第1篇 某酒店會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定
1.0 目的
會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),財(cái)務(wù)部要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作,建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度,切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管好。
2.0 適用范圍
2.1會(huì)計(jì)憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會(huì)計(jì)帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。
2.3會(huì)計(jì)報(bào)表:月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表,年度會(huì)計(jì)報(bào)表。 2.4電腦磁盤:儲(chǔ)存會(huì)計(jì)核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會(huì)計(jì)資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等等。
3.0工作職責(zé)
(略)
4.0 程序要點(diǎn)
4.1公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案,都應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由財(cái)務(wù)部保管一年,期滿之后,由財(cái)務(wù)部編造清冊(cè)歸檔入庫(kù)。
4.2已入庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝,需拆封整理的,由會(huì)計(jì)檔案管理人員處理。
4.3會(huì)計(jì)檔案的保管,必須存放有序,查找方便,同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損,散失和泄密。
4.4會(huì)計(jì)檔案的保管期限據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.5公司保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要,積極給予利用。公司其他部門查閱會(huì)計(jì)檔案,須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意,::要向保管人說(shuō)明查閱范圍,并按規(guī)定進(jìn)行登記,查閱后及時(shí)歸檔。
4.6外單位查閱會(huì)計(jì)檔案,需憑查閱單位介紹信,說(shuō)明查閱范圍,查閱人還應(yīng)出示身份證件,經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,才能辦理登記查閱手續(xù)。
4.7查閱會(huì)計(jì)檔案必須由保管人陪同,不得讓查閱人單獨(dú)在場(chǎng)。
4.8查閱時(shí)會(huì)計(jì)檔案需保持原樣,不得拆抽,涂改,如需復(fù)印的,須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意。
4.9會(huì)計(jì)檔案保管期滿,需銷毀時(shí),應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意,報(bào)主管部門批準(zhǔn)后方能銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案,不得銷毀。
5.0 記錄文件與控制表格
6.0 支持文件
第2篇 會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定辦法
會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定
第一條
會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料,包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄和財(cái)務(wù)報(bào)告等。它是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),是國(guó)家檔案的重要組成部分,也是各企業(yè)的主要檔案之一。
第二條
按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》會(huì)計(jì)檔案管理工作必須做到制度完備、資料完整、安全保密、入檔及時(shí)、存入有序、專人保管。
第三條 會(huì)計(jì)檔案的范圍
1、會(huì)計(jì)憑證:包括原始憑證、記賬憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。
原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制,用以表明某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種憑證。原始憑證是填制記賬憑證或登記賬薄的原始依據(jù),是重要的會(huì)計(jì)核算資料。原始憑證包括從外單位取得的原始憑證和自制原始憑證兩種。
記賬憑證是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類,確定會(huì)計(jì)分錄,并據(jù)以登記會(huì)計(jì)賬薄的憑證。
其他會(huì)計(jì)憑證是指以上憑證之外的憑證。
2、會(huì)計(jì)賬簿是指以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù),全面、連續(xù)地記錄一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),對(duì)大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸類整理,逐步加工成有用會(huì)計(jì)信息的簿籍。它是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的重要依據(jù)。會(huì)計(jì)帳簿:包括日記帳、明細(xì)帳、總帳、各種輔助帳。
3、財(cái)務(wù)報(bào)告指用來(lái)反映會(huì)計(jì)實(shí)體的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書(shū)面文件,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表以及財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。會(huì)計(jì)報(bào)表包括月、季、年度會(huì)計(jì)報(bào)表及附注。
4、其他類會(huì)計(jì)檔案包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料是指與會(huì)計(jì)核算有關(guān)的重要資料。
第四條 會(huì)計(jì)檔案的立卷和保管
1、會(huì)計(jì)檔案的分類和編號(hào)。會(huì)計(jì)檔案可分為四類:會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)帳簿類、會(huì)計(jì)報(bào)表類和其它類,根據(jù)四類檔案進(jìn)行分級(jí)編號(hào)管理。
2、財(cái)務(wù)部門按照上述歸類和編號(hào)負(fù)責(zé)整理立卷。會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)采用硬紙卷盒(或卷皮)進(jìn)行包裝。
3、會(huì)計(jì)檔案的移交。會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后由財(cái)務(wù)部門保管一年,以備隨時(shí)查閱,滿一年后,有單獨(dú)檔案部門的,同財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)移交檔案部門保管。
