分公司合同管理制度匯編(4篇)

分公司合同管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一部分，它旨在規(guī)范分公司在業(yè)務活動中涉及的所有合同行為，確保交易的安全與合規(guī)。通過這套制度，我們可以預防法律風險，提高合同執(zhí)行效率，同時維護公司的合法權益和商業(yè)信譽。

包括哪些方面

分公司合同管理制度應涵蓋以下幾個關鍵領域：

1. 合同審批流程：明確合同從起草到簽訂的各個步驟，包括初步審查、專業(yè)部門審核、高層審批等環(huán)節(jié)。

2. 合同管理職責：定義各部門在合同管理中的角色和責任，如法務部門、財務部門、業(yè)務部門等。

3. 合同模板與范本：制定標準合同模板，以減少法律風險，提高合同標準化程度。

4. 合同變更與解除：規(guī)定合同變更和解除的條件、程序和責任承擔。

5. 合同履行監(jiān)控：設立監(jiān)控機制，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理違約行為。

6. 合同糾紛處理：設定糾紛解決途徑，如協(xié)商、調解、仲裁或訴訟，并指導如何進行。

7. 文件歸檔與保密：規(guī)定合同文件的保存期限、存儲方式和保密措施。

重要性

有效的分公司合同管理制度對企業(yè)至關重要：

1. 法律保護：防止因合同條款不當導致的法律糾紛，降低潛在的經(jīng)濟損失。

2. 風險控制：通過對合同的嚴格管理，識別和規(guī)避潛在風險，確保業(yè)務穩(wěn)定運行。

3. 提升效率：通過標準化流程，提高合同談判、簽訂和執(zhí)行的效率。

4. 保障利益：確保合同條款公平合理，最大化保護公司的經(jīng)濟利益。

5. 塑造形象：良好的合同管理體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和誠信度，有助于建立市場聲譽。

方案

為了構建完善的分公司合同管理制度，建議采取以下措施：

1. 制定詳細的操作手冊：編寫全面的合同管理指南，包括各項流程、職責和注意事項。

2. 培訓與教育：定期對員工進行合同管理培訓，提升全員法律意識。

3. 引入技術輔助：利用合同管理系統(tǒng)，自動化處理合同生命周期中的各個環(huán)節(jié)，提高管理效率。

4. 定期審計與評估：設立內(nèi)部審計機制，定期檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，及時調整優(yōu)化。

5. 建立反饋機制：鼓勵員工反饋合同管理中的問題，不斷改進和完善制度。

通過上述方案的實施，分公司合同管理制度將更加健全，為公司的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。

分公司合同管理制度范文

第1篇 工程分公司合同檔案管理員崗位責任

建筑分公司合同檔案管理員崗位責任

一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標投標法》等法律法規(guī)。認真學習貫徹公司質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門領導搞好貫標工作。

二、建立健全建設工程合同臺帳,運用微機實現(xiàn)建設工程合同動態(tài)管理。分析匯總各時期合同簽訂及經(jīng)濟指標完成情況,為領導及相關部門提供及時、準確、真實的數(shù)據(jù)信息。

三、按照建設工程投標評審程序做好建設工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發(fā)送建設工程合同文本到相關部門,并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔,做到建設工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備、整潔、規(guī)范。

四、建立分包合同及各類經(jīng)濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類經(jīng)濟合同文本。

五、嚴格保守企業(yè)經(jīng)濟機密。

六、完成領導交辦的其它工作。

第2篇 工貿(mào)油品調運分公司合同管理辦法(附表)

附件1: 油品調運分公司合同報審表

送審部門:送審時間: 年月日

合同名稱:合同編號:

簽約單位甲方:承辦人: 職務:電話:

乙方:承辦人: 職務:電話:

標的額:簽訂地點:

合同審批權限:□ 集團公司□ 工貿(mào)公司履行期限:

合同相對方資信狀況住所地:注冊資本額:

經(jīng)營范圍:經(jīng)營期限:

年檢情況 □ 合格□ 不合格專業(yè)資質:

合同擔保人(如有):擔保方式:擔保期限:

擔保資格 □ 有□ 無擔保范圍及其他問題:

附件名稱:

中介機構盡職調查意見(若有):

其他說明情況(可另附頁):

送審部門負責人意見(蓋部門公章): 年月日送審部門分管領導意見:年月 日

有關專業(yè)部門意見(蓋部門公章): 年月日合同主管部門意見(蓋部門公章): 年月日

總法律顧問意見: 年月日經(jīng)理意見: 年月日

注:1.合同草案應與本表一同上報。

2.屬于集團公司、工貿(mào)公司審核的合同還需連同附件二(1、2、3)一同上報。

附件二:(1)對外合同(協(xié)議)送審表

送審部門:送審時間:年 月 日

合同名稱:

承辦人姓名:聯(lián)系方式:

送審部門負責人意見(蓋部門公章):

送審部門分管領導意見:

