內(nèi)部采購管理制度

內(nèi)部采購管理制度是一套規(guī)范企業(yè)內(nèi)部采購流程、職責分配、決策機制以及監(jiān)控措施的規(guī)則體系，旨在確保采購活動的高效、透明和合規(guī)。

包括哪些方面

1. 采購政策：明確采購目標、原則和策略，指導采購部門進行合理決策。

2. 采購流程：定義從需求提出到合同簽訂的詳細步驟，包括需求分析、供應(yīng)商選擇、價格談判、合同審批等。

3. 供應(yīng)商管理：規(guī)定供應(yīng)商評估標準、合作模式以及績效考核方法。

4. 風險控制：建立風險識別、評估和應(yīng)對機制，防止采購過程中可能出現(xiàn)的問題。

5. 內(nèi)部職責劃分：明確采購部門與其他部門的協(xié)作方式和責任分配。

6. 監(jiān)督審計：設(shè)定定期審計和檢查程序，確保采購活動的合規(guī)性。

7. 培訓與溝通：為員工提供采購知識培訓，促進內(nèi)部信息交流和協(xié)同工作。

重要性

內(nèi)部采購管理制度對于企業(yè)的運營至關(guān)重要，主要體現(xiàn)在：

1. 提高效率：規(guī)范化的流程能減少無效工作，提升采購效率。

2. 控制成本：通過合理采購策略，降低物料和服務(wù)的采購成本。

3. 保障質(zhì)量：嚴格的供應(yīng)商管理和質(zhì)量標準，確保采購物品和服務(wù)的質(zhì)量。

4. 防范風險：通過風險控制機制，避免因采購引發(fā)的法律和財務(wù)風險。

5. 促進合規(guī)：遵守法律法規(guī)，避免因不合規(guī)行為導致的罰款或聲譽損失。

6. 提升透明度：增強內(nèi)部監(jiān)督，減少潛在的腐敗和不正當交易。

方案

1. 制定詳盡的采購政策：結(jié)合企業(yè)實際情況，制定全面的采購政策，確保采購活動符合企業(yè)戰(zhàn)略目標。

2. 確立流程標準化：梳理并優(yōu)化采購流程，形成標準化的操作指南，便于員工執(zhí)行。

3. 建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫：收集、評估和維護供應(yīng)商信息，定期更新以適應(yīng)市場變化。

4. 實施風險評估：設(shè)立專門的風險管理部門，定期對采購活動進行風險評估和控制。

5. 明確職責權(quán)限：定義各部門在采購過程中的角色和職責，確保權(quán)責清晰。

6. 定期審計：設(shè)置內(nèi)部審計團隊，對采購活動進行定期審查，確保制度執(zhí)行的有效性。

7. 持續(xù)改進：根據(jù)審計結(jié)果和業(yè)務(wù)反饋，不斷調(diào)整和完善采購管理制度，以適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需求。

內(nèi)部采購管理制度是企業(yè)運營的基礎(chǔ)，其完善程度直接影響著企業(yè)的經(jīng)濟效益和運營穩(wěn)定性。因此，應(yīng)重視制度的建設(shè)與執(zhí)行，以實現(xiàn)采購活動的高效、透明和合規(guī)。

內(nèi)部采購管理制度范文

第1篇 企業(yè)內(nèi)部采購管理條例

采購管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了規(guī)范公司的采購業(yè)務(wù),制定詢價、議價流程,降低采購成本,確保公司各項物料供應(yīng),加強公司物料采購的監(jiān)督管理,制定本辦法。

第二條 本辦法所稱采購包括原輔材料、固定資產(chǎn)、辦公用品等采購及勞務(wù)采購。

第三條 公司的采購部門或采購人員應(yīng)當根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購,貨比三家,同等材料質(zhì)優(yōu)、價廉、服務(wù)好者中標。

第二章 采購流程

第四條 請購的提出

1、生產(chǎn)研發(fā)部物控員依物料需求狀況、庫存數(shù)量、請購前置期等要求,每月25日前開立下月的所需物料《請購單》,包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材、輔材、工具、設(shè)備修理配件、勞動保護用品、各種日常耗材等;

2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合部負責開立《請購單》;

3、《請購單》應(yīng)注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項,經(jīng)主管審核,并依請購核準權(quán)限送呈相關(guān)人員批準;

4、《請購單》一聯(lián)自存,二聯(lián)送交供應(yīng)鏈(生產(chǎn)物料)、綜合部(辦公用品),三聯(lián)交財務(wù)部;

5、交期相同的同屬一個供應(yīng)廠商的物料,請購部門應(yīng)填具在同一份《請購單》內(nèi);

6、緊急請購時,請購部門應(yīng)于《請購單》備注欄注明“緊急”字樣。

第五條 請購核準權(quán)限

1、生產(chǎn)研發(fā)所需原材料由生產(chǎn)或研發(fā)部經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理核準;