4、檔案部門對(duì)所保管的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立“會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)”由會(huì)計(jì)檔案經(jīng)管人負(fù)責(zé)登記。
5、會(huì)計(jì)檔案的存放。應(yīng)按照上述分類和卷盒編號(hào)分類順序存放。存放地點(diǎn)應(yīng)注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀、防鼠。
6、會(huì)計(jì)檔案的清點(diǎn)和檢查要每年進(jìn)行一次,檢查檔案完整、借閱情況及安排情況,以及保管期滿應(yīng)處理的檔案,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。
7、各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限要按規(guī)定執(zhí)行。
第五條 會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱
1、本公司人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,要經(jīng)主管會(huì)計(jì)同意;外單位人員調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案要有正式介紹信,并經(jīng)會(huì)計(jì)主管或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn);會(huì)計(jì)檔案原件不得外借。
2、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案須填寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱登記簿,需要復(fù)印的要經(jīng)本企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意并進(jìn)行登記,查閱過(guò)程中檔案管理人員不得離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)。調(diào)閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹,不得抄錄與調(diào)閱無(wú)關(guān)的內(nèi)容。
第六條 會(huì)計(jì)檔案的銷毀
1、對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)檔案,要按照規(guī)定由檔案部門提出銷毀意見(jiàn)會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,對(duì)其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證應(yīng)抽出另立卷,保管到確無(wú)保存價(jià)值時(shí)再進(jìn)行銷毀。
2、對(duì)按規(guī)定可以銷毀的檔案,應(yīng)編造“會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)”,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查,報(bào)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后銷毀,檔案銷毀時(shí)應(yīng)由財(cái)會(huì)部門和檔案部門共同派員監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀檔案之前應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì),并在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,銷毀清冊(cè)一式三份,分別由檔案、財(cái)會(huì)、上級(jí)主管單位保留。
第3篇 中國(guó)銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定
中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定【1】
第一條 本規(guī)定所指會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映人民銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)史料,包括業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)、基建會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)的檔案資料,分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料四類。
第二條 人民銀行各級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、交接、查閱和銷毀制度,妥善保管會(huì)計(jì)檔案,防止會(huì)計(jì)檔案毀損、散失、泄密。
第三條 會(huì)計(jì)檔案可采用紙、磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等方便實(shí)用、易于保管的介質(zhì)保存,原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的紙質(zhì)資料應(yīng)保存原件。采用非紙介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的,應(yīng)滿足查閱、打印的要求。
第四條 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按形成時(shí)間和保管期限等不同屬性分類索引。
第五條 各部門形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由專人及時(shí)整理立卷,并及時(shí)登記會(huì)計(jì)檔案保管登記簿。
(一) 會(huì)計(jì)檔案保管登記簿應(yīng)注明會(huì)計(jì)檔案名稱、冊(cè)數(shù)、起訖時(shí)間、檔案編號(hào)、保管期限、經(jīng)辦人員以及移交時(shí)間等內(nèi)容;
(二) 檔案立卷應(yīng)整齊美觀、方便查閱,采用裝盒或裝袋的方式保管;
(三) 各種非紙介質(zhì)檔案立卷時(shí)應(yīng)標(biāo)注存儲(chǔ)內(nèi)容、所屬時(shí)間、順序號(hào)碼等事項(xiàng)。
第六條 會(huì)計(jì)檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等條件,并建立健全會(huì)計(jì)檔案庫(kù)管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案完整無(wú)缺。
第七條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類,定期分為三年、五年、十五年三檔。
(一) 會(huì)計(jì)檔案保管期限從形成會(huì)計(jì)檔案的次年度算起,如有必要可以延長(zhǎng),但不能縮短;
(二) 會(huì)計(jì)檔案保管期限應(yīng)按照本規(guī)定附表所列期限執(zhí)行,附表中未列示的,可以比照類似檔案的保管期限辦理;
(三) 同一會(huì)計(jì)檔案以不同介質(zhì)保存時(shí),保管期限應(yīng)該一致;
(四) 同一介質(zhì)上有不同保管期限會(huì)計(jì)檔案的,應(yīng)按最長(zhǎng)期限保管;
(五) 會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)及其開(kāi)發(fā)和修改的文檔資料應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案管理,保管期限為系統(tǒng)停止使用或升級(jí)換版后15年。
第八條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由業(yè)務(wù)部門或事后
