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第1篇 商務(wù)信函：詢(xún)價(jià)函
(1)詢(xún)價(jià)函的概念
詢(xún)價(jià)，是由買(mǎi)方向賣(mài)方就某項(xiàng)商品交易條件提出的詢(xún)問(wèn)。詢(xún)價(jià)目的是請(qǐng)對(duì)方報(bào)價(jià)．詢(xún)價(jià)對(duì)交易雙方都沒(méi)有法律上的約束力。
(2)詢(xún)價(jià)函的結(jié)構(gòu)及寫(xiě)作方法
詢(xún)價(jià)函可以向賣(mài)主索要主要商品目錄本、價(jià)目單、商品樣品、樣本等，也可以用發(fā)詢(xún)價(jià)單或訂單的方式詢(xún)問(wèn)某項(xiàng)商品的具體情況。
詢(xún)價(jià)函例文1
詢(xún)價(jià)函
×××先生：
我公司對(duì)貴廠生產(chǎn)的綠茶感興趣，需訂購(gòu)君山毛尖茶。品質(zhì)：一級(jí)。規(guī)格：每包100克。望責(zé)廠能就下列條件報(bào)價(jià)：
l.單價(jià)。
2.交貨日期。
3.結(jié)算方式。
如果貴方報(bào)價(jià)合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。
希速見(jiàn)復(fù)。
××副食品公司
×年×月×日
詢(xún)價(jià)函例文2
××公司：
請(qǐng)貴方給我方寄來(lái)按照所附明細(xì)提供零件的報(bào)價(jià)一式三份。
請(qǐng)按明細(xì)單所列各項(xiàng)在報(bào)價(jià)中注明品名全稱(chēng)、型號(hào)、技術(shù)規(guī)格、材質(zhì)、價(jià)格和重量，并請(qǐng)注明可能的交貨期和按立方米計(jì)算的總交貨量。
亦請(qǐng)分別注明包裝費(fèi)和運(yùn)輸費(fèi)。
請(qǐng)貴方告知我方寄出報(bào)價(jià)的盡可能準(zhǔn)確的日期。
如貴方因故不能提出報(bào)價(jià)，請(qǐng)貴方盡快回信告知我方，我方將十分感謝。
預(yù)致謝意。
××公司 ×先生
×年×月×日
第2篇 商務(wù)信函詢(xún)價(jià)函
___________先生：
我公司對(duì)貴廠生產(chǎn)的綠茶感興趣，需訂購(gòu)___________毛尖茶。品質(zhì)：一級(jí)。規(guī)格：每包___________克。望責(zé)廠能就下列條件報(bào)價(jià)：
單價(jià)。
交貨日期。
結(jié)算方式。
如果貴方報(bào)價(jià)合理，且能給予最惠折扣，我公司將考慮大批量訂貨。
希速見(jiàn)復(fù)。
___________副食品公司
___________年___________月___________日
第3篇 你真會(huì)發(fā)“催款函”嗎？——信函催收18個(gè)要點(diǎn)及4類(lèi)范本！
你真的會(huì)發(fā)“催款函”嗎？——信函催收的18個(gè)要點(diǎn)及4類(lèi)范本！
2018-04-29 朱為敏 律師 法妞問(wèn)答
信函催收是非訴催收的一種重要方式， 非訴催收是指 債權(quán)人 依據(jù)法律規(guī)定和合同約定通過(guò)非 訴訟 （含仲裁）的手段向 債務(wù)人 發(fā)出要求債務(wù)人履行義務(wù)的請(qǐng)求。非訴清收是相對(duì)于訴訟（含仲裁）而言的，相對(duì)訴訟催收，非訴催收更加簡(jiǎn)便、高效、便捷，不容易傷和氣，運(yùn)用得當(dāng)?shù)脑?，能夠取得很好的催收效果?/p>
