業(yè)主管理方案12篇

第1篇 物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案

物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案

為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對(duì)于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存,便于查找。同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。

4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運(yùn)用

工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤

當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對(duì)于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對(duì)過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

第2篇 __家園物業(yè)日常管理方案：業(yè)主入住

盛世家園日常管理方案:業(yè)主入住

第二章業(yè)主入住

入伙是物業(yè)管理工作最為繁忙和關(guān)鍵的一個(gè)階段,同時(shí)也是物業(yè)管理公司展示自身形象,打開工作局畫的一個(gè)良好契機(jī)。

一、辦理入住高效迅捷

(-)合理安排業(yè)主的入伙時(shí)間,節(jié)約業(yè)主辦理手續(xù)時(shí)間,加強(qiáng)節(jié)假日的入伙辦理:

(二)設(shè)立入伙服務(wù)流程臺(tái),一條龍辦理入住手續(xù),隨到隨/ql,簡(jiǎn)潔高效。(詳見__體系文件);

(三)聯(lián)系供氣、供電、供水、電信、銀行等相關(guān)社會(huì)專業(yè)機(jī)構(gòu)現(xiàn)場(chǎng)同步辦公,方便業(yè)主入住。

二、入住期的便民服務(wù)措施

(-)延長(zhǎng)入住辦理時(shí)間,提供裝修咨詢:

(二)在入伙期內(nèi)由管理處保潔員組建一支入住服務(wù)義工隊(duì),滿足業(yè)主提出的合理要求,同時(shí)應(yīng)付各類突發(fā)事件。

(三)組織家私及裝修建材展銷。入住期間我們將組織一些品質(zhì)優(yōu)良、信譽(yù)良好的家私廠商和裝修建材商家,到小區(qū)內(nèi)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)展銷服務(wù),方便業(yè)主按需選m8。

(四)成立便民搬運(yùn)隊(duì)。為解決小區(qū)入住期間搬運(yùn)量大、業(yè)主搬家難的問題,我們將組織便民搬運(yùn)隊(duì),為業(yè)主提供各類搬運(yùn)服務(wù)。

第3篇 業(yè)主投訴與報(bào)修處理人員管理方案

業(yè)主投訴與報(bào)修處理人員的管理方案

投訴處理是物業(yè)管理環(huán)節(jié)中一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)而極具技巧性的工作,迅速、及時(shí)、合理地處理業(yè)主的投訴能贏得業(yè)主的高度信賴,反之將傷及管理處形象及企業(yè)信譽(yù),損害業(yè)主對(duì)管理處的信任,因此我們制訂了詳細(xì)的投訴處理流程管理規(guī)定,詳見公司操作手冊(cè)文件。

一、投訴受理

業(yè)主投訴一般通過電話、來訪、書信或其他形式,客戶服務(wù)中心客戶助理按投訴的內(nèi)容進(jìn)行分類,如不屬于管理處職責(zé)所在或非管理原因而導(dǎo)致的投訴,將委婉向業(yè)主說明緣由并協(xié)助業(yè)主進(jìn)一步通過其他渠道予以解決;對(duì)業(yè)主的有效投訴,由值班人員填寫《投訴受理登記表》,并安排有關(guān)項(xiàng)目組及時(shí)處理,重大投訴向客戶主管匯報(bào),由客戶主管按權(quán)限處理。

二、投訴處理

為實(shí)現(xiàn)投訴處理的高效率,管理處365×24小時(shí)接受業(yè)主投訴,值班人員填寫好投訴受理登記表。如屬業(yè)主報(bào)修,我們要求維修人員接到客戶服務(wù)中心出傳來的業(yè)主維修需求后,十分鐘內(nèi)趕到現(xiàn)場(chǎng),小修零修及時(shí)處理,急修不過夜,同時(shí)對(duì)責(zé)任人給予相應(yīng)處分。其他方面的投訴,我們將及時(shí)分派至相關(guān)部門,并要求與業(yè)主約定回復(fù)時(shí)間(最長(zhǎng)回復(fù)時(shí)間不超過三個(gè)工作日),暫時(shí)無法解決的問題將制定相關(guān)計(jì)劃向業(yè)主進(jìn)行解釋,普遍性投訴問題由管理處在居住區(qū)公告欄或小區(qū)寬帶網(wǎng)上的管理處建立的信息平臺(tái)上公布解決措施。

