檔案資料管理規(guī)范5篇

第1篇 房地產(chǎn)檔案資料管理系統(tǒng)規(guī)范

某某房地產(chǎn)檔案資料管理系統(tǒng)

一、總則

第一條 為了完整、系統(tǒng)地保存本公司在工作活動(dòng)中形成的公文、圖紙、合同、資料、簿冊(cè)、圖表、書信、日記、錄音、錄像、盤片、傳真等各種門類和各種載體檔案,提高歸檔文件材料的質(zhì)量,以適用公司領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化和公司各項(xiàng)工作的需要,為公司積累門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案史料,特?cái)M訂檔案管理辦法。二、檔案的分級(jí)負(fù)責(zé)與歸口管理

第二條 本公司的檔案管理為'兩級(jí)分工管理制'即公司為'一級(jí)管理'由綜合部部負(fù)責(zé);各職能部門為'二級(jí)管理',由各部門自行負(fù)責(zé)。

第三條 鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大,因此必須分工歸口管理,具體分工管理如下:

1、公司一級(jí)管理歸檔范圍:

(1)部門(含部門)以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃。

(2)部門(含部門)以上的各種總結(jié)、報(bào)告。

(3)部門(含部門)以上的各種重要通知、通報(bào)。

(4)部門(含部門)以上的各種文件、紀(jì)要、大事記。

(5)各種協(xié)議書、合同書。

(6)各種工程圖紙底圖。

(7)各種設(shè)備檔案及說明書。

(8)各類工程檢測、鑒定報(bào)告。

(9)公司財(cái)務(wù)部、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告。(10)公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。

(11)公司各種管理規(guī)章制度。

(12)公司各種注冊(cè)、登記證件、政府批文。

(13)公司各種法律、公證文件。

(14)公司各部門經(jīng)理人事檔案(其余員工的人事檔案由人事主任保管)。

(15)有董事會(huì)成員總經(jīng)理參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和社會(huì)活動(dòng)的圖片資料及電視資料片。

(16)公司發(fā)展大事記。

(17)公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。

(18)公司通訊。

2、部門二級(jí)檔案管理歸檔范圍:

(1)公司、部門及職員的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃。

(2)公司、部門及職員的各種總結(jié)、報(bào)告。

(3)公司、部門及職員的各種重要通知、通報(bào)。

(4)公司、部門及職員的各種文件、紀(jì)要、大事記。

(5)公司的各種管理制度。

(6)其它各種職能業(yè)務(wù)性文件資料等。

三、公司檔案分類表類別細(xì)目名稱經(jīng)營決策經(jīng)營管理類計(jì)劃工作統(tǒng)計(jì)工作公司管理財(cái)務(wù)管理物資管理編號(hào)

基本范圍公司規(guī)劃,重大經(jīng)營戰(zhàn)略性決策,公司發(fā)展規(guī)劃,方案目標(biāo)管理等。公司中長期計(jì)劃,年(季)度計(jì)劃,各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展計(jì)劃,全面計(jì)劃管理工作。各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表,公司綜合性統(tǒng)計(jì)分析工作等。公司行政管理、各種管理制度。資金管理,價(jià)格管理,會(huì)計(jì)管理,資金流通管理。物資供應(yīng),倉庫管理,廢舊物資回收與修舊利廢等。市場分析,客戶調(diào)查,樓宇銷售,廣告宣傳,售后服務(wù)工作等。公司綜合性行政事務(wù)工作,司務(wù)會(huì)議,總經(jīng)理辦公室工作,文秘工作,機(jī)要保密工作等。消防,保衛(wèi)等。合同管理,涉外法律事務(wù)等。行政管理樓宇租賃、售租、行政事務(wù)安全保衛(wèi)法律事務(wù)