一般而言， 清收逾期貸款應(yīng)遵循漸進(jìn)的原則 ，就追討而言，能通過(guò)非訴的手段要回來(lái)的錢(qián)，盡量不要 打官司 ，但需要啟動(dòng)訴訟程序的時(shí)候不要猶豫，不要無(wú)原則的等待就可以了。 非訴催收手段主要包括電話、信函、上門(mén)三種，信函催收是非常重要的非訴催收手段， 在實(shí)踐中被信貸機(jī)構(gòu)廣泛采用，筆者在給客戶(hù)服務(wù)的過(guò)程中，客戶(hù)遇到逾期后，幫助客戶(hù)起草催款通知是我們律師的基礎(chǔ)工作。在給客戶(hù)服務(wù)的過(guò)程中，筆者發(fā)現(xiàn)，很多客戶(hù)對(duì)如何起草催款函？何時(shí)發(fā)送催款函？催款函在起草過(guò)程中的要點(diǎn)等存在一些認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。
一、信函催收概述
信函催收是指?jìng)鶛?quán)人以發(fā)送信函的方式向債務(wù)人主張權(quán)利并要求債務(wù)人償還 債務(wù) ，信函催收是常見(jiàn)的一種非訴訟催收的手段，信函催收比較正式，可以一次性簽發(fā)給大量客戶(hù)，比較便宜。設(shè)計(jì)規(guī)范專(zhuān)業(yè)的信函會(huì)給客戶(hù)留下良好的信用管理的形象。信函催收運(yùn)用得當(dāng)?shù)脑捘苋〉梅浅：玫拇呤招Ч?，但其弊端是信函催收有時(shí)容易被客戶(hù)忽略，威懾力相對(duì)不夠，一般情況下信函催收過(guò)程中需配合電話跟進(jìn)和上門(mén)催收等方式，這樣才更能引起客戶(hù)的重視取得良好的效果。
二、信函催收概述信函的種類(lèi)
信函大體上可分為到期前的還款提醒函、逾期催收函、 律師函 、短信、微信、電子郵件等幾種，本文對(duì)于律師函、短信、電子郵件等就不討論了，重點(diǎn)集中在提醒函和催款函上。
01
到期前提醒函
要想有效減少逾期，信貸機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)有規(guī)范的提醒客戶(hù)還款的機(jī)制，一般來(lái)說(shuō)，信貸機(jī)構(gòu)應(yīng)在每次還款日前通過(guò)電話、短信的方式提醒客戶(hù)準(zhǔn)時(shí)還款，必要的時(shí)候可以給客戶(hù)發(fā)送書(shū)面的還款提醒函，在提醒函中，應(yīng)寫(xiě)明還款的金額、還款日期、還款方式等內(nèi)容。
02
逾期催款函
逾期催款函為客戶(hù)逾期后發(fā)送的信函，也就是我們通常說(shuō)的逾期催款通知，在逾期催款通知中應(yīng)包括借款的基本情況、 欠款 數(shù)額、給客戶(hù)造成的不良結(jié)果、我們的目的（要求還款）等內(nèi)容，在發(fā)送逾期催款函時(shí)，在措辭上應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的債務(wù)主體，進(jìn)行一定的調(diào)整。
03
催款律師函
律師函是指律師接受客戶(hù)的委托就有關(guān)事實(shí)或法律問(wèn)題進(jìn)行披露、評(píng)價(jià)，進(jìn)而提出要求以達(dá)到一定效果而制作、發(fā)送的專(zhuān)業(yè)法律文書(shū)。律師函有特定的寫(xiě)作格式，通過(guò)律師對(duì)某一事實(shí)進(jìn)行法律評(píng)價(jià)和風(fēng)險(xiǎn)估計(jì)，其目的在于以法律尺度和律師的判斷，對(duì)送達(dá)對(duì)象曉之以法律事實(shí)，動(dòng)之以利弊得失，讓送達(dá)對(duì)象得出自己的“法律評(píng)價(jià)”，即“傳法達(dá)意”。律師函是以律師事務(wù)所和律師的名義發(fā)出的，雖然從法律上不具有任何強(qiáng)制效力，但是由于律師事務(wù)所和律師的特殊地位及形象，債務(wù)人收到律師函相對(duì)于收到一般催款函一般都會(huì)比較重視，律師站在法律的角度對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，使債務(wù)人意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題已經(jīng)上升到法律層面，并且給人感覺(jué)，律師一旦介入那就離打官司不遠(yuǎn)了，這樣客戶(hù)會(huì)更加重視，一定會(huì)進(jìn)行綜合分析考慮，這樣就會(huì)有利于義務(wù)的履行。