三、投訴回訪

業(yè)主有效投訴處理完畢后,由客戶服務(wù)主管電話或上門的形式回訪,以征求業(yè)主意見,同時(shí)在《投訴受理登記表》上做好回訪記錄,我們將做努力到回訪率100%。

四、報(bào)修處理

前期物業(yè)管理中,業(yè)主報(bào)修大多屬于開發(fā)商保修范圍,對(duì)報(bào)修的處理擬按如下流程進(jìn)行:(略)

第4篇 物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案怎么寫

物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。

其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。

剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到整齊清晰、分類合理、便于查找。

按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1. 工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。

2. 業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。

其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3. 裝修檔案:包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

4. 維修資料:包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6. 本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7. 行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。

三、資料或檔案的歸檔對(duì)于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

1. 檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存,便于查找。

同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2. 對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

3. 檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。

4. 根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。

按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。

6. 檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。

檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。

7. 所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運(yùn)用工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。

由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。

本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀對(duì)于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。

根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對(duì)過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。

對(duì)于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

第5篇 小區(qū)分項(xiàng)物業(yè)管理方案：業(yè)主入伙

華庭小區(qū)分項(xiàng)物業(yè)管理方案:業(yè)主入伙

3.業(yè)主入伙管理方案

在辦理業(yè)主入伙手續(xù)時(shí),為業(yè)主提供方便、快捷、及時(shí)、周到的服務(wù),對(duì)于塑造服務(wù)中心的形象,給業(yè)主留下良好的第一印象,具有重要的作用,特制訂如下方案:

(1)管理內(nèi)容

a.在業(yè)主領(lǐng)房前將所有資料準(zhǔn)備齊全。

b.精心布置業(yè)主入伙現(xiàn)場(chǎng),為業(yè)主辦理領(lǐng)房手續(xù)提供一條龍服務(wù)。

c.憑業(yè)主所持的入伙通知單和各類必備的證明,發(fā)放交房資料。

d.陪同業(yè)主驗(yàn)房,辦理領(lǐng)房手續(xù)。在驗(yàn)房過程中,發(fā)現(xiàn)的房屋質(zhì)量問題,經(jīng)業(yè)主確認(rèn)后,填入《業(yè)主房屋驗(yàn)收交接表》。

e.對(duì)驗(yàn)房交接中發(fā)現(xiàn)的房屋質(zhì)量問題,與業(yè)主約定時(shí)間,及時(shí)解決。

(2)管理措施

a.制訂《業(yè)主領(lǐng)房程序》。

b.策劃業(yè)主入伙現(xiàn)場(chǎng)布置方案。

c.按照《業(yè)主領(lǐng)房程序》,安排工作流程。

d.熱情接待,百問不厭,虛心聽取業(yè)主意見。

e.按規(guī)定辦理業(yè)主入伙手續(xù)。

第6篇 大廈業(yè)主入伙管理方案-5

大廈業(yè)主入伙管理方案(五)

在辦理業(yè)主入伙手續(xù)時(shí),為業(yè)主提供方便、快捷、及時(shí)、周到的服務(wù),對(duì)于塑造管理處的形象,給業(yè)主留下良好的第一印象,具有重要作用,因此必須重視業(yè)主入伙工作的管理。

(一)管理內(nèi)容:

1、準(zhǔn)備業(yè)主領(lǐng)房所需資料;

2、布置業(yè)主入伙現(xiàn)場(chǎng),為業(yè)主辦理領(lǐng)房手續(xù)提供一條龍服務(wù);

3、按領(lǐng)房流程辦理領(lǐng)房手續(xù):

(1)憑業(yè)主所持的入伙通知單和各類必備證明,發(fā)放交房資料;

(2)陪同業(yè)主驗(yàn)房,辦理領(lǐng)房手續(xù);

(3)收回業(yè)主按規(guī)定填寫的各類表格,收取業(yè)主應(yīng)繳納的費(fèi)用;

(4)對(duì)驗(yàn)房交接中發(fā)現(xiàn)的房屋質(zhì)量問題,經(jīng)業(yè)主確認(rèn)后,填寫《業(yè)主驗(yàn)收交接表》,并與業(yè)主約定時(shí)間,及時(shí)解決。

(二)管理措施:

1、制定《業(yè)主領(lǐng)房程序》,準(zhǔn)備各有關(guān)所需資料;

2、按照業(yè)主領(lǐng)房程序,安排工作流程;

3、策劃業(yè)主入伙現(xiàn)場(chǎng)布置方案;