類審計(jì)工作人事管理勞動(dòng)管理培訓(xùn)工作檔案和信息管理醫(yī)療衛(wèi)生后勤福利外事工作生產(chǎn)調(diào)度質(zhì)量管理、各專項(xiàng)審計(jì)工作活動(dòng)等。干部管理,工人招聘、錄用、調(diào)配工作等。勞動(dòng)定額、定員,勞動(dòng)調(diào)配,勞動(dòng)工資,勞動(dòng)保護(hù)等。職工在職培訓(xùn),管理干部開發(fā)等。公司檔案工作,各類數(shù)據(jù)管理,電子計(jì)算機(jī)系統(tǒng),情報(bào)工作,圖書資料工作等。

員工防病治病,計(jì)劃生育工作等。員工生活福利,宿舍等。公司涉外活動(dòng)等。生產(chǎn)組織、調(diào)度指揮工作等。公司質(zhì)量管理,樓宇質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制工作等。能源消耗定額管理,功能降耗工作等。安全生產(chǎn),工傷事故處理,職工安全教育等。新工程開發(fā),技術(shù)成果管理,技術(shù)引進(jìn),技術(shù)創(chuàng)新和采用新技術(shù),合理化建議等。環(huán)境保護(hù)檢測與控制,污染治理等。

各種計(jì)量檢測工作。公司標(biāo)準(zhǔn)化管理工作,各種標(biāo)準(zhǔn)檔案

。同一工程項(xiàng)目內(nèi),包含工程的勘探測繪圖、總體規(guī)劃圖、各類設(shè)計(jì)圖、施工圖、水電圖、竣工驗(yàn)收和工程創(chuàng)優(yōu)的全過程。同一設(shè)備儀器類,含設(shè)備購

第2篇 住宅區(qū)檔案資料管理設(shè)想規(guī)范

住宅區(qū)檔案資料管理設(shè)想

1 檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)

1.1 資料的收集

1.1.1建立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段,實(shí)施現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)常化等“六化”管理,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

1.1.2資料的收集堅(jiān)持系統(tǒng)、完整的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,從實(shí)際需要出發(fā),擴(kuò)大信息資料的來源,從時(shí)間上講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設(shè)施,小到一樹一木都有詳細(xì)的資料收集。

1.2資料分類整理

1.3資料歸檔管理

歸檔就是按照資料自身規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行分類保存。根據(jù)實(shí)際需要,____一期的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯并分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。

檔案的出、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出,入室時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。

檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質(zhì)。

1.4檔案的運(yùn)用

采用先進(jìn)的檢索軟件,逐步建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價(jià)值。

1.4.1外部網(wǎng):與廣大業(yè)戶、主管部門進(jìn)行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如

住戶資料、裝修資料、財(cái)務(wù)狀況等,隨時(shí)可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督和檢查。

1.4.2內(nèi)部網(wǎng):管理處內(nèi)部聯(lián)網(wǎng),運(yùn)用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施,對(duì)文件進(jìn)行分級(jí)管理、分層使用。

2 檔案資料的類別

檔案資料大體分為物業(yè)管理政策、法規(guī)資料,竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖、住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運(yùn)行記錄、運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務(wù)活動(dòng)記錄及檔案。

2.1竣工驗(yàn)收資料(如下表)

名 稱 資料內(nèi)容

工程建筑

產(chǎn)權(quán)資料 a:規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文

b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證

c:拆遷安置資料

工 程 技 術(shù) 資 料 a 竣工圖-總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙;

b 地質(zhì)勘察報(bào)告;

c 工程合同及開工、竣工報(bào)告;

d 工程預(yù)算

e 圖紙會(huì)審記錄

f 工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄);

g 隱蔽工程驗(yàn)收簽證;

h 沉降觀察記錄;

i 竣工驗(yàn)收證明書;

k 新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書;

l 水、電、采暖、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備檢驗(yàn)合格證書;

m 砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告;

n 供水、供暖的試壓報(bào)告;

o 園林綠化的圖紙和清樣;

p 設(shè)備清單、安裝調(diào)試記錄、使用注意事項(xiàng)說明、質(zhì)保書和保修單,操作手冊(cè)等;

q 有關(guān)工程項(xiàng)目的其他重要技術(shù)決定和文件

2.2管理檔案資料(含業(yè)戶檔案、裝修管理檔案巡視記錄)

