監(jiān)理信息資料管理制度(3篇)

監(jiān)理信息資料管理制度是工程項目管理的核心組成部分，它涵蓋了從項目啟動到竣工驗收的全過程，主要內(nèi)容包括以下幾個方面：

1. 信息收集與整理：涉及施工圖紙、合同文件、設計變更、工程進度報告等各類文檔的收集、分類和歸檔。

2. 信息存儲與保護：確保信息的安全性，防止數(shù)據(jù)丟失，規(guī)定數(shù)據(jù)備份和恢復流程。

3. 信息共享與傳遞：明確信息傳遞的渠道和時間，保證監(jiān)理、業(yè)主、承包商等各方及時獲取相關信息。

4. 信息更新與審核：規(guī)定信息的更新頻率和審核機制，確保信息的準確性和時效性。

5. 信息利用與分析：通過數(shù)據(jù)分析，為決策提供依據(jù)，提高項目管理效率。

包括哪些方面

1. 制度框架：建立全面的監(jiān)理信息資料管理規(guī)章制度，明確職責分工。

2. 技術支持：采用信息化手段，如項目管理系統(tǒng)，提升信息管理的科技含量。

3. 培訓與教育：定期對相關人員進行信息管理培訓，提高其專業(yè)素養(yǎng)。

4. 監(jiān)督與考核：設立監(jiān)督機制，定期評估信息資料管理的執(zhí)行情況。

5. 法規(guī)遵從：確保信息管理符合相關法律法規(guī)要求，保護知識產(chǎn)權。

重要性

監(jiān)理信息資料的高效管理對項目的成功至關重要。它能：

1. 提升工作效率：快速獲取所需信息，減少溝通延誤。

2. 保障工程質(zhì)量：及時反映工程進展，預防潛在問題。

3. 減少風險：確保信息的完整性和準確性，降低法律糾紛。

4. 支持決策：提供數(shù)據(jù)分析，為項目調(diào)整和優(yōu)化提供依據(jù)。

5. 促進協(xié)作：增進各方理解，增強團隊合作。

方案

1. 建立標準化流程：制定詳細的信息管理流程，包括信息的錄入、審批、更新和檢索等環(huán)節(jié)。

2. 引入信息管理系統(tǒng)：利用數(shù)字化工具，實現(xiàn)信息的自動化管理和追蹤。

3. 定期審查與更新：每季度評估制度執(zhí)行情況，適時調(diào)整和完善。

4. 加強人員培訓：舉辦定期的信息管理培訓，提升全員的信息管理意識和技能。

5. 設立信息專員：配備專門的信息管理人員，負責信息資料的日常管理和協(xié)調(diào)工作。

6. 加強法規(guī)學習：定期組織學習相關法規(guī)，確保信息管理的合規(guī)性。

以上方案旨在構(gòu)建一個高效、安全、合規(guī)的監(jiān)理信息資料管理體系，以支持項目的順利進行。實施過程中，應注重靈活性和適應性，以應對項目管理中的各種挑戰(zhàn)。

監(jiān)理信息資料管理制度范文

第1篇 監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導書（二）

監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導書(2)

2協(xié)助做好工程檔案資料的管理工作

2.1在業(yè)主與勘察、設計、施工單位簽訂合同時,明確對工程檔案資料的套數(shù)、費用、質(zhì)量要求和移交時間的要求;

2.2協(xié)助業(yè)主監(jiān)督和檢查各單位收集和整理本單位形成的工程檔案資料,并按要求完成立卷工作;

2.3工程檔案驗收的主要內(nèi)容包括:

工程檔案是否齊全、系統(tǒng)、完整;

工程檔案是否整理立卷,立卷是否符合國家規(guī)范的相關規(guī)定;

工程檔案的內(nèi)容是否真實,準確地反映工程建設活動和工程實際狀況;

工程檔案簽章手續(xù)是否完備,竣工圖編制是否符合要求。

2.4協(xié)助業(yè)主在工程竣工驗收前按《城市建設檔案管理規(guī)定》及時向城建檔案管理部門報送工程檔案。

2.5協(xié)助業(yè)主及時獲得《上海市建設項目(工程)檔案驗收合格證》。

2.6做好監(jiān)理資料管理及歸檔工作,施工階段監(jiān)理資料應包括下列內(nèi)容:

施工合同文件及委托監(jiān)理合同;

勘察設計文件;

監(jiān)理規(guī)劃;

監(jiān)理實施細則;

分包單位資格報審表;

設計交底與圖紙會審會議紀要;.