三、發(fā)送逾期催款函需要注意的問(wèn)題
逾期催款函應(yīng)當(dāng)在 訴訟時(shí)效 有效期內(nèi)送達(dá)，有些信貸機(jī)構(gòu)讓借款客戶(hù)在借款時(shí)提前簽署催款函，這種做法容易引發(fā)糾紛，實(shí)際上借款到期后有兩年的訴訟時(shí)效，兩年時(shí)間足夠用了，信貸機(jī)構(gòu)需要及時(shí)維權(quán)，提前讓客戶(hù)簽收催款函的做法不建議采用，沒(méi)有什么必要。（ 民法總則 實(shí)施后普通訴訟時(shí)效已經(jīng)改為3年）
逾期催款函應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式，書(shū)面形式便于留存 證據(jù) 。
3
逾期催款函應(yīng)當(dāng)以適當(dāng)方式送達(dá)。根據(jù)《關(guān)于審理民事案件適用訴訟時(shí)效制度若干問(wèn)題的規(guī)定》中的規(guī)定，如果直接送達(dá)，借款人為法人或者其他組織的，簽收人可以是其法定代表人、主要負(fù)責(zé)人、負(fù)責(zé)收發(fā)信件的部門(mén)或者被授權(quán)主體；借款人為自然人的，簽收人可以是自然人本人、同住的具有完全行為能力的親屬或者被授權(quán)主體。一般應(yīng)堅(jiān)持讓其本人簽收為主，實(shí)踐中門(mén)衛(wèi)、收發(fā)室、財(cái)務(wù)室、鄰居、未成年子女簽收普遍存在，容易發(fā)生爭(zhēng)議。
4
如果采用發(fā)送信件或者數(shù)據(jù)電文的方式送達(dá)，應(yīng)當(dāng)在合同中的通知和送達(dá)條款中對(duì)送達(dá)地址和郵箱等提前約定好。郵寄送達(dá)最好選擇ems（畢竟給人感覺(jué)郵政系統(tǒng)相對(duì)于別的快遞公司更權(quán)威一些），郵寄送達(dá)時(shí)在快遞單上一定要注明發(fā)送的是某一 借款合同 的催款通知，并通過(guò)拍照、錄像等方式把封存催款函的過(guò)程保存下來(lái)，及時(shí)查詢(xún)送達(dá)情況，如對(duì)方簽收，及時(shí)電話跟進(jìn)。
5
對(duì)于下落不明的債務(wù)人，債權(quán)人在國(guó)家級(jí)或者下落不明的當(dāng)事人一方住所地的省級(jí)有影響的媒體上刊登具有主張權(quán)利內(nèi)容的公告，可以起到 訴訟時(shí)效中斷 的效果，這也屬于信函催收。
6
符合法律要求的催收通知可以達(dá)到訴訟時(shí)效中斷的效果。訴訟時(shí)效中斷是指已開(kāi)始的訴訟時(shí)效因發(fā)生法定事由不再進(jìn)行，并使已經(jīng)經(jīng)過(guò)的時(shí)效期間喪失效力。我國(guó)民法通則第140條確認(rèn)了訴訟時(shí)效中斷的情況和事由，“訴訟時(shí)效因提起訴訟、當(dāng)事人一方提出要求或者同意履行義務(wù)而中斷。從中斷時(shí)起， 訴訟時(shí)效期間 重新計(jì)算。
7
借款合同有第三方擔(dān)保的，必須注意向擔(dān)保方催收。
8
從審慎角度分析，如果借款人是分期還款，債權(quán)人應(yīng)當(dāng)盡量做到每筆到期債務(wù)到期前都進(jìn)行催收。
9
逾期催款函的接收人盡量具體到某一具體職位的某一人員。如果覺(jué)得有必要，可以給不同的人發(fā)送多封。
10
逾期催款函中要寫(xiě)明發(fā)送方的名稱(chēng)或姓名，并留下具體的聯(lián)系方式，聯(lián)系方式上要寫(xiě)明聯(lián)系人的職位與職權(quán)、回電號(hào)碼，以便對(duì)方和我們聯(lián)系。
11
催款函的語(yǔ)言要確切、簡(jiǎn)明、直接，沒(méi)有多余的套話。
12
催款函的長(zhǎng)度一般不要多于一頁(yè)，一頁(yè)就足夠了，但一定要說(shuō)明貸款的來(lái)龍去脈。
13
