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公司文件資料管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的基石，旨在規(guī)范文檔的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、使用和銷毀流程，確保信息的安全性、準(zhǔn)確性和有效性。它如同企業(yè)的知識(shí)庫(kù)，支撐著日常運(yùn)營(yíng)決策、項(xiàng)目管理以及合規(guī)性需求。通過(guò)有效的文件管理，我們可以提高工作效率，防止信息丟失，保障業(yè)務(wù)連續(xù)性，同時(shí)也有利于內(nèi)部審計(jì)和外部監(jiān)管。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：制定統(tǒng)一的文件分類標(biāo)準(zhǔn)，為每個(gè)文件分配唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 文件創(chuàng)建與審批：明確文件的起草、審核、批準(zhǔn)權(quán)限，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合法性。
3. 存儲(chǔ)與備份：規(guī)定文件的存儲(chǔ)格式、地點(diǎn)和期限，同時(shí)設(shè)定定期備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 使用與借閱：設(shè)定文件的使用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，確保敏感信息不被濫用。
5. 更新與修訂：建立文件修訂和版本控制機(jī)制，記錄每次更新的原因和內(nèi)容。
6. 銷毀與歸檔：規(guī)定文件的保存期限，到期后按照規(guī)定程序進(jìn)行安全銷毀，重要文件則歸檔長(zhǎng)期保存。
重要性
1. 保障信息安全：良好的文件管理制度可以防止機(jī)密信息泄露，保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
2. 提升工作效率：通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，員工能快速找到所需文件，減少重復(fù)工作。
3. 維護(hù)法規(guī)合規(guī)：確保企業(yè)遵守相關(guān)法律法規(guī)，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。
4. 支持決策制定：有序的文件資料為管理層提供準(zhǔn)確信息，輔助決策。
5. 促進(jìn)知識(shí)傳承：有效管理文件，有助于企業(yè)知識(shí)的積累和傳承，提升組織競(jìng)爭(zhēng)力。
方案
1. 制定詳細(xì)的文件管理政策：結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定全面的文件管理政策，涵蓋文件生命周期的每個(gè)階段。
2. 建立電子化管理系統(tǒng)：利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化存儲(chǔ)、檢索和審批，提高管理效率。
3. 培訓(xùn)與教育：定期對(duì)員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，提高其文件管理意識(shí)和技能。
4. 監(jiān)控與審計(jì)：設(shè)立文件管理監(jiān)督機(jī)制，定期檢查執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整和完善制度。
5. 定期評(píng)估與改進(jìn)：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和反饋，不斷優(yōu)化文件管理制度，使其適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。
公司文件資料管理制度是企業(yè)運(yùn)作的神經(jīng)系統(tǒng)，它的完善與否直接影響到企業(yè)的運(yùn)行效率和信息安全性。只有通過(guò)持續(xù)改進(jìn)和嚴(yán)格執(zhí)行，才能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。
公司文件資料管理制度范文
第1篇 z物業(yè)公司文件資料管理制度
1、目的
規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來(lái)文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開(kāi)展和保存必要的證據(jù)。
2、適用范圍
適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來(lái)文件的管理。
3、職責(zé)
3.1 各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關(guān)文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1 文件的產(chǎn)生
5.1.1 各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。
5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。
5.1.3總經(jīng)理審批通過(guò)的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a)內(nèi)業(yè)資料;
b)圖紙資料;
c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;
d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來(lái)文件;
e)與服務(wù)過(guò)程有關(guān)的合同協(xié)議;
f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:
a)內(nèi)行文、外行文: 1
b)未被質(zhì)量體系引用的外來(lái)文件: 2
c)與服務(wù)過(guò)程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議: 3
d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī): 4
e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件: 5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號(hào)
_-_._-__
文件盒編號(hào)
同號(hào)柜序列號(hào)
文件柜編號(hào)
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。
5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](méi)(qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說(shuō)明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發(fā)放
5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查。
5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過(guò)程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。
5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)
5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定
a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。
d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。
e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。
f)外來(lái)單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來(lái)訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。
g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。
5.7 文件的復(fù)制、破損和丟失
5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。
5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來(lái)文件分發(fā)號(hào)。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過(guò)有效期限的文件,經(jīng)過(guò)總經(jīng)理過(guò)期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發(fā)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過(guò)程中文件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。
