業(yè)務(wù)接待管理制度是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，旨在規(guī)范企業(yè)對外交流活動，提升企業(yè)形象，確保業(yè)務(wù)往來高效、專業(yè)。其主要內(nèi)容包括接待流程、職責分工、禮儀規(guī)范、資源管理以及評估反饋等方面。
包括哪些方面
1. 接待流程：定義從預(yù)約、接待準備、接待實施到接待結(jié)束的全過程，明確每個環(huán)節(jié)的具體操作步驟。
2. 職責分工：明確接待團隊中各部門和個人的職責，如接待員、項目經(jīng)理、行政人員等的角色與任務(wù)。
3. 禮儀規(guī)范：規(guī)定接待過程中的行為準則，包括著裝、言談舉止、禮節(jié)性活動等。
4. 資源管理：涉及接待場所、設(shè)備、物資的使用和維護，以及預(yù)算控制。
5. 評估反饋：建立反饋機制，對每次接待活動進行評估，以便持續(xù)改進。
重要性
業(yè)務(wù)接待管理制度的重要性在于：
1. 樹立企業(yè)形象：規(guī)范的接待能展現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和尊重，增強合作伙伴的信任感。
2. 提高效率：清晰的流程和職責分工可以避免混亂，確保接待工作的順利進行。
3. 控制成本：合理的資源管理有助于防止浪費，有效控制接待成本。
4. 持續(xù)優(yōu)化：通過評估反饋，企業(yè)可以不斷調(diào)整和完善接待策略，提高服務(wù)質(zhì)量。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：編寫詳細的業(yè)務(wù)接待流程指南，包括接待前的準備、接待中的執(zhí)行和接待后的跟進。
2. 培訓與考核：定期組織接待禮儀培訓，確保員工熟悉并能遵守相關(guān)規(guī)定，并通過考核確保知識的掌握。
3. 設(shè)立接待協(xié)調(diào)員：指定專人負責接待活動的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保各項工作的無縫對接。
4. 實施預(yù)算管理：設(shè)定接待預(yù)算，對每次接待的費用進行記錄和分析，防止超支。
5. 定期評估：設(shè)立評估標準，對每次接待的效果進行量化評價，以數(shù)據(jù)驅(qū)動改進。
6. 強化反饋文化：鼓勵員工提供接待體驗的反饋，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，優(yōu)化流程。
通過上述方案的實施，企業(yè)可以構(gòu)建一套完善的業(yè)務(wù)接待管理制度，從而提升業(yè)務(wù)合作的質(zhì)量和效率，展示企業(yè)的專業(yè)素養(yǎng)和良好形象。
業(yè)務(wù)接待管理制度范文
第1篇 業(yè)務(wù)接待管理辦法范本
業(yè)務(wù)接待管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強公司業(yè)務(wù)接待管理,規(guī)范程序,明確職責, 提高效率,節(jié)約開支,特制定本辦法。
第二條 本辦法中的業(yè)務(wù)接待,是指與公司各部門開展業(yè)務(wù)工作密切相關(guān)的接待活動,包括用餐、住宿、禮品、旅游、會議、參觀等方面的行為。
第三條 業(yè)務(wù)接待范圍
一、政府主管部門或機構(gòu);
二、業(yè)務(wù)關(guān)系部門或機構(gòu);
三、合作單位或企業(yè);
四、其它確需接待的客人。
第四條 業(yè)務(wù)接待原則
一、對口接待原則。
來訪單位人員的級別決定公司接待級別,如對方總經(jīng)理來訪,由公司總經(jīng)理接待,對方部門經(jīng)理來訪,由公司對口部門經(jīng)理接待。公司領(lǐng)導接待,按業(yè)務(wù)分管領(lǐng)域,由業(yè)務(wù)歸口管理部門負責接待工作,各部門業(yè)務(wù)對口關(guān)系接待由對口部門負責。
二、節(jié)約從簡原則。
接待檔次適度從簡,陪同人員從少,避免鋪張浪費。