名稱 資料內(nèi)容

物業(yè)資料 小區(qū)基本資料、分區(qū)資料、環(huán)境文化設(shè)施資料

住戶資料 a:住戶遷入資料

b:住戶人員檔案

c:住戶維修檔案

事務(wù)資料 a:事務(wù)值班表 b:事務(wù)交接記錄表

c:業(yè)戶搬出(入)物品登記表d:日常事務(wù)巡視記錄

e:業(yè)戶回訪登記表

合格分承包方資料 a:維修申請(qǐng)表(附圖紙)b:維修工程隊(duì)安全責(zé)任書

c:臨時(shí)施工人員登記表 d:施工單位營業(yè)執(zhí)照

2.3投訴與回訪及其他管理服務(wù)

名稱資料內(nèi)容

維修資料 a:維修申報(bào)表 b:維修服務(wù)派工單

c:維修回訪記錄表d:公共設(shè)施維修記錄

治安交通

管理資料 a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶

c:物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄

d:車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車位使用協(xié)議

設(shè)備管理

資料 a:公用

設(shè)施保養(yǎng)維修記錄

b:各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄

c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄

d:設(shè)備檢查記錄

社區(qū)文化

資料 a:活動(dòng)計(jì)劃實(shí)施方案、總結(jié)記錄

b:文化活動(dòng)圖片及錄像記錄

c:傳媒報(bào)導(dǎo)

員工管理

資料 a:員工個(gè)人資料、聘用表b:員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)懲記錄

c:員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄 d:員工培訓(xùn)考核記錄

e:員工外出考評(píng)及參加演練記錄 f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄

業(yè)戶反饋

資料 a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表 b:業(yè)戶意

見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄

c:業(yè)戶投訴及處理記錄表

行政文件

資料 a:管理處主管值班及督察記錄

b:政府部門文件

c:物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件

d:管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件

e:管理處榮譽(yù)一覽表

f:管理處接待來訪參觀記錄表

業(yè)主委員會(huì)

第3篇 商住項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)范

商住項(xiàng)目檔案資料的管理

資料管理在物業(yè)管理中的重要性越來越被重視,法律、法規(guī)的健全,業(yè)主維權(quán)意識(shí)的日益覺醒,對(duì)物業(yè)資料的管理,特別是原始資料的記錄、收集、整理、存檔更加重要。管理處的資料管理主要分為以下幾方面。

_發(fā)商移交的原始資料的管理

樓宇交接時(shí),開發(fā)商和物業(yè)公司需要交接樓宇的基本資料,資料是否齊全,將為物業(yè)公司做好今后管理服務(wù)奠定基礎(chǔ)。這主要包括以下資料:1、原始規(guī)劃資料;2、竣工驗(yàn)收資料;3、基建施工圖紙資料;4、設(shè)備安裝圖紙、說明書、供應(yīng)商資料。

_業(yè)主入住的原始登記資料的管理

業(yè)主入住的原始資料是物業(yè)管理資料里重要部分,也是物業(yè)管理中基礎(chǔ)的資料之一。這類資料的收集主要在業(yè)主、用戶辦理入住手續(xù)時(shí),一次性收集完整。主要資料如下:1、房產(chǎn)證、購房合同復(fù)印件;2、營業(yè)執(zhí)照或身份證復(fù)印件;3、業(yè)主開戶原始登記表;4、業(yè)主與物業(yè)公司簽訂的前期管理協(xié)議、業(yè)主公約,消防安全責(zé)任書;5、租戶變更情況登記表。

