檔案資料管理規(guī)定12篇

第1篇 物業(yè)服務(wù)中心檔案資料管理規(guī)定怎么寫

物業(yè)服務(wù)中心檔案資料管理規(guī)定根據(jù)國家《檔案法》和《檔案管理規(guī)定》,為進(jìn)一步提高服務(wù)中心文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:

一、服務(wù)中心檔案管理員負(fù)責(zé)服務(wù)中心所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊(cè)、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

二、保密級(jí)文件由檔案管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦公室。

三、文件資料存檔時(shí)要進(jìn)行合理分類,做到標(biāo)識(shí)清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,做銷毀處理。

五、服務(wù)中心購置的重要設(shè)備到貨時(shí),會(huì)同有關(guān)部門,檢查驗(yàn)收說明等材料,并及時(shí)歸檔。

六、服務(wù)中心各項(xiàng)活動(dòng)拍攝的照片、聲像材料,必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容,交資料室保存。

七、政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時(shí)存檔,保證資料的完整性。

八、服務(wù)中心內(nèi)部發(fā)文須由檔案管理員對(duì)格式、方法等方面進(jìn)行審核,編發(fā)文號(hào),并在電腦內(nèi)保存后,交項(xiàng)目/部門經(jīng)理批準(zhǔn),方可按規(guī)定發(fā)送,同時(shí)發(fā)文原件由資料室存檔。

九、文件、資料的借閱須按公司有關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行,由檔案管理員負(fù)責(zé)完善借閱手續(xù)。

第2篇 基建處工程檔案資料管理實(shí)施規(guī)定

基建處工程檔案資料管理實(shí)施辦法

一.認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,以及黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。

二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴(kuò)建的房屋,從設(shè)計(jì)資料,上級(jí)部門對(duì)項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及擴(kuò)初設(shè)計(jì)的批復(fù),地質(zhì)鉆探資料,小區(qū)規(guī)劃、土方平衡,室外標(biāo)高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設(shè)計(jì),擴(kuò)大初步設(shè)計(jì),施工預(yù)算,招投標(biāo)工作文件,開工報(bào)告,測量定位記錄,各類合同及附件,工程協(xié)議書,圖紙會(huì)審記錄,修改設(shè)計(jì)資料,設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料,監(jiān)理文件,施工日志,審計(jì)結(jié)論及相關(guān)財(cái)務(wù)資料,各種驗(yàn)收證件,檢測報(bào)告,材料設(shè)備的合格證及說明書,竣工圖,隱蔽工程圖,室內(nèi)設(shè)備安裝資料和圖紙,竣工結(jié)算,財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其它需要存檔的文件資料。

三.檔案資料統(tǒng)一由資料管理員收集整理、歸檔,各類資料的經(jīng)辦人都必須主動(dòng)將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內(nèi)部還是外部人員來查閱時(shí),均必須辦理手續(xù),隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時(shí),由處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),限期交還。若有丟失,除須作出書面檢討外,還視其情節(jié)處以100-500元賠償。

四.凡屬訂購、采購各類書籍資料,由基建處統(tǒng)一辦理,所需數(shù)量由處領(lǐng)導(dǎo)審批決定。需借閱使用,或因工作需要長期使用者,統(tǒng)一由資料室編目登記,使用者應(yīng)及時(shí)歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞,視其情節(jié)處以賠償。

五.資料室管理人員,要認(rèn)真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對(duì)已竣工項(xiàng)目的基建檔案資料,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)有關(guān)部門辦理竣工驗(yàn)收手續(xù),各種資料應(yīng)及時(shí)歸檔。經(jīng)資料員收集、整理并按規(guī)定裝訂成冊(cè)后,送交檔案館內(nèi)存檔。

七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長保管時(shí)間的黑色、蘭黑繪圖書寫墨水,而不應(yīng)用紅色墨水、復(fù)寫紙、鉛筆、圓珠筆等。

八.檔案管理工作人員應(yīng)努力收集歸檔文件、資料,工作人員應(yīng)積極協(xié)助,主動(dòng)配合,做到基建檔案完整、準(zhǔn)確、無遺失。

