海龍供電公司印信工作管理標(biāo)準(zhǔn)怎么寫(xiě)
海龍供電公司的印信管理工作是一項(xiàng)至關(guān)重要的任務(wù)，涉及到企業(yè)形象、法律責(zé)任及內(nèi)部流程的順暢運(yùn)行。在實(shí)際操作中，可能會(huì)遇到一些新手容易犯的錯(cuò)誤，比如對(duì)印章的保管不當(dāng)，使用不規(guī)范等。本文將探討如何制定有效的印信工作管理標(biāo)準(zhǔn)，確保工作的準(zhǔn)確性和有效性。
1. 印章的分類(lèi)與登記
- 分類(lèi)：公司印章應(yīng)根據(jù)用途分為公章、財(cái)務(wù)章、合同章等，每種印章的功能需明確，不可混淆。
- 登記：新刻制或更換印章后，必須立即在印章登記簿上記錄，包括印章類(lèi)型、啟用日期、負(fù)責(zé)人等信息。
2. 印章的保管
- 專(zhuān)人負(fù)責(zé)：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的印章保管員，負(fù)責(zé)印章的日常管理和安全。
- 存放地點(diǎn)：印章應(yīng)存放在安全、干燥的地方，避免遺失或損壞。
- 使用記錄：每次使用印章都需登記，包括使用者、使用時(shí)間、用途等。
3. 印章的使用規(guī)定
- 審批流程：使用印章前，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，確保合法合規(guī)。
- 禁止私用：嚴(yán)禁員工私自使用印章，違者將受紀(jì)律處分。
- 防止偽造：定期檢查印章，防止被非法復(fù)制。
4. 印信工作的監(jiān)督與審計(jì)
- 內(nèi)部審計(jì)：定期進(jìn)行印章管理的內(nèi)部審計(jì)，確保管理規(guī)范。
- 法律咨詢(xún)：必要時(shí)，可請(qǐng)教法律專(zhuān)家，確保印章使用的合法性。
5. 印章的廢止與銷(xiāo)毀
- 廢止原因：如印章?lián)p壞、更換公司名稱(chēng)等情況，應(yīng)及時(shí)廢止。
- 銷(xiāo)毀程序：廢止的印章應(yīng)在監(jiān)督下銷(xiāo)毀，防止濫用。
管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
在制定管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，要確保清晰明了，易于執(zhí)行，同時(shí)考慮實(shí)際操作中的困難和可能風(fēng)險(xiǎn)。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋印章的全過(guò)程管理，從分類(lèi)、登記到使用、保管、監(jiān)督和廢止，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的規(guī)定。
管理標(biāo)準(zhǔn)有哪些
1. 印章分類(lèi)與登記制度
2. 嚴(yán)格的保管措施
3. 完備的使用審批流程
4. 監(jiān)督與審計(jì)機(jī)制
5. 廢止與銷(xiāo)毀規(guī)定
注意事項(xiàng)
1. 管理標(biāo)準(zhǔn)需與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)公司發(fā)展和法律法規(guī)變化。
2. 培訓(xùn)員工理解并遵守標(biāo)準(zhǔn)，提高全員意識(shí)。
3. 制定應(yīng)急處理預(yù)案，應(yīng)對(duì)印章丟失或被盜等情況。
書(shū)寫(xiě)格式
書(shū)寫(xiě)管理標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)遵循以下格式：
使用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言，避免專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)過(guò)多。
每個(gè)部分以小標(biāo)題區(qū)分，邏輯清晰。
規(guī)定具體、可操作，避免抽象模糊。
結(jié)構(gòu)靈活，避免過(guò)于程式化。
強(qiáng)調(diào)實(shí)踐應(yīng)用，理論與實(shí)際相結(jié)合。
海龍供電公司的印信工作管理標(biāo)準(zhǔn)旨在提供一個(gè)高效、安全的印章使用環(huán)境，確保企業(yè)的正常運(yùn)作和合法權(quán)益。通過(guò)嚴(yán)格執(zhí)行這些標(biāo)準(zhǔn)，可以有效預(yù)防和解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題，提升公司的管理水平。
海龍供電公司印信工作管理標(biāo)準(zhǔn)范文