_業(yè)主、用戶裝修資料的管理

業(yè)主、用戶在辦理裝修時(shí),管理處對(duì)裝修資料的審批很重要,一方面為方便今后的維修,一方面為房屋的使用安全。因此,管理處在審核裝修資料時(shí),一定要細(xì)致、嚴(yán)格,為今后的日常管理工作奠定基礎(chǔ)。裝修資料的管理主要分為如下內(nèi)容:1、消防審批報(bào)告;2、裝修圖紙;3、消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;4、裝修施工單位資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照;5、施工中違章登記資料、整改記錄;6、施工人員登記表;7、管理處驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;8、二次裝修申報(bào)手續(xù)、消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

_管理處日常記錄文件的管理

日常記錄文件的管理是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作,也是物業(yè)管理工作中非常繁瑣的工作,更是督促物業(yè)公司提高服務(wù)質(zhì)量的必要手段。在管理處的日常管理中,日常巡查、檢查記錄包含了日常管理的全部內(nèi)容,如:綠化、清潔、設(shè)備維護(hù)、公共設(shè)施維護(hù)、安防巡查等等。值班記錄包含各責(zé)任部門的值班情況登記,如:機(jī)房值班、監(jiān)控值班、門衛(wèi)值班等記錄情況登記等。對(duì)外包項(xiàng)目,盡管我們只是進(jìn)行月評(píng)價(jià),但為了監(jiān)督日常的服務(wù)質(zhì)量,也要求外包單位提供日常巡查記錄。對(duì)業(yè)主投訴進(jìn)行分類,及時(shí)處理并將處理結(jié)果整理存檔。日常記錄文件的管理有以下幾方面內(nèi)容:1、日常巡查記錄;2、值班記錄;3、外包項(xiàng)目的評(píng)價(jià)記錄;4、業(yè)主投訴情況記錄;5、突發(fā)事件記錄及處理情況。

_財(cái)務(wù)資料管理

物業(yè)公司的核心是提供服務(wù)和贏得利潤,在做好服務(wù)的同時(shí),加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,收取應(yīng)收費(fèi)用,降低管理成本也是相當(dāng)重要的。因此在財(cái)務(wù)資料管理上必須講究完整、連續(xù)性。財(cái)務(wù)管理主要有如下資料:1、業(yè)主、租戶物業(yè)管理費(fèi)的交繳資料;2、固定資產(chǎn)的登記管理資料;3、外包單位按合同付費(fèi)記錄資料;4、有償服務(wù)收費(fèi)記錄資料。

_業(yè)主、用戶往來函件的管理

業(yè)主、用戶往來函件資料是管理處與業(yè)主、用戶的進(jìn)行交往的原始記錄文件,對(duì)今后會(huì)引起法律糾紛的事件是一個(gè)很好的原始記錄,特別是給業(yè)主、用戶的違章、整改通知,這類文件一定要有業(yè)主、用戶的簽收記錄。1、給業(yè)主、用戶的通知;2、給業(yè)主、用戶的違章、整改函件;3、業(yè)主、用戶給管理處的函及管理處的復(fù)函。

_業(yè)主委員會(huì)資料管理

對(duì)已經(jīng)成立業(yè)主委員會(huì)的管理處,要將業(yè)主委員會(huì)的相關(guān)資料整理備案,做好每次業(yè)主委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要,留案備查。1、歷屆業(yè)主委員會(huì)選舉資料;2、業(yè)主委員會(huì)會(huì)議資料;3、業(yè)主委員會(huì)委員個(gè)人登記資料;4、社區(qū)文化活動(dòng)記錄資料及圖片。

_上級(jí)主管部門、公司內(nèi)部請(qǐng)示、匯報(bào)文件的管理

給上級(jí)主管部門、公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門的請(qǐng)示、匯報(bào)文件,做好登記、記錄,對(duì)請(qǐng)示文件中領(lǐng)導(dǎo)的批示進(jìn)行登記,安排人員落實(shí),并做到及時(shí)檢查落實(shí)情況。1、給上級(jí)主管部門的請(qǐng)示;2、給公司領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示;3、給公司相關(guān)部門的報(bào)告;4、與公司相關(guān)部門的往來函件。