第3篇 機(jī)電設(shè)備檔案資料管理規(guī)定

1.目的

確保機(jī)電設(shè)備資料、檔案的完整,為設(shè)備維護(hù)維修提供支持。

2.適用范圍

適用于__花園機(jī)電設(shè)備資料、檔案的管理。

3.內(nèi)容

3.1機(jī)電設(shè)備資料的管理

3.1.1機(jī)電設(shè)備資料原件統(tǒng)一由管理處兼職資料員保管,需標(biāo)識(shí)清楚。

3.1.2常用的機(jī)電設(shè)備資料可復(fù)印一份保存于機(jī)電值班室按班移交。

3.1.3機(jī)電設(shè)備資料的借用需經(jīng)機(jī)電主管批準(zhǔn)后到管理處兼職資料員處借閱,并及時(shí)返還。

3.1.4發(fā)生設(shè)備資料缺頁現(xiàn)象由管理處兼職資料員報(bào)管理處主任嚴(yán)肅處理。

3.2機(jī)電設(shè)備檔案的管理

3.2.1機(jī)電設(shè)備維護(hù)維修檔案由機(jī)電主管統(tǒng)一集中保管。

3.2.2機(jī)電設(shè)備大中修檔案長期保管直到設(shè)備報(bào)廢一年后銷毀。

3.2.3機(jī)電設(shè)備維護(hù)維修檔案的借閱須辦理借閱手續(xù),并按時(shí)歸還。

3.3機(jī)電設(shè)備資料、檔案應(yīng)保存通風(fēng)良好,干濕度正常的房間。

3.4機(jī)電設(shè)備資料、檔案應(yīng)半年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

4.記錄

無。

5.附件

無。

第4篇 g園物業(yè)檔案資料管理規(guī)定

佳園物業(yè)管理有限公司

檔案資料管理規(guī)定

根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進(jìn)一步提高管理處文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:

1. 管理處文檔管理員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊(cè)、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

2.保密級(jí)文件由資料管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦公室。

3.文件資料存檔時(shí)要進(jìn)行合理分類,做到標(biāo)識(shí)清楚,查找方便,并注明保存期限。

4.定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,做銷毀處理。

5.管理處購置的重要設(shè)備到貨時(shí),會(huì)同有關(guān)部門,檢查驗(yàn)收說明等材料,并及時(shí)歸檔。

6.管理處各項(xiàng)活動(dòng)拍攝的照片、聲像材料,必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容,交資料室保存。

7.政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時(shí)存檔,保證資料的完整性。

8.管理處內(nèi)部發(fā)文須由資料員對(duì)格式、方法等方面進(jìn)行審核,編發(fā)文號(hào),并在電腦內(nèi)保存后,交部門經(jīng)理批準(zhǔn),方可按規(guī)定發(fā)送,同時(shí)發(fā)文原件由資料室存檔。

9.文件、資料的借閱須按公司有關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行,由資料員負(fù)責(zé)完善借閱手續(xù)。

第5篇 物業(yè)服務(wù)中心檔案資料管理規(guī)定格式怎樣的

物業(yè)服務(wù)中心檔案資料管理規(guī)定根據(jù)國家《檔案法》和《檔案管理規(guī)定》,為進(jìn)一步提高服務(wù)中心文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:

一、服務(wù)中心檔案管理員負(fù)責(zé)服務(wù)中心所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊(cè)、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

二、保密級(jí)文件由檔案管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦公室。

三、文件資料存檔時(shí)要進(jìn)行合理分類,做到標(biāo)識(shí)清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,做銷毀處理。

五、服務(wù)中心購置的重要設(shè)備到貨時(shí),會(huì)同有關(guān)部門,檢查驗(yàn)收說明等材料,并及時(shí)歸檔。

六、服務(wù)中心各項(xiàng)活動(dòng)拍攝的照片、聲像材料,必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容,交資料室保存。

七、政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時(shí)存檔,保證資料的完整性。

八、服務(wù)中心內(nèi)部發(fā)文須由檔案管理員對(duì)格式、方法等方面進(jìn)行審核,編發(fā)文號(hào),并在電腦內(nèi)保存后,交項(xiàng)目/部門經(jīng)理批準(zhǔn),方可按規(guī)定發(fā)送,同時(shí)發(fā)文原件由資料室存檔。

