建立管理規(guī)范13篇

第1篇 辦公大樓房屋檔案建立管理規(guī)范

辦公大樓房屋檔案的建立與管理

檔案資料的分類(lèi):

1.辦公樓檔案資料包括:建筑產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料;規(guī)劃批準(zhǔn)文件;規(guī)劃總平面圖;道路規(guī)劃圖;縱向規(guī)劃圖;綠地規(guī)劃圖;詳細(xì)規(guī)劃說(shuō)明書(shū);環(huán)境評(píng)價(jià)書(shū);辦公樓購(gòu)、租房業(yè)主和用戶的資料、狀況等;

2.辦公樓工程、公建檔案資料包括:辦公樓竣工和相關(guān)資料、土建結(jié)構(gòu)、平、立、剖圖;供水、供熱平面系統(tǒng)圖;電氣系統(tǒng)圖;地下管網(wǎng)圖;市政設(shè)施管網(wǎng)綜合規(guī)劃圖;人防布置及結(jié)構(gòu)圖等;

3.辦公樓設(shè)備檔案資料包括:各類(lèi)設(shè)備設(shè)施保修及售后服務(wù)合同、出廠說(shuō)明書(shū)及附帶的圖紙、資料等。

檔案資料的交接:

1.物業(yè)管理中心參照建設(shè)部建材(1991)第69號(hào)《房屋接管驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)大廈交接驗(yàn)收。

2.物管中心辦公室和物業(yè)管理部負(fù)責(zé)同開(kāi)發(fā)商相關(guān)部門(mén)進(jìn)行辦公樓檔案資料的交接工作。

3.物管中心工程部負(fù)責(zé)同開(kāi)發(fā)商相關(guān)部門(mén)進(jìn)行辦公樓工程、公建檔案資料和設(shè)備檔案資料的交接。

4.物管中心對(duì)交接的檔案資料要一一登記注冊(cè),記錄在交接驗(yàn)收單上。交接驗(yàn)收單一式兩份由雙方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后各自歸檔保存。

5.物管中心對(duì)辦公樓的各類(lèi)檔案資料,按照檔案管理規(guī)定分類(lèi)歸檔,妥善保管。

檔案管理:

1.在物業(yè)管理中心成立后,將立即建立zz海關(guān)辦公樓工程資料檔案,將通過(guò)產(chǎn)權(quán)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位等處接收到的完整的zz海關(guān)辦公樓檔案資料建檔保存。

2.zz海關(guān)辦公樓入住后建立的用戶檔案屬于物業(yè)管理中心要建立的重要資料檔案,內(nèi)容包括客戶資料,客戶資料變化情況等。

3.日常管理資料檔案,包括:公用設(shè)備設(shè)施檔案、財(cái)務(wù)檔案、員工個(gè)人檔案、客戶意見(jiàn)調(diào)查表、服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、保修記錄、客戶投訴記錄及處理情況、重大事件等,以科學(xué)、完善地記錄zz海關(guān)辦公樓的日常管理工作。

4.在檔案資料的保管方面,物業(yè)管理中心將本著安全、完整、保密、方便查閱的原則,專(zhuān)人專(zhuān)柜保管,制定完善管理、查閱制度,確保不丟失、不泄密。

檔案目錄

1.物業(yè)接管資料;

2.專(zhuān)業(yè)化管理資料;

3.業(yè)主資料;

4.委托合同;

5.各項(xiàng)管理制度;

6.人員素質(zhì)與培訓(xùn);

7.房屋管理及維修養(yǎng)護(hù);

8.設(shè)備管理;

9.環(huán)境衛(wèi)生、綠化管理;

10.市政公用設(shè)施管理;

11.治安保衛(wèi)管理;

第2篇 小站實(shí)行契約化安全管理規(guī)范化——建立“母子”關(guān)系實(shí)行契約管理實(shí)現(xiàn)安全管理規(guī)范化2

我們對(duì)偏僻邊運(yùn)小型加油站安全管理的探索中，充分考慮隨州區(qū)域的地理特點(diǎn)，基本以中心大鄉(xiāng)鎮(zhèn)的加油站為母體，將周邊各小鄉(xiāng)鎮(zhèn)的站（點(diǎn)）作為子站，建立“母子”關(guān)系，母站對(duì)子站確定契約人，實(shí)行契約化管理。母站的站長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)子站全面管理，責(zé)權(quán)利與站長(zhǎng)捆綁在一起?！澳缸印标P(guān)系形成后，對(duì)契約化管理的站在安全上按規(guī)范要求，一點(diǎn)不差地認(rèn)真落實(shí)。一是加強(qiáng)了安全教育。過(guò)去由于小站人員少，基本上每班只有一個(gè)人，人少無(wú)氛圍，學(xué)習(xí)教育無(wú)法組織。形成母子站后，定時(shí)由母站組織子站人員一起學(xué)習(xí)，人員多了，氣氛濃了，學(xué)習(xí)效果自然就好了。一年多來(lái)，這些“母子”站的安全學(xué)習(xí)教育都能按部就班地開(kāi)展，各種預(yù)案演練定期舉行，子站人員的安全意識(shí)增強(qiáng)，自救能力明顯提高。二是建立了安全臺(tái)帳。安全臺(tái)帳是加油站等基層單位組織安全學(xué)習(xí)、研究安全工作、進(jìn)行事故分析的真實(shí)記錄，是加油站安全工作中不可缺少的組成部分。實(shí)行母子站契約化管理以后，小站安全臺(tái)帳并沒(méi)有因站小人少而被忽視，學(xué)習(xí)教育記錄、周查記錄、預(yù)案演練記錄一應(yīng)俱全，對(duì)加油機(jī)、罐區(qū)、配發(fā)電間、消防器材等主要部位巡查都如實(shí)記載，如油站日常安全工作一一在案。三是狠抓了各項(xiàng)規(guī)章制度落實(shí)。在母站的督導(dǎo)下，子站安全管理制度都得到了落實(shí)。為了加強(qiáng)安全管理，有的母站還出臺(tái)了自己的獎(jiǎng)懲辦法。四是逐級(jí)簽訂了安全承諾書(shū)和責(zé)任狀。針對(duì)公司下達(dá)的安全目標(biāo)分解任務(wù)，職工向契約人保證，契約人向母站保證，母站向公司保證，人人簽訂責(zé)任狀，層層拿出安全措施，大家各自按規(guī)矩辦事。

