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總經理辦公室管理制度旨在確保公司日常運營的高效、有序，為總經理提供一個良好的決策環(huán)境。它涵蓋了以下幾個核心方面：
1. 辦公室管理
2. 行政支持
3. 溝通協調
4. 文件與檔案管理
5. 日程安排
6. 保密制度
包括哪些方面
1. 辦公室管理：規(guī)定辦公設備的使用與維護，保持辦公環(huán)境整潔，確保辦公設施的安全運行。
2. 行政支持：涵蓋文件處理、會議籌備、差旅安排等，以保證總經理日常工作順利進行。
3. 溝通協調：建立有效的內部溝通機制，確保信息暢通，協調各部門間的合作。
4. 文件與檔案管理：制定文件分類、歸檔、檢索的程序，確保信息的安全與準確。
5. 日程安排：合理規(guī)劃總經理的日程，優(yōu)先處理重要事務，避免時間沖突。
6. 保密制度：規(guī)定敏感信息的處理方式，防止機密泄露，維護公司利益。
重要性
總經理辦公室管理制度的重要性體現在：
1. 提升效率：規(guī)范化的流程能減少工作中的混亂，提高總經理及團隊的工作效率。
2. 維護秩序：明確的職責劃分，有助于維持辦公室的良好秩序，避免工作沖突。
3. 保障決策：有效的信息管理和溝通機制，為總經理的決策提供及時、準確的數據支持。
4. 保護資產：嚴格的保密制度，防止公司機密外泄，保護公司的核心競爭力。
方案
1. 制定詳細操作指南：為每一項管理內容制定具體的操作指南，確保員工清楚了解并執(zhí)行。
2. 定期培訓與評估：定期對員工進行制度培訓，評估執(zhí)行效果，及時調整和完善制度。
3. 設立反饋機制：鼓勵員工提出改進建議，持續(xù)優(yōu)化管理制度。
4. 強化責任落實：明確每個崗位的責任，通過績效考核確保制度的執(zhí)行。
5. 更新與適應：隨著公司的發(fā)展，定期審查并更新管理制度，以適應新的業(yè)務需求和環(huán)境變化。
通過上述方案，總經理辦公室管理制度將形成一個動態(tài)、高效的管理體系，助力公司實現長期穩(wěn)定發(fā)展。
總經理辦公室管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理評審控制工作程序（總經理辦公室）
物業(yè)管理評審控制程序(總經理辦公室)
1、目的和范圍
總經理按計劃對質量管理體系進行評審,以確保其持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。通過定期的評審評價質量管理體系變更的需要,并適合于實現物業(yè)的質量方針和質量目標的要求。
2、引用文件
fshtl-0301物業(yè)文件控制程序
fshtl-0302物業(yè)記錄控制程序
fshtl-0321物業(yè)客戶滿意度測量控制程序
fshtl-0322物業(yè)內部質量體系審核控制制度
fshtl-0325物業(yè)改進控制程序
3、職責
3.1總經理負責主持管理評審,作出評審結論和決策措施,并對質量管理體系的適應性和持續(xù)有效性負責。
3.2總經理辦公室主任負責管理評審的計劃落實、組織協調,并向總經理報告質量管理體系的運行情況。
3.3總經理辦公室負責管理評審的準備工作和組織實施,收集并提供管理評審所需資料,以及評審后問題的分解、檢查和報告工作。
3.4與質量體系評審相關的職能部門負責人參加評審,準備并提供本部門的評審所需的資料,落實評審中提出需要采取的糾正與預防措施的制訂和實施。
4、工作程序
4.1評審時間、形式、依據
4.1管理評審每年至少進行一次,一般選擇在本年度質量目標檢查總結之后,下年度新的質量目標頒布之前進行,一般為每年十一月中旬?？山Y合內審后的結果進行,也可根據需要安排。當內外部環(huán)境情況變化時,應及時進行管理評審。
4.2總經理辦公室須在評審前一個月編制《管理評審計劃》,特殊情況如,遇重大或緊急情況可根據需要即時安排評審;《計劃》需交總經理批準。
4.3管理評審一般以會議形式進行評審。
4.4開展管理評審活動的要求:
