第1篇 大學(xué)圖書資料管理規(guī)定
大學(xué)圖書資料管理暫行規(guī)定
圖書資料是我校教學(xué)、科研以及管理工作的重要資源。為加強(qiáng)圖書資料的采購(gòu)、驗(yàn)收和保管等工作,特制訂本暫行規(guī)定。
一、圖書館是學(xué)校的圖書資料管理中心,負(fù)責(zé)對(duì)本館圖書資料的采購(gòu)、驗(yàn)收、編目加工、流通借閱、保管以及各院系圖書資料的驗(yàn)收工作。
二、各院系的圖書資料室在業(yè)務(wù)方面屬學(xué)校圖書館的二級(jí)管理機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)本院系圖書資料的采購(gòu)、編目加工、保管、借閱等工作,業(yè)務(wù)上受圖書館的監(jiān)督和指導(dǎo)。
三、圖書資料的訂閱應(yīng)根據(jù)學(xué)校人才培養(yǎng)、教學(xué)、科研發(fā)展的需要和資金狀況有計(jì)劃的進(jìn)行。
四、各院系應(yīng)緊密結(jié)合本單位教學(xué)、科研和專業(yè)建設(shè)的需要進(jìn)行圖書資料的訂閱。所訂書目應(yīng)由院系主管教學(xué)、科研的領(lǐng)導(dǎo)審批確定。為防止重復(fù)訂購(gòu),減少積壓浪費(fèi),訂購(gòu)前還與圖書館協(xié)調(diào)。
五、圖書資料的采購(gòu),根據(jù)其經(jīng)費(fèi)的來(lái)源渠道,實(shí)行分級(jí)采購(gòu):圖書館負(fù)責(zé)本館圖書資料的采購(gòu),各院系資料室負(fù)責(zé)本單位專業(yè)建設(shè)經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)、研究生經(jīng)費(fèi)和其他經(jīng)費(fèi)的圖書資料采購(gòu)。
六、圖書館和各院系所購(gòu)圖書資料,一律歸口圖書館采編部辦理驗(yàn)收。采編部根據(jù)購(gòu)書發(fā)票和圖書資料實(shí)物進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收并開具圖書資料驗(yàn)收目錄清單(一式三聯(lián)),經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后,所購(gòu)圖書資料費(fèi)用方能到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)帳手續(xù)。
七、各院系資料室應(yīng)根據(jù)圖書館驗(yàn)收清單辦理圖書資料調(diào)撥手續(xù),并做好本資料室圖書資料入庫(kù)登記工作。 為確保圖書資料管理到位,各院系應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理驗(yàn)收與調(diào)撥手續(xù)。
八、圖書館和各院系資料室要確保圖書資料的完整,每年應(yīng)對(duì)圖書資料進(jìn)行清理,對(duì)破損、丟失的圖書資料要在查明原因、落實(shí)責(zé)任的基礎(chǔ)上及時(shí)辦理報(bào)廢手續(xù),未經(jīng)學(xué)校資產(chǎn)管理處和有關(guān)部門批準(zhǔn),不得擅自處置變賣圖書資料。
九、本規(guī)定從發(fā)布之日起實(shí)行。
十、以前與本規(guī)定不符的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。
第2篇 房地產(chǎn)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
檔案管理與資料管理
檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分,其管理的規(guī)范程度反映了 公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化,提高檔案資料處理、 管理的質(zhì)量及效率,特制定本規(guī)定。
(一)歸檔適用范圍范圍
凡公司與外界往來(lái)及公司與各協(xié)作單位之間往來(lái)的以及公司經(jīng)營(yíng) 管理所必需的有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計(jì)劃或總結(jié)(年、月度)、財(cái)務(wù)審 計(jì)、經(jīng)營(yíng)狀況、項(xiàng)目可行研究報(bào)告(方案)、各類許可證書、圖紙、 政府批文、公司執(zhí)照(與注冊(cè)文件)、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、請(qǐng)示、決 定、決議、通告、通知、協(xié)議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷 售廣告等有價(jià)值的文件資料及重大公關(guān)活動(dòng)的圖片、文字、錄像資料。