第3篇 小區(qū)居住區(qū)管理規(guī)章制度建立規(guī)范

小區(qū)居住區(qū)管理規(guī)章制度的建立

俗話說(shuō)'沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓'。健全、規(guī)范的管理規(guī)章制度是我們實(shí)施科學(xué)管理、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的依據(jù),也是我們塑造物業(yè)管理民族品牌的保證。我們將嚴(yán)格按照iso9002質(zhì)量保證體系及和益行物業(yè)質(zhì)量體系文件的要求,對(duì)zz小區(qū)居住區(qū)實(shí)施專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化的管理。同時(shí),根據(jù)zz小區(qū)居住區(qū)的實(shí)際情況,并結(jié)合煙臺(tái)市物業(yè)管理的行業(yè)法規(guī),我們制訂了完善的管理規(guī)章制度。

限于篇幅,我們僅將zz小區(qū)居住區(qū)管理規(guī)章制度的目錄摘錄如下,具體內(nèi)容詳見(jiàn):

附件《zz小區(qū)居住區(qū)管理規(guī)章制度匯編》。

一、公眾制度

1、zz小區(qū)居住區(qū)管理公約

2、zz小區(qū)居住區(qū)居家指引

3、zz小區(qū)居住區(qū)精神文明建設(shè)公約

4、zz小區(qū)居住區(qū)樓宇使用及維護(hù)管理規(guī)定

5、zz小區(qū)居住區(qū)二次裝修管理規(guī)定

6、zz小區(qū)居住區(qū)物品搬出/入管理規(guī)定

7、zz小區(qū)居住區(qū)交通車(chē)輛、停車(chē)場(chǎng)管理規(guī)定

8、zz小區(qū)居住區(qū)治安管理規(guī)定

9、zz小區(qū)居住區(qū)清潔衛(wèi)生管理規(guī)定

10、zz小區(qū)居住區(qū)園林綠化管理規(guī)定

11、zz小區(qū)居住區(qū)消防安全管理規(guī)定

12、zz小區(qū)居住區(qū)環(huán)境保護(hù)管理規(guī)定

13、zz小區(qū)居住區(qū)安全用水、電管理規(guī)定

14、zz小區(qū)居住區(qū)安全用氣管理規(guī)定

15、zz小區(qū)居住區(qū)臨時(shí)用水、電管理規(guī)定

16、zz小區(qū)居住區(qū)電梯使用管理規(guī)定

17、zz小區(qū)居住區(qū)智能化設(shè)施使用管理規(guī)定

18、zz小區(qū)居住區(qū)有線電視管線使用管理規(guī)定

19、zz小區(qū)居住區(qū)商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理規(guī)定

20、zz小區(qū)居住區(qū)文化娛樂(lè)場(chǎng)所管理規(guī)定

21、zz小區(qū)居住區(qū)暫住人員管理規(guī)定

22、zz小區(qū)居住區(qū)出租房屋管理規(guī)定

二、內(nèi)部崗位職責(zé)

1、綜合管理部職責(zé)

2、服務(wù)管理部職責(zé)

3、財(cái)務(wù)部職責(zé)

4、管理處經(jīng)理崗位職責(zé)

5、綜合管理部主任崗位職責(zé)

6、服務(wù)管理部維修主管崗位職責(zé)

7、財(cái)務(wù)部主管崗位職責(zé)

8、培訓(xùn)主管崗位職責(zé)

9、社區(qū)文化主管崗位職責(zé)

10、檔案管理員崗位職責(zé)

11、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理員崗位職責(zé)

12、會(huì)計(jì)崗位職責(zé)

13、出納員崗位職責(zé)

14、收款員崗位職責(zé)

15、維修技工崗位職責(zé)

16、電梯管理員崗位職責(zé)

17、智能設(shè)備管理員崗位職責(zé)

18、園藝組長(zhǎng)崗位職責(zé)

19、安防組長(zhǎng)崗位職責(zé)

20、保潔員崗位職責(zé)

21、采購(gòu)員崗位職責(zé)

22、倉(cāng)庫(kù)保管員崗位職責(zé)

23、炊事員崗位職責(zé)

三、內(nèi)部管理運(yùn)作制度及服務(wù)

1、員工手冊(cè)