a.確保質量管理體系持續(xù)的適宜性。由于物業(yè)所處的環(huán)境不斷地變化,要求物業(yè)根據行業(yè)、法律法規(guī)要求、業(yè)主及市場要求適時調整質量管理體系過程,以保持其持續(xù)的適宜性;
b.確保質量管理體系持續(xù)的充分性。在物業(yè)質量體系運行中,對服務實現過程或體系現狀的測量分析、新目標的建立、新方法的提出或新過程的識別,使原有質量管理體系存在不充分的情況,通過管理評審來調整相互關聯的過程,以達到體系的持續(xù)的充分性;
c確保質量管理體系持續(xù)的有效性。有效性是物業(yè)實現質量方針、目標的程度的度量。必須把業(yè)主的滿意度、服務的業(yè)績、物業(yè)整體服務素質與行業(yè)法規(guī)的符合性等與質量目標對比,找差距,不斷改進,以確保體系的持續(xù)的有效性;
d.上述三種情況都有可能導致體系的變更,物業(yè)需適時地調整過程和質量目標,以達到體系的持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。
4.5管理評審計劃或評審要求(包括評審時間、評審目的、評審范圍及評審重點、參加評審的部門/人員、評審依據和評審內容),應由總經理辦公室提前通知參加管理評審的部門負責人。
4.6管理評審的依據是物業(yè)質量方針、目標的實現情況以及市場和顧客需求的變化狀況。
4.7當出現下列情況之一時,可增加管理評審頻次。
a.物業(yè)組織機構、服務內容、資源配置發(fā)生重大變化時;
b.當法律法規(guī)、行業(yè)標準規(guī)范及業(yè)主要求有變化時;
c.市場需求發(fā)生重大變化時;
d.即將進行第二、三方審核,或法律法規(guī)規(guī)定的審核時;
e.質量審核中發(fā)現嚴重不合格時。
4.2管理評審的輸入和輸出
4.2.1管理評審的輸入包括物業(yè)當前的業(yè)績和需要改進方面。如:
a.審核結果。通過內、外審核的結論及所采取的糾正措施實施的效果,評價質量管理體系的適宜性、有效性以及企業(yè)結構、職責分工、程序和資源配置的合理性、充分性;
b.業(yè)主的反饋信息。根據市場信息、業(yè)主反饋的信息、服務情況的信息以及與業(yè)主溝通的結果,評價業(yè)主對本物業(yè)服務的滿意程度;
c.過程的業(yè)績和服務的符合性。通過對服務過程的確認、控制的效果以及產品實際質量狀況與質量要求的符合性的審核,評價質量管理體系運行的有效性;
d.預防和糾正措施的情況。對預防和糾正措施實施的結果進行評審、確認,以便修改相關文件,保持措施的后續(xù)有效性;
e.以往管理評審的跟蹤措施情況。檢查評審上次管理評審結果所采取的糾正措施的跟蹤驗證結果的有效性、及時性和正確性,以確保質量管理體系運行的有效性;
f.可能影響質量管理體系的變化。根據市場策略、技術進步相關法律法規(guī)和社會要求等外部環(huán)境的變化以及物業(yè)內部的變化(如體系的重大變更,財務狀況變化等因素),評價體系進行變更和完善的必要性;
g.評價持續(xù)改進項目實施的有效性,并提出新的改進目標和項目;
h.根據物業(yè)經營狀況的相關數據的趨勢、分析和應用情況及效果,以確定體系的適宜性、充分性、有效性和需要改進的順序和項目;
i.改進的建議。
4.2.2評審的輸出
a.質量管理體系及其過程有效性的改進。在評審結論中應有關于體系及過程改進的要求、順序、項目等內容(如業(yè)主滿意、過程改進、硬件設施設備環(huán)境等);
b.與服務要求有關的改進。在服務的改進方面,包括服務質量特性、滿足市場需求的能力等。優(yōu)先考慮業(yè)主的要求以及服務實現中的薄弱環(huán)節(jié);
c.確定和提供資源的措施。根據內外部環(huán)境的變化,確定資源需求,尤其對關鍵設備、關鍵工序、特殊過程、測量設備、人員等方面的需求,予以確認和配置,以適應體系運行的需要。
4.3管理評審的實施辦法
4.1總經理辦公室向有關部門提出評審所需的資料清單。包括:
a.內外部質量管理體系審核報告及不符合項實施糾正措施的有關材料;
b.本年度或某階段質量目標完成情況的材料;