4、熱情接待,百問不厭,虛心聽取業(yè)主意見;

5、按規(guī)定辦理業(yè)主入伙手續(xù)。

第7篇 物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存

首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類

所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1.工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。

2.業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3.裝修檔案:包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

4.維修資料:包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6.本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。

三、資料或檔案的歸檔

對(duì)于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存,便于查找。同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。

4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。

6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。

7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運(yùn)用

工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤

當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀

對(duì)于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對(duì)過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

第8篇 商業(yè)廣場(chǎng)業(yè)主自用部位裝修管理方案

商業(yè)廣場(chǎng)業(yè)主自用部位裝修管理方案

業(yè)主住戶、裝修施工單位,進(jìn)行房屋裝飾裝修活動(dòng),必須嚴(yán)格遵守《房屋裝飾裝修管理協(xié)議》和管理處制定的各項(xiàng)規(guī)定。

1、土建部分:

(1)一切樓宇外的改建、擴(kuò)建、搭建及其他違章建筑,都在禁止之列,包括在公共部位加設(shè)門、財(cái)神等。如出現(xiàn)以上問題,管理處將采取強(qiáng)硬措施予以制止。外墻、戶與戶之間的隔墻,不允許打砸及鉆孔。外墻不允許安裝管道及其他附屬物,必須嚴(yán)格保持建筑物外觀的統(tǒng)一。承重結(jié)構(gòu)的鋼筋混凝土柱、梁、板及承重墻不得有任何形式的破壞,包括在梁、柱、板上鉆孔。

(2)廚房、衛(wèi)生間裝修時(shí),防水很可能被破壞,應(yīng)補(bǔ)做防水,確保地面不滲漏后,再做地面層。(裝修期間不允許有積水現(xiàn)象)

(3)室內(nèi)地面裝修厚度不得超過2cm,允許鑿毛。

(4)室內(nèi)隔墻拆除,除在裝修申請(qǐng)時(shí)在圖紙上注明外,拆墻時(shí)必須請(qǐng)管理處人員到現(xiàn)場(chǎng)復(fù)核后方可施工。拆墻嚴(yán)禁使用5磅以上大錘,新砌隔墻,應(yīng)使用輕質(zhì)建筑材料。

(5)不允許改動(dòng)門窗、玻璃顏色、外墻顏色,外墻上的公共設(shè)施、設(shè)備、不允許進(jìn)行任何形式的外墻裝飾(包括遮陽(yáng)蓬、雨蓬、花蓬、涼亭等)。

(6)為保持項(xiàng)目外觀統(tǒng)一,由發(fā)展商統(tǒng)一在項(xiàng)目安裝智能化閉路監(jiān)控系統(tǒng)和可視對(duì)講系統(tǒng)。住戶安裝隱形防盜網(wǎng)必需安裝在室內(nèi)。

(7)本協(xié)議引用中華人民共和國(guó)建設(shè)部令(第110號(hào))《住宅室內(nèi)裝飾裝修管理辦法》:

第五條、住宅室內(nèi)裝飾裝修活動(dòng),禁止下列行為:

(一、)將沒有防水要求的房間或者陽(yáng)臺(tái)改為衛(wèi)生間、廚房。

(二)、擴(kuò)大承重墻上原有的門窗尺寸、拆除連陽(yáng)臺(tái)的磚混凝土墻體,不得更改外陽(yáng)臺(tái)鋁合金門、窗。

第六條、裝修人員從事住宅室內(nèi)裝飾裝修活動(dòng),未經(jīng)批準(zhǔn),不得有下列行為:

(一)、搭建建筑物、構(gòu)建物;

(二)、改變住宅外立面,在非承重墻外墻上開窗。

第十五條、裝修人進(jìn)行裝飾裝修前應(yīng)當(dāng)告知鄰里。

2、電器部分:

(1)、根據(jù)開發(fā)商提供的電負(fù)荷,已設(shè)計(jì)好家用電器容量。若超載或電量不夠,管理處不負(fù)責(zé)辦理增容,敬請(qǐng)諒解。

(2)、不得改動(dòng)主配電箱和箱內(nèi)的電器設(shè)備,不得將配電箱暗裝在木制家具內(nèi)或封閉。

(3)、改動(dòng)室內(nèi)線路,除裝修申請(qǐng)時(shí)必須申報(bào)外,應(yīng)根據(jù)國(guó)家施工規(guī)范施工。電線、電器零部件、使用國(guó)標(biāo)產(chǎn)品,零線、接地線不得混接,不得只接零線不接地線,不允許將電線直接埋入墻內(nèi)。所有線路應(yīng)使用阻燃pvc管,轉(zhuǎn)角處使用接線盒,在管內(nèi)穿線。