2、員工行為語(yǔ)言規(guī)范

3、員工職業(yè)道德規(guī)范

4、員工培訓(xùn)管理制度

5、員工培訓(xùn)大綱

6、檔案資料管理規(guī)定

7、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理規(guī)定

8、財(cái)務(wù)管理及會(huì)計(jì)核算制度

9、管理處值班制度

10、管理處回訪制度

11、投訴處理制度

12、社區(qū)文化工作制度

13、管理處公共鑰匙管理規(guī)定

14、物料管理規(guī)定

15、公用設(shè)施維護(hù)管理規(guī)定

16、防火安全'三級(jí)'檢查制度

17、滅火應(yīng)急方案

18、業(yè)主房屋維修管理制度

19、維修服務(wù)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)

20、護(hù)衛(wèi)服務(wù)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)

21、保潔服務(wù)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)

四、工作流程

1、管理處整體運(yùn)作流程

2、社區(qū)文化活動(dòng)實(shí)施流程

3、業(yè)主投訴處理流程

4、物業(yè)接管驗(yàn)收流程

5、業(yè)主入住流程

6、二次裝修管理流程

7、檔案建立與管理流程

8、服務(wù)質(zhì)量評(píng)價(jià)及不合格服務(wù)控制流程

9、物料控制流程

10、設(shè)備設(shè)施維修養(yǎng)護(hù)工作流程

11、大型設(shè)備(機(jī)具)購(gòu)置控制流程

12、服務(wù)分包方選擇評(píng)價(jià)流程

13、業(yè)主室內(nèi)維修工作流程

14、治安事件處理工作流程

15、環(huán)境管理工作流程

16、消防應(yīng)急處理流程

17、培訓(xùn)工作流程

五、員工工作崗位考核及獎(jiǎng)懲

1、管理服務(wù)質(zhì)量分級(jí)考核暫行辦法

2、考核結(jié)果與獎(jiǎng)懲實(shí)施管理暫行辦法

3、員工獎(jiǎng)懲條例

4、部門(mén)月考核表

5、項(xiàng)目組月考核表

6、工作班月考核表

7、員工月考核表

第4篇 職工安全教育培訓(xùn)檔案建立及管理規(guī)范

1 公司安環(huán)部對(duì)每位職工要建立“職工安全教育培訓(xùn)檔案”,檔案要詳細(xì)記錄每位職工所接受的教育培訓(xùn)情況,職工檔案和考試成績(jī)?cè)嚲響?yīng)保存完好。

2 檔案記錄要實(shí)事求是,不得造假。公司安環(huán)部要對(duì)各車(chē)間的檔案及記錄情況不定期進(jìn)行檢查,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)糾正。

3 “職工安全教育培訓(xùn)檔案”由安環(huán)部和車(chē)間各執(zhí)一份,并妥善保管,工作調(diào)動(dòng)要及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)存。

4 職工調(diào)動(dòng)填寫(xiě)“職工調(diào)動(dòng)記錄表”(附表一)隨職工安全教育檔案一并轉(zhuǎn)入相應(yīng)車(chē)間。

5 職工各種考試試卷力求內(nèi)容相對(duì)豐富,禁止內(nèi)容過(guò)少或長(zhǎng)期使用同一份試卷。

第5篇 小區(qū)管理處物業(yè)檔案建立管理規(guī)范

小區(qū)管理處物業(yè)檔案的建立與管理

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開(kāi)展后,幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案,無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費(fèi)用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn),物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。

物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類(lèi)也在不斷增加。

一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)

1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則,根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料的來(lái)源渠道。

二、資料分類(lèi)整理

收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰、分類(lèi)合理。

三、檔案內(nèi)容

范圍分 類(lèi)資 料 內(nèi) 容

房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會(huì)審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴(kuò)初會(huì)審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證

技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書(shū)、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料

管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料、路標(biāo)、門(mén)牌、室號(hào)配置圖

業(yè)主資料入住通知書(shū)、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單

日常管理資料日常工作記錄、各類(lèi)協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案

四、資料歸檔整理

1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)與保存。

2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯,分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。

3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。

4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。

第6篇 太陽(yáng)城物業(yè)管理考核指標(biāo)建立規(guī)范

太陽(yáng)城物業(yè)管理考核指標(biāo)的建立

分為以下幾個(gè)方面:

1)多種經(jīng)營(yíng);

2)材料成本的核算(維修、保潔、食堂)

3)辦公費(fèi)用;(劃分各個(gè)部門(mén))

4)日常各種過(guò)程資料的建立及上交報(bào)表:

客服部:⑴早巡查制度的建立并做好記錄表;

⑵晚會(huì)記錄表的建立;

⑶本部門(mén)主管日記錄表;

⑷項(xiàng)目助理日檢記錄表;

⑸客房接待記錄臺(tái)帳;

⑹客戶投訴接待臺(tái)帳;

⑺客戶回訪臺(tái)帳;

⑻返修情況日?qǐng)?bào)表;

⑼重大客訴處理單(日?qǐng)?bào));

⑽管理中心周檢表(助理負(fù)責(zé),每周六會(huì)同各部門(mén)一起);

⑾周工作總結(jié);

⑿周工作計(jì)劃;

⒀月檢報(bào)表;

⒁排班表

⒂各項(xiàng)費(fèi)用收支情況一覽表;

維修部:⑴巡查日檢表(公共設(shè)施/樓道設(shè)施)

⑵裝修巡查記錄表(每日一次)

