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包括哪些
公司辦公設(shè)備管理制度涵蓋的范圍廣泛,主要包括但不限于計(jì)算機(jī)硬件(如臺式機(jī)、筆記本電腦、打印機(jī)等)、軟件資源、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通訊設(shè)備、辦公家具及日常辦公用品等。此外,還包括設(shè)備的采購、分配、維護(hù)、升級、報廢等一系列管理流程,以及員工對設(shè)備的使用規(guī)定和責(zé)任。
重要性和意義
辦公設(shè)備是企業(yè)運(yùn)營的基礎(chǔ),有效管理不僅能提高工作效率,還能降低運(yùn)營成本。通過制度化管理,可以確保設(shè)備的合理分配和使用,避免資源浪費(fèi)。良好的設(shè)備維護(hù)能延長使用壽命,減少故障率,保證工作連續(xù)性。規(guī)范的設(shè)備使用規(guī)定能保護(hù)公司資產(chǎn),防止不當(dāng)使用導(dǎo)致的損失。對于涉及敏感信息的設(shè)備,嚴(yán)格的管理制度有助于保障企業(yè)信息安全,防止數(shù)據(jù)泄露。
措施
1. 設(shè)備采購:根據(jù)各部門需求,制定年度采購計(jì)劃,進(jìn)行公開透明的招標(biāo),確保設(shè)備的質(zhì)量和性價比。對新購設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收,記錄設(shè)備信息,建立設(shè)備檔案。
2. 分配與登記:設(shè)備分配需按照職務(wù)和工作需要,確保公平公正。員工接收設(shè)備后,須簽署設(shè)備使用協(xié)議,明確其保管和使用責(zé)任。
3. 使用與維護(hù):提供必要的設(shè)備操作培訓(xùn),確保員工正確使用。設(shè)立it支持團(tuán)隊(duì),負(fù)責(zé)日常設(shè)備維護(hù)和故障處理。鼓勵員工定期保養(yǎng)設(shè)備,延長使用壽命。
4. 更新與升級:定期評估設(shè)備性能,對老化或過時的設(shè)備進(jìn)行更新升級,以保持工作效率。對于不再使用的設(shè)備,應(yīng)按程序進(jìn)行報廢處理。
5. 安全管理:實(shí)施嚴(yán)格的密碼策略,對存儲敏感信息的設(shè)備加密。定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全檢查,防范病毒和黑客攻擊。
6. 資產(chǎn)盤點(diǎn):每年至少進(jìn)行一次全面的資產(chǎn)盤點(diǎn),核對設(shè)備數(shù)量和狀態(tài),確保賬實(shí)相符。
7. 違規(guī)處理:對違反設(shè)備使用規(guī)定的員工,應(yīng)依據(jù)制度進(jìn)行警告、罰款或其他相應(yīng)處罰,以示警戒。
8. 員工離職:員工離職時,必須歸還所有公司設(shè)備,進(jìn)行清點(diǎn)交接,確保無遺漏。
9. 反饋機(jī)制:建立員工反饋渠道,及時了解設(shè)備使用情況,不斷優(yōu)化設(shè)備管理制度。
通過上述措施,我們旨在創(chuàng)建一個高效、安全、有序的辦公設(shè)備管理環(huán)境,以支持公司的持續(xù)發(fā)展和員工的工作需求。雖然在執(zhí)行過程中可能會遇到一些挑戰(zhàn),但通過全體員工的共同努力和管理層的監(jiān)督,我們有信心實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。
公司辦公設(shè)備管理制度范文
第1篇 公司辦公設(shè)備管理制度
1.0目的
為規(guī)范管理公司的辦公設(shè)備,保證辦公設(shè)備的良好運(yùn)行,特制定本制度。
2.0適用范圍
適用于本公司的辦公設(shè)備,主要包括辦公電腦、打印與復(fù)印設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)線路設(shè)施、通信電話設(shè)備、電教設(shè)備等。
3.0制度
3.1辦公設(shè)備的添置、維護(hù)
3.1.1各部門需添置辦公設(shè)備固定資產(chǎn)時,寫申請,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后交網(wǎng)絡(luò)部,經(jīng)網(wǎng)絡(luò)部審核屬實(shí)后可以添置。
3.1.2使用部門與網(wǎng)絡(luò)部進(jìn)行溝通,確定性價比高的辦公設(shè)備的品牌、型號等,填寫《材料計(jì)劃申報表》,按公司的規(guī)定審批采購。
3.1.3供應(yīng)部采購過程中可邀請網(wǎng)絡(luò)部參與指導(dǎo),采購回來的辦公設(shè)備由網(wǎng)絡(luò)部驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后按程序辦理入庫。
3.1.4使用部門開《出庫單》領(lǐng)出,并將《出庫單》其中一聯(lián)交總務(wù)部,總務(wù)部應(yīng)將添置情況登入固定資產(chǎn)帳中。
3.1.5網(wǎng)絡(luò)部協(xié)助使用部門安裝好辦公設(shè)備,并指導(dǎo)相關(guān)人員使用。
3.1.6所有辦公設(shè)備的維護(hù)、維修由網(wǎng)絡(luò)部負(fù)責(zé)。
3.1.7責(zé)任人必須按辦公設(shè)備的說明書進(jìn)行正確使用,若發(fā)現(xiàn)異常問題及時通知網(wǎng)絡(luò)部請求排除。
3.1.8若辦公設(shè)備責(zé)任人需調(diào)崗或辭職,必須提前通知總務(wù)部固定資產(chǎn)管理員再次確定設(shè)備責(zé)任人,并通知網(wǎng)絡(luò)部人員對設(shè)備進(jìn)行檢查,若發(fā)現(xiàn)有損壞的,對前任責(zé)任人給予處罰并對設(shè)備進(jìn)行維修。
3.1.9網(wǎng)絡(luò)部對設(shè)備責(zé)任人的使用進(jìn)行監(jiān)督和抽查,若發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用、未經(jīng)網(wǎng)絡(luò)部的同意進(jìn)行拆卸或有意損壞,按情節(jié)嚴(yán)重程度予以罰款50—1000元。
3.1.10網(wǎng)絡(luò)部負(fù)責(zé)對設(shè)備的維修,若對不能解決的問題,在三包期內(nèi)有必要返廠的應(yīng)返回廠家進(jìn)行處理,若必要的可以外出維修,費(fèi)用由網(wǎng)絡(luò)部申報報銷。
3.1.11辦公設(shè)備屬于公司固定資產(chǎn),任何人不得擅自挪用或搬遷到其他辦公室,若需要變動配置都需通過總務(wù)部和網(wǎng)絡(luò)部進(jìn)行調(diào)撥,如違反規(guī)定處于50—300的罰款。
3.1.12辦公設(shè)備盤點(diǎn)等具體管理參照《辦公室固定資產(chǎn)管理制度》執(zhí)行。
3.2電腦設(shè)備
3.2.1電腦硬件
3.2.1.1未經(jīng)網(wǎng)絡(luò)部許可,任何人不得私自拆開機(jī)箱,不得更換電腦硬件,不得將計(jì)算機(jī)的相關(guān)部件(包括硬盤、內(nèi)存條、光驅(qū)、顯卡等)及整機(jī)拆卸,違者按3.1.9規(guī)定執(zhí)行
3.2.1.2使用人要不定期對計(jì)算機(jī)的表面進(jìn)行清潔、保養(yǎng),確保計(jì)算計(jì)處于整潔、良好的狀態(tài),計(jì)算機(jī)內(nèi)部的保養(yǎng)及維修由網(wǎng)絡(luò)部負(fù)責(zé)。網(wǎng)絡(luò)部要定期對全公司電腦進(jìn)行除塵。
3.2.2電腦軟件
3.2.2.1電腦操作系統(tǒng)必須由網(wǎng)絡(luò)部進(jìn)行統(tǒng)一安裝,如使用人擅自安裝系統(tǒng)和未經(jīng)網(wǎng)絡(luò)部負(fù)責(zé)人同意造成文件丟失或其他問題,由計(jì)算機(jī)使用人承擔(dān)一切責(zé)任,違者按3.1.9規(guī)定執(zhí)行。
3.2.2.2公司的計(jì)算機(jī)不能安裝與工作無關(guān)的軟件,對工作所需的軟件應(yīng)提交書面申請,經(jīng)網(wǎng)絡(luò)部批準(zhǔn)查殺無毒后,方可安裝;嚴(yán)禁在公司電腦上做與工作無關(guān)的事,違者罰款50—200元。
3.2.2.3計(jì)算機(jī)使用人要對電腦進(jìn)行定期殺毒,及時升級殺毒軟件,若發(fā)現(xiàn)病毒要及時清除,以免發(fā)生系統(tǒng)和硬件癱瘓。
3.2.2.4計(jì)算機(jī)使用人進(jìn)行磁盤或文件共享時,必須設(shè)為“只讀共享”或“通過密碼共享”。
3.2.2.5網(wǎng)絡(luò)部應(yīng)對計(jì)算機(jī)使用人進(jìn)行簡單的使用常識培訓(xùn),包括網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)選擇和安裝、文件共享、設(shè)置個人密碼、查殺病毒、清除臨時文件等。