需提供的資料

合同 一般合同立項審批材料

談判記錄(會議紀要)

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

合同 經(jīng)招標招標文件

中標通知書

合同初稿

其他

招標合同 應招標而未經(jīng)招標辦同意不招標的情況說明,并有承辦部門的分管領導和集團公司分管招標工作的領導批示

談判記錄

項目立項說明

合同初稿

合同相對方資信狀況調查表

其他

備注

注意:送審部門必須按合同送審表填寫,并提供所需材料。否則合同審查部門有權拒絕接收合同,直至達到本表要求。

附件二:(2)對外合同/協(xié)議審查審批表

合同/協(xié)議名稱編號

簽約單位甲方:代表:

乙方:代表:

標 的 額簽訂地點:

履行期限:

承辦單位意見負責人簽字: 年 月 日

有關專業(yè) 部門意見

合同主管 部門意見合同主審 人員意見負責人意見

合同復審 人員意見

總法律顧問意見

經(jīng)理意見

注:1.由合同主管部門認定“有關專業(yè)管理部門”。2.簽訂對外合同必須填寫此表并留存合同主管部門,審查意見填寫不下時可附頁。3.合同承辦單位或部門應依據(jù)審查審批表自上而下順序呈送各級領導、部門簽署意見,越級簽署的審查審批表視為無效。

4.各級領導、部門負責人須在審查審批表中應填寫明確意見并署名,只簽署姓名的視為無效意見。

附件二(3):合同相對方資信狀況調查表

合同相對方名稱

住所注冊資本額

經(jīng)營范圍

專業(yè)資質

法定代表人/負責人委托代理人

合同相對方承辦人 姓名職務

電話傳真

合同擔保人(如有)擔保期限

擔保方式有無擔保資格

擔保范圍及其它需要說明的擔保問題

附件名稱(包括合同相對方營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、自然人身份證、授權委托書、銀行保函、盡職調查報告等)

中介機構盡職調查意見 (若有)

合同承辦單位(部門)對合同相對方資質的意見

備注

承辦單位/部門(蓋章) 合同編號:

負責人(簽字):承辦人(簽字):

第3篇 物業(yè)分公司合同管理細則

物業(yè)分公司合同管理細則

1總則

1.1各物業(yè)分公司應嚴格遵循管理公司《經(jīng)營管理制度》的規(guī)定做好合同管理工作,規(guī)范公司經(jīng)營行為,保護公司的合法權益,建立公司良好的經(jīng)營管理秩序。

1.2各物業(yè)分公司必須按管理公司的規(guī)定要求嚴格控制各類經(jīng)濟合同的審批和簽訂,所有對外經(jīng)濟合同及相關文件必須按規(guī)定進行分級審批管理。各級管理人員應在其授權范圍內(nèi)開展對外談判、簽訂合同和審批合同,任何違反授權范圍的審批、簽發(fā)、簽訂的合同均是無效的,責任人應承擔由此引起的經(jīng)濟和法律責任。

2相關職責界定

2.1物業(yè)分公司負責合同的擬訂、洽談,并按規(guī)定權限發(fā)行審批手續(xù),與合作方簽訂正式合同,以及合同簽訂后的實施工作。

2.2項目所在公司負責審核物業(yè)服務合同,及物業(yè)分公司2萬元(含)以上的,且屬于《經(jīng)營管理制度》中規(guī)定項目所在公司權限內(nèi)的合同審批。

2.3管理公司物業(yè)管理部在經(jīng)營管理委員會授權下審議或批準各類有關物業(yè)服務的合同文本,并負責審批物業(yè)服務委托合同、物業(yè)服務顧問(咨詢)合同。

2.4管理公司成本管理中心負責審批《經(jīng)營管理制度》中規(guī)定權限內(nèi)的合同。

3物業(yè)服務合同的審批

3.1各物業(yè)分公司的下列協(xié)議文件均應視為與顧客之間簽訂的合同,必須按照規(guī)定程序進行評審。

a)與項目所在公司或其他開發(fā)商之間簽訂的前期介入階段專項服務協(xié)議;

b)與項目所在公司或其他開發(fā)商簽訂的前期物業(yè)服務合同;

c)協(xié)助項目所在公司或其他開發(fā)商擬訂的業(yè)主臨時公約;

d)與業(yè)主委員會簽訂及續(xù)簽的物業(yè)服務合同;

e)協(xié)助業(yè)主委員會擬訂的業(yè)主公約。

3.2物業(yè)分公司品質部負責件擬訂上述合同文件草案,物業(yè)分公司總經(jīng)理負責組織評審,各部門負責人參加。評審應在合同簽訂之前進行,并確保對每一份新的合同