監(jiān)督部門保管一年,期滿后移交本行綜合檔案管理部門統(tǒng)一保管。本行綜合檔案管理部門不具備保管條件的,可由業(yè)務(wù)部門或事后監(jiān)督部門建立分庫(kù)房,并指定專人保管。
第九條 移交會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由移交方編制移交清冊(cè),列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起訖時(shí)間、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。移交清冊(cè)一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
交接雙方應(yīng)嚴(yán)密交接手續(xù),按照移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,雙方負(fù)責(zé)人監(jiān)交。完畢后,雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)在移交清冊(cè)上簽章確認(rèn)。
第十條 會(huì)計(jì)檔案在不同部門之間傳遞時(shí),應(yīng)注意安全、保密,嚴(yán)防丟失毀損。
第十一條 會(huì)計(jì)檔案管理人員工作變動(dòng)或因故離崗,應(yīng)辦理交接手續(xù)。 第十二條 保管部門應(yīng)定期檢查會(huì)計(jì)檔案,并及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。
(一) 復(fù)制、修復(fù)紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案原則上應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝,復(fù)制后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與原件一同保管;
(二) 磁盤保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)半年檢查并復(fù)制一次,磁帶保管的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)一年檢查并復(fù)制一次,光盤、縮微膠片保存的的檔案每?jī)赡隀z查并復(fù)制一次;
(三) 會(huì)計(jì)檔案復(fù)制后的保管期限仍從首次形成檔案的次年度算起。
第十三條 人民銀行應(yīng)嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查閱管理,查閱會(huì)計(jì)檔案必須按規(guī)定辦理查閱審批手續(xù),認(rèn)真填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱登記簿》。查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,用畢及時(shí)歸還,防止丟失和泄密。
(一) 內(nèi)部查閱會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由查閱人提出申請(qǐng),并經(jīng)業(yè)務(wù)核算部門和會(huì)計(jì)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);
(二) 法律、法規(guī)授權(quán)的單位查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持有效證件和文件,經(jīng)單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人、業(yè)務(wù)核算部門、會(huì)計(jì)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,在專人陪同下查閱;
(三) 查閱人可以閱覽、復(fù)制和摘錄會(huì)計(jì)檔案,但嚴(yán)禁涂改、污損、拆封、抽換和將會(huì)計(jì)檔案借出本行;
(四) 會(huì)計(jì)檔案保管部門應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄,并由查閱人簽字確認(rèn)。 第十四條 將原始會(huì)計(jì)資料的信息內(nèi)容以數(shù)碼形式轉(zhuǎn)存在磁性材料或光盤等載體上保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)滿足以下管理要求:
(一) 與原始會(huì)計(jì)資料信息完全一致;
(二) 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸時(shí),應(yīng)采取保密、認(rèn)證等安全措施;
(三) 通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱時(shí),應(yīng)有授權(quán)審批、登記制度。
第十五條 保管期限屆滿的會(huì)計(jì)檔案,按下列程序銷毀:
(一)會(huì)計(jì)檔案保管部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門提出銷毀意見(jiàn),編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),核對(duì)銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起訖時(shí)間和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容;
(二)本行行長(zhǎng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn);
(三)各地市級(jí)中心支行、縣級(jí)支行銷毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)上級(jí)行批準(zhǔn),分行、營(yíng)業(yè)管理部、省會(huì)(首府)城市中心支行、副省級(jí)城市中心支行銷毀會(huì)計(jì)檔案經(jīng)本行行長(zhǎng)批準(zhǔn);
(四)銷毀會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由本行業(yè)務(wù)部門、會(huì)計(jì)檔案保管部門共同派人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷。銷毀會(huì)計(jì)檔案前,監(jiān)銷人應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì);銷毀后,應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽章確認(rèn)并存檔備查。
第十六條 保管期限屆滿但涉及未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)、對(duì)處理歷史遺留問(wèn)題有重要參考價(jià)值等未了事項(xiàng)的原始會(huì)計(jì)資料不得銷毀,應(yīng)單獨(dú)抽出立卷,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
第十七條 機(jī)構(gòu)分立、合并和業(yè)務(wù)移交時(shí),會(huì)計(jì)檔案的保管、查閱應(yīng)遵循下列要求:
(一) 機(jī)構(gòu)分立,原機(jī)構(gòu)存續(xù)的,會(huì)計(jì)檔案由原機(jī)構(gòu)保管;原機(jī)構(gòu)解散的,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由上級(jí)行指定其中一方保管。其他方可查閱復(fù)制與其相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案;
(二)機(jī)構(gòu)合并,會(huì)計(jì)檔案由合并后的機(jī)構(gòu)保管;
(三)機(jī)構(gòu)撤銷,會(huì)計(jì)檔案由其上級(jí)行代管;
(四)因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法【2】
第一條 為規(guī)范銀行會(huì)計(jì)檔案管理,維護(hù)銀行會(huì)計(jì)檔案的安全完整,根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和中國(guó)人民銀行頒布的《銀行會(huì)計(jì)基本規(guī)范指導(dǎo)意見(jiàn)》,制定本辦法。