3.2.2.6不能擅自增刪、改動計(jì)算機(jī)的ip地址,嚴(yán)禁惡意刪除網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的共享資源,違者罰款50—800元。
3.2.2.7其他單位或有個人的外部存儲器(如軟盤、u盤、移動硬盤、個人電腦等)不得隨意連接到計(jì)算機(jī)上,使用前須主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),網(wǎng)絡(luò)部同意,若違反者罰款50—500元/次。
3.2.3維護(hù)保養(yǎng)
3.2.3.1電腦開機(jī)時應(yīng)遵循先開電源插座、顯示器、主機(jī)的順序;關(guān)機(jī)時應(yīng)遵循先關(guān)主機(jī)、顯示器、電源插座的順序。每次的開關(guān)機(jī)時間至少間隔2分鐘。
3.2.3.2為了延長計(jì)算機(jī)的使用壽命,節(jié)省能源,辦公室的電腦不工作時間超過1小時,必須關(guān)閉電腦顯示器、主機(jī)。下班后人走關(guān)機(jī),切斷計(jì)算機(jī)總電源,以防火災(zāi),違者罰款50元。
3.2.3.3為防止外界病毒侵襲,不打開、不點(diǎn)擊、不閱讀來路不明的電子郵件。
3.2.3.4按要求認(rèn)真做好電腦設(shè)備的防塵、防潮、防壓、防碰工作,管理員需經(jīng)常保持電腦及周圍環(huán)境衛(wèi)生的清潔、干燥、通風(fēng),確保一個良好的運(yùn)行環(huán)境。
3.2.3.5嚴(yán)禁在顯示器、主機(jī)、鍵盤、鼠標(biāo)周圍放置茶杯、飲料等盛有液體的危險物品,違者罰款50元。
3.3打印、復(fù)印設(shè)備
3.3.1使用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)時應(yīng)愛惜和掌握正確的使用方法,禁止暴力錘擊或銳物刻畫,嚴(yán)禁在打印機(jī)、復(fù)印機(jī)上放置其他物體,尤其是飲料、茶杯和一些細(xì)小的東西,違者罰款50—100元。
3.3.2管理員應(yīng)保證打印機(jī)、復(fù)印機(jī)周圍環(huán)境的清潔、干燥、無粉塵。
3.3.3網(wǎng)絡(luò)部應(yīng)對打印機(jī)、復(fù)印機(jī)管理員進(jìn)行簡單的操作培訓(xùn),如加紙、處理卡紙現(xiàn)象、加碳粉等,管理員不能解決的問題應(yīng)請網(wǎng)絡(luò)工程師進(jìn)行解決。
3.3.4如需打印多份相同的文件,應(yīng)打印一份然后復(fù)印,打印或復(fù)印前應(yīng)如實(shí)填寫《打/復(fù)印登記表》,然后才能使用打印機(jī)。
3.3.5歷行節(jié)儉,反對浪費(fèi),如打印或復(fù)印的是不太重要的文件,有一面已打印的廢紙盡量集中在一臺打印機(jī)上打印,但一定要確定不能有訂書釘在紙上!如發(fā)現(xiàn)有浪費(fèi)紙張的行為,將按公司規(guī)定給予嚴(yán)肅處罰。
3.3.6當(dāng)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)產(chǎn)生發(fā)熱、冒煙、有異響等情況時,使用者應(yīng)馬上切斷電源,并通知網(wǎng)絡(luò)部進(jìn)行檢查維修。為防止出現(xiàn)意外情況,當(dāng)天氣出現(xiàn)打雷現(xiàn)象時,應(yīng)將電源插頭從插座中拔出。
3.3.7若使用者需調(diào)節(jié)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的一些功能,應(yīng)通知管理員,由管理員進(jìn)行調(diào)節(jié),使用完畢后再次通知管理員調(diào)節(jié)至原標(biāo)準(zhǔn)狀態(tài)。
3.3.8粉塵是所有電器設(shè)備的天敵,打印機(jī)、復(fù)印機(jī)是依靠靜電原理工作的,故自身吸附灰塵的能力特別強(qiáng),所以網(wǎng)絡(luò)部應(yīng)使用專用的清潔工具對全公司的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)統(tǒng)一進(jìn)行內(nèi)部的除塵工作。
3.4網(wǎng)絡(luò)設(shè)施
3.4.1網(wǎng)絡(luò)設(shè)備(交換機(jī)、機(jī)柜、集線器、主服務(wù)器等)是保證公司網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的關(guān)鍵,主要有網(wǎng)絡(luò)部進(jìn)行維護(hù),未經(jīng)網(wǎng)絡(luò)部同意,任何部門和個人都不得私自變更網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的配置,如更改交換機(jī)接線等,違者罰款50—800元。
3.4.2網(wǎng)絡(luò)部負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的安全及使用環(huán)境,做到防火、防盜、防水,保持電源暢通,24小時值班。
3.4.3網(wǎng)絡(luò)中心的服務(wù)器有網(wǎng)絡(luò)部進(jìn)行維護(hù),服務(wù)器維護(hù)人員應(yīng)至少每天檢查服務(wù)器的運(yùn)行情況,保證服務(wù)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
3.4.4網(wǎng)絡(luò)部服務(wù)人員應(yīng)定期備份服務(wù)器中的重要數(shù)據(jù),定期修改服務(wù)器的管理員密碼。
3.4.5為保證服務(wù)器的安全,盡量不要在服務(wù)器上安裝除服務(wù)器外的其他軟件,不許在服務(wù)器上上網(wǎng)。
3.5通信電話設(shè)備
3.5.1各部門的電話、傳真由管理員進(jìn)行具體的清潔,嚴(yán)禁利用公司電話進(jìn)行私人聊天、炒股等與工作無關(guān)的事宜,違者罰款50—100元。
3.5.2本公司的電話原則上只允許本公司內(nèi)部員工使用,外來人員無權(quán)使用。
3.5.3本公司員工打電話,用語簡明、扼要、禮貌,盡量減少通話時間,以免耗時和長時間占用,接外線電話的標(biāo)準(zhǔn)是“您好,天元錳業(yè)有限公司”,其他內(nèi)容視情節(jié)回答。
3.5.4員工所發(fā)傳真應(yīng)使用公司統(tǒng)一的封面和格式,內(nèi)容由部門負(fù)責(zé)人審核后才能發(fā)出,公司員工不能將未經(jīng)審核的文件傳真出去,否則照成的后果由當(dāng)事人本人承擔(dān),并予以嚴(yán)肅處理。
3.6電教設(shè)備
3.6.1網(wǎng)絡(luò)部應(yīng)對多媒體電教設(shè)備管理員進(jìn)行簡單的操作培訓(xùn),管理員在使用前認(rèn)真閱讀各設(shè)備的說明書和控制臺操作,認(rèn)真檢查儀器設(shè)備的完好程度,如有問題,及時通知網(wǎng)絡(luò)部進(jìn)行維修,未通知或找他人處理的,違者罰款100—500元。
3.6.2使用時嚴(yán)格按設(shè)備的操作規(guī)范進(jìn)行,時刻注意儀器的運(yùn)轉(zhuǎn)情況,一旦有故障,立即通知網(wǎng)絡(luò)部進(jìn)行維修,禁止帶故障運(yùn)行。
3.6.3未經(jīng)網(wǎng)絡(luò)部同意,不準(zhǔn)擅自改動設(shè)備的連接線,不準(zhǔn)擅自移動或拆卸任何設(shè)備,不能擅自把設(shè)備放在室外使用,違者罰款100—500元。
3.6.4網(wǎng)絡(luò)部定期加強(qiáng)對電教設(shè)備的檢查、維修和保養(yǎng),要注意通風(fēng)、防塵、防潮、防曬,保持設(shè)備的完好,做好設(shè)備維護(hù)記錄檔案。
4.0相關(guān)文件
5.0記錄
5.1《辦公設(shè)備維修維護(hù)記錄表》
第2篇 集團(tuán)公司辦公設(shè)備管理制度
《xx集團(tuán)辦公設(shè)備管理制度》
第一條因工作需要,各單位可申請領(lǐng)用集團(tuán)標(biāo)配的辦公機(jī)器及辦公設(shè)備。為了保證辦公設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn),提高辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命,特制定本制度。
第二條辦公設(shè)備申領(lǐng)流程
一、新員工經(jīng)入職培訓(xùn)后,憑單位人事部門簽發(fā)的《人員錄用審批表》(見“集團(tuán)人事招聘制度”),到單位辦公室申領(lǐng)相應(yīng)的辦公設(shè)備。