c.物業(yè)服務質量、服務水平的分析材料;
d.業(yè)主滿意度調查信息和服務情況的匯總材料;
e.其他有關服務與體系運行的情況資料、糾正和預防措施的有關資料;
f.物業(yè)管理方面的數據的趨勢分析、應用效果以及持續(xù)改進的相關數據、報表、材料等。
4.2總經理辦公室將《管理評審通知單》和批準的《評審計劃》下發(fā)各參加評審的部門,同時要求各參加部門作好會議的準備工作,包括對本部門薄弱環(huán)節(jié)的分析、產生原因及改進的設想。
4.3召開評審會議:
a.總經理主持
會議,各部門經理參加會議;
b.指定評審重點部門作主要發(fā)言;
c.參加會議人員進行充分討論。
4.4評審報告
4.4.1根據總經理對管理評審中相關問題的決定,總經理辦公室形成文件,經總經理審核、批準后,下發(fā)實施。
評審報告的內容一般包括:評審時間;評審組成員姓名、部門、職務;評審簡要過程及結論;不符合項的具體說明及改進建議。
4.4.2對管理評審出現的不符合項,由總經理確定責任部門,總經理辦公室進行分解,下發(fā)各部門制訂糾正措施,予以實施。
4.4.3管理評審報告分發(fā)范圍:總經理、總經理辦公室、相關部門。
4.5糾正措施的跟蹤驗證
4.5.1各相關部門收到評審報告后,應立即分析原因,制訂糾正措施,并報告總經理辦公室審核,總經理批準,然后組織實施。
4.5.2總經理辦公室對實施情況跟蹤檢查,驗證實施的有效性,并報總經理。
4.6管理評審計劃、記錄、報告等相關資料應由總經理辦公室按照《文件控制程序》歸檔備查。
4.7管理評審結果引起文件更改時,按fshtl-0301《文件控制程序》執(zhí)行。
5、記錄
管理評審計劃(見總辦手冊7.13)管理評審通知單(見總辦手冊7.14)
第2篇 物業(yè)總經理辦公室質量管理職責－2
物業(yè)總經理辦公室質量管理職責2
a.負責公司各部門間工作協調,協助總經理處理和協調各種事務;承上啟下,內外溝通,完成公司領導交辦的各項任務。
b.通過組織深入的調查研究,及時掌握公司內外部信息,向公司提供及時、準確、有效的各類信息及分析結果,為公司決策提供資訊依據及合理化建議。
c.依據公司中長期發(fā)展的經營管理目標,擬訂公司中長期發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃。
d.負責集團總部、深圳__地產公司指令、信息的下達及落實情況的監(jiān)督,向集團總部、深圳__地產公司報送、反饋信息。
e.負責公司信息管理,不斷完善公司信息管理制度,維護和保持公司信息渠道的暢通。
f.負責收集政府頒布的與公司業(yè)務有關的法令、法規(guī)、條例及行業(yè)管理規(guī)定,及時整理并下發(fā)各部門,并按最新要求執(zhí)行。
g.負責公司內部及外部網站的管理,負責internet信息的下載和發(fā)布。
h.負責管理、維護公司各類電腦及網絡設備,完善公司電腦管理規(guī)章制度。
i.負責公司對外公共關系的建立、保持,處理公司對外事務及同行業(yè)交流、參觀的接待、安排工作;負責公司企業(yè)形象宣傳及公司ci工程之推廣應用。
j.負責公司法律事務的協調處理,并協助各部門通過法律途徑追繳各類拖欠款。
k.負責對外發(fā)送文件、外來文件的跟蹤、轉發(fā),并落實批轉情況;
負責轉呈各部門及人員向總經理提出的請示、報告、建議等,經總經理批示后轉相關部門或人員,并對處理情況作相應跟蹤。
l.負責公司公章、法人委托書、法人證明書、介紹信的管理工作。
m.負責公司的合同管理工作。
n.負責公司行政會議的會議紀要及重大事件記錄,組織撰寫公司級的各類文稿(包括年度工作總結、上報材料、請示、報告、會議紀要等)。
o.負責各部門會所經營管理的指導和監(jiān)督工作。
p.負責指導各部門開展社區(qū)文化活動及公司級社區(qū)文化活動的統籌、組織工作。
q. 負責協助法律及電腦、網絡知識培訓工作。
第3篇 物業(yè)公司總經理辦公室質量管理職責
物業(yè)公司總經理辦公室質量管理職責