文件均進行評審。

3.3各類物業(yè)服務合同文件的評審應確保滿足以下要求:

a)合同內(nèi)容符合國家相關法律法規(guī)的規(guī)定;

b)合同內(nèi)容完整,充分反映顧客方的需求和期望;

c)合同中各項要求明確、陳述清晰,并已與顧客方達成共識。任何與原招標文件不一致的要求,或雙方存在疑慮的問題均得到澄清;

d)本公司有能力提供合同文件約定的物業(yè)服務要求;

e)合同文件能夠充分保障本公司的合法權益。

3.4合同文件評審方式可以是會議評審或文件遞審,具體由物業(yè)分公司總經(jīng)理決定。采用會議評審時,由總經(jīng)理主持評審會議,品質部協(xié)助記錄,評審會議通過后,按以下順序完成簽署手續(xù)。采用傳審方式評審時,由品質部按以下順序組織各部門完成評審和簽署手續(xù)。

a)品質部經(jīng)理簽署;

b)各部門負責人會署;

c)法律顧問審閱、簽署;

d)物業(yè)分公司副總經(jīng)理簽署;

e)物業(yè)分公司總經(jīng)理簽署。

3.5物業(yè)分公司在完成上述規(guī)定的評審和簽署后,在與顧客方正式簽訂合同文件前,必須逐級報送項目所在公司總經(jīng)理審核、管理公司物業(yè)管理部批準。

3.6物業(yè)分公司在與顧客方簽訂上述合同文件時,均必須由總經(jīng)理作為公司代表簽訂合同。

4其它經(jīng)濟合同的審批(采購類合同評審)

4.1除上述合同文件外的其它經(jīng)濟合同,由業(yè)務經(jīng)辦部門負責擬訂合同草案,并按下述規(guī)定順序組織合同文件的審查、簽署。

a)經(jīng)辦人簽字;

b)經(jīng)辦部門負責人簽字;

c)法律顧問審閱;

d)財務部經(jīng)理審核;

e)物業(yè)分公司副總經(jīng)理審核;

f)物業(yè)分公司總經(jīng)理審核(審批)。

4.2其它經(jīng)濟合同文件的審查(評審)內(nèi)容包括(不限于):

a)合同標的內(nèi)容是否完整,嚴禁拆分合同;

b)對方單位(法人)的資格是否真實、合法,合同項目是否在其營業(yè)執(zhí)照范圍內(nèi),當事人的名稱或者姓名和住所是否記錄清楚、準確;

c)經(jīng)濟合同的標的是否明確;

d)經(jīng)濟合同中的數(shù)量、質量是否符合有關規(guī)定和公司要求;e)經(jīng)濟合同的價款或者報酬以及支付方式是否確定和準確;f)經(jīng)濟合同的履行期限、地點和方式是否確定;

g)經(jīng)濟合同的違約責任是否明確;

h)經(jīng)濟合同中是否有發(fā)生爭議的解決方法;

i)必要時,是否明確保修條款;

j)結算和付款條件是否有利;

k)計價依據(jù)是否完備等。

4.3物業(yè)分公司在完成上述規(guī)定的審查和簽署后,在與合作方正式簽訂合同文件時必須根據(jù)合同標的額的大小履行以下報批手續(xù):

a)管理公司審批權限范圍內(nèi)的合同,按照管理公司《經(jīng)營管理制度》中ecg004

《合同審批程序與權限規(guī)定》的規(guī)定,逐級報項目所在公司、管理公司審批;

b)管理公司審批權限以下且標的額在2萬元(含)以上的物業(yè)管理其它經(jīng)濟合同,報項目所在公司總經(jīng)理審批;

c)標的額在2萬元以下的其它經(jīng)濟合同,物業(yè)分公司總經(jīng)理負責審批。

4.4經(jīng)審批后的其它經(jīng)濟合同由項目所在公司總經(jīng)理負責與合作方簽訂合同。

5合同執(zhí)行及變更

5.1各物業(yè)分公司行政人事部負責合同檔案的保管,完整的合同檔案應至少包括合同正本(一份)、合同審批表、本公司法人授權委托證明書復印件、對方單位的企業(yè)

法人營業(yè)執(zhí)照復印件及法定代表人證明書、法人授權委托證明書等。

5.2合同執(zhí)行部門負責人是合同履行的主要責任人。合同履行中出現(xiàn)分歧時,應及時與對方協(xié)商處理,必要時應邀請法律顧問參與,并向公司領導匯報。需要變更或解除合同時必須采用書面形式,并進行重新評審,具體按前述內(nèi)容執(zhí)行。合同變更或解除后經(jīng)辦人或經(jīng)辦部門應及時傳達到受更改影響的部門,以便及時調整工作。

5.3物業(yè)分公司財務部負責建立合同臺帳,各業(yè)務經(jīng)辦部門應負責收集、整理和及時提交合同執(zhí)行的相關資料。

6相關文件與記錄

6.1wdwy-fr-mm6301(前期)物業(yè)服務合同審批表

6.2wdwy-fr-mm6302物業(yè)分公司經(jīng)濟合同審批表

6.3wdwy-fr-mm6303物業(yè)分公司合同臺帳

第4篇 z分公司合同管理制度

分公司合同管理制度就在下面,歡迎大家借鑒!