(4)、接線盒、開關(guān)盒、插座盒等不得安裝在木制家具內(nèi)或木質(zhì)地板上,避免電線接觸不良引起火災(zāi)。

(5)、住戶可視對(duì)講機(jī)不允許自行拆除。裝修時(shí)應(yīng)采取保護(hù)措施,避免損壞、丟失。

影響裝修必須拆除或移位時(shí),應(yīng)向管理處申報(bào),請(qǐng)專業(yè)人員操作,自行拆卸造成系統(tǒng)故障或損壞要賠償損失。

(6)、裝修完工,裝修單位按實(shí)際電器線路繪制竣工圖,管理處、業(yè)主各一份,以便于日后檢修。

3、裝飾部分:

(1)、不允許改動(dòng)陽(yáng)臺(tái)及陽(yáng)臺(tái)欄桿(包括顏色和式樣)。不允許以任何形式封閉陽(yáng)臺(tái)或搭建、改建、擴(kuò)建,卷閘門可安裝在室內(nèi)。

(2)、吊頂如采用木質(zhì)結(jié)構(gòu)必須作防火處理。(刷防火涂料或用防火板)

(3、)商鋪裝飾裝修,除遵照本協(xié)議外還需簽定(《商鋪裝修協(xié)議》,特別禁止占用公共場(chǎng)地。廣告、標(biāo)志牌不得占用公共空間。燈光不得影響樓上住戶。

4、給排水、衛(wèi)生浩具:

(1)、不得改動(dòng)給水、排水主管道和在排水主管道上接管,應(yīng)按照現(xiàn)有的排水管道位置選擇衛(wèi)生潔具。

(2)、排水管道裝修施工時(shí),必須防止泥沙、水泥、雜質(zhì)等掉入,避免管道堵塞。排水管道如須封閉,檢查口處要留出20cm見方的活動(dòng)門,衛(wèi)生間吊頂在排水管道疏通口處也應(yīng)留一塊活動(dòng)板。

(3)、裝修前請(qǐng)業(yè)戶做好衛(wèi)生問及廚房的試水工作,裝修后開發(fā)商、管理處將不對(duì)此承擔(dān)保修責(zé)任。

5、空調(diào)安裝:

室外機(jī)必須按管理處的統(tǒng)一規(guī)劃,按規(guī)定的室外機(jī)安裝位置安裝。室外管道鋪設(shè)要橫平豎直,冷凝水排水管安裝到指定的排水管道。不遵守以上規(guī)定,管理處將采取強(qiáng)制措施以保證項(xiàng)目外觀的統(tǒng)一。

6、裝飾裝修常規(guī)管理:

(l)、裝修隊(duì)伍進(jìn)入施工時(shí),務(wù)必先行檢查電器線路,確認(rèn)電器線路良好,運(yùn)行正常。檢查給排水管道,確認(rèn)排水管道暢通,避免以后產(chǎn)生糾紛;

(2)、裝修時(shí)間為正常工作日每天8:00至12:00, 14:30至19:00;重大節(jié)假日不得施工(元旦、春節(jié)、勞動(dòng)節(jié)、國(guó)慶節(jié)),周六、周日不得拆打。超時(shí)施工影響已入住業(yè)主休息、不服從管理態(tài)度惡劣的,管理處將采取臨時(shí)停電措施,強(qiáng)制停工;

(3)、裝修施工不得占用公共通道、場(chǎng)地和設(shè)施。不得影響公共秩序和衛(wèi)生,必須關(guān)好進(jìn)戶門裝修,避免污染。搬運(yùn)裝修材料和清運(yùn)裝修垃圾時(shí),必須注意采取保護(hù)措施。不得損壞墻面、地面、道路、樓梯、扶手、欄桿、燈飾等公共設(shè)施,如有損壞須照價(jià)賠償;

(4)、裝修工人憑裝修出入證在規(guī)定時(shí)間進(jìn)出項(xiàng)目。裝修工人進(jìn)入項(xiàng)目或在項(xiàng)目?jī)?nèi)活動(dòng)必須佩戴裝修出入證。裝修工人不得竄棟、竄戶或到與裝修單位無關(guān)的部位、公共場(chǎng)所等處逗留、便溺。違反以上規(guī)定將視為可疑人員處理。不聽勸阻的,管理人員有權(quán)沒收裝修出入證,清出項(xiàng)目。