a.負責公司各管理處/部門間工作協調,協助總經理處理和協調各種事務;承上啟下,內外溝通,完成公司領導交辦的各項任務。
b.通過組織深入的調查研究,及時掌握公司內外部信息,向公司提供及時、準確、有效的各類信息及分析結果,為公司決策提供資訊依據及合理化建議。
c.依據公司中長期發(fā)展的經營管理目標,擬訂公司中長期發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃。
d.負責集團、天津zz地產公司指令、信息的下達及落實情況的監(jiān)督,向集團、天津zz地產公司報送、反饋信息。
e.負責公司信息管理,不斷完善公司信息管理制度,維護和保持公司信息渠道的暢通。
f.負責收集政府頒布的與公司業(yè)務有關的法令、法規(guī)、條例及行業(yè)管理規(guī)定,及時整理并下發(fā)各管理處/部門,并按最新要求執(zhí)行。
g.負責公司內部網絡的管理,管理、維護公司各類電腦及網絡設備,完善公司電腦管理規(guī)章制度。
h.負責公司對外公共關系的建立、保持,處理公司對外事務及同行業(yè)交流、參觀的接待、安排工作;
i.負責公司法律事務的協調處理,并協助各管理處/部門通過法律途徑追繳各類拖欠款。負責公司簽署合同的法律事務方面的審核。
j.負責公司企業(yè)形象宣傳及公司ci工程之監(jiān)督與推廣應用
k.負責指導各管理處/部門開展社區(qū)宣傳活動及物業(yè)宣傳的統籌、組織工作
l.負責對物資供方進行評估或審核,了解各類物資價格的浮動情況,并每季度公布一次常用物資參考價格及協助每年定期復查供方的資信。
m.負責對外發(fā)送文件、外來文件的跟蹤、轉發(fā),并落實批轉情況;
n.負責轉呈各管理處/部門及人員向總經理提出的請示、報告、建議等,經總經理批示后轉相關部門或人員,并對處理情況作相應跟蹤。
o.負責指導、監(jiān)督檢查各管理處/部門文檔管理及重要資料的控制和保管工作。
p.負責公司公章、法人委托書、法人證明書、介紹信的管理工作。
q.負責公司的合同管理工作。
r.負責公司行政會議的會議紀要及重大事件記錄,組織撰寫公司級的各類文稿(包括年度工作總結、上報材料、請示、報告、會議紀要等)。
s.負責公司本部辦公場所后勤、設備管理工作的具體實施
t.負責公司后勤保障體系的不斷完善,監(jiān)督各管理處/部門后勤工作。
u.負責公司倉庫管理工作
v.負責公司資產購置、調拔、報廢等管理工作。
w.負責公司車輛安排、維護、年審及專兼職駕駛員管理等工作
_.負責假日運行處日常業(yè)務的管理指導工作
y.根據公司財務制度規(guī)定嚴格做好權限內費用支出的審批工作
z.負責法律、文檔及電腦、網絡知識培訓工作
第4篇 裝修公司總經理辦公室管理制度
裝飾公司總經理辦公室管理制度
會議制度
第一條、為維持正常的工作秩序,提高工作效率,特制定本制度。
第二條、會議可有5分鐘彈性時間(由主持人掌握)。遲到、早退5(不含)--15分鐘(含)的,一次罰款20元;遲到、早退15(不含)--30分鐘(含)的,一次罰款40元;遲到、早退超過30分鐘的,一次罰款50元。
第三條、會間呼機或手機每響一次罰款20元,接、打一次手提電話罰款50元,離開會場接、打電話,每次罰款100元。
第四條、會間離席者(無論何故),罰款100元。
第五條、無故不參加會議者,每次罰款200元。因故(無論是因公事、私事)請假不參加會議者,每次罰款50元(公司指定外出者或因工作約定時間必須避開例會時間且經總經理特批者除外)。
第六條、總經理例會
1、除遇特殊情況,每周三下午16:00在公司總部召開總經理例會。
2、總經理例會紀要、會議決議由總經理辦公室主任記錄,會后將記錄單復印交總經理、每個承辦人和總經理辦公室主任各一份。
3、發(fā)言人應按規(guī)定的匯報內容匯報工作,發(fā)言應言簡意賅,音量適中,吐字清晰。
4、因故不能參加總經理例會的部門負責人,須安排經總經理事先認可的臨時負責人出席會議,未安排臨時負責人的,給予一般過失單一張。
5、未按承辦時間匯報例會決議完成情況的,視情節(jié)給予一般或嚴重過失單一張。
