綜合管理部業(yè)務歸口部門管理;
2、管理員應對圖書進行統(tǒng)一登記,將書名、出版社名稱、出版日期、購買日期、金額及其他資料詳細登記于'圖書資料登記簿'內,并填制圖書卡插放于圖書之末頁。
3、各部門、個人如因工作需要購買圖書資料的,應事先查詢'公司圖書資料登記簿',避免重復購買。確有必要的,必須先經所在部門負責人簽批,報綜合管理部審核批準。事先未經批準購買的圖書資料一律不予報銷。
4、圖書購回后,購書人應到綜合管理部門辦理圖書入庫手續(xù),辦理圖書報銷手續(xù)時,必須提供圖書發(fā)票單、入庫單及有關負責人簽字方可辦理。
借書人僅限于本公司員工。
三、圖書資料的使用:
1、借閱對象:物業(yè)公司全體員工。
2、員工欲借書可先查閱《公司圖書資料登記簿》,再填寫借閱單向管理員取書。管理員將圖書交予借書人時,應先抽出圖書卡,由借書人簽字后,一并與借閱單妥為保管。
3、員工還書時應將所借圖書交予管理員收訖,管理員除將借閱單歸還借書人作廢外,并應將圖書卡放回書內。借書時間限于辦公時間內上午11點30分至12點,下午5點至5點30分。
4、雜志借閱3天之內(包括3天)歸還;圖書借閱7天之內(包括7天)歸還。到期應立即歸還,倘有特殊事由需續(xù)借者,務必辦理續(xù)借手續(xù),但以續(xù)借二次為限。
5、雜志每次限借一冊;圖書每次限借兩冊。
6、辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書,原則上不外借,但確因工作需要必須閱覽者限于當日歸還。
7、員工所借之圖書,如遇清點或公司業(yè)務急需時,應馬上歸還,借書人不得拒絕。
8、員工應愛惜圖書資料,不得在所借圖書上圈點、折角。如有破損或遺失,一律按原圖書版本購價的兩倍賠償。
9、員工借書期限屆滿或遇清點期,經通知仍不還書者,停止其借書權三個月,并按一天10元進行處罰。
10、人員調出或離職時必須將所借圖書歸還,否則按規(guī)定扣薪。
3、借閱時間:雜志借閱3天之內(包括3天)歸還;圖書借閱7天之內(包括7天)歸還。
本規(guī)定所指的圖書資料包括圖書、期刊雜志、公司購買設備、軟件、系統(tǒng)的說明書、培訓資料、操作手冊,管理文本等。
四、支持性表格:
《圖書資料登記薄》wh-zh-t-001
《圖書資料借用登記表》wh-zh-t-002
第6篇 雅居樂物業(yè)印章管理規(guī)定怎么寫
雅居物業(yè)印章管理規(guī)定為了規(guī)范印章使用,建立嚴格的印章使用審批流程,避免給公司帶來損失,特制定本規(guī)定。
一、公章類型:
1、公司公章、公司合同章、公司財務專用章、項目管理處章、部門用章
二、使用范圍:
1、公司公章代表公司行為,具有最高效力;
關于公司印章管理權在綜合管理部,公司財務專用章及合同章由財務部負責管理。
2、公司合同章用于公司對外簽定合同使用,不得用于其他方面;3、公司財務專用章用于財務票據簽發(fā)和各種押金、收據用章;
4、項目管理處章代表項目管理處管理行為,只用于管理處日常管理和運做需要用章,不得隨意用于其他方面;
5、部門用章代表公司職能部門行為,一般用在專業(yè)管理規(guī)定或者通知、工作聯系函等方面。
三、印章的申請和使用:
1、由于工作需要,各部門(管理處)申請印章必須向公司申請,經總經理審批允許后,由綜合管理部負責刻制,并予留《印簽式樣》(異地項目自行刻制,但需向綜合管理部提交印簽式樣)。
印章由專人管理,管理印章員由綜合管理部經理指定,異地項目印章管理由綜合管理部業(yè)務歸口管理人員負責保管。
2、各分公司、部門、項目公章應設專人管理。