三、預(yù)算管理原則。
各部門業(yè)務(wù)接待費用嚴格在年度財務(wù)預(yù)算中控制使用。
四、進度控制原則。
每月各部門發(fā)生的業(yè)務(wù)接待費,按財務(wù)預(yù)算的月均限額當月報銷,費用超支的部分,計入下月報銷。年底累積超支部份部門自理,公司不予報銷或扣減部門的工資總額。特殊情況必須經(jīng)總經(jīng)理審批報銷。
第二章 接待程序
第五條 公司各部門業(yè)務(wù)接待實行總經(jīng)理授權(quán)審批程序, 總經(jīng)理授權(quán)各分管領(lǐng)導在接待標準范圍內(nèi)審批,方能進行相關(guān)的業(yè)務(wù)接待活動,超標30%的由總經(jīng)理簽批。
第六條 住宿、旅游接待程序
一、公司各部門嚴格遵循預(yù)算內(nèi)開支原則,接待申請人必須事先詳細填寫“接待申請及報告書”(見附件1,以下簡稱“申請報告” )中“接待申請”欄,由申請人所在部門負責人(市場營銷部按照業(yè)務(wù)分類,由事業(yè)部負責人審核)簽署意見后,報業(yè)務(wù)主管部門總經(jīng)辦核準,報業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導、財務(wù)主管領(lǐng)導審批。
二、申請經(jīng)核準后,申請人憑“申請報告”到財務(wù)部辦理借款手續(xù);接待工作完畢,申請人完成“申請報告”中“接待報告”欄的詳細填寫,由所在部門負責人、業(yè)務(wù)主管部門、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導、財務(wù)主管領(lǐng)導分別簽署報銷意見后,財務(wù)部憑“申請報告”給予報銷。
第七條 禮品接待程序
公司贈送給客人(戶)禮品,必須事先填寫“禮品申請審批單”(見附件2),由部門負責人、業(yè)務(wù)主管部門、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導審批,未經(jīng)批準發(fā)生的禮品費用,財務(wù)部不予報銷。
第八條 會議接待程序
會議接待指公司承辦的大中型會議,接待外單位人員較多,涉及人員較廣對公司發(fā)展有較為重要意義的會議,主要指在公司外召開會議。公司接待如需召開會議,由接待部門作為會議承辦部門提出申請,認真填寫“會議接待申請單”(見附件3),經(jīng)部門負責人、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導、財務(wù)主管領(lǐng)導審批后,方能到財務(wù)部辦理借款手續(xù),開展相關(guān)會議工作。 除以上所指的大中型會議外,一般在公司接待的普通會議,按《貴研鉑業(yè)股份有限公司會議管理辦法(修訂)》執(zhí)行。
第九條 參觀接待程序
公司接待工作如需到公司進行參觀,需由接待部門提出申請,詳細填寫“參觀接待申請單”(見附件4),提出參觀路線和參觀內(nèi)容,經(jīng)所在部門負責人、業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導審批后,持“參觀接待申請單”到總經(jīng)辦登記備案,由總經(jīng)辦相關(guān)人員通知待參觀的部門做好接待準備。
第十條 以上接待,如果時間緊急,來不及預(yù)先申請的, 必須在接待前第一時間按以上程序?qū)訉由蠄髮徟?次日及時補辦手續(xù),簽字確認,否則不予報銷。出差期間產(chǎn)生的業(yè)務(wù)接待費等相關(guān)費用,結(jié)合《貴研鉑業(yè)股份有限公司差旅費報銷規(guī)定》執(zhí)行。
第十一條 一次接待活動辦理一份申請報告,一次接待活動涉及多種接待方式的,應(yīng)分別辦理申請手續(xù),不按規(guī)定辦理申請報告不予報銷,實際發(fā)生金額超過預(yù)算金額的,原則上不予報銷。
第三章 業(yè)務(wù)接待標準
第十二條 用餐接待標準
一、來訪客人,需要在公司用餐,原則上在食堂接待,陪同人員不超過2 人,每人每餐6 元,接待部門應(yīng)于客人來臨當日,到總經(jīng)辦登記領(lǐng)取接待餐券,不可提前預(yù)支。接待餐券由總經(jīng)辦統(tǒng)一印制,并蓋有總經(jīng)辦章,各部門領(lǐng)取后,應(yīng)加蓋所在部門負責人簽章(或簽名),食堂結(jié)帳時,憑餐券分攤費用報銷。