⑶裝修情況處理記錄本的建立

⑷周檢表(公區(qū)/售樓中心/樣板房)

⑸能耗用報(bào)表(每周六下午2:00,包括公共用水/電,商業(yè)用水/電)

⑹返修核實(shí)情況記錄表(以每日復(fù)檢結(jié)果核實(shí))

⑺周工作總結(jié)(包括本周完成的返修任務(wù)和工程維修整改任務(wù))

⑻周工作計(jì)劃(下月重點(diǎn)工作措施)

⑼材料使用情況周(月)報(bào)表

⑽月工作總結(jié)

⑾排班表

安全部: ⑴排班表(周/月)

⑵訓(xùn)練(學(xué)習(xí))計(jì)劃表

⑶巡查記錄日?qǐng)?bào)表

⑷門(mén)崗進(jìn)出人員登記表(無(wú)證外來(lái)人員)

⑸進(jìn)出車(chē)輛登記表(門(mén)崗/車(chē)場(chǎng))

⑹班長(zhǎng)巡查記錄表

⑺主管日檢表

⑻夜班班長(zhǎng)巡查(查崗)記錄表

⑼一周重大情況匯總表

⑽周工作總結(jié)

⑾周工作計(jì)劃

⑿月度工作總結(jié)

⒀周會(huì)記錄

環(huán)境部: ⑴排班表

⑵主管巡查記錄表(衛(wèi)生/綠化情況)

⑶物品耗用登記表

⑷周工作總結(jié)

⑸周工作計(jì)劃

⑹周會(huì)記錄

財(cái)務(wù)部: ⑴排班表

⑵每周資金報(bào)表及分析

⑶倉(cāng)庫(kù)月盤(pán)存表(包括維修/保潔/保安/客服/食堂)

⑷周工作計(jì)劃表

⑸周工作總結(jié)表

⑹資金使用計(jì)劃表(周/月報(bào))

食堂: ⑴物料耗用登記表

⑵排班表

⑶食堂下周菜譜及資金使用計(jì)劃

銷(xiāo)售支持: ⑴排班表

⑵培訓(xùn)計(jì)劃

⑶日檢表

⑷巡查表

⑸晚會(huì)記錄表

⑹周工作總結(jié)

⑺周工作計(jì)劃

⑻樣板房物品交接表

⑼樣板房物品月盤(pán)存表

⑽周會(huì)記錄

管理中心其它表格: ⑴人員花名冊(cè)及變動(dòng)情況分析

⑵人員通訊錄

⑶月度考核(工作完成情況)

⑷會(huì)議紀(jì)要表(工作安排表)

以上報(bào)表,周報(bào)/月報(bào)要報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理審核,日?qǐng)?bào)表報(bào)項(xiàng)目助理審核.

第7篇 物業(yè)管理規(guī)章制度檔案建立管理規(guī)范

物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理

一、管理規(guī)章制度

科學(xué)管理、合理量化、健全制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾Ｕ?為了達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理目的,我公司已成功導(dǎo)入iso9000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)模式。在接管物業(yè)以后,將嚴(yán)格按照質(zhì)量管理體系的標(biāo)準(zhǔn),實(shí)行專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化管理。制定出管理規(guī)章制度共計(jì)74條,其中公眾制度12條,內(nèi)部崗位制度20條,運(yùn)作管理制度32條,員工培訓(xùn)考核制度10條。

1.公眾制度

(1)《業(yè)戶手冊(cè)》。

(2)《業(yè)主公約》。

(3)《精神文明公約》。

(4)《樓宇使用維護(hù)管理規(guī)定》。

(5)《二次裝修管理規(guī)定》。

(6)《二次裝修管理協(xié)議》。

(7)《裝修人員管理規(guī)定》。

(8)《出入物品管理規(guī)定》。

(9)《安全管理規(guī)定》。

(10)《消防管理規(guī)定》。

(11)《清潔衛(wèi)生管理規(guī)定》。

(12)《園林綠化管理規(guī)定》。

2.崗位職責(zé)