2、車間需購買的機修配件、零件,價值在2000元以下的由車間主任審核后,報生產(chǎn)部經(jīng)理核準;價值在2000元以上的車間主任簽字確認后由生產(chǎn)部經(jīng)理審核,報分管副總核準,總經(jīng)理批準。

3、常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購,由綜合部填報《請購單》,綜合部經(jīng)理批準;空調(diào)、熱水器、高級家具及單件物品價值在2000元以上的由綜合部經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理核準。

第六條 請購的撤消

1、已開具《請購單》需撤銷請購時,由請購部門以書面方式呈原核準人,并轉(zhuǎn)送供應(yīng)鏈或綜合部,必要時應(yīng)先口頭通知。

2、采購有關(guān)部門接到通知后,立即停止采購。

3、如遇特殊情況未能及時停止采購時,采購部門應(yīng)商原請購部門并妥善處理善后事宜。

第七條 采購方式

根據(jù)本公司實際情況,公司物料采購采用以下三種方式:

1、集中采購 公司通用性大宗物料(鋼材等),以集中采購較為有利,依定時或定量計劃進行采購;

2、合約采購 公司經(jīng)常使用物料,采購部門應(yīng)事先選擇供應(yīng)商,確定供應(yīng)價格及交易條件,辦理合約采購,依定時或定量的方式進行采購;

3、一般采購 除1、2以外的零星物料,采用按需采購的方式。

第八條 詢價、議價

1、采購部門(供應(yīng)鏈及綜合部)收到經(jīng)核準的《請購單》后,除集中采購方式外,采購人員應(yīng)選擇至少三家列入公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商進行詢價;

2、確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況,不受前款所限;

3、如向特約供應(yīng)商采購時,應(yīng)附其報價明細表,如特約供應(yīng)商有兩家以上,則應(yīng)向其同時索要報價明細表;

4、選擇詢價或采購的對象,應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商的順序選擇;

5、供應(yīng)商提供報價的物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r,采購人員應(yīng)商請購部門確認;

6、專業(yè)材料、用品或項目,采購部門應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價;

7、詢價后,如有必要,采購部應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商進行交互議價;議價應(yīng)注意品質(zhì)、交期、服務(wù)兼顧。

第九條 議價原則

有以下情況時,采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商議價:

1、市場價格下跌或有下跌趨勢時;

2、采購頻率明顯增加時;

3、本次采購數(shù)量大于前次時;

4、本次報價偏高時;

5、有同樣品質(zhì)、服務(wù)的供應(yīng)商提供更低價格時;

6、其他有利于公司條件時

第十條 定價核準

1、采購人員詢價、議價完成后,填寫《采購詢價、議價單》(對內(nèi)使用),隨附各供應(yīng)商回傳的《采購詢價單》(對外使用),必要時附上書面說明,呈采購部門負責人審核;采購部門負責人審核時,認為需要再進一步議價時,退回采購人員重新議價,或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價。

2、單筆采購金額在五千元以下的采購訂單,價格由采購部門負責人核準,確定供應(yīng)商;超過五千元的采購訂單,其價格提交總經(jīng)理核準后確定供應(yīng)商。

3、采用集中采購方式采購的供應(yīng)商確定,必須呈報總經(jīng)理核準。

第十一條 訂購作業(yè)

1、供應(yīng)商經(jīng)核準后,采購人員應(yīng)以本公司出具《購銷合同》或供貨商出具《購銷合同》形式與供應(yīng)商訂立合同,訂購物料。

2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形,采購人員應(yīng)于《購銷合同》上明確注明。

3、采購人員應(yīng)控制物料訂購交期,及時向供應(yīng)商跟催交貨進度。

第十二條 驗收與付款

1、依相關(guān)檢驗與入庫規(guī)定進行驗收工作。

2、依合同約定的付款方式,辦理供應(yīng)商付款工作。

第三章 采購質(zhì)量管理

第十三條 采購質(zhì)量文件資料要求

訂購前,應(yīng)提供下列文件資料,或在《購銷合同》、采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定:

1、訂購產(chǎn)品規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等。

2、產(chǎn)品技術(shù)精度、等級要求。

3、各種檢驗規(guī)范、標準。

4、所需產(chǎn)品認證要求或工廠質(zhì)量管理體系認證要求。

第十四條 合格供應(yīng)商選擇

除經(jīng)總經(jīng)理特準外,應(yīng)向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件:

1、經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查,列入《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商。

2、提供的樣品經(jīng)本公司確認合格。

3、以往采購的良好記錄。

第十五條 質(zhì)量保證約定

物料采購,應(yīng)由供應(yīng)商承擔質(zhì)量保證責任,并在訂購前明確。本公司要求供應(yīng)商承諾下列質(zhì)量保證:

1、供應(yīng)商質(zhì)量管理體系符合本公司指定的質(zhì)量保證系統(tǒng)、如iso9000等。

2、供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測。

3、供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其質(zhì)量檢驗合格記錄。

4、接受本公司必要的供應(yīng)商調(diào)查。

5、保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中因供應(yīng)商責任所致?lián)p失的承擔與賠付。

