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工程公司檔案管理制度匯編(3篇)

更新時(shí)間:2024-11-20 查看人數(shù):49

工程公司檔案管理制度

有哪些

工程公司檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分:

1. 檔案分類(lèi)與編碼:明確各類(lèi)文件的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn),如項(xiàng)目文件、合同文件、技術(shù)圖紙、財(cái)務(wù)報(bào)表等,并設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則,便于檢索和管理。

2. 文件收集與整理:規(guī)定文件從產(chǎn)生到歸檔的流程,包括文件的起草、審核、簽發(fā)、復(fù)制、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。

3. 檔案保管:設(shè)定檔案的保管期限,制定安全存儲(chǔ)和備份策略,確保檔案的完整性和安全性。

4. 檔案利用:規(guī)定檔案的借閱、復(fù)制、銷(xiāo)毀等操作流程,以及權(quán)限分配,保證檔案的有效利用。

5. 檔案信息化:推動(dòng)檔案數(shù)字化進(jìn)程,建立電子檔案管理系統(tǒng),提高檔案管理效率。

6. 檔案審計(jì)與評(píng)估:定期進(jìn)行檔案管理工作檢查,評(píng)估制度執(zhí)行效果,及時(shí)調(diào)整和完善。

實(shí)施細(xì)則

1. 檔案分類(lèi)與編碼:所有文件在形成后一周內(nèi)必須按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)歸類(lèi),并由檔案管理員進(jìn)行編碼。編碼應(yīng)包含部門(mén)代碼、文件類(lèi)型代碼和順序號(hào)。

2. 文件收集與整理:文件需經(jīng)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可歸檔,原件存檔,復(fù)印件分發(fā)。電子文件需同步保存,防止丟失。

3. 檔案保管:檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防盜設(shè)施完備的檔案室,重要文件需加密存儲(chǔ)。每年至少進(jìn)行一次備份,以防數(shù)據(jù)丟失。

4. 檔案利用:?jiǎn)T工借閱檔案需填寫(xiě)申請(qǐng)表,經(jīng)部門(mén)主管審批。檔案外借不超過(guò)七個(gè)工作日,逾期未歸還者將予以警告。

5. 檔案信息化:建立電子檔案系統(tǒng),所有紙質(zhì)檔案應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)完成掃描錄入。系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限,防止非法訪問(wèn)。

6. 檔案審計(jì)與評(píng)估:每季度進(jìn)行一次檔案管理審計(jì),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。年度末進(jìn)行檔案管理總結(jié),表彰優(yōu)秀檔案管理員。

上墻內(nèi)容

1. “尊重檔案,守護(hù)知識(shí)”

2. “檔案管理,人人有責(zé)”

3. “分類(lèi)清晰,編碼準(zhǔn)確,存取便捷”

4. “安全第一,預(yù)防為主,確保檔案完整”

5. “檔案利用,遵守規(guī)程,有序進(jìn)行”

6. “推進(jìn)信息化,提升管理效率”

7. “定期審計(jì),持續(xù)改進(jìn),確保制度執(zhí)行”

通過(guò)以上管理制度,我們旨在構(gòu)建一個(gè)高效、安全、有序的檔案管理體系,為公司的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。所有員工都應(yīng)理解和遵守這些規(guī)定,共同維護(hù)檔案管理的規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化。

工程公司檔案管理制度范文

第1篇 工程公司檔案管理崗位職責(zé)

建筑工程公司檔案管理崗位職責(zé)

崗位概述:負(fù)責(zé)公司文件、檔案、資料的立卷、歸檔及管理工作。

崗位職責(zé)

1.負(fù)責(zé)公司檔案的完整性、安全性和保密性;

2.負(fù)責(zé)公司檔案的建立、整理、保管和借閱等有關(guān)事務(wù);

3.負(fù)責(zé)文件與資料有效性的監(jiān)控,負(fù)責(zé)公司過(guò)期無(wú)效文件的收回、作廢、銷(xiāo)毀及暫留文件的保管;

4.負(fù)責(zé)編制檔案的各種檢索工具;

5.負(fù)責(zé)公司工商登記、房產(chǎn)證及商標(biāo)注冊(cè)證等公司重要資料原件及復(fù)印件的保管和維護(hù);