3、加蓋公章應由經手人填寫用《用印審批表》,并由公司或各部門(項目)負責人審核需蓋章的文件內容。
4、加蓋公司或分公司公章需經公司或分公司總經理批準,加蓋各部門、各項目印章需經部門及項目經理批準,加蓋會館印章應由主管經理批準。
5、各項目人員出入證、車輛出入證、裝修許可證等需加蓋公章時必須在結款后用印,并進行詳細登記。
四、印章的管理:
1、印章不得隨意由他人使用。
印章使用人領用使用完畢后立即歸還。
2、不按照公司印章管理規(guī)定私自用章者予以辭退。
3、由于印章管理不善印章流失到外部,造成公司名譽損失或經濟損失,印章管理員予以辭退;
或領用人使用后未歸還造成公司名譽損失或經濟損失,領用人予以辭退。
4、管理處籌建完畢后,起用新管理用章,須經過公司綜合管理部下發(fā)'關于啟用物業(yè)管理中心'印章的通知后方可正式使用。
五、印章的銷毀:
1、分公司或者項目(部門)撤消,所有用章統(tǒng)一由綜合管理部收取并銷毀,任何人不得私自保留公司用章或者項目用章。
違反規(guī)定,將追究相關人員責任。
六、支持性表格:《用印審批表》wh-h-b-009《印簽式樣》
第7篇 雅居樂物業(yè)辦公用品管理規(guī)定
雅居物業(yè)辦公用品管理規(guī)定
為了規(guī)范辦公用品管理,保證各部門(項目)辦公設備及辦公用品的使用,充分合理利用辦公資源,特制定本規(guī)定。
一、管理職責:
(一)、公司綜合管理部
辦公用品需求匯總,編制采購清單;
辦公用品、辦公設備的采購;
辦公設備的管理、匯總以及編制臺帳工作,報損審批。
(二)、各項目管理處及部門專人負責本部門辦公設備的登記、建帳、詳細記錄領用領出及移交的情況;異地管理處的辦公用品采購自行負責,但必須提交申購計劃經綜合管理部批準后方可采購(采購價格由綜合管理部提供指導價格)。
二、辦公用品的采購:
(一)、綜合管理部經理每年年底對為公司提供辦公用品供應商進行評估。評估后,建立《辦公用品合格供應商名錄》,由辦公用品管理員按照經理提供《名錄》進行辦公用品的采購,遇到特殊情況,不在《名錄》內供商購買辦公用品,辦公用品管理員應向經理申請,經核準后可以執(zhí)行采購。
(二)、新員工辦公用品的領用
1、綜合管理部為公司新員工(管理員以上)提供一套辦公用品。
2、新員工辦公用品:簽字筆(1只)、筆芯(2只)、鉛筆(1只)、橡皮(1只)、直別針(1盒)、曲別針(1盒)、筆筒(一個)、信簽(一本)、筆記本(一本)、40頁文件夾(一個)。新員工領取辦公用品后,在《辦公用品(臨時)領用記錄》上簽字。
(三)、日常辦公用品的申領
1、各部門、各項目內勤人員每月25日之前根據辦公用品定額制定本部門的《辦公用品及后勤用品領用計劃》上報綜合管理部。如有超出額定計劃應報請總經理批準。
2、本部門(項目)經理對本部門(項目)《辦公用品及后勤用品領用計劃》進行確認。
3、綜合管理部根據各部門(項目)辦公用品定額對部門上報《辦公用品及后勤用品領用計劃》進行審批。
4、綜合管理部根據審批的《辦公用品及后勤用品領用計劃》為各部門、各項目(異地項目自行采購配備,但需提交計劃審批)分發(fā)辦公用品,在下月5日之前務必準備完畢。
5、各部門、各項目領用辦公用品后,在《辦公用品及后勤用品領用計劃》上簽字確認。
6、如需購置固定資產、辦公家俱、辦公設備(200元以上)或非計劃內辦公用品,應填寫《辦公及后勤用品申請?zhí)嘏鷨巍?項目或部門經理簽字后報請總經理批準。
7、綜合管理部或異地項目應配備一定數量的低值易耗品及后勤用品以備臨時領用,臨時領用需填寫《辦公用品臨時領用單》,由部門(項目)經理簽字確認,綜合管理部或異地項目內勤人員留存?zhèn)浒浮?/p>
三、固定資產的管理