分公司合同管理制度【1】

第一節(jié) 總則

第一條 為加強經(jīng)濟合同管理,減少失誤,提高經(jīng)濟效益,根據(jù)《經(jīng)濟合同法》及其他有關法規(guī)的規(guī)定,結合公司的實際情況,制訂本制度。

第二條 公司各部門及下屬公司、企業(yè)對外簽訂的各類經(jīng)濟合同一律適用本制度。

第三條 經(jīng)濟合同管理是企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容,搞好經(jīng)濟合同管理,對于公司經(jīng)濟活動的開展和經(jīng)濟利益的取得,都有積極的意義。各級領導干部、法人委托人以及其他有關人員,都必須嚴格遵守、切實執(zhí)行本制度。各有關部門必須互相配合,共同努力,搞好公司以“重合同、守信譽”為核心的經(jīng)濟合同管理工作。

第二節(jié) 經(jīng)濟合同的簽訂

第四條 簽訂經(jīng)濟合同,必須遵守國家的法律、政策及有關規(guī)定。

第五條 對外簽訂經(jīng)濟合同,除法定代表人外,必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本企業(yè)負責,對本職工作負責,在授權范圍內(nèi)行使簽約權。超越代理權限和非法委托人均無對外簽約,但經(jīng)總經(jīng)理特別授權并發(fā)給委托證明收的例外。

第六條 簽約人在簽訂經(jīng)濟合同之前,必須認真了解對方當事人的情況。包括:對方單位是否具有法人資格、有否經(jīng)營權、有否履約能力及其資信情況,對方簽約人是否法定代表人或法人委托人及其代理權限。做到既要考慮本方的經(jīng)濟效益,又要考慮對方的條件和實際能力,防止上當受騙,防止簽訂無效經(jīng)濟合同,確保所簽合同有效、有利。

第七條 簽訂經(jīng)濟合同,必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優(yōu)簽約”的原則。

第八條 簽訂經(jīng)濟合同,如涉及公司內(nèi)部其他單位的,應事先在內(nèi)部進行協(xié)商,統(tǒng)一平衡,然后簽約。

第九條 經(jīng)濟合同除即時清潔者,一律采用書面格式,并必須采用統(tǒng)一的經(jīng)濟合同文本。

第十條 合同對方當事人權利、義務的規(guī)定必須明確、具體、文字表達要清楚、準確。

合同內(nèi)容應注意的主要問題是:

1.部首部分,注意寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。

2.正文部分,注意:產(chǎn)品名稱應具體寫明牌號、商標、生產(chǎn)廠家、型號、規(guī)格、等級、花色、是否成套產(chǎn)品等;技術質量要求要明確、具體;數(shù)量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、合理稱差及自然損耗率等;饈、運輸方式及運費負責應具體明確;交(提)貨期限、地點及驗收方法應明確;價金必須執(zhí)行現(xiàn)行的國家定價或國家指導價、市場調節(jié)價;違約責任有法定違約金的按規(guī)定寫明,法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的,應具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計算方法。

3.結尾部分,注意:雙方都必須使用合格的印章------公章或合同專用章,不得使用財務章或業(yè)務章等不合格印章;注明合同有效期限。

第十一條 簽訂經(jīng)濟合同,除合同履行地在我主所在地外,簽約時應力爭協(xié)議合同由我方所在區(qū)、縣人民法院管轄。

第十二條 簽訂購貨合同應以現(xiàn)貨為主,并堅持經(jīng)銷定進原則;付款盡可能采用托收承付,如需預付貨款或定金按二百一十九條規(guī)定辦理。

簽訂購貨合同應以現(xiàn)款為主,不準賒銷;確需賒銷或代銷的,賒銷金額在20萬元以下的由下屬公司、企業(yè)經(jīng)理審批,20萬元至50萬元的由總會計師和主管副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)審批,50萬元以上的由總經(jīng)理審批。

第十三條 任何人對外簽訂合同,都必須以維護本公司合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨,決不允許在簽訂經(jīng)濟合同時假公濟私、損公肥私、謀 取私利,違者依法嚴懲。

第三節(jié) 經(jīng)濟合同的審查批準

第十四條 經(jīng)濟合同的正式簽訂前,必須按規(guī)定上報領導審查批準后,方能正式簽訂。

第十五條 經(jīng)濟合同審批權限如下:

1.下屬公司、企業(yè)對外簽訂的經(jīng)濟合同,除按規(guī)定須上報公司審查批準者外,由公司、企業(yè)領導審批。

2.下列合同由總經(jīng)理或其授權人審批:

標的超過100萬元的;

預付定金或預付貨款超過10萬元的;

聯(lián)營、合資、合作合同;

重大涉外合同。

3.下列合同由董事長審批:

標的超過500萬元的;