(二)管理部門
1、公司行政人事部設(shè)綜合檔案資料室,設(shè)專職檔案管理人員;各部門設(shè)兼 職檔案管理人員(必須報(bào)行政人事部備案),負(fù)責(zé)本部門、企業(yè)日常經(jīng) 營(yíng)管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理,并負(fù)責(zé)定期移交公司綜合 檔案室。
2、公司檔案資料由行政人事部負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理,各部門實(shí)行專業(yè)對(duì)口分 級(jí)管理。
(三)移交歸檔與使用
公司總部各部門兼職檔案管理員,按照歸檔時(shí)間將有關(guān)襠案文件移 交公司綜合檔案室,各部門留存復(fù)印件使用(公司所發(fā)文件除外); 需要已經(jīng)歸檔的原件時(shí),需經(jīng)批準(zhǔn)后履行借閱手續(xù)使用。
2、歸檔時(shí)間分與歸口管理部門
2.1管理性文件:辦理完畢的管理性文件材料,形成部門在第1年12 月末以前整理分類,移交檔案室后立卷。
2.2會(huì)計(jì)檔案:會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)預(yù)算部保留一年后,次年三月末歸檔。 2.3人事檔案:人事檔案由人行政人事部根據(jù)人員變動(dòng)情況隨時(shí)歸檔。 2.4基建工程、設(shè)備檔案:基建工程(合同、協(xié)議、預(yù)算書、許可證、 隱蔽資料等)、設(shè)備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設(shè)備、動(dòng)力安 裝投入使用后一個(gè)月內(nèi)歸檔,此期間由部門檔案人員進(jìn)行分類保管。
2.5 各類報(bào)告、方案、內(nèi)部申請(qǐng)批復(fù)、內(nèi)部管理制度規(guī)范、計(jì)劃書: 該類檔案在確立形成時(shí)由部門留存,同時(shí)送交行政人事部留存正 本歸檔。
2.6合同協(xié)議類:正本原件需二份以上,在批準(zhǔn)簽署后分別由簽署部 門、財(cái)務(wù)預(yù)算部、檔案室各存檔一份。
2.7圖書、期刊、報(bào)紙類:在購(gòu)入或訂購(gòu)后先列入管理臺(tái)帳,后又綜 合檔案室負(fù)責(zé)分類保管、借閱、歸類、管理。
2.8其它資料:如各類企業(yè)沿革資料、公關(guān)接待活動(dòng)圖像、錄音錄象資料 以及外出開會(huì)、學(xué)習(xí)、考察、參觀人員帶回具有保存價(jià)值的資料,一 般在該檔案資料形成后一周內(nèi)交公司行政人事部歸檔。
(三)文件點(diǎn)收
文件結(jié)案移送歸檔時(shí),依如下原則點(diǎn)收:
1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應(yīng)立即追查歸入。
2、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。
3、與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。 (四)文件整理標(biāo)準(zhǔn)
1、本檔案按問(wèn)題組卷,一事一卷或一事多卷。
2、對(duì)接收的所有檔案及時(shí)審查,進(jìn)行科學(xué)分類,排列編號(hào)。
3、歸檔的文件材料要齊全完整,每份文件的正件和附件、印件與底稿, 請(qǐng)示與批復(fù)合并一起立卷。
4、卷內(nèi)文件的排列與編目要科學(xué)規(guī)范,便于查找。
(五)檔案分類編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)
檔案按職能設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目,即(1)合同協(xié)議類;(2)行政人事文書管理類;(3)經(jīng)營(yíng)管理類;(4)工程技術(shù)圖紙類;(5)內(nèi)部文件與制度規(guī)范類;(6)專題報(bào)告和專項(xiàng)技術(shù)研究類;(7)預(yù)算項(xiàng)目類;(8)資產(chǎn)設(shè)備材料類;(9)會(huì)計(jì)檔案類;(10)公司以及員工檔案類。二級(jí)類目是按檔案的具體內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行設(shè)置。按問(wèn)題分類,結(jié)合年度,一事一卷。 檔案分類一級(jí)類目采用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí),a、b、c、d、e、f、g、h、i、j依次表示十個(gè)一級(jí)類目(二級(jí)類目由綜合檔案室劃分該類明細(xì)科目按統(tǒng)一名稱通知各部門)。 按各項(xiàng)要大類分別排架,大類之間不交叉排列,充分體現(xiàn)企業(yè)檔案分類的指導(dǎo)思想和分類準(zhǔn)則,保持各類檔案的有機(jī)聯(lián)系和及時(shí)、高效提供利用。