5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書(shū)面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號(hào)
名稱
編號(hào)
存放地點(diǎn)
存放時(shí)間
1
[印制文件登記表]
qr―wd01―02―01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄](méi)
qr―wd01―02―02
辦公室
長(zhǎng)期
3
[文件分發(fā)登記表]
qr―wd01―02―03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr―wd01―02―04
辦公室
一年
5
[文件復(fù)印登記表]
qr―wd01―02―05
辦公室
一年
6
[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]
qr―wd01―02―06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr―wd01―02―07
辦公室
一年
起草人: 審核人: 審批人:
日期: 日期: 日期:
第2篇 科技公司文件資料管理辦法
z科技公司文件資料管理辦法
本辦法對(duì)文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進(jìn)行了具體規(guī)定。
一、文件歸檔范圍
1、以下各類文件資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔管理:
(1)涉及公司開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)、工程、管理等技術(shù)性文件資料和質(zhì)量管理體系方面的文件資料。
(2)涉及公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同、技術(shù)建議書(shū)、投標(biāo)書(shū)、各種協(xié)議等。
(3)上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。
2、以下各類文件資料由綜合辦歸檔管理:
(1)公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件等。
(2)公司發(fā)布的規(guī)章制度,管理辦法等。
(3)外來(lái)文件的回復(fù)文件。
(4)各部門工作中向公司領(lǐng)導(dǎo)提交的請(qǐng)示、報(bào)告、批件等。
3、以下各類文件資料由各部門歸檔管理:
(1)各部門專業(yè)文件、資料及相關(guān)文檔。
(2)各部門提交的請(qǐng)示、報(bào)告及批示的復(fù)印件。
4、對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同技術(shù)質(zhì)量部和財(cái)務(wù)部均留原件歸檔。
二、文件收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批。
公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報(bào)批由綜合辦統(tǒng)一負(fù)責(zé),詳見(jiàn)文件收、發(fā)流程圖及文件處理單。
三、文件編號(hào)規(guī)定
1、綜合辦對(duì)文件在收發(fā)時(shí)統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)、登記以便管理。
2、編號(hào)格式為:z_字[____]第y號(hào)。
_表示文件來(lái)源部門。開(kāi)--技術(shù)開(kāi)發(fā)部,支--技術(shù)支持部,市--市場(chǎng)部,工--工程部,人--人力資源部,綜--綜合辦,質(zhì)--質(zhì)量部,企--企發(fā)部,財(cái)--財(cái)務(wù)部。
y表示文件的編號(hào),發(fā)文按發(fā)放的順序進(jìn)行流水編號(hào)。對(duì)于發(fā)文或修改的文件,各部門按順序進(jìn)行流水編號(hào)。
[____]-表示年號(hào),如;2022、2022。
四、文件資料的移交
各部門移交文件時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù),交接均由專人負(fù)責(zé),并填寫移交文件清單,見(jiàn)附表。
五、規(guī)章制度、管理辦法的報(bào)批及下發(fā)
各部門制定的規(guī)章制度和管理辦法,經(jīng)征求公司各相關(guān)部門意見(jiàn)并通過(guò)后,填寫建議處理表;將規(guī)章制度或管理辦法及填寫好的建議處理表連同電子版一起交至綜合辦;綜合辦將規(guī)章制度或管理辦法附上建議處理表后上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批同意的綜合辦將其下發(fā)各相關(guān)部門。未獲批準(zhǔn)的,綜合辦將公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的意見(jiàn)反饋給相關(guān)部門。綜合辦保留原始批件,并做記錄。
六、文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
1、公司技術(shù)資料管理由技術(shù)質(zhì)量專人負(fù)責(zé)。
2、公司收發(fā)文件及各項(xiàng)規(guī)章制度的發(fā)布由綜合辦專人負(fù)責(zé)。
3、各部門的質(zhì)量員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門文檔資料和移交相關(guān)文件資料。
七、文件保管制度
1、技術(shù)質(zhì)量部,綜合辦應(yīng)有存放資料的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、所有歸檔文件要進(jìn)行分類登記。
3、文檔管理員要熟悉所負(fù)責(zé)的文檔資料,了解使用者的需求。
4、按文件類別,確定文件保管期限。每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、銷毀。具體銷毀工作見(jiàn)文件銷毀流程圖。
(1)技術(shù)性資料、合同協(xié)議等保管期為10年。
(2)文檔性資料保管期為5年。
(3)有明確規(guī)定保存期的文檔,從其規(guī)定。
5、涉及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),技術(shù)規(guī)范等方面的文件資料應(yīng)蓋上受控文件章。將已過(guò)期文件資料蓋上作廢文件章,報(bào)批予以銷毀。
6、嚴(yán)格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防護(hù)工作。
7、文件管理人員要定時(shí)檢查文件專柜,核對(duì)件數(shù),發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I,丟失等情況,及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理。
8、根據(jù)公司的實(shí)際情況,新項(xiàng)目(例如:建議書(shū)、投標(biāo)書(shū)、合同等)要求項(xiàng)目完成后應(yīng)及時(shí)歸檔,對(duì)于項(xiàng)目周期較長(zhǎng)的,建議各部門3周內(nèi)將現(xiàn)有文件歸檔。
八、文件保密級(jí)別
文件級(jí)別分為兩級(jí):機(jī)密和一般。
文件保密級(jí)別由文件制作部門確定,技術(shù)質(zhì)量部或綜合辦審核。
九、檔案借閱制度
1、屬于公司機(jī)密檔案的,未經(jīng)許可不得外借、外傳。
2、借閱文檔資料屬機(jī)密的,需由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)兩周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理人員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報(bào)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復(fù)印、不得拆卸、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則,追究當(dāng)事人責(zé)任。
6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報(bào)告技術(shù)質(zhì)量部及時(shí)予以處理。
7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據(jù)情況嚴(yán)重程度及所帶來(lái)的后果,追究有關(guān)人員的責(zé)任,依據(jù)公司《獎(jiǎng)懲條例》予以相應(yīng)的處罰。
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