施工組織設計(方案)報審表;

工程開工/復工報審表及工程暫停令;

測量核驗資料;

工程進度計劃;

工程材料、構(gòu)配件、設備的質(zhì)量證明文件;

檢查試驗資料;

工程變更資料;

隱蔽工程驗收資料;

工程計量單和工程款支付證書;

監(jiān)理工程師通知單;

監(jiān)理工作聯(lián)系單;

報驗申請表;

會議紀要;

來往函件;

監(jiān)理日記;

監(jiān)理月報;

質(zhì)量缺陷與事故的處理文件;

分部工程、單位工程等驗收資料;

索賠文件資料;

竣工結(jié)算審核意見書;

工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告;

監(jiān)理工作總結(jié)。

附錄1監(jiān)理信息分類編碼體系表

文件夾號文件類號文件類名是否傳閱及傳閱范圍

監(jiān)a-01號a01工程開工/復工報審表總監(jiān)、總監(jiān)代表、各專業(yè)負責人

a02施工組織設計(方案)報審表全體人員(總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師)

a03分包單位資質(zhì)報審表總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師

a06監(jiān)理工程師通知單回復總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師

a16質(zhì)量缺陷與事故處理文件全體人員

監(jiān)a-02號a04a施工單位質(zhì)保體系、施工人員報驗申請表全體人員

a04b測量放線報驗申請表否

a04c土建工程報驗申請表否

a04d機電安裝工程報驗申請表否

監(jiān)a-03號a05工程款支付報審表否

a07工程臨時延期申請否

a08費用索賠申請表否

a10工程竣工報驗表否

a11施工進度計劃審表否

a12承包單位申請表否

監(jiān)a-04號a09工程材料、構(gòu)配件、設備報審表否

a13施工配合單位資質(zhì)報審表總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師

a19施工設備報審表全體人員

監(jiān)a-05號a14工程變更單總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師

a15工程量簽證單否

a16材料認證單否

監(jiān)a-06號a17施工單位完成情況周報全體人員

a18施工單位完成情況月報全體人員

監(jiān)b-07號b01監(jiān)理工程師通知單總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師

b02工程暫停令全體人員

b03費用索賠審批表否

b04工程臨時延期審批表否

b05工程最終延期審批表否

b06監(jiān)理工作聯(lián)系單全體人員

監(jiān)b-08號b07監(jiān)理工作專題/考察報告否

b08工程質(zhì)量評估/考察報告否

b09監(jiān)理單位工程質(zhì)量合格證明書全體人員

監(jiān)b-09

號b10監(jiān)理工作報告(月報、周報)全體人員

b11監(jiān)理工作總結(jié)報告全體人員

監(jiān)c-10

號c01巡視、旁站檢查記錄表否

c02實測、實量記錄表否

c03監(jiān)理日記否

c04工程照片及聲像資料否

監(jiān)d-12號d01監(jiān)理規(guī)劃全體人員

d02監(jiān)理細則總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師

監(jiān)d-13

號d03工程例會紀要全體人員

d04專題會議紀要總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師

監(jiān)e-14

號e01工程施工招標文件、合同文件、工程預算書總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師

e02勘察文件、紅線、水準點測繪及地下管線資料總監(jiān)、總監(jiān)代表、測量/土建專業(yè)負責人、測量/土建專業(yè)監(jiān)理工程師

e03設計文件、施工圖紙、設計修改通知單總監(jiān)、總監(jiān)代表、相應專業(yè)負責人、相應專業(yè)監(jiān)理工程師

e05環(huán)境監(jiān)測、沉降測量否

監(jiān)f-15

號f01監(jiān)理項目部函件全體人員

f02建設單位函件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定

f03承包單位函件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定

f04質(zhì)量監(jiān)督部門函件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定

f05相關單位召開的會議紀要總監(jiān)/總監(jiān)代表指定

監(jiān)g-16

號g01公司貫標工作文件全體人員

g02公司技術性文件全體人員

g03公司法規(guī)性文件全體人員

g04公司管理性文件全體人員

g05監(jiān)理項目部內(nèi)部管理文件全

體人員

h01工程外部文件總監(jiān)/總監(jiān)代表指定

注:本信息分類表適用于一般項目,特殊項目可以以上述分類為依據(jù),作更適應于項目的增減和變更。

附錄2監(jiān)理項目部監(jiān)理工作臺帳目錄

一、監(jiān)理項目部監(jiān)理工作依據(jù):