要求支付的金額要寫(xiě)在催款通知的突出位置，可通過(guò)字體、顏色與其他文字區(qū)別開(kāi)來(lái)，避免埋沒(méi)在正文中，文中涉及到金額一定要有中文大寫(xiě)，可以小寫(xiě)大寫(xiě)都有，在計(jì)算的基礎(chǔ)上注意核對(duì)清楚，金額不要寫(xiě)錯(cuò)。
14
措辭應(yīng)當(dāng)堅(jiān)定，必須明確的向債務(wù)人傳遞一個(gè)信號(hào)，我們需要其按照我們的要求及雙方約定及時(shí)付款，不用過(guò)多的使用謙恭性的語(yǔ)言，信函結(jié)束處一定要給對(duì)方確定的付款或回復(fù)信函的時(shí)間，最后告訴對(duì)方未履行付款會(huì)有什么后果。
15
避免“時(shí)間段”的寫(xiě)法，例如，“收到本函之日起七天之內(nèi)”，這樣容易產(chǎn)生爭(zhēng)議，要寫(xiě)具體的日期，如“2016年12月25日之前付款”。
16
在催款函中告知客戶(hù)你已發(fā)出多少提醒函或催款函，但需要注意的是只能有一封最后通知函，催款函的數(shù)量不要發(fā)送過(guò)多，一般控制在三封以?xún)?nèi)比較合適。
17
隨著拖欠時(shí)間的延長(zhǎng)，催款函的態(tài)度、語(yǔ)氣也應(yīng)隨之加大力度，實(shí)踐中很多機(jī)構(gòu)的催款函千篇一律，那樣的話效果就會(huì)變差了。
18
關(guān)于回執(zhí)的問(wèn)題，我們目前的做法是制作專(zhuān)門(mén)的回執(zhí)，在回執(zhí)上中對(duì)催款函內(nèi)容進(jìn)行一定重復(fù)，為穩(wěn)妥起見(jiàn)，我們還會(huì)讓客戶(hù)在回執(zhí)上簽字蓋章并在催款通知復(fù)印件上讓客戶(hù)簽字和蓋章，并將送達(dá)回執(zhí)及催款通知復(fù)印件合在一起讓客戶(hù)加蓋騎縫章或騎縫簽字或摁手印。
催款函的樣本舉例
以下以小貸公司為例列舉幾個(gè)催款函范本，供參考！
1 貸款到期前提醒函（以企業(yè)借款人為例）
該函主要用來(lái)在客戶(hù)到期前提醒客戶(hù)還款，一般在還款日前5—10天發(fā)給客戶(hù)，從目前本人客戶(hù)的情況來(lái)看，小額貸款的客戶(hù)一般都是通過(guò)電話或短信的方式提醒客戶(hù)還款，內(nèi)容相對(duì)下面的提醒函會(huì)進(jìn)行一定的簡(jiǎn)化。
【樣例1】還款提醒函
致：某某有限公司
尊敬的客戶(hù)，貴公司于2015 年5月20日與本公司簽訂一份編號(hào)為2015052的《某某小額貸款公司借款合同》，貴公司作為借款人向本公司借款人民幣2000000（大寫(xiě)：貳佰萬(wàn)）元，借款期限為六個(gè)月，從2015年5月21日至2015年11月20日，利率為月息2%，還款方式為每月付息，到期還本付息，付息日為每月20日。本公司已經(jīng)依約履行了借款合同項(xiàng)下的義務(wù)，根據(jù)借款合同的約定，貴公司應(yīng)當(dāng)在2015年11月20日之前歸還借款本金人民幣2000000（大寫(xiě)：貳佰萬(wàn)）元以及最后一月的利息人民幣40000（大寫(xiě)：肆萬(wàn)）元，以上共計(jì)2040000（大寫(xiě)：貳佰零肆萬(wàn)）元，請(qǐng)貴公司備足資金并于還款日18:00之前將相應(yīng)金額支付至本公司賬戶(hù)，以免逾期影響貴公司的信用記錄及在本公司的信用評(píng)級(jí)。本公司將真誠(chéng)為貴公司提供信貸服務(wù)，與貴公司攜手發(fā)展、共創(chuàng)輝煌、實(shí)現(xiàn)雙贏。在保證誠(chéng)信的情況下，本公司也希望在信貸方面能和貴公司再次合作。
某某小貸公司
2015年8月14日
附聯(lián)系方式（一般為主管客戶(hù)經(jīng)理）
2 第一封逾期催款函
該函為逾期后的第一封催款函，基于信貸業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，我們建議發(fā)送此函的時(shí)間在逾期之日起15天之內(nèi)發(fā)送，一般不超15天。該函應(yīng)直截了當(dāng)，語(yǔ)氣適中，提醒客戶(hù)貸款已經(jīng)逾期并要求其按照我方要求時(shí)間及時(shí)還款。