投資100萬元以上的聯(lián)營、合資、合作、涉外合同。

4.標的超過公司資產(chǎn)1/3以上的合同由董事會審批。

5.法律顧問室負責對下列合同進行審查:董事會、總經(jīng)理委托審查的合同;內(nèi)容復雜、較難掌握,各企業(yè)要求提供法律幫助的合同。法律顧問室主要負責審查合同條款、內(nèi)容的合法性、嚴密性、可行性,提出意見供決策部門參考。

第十六條 經(jīng)濟合同審查的要點是:

1.合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本《制度》規(guī)定;當事人的意思表地是否真實、一致,權利、義務是否平等;訂約程序是否符合法律規(guī)定。

2.合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。

3.合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。

第十七條 根據(jù)法律規(guī)定或實際需要,經(jīng)濟合同還應當或可以呈報上級主管機關見證、批準,或報工商行政管理部門鑒證,或請公證處公證。

第十八條 經(jīng)濟合同的審批程序如下:

1.申報。各企業(yè)的法人委托人在授權范圍內(nèi)對外簽訂合同,應事先填寫“經(jīng)濟合同簽約申報表”(一式二份),報本企業(yè)的領導審查批準。(凡先經(jīng)領導口頭同意簽約的,簽約后需補辦手續(xù))。需報總經(jīng)理、董事長審批的,應由該企業(yè)領導簽署意見,隨同合同初稿及有關資料、附件等,一并上報。

2.審核。對送審的經(jīng)濟合同,應按本《制度》第二百一十九條規(guī)定的審批權限,由主管人或有關人認真審閱,必要時可進行調查研究,最后作出:批準、不批準;通知申報單位補報材料或進一步談判。(應提出談判的具體要求和注意事項)。

主管人在“申報表”上批寫意見后,“申報表”一份及合同初稿留底,另一份“申報表”連同其他材料發(fā)還申報單位,由承辦人按批準的意見辦理。

上述審批程序,一般為1-2天。特殊情況,經(jīng)批準或授權的可不受審批程序的約束。

分公司合同管理制度【2】

第一章 總 則

第一條 為規(guī)范公司的合同管理工作、滿足合同管理工作需要,實現(xiàn)公司合同管理的制度化,預防和減少合同糾紛的發(fā)生,維護公司合法權益,根據(jù)《中華人民共和國國合同法》和有關的法律、法規(guī),結合公司實際情況制定本辦法。

第二條 本辦法適用于公司及公司下屬單位的一切合同管理活動。

勞動合同的管理按照上級勞動人事部門的有關規(guī)定執(zhí)行,借款合同、財產(chǎn)保險合同按公司財務部門要求執(zhí)行。

第三條 本規(guī)定所稱合同,是指公司在經(jīng)營管理活動中,與其它平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協(xié)議。

第四條 本辦法所稱合同管理,是指公司制定和修改有關合同管理制度以及對合同的訂立、審查批準、履行、變更與解除、糾紛處理等進行監(jiān)督、檢查與考核等全過程的管理活動。

第五條 合同經(jīng)辦部門負責本部門合同的訂立和管理工作,實行“誰訂立,誰負責”和“誰主管,誰負責”。主要職責為:

1、負責組織本部門職責分工范圍內(nèi)的合同談判,擬定合同條款;

2、全面準確地填寫合同條款,必要時組織進行合同評審。辦理合同送審、報批、蓋章及送交存檔手續(xù);

3、負責合同履行跟蹤,追蹤合同標的的內(nèi)外質量,收集使用單位意見;

4、及時妥善辦理合同的變更或解除事宜,并報管理規(guī)劃部和有關領導審查、批準;

5、及時向合同管理部門報送合同正本、招投標文件以及合同有關的各種紀要、變更澄清等資料,及時反映合同履行中出現(xiàn)的法律問題;

6、參與合同糾紛的調解、仲裁或訴訟,負責提供有關的一切資料;

7、安排專人負責合同管理工作,及時做好本部門合同副本及有關文件的歸檔工作,建立本部門合同臺賬;

訂立合同,如涉及公司內(nèi)部其他單位的,應事先在內(nèi)部進行協(xié)商,統(tǒng)一意見,然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經(jīng)辦部門的,由與該項業(yè)務最相近的部門負責,或由與該項業(yè)務最相近的上級主管領導確定哪個部門作為合同的經(jīng)辦部門。

第二章 合同管理部門

第六條 管理規(guī)劃部為公司合同管理的主管部門,統(tǒng)一管理公司的合同工作。其主要職責是:

1、負責擬定、修訂合同管理制度,并組織實施;

2、組織宣傳貫徹《合同法》及相關法律法規(guī),組織對各業(yè)務部門合同經(jīng)辦人的培訓;

3、參與公司對外訂立重大合同的談判;

4、參與標書評審和合同評審;

5、對合同訂立、變更及解除進行審查把關;

6、負責公司本部及所屬各單位的各類合同執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查;

7、負責公司合同專用章的管理;