1.公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照復印件

2.公司監(jiān)理單位資質(zhì)等級證書復印件

3.委托監(jiān)理合同復印件

4.監(jiān)理項目登記表復印件

二、監(jiān)理項目部質(zhì)量保證體系:

1.監(jiān)理項目部組織機構(gòu)圖

2.總監(jiān)理工程師任命書

3.總監(jiān)理工程師授權書

三、監(jiān)理項目部資料管理工作

1.本監(jiān)理項目部監(jiān)理信息分類編碼系統(tǒng)

2.文件發(fā)放登記表

3.文件借閱登記表

4.文件更改通知單

5.文件銷毀登記表

6.文件歸檔登記表

7.質(zhì)量記錄借閱登記表

8.收發(fā)文登記簿

四、監(jiān)理項目部資源管理工作

1.監(jiān)理人員情況一覽表

2.監(jiān)理人員資質(zhì)、資格、專業(yè)培訓證書

3.監(jiān)理人員考勤表

4.監(jiān)理項目部設施清單

五、監(jiān)理項目部監(jiān)理服務工作

1.聯(lián)合監(jiān)理服務驗證報告

2.建設單位提供財產(chǎn)登記表

六、監(jiān)理項目部監(jiān)理服務質(zhì)量分析和改進工作

1.不合格服務評審處置表

第2篇 監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導書（一）

監(jiān)理信息資料管理作業(yè)指導書(1)

監(jiān)理信息資料管理的好壞直接反映項目部的信息化水平,是項目管理成功與否的關鍵之一,公司在總結(jié)1998年以來貫標管理積累的經(jīng)驗,于2001年頒布的《監(jiān)理信息管理作業(yè)指導書》,規(guī)范了監(jiān)理信息管理工作。為了做好項目部信息管理工作,首先必須根據(jù)業(yè)主委托的監(jiān)理工作范圍和內(nèi)容,建立以監(jiān)理項目部為處理核心的信息資料管理中心,協(xié)調(diào)項目業(yè)主、承建商,監(jiān)理三者之間信息流通,收集來自外部環(huán)境各類信息,全面、系統(tǒng)處理后,供參建各方處理造價、進度、質(zhì)量事務時使用,為整個項目建設服務。

信息資料管理的日常工作包括:負責規(guī)劃建立項目信息資料管理系統(tǒng),收集信息、信息加工整理和儲存,信息資料檢索和傳遞,實現(xiàn)監(jiān)理工作本身的自動化,標準化,規(guī)范化,系統(tǒng)化的管理,并推動整個項目信息資料收集、處理效率。同時上海市建筑科學研究院研制開發(fā)了已在全國范圍推廣使用的《工程項目監(jiān)理》軟件系統(tǒng),能最大限度利用先進的管理工具-計算機來完成信息管理各個環(huán)節(jié)工作。

1規(guī)劃建立項目信息資料管理系統(tǒng)

信息是不斷流動的,在建設過程中各個環(huán)節(jié)都有參建各方處理事務的信息產(chǎn)生,只建立監(jiān)理內(nèi)部的信息流程是沒有效率的,也不可能收集和處理好監(jiān)理工作所需要信息,因此必需規(guī)劃整個項目信息資料管理系統(tǒng),確定監(jiān)理信息分類編碼體系表(詳見附1),對業(yè)主、承包商、監(jiān)理、外部信息進行統(tǒng)一分類,明確各方在信息資料收集方面的職責,同時滿足各方在信息資料使用方面要求。

1.1信息收集

1.1.1收集項目決策文件及有關資料

項目決策文件包括了建設規(guī)模、建設布局、質(zhì)量、進度、投資控制基本要求等基礎性依據(jù),是監(jiān)理和參建各方對工程實施控制的重要文件,其中包含了許多設計文件的重要依據(jù),指導著整個項目運作方向。