_管理處員工人事資料的管理

對(duì)員工人事資料的管理,可以為管理處日常考評(píng)、年終評(píng)比提供依據(jù),同時(shí)也可以使管理處合理使用人力資源,用人所長。1、員工人事檔案資料登記;2、員工日常考評(píng)記錄;3、員工獎(jiǎng)懲記錄;4、員工專業(yè)資格證書的登記;5、員工日常培訓(xùn)的記錄。

_公司文件、管理制度的收集管理

為使管理處每一位員工能更好掌握公司動(dòng)態(tài),貫徹公司的經(jīng)營方針、目標(biāo),對(duì)公司下發(fā)的文件要求相關(guān)人員要傳閱、學(xué)習(xí),并進(jìn)行登記。1、公司編號(hào)公文分類存檔;2、公司管理制度匯總;3、各相關(guān)專業(yè)管理規(guī)定、制度匯總。

_業(yè)管理相關(guān)資料的收集管理

為及時(shí)掌握、了解物業(yè)管理行業(yè)最新動(dòng)態(tài)、法律法規(guī),注意收集相關(guān)資料,存檔備用。1、物業(yè)管理法律、法規(guī)、條例的資料收集;2、報(bào)紙、雜志相關(guān)案例的剪貼資料;3、與管理處、公司相關(guān)報(bào)道的剪貼資料;4、管理區(qū)域內(nèi)業(yè)主、租戶的相關(guān)報(bào)道資料。

第4篇 住宅售前售后服務(wù)工程技術(shù)檔案資料管理規(guī)范

住宅項(xiàng)目售前售后服務(wù)及工程技術(shù)檔案資料管理

一、售前服務(wù)

公司派出專人積極協(xié)調(diào)、全力配合建設(shè)單位辦理開工之前和各種手續(xù)。

積極配合建設(shè)單位做好現(xiàn)場的基地工作,為開工做好準(zhǔn)備。

積極與當(dāng)?shù)厮茌牭呐沙鏊⑥k事處、交警取得聯(lián)系,搞好周邊關(guān)系。

二、售后服務(wù)

自工程竣工后驗(yàn)收交付使用開始,樹立'用戶是上帝'用戶至上的思想意識(shí),嚴(yán)格按國家規(guī)定的保修期限,進(jìn)行周到的服務(wù)。

在保修期間內(nèi),每年定期對(duì)用戶不少于二次回訪,了解房屋的使用情況,解決用戶提出的各種問題,為用戶排憂解難。

保修期后,在公司建立用戶熱線,及時(shí)熱情解答用戶咨詢和解決用戶困難,隨叫隨到,維修時(shí)僅收取材料成本費(fèi)。

三、工程技術(shù)檔案資料管理

認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家和省計(jì)委、檔案局及省建委關(guān)于工程檔案資料管理的通知、規(guī)定,對(duì)工程從開工到竣工全過程,必須按檔案資料的具體內(nèi)容,填寫程序,紙張規(guī)格等,做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

公司主管生產(chǎn)的經(jīng)理和總工程師負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和督促公司有關(guān)部門和項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)真履行各自的職責(zé),定期進(jìn)行檢查、督促,確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。

工程施工的技術(shù)資料、土建和安裝均應(yīng)同建設(shè)單位、設(shè)計(jì)院、質(zhì)檢站、建材生產(chǎn)廠家等密切配合,使各類資料能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的按規(guī)定完善歸檔。

項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人指導(dǎo)內(nèi)業(yè)技術(shù)人員做好工程施工各類資料的辦理、收集、整理、匯編等工作,并按歸檔資料的規(guī)定,必須字跡清晰,圖樣清晰。施工中的隱蔽、技術(shù)核定、材料代換、通知等應(yīng)及時(shí)辦理并簽字。分部分項(xiàng)工程和單位工程質(zhì)量檢查評(píng)定,由專職質(zhì)安員逐項(xiàng)檢查填表后,經(jīng)工程人簽字。做到工程竣工驗(yàn)收和竣工資料驗(yàn)收同步進(jìn)行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關(guān)部門審核簽字。分部分項(xiàng)工程和單位工程質(zhì)量檢查評(píng)定,由專職質(zhì)安員逐項(xiàng)檢查填表后,經(jīng)工程人簽字。做到工程竣工驗(yàn)收和竣工資料驗(yàn)收同步進(jìn)行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關(guān)部門審核。

