工作記錄管理標準作業(yè)工作程序怎么寫
1. 確定目標與范圍
工作記錄管理的目標應(yīng)明確，比如提高工作效率、防止錯誤發(fā)生或確保合規(guī)性。范圍應(yīng)詳細描述涵蓋的部門、崗位和具體任務(wù)。
2. 明確記錄內(nèi)容
列出需要記錄的具體工作內(nèi)容，如任務(wù)完成時間、工作進度、遇到的問題及解決方案、使用資源等。注意，新手可能會在這一階段混淆必要和不必要的信息，應(yīng)避免過于詳細而造成負擔。
3. 設(shè)定記錄格式
設(shè)計簡潔明了的記錄模板，包括標題、日期、執(zhí)行人、工作描述等關(guān)鍵字段。新手可能在格式統(tǒng)一上犯錯，要強調(diào)規(guī)范性，但也要允許一定程度的靈活性。
4. 規(guī)定記錄頻率
根據(jù)工作性質(zhì)設(shè)定記錄頻率，可能是每日、每周或項目里程碑。頻率過高可能導(dǎo)致工作量過大，過低則可能影響信息及時性。
5. 存儲與保護
指定安全的存儲地點，如云服務(wù)器或公司內(nèi)部系統(tǒng)，并規(guī)定訪問權(quán)限。新手可能忽視數(shù)據(jù)安全，需強調(diào)保護措施。
6. 審核與反饋
定期進行工作記錄審核，提供反饋，以改進記錄質(zhì)量和準確性。新手可能對反饋機制不熟悉，需明確流程。
7. 培訓(xùn)與指導(dǎo)
提供必要的培訓(xùn)，幫助員工理解并掌握工作記錄的重要性及方法。新手常在此環(huán)節(jié)遇到困難，要強調(diào)實踐操作。
管理標準規(guī)范
上述內(nèi)容涵蓋了工作記錄管理標準作業(yè)程序的核心要素，包括目標設(shè)定、內(nèi)容確定、格式設(shè)計、記錄頻率、存儲保護、審核反饋和員工培訓(xùn)。
管理標準有哪些
主要包括目標與范圍的清晰化、記錄內(nèi)容的精選、格式的標準化、頻率的合理化、存儲的安全性、反饋的有效性和培訓(xùn)的全面性。
注意事項
在編寫過程中，要注意避免信息過載，保持記錄的實用性；同時，要確保數(shù)據(jù)安全，防止信息泄露；還要注重培養(yǎng)員工的記錄習(xí)慣，提升記錄質(zhì)量。
書寫格式
書寫工作記錄管理標準作業(yè)程序時，應(yīng)遵循以下格式：
引言：簡述工作記錄的重要性和目的。
主體部分：逐條列出上述管理標準，每條標準下詳細說明操作步驟和注意事項。
實施與維護：描述如何執(zhí)行這些標準，以及定期評估和更新標準的流程。
結(jié)束語：強調(diào)遵守標準的意義，鼓勵員工積極參與。
編寫工作記錄管理標準作業(yè)程序是一項細致入微的任務(wù)，需要兼顧實用性和合規(guī)性，同時也需考慮員工的實際操作體驗，以實現(xiàn)高效、有序的工作環(huán)境。
工作記錄管理標準作業(yè)工作程序范文
一、目的
規(guī)范各類工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部管理服務(wù)工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。
三、職責
1、公司品質(zhì)部負責對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監(jiān)督。
2、各部門和記錄的填寫人員應(yīng)遵守本規(guī)程關(guān)于記錄控制的規(guī)定和要求。
四、程序要點
1、記錄的作用
(1)證據(jù)的作用:為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據(jù)。
(2)分析的作用:為分析過程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數(shù)據(jù)和資料。
(3)追溯的作用:為追溯過程的實施和結(jié)果提供追溯。
2、記錄的形式和來源
(1)公司形成記錄的形式有,但不限于:
a、質(zhì)量體系文件規(guī)定、設(shè)計并要求填寫的格式記錄;
b、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據(jù)、臺賬、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規(guī)定格式形成的記錄。
(2)分供方提供的記錄
3、記錄形成的要求
(1)應(yīng)使用規(guī)定的記錄格式。
(2)應(yīng)由規(guī)定的人填制。
(3)填寫應(yīng)及時、準確、完整、清晰。
(4)記錄有要求時應(yīng)按規(guī)定履行編制、審核、批準手續(xù)。
4、記錄的標識
(1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標識予以識別。記錄的編碼和版本號執(zhí)行《質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》的相關(guān)規(guī)定。
(2)具有追溯作用的記錄應(yīng)編錄應(yīng)編制記錄的編號(no)。
5、記錄的收集
(1)記錄應(yīng)按下列要求進行收集:
a、記錄填寫、編制部門收集;
b、記錄接收部門收集;
c、記錄歸口管理部門收集。
(2)記錄收集時間:
a、連續(xù)收集;
b、按月、季、年集中收集。
6、記錄的編目
品質(zhì)部負責編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》,按受控文件下發(fā)各部門,作為使用、形成質(zhì)量記錄的依據(jù)?！豆ぷ饔涗浨鍐巍窇?yīng)隨記錄的增刪,表格的更改而更改,以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執(zhí)行《文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定。
7、記錄的查閱
(1)記錄應(yīng)按規(guī)定的路線和時間進行傳遞,以發(fā)揮記錄的使用價值。
(2)合格要求在商定期內(nèi)的工作記錄可提供給接收服務(wù)或管理的住戶或其代表查閱,具體實施執(zhí)行《質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定并予以記錄。
8、記錄歸檔
(1)下列性質(zhì)的記錄應(yīng)予歸檔:
a、有關(guān)物業(yè)接管驗收的記錄;
b、有關(guān)委托物業(yè)管理合同的記錄;
c、有關(guān)質(zhì)量策劃――計劃的記錄;
d、有關(guān)質(zhì)量體系文件發(fā)放審批,更改審批的記錄;
e、有關(guān)組織機構(gòu)設(shè)置,調(diào)整和職責權(quán)限規(guī)定的記錄;
f、有關(guān)重大安全責任事故的記錄;
g、有關(guān)火災(zāi)、重大治安事件的記錄;
h、有關(guān)管理評審內(nèi)部質(zhì)量審核的記錄;
i、有關(guān)不合格評審、糾正、預(yù)防措施的記錄;
j、有關(guān)工作檢查、評比的記錄;
k、有關(guān)員工績效考評的記錄;
l、有關(guān)工作狀態(tài)、設(shè)備檔案的記錄;
m、其他有必要作為原始憑證的記錄。
(2)記錄的形成、保管部門應(yīng)按規(guī)定將應(yīng)予歸檔的文件交檔,詳見《檔案管理標準作業(yè)程序》。
(3)歸檔文件應(yīng)妥善保存。
9、記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應(yīng)有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食,確保記錄的完整性、可使用性。
10、記錄的保管
(1)記錄由形成人或形成部門負責保管。應(yīng)予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負責保管。
(2)記錄的保管人或部門,不得對所保管的記錄作非授權(quán)的更改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借。
11、記錄的處置
(1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標準作業(yè)程序》的相應(yīng)規(guī)定進行位置。
(2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。
五、記錄
《質(zhì)量記錄清單》
六、相關(guān)支持文件
1、《質(zhì)量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》
2、《質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》
3、《檔案管理標準作業(yè)程序》