第七條、總經理例會的次日,各部門召開部門例會,如需更改會議時間,須報總經理批準。未按時召開部門例會的,視情節(jié)給予相關責任人一般或嚴重過失單。
第八條、總經理當面指令或電話指令,須在24小時內匯報承辦情況。否則視情節(jié)給予一般或嚴重過失單一張。
第九條、本制度由總經理辦公室負責解釋、修改。
八小時復命制
為嚴肅工作紀律,加強時間管理,提高工作效率,特制定本制度。
1.上級向下屬指派工作,要求作出限時,對于無法提出限時的工作,應嚴格按本制度執(zhí)行。
2.員工接受領導口頭或書面指派的非限時工作任務,須于接受任務之時起,八個工作小時內匯報工作結果或承辦情況。
3.部門之間非限時的協作事宜,應在八個工作小時內互相通報工作進展情況。
4.員工向部門經理/主管反映問題、提供建議等,部門經理/主管須在八個工作小時內通告工作結果或承辦情況。
5.員工在工作時間內因外出辦事,或請假休息等原因不在崗位,均應向公司說明事由、去向,并與公司保持聯系。
6.違反本規(guī)定,視情節(jié)給予一般或嚴重過失單處罰。
7.員工投訴按投訴制度處理,不屬此制度規(guī)定范圍。
文件管理制度
第一條、為加強公司文件的規(guī)范化管理,特制定本辦法。
第二條、公司的文件由總經理辦公室負責起草和審閱,總經理簽發(fā)。
第三條、公司各部門的文件由各部門負責起草,并交一份電子文檔給總經理辦公室審閱、修改,起草人或部門(臨時)負責人校對,總經理簽發(fā),未交總經理辦公室審閱和私自制發(fā)的,視情節(jié)給予文件起草部門負責人一般或嚴重過失單一張。
第四條、文件原稿,須注明文件起草部門、起草人,由總經理秘書分類歸檔,保存?zhèn)浒浮?/p>
第五條、文件簽發(fā)后,由總經理辦公室統一安排打印、復印、蓋章。
第六條、公司正式書面文件(紅頭文件、呈報上級主管部門文件)出現錯別字的,每個錯別字給予總經理辦公室主任和部門文件的校對人各二十元罰款。
第七條、屬于機密的文件,起稿人應注明秘密字樣,并確定報送范圍。機密文件按保密規(guī)定由專人印制、報送。
第八條、文件由總經理辦公室負責發(fā)送。送件人應將文件內容、發(fā)送日期、接件部門、接件人等事項登記清楚。秘密文件由專人按核定的范圍發(fā)送。
第九條、外來的文件由總經理辦公室專人負責簽收,并分類登記。簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應在接件后15分鐘內報送,15分鐘內無法報送的,應與接件人聯系并協商解決辦法。
第十條、傳閱文件由總經理辦公室專人負責收回,對領導指示的文件,總經理辦公室應按領導指示和文件要求組織傳達和落實。
第十一條、違反本制度第七條、第八條有關規(guī)定的,按公司保密制度規(guī)定承擔責任;違反本制度第九條、第十條規(guī)定的,受罰一般過失單。
第十二條、本制度由總經理辦公室負責解釋、修改。
保密制度
第一條、為保守公司秘密,維護公司利益,特制定本制度。
第二條、公司秘密是關系公司權利和利益,依照特定程序確定,在一定時間內只限定一定范圍的人員知悉的事項。
第三條、公司全體員工都有保守公司秘密的義務。
第四條、公司保密工作實行既確保秘密又便利工作的方針。
第五條、公司秘密包括下列事項:
(一)公司尚未付諸實施的經營戰(zhàn)略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目及經營決策。
(二)公司管理制度、文件、通知等。
(三)公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。
(四)公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表產值。
(五)公司掌握的尚未進入市場尚未公開的各類信息。
(六)公司職員人事檔案,工資性、勞務性收入及資料。
(七)其他經公司確定應當保密的事項。
第六條、屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀,由總經理辦公室負責保密,并采取相應的保密措施。