(1)物業(yè)經(jīng)理崗位職責(zé)。

(2)經(jīng)理助理崗位職責(zé)。

(3)物業(yè)管理部經(jīng)理崗位職責(zé)。

(4)物業(yè)管理文員崗位職責(zé)。

(5)物業(yè)管理員崗位職責(zé)。

(6)物業(yè)商務(wù)管理員崗位職責(zé)。

(7)物業(yè)清潔員崗位職責(zé)。

(8)工程管理部經(jīng)理崗位職責(zé)。

(9)工程技術(shù)員崗位職責(zé)。

(10)強(qiáng)電技工崗位職責(zé)。

(11)弱電技工崗位職責(zé)。

(12)暖通工崗位職責(zé)。

(13)維修工崗位職責(zé)。

(14)工程文員、資料員、倉(cāng)管員崗位職責(zé)。

(15)安全經(jīng)理崗位職責(zé)。

(16)安全管理員崗位職責(zé)。

(17)財(cái)務(wù)經(jīng)理崗位職責(zé)。

(18)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)崗位職責(zé)。

(19)財(cái)務(wù)出納崗位職責(zé)。

(20)財(cái)務(wù)收費(fèi)員崗位職責(zé)。

3.運(yùn)作管理制度

(1)《員工手冊(cè)》。

(2)《管理人員文明服務(wù)準(zhǔn)則》。

(3)《員工辦公制度》。

(4)《各部門(mén)月工作計(jì)劃及總結(jié)制度》。

(5)《物業(yè)管理工作廉潔制度》。

(6)《員工培訓(xùn)制度》。

(7)《內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度》。

(8)《檔案資料管理制度》。

(9)《值班管理制度》。

(10)《公用品申請(qǐng)、購(gòu)買(mǎi)、領(lǐng)用制度》。

(11)《員工宿舍管理評(píng)比制度》。

(12)《接待投訴處理及回訪制度》。

(13)《維修回訪制度》。

(14)《機(jī)電設(shè)備的編號(hào)方法》。

(15)《機(jī)電設(shè)備的統(tǒng)計(jì)制度》。

(16)《配電房管理制度》。

(17)《物業(yè)防火安全檢查制度》。

(18)《大廈應(yīng)急滅火搶救方案》。

(19)《物業(yè)管理運(yùn)作流程》。

(20)《業(yè)戶投訴處理程序》。

(21)《業(yè)戶入住工作程序》。

(22)《業(yè)戶入住裝修管理工作程序》。

(23)《物業(yè)管理檔案建立工作程序》。

(24)《物業(yè)管理檔案監(jiān)督工作程序》。

(25)《物業(yè)資料控制工作程序》。

(26)《公共設(shè)施維修、養(yǎng)護(hù)工作程序》。

(27)《機(jī)電設(shè)備維修工作程序》。

(28)《安全管理工作程序》。

(29)《消防應(yīng)急處理工作程序》。

(30)《園林綠化管理工作程序》。

(31)《清潔管理工作程序》。

(32)《社區(qū)文化開(kāi)展工作程序》。

4.員工培訓(xùn)考核制度

(1)《新員工入職培訓(xùn)制度》。

(2)《在崗員工循環(huán)培訓(xùn)制度》。

(3)《員工工作考核及獎(jiǎng)罰制度》。

(4)《員工崗位責(zé)任月考核成績(jī)匯總表》。

(5)《經(jīng)理助理崗位月工作考核表》。

(6)《部門(mén)經(jīng)理崗位月工作考核表》。

(7)《部門(mén)員工崗位月工作考核表》。

(8)《業(yè)戶意見(jiàn)月_統(tǒng)計(jì)表》。

(9)《員工違章違紀(jì)處理意見(jiàn)申報(bào)表》。

(10)《物業(yè)管理工作情況一覽表》。

二、物業(yè)檔案建立與管理

1.資料收集

資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要和服務(wù)的角度出發(fā),擴(kuò)大信息的收集來(lái)源,從時(shí)間上來(lái)講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部,大到房屋本體公共設(shè)施,小到花草苗木都應(yīng)有詳細(xì)的資料。

2.資料分類(lèi)整理

(1)分辨真?zhèn)巍?/p>

(2)分類(lèi)排序。

(3)組編檔號(hào)。

(4)裝訂精美。

3.檔案資料管理

(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。

(2)采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤(pán)、膠卷、照片、圖景等方法)。

(3)建議盡可能的采用電腦儲(chǔ)存,便于查找調(diào)用,以便更好地保護(hù)原始檔案的資料免受翻動(dòng)的磨損和損壞。

(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專(zhuān)人負(fù)責(zé),應(yīng)做到保管、保密,工作細(xì)致;如有破損,應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

(5)檔案管理室必須達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的'三防'標(biāo)準(zhǔn)。

第8篇 辦公住宅項(xiàng)目檔案建立和管理規(guī)范

辦公+住宅項(xiàng)目檔案的建立和管理

一、檔案的建立

設(shè)立資料室、負(fù)責(zé)檔案建立和管理,配備專(zhuān)門(mén)的檔案專(zhuān)業(yè)管理人員,從接管開(kāi)始,建立各類(lèi)檔案,采取電腦化管理。

1、系統(tǒng)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、電腦化管理,制訂一系列管理制度。

2、建檔流程:收集-整理-歸類(lèi)-編號(hào)-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查。

3、各部門(mén)廣泛收集,資料室集中管理。

4、分類(lèi)明確,針對(duì)不同的檔案性質(zhì),采用有不同的建檔和管檔方法,本公司將檔案分成五類(lèi)由專(zhuān)職人員進(jìn)行管理,并將檔案管理列為我公司質(zhì)量體系的一個(gè)重要部分。

二、檔案管理

本公司檔案管理體系按照iso9000質(zhì)量認(rèn)證體系標(biāo)準(zhǔn),把它濃縮為:

(一)辦公室、人事檔案管理;

1、辦公室檔案由資料員進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)、整理、保管。

2、有關(guān)行政機(jī)關(guān),公司上層有關(guān)文件及會(huì)議紀(jì)要均屬辦公室檔案文件。

3、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件入檔必須與領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。

4、所有人事檔案按照編號(hào)由資料員管理,并將個(gè)人所有資料輸入電腦保存軟盤(pán),人離開(kāi)企業(yè)其檔案銷(xiāo)毀。

(二)質(zhì)量體系文件檔案管理;

1、公司本部iso9000質(zhì)量體系文件的管理由管理處專(zhuān)人負(fù)責(zé)進(jìn)行管理。

2、所有質(zhì)量體系文件的編號(hào)、審批、發(fā)放、更改、作廢均應(yīng)有日期和負(fù)責(zé)人,批準(zhǔn)人及文件現(xiàn)狀態(tài)的記錄。