二、單位辦公室信息技術(shù)員負(fù)責(zé)檢查辦公設(shè)備庫存,充足可直接發(fā)放;如不足,設(shè)備管理員則做好登記,對外進(jìn)行采購。
三、設(shè)備到庫后,單位辦公室的信息技術(shù)人員應(yīng)認(rèn)真驗(yàn)收設(shè)備后,登記《辦公設(shè)備初始表》(附表1)、《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》(附表2)、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》(附表3)。
四、設(shè)備發(fā)放時,信息技術(shù)員與或領(lǐng)用人共同檢查設(shè)備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無異常,領(lǐng)用人需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》(附表4),以明確保管責(zé)任。設(shè)備管理員需填寫《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》。
第三條辦理設(shè)備歸還流程
一、離崗員工持單位人事部門簽發(fā)的《員工離崗/職通知函》到單位辦公室辦理辦公設(shè)備歸還手續(xù)。信息技術(shù)員核對《辦公設(shè)備狀態(tài)表》,查找離崗人員的全部領(lǐng)用情況,收回設(shè)備。
二、領(lǐng)用人和信息技術(shù)員在共同檢查所歸還設(shè)備,在無損壞、無缺少配件、無欠費(fèi)情況下,領(lǐng)用人需在《辦公設(shè)備歸還單》上簽字確認(rèn)。如有損壞、缺少配件、欠費(fèi)的,應(yīng)按價格賠償、支付所缺的配件價格(配件價格由供應(yīng)商提供)、還清欠費(fèi)后,設(shè)備管理員才可簽字確認(rèn),并經(jīng)由單位辦公室負(fù)責(zé)人蓋章審核后,方可繼續(xù)辦理離崗手續(xù)。
三、領(lǐng)用人和信息技術(shù)員當(dāng)場將電子設(shè)備做返廠設(shè)置,如返廠設(shè)置失敗,信息技
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術(shù)員不得在《離崗?fù)ㄖ飞虾炞帧?/p>
四、辦公設(shè)備歸還人、信息技術(shù)員需填寫《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》。
第四條辦公設(shè)備采購流程
一、各單位辦公室負(fù)責(zé)設(shè)備的采購、登記、發(fā)放與運(yùn)維工作。各單位根據(jù)自身需要向集團(tuán)指定供應(yīng)商處進(jìn)行采購。
二、設(shè)備發(fā)放時,信息技術(shù)員與領(lǐng)用人共同檢查設(shè)備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無異常,領(lǐng)用人需填寫《辦公設(shè)備領(lǐng)用單》,以明確保管責(zé)任。設(shè)備管理員需填寫《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》。
第五條機(jī)器設(shè)備管理流程
一、辦公設(shè)備臺賬與盤點(diǎn)
1、《辦公設(shè)備初始表》:當(dāng)設(shè)備購入并出庫后,管理責(zé)任即移交至使用單位,就開始登記此表。表格反映了固定資產(chǎn)在最初移交到信息中心時的狀態(tài),表格中的數(shù)據(jù)一旦生成則不允許修改。
2、《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》:記錄每一次固定資產(chǎn)相關(guān)狀態(tài)屬性變化情況,是記錄設(shè)備資產(chǎn)變化的流水賬,從而觸發(fā)《辦公設(shè)備狀態(tài)表》的修改。由各單位辦公室的信息技術(shù)員填寫。
3、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》:表格反映了固定資產(chǎn)的最新狀態(tài),表格中的數(shù)據(jù)不得隨意修改,修改的唯一依據(jù)是《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》。由各單位的信息技術(shù)員填寫。
4、《辦公設(shè)備領(lǐng)用表》:表格記錄了各經(jīng)營性單位領(lǐng)用辦公設(shè)備的實(shí)際情況。由各單位信息技術(shù)員填寫。
5、《辦公設(shè)備初始表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)變更表》、《辦公設(shè)備狀態(tài)表》、《辦公設(shè)備領(lǐng)用表》的原件各單位進(jìn)行存檔。
二、盤點(diǎn)
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1、根據(jù)各單位的發(fā)放及統(tǒng)計(jì)臺賬,各單位辦公室應(yīng)當(dāng)于每季度末對辦公設(shè)備進(jìn)行局部盤點(diǎn),集團(tuán)行政管理中心每年年終對各單位辦公設(shè)備進(jìn)行全局盤點(diǎn)。
2、盤點(diǎn)內(nèi)容:核對機(jī)器設(shè)備使用情況是否正常,是否有損壞或缺配件,及所使用的設(shè)備跟領(lǐng)用時是否一致,是否有丟失。
3、在規(guī)定的使用年限期間,因個人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等,所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個人承擔(dān)。
4、信息技術(shù)員根據(jù)盤點(diǎn)情況,對于毀損、丟失、及配少配件情況,向上級部門匯報,經(jīng)集團(tuán)行政管理中心最終確認(rèn),再交由單位財(cái)務(wù)部門劃價。
附表1:《人力資源部設(shè)備編制表》
附表2:《財(cái)務(wù)部設(shè)備編制表》
附表3:《黨群設(shè)備編制表》
附表4:《總經(jīng)理室設(shè)備編制表》
附表5:《辦公室設(shè)備編制表》
附表6:《營業(yè)部設(shè)備編制表》
附表7:《單位設(shè)備管理工作月報表》
附表8:《單位設(shè)備管理工作季報表》
附表9:《單位設(shè)備管理工作年報表》
附表10:《集團(tuán)設(shè)備統(tǒng)計(jì)工作月報表》
附表11:《集團(tuán)設(shè)備統(tǒng)計(jì)工作季報表》
附表12:《集團(tuán)設(shè)備統(tǒng)計(jì)工作年報表》
集團(tuán)行政管理中心
2023年6月
3
第3篇 物業(yè)公司辦公設(shè)備使用管理制度5
物業(yè)公司辦公設(shè)備使用管理制度(五)
公司所有辦公設(shè)備是因辦公所需而配置,屬公司財(cái)產(chǎn),任何人員不得損毀或因私使用,為減少浪費(fèi),控制成本,使用辦公設(shè)備需遵守以下制度:
一、電話
1.電話主要用于工作聯(lián)絡(luò)及接待處理為主報修或投訴,非必要時,員工不得在上班時間撥打私人電話或利用公司電話進(jìn)行私人業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)。
2.非必要是,員工不得隨意掛撥私人長途電話,確實(shí)需要者應(yīng)按公用電話標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行收費(fèi)。
3.公司員工接撥電話應(yīng)使用普通話,首先報公司簡稱(**物業(yè)/**管理處),語氣禮貌溫和,用語乘法明了,不得用電話進(jìn)行無為的聊天。
4.接聽電話,如受話人不在管理處,接話人應(yīng)禮貌地將電話轉(zhuǎn)拉其部門同事接待或?yàn)槭茉捜肆粝铝粞浴?/p>
5.接到業(yè)主/客戶報修(投訴)電話時,接話人應(yīng)隨時將報修(投訴)內(nèi)容、業(yè)主住所、姓名、聯(lián)系方式進(jìn)行登記,并禮貌地告知業(yè)主。公司/管理處將盡快聯(lián)系(安排)維修或進(jìn)行投訴處理,再將報修(投訴)內(nèi)容告知公司/管理處相關(guān)部門處理。
二、傳真機(jī)
1.為確保公司傳真機(jī)暢通,未經(jīng)許可,任何人不得使用傳真機(jī)掛撥市內(nèi)及長途電話。
2.所有傳真文件、報表均由各行政辦公室批準(zhǔn)后由專人統(tǒng)一傳送。
三、電腦、復(fù)印機(jī)
文件打印,需有項(xiàng)目主管、管理處/站主任、經(jīng)理簽字認(rèn)可。
打印、復(fù)印時,須認(rèn)真做好登記工作,并進(jìn)行成本核算。
公司機(jī)密文件,原則上不予復(fù)印,如有特殊需要,須經(jīng)分管經(jīng)理審批,方可復(fù)印,用后復(fù)印件需歸還公司。