九、文件、資料的借閱須按公司有關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行,由檔案管理員負(fù)責(zé)完善借閱手續(xù)。

第6篇 房地產(chǎn)企業(yè)人事檔案資料管理規(guī)定

房地產(chǎn)公司人事檔案資料管理規(guī)定

(一)人事檔案內(nèi)容原始人事檔案。職工人事關(guān)系轉(zhuǎn)入企業(yè)時(shí)具備的檔案原始資料、調(diào)動(dòng)介紹信、調(diào)轉(zhuǎn)表、工資介紹信、保險(xiǎn)基金、公積金等原始材料。企業(yè)人事檔案。在本企業(yè)內(nèi)建立的包括《員工應(yīng)聘登記表》、《試用協(xié)議》、《員工承諾保證聯(lián)》、《定級(jí)與績效考核表》、《勞動(dòng)合同或勞動(dòng)協(xié)議》、《職務(wù)(級(jí))考核評(píng)價(jià)表》、〈職位確認(rèn)書〉〈勞動(dòng)手冊(cè)與保險(xiǎn)手冊(cè)〉、內(nèi)部晉升調(diào)轉(zhuǎn)考核、任職文件、調(diào)轉(zhuǎn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等人事材料。

(二)檔案保管

1、職工人事檔案由公司人事部門設(shè)專人調(diào)轉(zhuǎn)、記錄、整理,并永久保存。

2、公司人事部門建立并保管除總經(jīng)理和上級(jí)派入人員以外所有員工的人事檔案。

3、員工人事檔案從試用期起予以建立。

4、人事檔案調(diào)閱需經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人同意,財(cái)務(wù)人員檔案調(diào)閱需經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)同意。

(三)檔案調(diào)轉(zhuǎn)

1、員工通過轉(zhuǎn)正定級(jí)考核后,由人事部門出具調(diào)動(dòng)表及介紹信,由員工本人將人事關(guān)系調(diào)轉(zhuǎn)至本企業(yè),并與企業(yè)簽訂《勞動(dòng)合同》。因特殊原因暫時(shí)不能將人事關(guān)系轉(zhuǎn)至企業(yè)的,需在《轉(zhuǎn)正審批表》或《職位確認(rèn)書》上予以注明,并與企業(yè)簽訂《勞動(dòng)協(xié)議書》。

2、一般員工在企業(yè)內(nèi)部調(diào)動(dòng),由新單位出具介紹信,將原始人事檔案不予調(diào)轉(zhuǎn),但建立新的考核檔案。

3、公司部員工如調(diào)離企業(yè),需填寫《調(diào)離審批表》,經(jīng)所在部門、人事部門、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及總經(jīng)理簽字后,方可按“離職”的有關(guān)規(guī)定辦理人事手續(xù),但企業(yè)人事檔案不予調(diào)轉(zhuǎn)。

(四)檔案查閱

部門負(fù)責(zé)人以上人員可以提出閱看下層屬下申請(qǐng)。須經(jīng)行政人事部經(jīng)理同意方可閱檔。員工檔案嚴(yán)禁借閱出行政人事部。

第7篇 某物業(yè)項(xiàng)目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

物業(yè)項(xiàng)目業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

1.職責(zé)范圍

1.1管理處綜合組人員負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

1.2檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實(shí)、齊全。

1.3業(yè)主資料要及時(shí)歸檔,歸檔時(shí)要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

1.4業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、房屋裝修聯(lián)系表、裝潢施工安全保證責(zé)任書、室內(nèi)設(shè)施驗(yàn)收表、住戶裝潢協(xié)議書、物業(yè)管理合同、住宅移交手續(xù)。

1.5檔案資料屬于保密文件,應(yīng)妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印。

1.6未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《檔案資料調(diào)出登記》,并督促借調(diào)人及時(shí)歸還。

1.7檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質(zhì)。

1.8日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應(yīng)立即修復(fù)。

2.質(zhì)量記錄:

2.1《檔案資料調(diào)出登記》c7.5.1-5.20-a

第8篇 基建檔案資料管理規(guī)定

基建檔案資料管理辦法

為使基本建設(shè)檔案資料管理工作規(guī)范化,科學(xué)化,收集、整理和歸檔有據(jù)可依,做到檔案工作有序、安全、規(guī)范、科學(xué),特制定有關(guān)基本建建工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理辦法。凡借閱、領(lǐng)取基本建設(shè)工程的資料及圖紙,基建檔案管理員必須予以登記,借閱、領(lǐng)取人必須簽字,辦理借閱移交手續(xù)。在資料及圖紙歸還時(shí),基建檔案管理員應(yīng)進(jìn)行核對(duì),確認(rèn)完整后才可予以核銷;若不完整,則不予接收

_基本建設(shè)工程前期資料,有關(guān)人員在辦完相關(guān)手續(xù)后,必須及時(shí)將文件、資料原件移交給基建檔案管理員,不得拖延或不移交,移交時(shí)需移交2份(如只有1份原件,同審批部門協(xié)商在復(fù)印件上加蓋印章)。原則上文件、資料原件不再借出,只提供復(fù)印件。

_在簽訂“施工合同”和“監(jiān)理合同”時(shí),應(yīng)有工程資料的整理、歸檔條款,明確報(bào)送套數(shù)及時(shí)間,待施工單位、監(jiān)理單位所交資料達(dá)到檔案移送標(biāo)準(zhǔn)時(shí),由基建檔案管理員簽字,財(cái)務(wù)處予以結(jié)帳。

_在工程竣工驗(yàn)收前應(yīng)做好基建檔案資料的驗(yàn)收準(zhǔn)備工作,由基建檔案管理員通知市城建檔案館和院檔案館人員對(duì)該工程竣工檔案資料進(jìn)行專項(xiàng)驗(yàn)收,合格后方可組織工程竣工驗(yàn)收。竣工驗(yàn)收必須通知基建檔案管理員參加。

由施工技術(shù)科負(fù)責(zé)催促施工單位在工程竣工驗(yàn)收合格后,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)送規(guī)定數(shù)量的完整竣工資料。如遇特殊情況,應(yīng)向建設(shè)單位說明情況,經(jīng)同意后可在延長的期限內(nèi)報(bào)送。

_施工技術(shù)科項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)施工期資料及竣工圖的驗(yàn)收審查工作,對(duì)不符合要求的應(yīng)予以退回整改,直到符合要求。施工技術(shù)科在移交資料前,需將所有資料和圖紙認(rèn)真核對(duì),在資料移交表(清單)上簽名,并及時(shí)把工程資料移交給基建檔案管理員。

_歸檔的施工期資料、圖紙均應(yīng)為2套,必須是原件,且滿足以下要求:

_資料必須真實(shí)、完整,準(zhǔn)確、清潔、整齊。紙張大小不一的,需進(jìn)行粘貼等處理使之一致。若是復(fù)印件需加蓋單位公章。

_文字資料須裝訂成冊(cè),頁面尺寸為a4,卷面應(yīng)清潔,無撕破,對(duì)破損材料要裱糊,用鉛筆編頁碼,不可用號(hào)碼機(jī)編頁碼,技術(shù)文件材料的蓋章,簽字手續(xù)須完備。

_報(bào)送資料按專業(yè)分:a、土建 b、給排水 c、電氣 d、暖通 e、裝飾等

_竣工圖須裝訂成冊(cè),規(guī)格尺寸為a4。圖面須整潔、無破損,字跡工整。變更內(nèi)容要蓋變更圖章,設(shè)計(jì)圖簽折在右下角。如有破損,要裱糊整齊,避免隨意切破圖紙,要保證竣工圖的完整。

_歸檔順序嚴(yán)格按《建設(shè)工程檔案審核意見表》中的相關(guān)內(nèi)容報(bào)送。

_歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為2套,要求裝訂成冊(cè),一套必須是原件,另一套可為復(fù)印件(但必須加蓋圖章),要清楚、整齊。具體要求同第7條,順序嚴(yán)格按《z市檔案館歸檔內(nèi)容及排列順序》報(bào)送。