(一)、部門/項目固定資產的配備。(價值在200元以上的單件物品或者使用年限在2年以上的物品)
1、各項目負責本部門辦公設備、用具的配備、登記及管理,并填寫《固定資產統(tǒng)計表》;
2、綜合管理部負責公司職能部門的固定資產采購,并根據部門(項目)辦公設備、用具統(tǒng)計情況匯總編制公司固定資產臺帳。
(二)、固定資產報損管理
1、部門(項目)根據《固定資產報廢年限表》上報辦公設備及辦公家具的破損情況,如提前報損需說明報損原因,綜合管理部核實后報經總經理審批。正常報廢程序為:部門(項目)填寫《固定資產報損、報廢單》上報綜合管理部,綜合管理部對部門(項目)上報情況進行實際勘察落實上報情況是否屬實。對于勘察屬實情況,綜合管理部經理給予確認。在《固定資產報損、報廢單》上簽署意見。
2、對于可以維修繼續(xù)使用的物品,綜合管理部負責安排維修。對于確不能繼續(xù)使用物品,綜合管理部上報總經理申請購買。如因保管或使用不當造成辦公設備及辦公家具的損壞或丟失的,追究當事人的責任,并照價賠償。
3、綜合管理部每季度對辦公設備及家具進行清查盤點。市內項目需現場盤點,異地項目每半年現場盤點一次。
附:辦公用品領用定額說明。(具體價目詳見《辦公用品及后勤用品價目表》)
1.低值易耗辦公用品消耗定額:
部門經理及主管:4元/人月
經理及主管以下員工:3元/人月。
經理及經理助理:4元/人月。
經理及助理以下員工:3元/人月。
2.電腦及復印機打印機耗材定額:
(1)軟盤:5張/月?？啼浌獗P:2張/月。
(2)a4復印紙:根據耗材設備的不同配置,打印機:1包/月;復印機:2包/月(10萬平米以下小區(qū):1包/2月)
(3)其余耗材:復印機墨粉:1支/2月;激光打印機硒鼓:1個/3月;針式打印機色帶:1個/月;噴墨打印機墨盒:1個/2月(10萬平米以下小區(qū)墨盒及色帶:1個/半年。)
3. 后勤用品定額:
(1)一次性水杯(5元/50個):100個/月
(2)茶葉(30元/斤):一斤
附: 《固定資產報廢年限表》
編號:
項目分類項目名稱報廢年限說明
辦公設備裝訂機20年
攝像機15年
傳真機10年
掃描儀10年
顯示器防護屏10年
插座10年
ups電源10年
集線器10年
照相機10年
塑封機10年
復印機8年
電話機6年
計算機顯示器6年
計算機主機6年
調制解調器6年
打印機6年
鍵盤6年
音箱6年
刻錄機6年
幻燈機6年
驗鈔機6年
計算器6年
鼠標4年
辦公家具文件柜10年
更衣柜10年
保險柜8年
辦公桌7年
辦公椅7年
電鍍椅7年
電腦椅6年
接待椅6年
飲水機6年
白板6年
四、支持性表格
《辦公用品合格供應商名錄》wh-zh-b-001
《辦公用品(臨時)領用記錄》wh-zh-b-002
《辦公用品申購單》wh
-zh-b-003
《辦公用品申請?zhí)嘏鷨巍穡h-zh-b-004
《固定資產報損、報廢單》wh-zh-b-005
第8篇 雅居樂物業(yè)工作環(huán)境管理規(guī)定
雅居物業(yè)工作環(huán)境管理規(guī)定
為了保證本公司良好的辦公環(huán)境,形成一個積極向上的工作氛圍,創(chuàng)造更加舒適、整潔的工作環(huán)境,提高工作效率,特制定本規(guī)定。
一、環(huán)境管理規(guī)定
1.綜合管理部前臺文員(或前一晚值班人員)應在上班前10分鐘打開辦公區(qū)公共區(qū)域內必要照明設備及空調通風設備,檢查公共區(qū)域物品擺放是否整齊、有序及破損情況。
2.公司職能部門員工接聽電話規(guī)范:'你好,順馳物業(yè)××部。'項目服務中心員工接聽電話規(guī)范:'你好,順馳物業(yè)為您服務!'