二、特殊情況需要宴請賓客的,按以下標準執(zhí)行:
1.公司高管正職出面宴請,以每人每餐100 元以下控制;
2.公司其他領(lǐng)導出面宴請,以每人每餐80 元以下控制;
3.部門領(lǐng)導出面宴請,以每人每餐50 元以下控制;
三、陪餐人數(shù),根據(jù)工作需要從嚴控制。所有用餐人員名單必須填寫在“接待申請及報告書”上,由各部門負責人嚴格把關(guān),總經(jīng)辦及財務(wù)部有權(quán)跟蹤檢查。
四、用餐接待地點及程序:對外接待用餐地點,原則上僅限于公司簽訂合同的餐館或酒店,各部門“接待申請及報告書” 中“接待申請”欄經(jīng)審批后(審批同住宿、旅游接待程序),交由總經(jīng)辦根據(jù)以上餐標安排訂餐,并出具用餐通知,各部門持用餐通知到指定的餐館或酒店用餐。用餐后申請部門需在餐館或酒店簽字認可,兩天以內(nèi)必須將內(nèi)部支票交到總經(jīng)辦。如用餐通知開具后未發(fā)生接待事項的,必須及時交還總經(jīng)辦,根據(jù)實際用餐情況,另行開具用餐通知。每月底總經(jīng)辦及財務(wù)部與餐館或酒店統(tǒng)一結(jié)帳。
第十三條 旅游接待標準
一、公司各級接待原則上不安排旅游,確因工作需要的,由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排旅行社,確定旅游線路及相關(guān)標準,并簽定合同。
二、公司原則上不安排旅游陪同人員,確需安排陪同人員的,
限定人數(shù)為1 人,由相關(guān)業(yè)務(wù)部門安排陪同。
三、旅游接待標準,包干除交通費外的一切費用(含旅行社費用、住宿、用餐等),不可超出限額使用:
1.高管人員的嘉賓在昆明市外旅游以每人每次1000 元以下控制;
2.其他人員昆明市外以每人每次600 元以下控制;
3.昆明市內(nèi)以每人每次不超過300 元控制。
第十四條 禮品接待標準
一、饋贈賓客禮品(公司外購禮品),按以下標準執(zhí)行:
1.公司領(lǐng)導正職饋贈禮品,以每人600 元以下控制;
2.公司其它領(lǐng)導饋贈禮品,以每人500 元以下控制;
3.部門領(lǐng)導饋贈禮品,以每人300 元以下控制。
二、香煙、茶葉、酒水、離子水及紀念幣(公司內(nèi)部禮品),原則上不得作為禮品對外接待,特殊情況接待由總經(jīng)理審批。
第四章 業(yè)務(wù)接待費管理
第十五條 與公司各部門工作相關(guān)的業(yè)務(wù)活動,接待工作及費用由相應(yīng)部門承擔;涉及兩個或兩個以上部門的業(yè)務(wù)活動,相關(guān)部門共同承擔,公司領(lǐng)導出面參加的接待,原則上費用按照接待的業(yè)務(wù)性質(zhì)由相應(yīng)部門承擔。
第十六條 各部門的業(yè)務(wù)接待費必須嚴格控制在部門預(yù)算經(jīng)費范圍內(nèi)開支。年度業(yè)務(wù)接待費經(jīng)費預(yù)算財務(wù)部牽頭,匯同總經(jīng)辦等相關(guān)部門提出預(yù)算方案,報公司領(lǐng)導審批。各部門業(yè)務(wù)接待費控制納入部門績效考核管理,超標準開支部分,按公司工效掛鉤管理辦法的有關(guān)規(guī)定扣減部門的工資總額;節(jié)余部分,根據(jù)考核辦法獎勵。
第十七條 各部門必須嚴格控制費用,各層次審批人承擔各自的審批責任?？偨?jīng)辦嚴格按《業(yè)務(wù)接待管理辦法》控制費用,超標一律不予審批。財務(wù)部每月初統(tǒng)計各部門上月費用使用情況,交由總經(jīng)辦對每月預(yù)算費用超標的單位,發(fā)出整改通知,監(jiān)督超標部門及時整改。
業(yè)務(wù)接待管理辦法 第十八條 本辦法自頒布之日起實施,《z鉑業(yè)股份有限公司業(yè)務(wù)費管理辦法(試行)》同時廢止。
第十九條 本辦法由黨政辦負責解釋。
附件:1. z鉑業(yè)股份有限公司接待申請及報告書
2. z鉑業(yè)股份有限公司禮品申請審批單
3. z鉑業(yè)股份有限公司會議接待申請單