1.1.2設計文件及有關資料的收集

工程設計文件不僅是施工的依據(jù),而且是監(jiān)理進行質(zhì)量、進度、投資控制的重要依據(jù),設計過程中所收集到一些基礎性資料對編制和審核施工組織設計、施工方案有很大幫助。在收集工程設計文件的同時,應收集:

初步設計資料。收集初步設計資料重點在:工程項目目的和任務,工程的規(guī)模,總體規(guī)劃,主要建筑物位置,結(jié)構(gòu)形式和設計尺寸,各種建筑物材料用量,主要技術經(jīng)濟指標;

技術設計資料。技術設計是對初步設計更進一步深化,其中許多資料是對初步設計資料補充和修正。因此重點收集和核對這些修正和補充資料;

施工圖設計資料:施工圖作為設計單位最終輸出產(chǎn)品,直接指導項目施工。對施工圖及其有關文件收集和管理,是設計資料信息管理的工作重點。所收集信息包括:施工總平面圖,建筑物施工平面圖和剖面圖、安裝施工詳圖,各種專門工程的施工圖以及各種設備和材料的明細表等。在收集設計資料時要收集與設計圖紙和技術說明書同時輸出的概預算資料。

1.1.3設備及材料采購工作信息收集

對設備及材料采購工作應事先明確其種類、數(shù)量、技術性能以及驗收標準、交貨時間、地點和方式等;

對設備及材料供應商應事先收集其資質(zhì)情況、營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、生產(chǎn)能力和單位信譽,對特種設備的供應和安裝單位還應收集和審查其設計資格證書或安裝資格證書;

對關鍵設備的生產(chǎn)加工還應掌握供應商的制造設備、檢測設備、試驗方法、標準和頻率等制造信息,對上崗操作人員應收集和審查其技能、培訓記錄和相關證書以及制造和裝配場所的時間、溫度、濕度、壓力、清潔度等內(nèi)容;

對涉及到高精確度安裝的設備和材料,對零部件的定位質(zhì)量及其連接和裝配精度的設計要求、安裝要求、成品保護措施和專業(yè)工具等信息的收集和協(xié)調(diào)工作。

1.1.4招投標文件及其有關資料收集

工程監(jiān)理合同管理對象不僅是業(yè)主與承包商最終簽訂的合同協(xié)議書,招投標過程形成的一些文件同樣對業(yè)主和承包商有約束力。其中大量有用信息,要在施工期間合同管理過程予以應用。所需收集的信息如下:

業(yè)主全部要約條件:業(yè)主所提供的材料供應、設備供應、水電供應、施工道路,臨時房屋、征地情況、通訊條件等等;

承包商全部承諾條件:承包商投入人力、機械方面情況,工期保證,質(zhì)量保證,投資保證,施工措施,安全保證等。

業(yè)主方施工過程信息資料收集

業(yè)主作為工程項目建設的組織者,在施工中要按照合同文件規(guī)定提供相應的條件,并要不時表達對工程各方面的意見和看法,下達某些指令;

業(yè)主負責部份材料的供應時,需提供材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量、價格、提貨地點、提貨方式等信息;

業(yè)主在建設過程中對各種有關進度、質(zhì)量、投資、合同等方面的意見和看法,同時也應及時提供甲方的上級單位對工程建設的各種意見和指令。

1.1.5承包商施工過程信息資料收集

承包商在施工中,現(xiàn)場所發(fā)生的各種情況均包含了大量的內(nèi)容,承包商自身必須掌握和收集這些內(nèi)容。經(jīng)收集和整理后,匯集成豐富的信息資料;

承包商在施工中必須經(jīng)常向有關單位,包括上級部門、設計單位、監(jiān)理單位及其它方面發(fā)出某些文件,傳達一定的內(nèi)容。如向監(jiān)理單位報送施工組織設計,報送各種計劃、單項工程施工措施、月支付申請表、各種工程項目自檢報告、質(zhì)量問題報告、有關的意見等等。

1.1.6監(jiān)理單位施工過程信息資料收集

工地日記,主要包括:現(xiàn)場監(jiān)理人員的日報表;現(xiàn)場每日的天氣記錄;監(jiān)理工作記要;其它有關情況與說明等?，F(xiàn)場每日的天氣記錄主要內(nèi)容為:當天的最高、最低氣溫;當天的降雨、降雪量;當天的風力及天氣狀況;因氣候原因當天損失的工作時間等;