【樣例2】催收到期貸款通知書(shū)
致：某某有限公司
尊敬的客戶(hù)，貴公司于2015 年5月20日與本公司簽訂一份編號(hào)為2015052的《某某小額貸款公司借款合同》，貴公司作為借款人向本公司借款人民幣2000000（大寫(xiě)：貳佰萬(wàn)）元，借款期限為六個(gè)月，從2015年5月21日至2015年11月20日，利率為月息2%，還款方式為每月付息，到期還本付息，付息日為每月20日。本公司已經(jīng)依約履行了借款合同項(xiàng)下的義務(wù)，根據(jù)借款合同的約定，貴公司應(yīng)當(dāng)在2015年11月20日之前歸還全部借款本金及利息，但貴公司只向本公司償還了前五個(gè)月的利息共計(jì)200000（大寫(xiě)：貳拾萬(wàn)）元，未依約在2015年11月20日之前償還借款本金及最后一期利息，至今已經(jīng)逾期7天。依照借款合同的約定，截至本函出具之日，貴公司尚須向本公司償還本金2000000（大寫(xiě)：貳佰萬(wàn)）元、利息40000（大寫(xiě)：肆萬(wàn)）元以及支付一定的罰息。請(qǐng)貴公司在收到本函后，盡快查明原因，于2015年12月5日之前及時(shí)歸還上述款項(xiàng)。
貴公司的行為已經(jīng)構(gòu)成違約，需要承擔(dān)罰息等 違約責(zé)任 ，貴公司是本公司信用良好的客戶(hù)，貴公司的行為已經(jīng)影響到貴公司在本公司的信用評(píng)級(jí)，希望貴公司及時(shí)按照本通知的要求履行還款責(zé)任，雙方良好的合作關(guān)系需要我們共同的努力和相互支持。
某某小貸公司
2015年11月27日
附聯(lián)系人方式（一般為客戶(hù)經(jīng)理或業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人）
3 第二封催款函
基于信貸業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，該催款函一般在逾期16—30天時(shí)發(fā)送，語(yǔ)氣要堅(jiān)定，要求客戶(hù)按照要求付款，否則告知客戶(hù)我們要采取相應(yīng)的法律措施維護(hù)我們的權(quán)利。
【樣本3】第二次通知
致：某某有限公司
尊敬的客戶(hù)，關(guān)于貴公司拖欠我方貸款事宜，本公司于2015年11月27日向貴公司發(fā)送催款通知后貴公司承諾在2015年12月5日之前一次性將拖欠的本金及利息、罰息歸還，但截至2015年12月10日，貴公司并未按照承諾時(shí)間還款，也沒(méi)有就未按時(shí)還款做出解釋。貴公司的違約行為已經(jīng)引起本公司領(lǐng)導(dǎo)的重視，并已經(jīng)將此事交由本公司催收部門(mén)進(jìn)行處理。
貴公司的行為違反了借款合同的約定，已經(jīng)嚴(yán)重違約，依法應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任，除需要向本公司支付本金和利息外，還需要按照合同約定在逾期后按照每日千分之一向我們支付罰息。另外，按照合同約定，本公司一旦啟動(dòng)法律程序，貴公司還需承擔(dān) 訴訟費(fèi) 、律師費(fèi)、差旅費(fèi)、鑒定費(fèi)等為實(shí)現(xiàn)債權(quán)所花費(fèi)的費(fèi)用。貴公司的違約行為已經(jīng)影響到貴公司在本公司的信用評(píng)級(jí)，我們不希望貴公司名字上帶上不講信用的標(biāo)簽，如貴公司仍不及時(shí)付款，本公司只能采取必要的法律措施來(lái)維護(hù)我們的合法權(quán)利了。
請(qǐng)見(jiàn)函后務(wù)必于12月20日之前一次性歸還拖欠的本金、利息及罰息，截至2015年12月10日，貴公司需要?dú)w還本金2000000（大寫(xiě)：貳佰萬(wàn)）元，利息 ，罰息 。請(qǐng)貴公司重視此事，以免影響到我們雙方的業(yè)務(wù)合作。
某某小貸公司
2015年12月10日