8、負責公司合同臺賬、合同檔案的建立和管理;

9、協(xié)調單位內(nèi)部和外部合同關系,對合同糾紛依法申請仲裁或訴訟;

10、合同管理中需要解決的其他問題。

第七條 公司財務部是合同財務監(jiān)督部門,主要職責:

1、負責從財務角度審查和監(jiān)督合同的訂立和履行情況,注重在價格、結算方式、票據(jù)等方面進行審查把關;

2、負責發(fā)票的審查、簽收、簽發(fā)。核對發(fā)票金額和合同金額、發(fā)票內(nèi)容與合同內(nèi)容是否一致;合同批準程序是否符合規(guī)定,程序不完備的,拒絕付款;

3、負責按合同結算條款收、付款;

第八條 其他相關單位的職責:

1、申購單位負責向管理部門提供本單位所需物品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量、時間要求等;需要進行工程建筑施工的單位,負責向主管部門提供包括維修、改造、新建、擴建工程建設的需求報告;

2、質量驗收小組負責對購進機器設備、材料、燃料等進行驗收,并出具驗收報告;

3、驗收單位負責對驗收合格的機器設備、材料、燃料等辦理入庫手續(xù);

4、配合管理規(guī)劃部進行重大合同審查或評審,并簽署審查或評審意見;

第三章 合同的訂立

第九條 訂立合同應嚴格按《中華人民共和國國合同法》的要求及本辦法的有關規(guī)定,必須遵循“平等、自愿、公平”的原則。

第十條 合同訂立的程序

1、顧客提出要約邀請的合同訂立程序

資信審查—→接受要約邀請 —→合同填寫—→審查—→批準—→簽章。

2、我方提出要約邀請的合同訂立程序

對方資信情況審核—→要約邀請—→要約信息反饋—→合同填寫—→審查—→批準—→簽章。

3、通過招標訂立合同的程序

市場調查—→標書制作、發(fā)放—→接收投標—→評審—→定標—→訂立合同—→審查—→批準—→簽章。

4、設備、材料、物資買賣合同的訂立程序

計劃準備—→考察小組對標的咨詢(質量、價格、售后服務等)—→資信審查—→技術或商務談判—→草擬合同文本—→審查—→批準—→簽章。

第十一條 合同簽訂內(nèi)容一般包括以下條款:

1、當事人名稱(或姓名)、住所、法人代表人姓名及職務、開戶銀行及賬號;

2、標的或標的物(指貨物、勞務、工程項目等)名稱、型號、規(guī)格等;

3、數(shù)量和質量,包括適用規(guī)范、質量標準和檢測方式等;

4、價款或酬金;

5、履行的期限、地點和方式;

6、違約責任;

7、合同爭議的解決方法;

8、合同訂立的時間、地點;

9、根據(jù)法律規(guī)定或合同性質應當具備的其他條款。

對數(shù)量、質量、履行期限限和方式等有特殊要求的,應當在合同中予以特別明確。

第十二條 合同內(nèi)容應符合下列要求:

1、主體合格、標的明確、手續(xù)完備;

2、條款齊全、意思表示真實;

3、文字清晰、語言規(guī)范;

4、無矛盾條款、無空白條款。

5、數(shù)據(jù)電文合同信息可以調取以備日后查用,有可靠的方法保證信息自首次以最終形式生成并保持完整性,同時可以將信息展示。

6、訂立合同,如涉及公司內(nèi)部其他單位的,應事先在內(nèi)部進行協(xié)商,統(tǒng)一意見,然后簽約。對于涉及多個部門或難以確定由哪個部門作為合同經(jīng)辦部門的,由與該項業(yè)務最相關的部門或該項業(yè)務最相關的上級主管領導,確定哪個部門作為合同的經(jīng)辦部門。

第四章 合同的審查

第十三條 合同訂立前,合同承辦部門應當審查對方的資信狀況和履約能力,內(nèi)容包括:

1、社會信譽(近三年是否有重大違約,是否涉及重大經(jīng)濟糾紛或經(jīng)濟犯罪案件等)和履約能力(如生產(chǎn)能力、支付能力、運輸能力等);

2、審查營業(yè)執(zhí)照是否真實、有效;

3、核實對方的資產(chǎn)(資金)證明;

4、審查合同對方的資質等級證書;

5、審查法人證書及法人委托證書;

6、根據(jù)合同性質需要審查的其他內(nèi)容。

合同對方當事人的資信、履約能力有瑕疵或其委托代理人無有效授權的,不得與其簽訂合同。

第十四條 經(jīng)辦部門組織對合同進行業(yè)務性審查,審查的內(nèi)容為:

1、對方當事人是否具有簽約主體資格;

2、是否各方談判、協(xié)商的一致意見,是否符合決策部門的決策意見;

3、是否違反公司的規(guī)章制度;

4、是否超越業(yè)務權限;