周報,總監(jiān)理工程師應每周向工程項目業(yè)主負責人匯報一周內(nèi)所有發(fā)生的重大事件;

月報,總監(jiān)理工程師應每月向業(yè)主匯報下列情況:工程施工進度狀況(與合同規(guī)定的進度作比較);工程款支付情況;工程進度拖延的原因分析;工程質(zhì)量情況與工程進展中主要困難與問題;監(jiān)理工作總結(jié)等;

總監(jiān)理工程師對承包單位的指示,主要內(nèi)容為:正式函件;日常指示,如在每日的工地協(xié)調(diào)會中發(fā)出的指示;在施工現(xiàn)場發(fā)出的指示等;

工程質(zhì)量記錄:主要包括試驗結(jié)果記錄及樣本記錄等。

1.1.7收集工地會議信息

工地會議是監(jiān)理組織協(xié)調(diào)工作的一種重要方法,會議中包含著大量的監(jiān)理信息。工地會議系屬監(jiān)理工程師行政管理的一部分,它包括開工前的第一次工地會議、工地例會、專題工地例會及現(xiàn)場協(xié)調(diào)會。

1.2信息資料的加工整理和儲存

監(jiān)理工程師在施工過程中,依據(jù)當時收集到的信息所作的決策或決定有如下幾個方面:

1.2.1依據(jù)進度控制信息,對施工進度狀況的意見和指示。監(jiān)理工程

師每月、每季度都要對工程進度進行分析對比并作出綜合評價,包括當月整個工程各方面實際量,實際完成數(shù)量與合同規(guī)定的計劃數(shù)量之間的比較。如果某一部分拖后,應分析其原因、存在的主要困難和問題,提出如何解決的意見。

1.2.2依據(jù)質(zhì)量控制信息,對工程質(zhì)量情況的意見和指示。監(jiān)理工程師應當系統(tǒng)地將當月施工中的各種質(zhì)量情況,包括現(xiàn)場檢查監(jiān)理中發(fā)現(xiàn)的各種問題、施工中出現(xiàn)的重大事故,對各種情況、問題、事故的處理等情況,除在月報中進行階段性的歸納和評價外,如有必要可進行專門的質(zhì)量定期情況報告。

1.2.3依據(jù)造價控制信息,對工程結(jié)算情況的意見和指示。工程價款結(jié)算一般按月進行,要對投資完成情況進行統(tǒng)計、分析,在統(tǒng)計分析的基礎上作一些短期預測,以便對業(yè)主在組織資金方面提出咨詢意見。

1.2.4依據(jù)合同管理信息,對索賠的處理意見。在工程施工中,由于甲方的原因或客觀條件使乙方遭受損失,乙方提出索賠要求;或乙方由于違約使工程遭受損失,甲方提出索賠要求。監(jiān)理工程師可對索賠提出處理意見。

1.2.5信息的儲存是將信息保留進來以備將來應用。對有價值的原始資料、資料及經(jīng)過加工整理的信息,要長期積累以備查閱。信息儲存的方式主要有三種,紙、膠卷和軟盤。

1.2.6建立監(jiān)理工作臺帳,做好監(jiān)理工作臺帳的管理和審核工作

1.3信息資料的檢索和傳遞

無論是存入檔案庫還是存入計算機內(nèi)存的信息、資料,為了查找的方便,在入庫前都要擬定一套科學的查找方法和手段,作好編目分類工作。健全的檢索系統(tǒng)可以使報表、文件、資料、人事和技術檔案既保存完好,又查找方便。否則會使資料雜亂無章,無法利用。

第3篇 工程監(jiān)理信息資料管理規(guī)程

一、資料類信息管理

施工階段信息的管理可從施工準備階段、施工期,竣工保修期三個子階段分別進行。

(一)施工準備階段

工程準備階段文件,如立項文件、建設用地、征地、拆遷文件、開工審批文件。

1、施工準備階段即建設工程合同簽定到項目開工前期這個階段,應該組建工程信息合理的流程,確定合理的信息源,規(guī)范各方的信息行為,建立必要的信息秩序。

2、監(jiān)理大綱、施工圖設計及施工圖預算,特別要重視結(jié)構(gòu)特點、工程難度、要點、特點,掌握工業(yè)工程的工藝流程特點、設備特點,了解工程預算體系(按單位工程、分部工程、分項工程分解);了解施工合同。