嚴(yán)格控制復(fù)印數(shù)量,非必要材料不予復(fù)印、打印,各項(xiàng)目、部門復(fù)印文件資料,必須經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,管理處/站主任簽字同意,復(fù)印數(shù)量較多的材料必須有公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
有償復(fù)印登記時注明收費(fèi)金額,由客戶確認(rèn)簽字,并定期與客戶進(jìn)行結(jié)算。
打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由專人保管,定期維修和保養(yǎng),無關(guān)人員未經(jīng)許可不得操作。
嚴(yán)禁在電腦上進(jìn)行游戲、聽音樂或處理私事。
打字室、復(fù)印室內(nèi)嚴(yán)禁煙火,切實(shí)保證用電安全和設(shè)備使用安全。
當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時,應(yīng)請技術(shù)人員修理,其他人員不得擅自鼓弄,以免加重故障。
第4篇 公司辦公設(shè)備用品管理制度
公司辦公設(shè)備及用品管理制度
1.目的為保證辦公設(shè)備及用品的合理配置和使用,更好地服務(wù)于公司各項(xiàng)工作。
2. 適用范圍本制度適用于集團(tuán)各子公司的辦公設(shè)備、辦公用品、辦公耗材采購和管理。
3.職責(zé)
3.1 人力資源及行政部負(fù)責(zé)公司所有辦公設(shè)備及用品的建檔、維修保養(yǎng)、外借管理,采購與報廢的審核,辦用品的收發(fā)管理。
3.2 使用部門負(fù)責(zé)部門所屬辦公設(shè)備及用品的使用及日常維護(hù)保養(yǎng)、并有責(zé)任愛護(hù)公司的辦公設(shè)備。
3.3 高級副總裁(總經(jīng)理)負(fù)責(zé)單價 元以上辦公設(shè)備的申購、報廢、外借的審批。
3.4 信息部負(fù)責(zé)電腦及其周邊設(shè)備采購、維修、保養(yǎng)、報廢確認(rèn),網(wǎng)絡(luò)安全的管理。
3.5 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備及用品費(fèi)用的監(jiān)控。
4. 辦公設(shè)備及用品分為耐用品和低值易耗品。
4.1 耐用品:
4.1.1 辦公家具,如:各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設(shè)等。
4.1.2 辦公設(shè)備類,如:電腦、打印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、幻燈機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、音響器材及相應(yīng)耗材等。
4.2 低值易耗品
4.2.1 辦公文具類,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復(fù)寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復(fù)印紙等。
4.2.2 生活用品,如:面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5. 辦公設(shè)備及用品的添置申請流程
5.1 每月底,各部門填寫下月《辦公用品申領(lǐng)計(jì)劃表》送交行政部,逾期不交的部門,視放棄申請?zhí)幚怼?/p>
5.2 各部門經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)把審核關(guān),以控制辦公用品開支成本。
5.3 行政助理每月底統(tǒng)計(jì)各部門辦公設(shè)備及用品數(shù)量,編制《物品請購單》交人力資源及行政經(jīng)理審批,批準(zhǔn)后統(tǒng)一由行政助理負(fù)責(zé)采購。
5.4 辦公設(shè)備的添置由所在部門填寫《設(shè)備添置備申請單》報人力資源及行政部審核,費(fèi)用超過 元的辦公設(shè)備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實(shí)施采購。
5.5 辦公設(shè)備及用品采購回公司,管理部門應(yīng)先建檔登記,并及時通知相關(guān)部門領(lǐng)用。
6. 辦公設(shè)備及用品的使用管理
6.1 辦公設(shè)備屬公司資產(chǎn),使用者有責(zé)任和義務(wù)妥善保管、合理使用,不能隨意轉(zhuǎn)交他人,造成遺失的承擔(dān)賠償責(zé)任。
6.2 人力資源及行政部建立辦公設(shè)備及用品個人檔案,員工領(lǐng)用的辦公設(shè)備及用品全部記錄在《個人辦公設(shè)備及用品領(lǐng)用表》。
6.3 員工因工作變動或離職的,應(yīng)及時到管理部門辦理移交退庫手續(xù)。
6.4 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格控制本部門辦公用設(shè)備和用品的領(lǐng)用,并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督。
6.5 辦公用品領(lǐng)用時間原則上是每星期一下午,特殊情況或急用物品除外,計(jì)算器等價值超過10元以上部份物品領(lǐng)用時須以舊換新。
6.6 辦公設(shè)備耐用品損壞或丟失應(yīng)按價進(jìn)行賠償,設(shè)備折舊年限為5年,以每年折舊率20%計(jì)算。
7. 辦公設(shè)備的報修
7.1 所有辦公桌椅在使用中出現(xiàn)的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修,人力資源及行政部應(yīng)及時通知相關(guān)供應(yīng)商到公司進(jìn)行維修。
7.2 個人使用電腦、復(fù)印機(jī)等以及電腦外部設(shè)備、公司網(wǎng)絡(luò)、通信設(shè)備如遇故障,應(yīng)及時通知信息部,由信息部工作人員檢修或通知相關(guān)供應(yīng)(維修)商來公司進(jìn)行檢修。
7.3 故障解決后填寫《辦公設(shè)備報修記錄表》,并由報修人簽字確認(rèn)后,由人力資源及行政部存檔。
7.4 經(jīng)相關(guān)技術(shù)人員鑒定下列情況造成損壞的,由責(zé)任者按物品的購置價格和使用時間,新舊程序折價賠償。
7.4.1 安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;
7.4.2 私自拆裝電腦、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的;
7.4.3 使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞和丟失的;
7.4.4 人為的損壞。
8. 辦公設(shè)備的報廢
8.1 凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設(shè)備損壞的,由使用人員填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》,說明原因和理由,部門負(fù)責(zé)人審核,并由信息部技術(shù)人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。
8.2 人力資源及行政部根據(jù)相關(guān)技術(shù)人員的意見,并在《辦公設(shè)備報廢申請表》簽署審核意見后交主管副總裁審批。
8.3 經(jīng)主管副總裁審批后《辦公設(shè)備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔,復(fù)印給財(cái)務(wù)部、辦理報廢手續(xù),進(jìn)行帳務(wù)處理,并辦理補(bǔ)充新設(shè)備的申購或領(lǐng)用手續(xù)。
9. 辦公設(shè)備的外借,必須經(jīng)公司主管副總裁批準(zhǔn)后,到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。
10. 辦公用品及設(shè)備的盤點(diǎn)制度
10.1 行政助理每月底統(tǒng)計(jì)各部門的領(lǐng)用單,編制“辦公用品費(fèi)用月報表”交部門經(jīng)理審核。
10.2 為控制庫存數(shù)量,辦公用品原則上倉庫只保留新人領(lǐng)用或急用數(shù)量即可。
10.3 每年底應(yīng)進(jìn)行一次全面辦公設(shè)備及用品的盤點(diǎn),對一些久留不用或損壞的設(shè)備及用品進(jìn)行處理。
11.記錄表單
11.1 個人辦公設(shè)備及用具登記表
11.2 辦公用品申領(lǐng)計(jì)劃表
11.3 辦公設(shè)備報修記錄表
11.4 辦公設(shè)備報廢申請表
11.