3、所有質(zhì)量體系文件均有規(guī)定的編號(hào)、易懂、易查、易察。

4、《文件清單》、《發(fā)放記錄》、《更改申請(qǐng)表》、《更改領(lǐng)取表》均應(yīng)填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)、明了。

(三)工程檔案管理;

1、從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料和各種竣工圖及供電、發(fā)電、消防、排風(fēng)排水、煤氣管理、電梯、照明系統(tǒng)的有關(guān)資料均進(jìn)行編號(hào),檔案由專(zhuān)人儲(chǔ)存于專(zhuān)柜中保管。

2、所有工程類(lèi)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)均勻進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)并附上受控負(fù)責(zé)人由專(zhuān)人保管于專(zhuān)柜中。

3、所有工程資料均應(yīng)規(guī)定保存期限,并建立銷(xiāo)毀檔案制度。

(四)財(cái)務(wù)檔案管理;

1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案,都由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊(cè)。

2、保存的會(huì)計(jì)檔案向外單位提供利用時(shí),須報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊(cè),并應(yīng)限期歸還。

3、會(huì)計(jì)檔案的保管期限,根據(jù)特點(diǎn)分永久、定期二類(lèi)。

4、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷(xiāo)毀時(shí),應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,審查并編造會(huì)計(jì)檔案,銷(xiāo)毀設(shè)冊(cè)。

(五)住戶檔案管理;

1、所有業(yè)主資料如購(gòu)房合同(含產(chǎn)權(quán)證)復(fù)印件、租戶合同復(fù)印件、房屋驗(yàn)收清單及業(yè)主、業(yè)主有關(guān)資料(身份證、戶口所在地、工作單位地址、常住地址、聯(lián)系電話)均應(yīng)按單元由資料員編號(hào)妥善保存并輸入電腦。

2、業(yè)主變更資料均勻由資料員妥善保存并輸入電腦。

3、業(yè)主資料根據(jù)一定期限銷(xiāo)毀,保存軟盤(pán)。

(六)所有檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥善保管、存放有序、查找方便、同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保安制度,不得隨意堆放、嚴(yán)防毀損、散失和泄露。

(七)所有可輸入電腦的檔案均應(yīng)輸入電腦,保存軟盤(pán)。

(八)所有檔案的借閱均應(yīng)通過(guò)資料保管員(有必要時(shí)應(yīng)有負(fù)責(zé)人許可同意)并進(jìn)行登記簽字。

(九)所有檔案保管環(huán)境要求干燥、通風(fēng)、如有遺失,應(yīng)通知有關(guān)人員負(fù)責(zé)。

第9篇 管理處文檔庫(kù)建立和目錄規(guī)范

管理處文檔庫(kù)建立和目錄

物業(yè)管理處文檔案的建立是信息管理工作的重要內(nèi)容,文檔庫(kù)是管理處各類(lèi)檔案的重要儲(chǔ)備地,服務(wù)于物業(yè)管理處每一部門(mén)。對(duì)于物業(yè)管理處文檔庫(kù)的建立,可根據(jù)管理處職能和業(yè)務(wù)管理的實(shí)際情況,編制文檔分類(lèi)目錄,保證文檔資料完整并易于檢索,作為物業(yè)管理處進(jìn)行各類(lèi)文檔管理的規(guī)范基礎(chǔ)。

1、文檔分類(lèi)編號(hào)規(guī)則:

1)編號(hào)原則上應(yīng)根據(jù)職能管理和業(yè)務(wù)管理的各類(lèi)工作內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi),按照文檔一、二、三級(jí)目錄進(jìn)行編號(hào)。如:一級(jí)目錄'物業(yè)規(guī)劃?rùn)n案'下的第一條'用地批準(zhǔn)文件',則其編號(hào)為'1-1',如該二目錄對(duì)應(yīng)下文檔有多卷以上,則每卷的編號(hào)順序?yàn)?1-1-1、1-1-2……'。

2)現(xiàn)場(chǎng)管理的日常工作文檔也須按序號(hào)進(jìn)行編碼,以防止在工作現(xiàn)場(chǎng)的遺失,在工作文檔完成后,由責(zé)任人按時(shí)定期交資料室編號(hào)、存檔。

3)在文件夾(盒/袋)封面或側(cè)面應(yīng)有標(biāo)識(shí),上面注明目錄號(hào)、文檔標(biāo)題等。文件夾(盒/袋)應(yīng)有卷內(nèi)目錄,詳細(xì)列明卷內(nèi)的文件資料。

4)文檔管理員調(diào)(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù),如文檔資料有遺失,追究當(dāng)事人責(zé)任。

2、文檔目錄分類(lèi)

序號(hào)一級(jí)目錄二級(jí)目錄

1物業(yè)規(guī)劃?rùn)n案用地批準(zhǔn)文件

項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

2物業(yè)接管驗(yàn)收資料移交證明資料

驗(yàn)收證明資料

3工程檔案竣工資料

技術(shù)資料

4產(chǎn)權(quán)資料

5物業(yè)委托管理合同

6房屋使用及公眾制度房屋使用資料

7管理處證照管理處專(zhuān)業(yè)化管理資料

8架構(gòu)及職責(zé)