5、語言是否準確、通順。

第十五條 合同管理部門對合同進行合法性審查,主要內(nèi)容包括:

1、合同簽訂主體是否符合法律規(guī)定;

2、條款是否違反法律、法規(guī)和司法解釋的規(guī)定;

3、條款是否有沖突;

4、條款是否有歧義;

5、條款是否有效維護我公司合法權益;

6、條款是否完備。

管理規(guī)劃部對合同嚴密性可進行監(jiān)督審查。

第十六條 提交管理規(guī)劃部審查的合同應符合下列要求:

1、經(jīng)辦部門已經(jīng)對合同進行了業(yè)務性審查,涉及財務事項的已經(jīng)經(jīng)過財務部門審查;

2、合同當事人均未在合同合同上簽字蓋章;

3、合同約定的內(nèi)容尚未實際履行;

4、需要同時附送的材料完備;

第十七條 合同管理部門審查的期限為在收到合同后的3個工作日內(nèi)完成,并視情況提出法律意見或解決問題的方案,業(yè)務緊急的,因盡可能滿足業(yè)務部門的時間要求,業(yè)務特別疑難的,應合理延長審查時間。

第十八條 合同管理部門審查后,出具書面法律意見書,對存在的問題進行分析,對風險做出判斷,并視情況提出防范或降低風險的對策。該意見不是最終的決策意見,而是業(yè)務部門做出決策的重要參考。

第十九條 合同報送法人代表或授權代表批準時,必須將法律意見書做為附件一并報送,根據(jù)批準人的要求對采納部分和不采納部分進行說明,經(jīng)辦部門合同存檔時也應將法律意見書一并存檔。

第二十條 同一內(nèi)容合同一般審查一次,由經(jīng)辦部門對采納部分進行修改,特殊情況需要再次報送審查的,最多進行兩次,審查人對合同文本和審查意見一并保存。

第二十一條 審查人對合同審查中涉及到的商業(yè)秘密負有保密義務。

第五章 合同的批準

第二十二條 公司總經(jīng)理受董事會及董事長的委托,全權處理公司的各類業(yè)務,代表公司對外簽訂合同。公司其他人員對外訂立合同,應得到公司總經(jīng)理的授權并在授權范圍內(nèi)對外訂立合同。

第二十三條 以公司名義簽訂的合同,合同承辦部門應做好履行合同批準的程序:

1、工程承包合同:

公司本部土建工程、設備安裝工程的承包合同,由公司預算人員審核總造價后,經(jīng)主管副總經(jīng)理批準后(金額較大的遞交班子會討論通過)由公司總經(jīng)理授權副總經(jīng)理簽訂合同。

2、銷售合同:

公司銷售合同,必須注明單價、供貨數(shù)量、供貨時間、回款時間、回款方式等,由公司總經(jīng)理授權主管銷售副總經(jīng)理簽訂有關合同。

如遇索賠、善后處理等有關事宜,必須經(jīng)合同主管部門和其它合同監(jiān)督部門討論后報班子會通過。

3、采購合同:

公司本部大宗物資、設備及其配件的采購經(jīng)物資部負責招投標后,再報主管副總經(jīng)理批準(金額較大的遞交班子會討論通過),最后由公司總經(jīng)理授權副總經(jīng)理簽訂合同。

4、其它各類合同批準程序:

公司本部以公司名義簽訂的其他各類合同,經(jīng)合同業(yè)務部門擬定后,報主管副總經(jīng)理批準后,有必要時遞交班子會討論通過,由公司總經(jīng)理授權簽訂有關合同。

第二十四條 公司所屬法人單位以其公司名義訂立外協(xié)工程合同,應嚴格按公司“外協(xié)工程管理規(guī)定”有關內(nèi)容訂立。

第二十五條 以公司名義對外訂立合同應當使用合同專用章,以其他各種公章簽訂合同對本公司不發(fā)生效力,除非公司追認。違反規(guī)定簽訂合同的追究有關人員責任。

第六章 合同的履行

第二十六條 合同依法成立,即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“守合同、重信用”的原則,嚴格執(zhí)行所規(guī)定的權利義務,確保合同實際、全面地履行。

第二十七條 公司合同實行合同履約責任制,部門及單位一把手是合同履約的第一責任人,第一責任人對合同的全面、正確履行負責。

第二十八條 各簽約單位、簽約人應隨時了解、掌握合同的履行情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理或匯報。應當積極妥善地行使抗辯權、代位權、撤銷權、留置權,否則致使合同不能履行或不能完全履行,給公司造成損失的,要追究有關人員的相應責任。

第二十九條 根據(jù)合同性質,合同執(zhí)行部門應按照合同約定的標的物的數(shù)量、質量等進行驗收,對不符合合同約定的,應在法定或約定的期限內(nèi)向對方當事人提出書面異議,并督促合同對方繼續(xù)履行。