6.編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)并報(bào)送上級(jí)主管部門(mén)檔案管理部門(mén);

7.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)文件、資料、信函的登記、傳閱、催辦、整理和歸檔;

8.負(fù)責(zé)對(duì)公司其他部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo);

9.負(fù)責(zé)公司圖書(shū)、雜志和有關(guān)技術(shù)資料的采購(gòu)、登記、保管和借閱;

10.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作,做到整潔、安全、保密;

11.認(rèn)真努力、如期完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

第2篇 工程公司檔案管理辦法

__工程有限公司檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了規(guī)范和嚴(yán)肅公司檔案管理,根據(jù)國(guó)家檔案法有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的具體情況,制定本規(guī)章制度。

第二條檔案工作的宗旨:收集齊全、及時(shí)歸檔、完好保存,方便利用。

第三條檔案管理的基本原則及要求:

一、歸檔原則

1.集中保管:公司各檔案材料由辦公室集中保管。

2.主動(dòng)上交和積極催收相結(jié)合:各部門(mén)主動(dòng)上交和辦公室主動(dòng)催收相結(jié)合。

3.詳細(xì)登記:各部門(mén)將原文或其他各種介質(zhì)的預(yù)歸材料整理完好,4.標(biāo)5.著清楚,6.以便分類(lèi)歸檔。

二、交接原則

員工離職或請(qǐng)假超過(guò)15個(gè)工作日,當(dāng)事人必須主動(dòng)將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。檔案材料有損壞或缺失的,根據(jù)檔案材料的重要性,每損壞或缺失一份,在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理;

檔案材料交接單是員工辦理離職或請(qǐng)假時(shí)必須具備的文件,沒(méi)有合法的檔案材料交接單,公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。(檔案交接單見(jiàn)附表六)

第四條檔案管理的組織機(jī)構(gòu)及責(zé)任劃分

檔案管理實(shí)行集中管理。

辦公室集中統(tǒng)一管理,各部門(mén)負(fù)責(zé)部門(mén)檔案工作,維護(hù)檔案的完整與安全。

一、辦公室

辦公室全面負(fù)責(zé)公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責(zé)包括:

收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。

檔案材料的保管和銷(xiāo)毀;

檔案材料的借閱、催還;

指導(dǎo)部門(mén)檔案管理人員的工作;

領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作。

二、部門(mén)檔案管理人員

各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)的檔案管理工作。

部門(mén)檔案管理人員在辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案材料的具體管理工作。其主要職責(zé)見(jiàn)附件一、部門(mén)檔案管理人員職責(zé)。

第五條檔案管理分類(lèi)

對(duì)檔案的管理,按照載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案。

第二章紙質(zhì)檔案管理

第六條紙質(zhì)檔案的內(nèi)容

紙質(zhì)檔案指一切以紙質(zhì)形式存在的檔案資料,對(duì)應(yīng)于聲像檔案資料。

第七條檔案的收集

檔案的收集按照以下兩種情況執(zhí)行:

1、需要經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)的文件資料收集,正式文件一經(jīng)產(chǎn)生,在流出辦公室之前,先交辦公室歸檔(具體見(jiàn)“發(fā)文管理辦法”和“收文管理辦法”)。

2、公司各部門(mén)在工作中形成后,不需要行文,不經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)文件、檔案(如工程圖紙、技術(shù)資料等)的收集,采到以下辦法收集:

事先登記

a.部門(mén)在每年制定工作計(jì)劃時(shí)均要同b.時(shí)注明各項(xiàng)任務(wù)要產(chǎn)生的檔案目錄清單,c.并不d.得出現(xiàn)明顯漏報(bào),e.在制定完工作計(jì)劃3天內(nèi)必須報(bào)送辦公室,f.辦公室秘書(shū)根據(jù)部門(mén)上報(bào)的情況,g.結(jié)合以往工程或工作情況和歷史經(jīng)驗(yàn),h.編制當(dāng)年各部門(mén)應(yīng)該上交的檔案材料目錄并確定上交時(shí)間,i.下發(fā)各部門(mén)執(zhí)行;

j.公司各項(xiàng)目部在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)束后2個(gè)月之內(nèi)上交檔案材料;

k.對(duì)于公司部門(mén)會(huì)議文件,l.各部門(mén)在召開(kāi)會(huì)議前須到辦公室申請(qǐng)會(huì)議室借用登記,m.辦公室按照登記向相關(guān)部門(mén)催收會(huì)議文件。辦公室秘書(shū)根據(jù)會(huì)議登記表向各部門(mén)催收文件;