9行政管理檔案

10后勤管理檔案采購(gòu)文件資料

資產(chǎn)、倉(cāng)庫(kù)管理記錄

內(nèi)務(wù)管理記錄

鑰匙管理記錄

11合同管理檔案

12人事管理檔案人事資料

員工培訓(xùn)記錄

員工考核記錄

崗位資格證書(shū)

13財(cái)務(wù)管理檔案

14維修基金管理

15房屋管理檔案房屋本體維修資料

房屋管理資料

16公用設(shè)施設(shè)備管理檔案共用設(shè)施設(shè)備

管理資料

共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄

17給排水系統(tǒng)

管理檔案給排水系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng)

18供配電系統(tǒng)管理檔案

19消防設(shè)備設(shè)施管理檔案消防系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)記錄

20安全管理檔案安全管理資料

安全防范措施

安全工作記錄

21消防管理檔案消防管理資料

消防應(yīng)急方案

消防工作記錄

22車(chē)輛管理檔案停車(chē)場(chǎng)管理資料

停車(chē)場(chǎng)管理記錄

非機(jī)動(dòng)車(chē)輛管理檔案

23保潔管理檔案保潔管理資料

保潔工作記錄

24消殺服務(wù)檔案

25綠化管理檔案綠化管理資料

綠化工作記錄

26業(yè)主檔案

27租戶檔案

28社區(qū)文化活動(dòng)檔案社區(qū)文化活動(dòng)資料

29經(jīng)營(yíng)管理檔案有償服務(wù)檔案

商戶管理檔案

30客戶服務(wù)檔案客房服務(wù)工作記錄

31業(yè)主委員會(huì)檔案

第10篇 物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范

物業(yè)管理制度與檔案的建立與管理

(一)管理內(nèi)容:

1、工程檔案:從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類(lèi)設(shè)施設(shè)備資料等;

2、業(yè)主檔案:所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件),業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表和住戶健康狀況登記表等;

3、文件檔案:有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

4、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車(chē)輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。

(二)管理措施:

1、制定檔案制度,并嚴(yán)格執(zhí)行;

2、專(zhuān)人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任),專(zhuān)室專(zhuān)柜,編目造冊(cè),存放有序并且尊重業(yè)主隱私,保守秘密;

3、科學(xué)管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達(dá)100%;

4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理,計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息,提高管理水平。

第11篇 清潔公司檔案建立管理規(guī)范

清潔公司檔案建立及管理

檔案的建立與管理,包括:作業(yè)計(jì)劃、作業(yè)記錄、抱怨記錄及其他服務(wù)記錄及檔案。

一、作業(yè)計(jì)劃

計(jì)劃制定者:經(jīng)營(yíng)管理部主任及現(xiàn)場(chǎng)主管

作業(yè)計(jì)劃依據(jù):根據(jù)雙方所簽訂的清潔承包合同內(nèi)所規(guī)定的清潔范圍,由計(jì)劃制定者現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地察看并結(jié)合甲方的建議,將所有清潔范圍內(nèi)的清潔區(qū)域形成書(shū)面計(jì)劃,并落實(shí)作業(yè)人與監(jiān)督人,由現(xiàn)場(chǎng)主管安排作業(yè),并將作業(yè)計(jì)劃上交至甲方相關(guān)管理人。

表格支持:《定期清潔工作安排表》

作業(yè)計(jì)劃的作用:使現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)清潔工作安排更加合理化、科學(xué)化;

使現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)清潔工作的作業(yè)結(jié)果有責(zé)任人及監(jiān)督人。

二、作業(yè)記錄

作業(yè)記錄的填寫(xiě):現(xiàn)場(chǎng)主管及清潔員工

作業(yè)記錄的監(jiān)督:經(jīng)營(yíng)管理部各層級(jí)管理者及現(xiàn)場(chǎng)主管

表格支持:《工作檢查記錄表》、《洗手間保潔簽到表》

作業(yè)記錄的作用:使現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)清潔工作的作業(yè)結(jié)果有責(zé)任人及監(jiān)督人;

能有效的監(jiān)督清潔員工的勞動(dòng)效率及作業(yè)合格率;

提前發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)清潔工作的不足之處,及時(shí)有效進(jìn)行整改。

三、抱怨記錄:

抱怨記錄的填寫(xiě)者:經(jīng)營(yíng)管理部各層級(jí)管理者及現(xiàn)場(chǎng)主管

抱怨記錄的來(lái)源:甲方相關(guān)清潔工作的監(jiān)督人、清潔員工、對(duì)清潔工作的結(jié)果有抱怨的人。

表格支持:《來(lái)人來(lái)電(投訴)記錄表》

抱怨記錄的作用:使現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)清潔工作有全面的質(zhì)量反饋渠道;

能使現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)清潔工作有及時(shí)整改的機(jī)會(huì);

提供了一個(gè)良好的溝通與監(jiān)督的平臺(tái);

四、其他服務(wù)記錄及檔案

糾正與預(yù)防措施的填寫(xiě)者:經(jīng)營(yíng)管理部各層級(jí)管理者及現(xiàn)場(chǎng)主管

糾正與預(yù)防措施的作用:能及時(shí)有效的檢討各項(xiàng)清潔工作中的不足之處;

及時(shí)總結(jié)各種工作經(jīng)驗(yàn),規(guī)避不良工作;

對(duì)各項(xiàng)清潔工作起到了良好的監(jiān)督作用;

表格支持:《糾正與預(yù)防措施要求單》

經(jīng)營(yíng)管理部樣板分部的各種記錄:

第12篇 某某行政中心物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理規(guī)范

某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理

提要:

檔案管理的工作原則:符合實(shí)際、可操作、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。

以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導(dǎo),導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎(chǔ),建立科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫润w系。

檔案的建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標(biāo)準(zhǔn)。

完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運(yùn)作的必要條件;科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運(yùn)作和快速發(fā)展提供強(qiáng)大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是提供專(zhuān)業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ),能有效的為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導(dǎo)和服務(wù)。

本公司素以嚴(yán)格規(guī)范的管理而著稱(chēng),在某某行政中心實(shí)施物業(yè)管理過(guò)程中,我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅(jiān)決貫徹規(guī)范管理與專(zhuān)業(yè)服務(wù)相結(jié)合的路線。常言道:'沒(méi)有規(guī)矩,不成方圓',必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務(wù)走上正軌,實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎(chǔ)抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)主需求的為依據(jù),并在多年的實(shí)踐運(yùn)作中反復(fù)補(bǔ)充修改,逐步健全完善和提高的。

概括地說(shuō),這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準(zhǔn)則和依據(jù),其總體涵蓋:公眾制度部分,內(nèi)部崗位責(zé)任制,管理運(yùn)作制度和考核標(biāo)準(zhǔn),它們整合形成一套完整的操作體系,以指導(dǎo)日常物業(yè)服務(wù)的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學(xué)、規(guī)范。二是專(zhuān)門(mén)針對(duì)某某區(qū)行政中心物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度,它包含事務(wù)所各崗位/部門(mén)職責(zé)描述、各類(lèi)人員職能規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目完善內(nèi)部機(jī)制,造就一支高素質(zhì)、高績(jī)效的員工隊(duì)伍奠定了基礎(chǔ),以完美的物業(yè)服務(wù)夯實(shí)政府辦事效率,提升政府形象。

一、規(guī)章制度的建立與管理

1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎(chǔ),物業(yè)管理活動(dòng)中各法律主體的合法權(quán)益,特別對(duì)行政中心我們的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行細(xì)化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實(shí)履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務(wù)。

2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時(shí),以我公司現(xiàn)有的管理運(yùn)作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ),結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點(diǎn)和要求,并導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對(duì)整個(gè)規(guī)章制度體系作適當(dāng)?shù)男抻喓驼?使整套規(guī)章制度體系更切合實(shí)際,操作性更強(qiáng)。

3、規(guī)章制度注重服務(wù)、管理和責(zé)任的統(tǒng)一。每一項(xiàng)制度責(zé)任者對(duì)所承擔(dān)的管理、服務(wù)各項(xiàng)責(zé)任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。

4、在定性的基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)定量的要求極其重要性,使績(jī)效考核評(píng)估具有標(biāo)準(zhǔn)尺度和依據(jù),又能激發(fā)員工工作熱情。

5、注重物業(yè)管理活動(dòng)中各部門(mén)人員職責(zé)范圍和工作接口關(guān)系,梳理各個(gè)環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運(yùn)作,協(xié)調(diào)一致。

6、制度文字條款簡(jiǎn)明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。

(規(guī)章制度的內(nèi)容見(jiàn)物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。

二、檔案的建立與管理

規(guī)章制度的執(zhí)行,需要通過(guò)檔案管理手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進(jìn)行的,對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項(xiàng)管理工作都有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專(zhuān)職檔案管理人員,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理,為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據(jù)和信息支撐。

三、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)

1、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)以公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù),做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。

2、物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類(lèi)管理:

(1)第一層面:以建設(shè)部頒發(fā)的《全國(guó)物業(yè)管理示范大廈標(biāo)準(zhǔn)》建立管理檔案框架,對(duì)檔案資料采用統(tǒng)一格式。

(2)第二層面:融合了行政中心的實(shí)際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運(yùn)作制度、公眾管理制度等,通過(guò)適應(yīng)性修改,形成復(fù)合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。

(3)第三層面:將執(zhí)行復(fù)合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場(chǎng)記錄補(bǔ)充到管理檔案架構(gòu)中,形成檔案管理的終端。

3、__區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機(jī)關(guān),保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對(duì)日常管理檔案采用定期歸檔、密級(jí)保管等的方式嚴(yán)格進(jìn)行。

第13篇 項(xiàng)目物業(yè)檔案建立管理計(jì)劃規(guī)范

項(xiàng)目物業(yè)檔案建立與管理計(jì)劃

1.資料收集

資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要和服務(wù)的角度出發(fā),擴(kuò)大信息的收集來(lái)源,從時(shí)間上來(lái)講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部,大到房屋本體公共設(shè)施,小到花草苗木都應(yīng)有詳細(xì)的資料。

2.資料分類(lèi)整理

(1)分辨真?zhèn)巍?/p>

(2)分類(lèi)排序。

(3)組編檔號(hào)。

(4)裝訂精美。

3.檔案資料管理

(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。

(2)采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤(pán)、膠卷、照片、圖景等方法)。

(3)建議盡可能的采用電腦儲(chǔ)存,便于查找調(diào)用,以便更好地保護(hù)原始檔案的資料免受翻動(dòng)的磨損和損壞。

(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專(zhuān)人負(fù)責(zé),應(yīng)做到保管、保密,工作細(xì)致;如有破損,應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

(5)檔案管理室必須達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的“三防”標(biāo)準(zhǔn)。