(5)、裝修工人應(yīng)遵守國(guó)家和地方法律、法規(guī)。不得亂扔煙頭、雜物,亂扔裝修垃圾、不得隨地吐痰,污染公共部位、踐踏草坪,損毀花木;禁止在項(xiàng)目?jī)?nèi)大聲喧嘩、酗酒鬧事、及其它違規(guī)行為;

(6)、禁止五噸以上車輛,及攜帶易燃、易爆、腐蝕性化學(xué)物品、危險(xiǎn)品和漏油車輛進(jìn)入項(xiàng)目。漏油車輛污染項(xiàng)目道路應(yīng)清理干凈,賠償損失,運(yùn)送裝修材料車輛由裝修負(fù)責(zé)人帶入項(xiàng)目,并配合值班人員作好記錄,隨車人員下車登記。允許進(jìn)入時(shí)問:每天上午8:00-12:00,下午l 4:30-19:00。限速5km/h ,且不允許在私家車位或草坪上停放;

(7)、為保證項(xiàng)目安全及公共秩序,裝修垃圾由裝修工人袋裝后運(yùn)至指定地點(diǎn),業(yè)戶不得自行清運(yùn),并負(fù)責(zé)將運(yùn)送道路清理干凈。管理處統(tǒng)一清運(yùn),并向業(yè)戶收取垃圾清運(yùn)費(fèi)2元/

第9篇 某某工業(yè)園區(qū)設(shè)施設(shè)備業(yè)主檔案的建立管理方案

某工業(yè)園區(qū)設(shè)施設(shè)備、業(yè)主檔案的建立與管理方案

一、管理規(guī)章制度

科學(xué)完善、合理量化。健全實(shí)操的管理規(guī)章制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾▽?也是提高服務(wù)品質(zhì)、提升工業(yè)園區(qū)形象的重要依據(jù)。為進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和管理,接管后,我們將嚴(yán)格按照iso9001國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)人、及我公司質(zhì)量體系文件的要求,對(duì)項(xiàng)目實(shí)施專業(yè)化、規(guī)范化管理。我們還將根據(jù)該項(xiàng)目實(shí)際情況對(duì)規(guī)章制度及相關(guān)程序作適當(dāng)調(diào)整。管理制度主要包括公眾制度及應(yīng)急措施、iso9001服務(wù)質(zhì)量控制程序文件、公司內(nèi)部管理制度等。

二、檔案建立與管理

隨著建筑設(shè)計(jì)高科技、專業(yè)化的發(fā)展,信息成為管理資源中又一重要因素,為此,在信息收取時(shí)廣開信息渠道,存儲(chǔ)時(shí)做到內(nèi)容全面、豐富,收集時(shí)盡可能地完整。我們擬對(duì)項(xiàng)目所有物業(yè)管理與服務(wù)的項(xiàng)目,從主體到配套,從建筑到環(huán)境,從硬件到軟件等都建立相應(yīng)的管理檔案。并樹立檔案管理的財(cái)富觀、資源觀和服務(wù)觀,使檔案管理真正為管理服務(wù)。

三、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)

1、資料的收集,直接隸屬于客戶服務(wù)中心。建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格管理。在收集時(shí),堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)際全面收集,小到一盆花都有詳細(xì)的資料收集。

2、資料的分類整理,根據(jù)其性質(zhì)、特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰,分類合理。

3、資料歸檔管理,按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行分類保存,做到便于查找和調(diào)用,在進(jìn)、出檔案室都有嚴(yán)格的規(guī)定,嚴(yán)防文件流失。檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質(zhì)。

四、檔案資料的分類

1、接管移交資料:

名稱 資料內(nèi)容

工程建筑產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證c:拆遷安置資料

工程技術(shù)資料a:紅線圖、總平面圖b:地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告c:工程合同、工程預(yù)決算d:工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算單e:竣工圖:1.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖 2.消防、智能化、中央空調(diào)等工程及地下管網(wǎng)竣工圖f:房屋、消防、智能化、中央空調(diào)等竣工驗(yàn)收證明書g:鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書i:供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調(diào)等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書j:供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調(diào)等設(shè)備技術(shù)資料k:砂漿、混凝土試塊、試壓報(bào)告l:綠化工程竣工圖m:其它技術(shù)資料