第5篇 公司辦公設(shè)備管理制度例
1.0、目的
為了更有效地管理和使用公司的計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備,使現(xiàn)代辦公設(shè)備在本公司生產(chǎn)和管理中充分發(fā)揮作用,并進(jìn)一步提高員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平,把企業(yè)計(jì)算機(jī)信息管理提到公司戰(zhàn)略管理日程,特制定本制度。
2.0、范圍
計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備,包括計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、音響及附屬設(shè)備、投影儀等專用于公司辦公、開會及培訓(xùn)所用的資訊設(shè)備。
3.0、職責(zé)
3.1、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備使用人負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的正確使用和日常維護(hù)與保養(yǎng)。
3.2、信息管理課負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的采購、維修與故障排除、報廢判定、日常管理等工作。
3.3、公司資材管理部負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的報廢處理工作。
3.4、集團(tuán)公司行政管理部為本制度的歸口部門,負(fù)責(zé)本制度的編制、培訓(xùn)及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.5、集團(tuán)公司企業(yè)管理委員會負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核,總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
4.0、作業(yè)內(nèi)容
4.1、相關(guān)作業(yè)流程圖和責(zé)任人、配合人。
4.2、流程圖相關(guān)事項(xiàng)說明
4.2.1、辦公設(shè)備請購
4.2.1.1、辦公設(shè)備請購,由使用人提出申請,填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備請購單”,經(jīng)部門部長審核確認(rèn)后提交信息管理課(若同一部門多個員工均須請購,則由部門匯總、部長簽字,統(tǒng)一提交信息管理課)。信息管理課根據(jù)具體情況進(jìn)行審核,填寫意見(包括預(yù)計(jì)費(fèi)用),依照審批權(quán)限報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在信息管理課課長審核權(quán)限之內(nèi)的,由課長確認(rèn)簽字直接安排采購(若有庫存貨,則直接按領(lǐng)用程序領(lǐng)用);在信息管理課長審核權(quán)限之外的,報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由信息管理課安排采購(若有庫存貨,則直接按領(lǐng)用程序領(lǐng)用)。采購審批權(quán)限參照《財(cái)務(wù)審批制度》。
4.2.2、辦公設(shè)備入庫、驗(yàn)收
4.2.2.1、采購回來的辦公設(shè)備須辦理入庫、驗(yàn)收手續(xù),信息管理課負(fù)責(zé)設(shè)備質(zhì)量的驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后,保管員根據(jù)實(shí)際入庫數(shù)量填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備入庫單”入庫。
4.2.3、辦公設(shè)備領(lǐng)用與配置
4.2.2.1、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備專用于員工辦公使用,不得挪于非工作之外其它用途。員工領(lǐng)用、配置標(biāo)準(zhǔn)依照《崗位職務(wù)說明書》中辦公設(shè)備配置要求,填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備領(lǐng)用單”,按照《財(cái)務(wù)審批制度》審批權(quán)限要求進(jìn)行審批后,到信息管理課領(lǐng)用。
4.2.2.2、電話機(jī)、傳真機(jī)的領(lǐng)用與配置,各部門根據(jù)實(shí)際工作需要,確定要安裝、及須增加的電話機(jī)和傳真機(jī)。安裝內(nèi)線電話須填寫“電話、傳真服務(wù)聯(lián)系單”,由本部門部長簽字后,提交到信息管理課直接安排人員安裝。安裝長途電話、傳真,須填寫“電話、傳真服務(wù)聯(lián)系單”,由本部門部長、分管總監(jiān)簽字,提交人力資源總監(jiān)審核,報總裁批準(zhǔn)后,交信息管理課負(fù)責(zé)辦理。
4.2.3、辦公設(shè)備使用與維護(hù)
4.2.3.1、計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備的使用與維護(hù)
4.2.3.1.1、計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備由使用人負(fù)責(zé)保管,除電腦工程師外,任何人不得私自拆開計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備、更換配置、隨意搬離辦公地點(diǎn)。若出現(xiàn)人事變動(調(diào)崗、離職等),辦公設(shè)備交接參照公司《員工異動、移交管理制度》執(zhí)行。
4.2.3.1.2、計(jì)算機(jī)使用人要負(fù)責(zé)所使用的計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備始終處于整潔、無灰塵的狀態(tài)。
4.2.3.1.3、規(guī)定在工作時間內(nèi)不得做與工作無關(guān)事情,禁止在計(jì)算機(jī)上安裝各種游戲。違反者按公司《獎懲管理制度》執(zhí)行,信息管理課對上述違紀(jì)現(xiàn)象須作定期或不定期抽查,并對違紀(jì)行為作出處罰建議,交主管部門執(zhí)行。
4.2.3.1.4、接收e-mail的時,須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒后,才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。
4.2.3.1.5、禁止私自更改計(jì)算機(jī)的ip地址,以免影響網(wǎng)絡(luò)上其他計(jì)算機(jī)的正常工作。
4.2.3.1.6、電腦使用人在利用網(wǎng)絡(luò)給其他員工共享文件須設(shè)置密碼,以免被他人給破壞。
第6篇 生物科技公司辦公設(shè)備管理制度
第一章總則
第一條
為了更有效地管理和使用公司的辦公設(shè)備,使現(xiàn)代辦公設(shè)備在本公司充分發(fā)揮作用,特制定本制度。
第二條
范圍:辦公設(shè)備,包括計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、音響及附屬設(shè)備等專用于公司辦公、開會及培訓(xùn)所用的設(shè)備。
第二章職責(zé)
第三條
計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備使用人負(fù)責(zé)設(shè)備的正確使用和日常維護(hù)與保管,若使用過程中出現(xiàn)人為損壞,經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實(shí)后,照價賠償。
第四條
辦公室負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的日常管理工作。
第五條
公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的報廢處理工作。
第三章作業(yè)內(nèi)容
第六條
辦公設(shè)備配置,由使用部門主管提出申請、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由公司安排采購。
第七條
辦公設(shè)備入庫、驗(yàn)收:
辦公設(shè)備采購后須辦理入庫、驗(yàn)收、領(lǐng)用手續(xù),辦公室負(fù)責(zé)設(shè)備質(zhì)量的驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后,保管員根據(jù)實(shí)際入庫數(shù)量填寫“辦公設(shè)備入庫單”入庫。
第八條
辦公設(shè)備使用與維護(hù):
1、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備專用于員工辦公使用,不得挪于非工作之外其它用途。
2、計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備的使用與維護(hù):