3、施工單位項目經(jīng)理部組成,進場人員資質(zhì);進場設備的規(guī)格型號、保修記錄;施工場地的準備情況;施工單位質(zhì)量保證體系及施工單位的施工組織設計,特殊工程的技術方案,施工進度網(wǎng)絡計劃圖表;進場材料、構(gòu)件管理制度;安全保安制度;數(shù)據(jù)和信息管理制度;檢測和檢驗、試驗程序和設備;施工單位和分包單位的資質(zhì)等施工單位信息。

4、施工圖的會審和交底記錄;開工前的監(jiān)理交底記錄;對施工單位提交的施工組織設計按照項目監(jiān)理部要求進行修改的情況;施工單位提交的動工報告及實際準備情況。

5、本工程需遵循的相關建筑法律、法規(guī)和規(guī)范、規(guī)程,有關質(zhì)量檢驗、控制的方法法規(guī)和質(zhì)量評定標準。

(二)施工期資料

工程施工期,信息來源比較穩(wěn)定,主要是施工過程中隨時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。

1、施工單位動態(tài)信息。包括人員、設備、水、電、氣等能源的信息。

2、施工期氣象信息。每天不同時段動態(tài)信息,特別在氣候?qū)κ┕べ|(zhì)量影響較大的情況下,更要收集氣象數(shù)據(jù)。

3、建筑原材料、半成品、成品、構(gòu)配件等工程物資的進場、加工、保管、使用等信息。

4、施工單位管理信息。項目經(jīng)理部管理程序;質(zhì)量、進度、投資的事前、事中、事后控制措施;數(shù)據(jù)采集來源及采集、處理、儲存、傳遞方式;工序間交接制度;事故處理制度;施工組織設計和技術方案執(zhí)行情況;工地文明施工及安全措施情況。

5、施工中需要執(zhí)行的國家和地方規(guī)范、規(guī)程、標準;施工合同執(zhí)行情況。

6、工程數(shù)據(jù)信息。如地基驗槽及處理記錄,工序間交接記錄,隱蔽工程驗收記錄等。

7、建筑材料必試項目有關信息。如水泥、砂石、鋼筋、外加劑、砼、防水材料、回填土、飾面板等執(zhí)行《建筑資料管理規(guī)程》相應條款。

8、設備安裝的試運和測試項目有關信息。如電氣接地電阻、絕緣電阻測試,管道通水、通風試驗,消防警報等。

9、施工索賠相關信息。索賠程序、索賠依據(jù)、索賠證據(jù)、索賠處理意見等。

10、各種監(jiān)理文件資料類信息。如監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理月報;監(jiān)理會議紀要;監(jiān)理工程師簽發(fā)、簽署、簽批的各類表格、文件;分包資質(zhì);各類合同及管理文件;各類監(jiān)理工作總結(jié)類文件等。

(三)竣工及保修期資料

1、監(jiān)理文件:如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、有關質(zhì)量問題和質(zhì)量事故的相關記錄、監(jiān)理工作總結(jié)以及監(jiān)理過程中各種控制和審批文件等。

2、施工資料:按建筑安裝工程歸類。

3、竣工圖:按建筑安裝工程歸類。

4、竣工驗收資料:如工程竣工總結(jié)、竣工驗收備案表、電子擋案等。

5、在竣工后保修期:監(jiān)理單位按照《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》收集監(jiān)理文件,并協(xié)助業(yè)主督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。

(四)各類生產(chǎn)數(shù)據(jù)類信息的管理

此類信息主要指各類表格為主要體現(xiàn)形式的文件,包括對進度、投資、質(zhì)量控制及合同管理等各種信息,是監(jiān)理工程師在施工階段實施工程項目管理過程中產(chǎn)生的第一手資料,其內(nèi)容直接反映了監(jiān)理的控制力度與深度。我公司對各種表格的填寫與應用均有具體詳細的要求,每位監(jiān)理人員必須執(zhí)行。