2、管理檔案資料

名稱 資料內(nèi)容

物業(yè)資料a:基本資料

b:標(biāo)識(shí)資料

事務(wù)管理資料a:事務(wù)值班表

b:事務(wù)交接記錄表c:物品搬出(入)登記表d:日常事務(wù)巡視記錄e:事務(wù)回訪登記表

維修資料a:維修申報(bào)表b:維修服務(wù)派工單c:維修回訪記錄本d:公共設(shè)施維修記錄

安全防范及交通管理資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄b:查崗記錄c:物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車輛出入記錄

設(shè)備管理資料a:公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄b:各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄d:設(shè)備檢查記錄

員工管理資料a:員工個(gè)人資料、聘用表b:員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄c:員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄 d:員工培訓(xùn)考核記錄e:員工外出考評(píng)及參加演練記錄f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄

意見反饋資料a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表b:意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄c:投訴及處理記錄表

行政文件資料a:管理處主任值班及督察記錄b:政府部門文件c:物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件d:管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件e:管理處榮譽(yù)一覽表f:管理處接待來訪參觀記錄表

會(huì)務(wù)資料a:會(huì)務(wù)承辦實(shí)施方案b:會(huì)務(wù)攝影及錄音、錄像資料

第10篇 物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案格式怎樣的

物業(yè)服務(wù)資料與業(yè)主檔案的管理方案為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性,規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

一、資料或檔案的收集與保存首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。

其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

二、資料或檔案的整理與分類所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。

剔除作廢的和無效的記錄后,按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè),做到整齊清晰、分類合理、便于查找。

按照檔案資料的不同,管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

1. 工程技術(shù)資料:包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。

2. 業(yè)主及各辦公部門檔案:包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表,進(jìn)出小區(qū)人員登記表,業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。

其中,業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

3. 裝修檔案:包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

4. 維修資料:包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

6. 本部門員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

7. 行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。

三、資料或檔案的歸檔對(duì)于所有分類整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

1. 檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制,使儲(chǔ)存方式多元化,盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存,便于查找。

同時(shí),還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2. 對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存,使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索,對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

3. 檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。

4. 根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙,在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類別名稱,制作好的檔案標(biāo)志貼應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。

按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi),詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。

6. 檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。

檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管,檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。

7. 所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權(quán),任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

四、資料或檔案的運(yùn)用工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用,內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權(quán)范圍。

由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱,特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。

五、業(yè)主檔案的跟蹤當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。

本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

六、過期資料或檔案的銷毀對(duì)于作廢或失效文件,相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記,防止繼續(xù)使用。

根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應(yīng)該定期對(duì)過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀,防止檔案的堆積和混淆。

對(duì)于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀,但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單,便于備查。

第11篇 天中花園業(yè)主入住管理方案

中天花園業(yè)主入住管理方案

1籌建物業(yè)服務(wù)中心

為了使今后能有序地對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理,在物業(yè)正式交付使用前,物業(yè)管理公司將設(shè)計(jì)物業(yè)管理模式,制訂相應(yīng)的規(guī)章制度及編制有關(guān)文件,印制各種證件,進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員聘用、人員培訓(xùn)等前期工作。

_籌建物業(yè)服務(wù)中心,建立組織架構(gòu)、崗位職責(zé)及人員配備,

_制定管理公約、物業(yè)使用須知(或稱物業(yè)手冊(cè))、裝修管理辦法、入伙手續(xù)表、房屋驗(yàn)收表、業(yè)主信息表等,

_制定入伙的各項(xiàng)程序及收費(fèi)項(xiàng)目,

_與開發(fā)商約定業(yè)主收樓驗(yàn)房的操作和整改程序,

_制定業(yè)主或使用人收樓后進(jìn)行二次裝修的管理規(guī)定,

_招聘或選聘物業(yè)管理人員,

_制定物業(yè)管理內(nèi)部運(yùn)作的各項(xiàng)文件和規(guī)章程度及人員考核標(biāo)準(zhǔn),

_籌備社區(qū)管理網(wǎng)絡(luò)各項(xiàng)工作,

_制定物業(yè)管理各項(xiàng)達(dá)標(biāo)目標(biāo)計(jì)劃,并組織實(shí)施。

2入住管理

規(guī)范業(yè)主入住和裝修管理,確保業(yè)主順利入住,保障公共設(shè)施、共用設(shè)備的正常使用,樓宇安全和房屋外觀統(tǒng)一美觀。