第二條 中國(guó)人民銀行、政策性銀行、國(guó)有獨(dú)資商業(yè)銀行、股份制商業(yè)銀行、城市商業(yè)銀行、農(nóng)村商業(yè)銀行和城鄉(xiāng)信用社(以下統(tǒng)稱銀行)實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理適用本辦法。
第三條 銀行會(huì)計(jì)檔案是銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)記錄和重要史料,是金融檔案的重要組成部分。
銀行會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料。
第四條 銀行應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、查閱和銷毀制度,做到會(huì)計(jì)檔案的妥善保管、有序存放、方便查閱,防止會(huì)計(jì)檔案毀損、散失、泄密。
銀行應(yīng)改善保管設(shè)施,采用先進(jìn)技術(shù),實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化。
第五條 銀行會(huì)計(jì)檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實(shí)用、易于保管的介質(zhì)保存。原始憑證、票據(jù)、合同等具有法律效力的資料,應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。
第六條 銀行會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按內(nèi)容和形成時(shí)間分類索引,以便查閱。采用非紙介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的,應(yīng)能滿足閱讀及打印要求。
第七條 銀行會(huì)計(jì)檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件,磁介質(zhì)檔案保管應(yīng)具備防磁條件。按規(guī)定需雙備份的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)異地分別存放。
第八條 銀行會(huì)計(jì)檔案的保管期分為3年、5年、15年和永久保管。會(huì)計(jì)檔案保管期限從會(huì)計(jì)檔案形成的次年度算起,如有必要可以延長(zhǎng),但不能縮短。
同一介質(zhì)上有不同保管期限會(huì)計(jì)檔案的,應(yīng)按最長(zhǎng)期限保管。同一會(huì)計(jì)檔案采用不同介質(zhì)保存的,至少應(yīng)有一種介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案滿足保管期限的要求。
第九條 會(huì)計(jì)電子化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和修改的文檔資料應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案管理,保管期限為該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后5年。
第十條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由會(huì)計(jì)部門保管1年,期滿后由會(huì)計(jì)部門移交本單位檔案管理部門統(tǒng)一保管。未設(shè)立檔案管理部門的,由會(huì)計(jì)部門指定專人保管。
出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
第十一條 銀行應(yīng)定期檢查會(huì)計(jì)檔案,及時(shí)對(duì)破損、變質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其他技術(shù)處理。
第十二條 銀行應(yīng)嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理,防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密。
內(nèi)部查閱會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)由調(diào)閱人提出申請(qǐng),并經(jīng)會(huì)計(jì)部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。采用網(wǎng)絡(luò)形式查閱的,應(yīng)嚴(yán)格有關(guān)控制制度。法律、法規(guī)授權(quán)的部門查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)持有效證件和文件,經(jīng)銀行機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人批準(zhǔn),在銀行專人陪同下查閱。
查閱人可以抄錄、照相、復(fù)印或復(fù)制,但不得將會(huì)計(jì)檔案拆封和借出。銀行會(huì)計(jì)檔案保管部門應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄,并由查閱人簽字確認(rèn)。
第十三條 保管期限界滿的會(huì)計(jì)檔案,按下列程序銷毀:
(一)由檔案管理部門會(huì)同會(huì)計(jì)部門編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè);
(二)本行行長(zhǎng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn);
(三)除銀行另有規(guī)定外,分支機(jī)構(gòu)銷毀會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)上級(jí)行批準(zhǔn);
(四)應(yīng)由本行會(huì)計(jì)部門、稽核部門、檔案管理部門共同派人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷,并在銷毀清冊(cè)上簽章確認(rèn)。
銀行銷毀會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)將檔案信息與其保存介質(zhì)一同銷毀。
第十四條 保管期限界滿但涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項(xiàng)的原始會(huì)計(jì)資料,銀行不得銷毀,應(yīng)單獨(dú)保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。
第十五條 銀行機(jī)構(gòu)分立,原機(jī)構(gòu)存續(xù)的,會(huì)計(jì)檔案由原機(jī)構(gòu)保管;原機(jī)構(gòu)解散的,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)分立各方協(xié)商后由其中一方代管,或移交檔案館代管。
銀行機(jī)構(gòu)合并,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由合并后的銀行機(jī)構(gòu)保管。銀行分支機(jī)構(gòu)關(guān)閉,會(huì)計(jì)檔案由其上級(jí)行代管。銀行機(jī)構(gòu)撤銷或破產(chǎn)清算,會(huì)計(jì)檔案應(yīng)移交有關(guān)檔案館代管。
法律、法規(guī)另有規(guī)定的,從其規(guī)定。
第十六條 銀行交接會(huì)計(jì)檔案應(yīng)編制移交清冊(cè),辦理交接手續(xù),由雙方負(fù)責(zé)人監(jiān)交并簽章確認(rèn)。
第十七條 銀行有違反本規(guī)定行為的,按照《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的相關(guān)規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任。
第十八條 本規(guī)定自2003年1月1日起施行。各銀行可結(jié)合本行具體情況制定實(shí)施辦法,報(bào)中國(guó)人民銀行備案。