1)計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備由使用人負(fù)責(zé)保管,除專人外,任何人不得私自拆開計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備、更換配置、隨意搬離辦公地點(diǎn);
2)計(jì)算機(jī)使用人要負(fù)責(zé)所使用的計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備始終處于整潔、無灰塵的狀態(tài);
3)接收E-MAIL的時,須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒后,才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò);
(財(cái)務(wù)部計(jì)算機(jī)的使用,
4)除使用人及中層以上管理人員以外,其他人員不得上機(jī)操作,貴州弘毅生物科技投資有限公司由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人安排財(cái)務(wù)人員使用)如有違反按制度處罰,使用人不正規(guī)操作造成計(jì)算機(jī)損害者,照價賠償;
5)計(jì)算機(jī)使用人在利用網(wǎng)絡(luò)給其他員工共享文件須設(shè)置密碼,以免被他人給破壞;
6)計(jì)算機(jī)使用人須遵守公司的保密規(guī)定,電腦信息屬公司機(jī)密,不得向公司外部人員泄露;計(jì)算機(jī)使用人不得有意破壞電腦硬件設(shè)備,若經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實(shí)后,照原價倍進(jìn)行賠償;
8)計(jì)算機(jī)使用人在關(guān)機(jī)時,不得強(qiáng)行切斷電源進(jìn)行關(guān)機(jī),應(yīng)按操作規(guī)范進(jìn)行關(guān)機(jī);
9)計(jì)算機(jī)使用人要做好日常數(shù)據(jù)備份工作,堅(jiān)持做到數(shù)據(jù)雙備份,重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求,可做成光盤作永久性保存;
10)打印機(jī)的日常使用中,色帶、墨盒用完需及時更換,更換時須嚴(yán)格按操作說明操作。
3、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、音響及附屬設(shè)備等辦公設(shè)備的使用與維護(hù):
1)以上辦公設(shè)備操作,詳見《使用說明書》,出現(xiàn)故障須叫專業(yè)人員維修;
第九條
辦公設(shè)備的維修:
1、計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備的維修:計(jì)算機(jī)使用者在使用過程中出現(xiàn)軟、硬件問題時,使用人需安排技術(shù)人員進(jìn)行維修;
2、其它辦公設(shè)備的維修:一般異常,由辦公室請技術(shù)人員排除;若涉及更換配件,使用人須請辦公室安排相關(guān)技術(shù)人員維修;
3、所有辦公設(shè)備,在保修期內(nèi),參照《設(shè)備保修協(xié)議》執(zhí)行,保修期外,由辦公室依實(shí)際情況安排相關(guān)技術(shù)人員(涉及費(fèi)用須事先上報核準(zhǔn))進(jìn)行維修;
第十條
辦公設(shè)備的報廢認(rèn)定與處理:
1、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公用品,由于故障而無法修復(fù)或無維修價值需要報廢的,設(shè)備使用部門須填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報廢單”,交辦公室進(jìn)行審核,按審批權(quán)限報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,將“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報廢單”及待報廢辦公設(shè)備交公司辦公室處置;
2、出售或報廢處理物品時,須報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,才能進(jìn)行出售或報廢處理;
3、出售或報廢處理的辦公設(shè)備,其現(xiàn)金上交財(cái)務(wù)部入帳,同時,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對出售或報廢處理的辦公設(shè)備進(jìn)行銷帳;
第十一條
員工違反本制度規(guī)定的,首次給予批評、第二次罰款50元,第三次(含第三次)以上逐次加倍罰款。
第7篇 z公司辦公設(shè)備管理制度
第一章 總 則第一條 為了提高辦公設(shè)備的使用效率,保持其設(shè)備性能,有效節(jié)約費(fèi)用開支,根據(jù)公司實(shí)際情況制定本辦法。第二條 本辦法所指辦公設(shè)備包括為完成工作而購買的攝像機(jī)、照相機(jī)、便攜式計(jì)算機(jī)、移動硬盤、u盤、手機(jī)等。第二章 辦公設(shè)備的配備及管理第三條 因工作需要,確需購買的辦公設(shè)備由當(dāng)事人所在部門提出申請,報單位領(lǐng)導(dǎo)審批后再購買,所購辦公設(shè)備要經(jīng)公司機(jī)關(guān)有關(guān)部門備案。(配備人員見附表1)第四條 新購辦公設(shè)備采取公司與個人按照一定出資比例購買,在規(guī)定使用年限后歸個人所有。在規(guī)定使用年限期間,一般情況是公司所有,個人使用。(見附表1)第五條 原購辦公設(shè)備由所在單位登記后統(tǒng)一在公司綜合工作部備案,原則上在規(guī)定使用年限內(nèi)不再重復(fù)購買,達(dá)到規(guī)定使用年限后,由綜合工作部會同相關(guān)部門對其評估后折價處理,原使用人有優(yōu)先購買權(quán)。第六條 在規(guī)定使用年限期間,因個人原因造成辦公設(shè)備毀損、滅失、被盜等,所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個人負(fù)責(zé)。第七條 在辦公設(shè)備規(guī)定使用年限期間,配備人員因工作需要發(fā)生調(diào)動的,公司范圍內(nèi)調(diào)動辦公設(shè)備采取“機(jī)隨人走”,公司范圍外調(diào)動辦公設(shè)備上交公司,由公司返還其剩余年份的出資額。所交辦公設(shè)備由綜合工作部會同相關(guān)部門對其評估后折價處理,原使用人有優(yōu)先購買權(quán)。第八條 在規(guī)定使用年限期間,辦公設(shè)備的維修與保養(yǎng)由使用人負(fù)責(zé),所發(fā)生的費(fèi)用按照年限費(fèi)用遞增辦法包干使用,據(jù)實(shí)列銷(見附表2)第九條 辦公設(shè)備購買費(fèi)用按照崗位不同采取不同的出資比例。
公司經(jīng)理、書記的辦公設(shè)備購買費(fèi)用據(jù)實(shí)報銷。
公司副職領(lǐng)導(dǎo)的辦公設(shè)備購買費(fèi)用在基礎(chǔ)出資比例上個人降低50%。
公司部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)班子成員的辦公設(shè)備購買費(fèi)用在基礎(chǔ)出資比例上個人降低25%。
其他崗位人員的辦公設(shè)備購買費(fèi)用按照基礎(chǔ)出資比例。第三章 附 則 第十條 辦公設(shè)備由公司財(cái)務(wù)部設(shè)立專門帳戶,發(fā)生的費(fèi)用一律按使用年限及出資比例辦理報銷。
第十一條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,由公司綜合工作部負(fù)責(zé)解釋。
第8篇 l公司辦公設(shè)備用品管理制度
公司辦公設(shè)備及用品管理制度
1.目的
為保證辦公設(shè)備及用品的合理配置和使用,更好地服務(wù)于公司各項(xiàng)工作。
2.適用范圍
本制度適用于集團(tuán)各子公司的辦公設(shè)備、辦公用品、辦公耗材采購和管理。
3.職責(zé)
3.1人力資源及行政部負(fù)責(zé)公司所有辦公設(shè)備及用品的建檔、維修保養(yǎng)、外借管理,采購與報廢的審核,辦用品的收發(fā)管理。
3.2使用部門負(fù)責(zé)部門所屬辦公設(shè)備及用品的使用及日常維護(hù)保養(yǎng)、并有責(zé)任愛護(hù)公司的辦公設(shè)備。
3.3高級副總裁(總經(jīng)理)負(fù)責(zé)單價2000元以上辦公設(shè)備的申購、報廢、外借的審批。
3.4信息部負(fù)責(zé)電腦及其周邊設(shè)備采購、維修、保養(yǎng)、報廢確認(rèn),網(wǎng)絡(luò)安全的管理。
3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備及用品費(fèi)用的監(jiān)控。
4.辦公設(shè)備及用品分為耐用品和低值易耗品。
4.1耐用品:
4.1.1辦公家具,如:各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設(shè)等。
4.1.2辦公設(shè)備類,如:電腦、打印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、幻燈機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、音響器材及相應(yīng)耗材等。