附聯(lián)系方式（可留催收部門(mén)電話）
4 最后通知
本函是最后的催款通知，所以在催款函的開(kāi)頭要提到客戶(hù)的消極反應(yīng)，措辭一定要嚴(yán)厲，并指明客戶(hù)違約給其帶來(lái)的嚴(yán)重后果以及我們可能采取的措施。
【樣本4】最后通知
致：某某有限公司
關(guān)于貴公司拖欠我方貸款事宜，本公司已經(jīng)多次提醒貴公司及時(shí)償還借款，貴公司雖然承諾還款但一直未履行承諾，鑒于貴公司的不誠(chéng)信行為，本公司只好正式的通知貴公司，本公司將馬上向貴公司采取嚴(yán)厲的追討行動(dòng)，這意味著本公司將采取一切可能的手段，包括但不限于委托專(zhuān)業(yè)的催收公司或律師進(jìn)行催收。
我想這一結(jié)果是我們雙方都不想看到的，因?yàn)檫@意味著貴公司不僅將支付全部的借款本金及利息，一旦啟動(dòng)法律程序，貴公司還需要負(fù)擔(dān)律師費(fèi)、訴訟費(fèi)等費(fèi)用，貴公司的社會(huì)聲譽(yù)也會(huì)因貴公司的不誠(chéng)信行為而降低，一旦留下不良的信用記錄，本公司和其他信貸機(jī)構(gòu)將會(huì)拒絕再給貴公司授信，這些勢(shì)必會(huì)對(duì)貴公司的日常經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生影響。
如貴公司不愿引起這些麻煩，請(qǐng)于12月30日之前一次性向本公司歸還拖欠的本金、利息及罰息，截至12月20日，共計(jì) 。如貴公司未按期支付，本公司將采取一切可能的手段進(jìn)行追討，這些方式包括但不限于向法院提起訴訟、向媒體、社會(huì)、征信機(jī)構(gòu)公布貴公司不履行義務(wù)信息、向政府有關(guān)部門(mén)舉報(bào)等。另外，經(jīng)本公司審查，貴公司在向本公司提供的 貸款申請(qǐng) 資料中提供了虛假資料并進(jìn)行了不實(shí)陳述，涉嫌騙取本公司貸款，已經(jīng)涉嫌 刑事犯罪 ，本公司正整理資料及貴公司的違法行為向公安部門(mén)舉報(bào)，依法追究貴公司的相應(yīng)刑事責(zé)任。
某某小貸公司
2015年12月22日
總結(jié)：催款函的力度應(yīng)依次遞進(jìn)，逐漸加大對(duì)客戶(hù)的壓力，在催收的過(guò)程中，催款函是我們單方的行為，對(duì)方不見(jiàn)得一定會(huì)回應(yīng)，應(yīng)結(jié)合其他的催收方式一并使用，這樣效果會(huì)更好一些。
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朱為敏 律師
廣東- 深圳 廣東耀恒律師事務(wù)所
擅長(zhǎng)： 婚姻家庭 勞動(dòng) 工傷 刑事辯護(hù) 公司法 務(wù)
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第4篇 英語(yǔ)商務(wù)信函寫(xiě)作構(gòu)思工具及范例分析
[摘要] 隨著我國(guó)國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展，各種涉外合同、協(xié)議、通知等英語(yǔ)商務(wù)信函日益增多。無(wú)論對(duì)個(gè)人還是企業(yè)來(lái)說(shuō)，一封優(yōu)秀得體的商務(wù)信函會(huì)給您的同事、供應(yīng)商和客戶(hù)留下良好的第一印象，有助于商務(wù)活動(dòng)的成功進(jìn)行。本文提出一個(gè)英語(yǔ)商務(wù)信函構(gòu)思工具來(lái)輔助寫(xiě)信者對(duì)信函進(jìn)行構(gòu)思，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。并結(jié)合范例進(jìn)行分析。
[關(guān)鍵詞] 商務(wù)信函 構(gòu)思 訂貨 確認(rèn)訂購(gòu)
一、引言