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了龍海市供電公司印信管理工作的職責(zé)、保管內(nèi)容與使用,使用權(quán)限與手續(xù)。
本規(guī)定適用于龍海市供電公司和公司各部門(mén)印信的管理。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
山東省電力工業(yè)局機(jī)關(guān)印章使用管理規(guī)定(魯電辦[1995]236號(hào))。
3 職責(zé)
3.1 職能分工
3.1.1 龍海市供電公司辦公室是印信工作的歸口管理部門(mén),負(fù)責(zé)全公司的印信使用和保管工作。
3.1.2 公司印章由上級(jí)行政主管部門(mén)制發(fā),根據(jù)經(jīng)理的安排,由公司辦公室負(fù)責(zé)管理,并指定黨委秘書(shū)(黨委印章)、文書(shū)員(行政印章)做好日常的使用和保管。經(jīng)濟(jì)合同專(zhuān)用章由企劃部負(fù)責(zé)管理,并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)日常的使用和保管。各部室、公司的印章,由公司制發(fā),由各單位行政主管人負(fù)責(zé)管理,并指定車(chē)間管理員或其他兼職人員做好日常的使用和保管,并報(bào)公司辦公室備案。
4 管理內(nèi)容與要求
4.1 印章管理
4.1.1 公司各單位業(yè)務(wù)用專(zhuān)用印章,凡刻有本公司名稱(chēng)者,均應(yīng)由使用單位主管負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)、分管副經(jīng)理或總工程師審核,經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)后方可刻制,由各單位行政主管人負(fù)責(zé)管理,并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)日常使用和保管。
4.1.2 班組級(jí)的單位,一般不制發(fā)印章。屬于直接對(duì)外有業(yè)務(wù)聯(lián)系的班組級(jí)單位,包括托兒所、衛(wèi)生室等,可按4.1.1條規(guī)定辦理,其他班組級(jí)單位如因工作需要,也可按第.4.1.1條規(guī)定刻制業(yè)務(wù)專(zhuān)用章。
4.1.3 公司主管負(fù)責(zé)人名章、根據(jù)上級(jí)規(guī)定,由公司辦公室負(fù)責(zé)刻制和管理。支票專(zhuān)用的公司主管負(fù)責(zé)人名章,應(yīng)區(qū)別于行政用章,并報(bào)有關(guān)部門(mén)備案,由專(zhuān)責(zé)業(yè)務(wù)部門(mén)的主管人負(fù)責(zé)管理,并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)日常的使用和保管。
4.1.4 如印章長(zhǎng)久使用磨損或因故損壞不能繼續(xù)使用者,保管單位的主管負(fù)責(zé)人應(yīng)查明原因,寫(xiě)出報(bào)告申請(qǐng)重新刻制,新印章制發(fā)后,原印章應(yīng)交制發(fā)部門(mén)、并削角作廢存查。
4.1.5 各類(lèi)印章應(yīng)由專(zhuān)人管理,如委托他人暫時(shí)代管,需經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。各級(jí)印章保管人,應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé),切實(shí)加強(qiáng)管理。單位印章和負(fù)責(zé)對(duì)外的部門(mén)主管人名章,不得任意送交別人或集體使用,不得違反保密規(guī)定,攜帶到公共場(chǎng)所;保管人員更換時(shí),應(yīng)在單位主管負(fù)責(zé)人的主持下辦理交接手續(xù)。因管理不善而造成的一切損失,由保管人員和單位負(fù)責(zé)人負(fù)完全責(zé)任。
4.1.6 會(huì)議紀(jì)要、調(diào)查提綱等類(lèi)文件一般不加蓋公章。除發(fā)文、開(kāi)具介紹信用印外,各類(lèi)印章使用,均應(yīng)實(shí)行用印審批單制度,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的用印審批單,均應(yīng)留存,并按年度歸檔。
4.2 各級(jí)印信的使用范圍
4.2.1 公司印章的使用范圍
4.2.1.1 公司正式行政公文;
4.2.1.2 上報(bào)的總結(jié)、專(zhuān)題報(bào)告、工作簡(jiǎn)報(bào)、各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)定期報(bào)表;
4.2.1.3 對(duì)外簽訂的合同或協(xié)議書(shū);
4.2.1.4 開(kāi)據(jù)公事介紹信或證明信;