4.2低值易耗品
4.2.1辦公文具類,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復(fù)寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復(fù)印紙等。
4.2.2生活用品,如:面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5.辦公設(shè)備及用品的添置申請流程
5.1每月底,各部門填寫下月《辦公用品申領(lǐng)計(jì)劃表》送交行政部,逾期不交的部門,視放棄申請?zhí)幚怼?/p>
5.2各部門經(jīng)理應(yīng)嚴(yán)把審核關(guān),以控制辦公用品開支成本。
5.3行政助理每月底統(tǒng)計(jì)各部門辦公設(shè)備及用品數(shù)量,編制《物品請購單》交人力資源及行政經(jīng)理審批,批準(zhǔn)后統(tǒng)一由行政助理負(fù)責(zé)采購。
5.4辦公設(shè)備的添置由所在部門填寫《設(shè)備添置備申請單》報人力資源及行政部審核,費(fèi)用超過2000元的辦公設(shè)備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實(shí)施采購。
5.5辦公設(shè)備及用品采購回公司,管理部門應(yīng)先建檔登記,并及時通知相關(guān)部門領(lǐng)用。
6.辦公設(shè)備及用品的使用管理
6.1辦公設(shè)備屬公司資產(chǎn),使用者有責(zé)任和義務(wù)妥善保管、合理使用,不能隨意轉(zhuǎn)交他人,造成遺失的承擔(dān)賠償責(zé)任。
6.2人力資源及行政部建立辦公設(shè)備及用品個人檔案,員工領(lǐng)用的辦公設(shè)備及用品全部記錄在《個人辦公設(shè)備及用品領(lǐng)用表》。
6.3員工因工作變動或離職的,應(yīng)及時到管理部門辦理移交退庫手續(xù)。
6.4各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格控制本部門辦公用設(shè)備和用品的領(lǐng)用,并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督。
6.5辦公用品領(lǐng)用時間原則上是每星期一下午,特殊情況或急用物品除外,計(jì)算器等價值超過10元以上部份物品領(lǐng)用時須以舊換新。
6.6辦公設(shè)備耐用品損壞或丟失應(yīng)按價進(jìn)行賠償,設(shè)備折舊年限為5年,以每年折舊率20%計(jì)算。
7.辦公設(shè)備的報修
7.1所有辦公桌椅在使用中出現(xiàn)的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修,人力資源及行政部應(yīng)及時通知相關(guān)供應(yīng)商到公司進(jìn)行維修。
7.2個人使用電腦、復(fù)印機(jī)等以及電腦外部設(shè)備、公司網(wǎng)絡(luò)、通信設(shè)備如遇故障,應(yīng)及時通知信息部,由信息部工作人員檢修或通知相關(guān)供應(yīng)(維修)商來公司進(jìn)行檢修。
7.3故障解決后填寫《辦公設(shè)備報修記錄表》,并由報修人簽字確認(rèn)后,由人力資源及行政部存檔。
7.4經(jīng)相關(guān)技術(shù)人員鑒定下列情況造成損壞的,由責(zé)任者按物品的購置價格和使用時間,新舊程序折價賠償。
7.4.1安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;
7.4.2私自拆裝電腦、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的;
7.4.3使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞和丟失的;
7.4.4人為的損壞。
8.辦公設(shè)備的報廢
8.1凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設(shè)備損壞的,由使用人員填寫《辦公設(shè)備報廢申請表》,說明原因和理由,部門負(fù)責(zé)人審核,并由信息部技術(shù)人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。
8.2人力資源及行政部根據(jù)相關(guān)技術(shù)人員的意見,并在《辦公設(shè)備報廢申請表》簽署審核意見后交主管副總裁審批。
8.3經(jīng)主管副總裁審批后《辦公設(shè)備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔,復(fù)印給財(cái)務(wù)部、辦理報廢手續(xù),進(jìn)行帳務(wù)處理,并辦理補(bǔ)充新設(shè)備的申購或領(lǐng)用手續(xù)。
9.辦公設(shè)備的外借,必須經(jīng)公司主管副總裁批準(zhǔn)后,到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。
10.辦公用品及設(shè)備的盤點(diǎn)制度
10.1行政助理每月底統(tǒng)計(jì)各部門的領(lǐng)用單,編制“辦公用品費(fèi)用月報表”交部門經(jīng)理審核。
10.2為控制庫存數(shù)量,辦公用品原則上倉庫只保留新人領(lǐng)用或急用數(shù)量即可。
10.3每年底應(yīng)進(jìn)行一次全面辦公設(shè)備及用品的盤點(diǎn),對一些久留不用或損壞的設(shè)備及用品進(jìn)行處理。
11.記錄表單
11.1個人辦公設(shè)備及用具登記表
11.2辦公用品申領(lǐng)計(jì)劃表
11.3辦公設(shè)備報修記錄表
11.4辦公設(shè)備報廢申請表
11.5辦公設(shè)備購置申請表
第9篇 z公司辦公設(shè)備管理使用制度
公司辦公設(shè)備管理使用制度
第一條 目的:加強(qiáng)公司辦公設(shè)備的使用管理,提高工作效率,減少浪費(fèi);
第二條 公司所購辦公設(shè)備屬公司固定資產(chǎn),辦公設(shè)備右上方統(tǒng)一粘貼相應(yīng)標(biāo)識,所有員工均應(yīng)自覺愛護(hù)、正確使用并保管;
第三條 公司各部門所配備的各類辦公設(shè)備,由人事行政部統(tǒng)一登記,協(xié)同財(cái)務(wù)建立臺帳,做到帳、物相符;
第四條 各部專人負(fù)責(zé)各設(shè)備的管理工作,直接使用人(責(zé)任人)承擔(dān)保管責(zé)任。若有變更或增加配置情況,相關(guān)管理人須及時上報公司人事行政部作變動登記并安排轉(zhuǎn)移、購買事宜;
第五條 辦公設(shè)備發(fā)生非人為故障的維修或損壞,各管理人須報人事行政部,由人事行政部統(tǒng)一安排維修;
第六條 辦公設(shè)備若因人為原因發(fā)生損壞或丟失,直接使用人(責(zé)任)人應(yīng)及時上報,作情況說明并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任;
第七條 本制度自下發(fā)之日起生效,解釋權(quán)歸人事行政部。
**人事行政部
第10篇 某公司辦公設(shè)備管理制度
公司辦公設(shè)備管理制度
1.0、目的
為了更有效地管理和使用公司的計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備,使現(xiàn)代辦公設(shè)備在本公司生產(chǎn)和管理中充分發(fā)揮作用,并進(jìn)一步提高員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平,把企業(yè)計(jì)算機(jī)信息管理提到公司戰(zhàn)略管理日程,特制定本制度。
2.0、范圍
計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備,包括計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、音響及附屬設(shè)備、投影儀等專用于公司辦公、開會及培訓(xùn)所用的資訊設(shè)備。
3.0、職責(zé)
3.1、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備使用人負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的正確使用和日常維護(hù)與保養(yǎng)。
3.2、信息管理課負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的采購、維修與故障排除、報廢判定、日常管理等工作。
3.3、公司資材管理部負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的報廢處理工作。
3.4、集團(tuán)公司行政管理部為本制度的歸口部門,負(fù)責(zé)本制度的編制、培訓(xùn)及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.5、集團(tuán)公司企業(yè)管理委員會負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核,總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
4.0、作業(yè)內(nèi)容