第十六條 進貨驗收規(guī)定

供應(yīng)商提供的物料,必須經(jīng)過本公司倉庫、質(zhì)檢、采購等部門人員相關(guān)驗收工作,主要包括下列幾項:

1、品質(zhì)檢驗 質(zhì)檢部按進料檢驗規(guī)定進行抽樣檢驗,以確定交貨質(zhì)量符合質(zhì)量要求。

2、處理短損 根據(jù)點收、檢驗結(jié)果,對發(fā)生短損的,予以更正數(shù)量,必要時向供應(yīng)商索賠;

3、退還不合格品 對檢驗不合格物料,退供應(yīng)商進行必要處理,由此造成的損失,向供應(yīng)商進行索賠;

第十七條 質(zhì)量糾紛處理

采購物料發(fā)生規(guī)格不符、質(zhì)量不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況的處理流程統(tǒng)稱為質(zhì)量糾紛處理。具體規(guī)定如下:

1、處理依據(jù) 以雙方事先約定的質(zhì)量標準作為處理依據(jù),并在《購銷合同》上詳細說明,其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等,原則上以本公司的要求為依據(jù)。

2、采購物料退貨與索賠

(1)擬退回采購物料應(yīng)由倉管員清點整理后,通知采購部門(供應(yīng)鏈及綜合部)。

(2)采購部門經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點領(lǐng)取退貨品。

(3)現(xiàn)貨供應(yīng)退貨,要求供應(yīng)商更換合格物料。

(4)訂制品退貨,原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。

(5)確屬無法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時,可取消訂單,更換供應(yīng)商。

(6)退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。

(7)雙方事前沒有明確訂購合約時,以實際造成本公司損失向供應(yīng)商索賠。

3、其它索賠規(guī)定

(1)供應(yīng)商原因造成交貨延遲,以實際造成本公司損失向供應(yīng)商索賠。

(2)破損短少情形,由供應(yīng)商補足合格物料,若由此造成本公司損失,依實際發(fā)生情況索賠。

(3)因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良,造成本公司損失,依實際發(fā)生情況索賠。

(4)其他原因?qū)е卤竟緭p失,依實際損失向供應(yīng)商索賠。

第四章 采購交期管理

第十八條 采購交期管理是采購的重點之一,確保交期的目的,是在必要的時間,提供生產(chǎn)所必需的物料,以保障生產(chǎn)且生產(chǎn)成本合理。

第十九條 按供應(yīng)商評價辦法進行考核,將交期的考核列為重要項目之一,以督促供應(yīng)商提高交期達成率。

第二十條 對托收到而貨未到,或貨到發(fā)票未到,應(yīng)及時通知經(jīng)辦人,盡快查實情況。

第五章 付款方式

第二十一條 付款方式

1、由采購部門根據(jù)《請購單》、《采購詢價、議價單》、采購合同、進料驗收單、《入庫單》,向財務(wù)部請款。

2、財務(wù)部依合同規(guī)定的付款方式,與廠商結(jié)款,特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準。

第六章 采購人員工作職責

第二十二條 對短缺物資,采購員要征求使用單位意見,在使用單位同意后方能采購代用品,否則,出現(xiàn)后果由采購員負直接責任。

第二十三條 采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運作,對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購,造成的超儲積壓,損失由采購人員承擔經(jīng)濟責任。

第二十四條 采購員未能及時完成采購任務(wù)時,應(yīng)及早報告采購部經(jīng)理說明原因,提出相應(yīng)意見方案,采購部應(yīng)及時與請購部門溝通,擬定補救辦法和處理對策,特別重大事項,應(yīng)匯報總經(jīng)理。

第二十五條 采購人員必須牢固樹立主人翁思想,盡職盡責,堅持原則,秉公辦事,切實維護公司的利益,保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。

第二十六條 采購人員必須遵守公司規(guī)章制度,按照規(guī)定的程序和標準采購,任何人不得私自訂購和盲目進貨。

第二十七條 采購人員必須做到廉潔自律,秉公辦事,不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。

第二十八條 采購人員必須樹立服務(wù)意識,急生產(chǎn)經(jīng)營所急,想生產(chǎn)經(jīng)營所想,任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。

第二十九條 為掌握瞬息萬變的市場商品信息,采購人員必須經(jīng)常自覺學習業(yè)務(wù)知識,提高業(yè)務(wù)工作能力,以保證及時、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。

第三十條 售后服務(wù):對于采購物資,采購部在簽訂購買合同時,要明確服務(wù)約定。

1、采購物資在投用前需廠家進行現(xiàn)場指導的,由采購部負責聯(lián)系。

2、對于在使用過程中(保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下)出現(xiàn)的質(zhì)量問題,由采購部在規(guī)定時間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。

本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。