第七條、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的,須事先報總經理批準。
第八條、具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動,主辦部門應采取下列保密措施:
(一)選擇具備保密條件的會議場所。
(二)根據工作需要,限定參加會議人員的范圍。
(三)依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議文件。
(四)確定會議內容是否傳達及傳達范圍。
第九條、不準在私人交往和通訊中泄露公司秘密,不準在公共場所談論公司秘密,不準通過其他方式傳遞公司秘密。
第十條、公司工作人員發(fā)現公
司秘密已經泄露或者可能泄露時,應當立即采取補救措施并及時報告總經理。
第十一條、出現下列情況之一者,給予警告,并處以50-500元罰款:
(一)泄露公司秘密,尚未造成嚴重后果或經濟損失的;
(二)違反本制度第六條、第七條、第八條、第九條規(guī)定的;
(三)已泄露公司秘密但采取補救措施的;
第十二條出現下列情況之一的,予以辭退和賠償公司經濟損失并取消其在公司的一切利益(包括工資和效益工資)
(一)故意或過失泄露公司秘密,造成嚴重后果或重大經濟損失的。
(二)違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的。
(三)利用職權強制他人違反保密制度的。
第5篇 某酒店總經理辦公室管理制度
酒店總經理辦公室管理制度
(一)總經理辦公會制度
總經理辦公會每周召開一次,由酒店總經理主持,副總以上領導出席。總經理缺席時,由授權委托人主持會議。
總經理辦公會內容:
研究黨的路線、方針、政策和國家有關法規(guī)以及上級的重要指示,規(guī)定在本店的貫徹執(zhí)行。
研究討論酒店發(fā)展規(guī)劃、改革方案。
討論酒店月度、季度、年度工作計劃、總結。
討論酒店的重大經營管理活動。
討論酒店人事安排與組織機構的調整。
討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關問題。
討論員工重大獎懲事項。
討論研究其他酒店的有關問題。
(二)專題工作會議制度
酒店專題工作會議視經營管理需要確定。
酒店專題會議事先由辦公室根據總經理的指令,列出會議內容和要求,責成有關部門進行調查研究,充分準備,待時機成熟后召開。
會議由總經理主持,視會議內容確定出席人員。
酒店專題會議一般可分為:經濟活動分析會;價格政策會議;餐飲工作會議;銷售工作會議;酒店質量管理會議;培訓工作會議;酒店更新改造會議;重大接待任務協調會等等。
(三)酒店晨會制度
酒店晨會每天上午8:30召開,由酒店總經理主持召集,會議時間一般控制在半小時內。
會議出席人員:酒店副總經理及各部門主要負責人,如主要負責人因事不能出席,應指定副職或代理人參加。
會議內容主要是各部門匯報一天(24小時)內本部門發(fā)生的重大問題或需要酒店協調的工作以及上次晨會布置的工作貫徹落實情況。
會議主持人對晨會上各部門提出的問題或需要協調解決的工作應作出明確決斷,并明確分工落實。
會議結束,出席會議的各部門人員應迅速傳達布置和落實工作指令和要求。
(四)文件傳閱制度
酒店領導日常應閱讀上級黨、政部門和業(yè)務主管部門的許多文件、信息資料以及重要的期刊雜志,了解黨和政府部門及業(yè)務主管部門各類重要信息和最新的方針、政策精神,正確指導酒店的各項經營管理活動。
各類文件資料由辦公室專職檔案管理人員負責收、發(fā)、登記后,交酒店領導按序迅速傳閱,對酒店領導批示的文件,應及時反饋給相關職能部門貫徹執(zhí)行。
(五)閱簽值班記錄和有關重要經營報表制度
酒店領導每天要閱簽“大堂副理值班記錄簿”、“保衛(wèi)值班記錄簿”、“夜間經理值班本”、“酒店營業(yè)收入日報表”以及各類有關的重要財務報表,還可通過電腦終端查閱各項經營資料,全面了解酒店近期的經營管理情況,以便對經營管理中存在的問題迅速做出決策。
(六)節(jié)假日值班制度