事后查收

辦公室秘書(shū)根據(jù)各部門(mén)上報(bào)的檔案目錄清單和既定時(shí)間,及時(shí)向相關(guān)部門(mén)催收檔案;

各部門(mén)須嚴(yán)格按規(guī)定主動(dòng)、及時(shí)向辦公室上交檔案材料;

對(duì)不按要求及時(shí)提交資料或提交資料不齊全的,除要求限時(shí)補(bǔ)齊外,根據(jù)資料重要性,在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行責(zé)任處理;

對(duì)于辦公室秘書(shū)催收不力或工作疏忽造成文件漏收的,在考核結(jié)果中對(duì)辦公室秘書(shū)進(jìn)行責(zé)任處理。

第八條檔案的立卷、整理和歸檔,具體見(jiàn)附件二,“檔案資料立卷歸檔規(guī)則”。

第三章聲像檔案管理

第九條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、光盤(pán)和文字說(shuō)明兩部分組成。

第十條 聲像檔案資料的收集

一、收集范圍

反映公司主要職能活動(dòng),業(yè)務(wù)、工程等工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料;

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料;

公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議、會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料;

其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料;

其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

二、收集方法及要求

事先確認(rèn)

制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(合底片)的部門(mén)和人員,在借用聲像器材時(shí),經(jīng)辦人認(rèn)真填寫(xiě)《聲像器材借用申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內(nèi)容,數(shù)量和質(zhì)量要求,完成時(shí)間。(見(jiàn)附表八、聲像器材借用申請(qǐng)表)

嚴(yán)格審核

經(jīng)辦人經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核后,交辦公室主任審批后,辦公室即轉(zhuǎn)交《聲像器材借用申請(qǐng)表》至辦公室秘書(shū),辦公室秘書(shū)登記后借出器材;

積極催收、嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收

對(duì)到期未及時(shí)交還器材并同時(shí)上交所制作的聲像檔案的,辦公室秘書(shū)積極催收。

辦公室原則上只接收原版、原件。

經(jīng)辦人按規(guī)定上交的歸還器材時(shí),必須同時(shí)上交制作的聲像檔案資料及其它載體形態(tài)的檔案,凡涉及公司重大事件的,相關(guān)部門(mén)和人員應(yīng)向辦公室報(bào)送目錄和必要的文字說(shuō)明。

辦公室秘書(shū)嚴(yán)格按規(guī)定檢查經(jīng)辦人員上交的聲像資料,聲像資料要齊全,文字說(shuō)明內(nèi)容要真實(shí);底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。

如果因特殊原因未能按規(guī)定提交聲像資料,除非經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、辦公室主任審核,總經(jīng)理審批,否則視為私用公司財(cái)物,其形成費(fèi)用不予報(bào)銷(xiāo),在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。

第十一條 聲像檔案的整理和保管(見(jiàn)附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則)

第四章檔案查借閱管理制度

第十二條 公司員工可以根據(jù)公司確定的查閱權(quán)限,查閱有關(guān)文件。

第十三條 由辦公室秘書(shū)按相應(yīng)的查閱權(quán)限原則上執(zhí)行,如需越權(quán)查閱,需上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

序號(hào)

職位

查閱權(quán)限

(a級(jí)―絕密,b級(jí)―機(jī)密,c級(jí)―秘密,d級(jí)―公開(kāi))

1

董事長(zhǎng)、總經(jīng)理

a、b、c、d級(jí)文件資料

2

公司高層管理人員

b級(jí)(含)以下文件資料

3

部門(mén)經(jīng)理

c級(jí)(含)以下文件資料

4

一般員工

d級(jí)文件資料

a級(jí)文件(絕密):指最重要的公司秘密,一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料,包括:財(cái)務(wù)分析報(bào)告、工程決算材料;合同、協(xié)議文本;對(duì)高層管理者的考核報(bào)告、評(píng)議等;對(duì)工資分配方案及所屬文件;涉及項(xiàng)目成本、利潤(rùn)的報(bào)告或論證材料;如投資計(jì)劃與分析、項(xiàng)目可研報(bào)告等;公司尚未實(shí)施或正在實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策、公司項(xiàng)目技術(shù)的核心資料;公司其它認(rèn)為應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料。