英語(yǔ)作為國(guó)際通用的商務(wù)語(yǔ)言，對(duì)其溝通交流技巧的掌握程度逐漸成為體現(xiàn)企業(yè)文化和素質(zhì)的前沿準(zhǔn)繩。無(wú)論對(duì)個(gè)人還是企業(yè)來(lái)說(shuō)，一封優(yōu)秀得體的商務(wù)信函會(huì)給您的同事、供應(yīng)商和客戶(hù)留下良好的第一印象。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會(huì)面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時(shí)商務(wù)信函就成了取代親自拜會(huì)的一種便宜有效的溝通媒介。 我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力?！耙环夂玫纳虅?wù)信函有助于促進(jìn)和發(fā)展同客戶(hù)的關(guān)系，在促進(jìn)達(dá)成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用?！保ㄕ浴兜つ釥枴た夏岬戏椒ǎ和其N(xiāo)信創(chuàng)造的奇跡》）
二、英語(yǔ)商務(wù)信函構(gòu)思工具
在書(shū)寫(xiě)信函之前，列出一份清單或者劃出一個(gè)提綱將有助于筆者完成一份有效成功的商務(wù)英語(yǔ)信函。先設(shè)想一下你的讀者對(duì)你寫(xiě)的內(nèi)容有何反應(yīng)，這將影響到如何組織你的行文。在此，筆者提出以下一個(gè)英語(yǔ)商務(wù)信函構(gòu)思工具來(lái)構(gòu)思寫(xiě)信者的文章。該構(gòu)思工具包括以下7點(diǎn)：
1.what do you know about the reader (his or her background) 你對(duì)讀者了解多少（她或他的背景）
2.how many times have you already discussed this topic with the reader 這個(gè)話題你已經(jīng)和讀者討論過(guò)多少次了
a.never從未 b.once一次 c.more than once多次
3.what does the reader want to know 讀者希望了解什么
4.what do you want the reader to know 你希望讀者了解什么
5.what will the reader’s reaction be to the points 讀者對(duì)這些問(wèn)題會(huì)作出什么反應(yīng)
a.good news好消息b.mildly interested略感興趣
c.indifferent 無(wú)動(dòng)于衷 d.bad news壞消息
6.based on thereader’s reaction, what type of letter will you send 根據(jù)讀者的反應(yīng)，你會(huì)寄出什么樣的信函
a.information信息 b.bad news壞消息 c.persuasion勸說(shuō)
7.what do you want the reader to do after he or she is finished reading你希望讀者讀完信后做些什么
根據(jù)以上7個(gè)方面，仔細(xì)考慮寫(xiě)信的目的和寫(xiě)這份信件應(yīng)該符合的注意事項(xiàng)和要求。然后，列出逐個(gè)考慮后應(yīng)對(duì)的方案和措施內(nèi)容。接著，針對(duì)所列出的要求尋找到答案或者對(duì)象，確認(rèn)自己是否有足夠的條件和能力來(lái)達(dá)成。努力做到信函的精確度，清晰度，避免使用模棱兩可，可能導(dǎo)致歧義的詞句，禁忌使用陳詞濫調(diào)。這個(gè)構(gòu)思工具可以視為一份引導(dǎo)性的提綱，輔助其書(shū)寫(xiě)商務(wù)信函，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。
三、范例分析
下面筆者以英語(yǔ)商務(wù)信函中最常見(jiàn)的訂貨信及其相應(yīng)的回復(fù)為例，來(lái)進(jìn)行范例分析。