節(jié)假日值班制度是加強酒店經營管理的一項重要措施,遇有重大節(jié)日,酒店領導應親自參加值班。
1、值班員要堅守崗位,遵守紀律。
2、值班時要根據授權范圍主動積極地處理各種問題。遇重大、緊急情況或授權范圍以外的問題,必須及時請示有關領導,按領導意圖處理,以免延誤。
3、值班時遇有賓客投訴,要協助有關部門一起妥善處理,需要時報
請領導處理。
4、做好領導用車調度等行政事務工作,完成領導交辦的其他工作。
(七)酒店調研和信息工作制度
酒店調研和信息工作的目的是為領導決策和解決問題提供依據。
酒店調研和信息工作由辦公室秘書負責,其他人員協助。
調研工作的重點是:
(1)酒店經營管理中帶有全局性、傾向性的情況和問題。
(2)酒店經營管理的經驗和教訓。
(3)酒店各項決策付諸實施后的效果和需要完善之處。
(4)領導交辦的其他調研工作。
信息工作的重點是:
員工信息:員工的思想動態(tài)、工作情況,以及對經營管理的意見、建議。
(2)客人信息:住店客人的投訴、意見和表揚。
(3)客源信息:國際、國內客源市場的動態(tài)、預測性的信息。
(4)同行信息:包括同行酒店的經營管理新動向、特色、服務水平、價格政策、營銷策略等基本信息。
(5)社會信息:酒店在公眾中的形象和知名度。
調研和信息工作要求客觀、全面、深入,堅持實事求是,防止片面性和表面化。
調研工作程序是準備、調查、研究、寫出調研報告。信息工作的程序為搜集、分類、分級、篩選、比較分析、匯總和交流。
調研報告寫作要求:觀點和材料統一,結構和條理嚴謹清楚,語言平實準確、鮮明生動。信息材料的寫作要求:注意實效,注重功效,簡明扼要。
(八)酒店印章和介紹信管理制度
酒店印章、總經理個人印章、酒店介紹信均有專人管理和保管,存放安全可靠。未經批準,不得把印章和介紹信交他人管理和使用。
使用印章和介紹信要經酒店領導批準,文件用印以文件簽發(fā)、簽字為準。常規(guī)用印由辦公室秘書批準。
用印、使用介紹信應予登記。登記內容包括用印和用信人、事由、時間、批準人、經手人和印數等。
蓋印位置要端正、清楚,不可斜、側、偏、模糊不清。
嚴禁未經批準擅自用印和使用介紹信。非法用印,非法使用介紹信,應根據情節(jié)和后果嚴肅處理,直至依法懲處。
(九)財產物資管理制度
財產設備管理
(1)辦公室使用的各種辦公設備和交通工具由辦公室秘書具體負責管理,建立辦公室財產二級明細帳,以便隨時與財務部相互核對,做到帳帳相符,帳物相符。
各種財產設備實行“誰使用,誰負責”并切實做好日常的維護和清潔保養(yǎng)工作,做到物盡其用,愛惜使用。
各種財產設備的調撥、出借必須經財務部或總經理審核,按批準文件填寫財務部統一印制的“固定資產調撥單”;在酒店內部各部門之間的轉移,應填寫“固定資產轉移單”,并辦理財產變動登帳手續(xù)。
設備因使用年久和因損壞不能使用,或因技術進步而淘汰,需要報廢時,必須經財務部和工程部組織技術鑒定小組進行鑒定,確認無使用價值時,才能辦理報廢手續(xù)。
新設備的添置必須經酒店批準,會同財務部共同驗收,并填寫財務部統一印制的“財產領用單”,辦理領用手續(xù)后,登記入帳。
辦公室秘書每季度應對辦公室使用的各種設備進行一次檢查和核對,每年定期清查盤點,確保帳物相符;發(fā)生盈虧必須
查明原因,并填寫財務部統一印制的“固定資產盤盈盤虧報告單”,報財務部處理。
物料用品管理
(1)辦公室物料用品由辦公室秘書統一管理,具體負責編制年度物料用品消耗計劃;按照物料用品分類,建立專用物料用品臺帳,掌握使用及消耗情況,辦理物料用品領用、發(fā)放、內部轉移、報廢和缺損申報工作。
各類物料用品的領用,應填寫財務部統一印制的“物料用品領用單”,經辦公室秘書審核簽字后,向財務部領取,并及時登記入帳。工具類物品,除因業(yè)務發(fā)展需要增領外,實行以舊換新的辦法,并須填寫“物料用品領用單”和“酒店低值易耗品報廢單”,報廢的物品由財務部統一處理。
各種物料用品的消耗、領用、報廢、報損每月底由秘書統計、清點一次,確保統計數字準確,數、物和臺帳相符。
(十)辦公室人員考勤制度
辦公室人員必須按時上下班,嚴格執(zhí)行酒店員工考勤管理制度和規(guī)定。
