物業(yè)公司質(zhì)量體系文件編碼作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)公司內(nèi)部質(zhì)量體系文件的編碼管理，確保文件編號的統(tǒng)一性、唯一性和可追溯性，主要內(nèi)容包括：

1. 文件分類原則：根據(jù)文件性質(zhì)和用途，將文件分為管理類、操作類和技術(shù)類。

2. 編碼結(jié)構(gòu)：定義文件編碼的組成元素，包括部門代碼、文件類型代碼、順序號和修訂版本號。

3. 編碼規(guī)則：詳細說明每個編碼元素的具體取值和使用方法。

4. 文件命名：規(guī)定文件的電子版和紙質(zhì)版命名規(guī)則。

5. 文件變更與更新：描述文件編碼如何隨文件內(nèi)容變更而調(diào)整。

編制指南

1. 確定文件類別：根據(jù)文件內(nèi)容，確定其屬于管理、操作或技術(shù)類別，相應(yīng)地分配類別代碼。

2. 設(shè)定部門代碼：為各部門設(shè)定唯一的兩位字母或數(shù)字代碼，如“hr”代表人力資源部，“ac”代表會計部。

3. 文件類型代碼：為各類文件設(shè)定三位字母代碼，如“p”表示政策，“p01”表示政策類第一級文件。

4. 順序號：每個部門和文件類型的文件按照創(chuàng)建時間順序賦予四位數(shù)字順序號。

5. 修訂版本號：文件修訂時，增加修訂版本號，通常用a、b、c等字母表示，如“v2a”表示第二次修訂的第一版。

6. 文件命名：電子版文件名應(yīng)包含完整編碼，紙質(zhì)版文件應(yīng)在封面和脊背上標明編碼。

復(fù)審規(guī)定

1. 定期復(fù)審：每年至少進行一次全面的文件編碼復(fù)審，確保編碼系統(tǒng)的有效性和適應(yīng)性。

2. 變更記錄：當編碼規(guī)則或文件分類發(fā)生變化時，應(yīng)及時記錄并通知相關(guān)人員。

3. 新增文件：新文件編制時，需按照當前編碼規(guī)則進行編碼，避免編碼沖突。

4. 廢除文件：廢除的文件，應(yīng)保留其編碼，注明“作廢”狀態(tài)，以便追溯歷史信息。

5. 培訓與溝通：定期對員工進行編碼系統(tǒng)培訓，確保全員理解和遵守編碼規(guī)則。

本規(guī)程的實施旨在提升物業(yè)公司的文檔管理水平，促進內(nèi)部溝通效率，提高服務(wù)質(zhì)量。各相關(guān)部門應(yīng)嚴格遵守，共同維護編碼系統(tǒng)的規(guī)范性和穩(wěn)定性。在實際操作中，如有疑問或建議，應(yīng)及時向上級管理層反饋，以便持續(xù)改進和完善。

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件編碼作業(yè)規(guī)程范文

物業(yè)公司質(zhì)量體系文件編碼標準作業(yè)規(guī)程

1.0目的

確保公司所有的質(zhì)量體系文件得到統(tǒng)一的編碼,規(guī)范文件和資料管理

2.0適用范圍

適用于公司質(zhì)量體系文件和資料,包括資料手冊、程序文件、質(zhì)量計劃、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄以及被納入公司質(zhì)量體系的相關(guān)外來文件的編碼。

3.0職責

品質(zhì)部負責質(zhì)量體系文件和資料編碼的歸口管理。

4.0程序要點

4.1文件和資料的編碼除有行業(yè)特殊規(guī)定外,均按以下條款規(guī)定進行。

4.2文件分類與編碼規(guī)則。

4.2.1質(zhì)量手冊(采用“qm”作代碼)。

編碼格式:qm/cd―※※

文件發(fā)布年號

公司名稱

質(zhì)量手冊代碼

4.2.2程序文件(采用“cop”作代碼)。

編碼格式:cop/cd―※※

文件發(fā)布年號

公司名稱

質(zhì)量手冊代碼

4.2.3質(zhì)量記錄(采用“qr”縮寫)。

編碼格式:cd/qr―※※―※※

版次

文件發(fā)布年號

公司名稱

記錄代碼

4.2.4標準作業(yè)規(guī)程及作業(yè)指導(dǎo)書(采用“wi”作代碼)。

編碼格式:wi/cd―※※―※※

規(guī)程序號

部門代碼

公司名稱

標準作業(yè)規(guī)程代碼

4.2.5其他文件資料編碼。

(1)審核報告(采用“iqr”縮寫):

編碼格式:×××/iqr―※※―※※

評審年度

評審報告序號

評審報告縮寫

公司名稱

(2)管理評審報告(采用“mqr”縮寫):

編碼格式:×××/mqr―※※―※※

評審年度

評審報告序號

評審報告縮寫

公司名稱

4.3代碼。

4.3.1公司代碼拼音縮寫cd表示。

4.3.2文件和資料名稱代碼:

質(zhì)量手冊―qm程序文件―cop標準作業(yè)規(guī)程―wi

質(zhì)量記錄―qr外來文件―ed審核報告―iqr

4.3.3要素號與gb/t19001―2000idtiso9001:2000第4章“質(zhì)量體系要求”中的條目編號一致。

4.3.4部門代碼:

品質(zhì)/拓展部―pz經(jīng)營部―jy人事行政部―rz

財務(wù)部―cw客服部―kh秩序維護部―zh

工程部―gc景觀環(huán)境部―jj

4.3.5受控文件:

總經(jīng)理―01副總經(jīng)理―02財務(wù)部―03行政部―04品質(zhì)/拓展部―05

經(jīng)營部―06項目部―07

注:如果一個部門發(fā)放的文件超過2份及以上時,應(yīng)在上述編號后加分編號,例如工程部發(fā)放3份文件,則受控編號分別為09―1、09―2、09―3以此類推。

4.4文件條款的編號。

4.4.1文件條款用阿拉伯數(shù)字和小寫英文字母來表達。

4.4.2文件條款以四個層次為限,分別是條、款、頂、點。

4.5文件標識的識別:

a/0

4.6文件更改狀態(tài)的識別:

a/0

更改狀態(tài)識別數(shù)字“o”為此頁文件首版,以此類推。

5.0記錄

5.1《受控文件清單》

6.0相關(guān)支持文件