根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)和管理要求,按大類、分年代排架法、即按大類---年代進(jìn)行排架,就是在同一大類內(nèi)按同一問(wèn)題的案卷排列在一起,在同一問(wèn)題內(nèi)再按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列,第二年依次接著排,分階段排列,一個(gè)階段不超過(guò)三位數(shù)。排列時(shí)按大類、年度、流水編制案卷順序號(hào),即類、年度大流水編號(hào)。
(六)保存期限
保管期限可分為:永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。
(七)檔案借閱
1、無(wú)論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進(jìn)行登記, 注明借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、查閱內(nèi)容及利用目的和效果。
2、查閱檔案原則上在閱檔室進(jìn)行,一般不得借出。必須借出時(shí),需經(jīng)檔 案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù)。
3、查閱人事檔案需經(jīng)主管人事部門批準(zhǔn),經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) 后,方可查閱。
4、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者,如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)案件,應(yīng)經(jīng)檔 案管理部門負(fù)責(zé)人同意。
5、檔案借閱要履行登記手續(xù);借閱檔案必須愛(ài)護(hù),嚴(yán)禁涂改;注意安全 和保密,嚴(yán)禁擅自復(fù)制、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和 復(fù)制,必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
6、檔案歸還時(shí),經(jīng)檔案管理人員核查無(wú)誤后,方予以辦理歸還手續(xù)。 7、財(cái)務(wù)以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。
(八)檔案保管標(biāo)準(zhǔn)
檔案入庫(kù)前必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格檢查,防止錯(cuò)、漏或夾帶害蟲及有害物質(zhì) 進(jìn)行侵蝕。 檔案入庫(kù)后要系統(tǒng)化整理,做到排列科學(xué)、整齊美觀,便于保管和 利用。
3、檔案室門窗裝具要堅(jiān)固,檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé),確保檔案安全; 非工作人員不得進(jìn)入檔案室。 保持檔案整潔,備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與 設(shè)施。 每季度對(duì)檔案保管情況進(jìn)行一次全面檢查,定期投放藥物。查閱后 的檔案及時(shí)歸回原處。
5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁放置與檔案無(wú)關(guān)物品,嚴(yán)禁在檔案室吸煙。
(九)保密守則(詳見(jiàn)保密規(guī)定)
對(duì)保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級(jí)規(guī)定》,由主管領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案員會(huì)同歸檔部門合理劃分密級(jí)(絕密、機(jī)密、秘密)。
2、檔案材料不得任意帶出檔案室,更不得將檔案秘密向無(wú)關(guān)人員泄露。
3、查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù),在閱檔室 查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱、摘抄、翻印、復(fù)制。
4、
銷毀檔案要嚴(yán)格履行鑒定、審批手續(xù),要配有二人以上進(jìn)行監(jiān)銷, 任何個(gè)人不得將檔案私自處理。