4.1、相關(guān)作業(yè)流程圖和責(zé)任人、配合人。(詳見流程圖)
4.2、流程圖相關(guān)事項(xiàng)說明
4.2.1、辦公設(shè)備請購
4.2.1.1、辦公設(shè)備請購,由使用人提出申請,填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備請購單”,經(jīng)部門部長審核確認(rèn)后提交信息管理課(若同一部門多個員工均須請購,則由部門匯總、部長簽字,統(tǒng)一提交信息管理課)。信息管理課根據(jù)具體情況進(jìn)行審核,填寫意見(包括預(yù)計(jì)費(fèi)用),依照審批權(quán)限報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在信息管理課課長審核權(quán)限之內(nèi)的,由課長確認(rèn)簽字直接安排采購(若有庫存貨,則直接按領(lǐng)用程序領(lǐng)用);在信息管理課長審核權(quán)限之外的,報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由信息管理課安排采購(若有庫存貨,則直接按領(lǐng)用程序領(lǐng)用)。采購審批權(quán)限參照《財(cái)務(wù)審批制度》。
4.2.2、辦公設(shè)備入庫、驗(yàn)收
4.2.2.1、采購回來的辦公設(shè)備須辦理入庫、驗(yàn)收手續(xù),信息管理課負(fù)責(zé)設(shè)備質(zhì)量的驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后,保管員根據(jù)實(shí)際入庫數(shù)量填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備入庫單”入庫。
4.2.3、辦公設(shè)備領(lǐng)用與配置
4.2.2.1、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備專用于員工辦公使用,不得挪于非工作之外其它用途。員工領(lǐng)用、配置標(biāo)準(zhǔn)依照《崗位職務(wù)說明書》中辦公設(shè)備配置要求,填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備領(lǐng)用單”,按照《財(cái)務(wù)審批制度》審批權(quán)限要求進(jìn)行審批后,到信息管理課領(lǐng)用。
4.2.2.2、電話機(jī)、傳真機(jī)的領(lǐng)用與配置,各部門根據(jù)實(shí)際工作需要,確定要安裝、及須增加的電話機(jī)和傳真機(jī)。安裝內(nèi)線電話須填寫“電話、傳真服務(wù)聯(lián)系單”,由本部門部長簽字后,提交到信息管理課直接安排人員安裝。安裝長途電話、傳真,須填寫“電話、傳真服務(wù)聯(lián)系單”,由本部門部長、分管總監(jiān)簽字,提交人力資源總監(jiān)審核,報總裁批準(zhǔn)后,交信息管理課負(fù)責(zé)辦理。
4.2.3、辦公設(shè)備使用與維護(hù)
4.2.3.1、計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備的使用與維護(hù)
4.2.3.1.1、計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備由使用人負(fù)責(zé)保管,除電腦工程師外,任何人不得私自拆開計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備、更換配置、隨意搬離辦公地點(diǎn)。若出現(xiàn)人事變動(調(diào)崗、離職等),辦公設(shè)備交接參照公司《員工異動、移交管理制度》執(zhí)行。
4.2.3.1.2、計(jì)算機(jī)使用人要負(fù)責(zé)所使用的計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備始終處于整潔、無灰塵的狀態(tài)。
4.2.3.1.3、規(guī)定在工作時間內(nèi)不得做與工作無關(guān)事情,禁止在計(jì)算機(jī)上安裝各種游戲。違反者按公司《獎懲管理制度》執(zhí)行,信息管理課對上述違紀(jì)現(xiàn)象須作定期或不定期抽查,并對違紀(jì)行為作出處罰建議,交主管部門執(zhí)行。
4.2.3.1.4、接收e-mail的時,須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒后,才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。
4.2.3.1.5、禁止私自更改計(jì)算機(jī)的ip地址,以免影響網(wǎng)絡(luò)上其他計(jì)算機(jī)的正常工作。
4.2.3.1.6、電腦使用人在利用網(wǎng)絡(luò)給其他員工共享文件須設(shè)置密碼,以免被他人給破壞。
4.2.3.1.7、電腦使用人須遵守公司的保密規(guī)定,電腦信息屬公司機(jī)密,不得向公司外部人員泄露。
4.2.3.1.8、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設(shè)備,若經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實(shí)后,照原價3倍進(jìn)行賠償。
4.2.3.1.9、電腦使用人在關(guān)機(jī)時,不得強(qiáng)行切斷電源進(jìn)行關(guān)機(jī),應(yīng)按操作規(guī)范進(jìn)行關(guān)機(jī)。
4.2.3.1.10、電腦使用人須經(jīng)信息管理課確認(rèn)上崗資級,不具備操作資格者,須經(jīng)事先培訓(xùn)上崗(參見《員工培訓(xùn)管理制度》)。非計(jì)算機(jī)使用人不得上機(jī)操作,如有發(fā)現(xiàn)或造成計(jì)算機(jī)無法正常使用者,按制度處罰外,一切后果自負(fù)。
4.2.3.1.11、計(jì)算機(jī)使用人要做好日常數(shù)據(jù)備份工作,堅(jiān)持做到數(shù)據(jù)雙備份,重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求,可以把季度或年度的資料匯總做成光盤作永久性保存。
4.2.3.1.12、打印機(jī)的日常使用中,色帶、墨合用完需及時更換,更換時須嚴(yán)格按操作說明操作。
4.2.3.2、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、音響及附屬設(shè)備、投影儀等辦公設(shè)備的使用與維護(hù)
4.2.3.2.1、以上辦公設(shè)備操作,詳見《使用說明書》,出現(xiàn)故障須叫專業(yè)人員維修。
4.2.3.2.2、若使用過程中出現(xiàn)人為損壞,經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實(shí)后,照原價3倍進(jìn)行賠償。
4.2.4、辦公設(shè)備的維修
4.2.4.1、計(jì)算機(jī)及附設(shè)備的維修:計(jì)算機(jī)使用者在使用過程中出現(xiàn)軟、硬件問題時,使用人需填寫“維修服務(wù)聯(lián)系單”提交到信息管理課,信息管理課憑“維修服務(wù)聯(lián)系單”安排技術(shù)人員進(jìn)行維修。修好后,使用人須在“維修服務(wù)聯(lián)系單”上簽字、確認(rèn)。
4.2.4.2、其它辦公設(shè)備的維修:一般異常,由信息管理課技術(shù)人員排除,填寫“維修記錄表”;若涉及更換配件,使用人須填寫“維修服務(wù)聯(lián)系單”提交信息管理課報修,信息管理課根據(jù)“維修服務(wù)聯(lián)系單”安排相關(guān)技術(shù)人員維修,修好后,使用人須在“維修服務(wù)聯(lián)系單”確認(rèn)、簽字。
4.2.4.3、所有辦公設(shè)備,在保修期內(nèi),參照《設(shè)備保修協(xié)議》執(zhí)行,保修期外,由信息管理課依實(shí)際情況安排相關(guān)技術(shù)人員(可以外請,涉及費(fèi)用須事先上報核準(zhǔn))進(jìn)行維修。
4.2.5、辦公設(shè)備的報廢認(rèn)定與處理
4.2.5.1、計(jì)算機(jī)、打
印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公用品,由于故障而無法修復(fù)或無維修價值需要報廢的,設(shè)備使用部門須填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報廢單”,交信息管理課進(jìn)行審核,按審批權(quán)限報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,將“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報廢單”及待報廢辦公設(shè)備交公司資材管理部處置。
4.2.5.2、資材管理部確認(rèn)無誤后,填寫“待報廢物品入庫單”入庫。資材管理部出售或報廢處理物品時,須填寫“報廢物品處理確認(rèn)單”。附上“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報廢單”一起交給信息管理課進(jìn)行審核,按審批權(quán)限報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,進(jìn)行出售或報廢處理。