附:本工程科技檔案一覽表

科 技 檔 案 一 覽 表

土建施工文件資料:

序 號(hào) 文件名稱 責(zé)任人

1施工合同書公司法人

2開工報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理

3技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要內(nèi)業(yè)技術(shù)員

4施工組織設(shè)計(jì)或施工方案項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人

5設(shè)計(jì)變更通知單、核定單內(nèi)業(yè)技術(shù)員

6原材料出廠質(zhì)量證明書材料員

7原材料試驗(yàn)報(bào)告試驗(yàn)員

8施工定位測量記錄測量員

9基礎(chǔ)及主體工程隱蔽記錄施工員

10分部分項(xiàng)單位工程質(zhì)量評(píng)定表及質(zhì)量事故處理報(bào)告質(zhì)量安全員

11交工驗(yàn)收證明書內(nèi)業(yè)技術(shù)員

12施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人

13竣工報(bào)告(含停、復(fù)工報(bào)告)項(xiàng)目經(jīng)理

14施工日志、大事記施工員

竣工圖

序 號(hào) 文件名稱 責(zé)任人

1土建建施竣工圖土建內(nèi)業(yè)技術(shù)員

2土建結(jié)施竣工圖土建內(nèi)業(yè)技術(shù)員

第5篇 辦公樓物業(yè)檔案資料管理規(guī)范

辦公樓物業(yè)檔案、資料管理

1、對(duì)辦公樓設(shè)備檔案資料的管理

--設(shè)備設(shè)施檔案資料(說明書、合格證、許可證、協(xié)議書、批復(fù)、執(zhí)照等)齊全,建立設(shè)備臺(tái)帳、目錄清晰、項(xiàng)目齊全、管理完善、隨時(shí)查閱。

--項(xiàng)目進(jìn)場后,專人負(fù)責(zé)檔案資料的索取、整理、分類、編目、歸檔、入庫。

--建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案資料庫,使檔案資料可靠、完整地保存;并采用檔案管理通用檢索方式,便于今后檔案的移交。

--建立檔案管理制度,完善檔案收集、移交、歸案、查閱、歸類調(diào)閱手續(xù),使檔案資料處于動(dòng)態(tài)監(jiān)控中。

--建立綜合設(shè)備臺(tái)制度,建立全壽命設(shè)備管理制度,把設(shè)備全壽命期內(nèi)的設(shè)備本體、日常運(yùn)行、日常維修、技術(shù)改造、報(bào)廢等工作建立完整的檔案庫。

2、管理處檔案資料管理

--對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的管理性文件、質(zhì)量體系文件、技術(shù)性文件及資料等進(jìn)行控制,使文件處于受控狀態(tài),按《程序文件》的規(guī)定進(jìn)行管理,保證相關(guān)場所使用有效版本的文件,作廢文件按一定的程序處理。

--由管理處負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件、管理性文件、技術(shù)性文件、相關(guān)外來文件、資料的發(fā)放、更改控制等管理。

--有一套適合辦公樓完整的收發(fā)文管理制度,包括對(duì)外行文、內(nèi)部行文管理辦法;對(duì)規(guī)定文件的編號(hào)、格式、打印、校對(duì)、發(fā)送、存檔等。對(duì)外來文件的登記、傳閱、批復(fù)、催辦等作出規(guī)定。

--質(zhì)量記錄保存完整,根據(jù)《程序文件》的規(guī)定分部門(工程、綠化清潔、行政)、分期(日、周、月、季、年)保存。