b級(jí)文件(機(jī)密):指重要的公司文件,一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資料,包括:公司注冊(cè)及相關(guān)文件;技術(shù)資料、工程建設(shè)的重要圖紙;立項(xiàng)報(bào)告、業(yè)務(wù)進(jìn)度分析報(bào)告;各種末正式批復(fù)或采取的計(jì)劃、方案;涉及公司尚未公開(kāi)或不宜公開(kāi)情報(bào)的來(lái)往文書(shū),政府部門(mén)對(duì)公司的處罰決定等;公司其它認(rèn)為應(yīng)列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件材料及聲像材料。如經(jīng)濟(jì)糾紛、工程招投標(biāo)文件等。

c級(jí)文件(秘密),包括:各種證明材料;工程方面的洽商等;公司其它應(yīng)列為秘密的文件資料及聲像材料,如給領(lǐng)導(dǎo)的函件、竣工圖、竣工資料等。

d級(jí)文件(普通):指一般性的,可以提供給所有的員工查考利用的文件資料,包括:

平時(shí)各種工作條例、規(guī)章制度;一般業(yè)務(wù)工作來(lái)往文件(不涉及絕密、機(jī)密的文件);各類(lèi)一般性的請(qǐng)示、通知、會(huì)議紀(jì)要,簡(jiǎn)報(bào)、情況反映等;行政管理工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;一般性的月、季工作計(jì)劃與總結(jié)報(bào)告;有關(guān)干部任免、調(diào)配、定級(jí)等的文件;財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等各類(lèi)行政交接手續(xù)憑證,其它。

查(借)閱檔案(包括資料、文件、光盤(pán))必須在檔案查(借)閱登記簿登記后方可查(借)閱;

密級(jí)檔案在辦公室查閱,不能帶出,必須帶出辦公室查閱的,需辦公室主任審核報(bào)總經(jīng)理簽字才可。

第十四條 檔案原件一般不外借,如必須借閱,一般檔案時(shí)間不超過(guò)十天,密級(jí)檔案不超過(guò)一星期。并且必須得到辦公室主任審批并辦理相關(guān)手續(xù)(見(jiàn)附表二)。

第十五條 借閱檔案的人必須愛(ài)護(hù)檔案,要保護(hù)檔案的安全與保密,不得擅自涂改、勾畫(huà)、裁減、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。

第十六條 借檔人確因工作原因需要打印、復(fù)印、摘抄文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)。(見(jiàn)附表四)并由辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)打印、復(fù)印。但須進(jìn)行技術(shù)處理,保證復(fù)印件與原件有明顯的區(qū)別,并且只復(fù)印文件上相關(guān)的部分,其他與其查閱無(wú)關(guān)的內(nèi)容在復(fù)印時(shí)必須進(jìn)行遮蔽處理;

第十七條 借用的檔案,當(dāng)事人必須在規(guī)定時(shí)間歸還辦公室;如確需延期,當(dāng)事人必須提前一個(gè)工作日辦理續(xù)借手續(xù)(見(jiàn)附表三)。否則視為無(wú)故不及時(shí)歸還,在考核結(jié)果中對(duì)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理。

第十八條 借閱檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清除,與發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo),并根據(jù)文件性質(zhì)、損壞程度在考核結(jié)果中對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理。

第十九條 外部合作單位查閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能查閱,但不能將檔案帶離辦公室。

第二十條 外部合作單位摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意,對(duì)摘抄的資料要進(jìn)行審查、簽章。

第3篇 礦山工程公司檔案管理制度

礦山工程有限公司檔案管理制度

一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機(jī)密安全。

二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書(shū)檔案并履行清交手續(xù)。

三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門(mén)檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。

四、各類(lèi)規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。

六、各類(lèi)承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門(mén)備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。

七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部等業(yè)務(wù)部門(mén)按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。

八、歸檔資料必須符合下列要求:

①文件材料齊全完整;

②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;

③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值、分類(lèi)、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。

九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。

十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門(mén)組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。

十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。

工程公司檔案管理制度匯編(3篇)

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