3入住資料準(zhǔn)備

_根據(jù)小區(qū)的實(shí)際情況編寫和印制《住戶手冊(cè)》,《消防安全責(zé)任書》、《入住通知書》,

_《入住通知書》的內(nèi)容要求列明物業(yè)服務(wù)中心辦公地點(diǎn),業(yè)主辦理入住手續(xù)時(shí)應(yīng)帶的資料,證件及交納的費(fèi)用明細(xì),并附簡(jiǎn)明扼要的入住流程等。

_印刷以下各類入住表格:

-《(業(yè)主)領(lǐng)用登記表》

-《裝修申請(qǐng)表》

-《住宅使用說明》

-《住宅質(zhì)量保證書》

-《鑰匙領(lǐng)用登記表》

-《入住驗(yàn)房表》

-《入住登記表》

4入住環(huán)境布置

_區(qū)內(nèi)環(huán)境

-入口處掛歡迎橫幅,插彩旗,營(yíng)造熱烈的氣氛。

-插指路牌,由入口處到物業(yè)服務(wù)中心,指路牌表明“中天花園物業(yè)服務(wù)中心”字樣。

-入口處表明物業(yè)服務(wù)中心的辦公地址和辦公時(shí)間。

_物業(yè)服務(wù)中心辦公環(huán)境

-擺放花盆、盆景給人以隆重喜慶的感受。

-張貼醒目的“辦理入伙手續(xù)流程圖”,辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到“一條龍服務(wù)”。

-管理人員著裝整潔,精神飽滿。

-辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。

5入住流程

_發(fā)出入住通知

客戶服務(wù)部依照項(xiàng)目物業(yè)服務(wù)中心辦公會(huì)議設(shè)定的時(shí)間,向業(yè)主發(fā)送入住通知,內(nèi)容包括:

-《關(guān)于辦理入伙手續(xù)的通知》。

-《致廣大業(yè)主信》

業(yè)主收到入住通知后,應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)帶齊有關(guān)證件和資料到物業(yè)服務(wù)中心辦理入伙手續(xù),如果在規(guī)定期限到來的前3天內(nèi),業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的,客戶服務(wù)部應(yīng)再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來辦理入住手續(xù),超過規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的,客戶服務(wù)部應(yīng)將情況向物業(yè)經(jīng)理匯報(bào)決定是否再發(fā)函催辦。業(yè)主辦理入住手續(xù)須帶以下證件:

-《關(guān)于辦理入伙手續(xù)的通知》。

-《購(gòu)房合同》原件和復(fù)印件各一份。

-業(yè)主的身份證原件及復(fù)印件各一份,一寸彩照每人各兩張。

-單位購(gòu)房的尚須帶齊營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本及其復(fù)印件各一份。

-委托他人辦理的,須帶業(yè)主委托書。

_辦理入住手續(xù)

管理員在辦理業(yè)主入住手續(xù)時(shí),應(yīng)首先對(duì)以下證件進(jìn)行檢查:

-《購(gòu)房合同》原件。

-業(yè)主的身份證原件。

-單位購(gòu)房的還須檢查其單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本。

-委托他人辦理的,還須檢查業(yè)主的委托書。

檢查無誤后,管理員將《購(gòu)房合同》原件,業(yè)主的身份證原件,單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本返回業(yè)主,證件復(fù)印件及業(yè)主委托書存入檔案。

將業(yè)主提供的照片中的一張貼在《業(yè)主情況登記表》內(nèi),另一張為業(yè)主辦理《業(yè)主證》。

_交納入住費(fèi)用

客戶服務(wù)指引業(yè)主到財(cái)務(wù)部交納入住費(fèi)用,財(cái)務(wù)部根據(jù)收款項(xiàng)目開具收款收據(jù),一般情況下,入伙費(fèi)用包括以下項(xiàng)目:

-煤氣開戶費(fèi):屬代收代繳費(fèi)用,小區(qū)無此配套項(xiàng)目的不予收費(fèi)

-有線電視初裝費(fèi),屬代收代繳費(fèi)用,小區(qū)無此配套項(xiàng)目的不予收費(fèi)。

-裝修垃圾清理費(fèi)。

-管理費(fèi):預(yù)收一年物業(yè)費(fèi)等。

_驗(yàn)房收檔

-客戶服務(wù)在業(yè)主交完入住費(fèi)用后交于工程部,由工程部帶業(yè)主驗(yàn)收房屋,并請(qǐng)業(yè)主將房屋存在的問題填入《業(yè)主入伙驗(yàn)房表中》。