_對(duì)于移交的工程資料,凡不符合檔案資料歸檔內(nèi)容和要求的,基建檔案管理員有權(quán)拒收,并要求限期整改。

審核人員在交還基建檔案資料時(shí),應(yīng)使資料及圖紙完整,如不完整,應(yīng)補(bǔ)齊后再返還。基建檔案管理員要查看圖紙是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齊。基建檔案管理員需提醒審核人員審核結(jié)算時(shí),不要把圖紙撕破或自行拆除裝訂線,使圖紙遺失,要注意保護(hù)圖紙的安全性,完整性。

_其它

(1) 未盡事宜應(yīng)由基建處負(fù)責(zé)解釋。

(2) 本辦法自公布之日起執(zhí)行。

第9篇 物業(yè)服務(wù)中心檔案資料管理規(guī)定

物業(yè)服務(wù)中心檔案資料管理規(guī)定

根據(jù)國家《檔案法》和《檔案管理規(guī)定》,為進(jìn)一步提高服務(wù)中心文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:

一、服務(wù)中心檔案管理員負(fù)責(zé)服務(wù)中心所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊(cè)、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

二、保密級(jí)文件由檔案管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦公室。

三、文件資料存檔時(shí)要進(jìn)行合理分類,做到標(biāo)識(shí)清楚,查找方便,并注明保存期限。

四、定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,做銷毀處理。

五、服務(wù)中心購置的重要設(shè)備到貨時(shí),會(huì)同有關(guān)部門,檢查驗(yàn)收說明等材料,并及時(shí)歸檔。

六、服務(wù)中心各項(xiàng)活動(dòng)拍攝的照片、聲像材料,必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容,交資料室保存。

七、政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時(shí)存檔,保證資料的完整性。

八、服務(wù)中心內(nèi)部發(fā)文須由檔案管理員對(duì)格式、方法等方面進(jìn)行審核,編發(fā)文號(hào),并在電腦內(nèi)保存后,交項(xiàng)目/部門經(jīng)理批準(zhǔn),方可按規(guī)定發(fā)送,同時(shí)發(fā)文原件由資料室存檔。

九、文件、資料的借閱須按公司有關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行,由檔案管理員負(fù)責(zé)完善借閱手續(xù)。

第10篇 金融大廈業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

金融中心(大廈)業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

1.目的:

規(guī)范業(yè)主檔安資料的管理。

2.職責(zé)范圍

2.1文員負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

3.管理規(guī)定

3.1檔案的文件材料,必須字跡清楚、真實(shí)、齊全。

3.2業(yè)主資料要及時(shí)歸檔,歸檔時(shí)要注意整齊,層次分明,便于快速查找,不得零散堆放,也不得隨意丟失。

3.3業(yè)主檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請(qǐng)表、房屋、設(shè)備裝修申報(bào)表、裝飾、裝修責(zé)任書、住戶裝潢竣工驗(yàn)收表、物業(yè)管理公約。

3.4檔案資料屬于保密文件,應(yīng)妥善保管,不準(zhǔn)散播其內(nèi)容,不準(zhǔn)給未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的人員翻閱,不準(zhǔn)復(fù)印。

3.5未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出,如遇特殊情況調(diào)出,須填寫《文件借閱、復(fù)制記錄表》,并督促借調(diào)人及時(shí)歸還。

3.6檔案的管理環(huán)境必須做到'三防'即:防火、防潮、防變質(zhì)。

3.7日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應(yīng)立即進(jìn)行修復(fù)處理。

質(zhì)量記錄:

1.《文件借閱、復(fù)制記錄表》zc-05/b05

第11篇 地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定

地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定

為了規(guī)范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護(hù)和利用,依據(jù)檔案管理 規(guī)范,結(jié)合公司工程檔案管理實(shí)際情況,特對(duì)工程檔案資料管理制度做修訂如下 :

第一條 總則

為了加強(qiáng)我司工程技術(shù)檔案歸檔管理工作,統(tǒng)一工程技術(shù)檔案資料的歸檔要 求及標(biāo)準(zhǔn),遵照國家相關(guān)技術(shù)檔案管理的規(guī)定,特制定《工程技術(shù)檔案歸檔管理 細(xì)則》(以下簡稱細(xì)則)。