(五)各類協(xié)調(diào)、溝通類信息資料管理

監(jiān)理工程師作為現(xiàn)場的唯一管理者,面對參建各方以及生產(chǎn)中的各個環(huán)節(jié),必須隨時、隨地地進行各種協(xié)調(diào)與溝通,以便及時解決各類問題、處理各種情況,保證項目按計劃順利實施。其結(jié)果必將產(chǎn)生大量的信息。而監(jiān)理工程師在現(xiàn)場的常規(guī)并最有效的協(xié)調(diào)、溝通方式有監(jiān)理例會、專題工地會議。

(六)規(guī)劃、細則、總結(jié)、報告類資料管理

1、監(jiān)理規(guī)劃:指導性文件,應由時效性,編制后按公司要求審查、報建設單位。

2、監(jiān)理實施細則:具體指導工作性文件,應實用,由專業(yè)工程師編制,總監(jiān)審批。

3、監(jiān)理月報:監(jiān)理月報為項目監(jiān)理部每月向業(yè)主呈交的一份當月工作總結(jié)報告,將本工程項目進展情況及項目管理情況向業(yè)主做全面匯報。

4、各項監(jiān)理工作總結(jié):監(jiān)理工作總結(jié)分為工程竣工總結(jié)、專題總結(jié)、月報總結(jié)三類。

(七)資料的日常管理

1、管理的主要內(nèi)容

建立信息分類編碼體系:監(jiān)理文件檔案資料分類存放;監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記;監(jiān)理文件檔案資料傳閱;監(jiān)理文件檔案借閱、更改與作廢。

2、主要管理方法

監(jiān)理分類、編碼體系的建立與使用。信息的統(tǒng)一分類編碼對于項目管理意義重大。在整個項目實施過程中,會不斷產(chǎn)生大量信息,如果不對它們進行分類、編碼,就無法使用它們,無法使這些信息發(fā)揮作用,尤其是有多個主體單位參加建設,這些單位之間的溝通就是信息傳遞的過程,統(tǒng)一的信息分類與編碼就相當于參建單位擁有共同的語言,這樣在信息處理工作量巨大的建設工程管理過程中,使參建各方都能將源自不同單位的信息直接存儲于本系統(tǒng)中,再在本系統(tǒng)中進行進一步的處理,達到迅速、有效的交換、處理、儲存、查詢各類信息的目的。

(八)文件歸檔

應按照國家及北京市有關規(guī)定或要求進行監(jiān)理文件的歸檔、組卷、驗收、移交等;歸檔保存應嚴格按照保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。

更改、作廢:原則上應由信息部門指定的責任人進行,涉及審批責任的,還需經(jīng)相關審批責任人簽子認可,更改后的新文件及時取代原文件,對于作廢的文件應考慮日后的可追溯需求。

二、監(jiān)理資料的歸檔管理

1、監(jiān)理資料歸檔的內(nèi)容

監(jiān)理合同、項目監(jiān)理規(guī)劃及實施細則、監(jiān)理月報及會議紀要、分部工程質(zhì)量報驗簽認單、質(zhì)量事故的處理資料、監(jiān)理工作總結(jié)。

2、監(jiān)理檔案組卷方法

以單位工程按歸檔的內(nèi)容進行組卷;卷內(nèi)文件應按專業(yè)和形成資料的時間排序并編寫卷內(nèi)目錄;封面、移交目錄、審核備考表的格式見北京市資料管理規(guī)程附錄c;檔案的規(guī)格、圖紙的折疊與裝訂應按照北京市城建檔案館的統(tǒng)一規(guī)定。

三、監(jiān)理檔案的驗收、移交、管理

由總監(jiān)理工程師負責,于工程竣工驗收后三個月內(nèi)將監(jiān)理檔案送公司總工程師審閱,并與檔案管理人員辦理移交手續(xù)。存檔的監(jiān)理資料需要借閱時,應辦理借閱和歸還手續(xù)。一般工程建設監(jiān)理檔案保存期至少為工程保修期結(jié)束后一年,超過保修期的監(jiān)理檔案,應經(jīng)總監(jiān)理工程師批準后銷毀,但應有記錄。

四、北京市建設檔案館有要求時,應按有關規(guī)定或要求執(zhí)行。

施工單位和監(jiān)理單位用表按《工程建設監(jiān)理規(guī)程》dbj01-41-2002、《建筑安裝工程資料管理規(guī)