4.2.1.5 根據(jù)有關(guān)主管機(jī)關(guān)部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)定需出具公司證明的。
4.2.2 公司辦公室印章的使用范圍
4.2.2.1 開(kāi)據(jù)內(nèi)部業(yè)務(wù)介紹信;
4.2.2.2 以公司辦公室名義印發(fā)的內(nèi)部通知;
4.2.2.3 以公司辦公室名義對(duì)外業(yè)務(wù)性行文;
4.2.2.4 一般人民來(lái)信的回復(fù)信件;
4.2.2.5 根據(jù)有關(guān)規(guī)定由行政開(kāi)據(jù)的公事證明或介紹信等。
4.2.3 各部室、公司的印章使用范圍;
4.2.3.1 向公司的請(qǐng)示報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié);
4.2.3.2 向上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)的工作匯報(bào)和業(yè)務(wù)聯(lián)系信件;
4.2.3.3 公司內(nèi)各單位之間的聯(lián)系通知或證明;
4.2.3.4 分管業(yè)務(wù)范圍需直接對(duì)外辦理的證明信、介紹信。如:人事部門(mén)對(duì)外勞資方面的證明和職工的人事材料、公安部門(mén)對(duì)有關(guān)戶口管理的證明和材料等。
4.2.3.5 有關(guān)部門(mén)所持的業(yè)務(wù)專(zhuān)用印章,應(yīng)按專(zhuān)用范圍使用。
4.3 印信使用權(quán)限和手續(xù)
4.3.1 公司印章使用權(quán)限和手續(xù)
4.3.1.1 正式公文,應(yīng)按公文擬辦程序經(jīng)主管繕印后,由公司辦公室文書(shū)員在對(duì)外發(fā)文和原稿上加蓋印章。
4.3.1.2 以公司名義的對(duì)外專(zhuān)業(yè)性報(bào)告,填報(bào)人擬好后應(yīng)經(jīng)本部門(mén)主管審核在存檔份上簽字,呈報(bào)分管經(jīng)理簽發(fā)后由公司辦公室加印,如系有時(shí)間性的定期報(bào)表,分管經(jīng)理因故不能立即簽發(fā)者,根據(jù)經(jīng)理指示,可先交公司辦公室加印報(bào)出,存檔一份由分管經(jīng)理補(bǔ)閱補(bǔ)簽。
4.3.1.3 對(duì)外簽訂成文的經(jīng)濟(jì)合同或協(xié)議書(shū)、委托書(shū)、擔(dān)保等契約性文件,應(yīng)按公文擬辦程序,經(jīng)主管人簽發(fā)后,由企劃部加印。
4.3.1.4 對(duì)外的工程設(shè)計(jì)圖紙、資料,購(gòu)貨合同、資料和向上級(jí)部門(mén)提報(bào)有關(guān)申請(qǐng)表等,擬辦單位
應(yīng)辦好審核和批準(zhǔn)手續(xù),由公司辦公室加印。
4.3.1.5 公司各單位對(duì)外聯(lián)系工作,需持公司介紹信、證明信者,應(yīng)在各部室、公司兼管文書(shū)員處填寫(xiě)由公司統(tǒng)一制發(fā)的介紹信箋,經(jīng)本單位主管審核,并在存根欄處簽名,由公司辦公室經(jīng)復(fù)審?fù)夂蠹佑?存根留各單位。對(duì)涉及各專(zhuān)業(yè)部門(mén)權(quán)限的,應(yīng)由各專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。
4.3.1.6 如必須使用一般信紙寫(xiě)作介紹信或證明信時(shí),經(jīng)辦人應(yīng)先擬稿,經(jīng)主管人審核簽發(fā)后,再謄印一份,一并送公司辦公室,在清稿上加印,底稿由辦公室備查。如系由專(zhuān)業(yè)部室部門(mén)復(fù)信統(tǒng)一存查者,底稿可留在擬辦部門(mén)。
4.3.1.7 開(kāi)據(jù)私人證明,必須根據(jù)主管機(jī)關(guān)、部門(mén)的明確規(guī)定辦理,不符合規(guī)定,一律不予證明。對(duì)必須加蓋公司印章者,應(yīng)經(jīng)本單位主管同意,口頭或書(shū)面通知公司辦公室,方可辦理。
4.3.1.8 嚴(yán)禁在內(nèi)容不明確或空頭及空白介紹信、證明信上加蓋公章。
4.3.1.9 印章一律蓋在單位名稱(chēng)處或文末日期上。
4.3.1.10 凡不符合以上諸項(xiàng)程序者,公司辦公室拒絕用印,因此而延誤工作,由經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)。
4.3.2 各部室、公司印章使用,應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)同意,嚴(yán)格印信管理。
4.3.3 業(yè)務(wù)專(zhuān)章的使用范圍、權(quán)限和手續(xù)、由各單位按本制度精神,自行制定有關(guān)規(guī)定,并嚴(yán)格執(zhí)行。