-房屋經(jīng)驗(yàn)收合格的,管理員應(yīng)請(qǐng)業(yè)主在《業(yè)主入伙驗(yàn)房表》中簽字確認(rèn)。

-驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)立即協(xié)商整改。

-整改完畢,再通知業(yè)主二次驗(yàn)收,二次驗(yàn)收不合格的,由客戶部跟蹤改進(jìn),至合格為止。

_發(fā)放鑰匙

-業(yè)主收樓無問題,根據(jù)業(yè)主要求,由事務(wù)部將鑰匙全部交給業(yè)主。

-業(yè)主收樓有問題,事務(wù)部將鑰匙交給業(yè)主的同時(shí),征得業(yè)主同意后留一把大門鑰匙,以供整改時(shí)使用。

-業(yè)主領(lǐng)取鑰匙時(shí),應(yīng)在《鑰匙領(lǐng)用表》中簽字。

_簽署《管理公約》和《消防安全責(zé)任書》。

-管理員將《管理公約》、《消防安全責(zé)任書》(一式兩份)交給業(yè)主并請(qǐng)業(yè)主詳細(xì)閱讀。

-請(qǐng)業(yè)主簽署《管理公約》、《消防安全責(zé)任書》。

-管理員將簽署后的《管理公約》、《消防安全責(zé)任書》其中的一份存入業(yè)主檔案,另一份隨其他資料交業(yè)主保存。

_資料發(fā)放:管理員將以下資料發(fā)給業(yè)主保存:

-《住戶手冊(cè)》。

-《服務(wù)指南》。

-簽署后的《管理公約》。

-簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

-《住宅使用說明》。

-《住宅質(zhì)量保證書》。

_開通水電

第12篇 __家園物業(yè)日常管理方案：業(yè)主投訴處理

盛世家園日常管理方案:業(yè)主投訴處理

第四章 業(yè)主投訴處理

投訴處理是物業(yè)管理環(huán)節(jié)中一頊嚴(yán)謹(jǐn)而極窒技巧性的工作,迅速、及時(shí)、合理地處理業(yè)主的投訴能贏得業(yè)主的商度信顛,反之將傷及管理處形象及企業(yè)信譽(yù),損害業(yè)主對(duì)管理處的信任,因此我們制訂了詳細(xì)的投訴處理流程管理規(guī)定,詳見公司iso9001體系文件。

一、投訴受理

業(yè)主投訴一般通過宅話、來訪、書信或其他形式,客尸版務(wù)中詘客戶助理按投訴的內(nèi)容進(jìn)行分類,管理處職責(zé)所在或菲管理原因而導(dǎo)致的投訴,將委婉向業(yè)主說明緣由并協(xié)助業(yè)主進(jìn)一步通過其他渠道予以解決;對(duì)業(yè)主的有效投訴,由值班人員填寫《投訴受理登記表》,并安排有關(guān)項(xiàng)目組及時(shí)處理,重大投訴向客戶主管漚報(bào),由客戶主管按權(quán)限處理。

二、投訴處理

為實(shí)現(xiàn)投訴處理的高效率,管理處24小時(shí)接受業(yè)主投訴,值班人員填寫好投訴受理登記表。妞屬業(yè)主請(qǐng)修,我們要求維修人員接到客戶服務(wù)中心傳來的業(yè)主維修需求后,十分鐘內(nèi)趕到現(xiàn)場(chǎng),零修及時(shí)處理,急修不過夜,同時(shí)對(duì)責(zé)任人給予相應(yīng)處分,其他方面的投訴,我們將及時(shí)分派至相關(guān)項(xiàng)目組,并要求與業(yè)主約定圇復(fù)時(shí)間(最長(zhǎng)圇復(fù)時(shí)間不超過三個(gè)工作日),警時(shí)無法解決的間題將制定相關(guān)計(jì)劃向業(yè)主進(jìn)行解釋,普遍性投訴悶題由管理處在居住區(qū)公備欄或小區(qū)寬帶網(wǎng)上的管理處建立的信息平臺(tái)上公備解決措施。

三、投訴回訪

業(yè)主有效投訴處理完畢后,由行改主管電話或上門的形式回訪,以征求業(yè)主意見,同時(shí)在《投訴受理登記表》上做好回訪記錄,我們將做到loo%。