5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現(xiàn)象,須立即向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,不 得隱瞞,情節(jié)嚴(yán)重者要依法嚴(yán)肅處理。
(十)附則
第3篇 雅居樂(lè)物業(yè)圖書資料管理規(guī)定
雅居物業(yè)圖書資料管理規(guī)定
為有效地利用公司的圖書資料,加強(qiáng)圖書資料的管理,結(jié)合公司實(shí)際情況,制定本管理規(guī)定。
一、圖書資料的管理:
1、公司所有圖書資料統(tǒng)一由綜合管理部負(fù)責(zé)管理,綜合管理部應(yīng)指定一名管理員負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作。
2、公司圖書及報(bào)刊雜志由綜合管理部統(tǒng)一購(gòu)買、管理;公司各部門所購(gòu)圖書、訂閱刊物應(yīng)在綜合管理部進(jìn)行登記、編號(hào)、辦理借閱手續(xù)后方可借出。
3、管理員負(fù)責(zé)建立《圖書資料登記簿》(含電子版),及時(shí)補(bǔ)充更新,并且每年定期(7月、12月下旬)清點(diǎn)公司所有的圖書資料。
二、圖書資料的采購(gòu):
1、各類新購(gòu)圖書必須在綜合管理部辦理圖書入庫(kù)手續(xù),出庫(kù)手續(xù)由綜合管理部統(tǒng)一辦理并保管,各部門需用時(shí)直接到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。異地項(xiàng)目由綜合管理部業(yè)務(wù)歸口部門管理;
2、管理員應(yīng)對(duì)圖書進(jìn)行統(tǒng)一登記,將書名、出版社名稱、出版日期、購(gòu)買日期、金額及其他資料詳細(xì)登記于'圖書資料登記簿'內(nèi),并填制圖書卡插放于圖書之末頁(yè)。
3、各部門、個(gè)人如因工作需要購(gòu)買圖書資料的,應(yīng)事先查詢'公司圖書資料登記簿',避免重復(fù)購(gòu)買。確有必要的,必須先經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽批,報(bào)綜合管理部審核批準(zhǔn)。事先未經(jīng)批準(zhǔn)購(gòu)買的圖書資料一律不予報(bào)銷。
4、圖書購(gòu)回后,購(gòu)書人應(yīng)到綜合管理部門辦理圖書入庫(kù)手續(xù),辦理圖書報(bào)銷手續(xù)時(shí),必須提供圖書發(fā)票單、入庫(kù)單及有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字方可辦理。
借書人僅限于本公司員工。
三、圖書資料的使用:
1、借閱對(duì)象:物業(yè)公司全體員工。
2、員工欲借書可先查閱《公司圖書資料登記簿》,再填寫借閱單向管理員取書。管理員將圖書交予借書人時(shí),應(yīng)先抽出圖書卡,由借書人簽字后,一并與借閱單妥為保管。
3、員工還書時(shí)應(yīng)將所借圖書交予管理員收訖,管理員除將借閱單歸還借書人作廢外,并應(yīng)將圖書卡放回書內(nèi)。借書時(shí)間限于辦公時(shí)間內(nèi)上午11點(diǎn)30分至12點(diǎn),下午5點(diǎn)至5點(diǎn)30分。
4、雜志借閱3天之內(nèi)(包括3天)歸還;圖書借閱7天之內(nèi)(包括7天)歸還。到期應(yīng)立即歸還,倘有特殊事由需續(xù)借者,務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù),但以續(xù)借二次為限。
5、雜志每次限借一冊(cè);圖書每次限借兩冊(cè)。
6、辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書,原則上不外借,但確因工作需要必須閱覽者限于當(dāng)日歸還。
7、員工所借之圖書,如遇清點(diǎn)或公司業(yè)務(wù)急需時(shí),應(yīng)馬上歸還,借書人不得拒絕。
8、員工應(yīng)愛(ài)惜圖書資料,不得在所借圖書上圈點(diǎn)、折角。如有破損或遺失,一律按原圖書版本購(gòu)價(jià)的兩倍賠償。
9、員工借書期限屆滿或遇清點(diǎn)期,經(jīng)通知仍不還書者,停止其借書權(quán)三個(gè)月,并按一天10元進(jìn)行處罰。
10、人員調(diào)出或離職時(shí)必須將所借圖書歸還,否則按規(guī)定扣薪。
3、借閱時(shí)間:雜志借閱3天之內(nèi)(包括3天)歸還;圖書借閱7天之內(nèi)(包括7天)歸還。
本規(guī)定所指的圖書資料包括圖書、期刊雜志、公司購(gòu)買設(shè)備、軟件、系統(tǒng)的說(shuō)明書、培訓(xùn)資料、操作手冊(cè),管理文本等。
四、支持性表格:
《圖書資料登記薄》wh-zh-t-001
《圖書資料借用登記表》wh-zh-t-002