第二條 工程技術(shù)檔案的范圍

工程技術(shù)檔案是指我公司在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔保存的 各種載體形式的技術(shù)文件材料及相關(guān)圖紙。

第三條 工程技術(shù)檔案管理責(zé)任人

1、工程技術(shù)檔案管理工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織開展并管理保存。

2、各相關(guān)部門(指工程部和設(shè)計(jì)部)要指定專職人員負(fù)責(zé)本部門的工程技術(shù) 檔案管理。檔案管理人員應(yīng)按本細(xì)則的相關(guān)要求,切實(shí)履行各自職責(zé),對(duì)工程技 術(shù)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理和合理化利用,按期將歸檔內(nèi)容移交給總經(jīng)理辦公室。此 項(xiàng)工作應(yīng)納入各相關(guān)部門的工作日程,作為工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容和依據(jù)。

第四條 歸檔范圍

1、對(duì)工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià) 值的各種載體文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。

2、公司工程技術(shù)檔案的具體歸檔范圍詳附錄a。

3、竣工圖分為三類,第一類為單體竣工圖(包括建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通等 個(gè)相關(guān)專業(yè)),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業(yè);第二類為零星的竣 工圖(如:裝修、幕墻等),由預(yù)算部會(huì)同竣工結(jié)算資料一同報(bào)公司存檔;第三 類為室外管網(wǎng)竣工圖,一式四套,由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。

第五條 歸檔方法和內(nèi)容

1、公司工程技術(shù)檔案采取按工程項(xiàng)目分類的方法進(jìn)行備案歸檔,每個(gè)項(xiàng)目的 檔案內(nèi)容包括三部分:

a、各相關(guān)部門移交給公司的各種載體形式的工程技術(shù)文件資料及相關(guān)圖紙, 主要范圍詳附錄a。

b、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄b。

c、工程部移交物業(yè)的竣工資料,主要范圍詳附錄c。

2、為了便于統(tǒng)一管理,工程相關(guān)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)工程的證件及批文的原 件,掃描備份后統(tǒng)一交總經(jīng)理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。

3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。

第六條 歸檔要求

1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。若為復(fù)印件應(yīng)指名原件存放處,并加蓋部門紅 圖章。

2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確,與工程實(shí)際相符合。

3、歸檔的工程文件應(yīng)采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚,圖樣清晰,圖 表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。

4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為a4幅面。

5、所有竣工圖均應(yīng)加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:

竣工圖

施工單位

編制人 審核人

技術(shù)負(fù)責(zé)人 編制日期

監(jiān)理單位

總監(jiān) 現(xiàn)場監(jiān)理

6、竣工圖章應(yīng)使用不易退色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方的空白處。

7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并 標(biāo)明變更修改依據(jù);凡有重大改變,或變更部分超過圖面的1/3的,應(yīng)當(dāng)重新繪制 竣工圖。

第七條 單體工程檔案移交

各單體工程竣工后,所有需要移交物業(yè)備案的資料,應(yīng)統(tǒng)一交給項(xiàng)目部檔案 管理員登記,由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織移交物業(yè),并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù) 應(yīng)包括移交內(nèi)容的目錄及交接人員簽字,在移交物業(yè)同時(shí)將移交手續(xù)的登記備份 交由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員存檔。

第八條 立卷要求

1、組卷

(1)各相關(guān)部門名稱及代碼,統(tǒng)一按簡稱的每個(gè)字的拼音首位大寫字母組合 而成。例如:設(shè)計(jì)部為s,工程部為g,以此類推。

(2)各相關(guān)部門按上述要求的代碼進(jìn)行編冊(cè)組卷(以卷、冊(cè)、盒為主要形式 ),可據(jù)實(shí)際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開再行細(xì)化。卷內(nèi)要有卷內(nèi)文件目錄 及備考表。卷內(nèi)所有文件需要裝訂成冊(cè)。

(3)待工程階段性竣工完成后,或達(dá)到一定時(shí)間后由各部門資料員填寫好本 部門的卷內(nèi)目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。各部 門檔案管理人員應(yīng)對(duì)立卷歸檔工作全面負(fù)責(zé)。

