物業(yè)公司采購管理作業(yè)規(guī)程4

包括什么內(nèi)容

本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)公司內(nèi)部的采購管理工作，確保資源的有效利用和成本控制。主要內(nèi)容包括以下幾個方面：

1. 采購需求分析與計劃制定

2. 供應(yīng)商選擇與管理

3. 采購合同的簽訂與執(zhí)行

4. 采購質(zhì)量控制

5. 庫存管理和成本核算

6. 采購流程監(jiān)控與審計

編制指南

1. 采購需求分析與計劃制定：各部門應(yīng)詳細列出所需物資，分析其必要性和緊迫性，提交采購部門。采購部門結(jié)合庫存和預(yù)算，制定采購計劃，經(jīng)管理層審批后執(zhí)行。

2. 供應(yīng)商選擇與管理：優(yōu)先考慮信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定、價格合理的供應(yīng)商。定期評估供應(yīng)商的業(yè)績，確保其持續(xù)滿足公司的要求。

3. 采購合同簽訂與執(zhí)行：明確合同條款，包括價格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。合同簽訂后，跟蹤供應(yīng)商履行情況，確保按時按質(zhì)交付。

4. 采購質(zhì)量控制：收到貨物后，進行質(zhì)量檢驗，不合格品及時退回。建立質(zhì)量反饋機制，對質(zhì)量問題進行追溯處理。

5. 庫存管理和成本核算：實施庫存精細化管理，防止積壓和短缺。定期盤點，準(zhǔn)確核算采購成本，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)。

6. 采購流程監(jiān)控與審計：設(shè)置內(nèi)部審計機制，定期審查采購活動，確保合規(guī)性，預(yù)防腐敗和浪費。

復(fù)審規(guī)定

1. 每年至少進行一次全面的采購管理復(fù)審，檢查規(guī)程執(zhí)行效果，識別潛在改進點。

2. 在遇到重大采購項目或市場環(huán)境變化時，應(yīng)及時調(diào)整采購策略，更新規(guī)程。

3. 復(fù)審由采購部門主導(dǎo)，財務(wù)、審計等部門參與，確保多角度審視采購管理。

4. 復(fù)審結(jié)果須報管理層審批，修訂后的規(guī)程應(yīng)及時傳達給所有相關(guān)人員，并進行培訓(xùn)。

本規(guī)程旨在提供指導(dǎo)，具體操作需結(jié)合實際情況靈活運用，確保采購工作的高效與透明。在執(zhí)行過程中，如遇特殊情況，應(yīng)及時向上級匯報，共同商議解決方案。通過規(guī)范化的采購管理，我們致力于提升物業(yè)公司的運營效率，降低運營成本，為業(yè)主提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

物業(yè)公司采購管理作業(yè)規(guī)程4范文

物業(yè)公司采購管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(四)

1.目的

規(guī)范公司采購按理工作,確保公司采購物品符合規(guī)定要求。

2.適用范圍

適用于物業(yè)管理公司及下屬管理處的采購管理工作。

3.職責(zé)

(1)經(jīng)營部采購員負責(zé)物品的采購工作。

(2)公司/管理處倉庫管理員負責(zé)物品申購計劃的制定,物品的驗收,出、入倉手續(xù)的辦理以及庫存物品的保管工作。

(3)公司財務(wù)部經(jīng)理負責(zé)物品申購計劃的審核。

(4)管理處經(jīng)理負責(zé)零星物品、應(yīng)急物品的采購審批。

(5)公司總經(jīng)理負責(zé)申購計劃的審批。

4.程序要點

(1)物品采購的申請范圍

a)凡公司為提供服務(wù)、管理所需要的有形物料、工具等,均屬采購申請范圍。

b)下列有形產(chǎn)品如公司倉庫無儲存時,應(yīng)提出采購計劃;

_公用設(shè)備設(shè)施、裝置運行、維護保養(yǎng)、檢修和更新所需的材料、配件、組件、單機和整機;

_為便于服務(wù)和管理所需添置的設(shè)備、設(shè)施、裝置;

_房屋本體及其他公共配套設(shè)施修繕?biāo)璧牟牧稀?/p>

(2)物品采購的申報程序

a)計劃采購物品的申報程序:

_倉庫管理員應(yīng)于每月25日前根據(jù)《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)限額規(guī)定編制下月物品申購計劃表;