3.會議室、會客室等公共區(qū)域,在使用后應及時更換引用水和紙杯,室內桌椅擺放整齊,煙灰缸要及時清倒,保持桌面清潔,不得擺放非工作相關物品。
4.常用辦公設備(包括:電腦、打印機、復印機、傳真機、電話及其他設備)的使用,應按照其正確使用程序和有關操作說明書進行操作,并按時依據正常程序對設備進行維護,不得用于與工作無關的事務。
5.辦公區(qū)墻壁張貼的各類標識(如核心價值觀、獲獎證書、業(yè)主錦旗等)應統(tǒng)一設置于接待大廳內。
6.各部門、物業(yè)處每日應安排衛(wèi)生值班人員,保持墻面、門、窗的清潔,物品擺放整齊,接待大廳不得堆放任何雜物。
7.各崗位員工不得在辦公室內吃零食、早飯、午飯等,不得將與工作無關的物品擺放在辦公桌上,不得做與工作無關的事(打私人電話、上網聊天等),不得在辦公區(qū)域大聲喧嘩、打鬧,保持辦公區(qū)的安靜。
8.非主管領導同意,非在崗員工或來訪人員,不得進入辦公區(qū),應在接待區(qū)等候。等候時間超過20分鐘的,前臺接待員應主動為其提供飲用水。
9.遇到雨、雪等特殊天氣,前一晚值班人員應提前在辦公區(qū)門前顯眼位置放置防滑設施及標識,以提醒來往人員注意防滑。
二、物品擺放規(guī)定
1.辦公區(qū)的桌、臺、椅均需按公司統(tǒng)一規(guī)定位置放置,電腦、飲水機、檔案柜等設施應放在適當位置(以有效利用辦公空間為準),不得隨意擺放,所有物品位置經公司相關部門審定后,不得隨意調整。
2.上班前,應規(guī)整當天所需用品,將所有用品統(tǒng)一擺放到桌(臺)一側,并做好其他班前準備工作。
3.上班時,應保持桌面整潔、有序,不允許擺放任何與工作無關的用品,僅可擺放辦公用品(僅含筆筒、文件架、水杯),注意桌面物品擺放有序。員工需離開座位時,必須將桌面清理干凈。
4.下班前,將桌面物品適當入柜,將桌(臺)面清理干凈,將重要文件入柜上鎖,不得留在外面或帶走,將辦公椅放在辦公桌前的恰當位置。
三、安全管理規(guī)定
1.維修部應定期檢查辦公區(qū)的水、電設施設備運轉情況,如有問題應及時解決。
2.保安部應定期檢查辦公區(qū)消防設施的保管及滅火器材的擺放情況,保證其無損壞和丟失現象,并對全體員工進行消防安全培訓。
3.各崗位員工應加強安全防患意識,下班時應將重要資料放入安全地點,關好電源,鎖好抽屜、檔案柜及門窗。
4.辦公區(qū)夜間值班人員應對辦公區(qū)內的各種設施設備進行安全檢查,防止遺漏現象。
四、著裝管理規(guī)定
1.公司所有當班人員應按公司工服管理規(guī)定著工作裝,內著襯衣。暫沒有工作裝的人員著職業(yè)裝,男士必須打領帶,女士不得穿露腳趾的涼鞋。當班時必須按公司工服管理規(guī)定著裝。
2.公司人員應保管好自己的工作裝,不得有毀損。當班人員應整潔著裝,以保持良好的工作形象。
3.公司當班人員必須佩戴胸卡(胸卡上必須有本人1寸彩色照片;部門、崗位名稱準確),非當班人員不得佩戴胸卡、不得在辦公區(qū)內停留。