第三十條 對于公司為付款方的合同,支付合同價款時,須經(jīng)公司領導審批簽字。未經(jīng)合同主管部門及公司領導簽字,財務部門應不予付款。

第三十一條 對于公司為付款方的合同,支付最后一筆合同款項時,合同執(zhí)行部門應填寫合同履行終結報告,送管理規(guī)劃部終止合同。

第七章 合同的變更與解除

第三十二條 在合同履行過程中遇到困難,各單位應盡一切努力克服,盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時,應在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當事人進行協(xié)商。

第三十三條 對方當事人提出變更、解除合同的,應從維護本企業(yè)合法權益出發(fā),從嚴控制。

第三十四條 合同需要變更、解除,合同執(zhí)行部門應向合同主管部門提交經(jīng)本部門負責人簽字的書面報告,經(jīng)管理規(guī)劃部門審查出具意見后,報法人代表或授權代表簽字同意后方可變更、解除。經(jīng)辦部門應及時采取補救措施,盡量減少由此造成的損失。

第三十五條 合同變更、解除必須采取書面形式。

第三十六條 合同執(zhí)行部門應將變更、解除合同的各種文件、紀要、信函等原件報送合同主管部門。

第七章 合同糾紛的處理

第三十七條 發(fā)生合同糾紛時簽約單位應在24小時內(nèi)到合同主管部門提交書面報告,并根據(jù)實際情況,提出相應的解決以及應對辦法;

第三十八條 合同糾紛原則上由簽約單位負責處理,簽約人對糾紛的處理必須具體負責到底。涉及公司內(nèi)多個單位的,或簽約單位處理不了的,報主管領導協(xié)調處理。

第三十九條 對經(jīng)協(xié)商仍無法解決的合同糾紛,經(jīng)總經(jīng)理同意,可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。

第四十條 合同糾紛的提出,及與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時間,應注意不超過法律規(guī)定的時效,并考慮有仲裁或起訴的足夠時間。

第四十一條 合同管理部門處理經(jīng)濟糾紛前,有關簽約單位必須提供下列證據(jù)材料(原件或復印件);

1、合同的文本(包括變更、解除合同的協(xié)議)以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等;

2、送貨、提貨、托運、驗收、發(fā)票等有關憑證;

3、產(chǎn)品質量標準、樣品或鑒定報告;

4、貨款的承付、托收憑證,有關財務帳目;

5、有關違約的證據(jù)材料;

6、其他與處理糾紛有關的材料。

第四十二條 合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達成一致意見的,應訂立書面協(xié)議,由雙方代表簽字并加蓋合同專用章。

第四十三條 合同糾紛處理或執(zhí)行完畢的,應及時通知有關單位,并將有關資料匯總,統(tǒng)一交合同主管部門歸檔,以備查考。

第八章 合同的管理

第四十四條 公司本部各職能部門訂立的合同,正本由合同主管部門保管,其副本由各職能部門保管。

第四十五條 以公司名義鑒訂的一切合同,如采購合同、銷售合同、租賃合同、保險合同、工程承包合同及其招投標文件的正本由合同主管部門保管,其副本由財務部及相關部門保管。

第四十六條 公司對對外訂立合同的人員,屬于職務代理的按本辦法第五章授權權限執(zhí)行,屬于總經(jīng)理特別授權的,按一事一委托的原則,由總經(jīng)理在辦公會上授權委托,記錄人需將內(nèi)容寫入記錄。不經(jīng)授權的人員一律無權對外訂立合同。

第四十七條 各授權委托人在被授權的范圍、期限內(nèi),代表公司對外訂立合同,不得將代理事項自行轉委托他人代理。

第四十八條 發(fā)生特殊情況,須外帶合同專用章的,須經(jīng)法定代表人批準,并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。

第四十九條 合同專用章的使用應建立臺帳,合同專用章如遺失或被盜,除應立即通知有關部門外,還應登報掛失。

第五十條 一般情況下,公司不為其他單位和個人提供擔保,特殊情況下,公司需為外單位提供擔保的,需經(jīng)總經(jīng)理辦公會議通過,總經(jīng)理簽字批準,并加蓋公司印章。

第五十一條 合同主管部門對公司所屬各單位的合同管理情況進行不定期的檢查,對合同履行情況進行監(jiān)督。對合同管理較差,達不到本辦法要求但未造成嚴重后果的,由公司予以通報批評,并限期改正、改進;由于個人原因造成合同履行困難或造成損失的,由公司追究相應責任,并視情況給予經(jīng)濟處罰;造成重大經(jīng)濟損失的,依法追究法律責任。

第七章 附則

第五十二條 本辦法由管理規(guī)劃部負責解釋和修訂。

本辦法沒有規(guī)定的,以合同法、相關法律法規(guī)及本公司其他相關的規(guī)章制度為依據(jù)。

第五十三條 本辦法自下發(fā)之日開始執(zhí)行,原《合同管理辦法》同時廢止。公司下發(fā)的其他文件對合同管理與本辦法有抵觸的,以本辦法為準。