_物品申購計劃表,應(yīng)于每月26日交公司財務(wù)部經(jīng)理根據(jù)《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定進行審核;

_審核無誤的物品申購計劃表報公司總經(jīng)理審核;

_公司總經(jīng)理審批同意的物品申購計劃表交經(jīng)營部采購員按計劃購買。

b)零星物品的申購:

_零星物品的標(biāo)準(zhǔn):

--常用品以外的;

--數(shù)量較少的;

--倉庫中沒有儲存的;

_零星物品的申報程序:

--由使用部門填寫零星物品申購單;

--管理處會計審核;

--零星物品單位價值在500元以內(nèi)的,由管理處經(jīng)理審批;

--零星物品單位價值在500元以上的,報公司總經(jīng)理審批;

--審批手續(xù)完整的申購單交公司采購員購買。

c)應(yīng)急物品的申報程序:

_應(yīng)急物品的標(biāo)準(zhǔn):

--突發(fā)性急用物品;

--倉庫中沒有儲存的;

_應(yīng)急物品的申報程序:

--使用部門填寫應(yīng)急物品申報單;

--物品單位價值在1000元以下的,申購單交管理處經(jīng)理審批;

--物品單位價值在1000元以上的,申購單交公司總經(jīng)理審批;

--審批同意后交公司采購員購買。

(3)物品采購的時效

a)通用物品的采購。原則上應(yīng)在3個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

b)特殊物品的采購。原則上應(yīng)在5個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

c)零星物品的采購。原則上應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

d)應(yīng)急物品的采購。原則上應(yīng)在3個小時內(nèi)完成,特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或管理處經(jīng)理同意后另行處理。

(4)物品采購程序

a)公司采購員在采購物品時,應(yīng)按《物品難標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)要求選擇所需物品。

b)公司采購員在采購物品時,應(yīng)按照《分供方評審與管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定選擇評審合格的分供商。

c)批量物品的采購:

_采購員憑審批手續(xù)完整的采購計劃單到公司財務(wù)部按照《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支物品采購資金或支票;

_采購單位數(shù)量在10個以上的物品時,原則上應(yīng)通過評審合格的供應(yīng)商送貨上門;

_采購量不大或其他原因使供貨商不能送化上門的,由采購員到評審合格的分供商處購買;

_采購價值在50元以上物品時,采購員必須要求供應(yīng)商提供正式的商品銷售發(fā)票;

_采購員在合格供應(yīng)商處購買不到的物品,應(yīng)做到貨比三家,爭取采購物料質(zhì)優(yōu)價廉。

d)零星物品的采購:

_采購員憑審批手續(xù)完整的零星物資申購單,到管理處財務(wù)部辦理物品采購借支手續(xù);

_管理處財務(wù)部的相關(guān)人員按照《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;

_采購員原則上應(yīng)到評審合格的供應(yīng)商處購買,如合格供應(yīng)商處沒有所需物品,應(yīng)到物優(yōu)價廉的正規(guī)商店購買;

_購買價值在50元以上的物品,應(yīng)要求供貨方提供正式商品銷售發(fā)票。

e)應(yīng)急物品的采購:

_采購員憑審批完整的應(yīng)急物品申購單到管理處財務(wù)部辦理借支手續(xù);

_管理處財務(wù)部相關(guān)人員按照《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;

_采購員應(yīng)到距離公司較近的正規(guī)商店購買。

f)采購員應(yīng)將采購回來的物品按照《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定及時送交倉庫辦理驗收入庫手續(xù)。

g)物品采購發(fā)生的費用,由采購員按照《費用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》中的相關(guān)規(guī)定到財務(wù)部辦理費用報銷手續(xù)。

(5)物品采購資料的保管

a)物品采購的申報資料由經(jīng)營部采購員長期保存。

b)物品采購的發(fā)票及驗收資料等,由公司財務(wù)部或倉庫相關(guān)人員于月末匯總后,在公司財務(wù)部或倉庫加密長期保存。

(6)本規(guī)程的執(zhí)行情況,作為相關(guān)人員績效考評的依據(jù)之一。

5.記錄

《物品采購計劃表》

6.相關(guān)支持性文件

a)《倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

b)《備用金管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

c)《物品驗證標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

d)《分供方評審與管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

e)《費用報銷審核標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》