辦公室人員考勤由辦公室秘書負責。每天考勤記錄在酒店統一印制的個人考勤卡上。記錄要做到準確無誤。
辦公室人員考勤每月匯總一次,填寫在酒店統一印制的“員工出勤情況月報表”,送人力資源部,作為工資造表和發(fā)放工資的依據。
辦公室人員應嚴格遵守勞動紀律,上班時間內嚴守崗位。外出公差應征得同意。
辦公室人員因病請假必須持有酒店醫(yī)務室或酒店指定醫(yī)院開具的病假證明,并經領導同意。
辦公室人員因私請假(含婚、喪和探親假等)和休工假,均需事先提出申請,并經領導同意。辦公室秘書請假需經酒店總經理同意。
(十一)辦公室安全管理制度
辦公室人員應自覺遵守酒店員工治安管理制度和規(guī)定。
嚴格執(zhí)行酒店保密規(guī)定。特別是涉及酒店機密事宜要做到不該問的不問,不該說的不說。
辦公室人員一般不要在辦公室內接待客人。接待客人應在指定接待場所。
辦公室人員應保管好個人保管使用的辦公室鑰匙。如有遺失,應報告保衛(wèi)部作出處理。
辦公室人員要注意用電安全。下班前應切斷電源,關好門窗,確保辦公室安全。
(十二)預算管理制度
根據《酒店預算管理制度》的規(guī)定,辦公室年度預算的編制,應按照酒店經營方針和預算大綱,由秘書負責組織有關人員擬訂編制,報酒店審定后執(zhí)行。辦公室預算編制應服從酒店的總體平衡。
辦公室預算計劃內容包括:交通工具、辦公設備的添置和維修費用、物料耗用費用、勞動力成本,以及公關、交際等活動而發(fā)生的各項費用等。
預算中審定的各項費用管理目標,要分解至月度、季度。要堅持以部門為成本中心的指導思想,嚴格控制在計劃范圍內的日常開支。
為了保證預算目標的實現,辦公室對每月的成本費用進行分析、研究和提出加強管理的改進措施和方法,探索降低費用的途徑,并按酒店規(guī)定按月、季、年度及時寫出預算執(zhí)行情況的分析報告,報店領導審閱。
(十三)人事管理制度
人員調配管理
(1)辦公室員工調配和招聘,報請人力資源部負責辦理。
(2)因實際人員少于定編,需要增補時,應填寫人力資源部統一印制的
“人員增補申請計劃”,報人力資源部辦理。
(3)專業(yè)人員調動和要害部位人員變動,均應與人力資源部商議,報酒店領導批準。
員工檔案管理
(1)員工檔案分人事檔案和工作檔案。員工檔案由人力資源部統一管理,并負責資料搜集、鑒別、保管、利用和傳遞。辦公室員工必須按《員工手冊》的規(guī)定,準確填寫員工登記表和如實反映情況,員工家庭地址和電話號碼變更,家庭人口和婚姻狀況變化等情況,均應及時向上級報告,并轉報人力資源部備案。
(2)員工工作檔案由辦公室負責管理。工作檔案記錄員工在為酒店服務和工作中各個階段的個人經歷、工作表現、業(yè)務技術培訓和獎懲等情況,辦公室秘書應做好材料搜集和登記工作,保證員工工作檔案的完整和準確。員工跨部門之間的調動,其工作檔案即隨之轉移。
第6篇 酒店總經理辦公室文員（兼檔案管理員打字員）崗位職責
酒店總經理辦公室文員(兼檔案管理員、打字員)的崗位職責
[管理層級關系]
直接上級:總經理
[崗位職責]
1、負責酒店公文、函件、資料的打印工作,分別輕重緩急,優(yōu)質、高效地完成任務。
2、嚴格執(zhí)行安全保密制度。妥善保管打印的原稿,并按規(guī)定移交校對;及時清理和燒毀蠟紙,不得在辦公室接待與工作無關的人員。
3、熟悉打字機、復印機和電腦的性能,做好保養(yǎng)工作,保持機件處于良好狀態(tài)。
4、負責酒店公文、函件、內部刊物的收發(fā)、運轉、催辦、辦理和登記、保管及使用工作。
5、負責總經理辦公室報刊、雜志分發(fā)工作。
6、負責檔案的登記、編號、借閱等管理工作。
7、負責檔案的安全工作,保證檔案無遺失、無蟲蛀霉變、無火警的事故。
8、負責辦公室和檔案的清潔工作,注意經常保持室內環(huán)境的整潔。
第7篇 物業(yè)總經理辦公室主任工作目標管理責任書
物業(yè)總經理辦公室主任年度工作目標管理責任書
為確?！痢痢痢廖飿I(yè)管理有限公司總經理辦公室年度計劃目標得以實現,經公司與目標責任人 總經理辦公室主任 共同商討,已確定××××物業(yè)管理有限公司總經理辦公室二