(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊(cè)名稱,由本部門資料員統(tǒng)一編寫。

(5)總經(jīng)理辦公室檔案管理人員需對(duì)案卷總目錄進(jìn)行匯總整理,形成系統(tǒng)完 整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號(hào)”由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編 制,并通知部門資料員校核。

2、編目

(1)編制卷內(nèi)文件頁號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定:

卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào),每卷按年度單獨(dú)編號(hào),頁號(hào)從“1”開 始;

頁號(hào)編寫位置:單面書寫的文件在右下角,雙面書寫的文件,正面在右下角 ,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;

成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號(hào)。

(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

卷內(nèi)目錄式樣宜符合本細(xì)則附錄d的要求。

序號(hào):以一份文件為單位,用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。

文件編號(hào):填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。

文件題名:填寫文件主體全稱。

日期:填寫文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。

頁數(shù):每份文件有幾頁背面有文字的也算一頁)。

頁號(hào):卷內(nèi)每份文件第1頁所在之頁的編號(hào)。

卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。

(3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本細(xì)則附錄e的要求。

本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件借閱、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況 ,案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題,由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名,標(biāo)注時(shí) 間。沒有需要說明的事項(xiàng)可不必填

寫說明。

另需標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))。

卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。

(4)案卷總目錄中的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。

案卷號(hào):以一本案卷為單位,內(nèi)容包括部門、項(xiàng)目、時(shí)間、序列號(hào)4個(gè)要素, 如“g-翠竹園-2006-1”。

案卷名稱:包括案卷主要內(nèi)容,分卷序號(hào)等,如“工程聯(lián)系單_建筑_第一分 冊(cè)”。

責(zé)任人:提供檔案的部門資料員。

編制人:總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。

(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)

第九條 歸檔時(shí)間和手續(xù)

1、歸檔時(shí)間

(1)每一工程項(xiàng)目的立卷歸檔,應(yīng)在該階段性項(xiàng)目全部竣工結(jié)束(移交物業(yè) )后兩個(gè)月內(nèi)完成。

(2)具體的文件移交歸檔時(shí)間參照附錄a。

2、歸檔手續(xù)

各相關(guān)部門的檔案管理員在辦理檔案移交時(shí),均需登記并簽收。

附錄10-1:工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時(shí)間

附錄10-2:工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時(shí)間

附錄11:報(bào)送南京市城建檔案館的竣工資料

第12篇 園物業(yè)檔案資料管理規(guī)定

佳園物業(yè)管理有限公司檔案資料管理規(guī)定根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進(jìn)一步提高管理處文檔管理工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定本規(guī)定:1. 管理處文檔管理員專職負(fù)責(zé)管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊(cè)、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的收集、存檔和保管工作,做到資料系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

2. 保密級(jí)文件由資料管理員妥善保管,不得散播其內(nèi)容,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得翻閱、復(fù)印、或帶離辦公室。

3. 文件資料存檔時(shí)要進(jìn)行合理分類,做到標(biāo)識(shí)清楚,查找方便,并注明保存期限。

4. 定期檢查存檔文件,過期的文件資料,經(jīng)管理處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,做銷毀處理。

5.管理處購置的重要設(shè)備到貨時(shí),會(huì)同有關(guān)部門,檢查驗(yàn)收說明等材料,并及時(shí)歸檔。

6. 管理處各項(xiàng)活動(dòng)拍攝的照片、聲像材料,必須在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理完整,注明時(shí)間、地點(diǎn)、來賓姓名、活動(dòng)內(nèi)容,交資料室保存。

7. 政府往來文件、公司下發(fā)的文件須按類別及時(shí)存檔,保證資料的完整性。

8. 管理處內(nèi)部發(fā)文須由資料員對(duì)格式、方法等方面進(jìn)行審核,編發(fā)文號(hào),并在電腦內(nèi)保存后,交部門經(jīng)理批準(zhǔn),方可按規(guī)定發(fā)送,同時(shí)發(fā)文原件由資料室存檔。

9.文件、資料的借閱須按公司有關(guān)文件的規(guī)定執(zhí)行,由資料員負(fù)責(zé)完善借閱手續(xù)。