范例1：訂貨信an order letter
假設(shè)a公司看過(guò)b公司的樣品后，很滿(mǎn)意，打算訂購(gòu)一批b公司生產(chǎn)的商品。這封訂購(gòu)信的構(gòu)思如下：
1.先表述感激之意后再訂購(gòu)。
2.看了對(duì)方樣品之后認(rèn)為皮鞋的質(zhì)量和工藝都符合要求，因此樂(lè)于訂購(gòu)。
3.確認(rèn)訂購(gòu)之后對(duì)數(shù)量、規(guī)格、價(jià)錢(qián)等都要有詳細(xì)說(shuō)明。
4.向供貨商索取促銷(xiāo)資料(sales promotional literature)，這也是訂貨方通常的做法，尤其在貨品不被當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)所熟悉時(shí)。
5.要求對(duì)方接受他們通常的付款方式(usual terms of payment)，即見(jiàn)票后30天付款。并告知對(duì)方若首批訂購(gòu)令人滿(mǎn)意，可望繼續(xù)訂貨。
根據(jù)構(gòu)思，寫(xiě)出如下的訂貨信：
dear sirs,
thank you for your speedy quotation for women’s leather shoes，and also for the samples of october 5．
having looked over your samples，we found both the quality of the leather used and workmanship are up to our requirement and we would like you to send us the following quantities at once：
400 pairs of women’s leather shoes in black color
size：no.28 each pair at us$1 0 cif jakarta
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size：no.30 each pair at us$12 cif jakarta
as your makes are comparatively unknown here，we hope you will send us some sales promotional literatures，which will certainly assist our sales．
our order is subject to your acceptance of our usual terms of payment days after sight．if this first order proves satisfactory, we shall be happy to place further orders with you．
yours faithfully,
(signature)
jack smith
范例2:訂貨確認(rèn)函 an acknowledgement letter
作為賣(mài)方，能收到對(duì)方的訂貨信，心情是十分喜悅。如果賣(mài)方同意訂貨信中的具體規(guī)格并認(rèn)為能夠履行其中的各項(xiàng)條款，則可向買(mǎi)方發(fā)出一封書(shū)面的訂貨確認(rèn)函(a letter of confirmation)。這封訂貨確認(rèn)函的構(gòu)思如下：
1.這是上封訂貨信的復(fù)信，通知對(duì)方收到訂貨信并表示謝意。在此用簡(jiǎn)單的一句話具體敘述了對(duì)方訂購(gòu)的時(shí)間及內(nèi)容。
2.如果對(duì)方能如期開(kāi)出信用證，同意發(fā)貨，并保證對(duì)貨物進(jìn)行妥善包裝。
3.說(shuō)明已收到許多訂單，免去買(mǎi)方對(duì)貨品銷(xiāo)售的擔(dān)心，并答應(yīng)寄出有關(guān)促銷(xiāo)資料。
4.同意對(duì)方所要求的付款條件，表明及時(shí)處理訂單。
